Interpretacja indywidualna z dnia 28 czerwca 2023 r., Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej, sygn. 0114-KDIP2-1.4010.276.2023.1.KW

Kwoty wynagrodzenia Kantyny stanowią dla Spółki koszty uzyskania przychodów, w myśl art. 15 ust. 1 updop.

Interpretacja indywidualna – stanowisko prawidłowe

Szanowni Państwo,

stwierdzam, że Państwa stanowisko w sprawie oceny skutków podatkowych opisanego stanu faktycznego i zdarzenia przyszłego w podatku dochodowym od osób prawnych w zakresie ustalenia czy kwoty Wynagrodzenia Kantyny stanowią dla Spółki koszty uzyskania przychodów jest prawidłowe.

Zakres wniosku o wydanie interpretacji indywidualnej

15 maja 2023 r. wpłynął Państwa wniosek z 9 maja 2023 r. o wydanie interpretacji indywidualnej, który dotyczy podatku dochodowego od osób prawnych w zakresie kwoty Wynagrodzenia Kantyny stanowią dla Spółki koszty uzyskania przychodów.

Treść wniosku jest następująca:

Opis stanu faktycznego i zdarzenia przyszłego

Opis spółki i działalności

Spółka S.A. (dalej: „Wnioskodawca" lub „Spółka") jest polskim rezydentem podatkowym, podlegającym nieograniczonemu obowiązkowi podatkowemu na terytorium Polski, tj. podatnikiem podatku dochodowego w rozumieniu art. 3 ust. 1 ustawy z dnia 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (Dz.U. z 2022 r. poz. 2587 t.j., dalej: „Ustawa o CIT"). Spółka posiada status czynnego podatnika podatku od towarów i usług.

Przedmiot działalności gospodarczej prowadzonej przez Spółkę obejmuje przede wszystkim produkcję i aktywność związaną z (…) opartych na własnych markach, przeznaczonych do dystrybucji na rynkach (…) (dalej: „(…)").

Opis współpracy i genezy posiadania kantyny

Od strony programistycznej tworzone przez Spółkę (…) obsługujące w (…) zaliczają się do grupy najbardziej złożonych i zaawansowanych (…), stanowiąc jednocześnie wyraz szerokiej wizji artystycznej. W związku z tym nad (…) zwykle pracuje zespół od kilkudziesięciu do kilkuset osób będących ekspertami na arenie międzynarodowej w swoich dziedzinach, a czas realizacji projektu związanego z produkcją (…) - w zależności od jego skali - może wymagać wielu miesięcy lub lat prac.

Spółka aktualnie realizuje kilka projektów tworzenia (…) oraz zatrudnia w tym celu ponad (…) osób w oparciu o hybrydowy model pracy, wprowadzony od lipca 2022 r. W ramach hybrydowego modelu pracy osoby zatrudnione przez Spółkę deklarują czy swoje zadania będą wykonywać zdalnie czy stacjonarnie w siedzibie Spółki. Jednocześnie wybór jednej z opcji wykonywania pracy nie przekreśla możliwości skorzystania przez osobę zatrudnioną z drugiej opcji (osoby pracujące na co dzień zdalnie mają możliwość przyjazdu do biura, analogicznie osoby pracujące z biura mają możliwość pracy z domu). Co więcej, Spółka nie wymaga od osób zatrudnionych wcześniejszego zgłoszenia odstępstwa od wybranego modelu wykonywania zadań (np. osoby pracujące na co dzień poza siedzibą Spółki mogą zawsze zdecydować się na pracę w biurze w wybranym przez siebie dniu i co do zasady nie mają obowiązku wcześniejszego informowania o tym Spółki).

Produkcja (...) jest skomplikowanym procesem wymagającym zaangażowania wysoko wyedukowanych i doświadczonych pracowników i współpracowników, a sama branża - trudnym i nieustannie nienasyconym rynkiem pracy. Pracodawcy dokładają wszelkich starań w celu pozyskania i utrzymania wykwalifikowanego i utalentowanego personelu. Spółka chce i musi być postrzegana na rynku jako bardzo dobry i atrakcyjny pracodawca, który zapewnia zatrudnionym osobom dobre możliwości rozwoju zawodowego i konkurencyjne warunki pracy.

Między innymi dlatego, aby pozyskać i zatrzymać wykwalifikowany personel, Spółka musi gwarantować wysokie standardy związane z zatrudnieniem i tzw. warunkami około zatrudnieniowymi.

W odpowiedzi na potrzeby zatrudnionych Spółka m.in. wprowadziła od lipca 2022 r. wspomniany powyżej hybrydowy model pracy oraz jeszcze przed pandemią COVID-19 nawiązała współpracę z wyspecjalizowanym i wysoko ocenianym podmiotem świadczącym usługi przygotowania posiłków. W ramach tej współpracy w siedzibie Spółki została otworzona firmowa stołówka, dostarczająca odpłatnie posiłki i napoje zatrudnionym w Spółce. Decyzja o utworzeniu stołówki zakładowej była podyktowana chęcią umożliwienia przez Spółkę osobom zatrudnionym możliwości korzystania z usług cateringowych bez potrzeby opuszczania biura i zapewnienia posiłków osobom zatrudnionym w ciągu dnia pracy. W opinii Spółki pozwala to na zwiększenie komfortu, zadowolenia i efektywności osób zatrudnionych, co z kolei wiąże się ze wzrostem jakości ich pracy.

Operator stołówki (dalej również jako: „Kantyna") stanowi niezależny podmiot prowadzący działalność gospodarczą, który przygotowuje świeże posiłki na miejscu w biurze Wnioskodawcy. Zatrudnienie zewnętrznego operatora stołówki wynikało z faktu, iż Spółka nie posiadała i nie posiada doświadczenia w branży cateringowej, które pozwoliłoby Wnioskodawcy na prowadzenie stołówki w ramach własnych struktur.

Z Kantyny korzystać mogą co do zasady wyłącznie osoby zatrudnione w Spółce oraz osoby pracujące w spółkach powiązanych z Wnioskodawcą. Dopuszczalne jest także, aby z oferty Kantyny skorzystały inne osoby, które aktualnie przebywają na terenie siedziby Spółki (np. kontrahenci, pracownicy kontrahentów, goście w trakcie wizyt w siedzibie Spółki). Dostęp do stołówki jest zatem ograniczony dla osób postronnych, tj. Kantyna nie może realizować dostaw posiłków dla osób niezatrudnionych u Wnioskodawcy i w spółkach powiązanych z Wnioskodawcą oraz innych osób nieprzebywających na terenie Spółki w celach służbowych.

Na podstawie umowy zawartej pomiędzy Kantyną a Spółką (dalej: "Umowa"), Spółka wynajmuje odpłatnie powierzchnię wyposażoną pod prowadzenie stołówki zakładowej Kantynie. Zgodnie z Umową Kantyna ma zapewnić odpowiednio wysoki standard usług cateringowych. Przykładowo zgodnie z Umową Kantyna będzie przygotowywać posiłki z produktów własnych oraz wyklucza się posiłki sporządzane na bazie półproduktów jak i na bazie fast food lub mrożonki. Ponadto zgodnie z Umową Kantyna będzie układać jadłospis, przy którym zaleca się różnorodność i niepowtarzalność. Spółka zastrzega sobie prawo weryfikacji różnorodności oferty Kantyny. W przypadku zgłoszenia przez Spółkę zastrzeżeń co do zakresu oferty Kantyny (w tym różnorodności i niepowtarzalności jadłospisu), Kantyna podejmie stosowne działania w celu dywersyfikacji swojej oferty zgodnie z oczekiwaniami wskazanymi przez Spółkę w ciągu 14 dni od przekazania zastrzeżeń.

Osoby nabywające posiłki w Kantynie dokonują zapłaty na rzecz Kantyny za każdy wydany im posiłek i napój z góry przy składaniu zamówienia (osoby dokonujące zakupu posiłku dokonują płatności we własnym zakresie). Kantyna przyjmuje na siebie wszystkie sprawy organizacyjne związane z bezpośrednim wydawaniem posiłków i napojów, tj. Kantyna wydaje posiłki i napoje w swoim imieniu. Spółka wskazuje, że ceny posiłków i napojów ustalane są przez Kantynę samodzielnie.

Opis mechanizmu rentowności

Na skutek decyzji Spółki o przejściu na hybrydowy model pracy, Kantyna uzyskuje niższe przychody ze sprzedaży posiłków i napojów w stosunku do okresu sprzed pandemii COVID-19 oraz przychody aktualnie uzyskiwane przez Kantynę mogą cechować się dużą fluktuacją w skali miesiąca. Wynika to w szczególności z faktu, że z uwagi na wybór przez część zatrudnionych wykonywania pracy zdalnie oraz że liczba osób wykonujących pracę w siedzibie Spółki charakteryzuje się dużą zmiennością, zarówno teraz jak i w przyszłości może dojść do sytuacji, w której Kantyna realizować będzie sprzedaż posiłków dla ograniczonej liczby osób poniżej swojego progu rentowności. Skala zjawiska jest trudna do określenia, jednak w związku z tym Spółka i operator stołówki w ramach Umowy wprowadzili mechanizm, który ma zagwarantować Kantynie określony poziom rentowności. Celem wprowadzenia tego mechanizmu jest zatrzymanie operatora stołówki w siedzibie Spółki, ponieważ w przypadku utraty rentowności Kantyny i jej wycofania się z Umowy, osoby zatrudnione straciłyby możliwość nabywania posiłków w godzinach pracy na terenie siedziby Spółki, co z kolei przełożyłoby się na spadek ich efektywności (w szczególności z powodu przeznaczenia czasu na zaspokojenie potrzeb żywieniowych w bardziej odległych od Spółki lokalach gastronomicznych) oraz atrakcyjności Spółki jako pracodawcy.

Wprowadzony mechanizm rentowności zakłada osiągnięcie przez Kantynę minimalnego zysku w określonej z góry wartości w rozliczeniu miesięcznym (dalej: "Minimalna Rentowność"). Weryfikacja osiągnięcia kwoty Minimalnej Rentowności obejmuje kalkulację kosztów prowadzenia działalności Kantyny w danym miesiącu, sumy przychodu z całkowitej sprzedaży posiłków i napojów zaewidencjonowanych przez Kantynę w danym miesiącu oraz każdego innego ewentualnego wynagrodzenia otrzymanego przez Kantynę w danym miesiącu (np. obsługi cateringowej spotkań zgodnie z uprzednio ustalonym przez Spółkę i Kantynę zakresem).

W przypadku nieosiągnięcia przez Kantynę w danym miesiącu Minimalnej Rentowności Spółka zobowiązuje się pokryć różnicę pomiędzy kwotą Minimalnej Rentowności a wynikiem finansowym osiągniętym przez Kantynę w danym miesiącu, rozumianym jako faktycznie osiągnięty przychód z całkowitej sprzedaży posiłków i napojów zaewidencjonowany przez Kantynę w danym miesiącu oraz każdego innego ewentualnego wynagrodzenia otrzymanego przez Kantynę w danym miesiącu, który to przychód zostanie pomniejszony o koszty prowadzenia działalności poniesione w tym miesiącu przez Kantynę (dalej: Wynagrodzenie Kantyny"). Wynagrodzenie Kantyny jest każdorazowo płatne przez Spółkę na podstawie faktury VAT wystawionej przez Kantynę ze środków obrotowych Spółki i nie jest w jakikolwiek sposób zwracane Spółce.

Kantyna na każde żądanie Spółki dołączy do przedstawionej faktury VAT stosowne dokumenty, np. faktury VAT czy wyciągi bankowe potwierdzające uzyskanie przez Kantynę zadeklarowanego w danym miesiącu przychodu oraz koszty prowadzenia działalności. W przypadku niedoręczenia przez Kantynę stosownej dokumentacji bądź powzięcia przez Spółkę uzasadnionych wątpliwości co do poprawności lub prawdziwości przedstawionych dokumentów, Spółka może odmówić płatności faktury VAT do momentu wyjaśnienia wskazanych wątpliwości.

W sytuacji, w której w danym miesiącu Minimalna Rentowność będzie wyższa bądź równa wartości określonej w Umowie, pomiędzy Kantyną a Spółką nie dochodzi do rozliczenia, tj. Spółka nie ponosi wydatku w postaci Wynagrodzenia Kantyny.

Pytanie

Czy prawidłowe jest stanowisko Wnioskodawcy, zgodnie z którym kwoty Wynagrodzenia Kantyny stanowią dla Spółki koszty uzyskania przychodów?

Państwa stanowisko w sprawie

Zdaniem Wnioskodawcy kwoty Wynagrodzenia Kantyny stanowią dla Spółki koszty uzyskania przychodów.

UZASADNIENIE

Zgodnie z art. 15 ust. 1 ustawy o CIT, cyt.:

„Kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów ze źródła przychodów lub w celu zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 16 ust. 1. Koszty poniesione w walutach obcych przelicza się na złote według kursu średniego ogłaszanego przez Narodowy Bank Polski z ostatniego dnia roboczego poprzedzającego dzień poniesienia kosztu."

Zgodnie z ugruntowanym stanowiskiem organów podatkowych oraz orzecznictwem sądów administracyjnych, aby wydatki mogły zostać uznane za koszt uzyskania przychodów podatnika na gruncie ustawy o CIT, muszą one spełnić łącznie następujące warunki:

1.Ich poniesienie ma na celu osiągnięcie przychodów ze źródła przychodów lub zachowanie albo zabezpieczenie źródła przychodów,

2.Pozostają w związku z prowadzoną przez podatnika działalnością gospodarczą,

3.Nie zostały wyłączone z kategorii kosztów podatkowych na mocy art. 16 ust. 1 ustawy o CIT,

4.Zostały poniesione przez podatnika, tj. w ostatecznym rozrachunku muszą one zostać pokryte z zasobów majątkowych podatnika,

5.Zostały właściwie udokumentowane,

6.Mają charakter definitywny.

Zdaniem Spółki nie ulega wątpliwości, że ponoszone przez nią wydatki na Wynagrodzenie Kantyny, które Spółka ponosi wyłącznie w przypadku nieosiągnięcia przez Kantynę Minimalnej Rentowności w danym miesiącu kalendarzowym, stanowią koszty uzyskania przychodów.

Osoba zatrudniona, która dokonuje zakupu posiłków w Kantynie, każdego dnia oszczędza czas, który w przeciwnym wypadku musiałaby poświęcić na spożycie posiłku w miejscu oddalonym od siedziby Spółki. W rezultacie dzięki obecności Kantyny w siedzibie Spółki osoba zatrudniona może przeznaczyć więcej czasu na wykonywanie obowiązków służbowych na rzecz Spółki i zwiększyć swoją efektywność.

Co więcej, umożliwienie osobom zatrudnionym nabycia posiłku w Kantynie jest wyrazem troski Spółki o zdrowie osób zatrudnionych. Spółka zobowiązała bowiem Kantynę w Umowie do zapewnienia wysokiego standardu usług cateringowych, m.in. poprzez wykluczenie możliwości sprzedaży posiłków sporządzanych na bazie półproduktów oraz fast food. Intencją Spółki jest bowiem zapewnienie osobom zatrudnionym dostępu do takich posiłków, które będą korzystnie wpływać na ich zdrowie i samopoczucie.

Spółka podkreśla, że funkcjonowanie Kantyny w siedzibie Spółki ma na celu wzrost motywacji i zaangażowania osób zatrudnionych w wykonywanie ich służbowych obowiązków oraz wzrost efektywności wykonywanej przez nich pracy. Możliwość zakupu posiłków w siedzibie Spółki może być również czynnikiem przyczyniającym się do zwiększenia lojalności osób zatrudnionych wobec Spółki i postrzegania Spółki jako atrakcyjnego pracodawcy.

Obecność Kantyny w siedzibie Spółki może przynieść Spółce wymierne korzyści ekonomiczne, takie jak zwiększenie liczby potencjalnych kandydatów do pracy, mniejsze rotacje kadrowe oraz optymalne wykorzystanie zasobów ludzkich. Stołówka zakładowa pełni również rolę integrującą osoby zatrudnione i stanowi miejsce wymiany poglądów, często mający wpływ na efektywność działań Spółki.

W perspektywie długookresowej umożliwienie osobom zatrudnionym zakupu posiłków w Kantynie przyczynia się do budowania pozytywnych relacji pomiędzy osobami zatrudnionymi a Spółką. Działania podejmowane przez Spółkę ukazują ją jako podmiot wychodzący naprzeciw potrzebom osób zatrudnionych, co może przyczyniać się do poprawy atmosfery pracy.

Ewentualne wydatki na Wynagrodzenie Kantyny przyczyniają się zatem do wzrostu efektywności osób zatrudnionych poprzez wydajną organizację przerw na posiłki, poprawę atmosfery oraz postrzeganie Spółki jako atrakcyjnego pracodawcy. Spółka podkreśla, że celem wprowadzenia mechanizmu Minimalnej Rentowności i potencjalnych wydatków na Wynagrodzenia Kantyny jest utrzymanie operatora stołówki w siedzibie Spółki, ponieważ w przypadku utraty rentowności Kantyny i jej wycofania się z Umowy osoby zatrudnione straciłyby możliwość nabywania zdrowych posiłków w godzinach pracy na terenie siedziby Spółki, co z kolei przełożyłoby się na spadek atrakcyjności Spółki jako pracodawcy.

Co więcej Spółka ma świadomość, że w przypadku braku wprowadzenia do Umowy Wynagrodzenia Kantyny w przypadku nieosiągnięcia przez nią w danym miesiącu kalendarzowym Minimalnej Rentowności przy jednoczesnym wdrożeniu modelu pracy hybrydowej w Spółce oraz braku możliwości sprzedaży posiłków osobom z zewnątrz, prawdopodobnie ani Kantyna ani żaden racjonalnie działający przedsiębiorca świadczący usługi cateringowe nie podjąłby się współpracy ze Spółką. Wynika to w szczególności z faktu, że w ramach współpracy ze Spółką operator stołówki może realizować sprzedaż posiłków i napojów dla ograniczonego kręgu osób, który na skutek wdrożenia modelu pracy hybrydowej w Spółce uległ jeszcze większemu ograniczeniu niż przed pandemią COVID-19 oraz że liczba osób wykonujących pracę w siedzibie Spółki jest zmienna w każdym miesiącu.

W przypadku niepodjęcia współpracy z profesjonalnym podmiotem świadczącym usługi cateringowe Spółka chcąc prowadzić stołówkę zakładową sama musiałaby zatrudniać kucharzy i wyspecjalizowany personel oraz dokonywać zakupu składników posiłków. Koszty takiego przedsięwzięcia byłyby w ocenie Spółki znacząco wyższe niż udzielenie Kantynie gwarancji osiągnięcia Minimalnej Rentowności i wprowadzenia Wynagrodzenia Kantyny. Takie działanie w ocenie Spółki jest racjonalne pod względem ekonomicznym.

Mając na uwadze powyższe w ocenie Spółki nie ulega wątpliwości, że ewentualny wydatek na Wynagrodzenie Kantyny, jako wydatek niezbędny do utrzymania jej obecności na terenie Spółki, spełnia zarówno przesłankę poniesienia w celu osiągnięcia przychodów ze źródła przychodów, jak i poniesienia w celu zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów oraz pozostaje w związku z prowadzoną przez Spółkę działalnością gospodarczą.

Spółka pragnie również podkreślić, że ponoszone przez nią ewentualne wydatki na Wynagrodzenie Kantyny nie zostały wyłączone z kosztów uzyskania przychodów na podstawie art. 16 ust. 1 ustawy o

Spółka zaznacza, że ewentualne wydatki na Wynagrodzenie Kantyny są ponoszone przez Spółkę ze środków obrotowych i nie są Spółce zwracane w jakiejkolwiek formie. Wydatki na Wynagrodzenie Kantyny są dokumentowane fakturami VAT wystawionymi przez Kantynę na rzecz Spółki.

Zaprezentowane powyżej stanowisko znajduje odzwierciedlenie w interpretacji indywidualnej Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z dnia 13 sierpnia 2020 r. sygn. 0111-KDIB1-1.4010.237.2020.1.MF wydanej w zakresie pytania nr 2 w zbliżonym stanie faktycznym, w której organ podatkowy w całości zgodził się ze stanowiskiem wnioskodawcy, cyt.:

"Strony w umowie współpracy wprowadziły także mechanizm, który ma zagwarantować dla Operatora określony poziom rentowności. Był to warunek, od którego Operator uzależniał podpisanie umowy i "wejście" do zakładu oddalonego tak znacznie od P. z takim projektem...) Spółka wyraziła zgodę na taką gwarancję (...). Zdaniem Spółki, poniesione ewentualnie w przyszłości wydatki tytułem wyrównania Operatorowi do minimum sprzedażowego - spełniają ww. opisane warunki (tj. z art. 15 ust. 1 u.p.d.o.p.). Winny być zatem zaliczane do kup. W szczególności - każdy z pięciu warunków powyżej - jest spełniony."

Reasumując zdaniem Spółki ponoszone przez nią ewentualne wydatki na Wynagrodzenie Kantyny spełniają wszystkie w/w warunki, pozwalające na rozpoznanie ich jako koszty uzyskania przychodów przez Spółkę.

Ocena stanowiska

Stanowisko, które przedstawili Państwo we wniosku w zakresie podatku dochodowego od osób prawnych odnośnie ustalenia czy kwoty Wynagrodzenia Kantyny stanowią dla Spółki koszty uzyskania przychodów jest prawidłowe.

Uzasadnienie interpretacji indywidualnej

Zgodnie z art. 15 ust. 1 ustawy z dnia 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (Dz. U. z 2022 r., poz. 2587 ze zm., dalej: „updop”):

Kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów ze źródła przychodów lub w celu zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 16 ust. 1.

Definicja sformułowana przez ustawodawcę ma charakter ogólny. Z tego względu każdorazowy wydatek poniesiony przez podatnika powinien podlegać indywidualnej analizie w celu dokonania jego kwalifikacji prawnej.

W myśl tego przepisu, podatnik ma możliwość odliczenia dla celów podatkowych wszelkich wydatków, pod tym jednak warunkiem, że wykaże ich związek z prowadzoną działalnością gospodarczą, a ich poniesienie ma lub może mieć wpływ na wielkość osiągniętego przychodu.

W świetle powyższego, aby poniesiony przez podatnika wydatek stanowił dla niego koszt uzyskania przychodu, muszą być spełnione następujące warunki:

• wydatek został poniesiony przez podatnika, tj. w ostatecznym rozrachunku musi on zostać pokryty z zasobów majątkowych podatnika (nie stanowią kosztu uzyskania przychodu podatnika wydatki, które zostały poniesione na działalność podatnika przez osoby inne niż podatnik),
• jest definitywny (rzeczywisty), tj. wartość poniesionego wydatku nie została podatnikowi w jakikolwiek sposób zwrócona,
• pozostaje w związku z prowadzoną przez podatnika działalnością gospodarczą,
• poniesiony został w celu uzyskania, zachowania lub zabezpieczenia przychodów lub może mieć wpływ na wielkość osiągniętych przychodów,
• został właściwie udokumentowany,
• wydatek nie może znajdować się w grupie wydatków, których zgodnie z art. 16 ust. 1 ww. ustawy nie uważa się za koszty uzyskania przychodów.

Generalnie należy przyjąć, że kosztami uzyskania przychodów są wszelkie racjonalnie i gospodarczo uzasadnione wydatki związane z prowadzoną działalnością gospodarczą, których celem jest osiągnięcie przychodów, bądź też zabezpieczenie lub zachowanie tego źródła przychodów, o ile w myśl przepisów ww. ustawy nie podlegają wyłączeniu z tych kosztów. Przy czym, związek przyczynowy pomiędzy poniesieniem wydatku a osiągnięciem przychodu bądź zachowaniem lub zabezpieczeniem jego źródła należy oceniać indywidualnie w stosunku do każdego wydatku. Z oceny tego związku powinno wynikać, że poniesiony wydatek obiektywnie może przyczynić się do osiągnięcia przychodu bądź służyć zachowaniu lub zabezpieczeniu źródła przychodów. Zauważyć przy tym należy, że konieczność poniesienia danego wydatku nie może wynikać z zaniedbań lub sprzecznych z prawem działań podatnika.

Powyższe oznacza, że wydatki związane z prowadzoną działalnością gospodarczą, po wyłączeniu zastrzeżonych w ustawie, są kosztami uzyskania przychodów, o ile pozostają w związku przyczynowo-skutkowym z osiąganymi przychodami lub służą zachowaniu bądź zabezpieczeniu źródła przychodów.

Katalog wydatków niestanowiących kosztów uzyskania przychodów, pomimo ich związku z przychodami i prowadzoną działalnością gospodarczą zawarty został w art. 16 ust. 1 updop. Należy jednak pamiętać, że samo wyliczenie kosztów, których nie uważa się za koszty uzyskania przychodów, nie stwarza domniemania, że wszelkie pozostałe koszty, które nie są zamieszczone w art. 16 ust. 1 updop, zostaną ex lege uznane za koszty uzyskania przychodów.

Zatem, kosztami uzyskania przychodów z danego źródła przychodów są wszelkie racjonalne i gospodarczo uzasadnione wydatki związane z prowadzoną działalnością gospodarczą, których celem jest osiągnięcie przychodów, zabezpieczenie i zachowanie danego źródła przychodów.

Ponadto, należy mieć na względzie, że uznając dany wydatek za koszt uzyskania przychodu podatnik odnosi ewidentne korzyści, bowiem koszt uzyskania przychodu zmniejsza podstawę opodatkowania. Zatem możliwość kwalifikowania konkretnego wydatku jako kosztu uzyskania przychodu, uzależniona jest od rzetelnej i całościowej oceny tego, czy w świetle wszystkich występujących w sprawie okoliczności, przy zachowaniu należytej staranności, podatnik w momencie dokonywania wydatku mógł i powinien wiedzieć, że wydatek ten przyczyni się do powstania, zachowania lub zabezpieczenia przychodu.

Na nim więc spoczywa ciężar udowodnienia, że określony wydatek jest kosztem uzyskania przychodu. Uznanie danego wydatku za koszt uzyskania przychodów jest możliwe tylko wtedy, gdy z prawidłowo i rzetelnie udokumentowanych zdarzeń wynika ponad wszelką wątpliwość, że jest to wydatek celowy i racjonalnie uzasadniony. Zatem to podatnik zobowiązany jest wykazać nie tylko fakt poniesienia danego wydatku, ale także jego celowość i racjonalność.

W tym miejscu należy zauważyć, że ustawodawca nie definiuje, co należy rozumieć pod pojęciami: „w celu” osiągnięcia przychodu, jak i „zachowanie” lub „zabezpieczenie” źródła przychodów.

Zgodnie z definicjami zawartymi w Słowniku języka polskiego PWN, pojęcie:

a)„celowość” oznacza: „przydatność do jakichś potrzeb”, „świadome zmierzanie do celu”, „taki przebieg zjawisk, zdarzeń, działań ludzkich, jakby w swym rozwoju zmierzały one do określonego celu”,

b)„zabezpieczyć” oznacza: „zapewnienie ochrony przed czymś niebezpiecznym lub szkodliwym”, „uczynienie bezpiecznym”, „zapewnienie utrzymania czegoś w dotychczasowym stanie”, „zapewnienie komuś środków do życia”, „zapewnienie zaspokojenia roszczenia lub wykonanie kary”, natomiast

c)„zachować” oznacza: „pozostać w posiadaniu czegoś”, „dochować coś w niezmienionym stanie mimo upływu czasu lub niesprzyjających okoliczności”, „uchronić przed zapomnieniem”.

Można więc przyjąć, że koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów to takie koszty, które są poniesione w trakcie dążenia do uzyskania przychodów. Określony cel musi być widoczny w momencie ponoszenia kosztu. Ponadto, poniesione koszty winny omawiany cel realizować lub co najmniej zakładać jego realność. Koszty poniesione na zachowanie źródła przychodu to takie koszty, które poniesione zostały, aby przychody z danego źródła przychodów w dalszym ciągu występowały w nienaruszonym stanie oraz aby takie źródło w ogóle dalej istniało. Natomiast jako zabezpieczenie źródła przychodów powinno się przyjmować koszty poniesione na ochronienie istniejącego źródła przychodów, w taki sposób, aby to źródło funkcjonowało w bezpieczny sposób.

Wydatek zostanie uznany za koszt uzyskania przychodów, jeżeli pomiędzy jego poniesieniem a powstaniem, zwiększeniem bądź też możliwością powstania przychodu zaistnieje związek przyczynowy i koszt nie będzie objęty dyspozycją art. 16 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych.

Ustawa o podatku dochodowym od osób prawnych przewiduje dwie kategorie kosztów:

• bezpośrednio związane z przychodami, których poniesienie przekłada się wprost na uzyskanie konkretnych przychodów (możliwe jest ustalenie, w jakim okresie i w jakiej wysokości powstał związany z nimi przychód),
• inne niż bezpośrednio związane z przychodami, których nie można w taki sposób przypisać do określonych przychodów, ale są racjonalnie uzasadnione jako prowadzące do ich osiągnięcia (tzw. koszty pośrednie).

Należy także wskazać, że zasady ustalania przychodów i kosztów podatkowych wynikają wyłącznie z ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych, a nie z przepisów ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (t. j. Dz.U. z 2023 r. poz. 120). Przepisy rachunkowe nie są podatkotwórcze, nie mogą zmieniać zasad zawartych w ustawach podatkowych. Ustawa o rachunkowości nie jest częścią prawa podatkowego, w związku z czym jej postanowienia nie mogą modyfikować obowiązków podatkowych wynikających z ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych. Teza ta była wielokrotnie potwierdzana w orzecznictwie sądów oraz interpretacjach organów podatkowych (np. wyrok z 13 listopada 2013 r., sygn. akt I SA/Wr 1703/13).

Państwa wątpliwości budzi kwestia czy kwoty Wynagrodzenia Kantyny stanowią dla Spółki koszty uzyskania przychodów.

Wskazać należy, że wśród kosztów uznawanych za koszty uzyskania przychodów są także tzw. koszty pracownicze obejmujące m.in. świadczenia wypłacane na rzecz pracowników wraz z narzutami, wszelkiego rodzaju nagrody, premie i diety, ale również i inne wydatki ponoszone na rzecz pracowników, które w sposób pośredni wpływają na zwiększenie czasu i efektywność wykonywania obowiązków służbowych, są wyrazem troski Spółki o zdrowie osób zatrudnionych, mogą korzystnie wpływać na zdrowie i samopoczucie pracowników Spółki, mają na celu wzrost motywacji i zaangażowania osób zatrudnionych w wykonywanie ich służbowych obowiązków oraz wzrost efektywności wykonywanej przez nich pracy oraz są czynnikiem przyczyniającym się do zwiększenia lojalności osób zatrudnionych wobec Spółki i postrzegania Spółki jako atrakcyjnego pracodawcy.

Z kolei, zgodnie z art. 16 ust. 1 pkt 28 updop, nie uważa się za koszty uzyskania przychodów kosztów reprezentacji, w szczególności poniesionych na usługi gastronomiczne, zakup żywności oraz napojów, w tym alkoholowych. Stosownie natomiast do art. 16 ust. 1 pkt 45 updop, nie uważa się za koszty uzyskania przychodów wydatków pracodawcy na działalność socjalną, o której mowa w przepisach o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych; kosztem uzyskania przychodów są jednak świadczenia urlopowe wypłacone zgodnie z przepisami o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych oraz koszty, o których mowa w art. 15 ust. 1za pkt 2.

Z treści złożonego wniosku wynika, że Spółka aby pozyskać i zatrzymać wykwalifikowany personel musi gwarantować wysokie standardy związane z zatrudnieniem i tzw. warunkami około zatrudnieniowymi. W odpowiedzi na potrzeby zatrudnionych Spółka m.in. wprowadziła od lipca 2022 r. hybrydowy model pracy oraz jeszcze przed pandemią COVID-19 nawiązała współpracę z wyspecjalizowanym i wysoko ocenianym podmiotem świadczącym usługi przygotowania posiłków. W ramach tej współpracy w siedzibie Spółki została otworzona firmowa stołówka, dostarczająca odpłatnie posiłki i napoje zatrudnionym w Spółce. Operator stołówki (dalej również jako: „Kantyna") stanowi niezależny podmiot prowadzący działalność gospodarczą, który przygotowuje świeże posiłki na miejscu w biurze Wnioskodawcy. Z Kantyny korzystać mogą co do zasady wyłącznie osoby zatrudnione w Spółce oraz osoby pracujące w spółkach powiązanych z Wnioskodawcą. Na skutek decyzji Spółki o przejściu na hybrydowy model pracy, Kantyna uzyskuje niższe przychody ze sprzedaży posiłków i napojów w stosunku do okresu sprzed pandemii COVID-19 oraz przychody aktualnie uzyskiwane przez Kantynę mogą cechować się dużą fluktuacją w skali miesiąca. W związku z tym Spółka i operator stołówki w ramach Umowy wprowadzili mechanizm, który ma zagwarantować Kantynie określony poziom rentowności. Celem wprowadzenia tego mechanizmu jest zatrzymanie operatora stołówki w siedzibie Spółki, ponieważ w przypadku utraty rentowności Kantyny i jej wycofania się z Umowy, osoby zatrudnione straciłyby możliwość nabywania posiłków w godzinach pracy na terenie siedziby Spółki, co z kolei przełożyłoby się na spadek ich efektywności oraz atrakcyjności Spółki jako pracodawcy. W przypadku nieosiągnięcia przez Kantynę w danym miesiącu Minimalnej Rentowności Spółka zobowiązuje się pokryć różnicę pomiędzy kwotą Minimalnej Rentowności a wynikiem finansowym osiągniętym przez Kantynę w danym miesiącu, rozumianym jako faktycznie osiągnięty przychód z całkowitej sprzedaży posiłków i napojów zaewidencjonowany przez Kantynę w danym miesiącu oraz każdego innego ewentualnego wynagrodzenia otrzymanego przez Kantynę w danym miesiącu, który to przychód zostanie pomniejszony o koszty prowadzenia działalności poniesione w tym miesiącu przez Kantynę (dalej: Wynagrodzenie Kantyny"). W sytuacji, w której w danym miesiącu Minimalna Rentowność będzie wyższa bądź równa wartości określonej w Umowie, pomiędzy Kantyną a Spółką nie dochodzi do rozliczenia, tj. Spółka nie ponosi wydatku w postaci Wynagrodzenia Kantyny.

W świetle przytoczonych przepisów należy zauważyć, że w omawianej sprawie Spółka prowadząc określoną działalność gospodarczą zobowiązała się w przypadku nieosiągnięcia przez Kantynę w danym miesiącu Minimalnej Rentowności pokryć różnicę pomiędzy kwotą Minimalnej Rentowności a wynikiem finansowym osiągniętym przez Kantynę w danym miesiącu, rozumianym jako faktycznie osiągnięty przychód z całkowitej sprzedaży pomniejszony o koszty prowadzenia działalności poniesione w tym miesiącu przez Kantynę. Celem poniesienia tych kosztów będzie, jak wskazano powyżej wzrost motywacji i zaangażowania osób zatrudnionych w wykonywanie służbowych obowiązków oraz wzrost efektywności wykonywanej przez nich pracy jak również czynnikiem przyczyniającym się do zwiększenia lojalności osób zatrudnionych wobec Spółki i postrzegania Spółki jako atrakcyjnego pracodawcy.

Wydatki poniesione przez Spółkę w przypadku nieosiągnięcia przez Kantynę w danym miesiącu Minimalnej Rentowności są zatem związane z uzyskiwaniem przychodów przez Spółkę. Tym samym, wypełniona została przesłanka celowościowa, o jakiej mowa w art. 15 ust. 1 updop, przy czym ww. wydatki związane są w sposób inny niż bezpośredni z przychodami.

Działając w warunkach rynkowych podatnik musi podejmować racjonalne z jego punktu widzenia, oparte na ekonomicznych analizach i kalkulacjach, działania zmierzające do uzyskania możliwie największej efektywności ekonomicznej. Gdyby podatnik działań takich nie podejmował, mógłby nie sprostać konkurencji, a prowadzona przez niego działalność mogłaby stać się nierentowna i zacząć przynosić straty. Tym samym zagrożone byłoby źródło przychodów, jakim jest prowadzenie działalności gospodarczej w jej całokształcie. W tym sensie, co do zasady, każde tego rodzaju przedsięwzięcie zmierzające do zapobieżenia powstania takiej sytuacji, powinno być postrzegane jako prowadzące do zachowania bądź zabezpieczenia źródła przychodów, a związane z tym koszty, jako koszty uzyskania przychodów w rozumieniu art. 15 ust. 1 u.p.d.o.p.

Ww. wydatki nie zostały wyłączone z kosztów podatkowych na podstawie cytowanych przepisów art. 16 ust. 1 pkt 45 i 28 updop, gdyż – jak wskazuje Spółka w treści wniosku – wydatki te będą finansowane z własnych środków obrotowych Spółki, a także nie można ich uznać za koszty reprezentacji. Przy ocenie wydatków pod kątem ich reprezentacyjnego charakteru należy bowiem mieć na względzie ich cel, który musi polegać na wykreowaniu pozytywnego obrazu podatnika jako celu wyłącznego bądź dominującego, co w omawianej sytuacji nie ma miejsca.

Reasumując, mając na uwadze przedstawiony opis stanu faktycznego i zdarzenia przyszłego, należy stwierdzić, że kwoty Wynagrodzenia Kantyny stanowią dla Spółki koszty uzyskania przychodów, w myśl art. 15 ust. 1 updop.

Tym samym, Państwa stanowisko należało uznać za prawidłowe.

Dodatkowe informacje

Informacja o zakresie rozstrzygnięcia

Interpretacja dotyczy:

• stanu faktycznego, który Państwo przedstawili i stanu prawnego, który obowiązywał w dacie zaistnienia zdarzenia;
• zdarzenia przyszłego przedstawionego przez Państwa i stanu prawnego obowiązującego w dniu wydania interpretacji.

W odniesieniu do powołanych przez Spółkę interpretacji indywidualnych, stwierdzić należy, że są one rozstrzygnięciami wydanymi w konkretnych sprawach, osadzonych w określonym stanie faktycznym i tylko do nich się odnoszących, w związku z tym nie mają mocy powszechnie obowiązującego prawa.

Interpretacja indywidualna wywołuje skutki prawnopodatkowe tylko wtedy, gdy rzeczywisty stan faktyczny sprawy będącej przedmiotem interpretacji pokrywać się będzie ze stanem faktycznym i zdarzeniem przyszłym podanym przez Państwa w złożonym wniosku. W związku z powyższym, w przypadku zmiany któregokolwiek elementu przedstawionego we wniosku opisu sprawy, udzielona odpowiedź traci swoją aktualność.

Pouczenie o funkcji ochronnej interpretacji

• Funkcję ochronną interpretacji indywidualnych określają przepisy art. 14k-14nb ustawy Ordynacja podatkowa. Aby interpretacja mogła pełnić funkcję ochronną: Państwa sytuacja musi być zgodna (tożsama) z opisem zdarzenia przyszłego oraz muszą się Państwo zastosować do interpretacji.
• Zgodnie z art. 14na § 1 Ordynacji podatkowej:

Przepisów art. 14k-14n Ordynacji podatkowej nie stosuje się, jeśli stan faktyczny lub zdarzenie przyszłe będące przedmiotem interpretacji indywidualnej jest elementem czynności, które są przedmiotem decyzji wydanej:

1) z zastosowaniem art. 119a;

2) w związku z wystąpieniem nadużycia prawa, o którym mowa w art. 5 ust. 5 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług;

3) z zastosowaniem środków ograniczających umowne korzyści.

• Zgodnie z art. 14na § 2 Ordynacji podatkowej:

Przepisów art. 14k-14n nie stosuje się, jeżeli korzyść podatkowa, stwierdzona w decyzjach wymienionych w § 1, jest skutkiem zastosowania się do utrwalonej praktyki interpretacyjnej, interpretacji ogólnej lub objaśnień podatkowych.

Pouczenie o prawie do wniesienia skargi na interpretację

Mają Państwo prawo do zaskarżenia tej interpretacji indywidualnej do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w (…), ul. …. Zasady zaskarżania interpretacji indywidualnych reguluje ustawa z 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi – (Dz. U. z 2023 r. poz. 259 ze zm.; dalej jako „PPSA”).

Skargę do Sądu wnosi się za pośrednictwem Dyrektora KIS (art. 54 § 1 PPSA). Skargę należy wnieść w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia interpretacji indywidualnej (art. 53 § 1 PPSA):

• w formie papierowej, w dwóch egzemplarzach (oryginał i odpis) na adres: Krajowa Informacja Skarbowa, ul. Teodora Sixta 17, 43-300 Bielsko-Biała (art. 47 § 1 PPSA), albo
• w formie dokumentu elektronicznego, w jednym egzemplarzu (bez odpisu), na adres Elektronicznej Skrzynki Podawczej Krajowej Informacji Skarbowej na platformie ePUAP: /KIS/SkrytkaESP (art. 47 § 3 i art. 54 § 1a PPSA) albo

Skarga na interpretację indywidualną może opierać się wyłącznie na zarzucie naruszenia przepisów postępowania, dopuszczeniu się błędu wykładni lub niewłaściwej oceny co do zastosowania przepisu prawa materialnego. Sąd jest związany zarzutami skargi oraz powołaną podstawą prawną (art. 57a PPSA).

Podstawa prawna dla wydania interpretacji

Podstawą prawną dla wydania tej interpretacji jest art. 13 § 2a oraz art. 14b § 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. – Ordynacja podatkowa (Dz. U. z 2022 r. poz. 2651 ze zm.).