Interpretacja indywidualna z dnia 23 czerwca 2023 r., Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej, sygn. 0113-KDIPT2-3.4011.321.2023.1.SJ

Zwolnienie z opodatkowania wypłacanych pracownikom ekwiwalentów pieniężnych za pranie odzieży roboczej.

Interpretacja indywidualna – stanowisko prawidłowe

Szanowni Państwo, stwierdzam, że Państwa stanowisko w sprawie oceny skutków podatkowych opisanego zdarzenia przyszłego w podatku dochodowym od osób fizycznych jest prawidłowe.

Zakres wniosku o wydanie interpretacji indywidualnej

25 kwietnia 2023 r. wpłynął Państwa wniosek o wydanie interpretacji indywidualnej, który dotyczy podatku dochodowego od osób fizycznych w zakresie zwolnienia z opodatkowania wypłacanych pracownikom ekwiwalentów pieniężnych za pranie odzieży roboczej.  

Treść wniosku jest następująca:

Opis zdarzenia przyszłego

Jesteście Państwo wiodącym producentem opakowań z metalu, w tym przede wszystkim dla przemysłu kosmetycznego. Zatrudniacie Państwo pracowników, którym na podstawie art. 237⁷ § 1 ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. - Kodeksu pracy jesteście obowiązani jako pracodawca dostarczyć nieodpłatnie odzież i obuwie robocze, spełniające wymagania określone w Polskich Normach:

a)jeżeli odzież własna pracownika może ulec zniszczeniu lub znacznemu zabrudzeniu,

b)ze względu na wymagania technologiczne, sanitarne lub bezpieczeństwa i higieny pracy.

Zgodnie z art. 237⁷ § 4 Kodeksu pracy, pracownikowi używającemu własnej odzieży i obuwia roboczego pracodawca wypłaca ekwiwalent pieniężny w wysokości uwzględniającej ich aktualne ceny. Ponadto, w sytuacji, gdy pracodawca nie może zapewnić prania odzieży roboczej, czynności te mogą być wykonywane przez pracownika, pod warunkiem wypłacania przez pracodawcę ekwiwalentu pieniężnego w wysokości kosztów poniesionych przez pracownika, stosownie do treści art. 237⁹ § 3 Kodeksu pracy. Ze względów organizacyjnych nie możecie Państwo zapewnić prania odzieży roboczej.

Zgodnie z art. 77² § 1 Kodeksu pracy nie jesteście Państwo zobowiązani do wydania regulaminu wynagradzania. Zdecydowaliście Państwo o wydaniu wewnętrznego zarządzenia, w którym określiliście zasady zwrotu kosztów prania odzieży roboczej poniesionych przez pracownika, ale nie rozpoczęliście jeszcze Państwo wypłaty ekwiwalentu.

Przyjęliście Państwo, że na kwotę zwrotu kosztów składają się: koszt mediów, takich jak: woda, ścieki, elektryczność, koszty środków piorących używanych podczas prania, ilość i rodzaj odzieży roboczej.

W związku z tym przeprowadziliście Państwo kalkulację kosztów:

Pralka: Bosch ... ,

Energia: 0,7KWh*0,66 zł = 0,47 zł,

Woda i ścieki: 48 L->0,048 m³ - 0,048 m³*(5 zł + 9,70 zł) = 0,71 zł,

Amortyzacja pralki: 2000 zł, 5 lat, zastosowanie do odzieży roboczej 20%, miesięczny koszt: 33,33 zł*0,2 = 6,67 zł,

Kapsułki do prania: 1 sztuka - 1,25 zł,

Koszty pracownika: 15 min, min. stawka 1h 23,50 zł = 5,88 zł;

Suma kosztów za 1 cykl: 0,47 zł + 0,71 zł + 1,25 zł + 5,88 zł = 8,31 zł koszty zmienne plus koszt stały 6,67 zł.

Przyjęliście Państwo ponadto, że pracownicy produkcji, utrzymania ruchu i magazynu piorą odzież roboczą 4 razy w miesiącu, a pracownicy działu jakości i biura – raz. W związku z tym ustalono ryczałtową kwotę zwrotu miesięcznych kosztów: Dla pracowników produkcji, utrzymania ruchu, magazynu – 40 zł, dla pracowników działu jakości i biura – 15 zł.

Pytania

1.Czy w związku z treścią art. 21 ust. 1 pkt 11 ustawy o PIT, Państwo jako płatnik, na podstawie art. 31 tej ustawy, jesteście zobowiązani doliczyć wartość ekwiwalentu określanego w sposób opisany we wniosku, do dochodu pracowników z tytułu umowy o pracę?

2.Czy świadczenie to jest zwolnione z opodatkowania, zatem nie pełnicie Państwo w tym zakresie funkcji płatnika?

Państwa stanowisko w sprawie

Państwa zdaniem wypłacany ekwiwalent za pranie odzieży służbowej pracownikom, w związku z art. 237⁹ § 3 Kodeksu pracy, będzie zwolniony z opodatkowania podatkiem dochodowym od osób fizycznych na podstawie art. 21 ust. 1 pkt 11 ustawy o PIT, a jego wartość nie będzie doliczana do podstawy opodatkowania. Zatem nie będziecie Państwo pełnili roli płatnika w powyższym zakresie i nie będziecie zobowiązani doliczyć wartości ekwiwalentu do podstawy opodatkowania podatkiem dochodowym, od której naliczy i pobierze zaliczki na PIT.

Zgodnie z przepisami Kodeksu pracy, w sytuacji gdy pracodawca nie jest w stanie zapewnić we własnym zakresie prania odzieży roboczej, może wypłacić pracownikowi ekwiwalent, w wysokości kosztów poniesionych przez pracownika.

Art. 21 ust. 1 pkt 11 ustawy o PIT zwalnia z opodatkowania ekwiwalent za pranie odzieży, o ile zasady jego przyznawania wynikają z odrębnych ustaw lub przepisów wykonawczych do tych ustaw.

Ani przepisy Kodeksu Pracy, ani ustawy o PIT nie zawierają szczegółowych regulacji, jak powinien być kalkulowany ekwiwalent za pranie odzieży służbowej. Kodeks Pracy wskazuje jedynie, że kwota ekwiwalentu ma odpowiadać kosztom poniesionym przez pracownika. W sytuacji, gdy pracownik upierze odzież we własnym zakresie, korzystając z prywatnej pralki i środków piorących, nie będzie posiadał dowodów (rachunków, faktur) potwierdzających wysokość poniesionych przez siebie kosztów (choć nie ma wątpliwości, że koszty poniósł). Przepisy nie zobowiązują również, aby ponoszone wydatki były udokumentowane rachunkami lub fakturami, nie ma powodów aby zmuszać pracownika do zakupu środków piorących odrębnie, na użytek prania odzieży służbowej. Zatem ustalając wartość ekwiwalentu należy wziąć pod uwagę aktualne ceny środków piorących, koszty energii elektrycznej i oszacować koszt, jaki ponosi przeciętnie pracownik wykonując jedno pranie. Koszt ten należy przemnożyć przez ilość prań wykonanych w miesiącu.

Państwa stanowisko, że ekwiwalent pieniężny określony ryczałtowo jest zwolniony z opodatkowania potwierdza Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej w wydawanych interpretacjach indywidualnych. Dla przykładu interpretacja indywidualna z 4 października 2019 r., nr 0114-KDIP3-3.4011.324.2019.3.JK3, interpretacja z 29 listopada 2022 r., nr 0114-KDIP3-2.4011.944.2022.2.JK3. Przyznane ekwiwalenty stanowią dla zleceniobiorcy przysporzenie majątkowe.

Jak wynika z art. 11 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, przychodami, z zastrzeżeniem art. 14-15, art. 17 ust. 1 pkt 6, 9, 10 w zakresie realizacji praw wynikających z pochodnych instrumentów finansowych, pkt 11, art. 19, art. 25b, art. 30ca, art. 30da i art. 30f, są otrzymane lub postawione do dyspozycji podatnika w roku kalendarzowym pieniądze i wartości pieniężne oraz wartość otrzymanych świadczeń w naturze i innych nieodpłatnych świadczeń.

Mając na uwadze opisany we wniosku stan faktyczny oraz powołane przepisy prawa podatkowego, stwierdzić należy, że wypłacane pracownikom, o których mowa we wniosku kwoty za pranie odzieży własnej używanej zamiast roboczej stanowić będę dla nich przychód, podlegający zwolnieniu z opodatkowania na podstawie art. 21 ust. 1 pkt 11 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych. Podobnie w interpretacji z 24 lipca 2017 r., nr 0115-KDIT2-2.4011.152.2017.2.BK.

Ocena stanowiska

Stanowisko, które przedstawili Państwo we wniosku jest prawidłowe.

Uzasadnienie interpretacji indywidualnej

Zgodnie z art. 9 ust. 1 ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (Dz. U. z 2022 r. poz. 2647, ze zm.):

Stosownie do treści art. 11 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych:

Zgodnie z art. 10 ust. 1 pkt 1 ww. ustawy, źródłami przychodów są:

W myśl art. 12 ust. 1 ustawy o podatku dochodowego od osób fizycznych:

Biorąc pod uwagę powyższe, do przychodów ze stosunku pracy zalicza się każde świadczenie, które pracownik otrzymał w związku z faktem pozostawania w stosunku pracy z pracodawcą. Do przychodów ze stosunku pracy zalicza się więc zarówno otrzymane przez pracownika pieniądze, jak i wartość pieniężną świadczeń w naturze, świadczenia pieniężne ponoszone za pracownika, wartość innych nieodpłatnych świadczeń lub świadczeń częściowo odpłatnych.

O obowiązku poboru podatku przez zakład pracy do końca 2022 r. stanowił art. 31 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, zgodnie z którym:

Natomiast do dochodów uzyskanych od dnia 1 stycznia 2023 r., obowiązek ten został wskazany w art. 32 ust. 1 ww. ustawy:

Stosownie do art. 21 ust. 1 pkt 11 ustawy o podatku dochodowego od osób fizycznych, wolne od podatku dochodowego są:

Zagadnienia dotyczące dostarczania pracownikom środków ochrony indywidualnej oraz odzieży i obuwia roboczego, a także związanych z tym wypłat ekwiwalentów pieniężnych reguluje dział X „Bezpieczeństwo i higiena pracy”, rozdział IX „Środki ochrony indywidualnej oraz odzież i obuwie robocze” ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy (Dz. U. z 2020 r. poz. 1320 ze zm.).

Stosownie do postanowień art. 237⁷ § 1 Kodeksu pracy:

Ponadto na podstawie art. 237⁹ § 2 Kodeksu pracy:

W myśl art. 237⁹ § 3 Kodeksu pracy:

Zgodnie z definicją słownikową, ekwiwalent oznacza rzecz zastępującą inną rzecz o równej wartości, odpowiednik, równoważnik (Współczesny słownik języka polskiego, Dunaj B. Warszawa 2007).

Z powołanych powyżej przepisów Kodeksu pracy wynika, że zarówno dostarczenie pracownikowi odzieży roboczej i obuwia, jak również ich konserwacja, pranie, naprawa, odpylanie i odkażanie jest obowiązkiem pracodawcy.

Należy zauważyć, że wysokość ekwiwalentu za pranie odzieży może być ustalona także w sposób inny, niż tylko na podstawie dokumentów przedłożonych przez pracowników. Jako ekwiwalent, wypłacane pracownikom kwoty mają stanowić rekompensatę kosztów przez nich poniesionych. Wysokość kosztów może być ustalana we wzajemnym porozumieniu pracodawcy i pracowników – jak to ma miejsce w przedmiotowej sprawie – z wewnętrznego regulaminu.

Z treści wniosku wynika, że zatrudniają Państwo pracowników, którym jesteście Państwo obowiązani jako pracodawca dostarczyć nieodpłatnie odzież i obuwie robocze. Obowiązek zapewnienia odzieży roboczej dotyczy przede wszystkim pracowników produkcji, utrzymania ruchu, magazynu oraz pracowników działu jakości i biura. Ze względów organizacyjnych nie możecie Państwo zapewnić prania odzieży roboczej. Zdecydowaliście Państwo o wydaniu wewnętrznego zarządzenia, w którym określił zasady zwrotu kosztów prania odzieży roboczej poniesionych przez pracownika, ale nie rozpoczął jeszcze wypłaty ekwiwalentu.

Mając na uwadze opisane we wniosku zdarzenie przyszłe oraz powołane przepisy prawa podatkowego, stwierdzić należy, że wypłacane pracownikom, ekwiwalenty za pranie i używanie odzieży roboczej stanowić będą dla nich przychód ze stosunku pracy, o którym mowa w art. 12 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, podlegający zwolnieniu z opodatkowania na podstawie art. 21 ust. 1 pkt 11 ww. ustawy.

W związku z tym Państwo jako płatnik od wartości ww. świadczeń nie będziecie zobowiązani do pobierania zaliczki na podatek dochodowy od osób fizycznych.

W konsekwencji Państwa stanowisko jest prawidłowe.

Zastrzec przy tym należy, że niniejsza interpretacja indywidualna przepisów prawa podatkowego stanowi wyłącznie rozstrzygnięcie w zakresie postawionych pytań, a zatem Organ nie odnosił się do kwestii obowiązku zapewnienia odzieży roboczej Państwa pracownikom wymienionym we wniosku.

Dodatkowe informacje

Informacja o zakresie rozstrzygnięcia

Interpretacja dotyczy zdarzenia przyszłego, który Państwo przedstawili i stanu prawnego obowiązującego w dniu wydania interpretacji.

W odniesieniu powołanych przez Państwa interpretacji należy wskazać, że zostały wydane w indywidualnej sprawie i nie mają zastosowania ani konsekwencji wiążących w odniesieniu do Państwa sprawy, ani do żadnego innego zaistniałego stanu faktycznego czy też zdarzenia przyszłego.

Pouczenie o funkcji ochronnej interpretacji

·Funkcję ochronną interpretacji indywidualnych określają przepisy art. 14k-14nb ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. – Ordynacja podatkowa (Dz. U. z 2022 r. poz. 2651 ze zm.). Aby interpretacja mogła pełnić funkcję ochronną: Państwa sytuacja musi być zgodna (tożsama) z opisem stanu faktycznego i muszą się Państwo zastosować do interpretacji.

·Zgodnie z art. 14na § 1 Ordynacji podatkowej:

Zgodnie z art. 14na § 2 Ordynacji podatkowej:

Pouczenie o prawie do wniesienia skargi na interpretację

Mają Państwo prawo do zaskarżenia tej interpretacji indywidualnej do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego . Zasady zaskarżania interpretacji indywidualnych reguluje ustawa z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi – Dz. U. z 2023 r. poz. 259; dalej jako „PPSA”).

Skargę do Sądu wnosi się za pośrednictwem Dyrektora KIS (art. 54 § 1 PPSA). Skargę należy wnieść w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia interpretacji indywidualnej (art. 53 § 1 PPSA):

·w formie papierowej, w dwóch egzemplarzach (oryginał i odpis) na adres: Krajowa Informacja Skarbowa, ul. Teodora Sixta 17, 43-300 Bielsko-Biała (art. 47 § 1 PPSA), albo

·w formie dokumentu elektronicznego, w jednym egzemplarzu (bez odpisu), na adres Elektronicznej Skrzynki Podawczej Krajowej Informacji Skarbowej na platformie ePUAP: /KIS/SkrytkaESP (art. 47 § 3 i art. 54 § 1a PPSA).

Skarga na interpretację indywidualną może opierać się wyłącznie na zarzucie naruszenia przepisów postępowania, dopuszczeniu się błędu wykładni lub niewłaściwej oceny co do zastosowania przepisu prawa materialnego. Sąd jest związany zarzutami skargi oraz powołaną podstawą prawną (art. 57a PPSA).

Podstawa prawna dla wydania interpretacji

Podstawą prawną dla wydania tej interpretacji jest art. 13 § 2a oraz art. 14b § 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. – Ordynacja podatkowa (Dz. U. z 2022 r. poz. 2651 ze zm.).