Interpretacja indywidualna z dnia 7 czerwca 2023 r., Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej, sygn. 0111-KDIB3-3.4012.123.2023.2.AM

Przechowywanie i archiwizowanie dokumentów wyłącznie w formie elektronicznej i możliwość niszczenia oryginałów dokumentów otrzymanych od kontrahentów, prawo do odliczenia.

Interpretacja indywidualna – stanowisko prawidłowe

Szanowni Państwo,

stwierdzam, że Państwa stanowisko w sprawie oceny skutków podatkowych opisanego zdarzenia przyszłego w podatku od towarów i usług jest prawidłowe.

Zakres wniosku o wydanie interpretacji indywidualnej

Państwa wniosek z (…) r. o wydanie interpretacji indywidualnej, który dotyczy możliwości przechowywania i archiwizowania wyłącznie w formie elektronicznej faktur otrzymywanych w formie papierowej i niszczenia otrzymanych od kontrahentów papierowych oryginałów faktur wpłynął (…) r. Uzupełnili go Państwo - w odpowiedzi na wezwanie - pismem z (…) r. (wpływ … r.). Treść wniosku jest następująca:

Opis zdarzenia przyszłego

X Spółka z Ograniczoną Odpowiedzialnością (dalej: „Wnioskodawca” lub „Podatnik”) jest czynnym podatnikiem VAT oraz podatnikiem podatku dochodowego od osób prawnych.

W toku prowadzonej działalności wnioskodawca wystawia oraz otrzymuje od kontrahentów dużą ilość dokumentów, w szczególności faktur oraz not księgowych. W celu optymalizacji procesu obiegu dokumentów, ograniczenia powierzchni biurowej niezbędnej dla przechowywania dokumentacji, Podatnik planuje wdrożenie systemu archiwizowania i obiegu dokumentów wyłącznie w formie elektronicznej.

Nowy sposób archiwizacji dokumentów będzie obejmował wszystkie dokumenty zewnętrzne oraz wewnętrzne, w szczególności faktury zakupowe, faktury korygujące, duplikaty, rachunki, noty księgowe, w tym dokumentujące wydatki poniesione podczas podróży służbowych pracowników (dalej: Dokumenty). Dokumenty w formie papierowej, w szczególności faktury otrzymywane w formie papierowej od kontrahentów będą skanowane do formatów nieedytowalnych np. PDF, weryfikowane pod względem ich poprawności, autentyczności i czytelności skanu (pliku np. PDF), i archiwizowane tylko w formie elektronicznej. Dokument papierowy, który zostanie zeskanowany zostanie zniszczony.

Dokumenty będą zapisywane na zarządzanym przez spółkę serwerze internetowym oraz backupowo na drugim serwerze internetowym. Serwery internetowe znajdują się na terenie Polski.

Dokumenty będą przechowywane w folderach ze względu na okresy rozliczeniowe.

System będzie umożliwiał niezwłoczny dostęp do przechowywanych dokumentów, a w razie konieczności udostępnienia ich treści organ podatkowym oraz wszelkim innym organom upoważnionym do żądania tychże dokumentów na podstawie obowiązujących przepisów prawa, a także pobór i analizę danych w nich zawartych.

Wnioskodawca w celach archiwizacji wyżej wspominanych dokumentów, wprowadzi procedury oraz kontrolę biznesową, która będzie zapewniała:

-kontrolę jakościową (pracownicy zostaną zobligowani do sprawdzenia, czy dokonany skan jest czytelny i kompletny)

-kontrolę terminową (przechowywane dokumenty w formie elektronicznej, będą przechowywane przez podatnika co najmniej do upływu okresu przedawnienia zobowiązania podatkowego w sposób umożliwiający odtworzenie ich obrazu w sposób czytelny oraz niebudzący jakichkolwiek wątpliwości co do ich treści i autentyczności przez cały ten okres).

W uzupełnieniu wniosku wskazali Państwo również, że nabywane towary i usługi, dokumentowane fakturami będącymi przedmiotem wniosku o interpretację, będą co do zasady służyć czynnościom opodatkowanym wykonywanym przez Spółkę. Natomiast w sytuacji, gdy zakupiony towar lub usługa będą objęte wyłączeniami z prawa do odliczenia, wskazanymi w art. 88 ustawy o VAT, Spółka nie dokona obniżenia kwoty podatku lub zwrotu różnicy podatku należnego o wartość podatku naliczonego, wynikającą z faktury dokumentującej taki wydatek, przy czym faktury takie będą również archiwizowane w sposób wskazany we Wniosku o interpretację.

Pytanie (ostatecznie sformułowane w uzupełnieniu)

Czy Wnioskodawcy będzie przysługiwało prawo do odliczenia podatku naliczonego z faktur VAT, jeżeli będą one przechowywane wyłącznie w formie elektronicznej, zgodnie z procedurami przedstawionymi we Wniosku o interpretację, przy założeniu, że spełnione zostaną warunki do odliczenia podatku VAT, o których mowa w art. 86 ustawy o VAT?

Państwa stanowisko w sprawie

Zgodnie z art. 2 pkt 31 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (t. j. Dz. U. z 2022 r. poz. 931; dalej: ustawa o VAT), „ilekroć w przepisach ustawy jest mowa o fakturze - rozumie się przez to dokument w formie papierowej lub w formie elektronicznej zawierający dane wymagane ustawą i przepisami wydanymi na jej podstawie”.

Z kolei na podstawie art. 2 pkt 32 ww. ustawy - przez fakturę elektroniczną rozumie się fakturę w formie elektronicznej wystawioną i otrzymaną w dowolnym formacie elektronicznym (przy czym zgodnie z art. 106n ust. 1 ustawy o VAT stosowanie faktur elektronicznych wymaga akceptacji odbiorcy faktury).

Z uwagi na powyższe, w ocenie Wnioskodawcy, w przypadku otrzymywania faktur w formie papierowej, nawet w razie wdrożenia elektronicznego ich przechowywania i archiwizowania, faktury takie nie stają się fakturami elektronicznymi w rozumieniu ustawy o VAT.

Faktury takie pozostają fakturami wystawionymi w formie papierowej, natomiast zdaniem Wnioskodawcy, nie wyklucza możliwości ich przechowywania wyłącznie w formie elektronicznej. W świetle art. 106g ust. 1 ustawy o VAT, faktury wystawia się co najmniej w dwóch egzemplarzach, z których jeden otrzymuje nabywca, a drugi zachowuje w swojej dokumentacji podatnik dokonujący sprzedaży. Natomiast art. 106e ust. 1 reguluje elementy składowe faktury oraz w drodze odstępstwa od art. 106e ust. 1 należy stosować rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 29 października 2021 r. w sprawie wystawiania faktur (Dz. U. poz. 1979).

Zasady przechowywania faktur regulują:

-art. 112 ustawy o VAT: „Podatnicy są obowiązani przechowywać ewidencje prowadzone dla celów rozliczania podatku oraz wszystkie dokumenty, w szczególności faktury, związane z tym rozliczaniem do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego, z zastrzeżeniem art. 109b ust. 7, art. 130d ust. 3, art. 134 ust. 3, art. 138h ust. 3 i art. 138i ust. 8.” oraz

-art. 112a ustawy o VAT:

„1. Podatnicy przechowują:

1)wystawione przez siebie lub w swoim imieniu faktury, w tym faktury wystawione ponownie,

2)otrzymane faktury, w tym faktury wystawione ponownie - w podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia lub otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

2. Podatnicy posiadający siedzibę działalności gospodarczej na terytorium kraju są obowiązani do przechowywania faktur na terytorium kraju.

3. Przepisu ust. 2 nie stosuje się, jeżeli faktury są przechowywane poza terytorium kraju w formie elektronicznej w sposób umożliwiający naczelnikowi urzędu skarbowego, naczelnikowi urzędu celno- skarbowego, dyrektorowi izby administracji skarbowej lub Szefowi Krajowej Administracji Skarbowej, za pomocą środków elektronicznych, dostęp on-line do tych faktur.

4. Podatnicy zapewniają naczelnikowi urzędu skarbowego, naczelnikowi urzędu celno-skarbowego, dyrektorowi izby administracji skarbowej lub Szefowi Krajowej Administracji Skarbowej na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur, o których mowa w ust. 1, a w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej - również bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych”.

Zatem w ocenie Wnioskodawcy, na gruncie obowiązujących przepisów, dopuszczalne jest przechowywanie otrzymywanych faktur zakupowych wyłącznie w formie elektronicznej, bez obowiązku równoległej archiwizacji ich papierowych oryginałów. Przepisy prawa podatkowego nie wskazują jednej prawnie dopuszczalnej formy przechowywania Dokumentów. W szczególności nie uzależniają sposobu ich archiwizacji od formy, w której podatnik otrzymuje oryginał dokumentu.

Interpretując powyższe regulacje należy stwierdzić, że przepisy dopuszczają możliwość przechowywania faktur w formie elektronicznej w dowolny sposób, jednakże sposób ten, jak wymaga ustawodawca, ma zapewniać przechowywanie faktur w podziale na okresy rozliczeniowe w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Ponadto, podatnik zobowiązany jest zapewnić odpowiednim organom na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur, a w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej - również bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych.

Zgodnie z art. 106m ustawy o VAT, podatnik określa sposób zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności faktury, przy czym w myśl tej regulacji:

-przez autentyczność pochodzenia faktury rozumie się pewność co do tożsamości dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy albo wystawcy faktury.

-przez integralność treści faktury rozumie się, że w fakturze nie zmieniono danych, które powinna zawierać faktura.

Stosownie do art. 106m ust. 5 ustawy o VAT, autentyczność pochodzenia, integralność treści oraz czytelność faktury można zapewnić za pomocą dowolnych kontroli biznesowych, które ustalają wiarygodną ścieżkę audytu między fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług.

Jak wskazał Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej (dalej: Dyrektor KIS) w interpretacji indywidualnej z 28 kwietnia 2023 r., sygn. 0111-KDIB3-1.4012.140.2023.4.MSO:

-przez kontrole biznesowe należy rozumieć „proces, za pośrednictwem którego podatnik tworzy, wdraża oraz aktualizuje dostateczny poziom pewności co do tożsamości dostawcy lub usługodawcy albo wystawcy faktury (autentyczność pochodzenia), w zakresie tego, że nie zmieniono danych dotyczących podatku VAT (integralność treści) oraz w zakresie czytelności faktury od momentu wystawienia/otrzymania faktury aż do końca okresu przechowywania. Kontrola biznesowa powinna dawać pewną ścieżkę kontrolną, dzięki której można powiązać fakturę ze stanowiącą podstawę jej wystawienia, dostawą towarów bądź usługą. Kontrole biznesowe powinny być odpowiednie do wielkości działalności i rodzaju podatnika oraz powinny uwzględniać ilość i wartość transakcji, jak również ilość i rodzaj dostawców lub usługodawców oraz nabywców lub usługobiorców. W stosownych przypadkach uwzględnione powinny być także inne czynniki”.

-„wiarygodna ścieżka audytu oznacza, że związek pomiędzy dokumentami uzupełniającymi oraz realizowanymi transakcjami jest łatwy do prześledzenia (dzięki posiadaniu dostatecznych danych dla powiązania dokumentów), zgodny z ustalonymi w przedsiębiorstwie procedurami oraz odzwierciedla procesy, które faktycznie miały miejsce. Ścieżka audytu dla celów podatku VAT powinna zapewnić możliwy do skontrolowania związek pomiędzy fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług tak, aby umożliwić sprawdzenie, czy faktura odzwierciedla to, że dostawa towarów lub świadczenie usług miało miejsce. Przy czym środki - przy wykorzystaniu których podatnik może wykazać powyższy związek - pozostawia się uznaniu podatnika”.

Z ustawy o VAT wynika zatem, że ustawodawca dopuszcza możliwość przechowywania faktur w formie elektronicznej, bez względu na to w jakim formacie sporządzone zostały oryginały tych dokumentów. Jednocześnie z treści przepisów nie wynika także, aby przechowywanie w formie elektronicznej faktur otrzymanych jako papierowe, miało następować równolegle z przechowywaniem ich w formie papierowego dokumentu. Z powyższego wynika, że obowiązujące regulacje w zakresie prawa podatkowego dopuszczają możliwość archiwizacji faktur zakupowych otrzymanych przez Wnioskodawcę w dowolny sposób, a więc także w formie elektronicznej (jako zapis elektroniczny na elektronicznych nośnikach danych).

Wnioskodawca jedynie ma za zadanie zadbać o to, aby spełnione były określone - przedstawione powyżej - wymogi w zakresie okresu przechowywania, braku możliwości ingerencji w treść przechowywanej faktury, pewności co do wystawcy faktury, czytelności jej treści, łatwego dostępu do zawartości poszczególnych faktur, możliwości udostępnienia faktur na żądanie organu podatkowego itp. Zdaniem Wnioskodawcy - spełniając wszystkie wyżej wymienione wymagania ustawodawcy - podatnik może archiwizować i przechowywać faktury wedle tych wytycznych.

Natomiast odnosząc się do prawa do odliczenia podatki naliczonego, zgodnie z art. 86 ustawy o VAT, kwotę podatku naliczonego stanowi m.in. suma kwot podatku wynikających z faktur otrzymanych przez podatnika z tytułu nabycia towarów i usług (art. 86 ust. 2 pkt 1 ustawy o VAT).

Z kolei stosownie do art. 86 ust. 10b pkt 1 ustawy o VAT, jeśli podatek naliczony wynika z faktury bądź dokumentu celnego, prawo do odliczenia podatku naliczonego powstaje nie wcześniej niż w rozliczeniu za okres, w którym podatnik otrzymał fakturę bądź dokument celny.

W świetle powyższych regulacji, jednym z warunków uprawniających do skorzystania przez podatnika z prawa do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego stanowi posiadanie przez niego faktury dokumentującej i potwierdzającej poniesienie danego wydatku.

Z przytoczonych powyżej przepisów nie wynika, aby ustawodawca wskazywał jedną, właściwą formę przechowywania tych faktur, w szczególności w ich oryginalnym formacie.

W konsekwencji, w ocenie Wnioskodawcy, przy spełnieniu pozostałych warunków określonych w art. 86 ustawy o VAT, w szczególności związku dokonywanych zakupów z czynnościami opodatkowanymi, będzie on uprawniony do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego, określoną na fakturze przechowywanej w formie elektronicznej, w sposób opisany szczegółowo w zdarzeniu przyszłym bez względu na to w jakiej formie sporządzony został oryginał tego dokumentu.

Wnioskodawca pragnie podkreślić, że przedstawione powyżej stanowisko jest zgodnie z aktualną linia interpretacyjną organów podatkowych w sprawach dotyczących podobnych stanów faktycznych/zdarzeń przyszłych, przykładowo interpretacje indywidualne wydane przez Dyrektora KIS:

-z dnia 13.06.2017 r., sygn. 0114-KDIP1-3.4012.103.2017.1.ISZ,

-z dnia 27.02.2020 r., sygn. 0111-KDIB3-3.4012.536.2019.1.MAZ,

-z dnia 23.06.2021 r., sygn. 0112-KDIL3.4012.77.2021.2.AW,

--z dnia 2.12.2021 r., sygn. 0113-KDIPT1-2.4012.673.2021.1.SM,

-z dnia 8.03.2022 r., sygn. 0113-KDIPT1-1.4012.17.2022.1.MG,

-z dnia 20.10.2022 r., sygn. 0114-KDIP1-3.4012.413.2022.2.LK,

-z dnia 21.04. 2023 r., sygn. 0114-KDIP1-3.4012.187.2023.1.PRM.

Ocena stanowiska

Stanowisko, które przedstawili Państwo we wniosku jest prawidłowe.

Uzasadnienie interpretacji indywidualnej

Zgodnie z art. 15 ust. 1 pkt 1 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (t. j. Dz.U. z 2022 r., poz. 931, ze zm.; dalej jako: „ustawa” lub „ustawa o VAT”):

Podatnikami są osoby prawne, jednostki organizacyjne niemające osobowości prawnej oraz osoby fizyczne, wykonujące samodzielnie działalność gospodarczą, o której mowa w ust. 2, bez względu na cel lub rezultat takiej działalności.

W myśl art. 15 pkt 2 ustawy:

Działalność gospodarcza obejmuje wszelką działalność producentów, handlowców lub usługodawców, w tym podmiotów pozyskujących zasoby naturalne oraz rolników, a także działalność osób wykonujących wolne zawody. Działalność gospodarcza obejmuje w szczególności czynności polegające na wykorzystywaniu towarów lub wartości niematerialnych i prawnych w sposób ciągły dla celów zarobkowych.

Przepis art. 2 pkt 31 ustawy stanowi, że:

Ilekroć w przepisach ustawy jest mowa o fakturze - rozumie się przez to dokument w formie papierowej lub w formie elektronicznej zawierający dane wymagane ustawą i przepisami wydanymi na jej podstawie.

Stosownie do art. 106m ust. 1 ustawy:

Podatnik określa sposób zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności faktury.

Zgodnie z art. 106m ust. 2 ustawy:

Przez autentyczność pochodzenia faktury rozumie się pewność co do tożsamości dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy albo wystawcy faktury.

Jak stanowi art. 106m ust. 3 ustawy:

Przez integralność treści faktury rozumie się, że w fakturze nie zmieniono danych, które powinna zawierać faktura.

W myśl art. 106m ust. 4 ustawy:

Autentyczność pochodzenia, integralność treści oraz czytelność faktury można zapewnić za pomocą dowolnych kontroli biznesowych, które ustalają wiarygodną ścieżkę audytu między fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług.

Powyższy przepis określa technologiczne sposoby przesyłania faktur w postaci elektronicznej (kwalifikowany podpis elektroniczny i system elektronicznej wymiany danych EDI), które mocą ustawy uznane zostały przez prawodawcę za zapewniające autentyczność pochodzenia i integralności treści faktur elektronicznych. Wykorzystując jedną z powyższych metod podatnik może mieć pewność, że zapewnia spełnienie ww. przedmiotowych cech faktur. Wskazane metody są jednak tylko przykładowym wyliczeniem co oznacza, że podatnik może zastosować inne, dowolne środki zapewnienia autentyczności i integralności faktury.

Zauważyć należy, że dla potrzeb przepisów o podatku od towarów i usług, pojęcie „kontrole biznesowe” należy rozumieć jako proces, za pośrednictwem którego podatnik tworzy, wdraża oraz aktualizuje dostateczny poziom pewności co do tożsamości dostawcy lub usługodawcy albo wystawcy faktury (autentyczność pochodzenia), w zakresie tego, że nie zmieniono danych dotyczących podatku VAT (integralność treści) oraz w zakresie czytelności faktury od momentu wystawienia/otrzymania faktury aż do końca okresu przechowywania. Kontrola biznesowa powinna dawać pewną ścieżkę kontrolną, dzięki której można powiązać fakturę ze stanowiącą podstawę jej wystawienia dostawą towarów bądź usługą.

Kontrole biznesowe powinny być odpowiednie do wielkości działalności i rodzaju podatnika oraz powinny uwzględniać ilość i wartość transakcji, jak również ilość i rodzaj dostawców lub usługodawców oraz nabywców lub usługobiorców. W stosownych przypadkach uwzględnione powinny być także inne czynniki.

Z kolei pojęcie „wiarygodna ścieżka audytu” oznacza, że związek pomiędzy dokumentami uzupełniającymi oraz realizowanymi transakcjami jest łatwy do prześledzenia (dzięki posiadaniu dostatecznych danych dla powiązania dokumentów), zgodny z ustalonymi w przedsiębiorstwie procedurami oraz odzwierciedla procesy, które faktycznie miały miejsce. Ścieżka audytu dla celów podatku VAT powinna zapewnić możliwy do skontrolowania związek pomiędzy fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług tak, aby umożliwić sprawdzenie, czy faktura odzwierciedla to, że dostawa towarów lub świadczenie usług miało miejsce. Przy czym środki - przy wykorzystaniu których podatnik może wykazać powyższy związek - pozostawia się uznaniu podatnika.

Zgodnie z art. 112 ustawy:

Podatnicy są obowiązani przechowywać ewidencje prowadzone dla celów rozliczania podatku oraz wszystkie dokumenty, w szczególności faktury, związane z tym rozliczaniem do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego, z zastrzeżeniem art. 109b ust. 7, art. 130d ust. 3, art. 134 ust. 3, art. 138h ust. 3 i art. 138i ust. 8.

Stosownie do art. 112a ust. 1 pkt 2 ustawy:

Podatnicy przechowują otrzymane faktury, w tym faktury wystawione ponownie - w podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia lub otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

Na podstawie art. 112a ust. 2 ustawy:

Podatnicy posiadający siedzibę działalności gospodarczej na terytorium kraju są obowiązani do przechowywania faktur na terytorium kraju.

Stosownie do art. 112a ust. 3 ustawy:

Przepisu ust. 2 nie stosuje się, jeżeli faktury są przechowywane poza terytorium kraju w formie elektronicznej w sposób umożliwiający naczelnikowi urzędu skarbowego, naczelnikowi urzędu celno-skarbowego, dyrektorowi izby administracji skarbowej lub Szefowi Krajowej Administracji Skarbowej, za pomocą środków elektronicznych, dostęp on-line do tych faktur.

W myśl art. 112a ust. 4 ustawy:

Podatnicy zapewniają naczelnikowi urzędu skarbowego, naczelnikowi urzędu celno-skarbowego, dyrektorowi izby administracji skarbowej lub Szefowi Krajowej Administracji Skarbowej na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur, o których mowa w ust. 1, a w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej - również bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych.

Należy stwierdzić, że regulacje prawne dopuszczają możliwość przechowywania faktur w formie elektronicznej w dowolny sposób, który - jak tego wymaga ustawodawca - ma zapewniać przechowywanie faktur w podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Ponadto, podatnik zobowiązany jest zapewnić odpowiednim organom na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur, a w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej - również bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych. Faktury otrzymane w formie papierowej również mogą być przechowywane w formie elektronicznej w dowolny sposób, przy czym sposób ten powinien odpowiadać wymogom wskazanym przez ustawodawcę (art. 106m oraz art. 112a ustawy o VAT).

Podkreślić należy szczególną rangę wymogu jaki ustawodawca stawia podatnikom poprzez treść art. 106m ust. 1 ustawy. Przesądza w nim, że to podatnik określa sposób zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności faktury. Dopuszczalne są więc wszelkie metody (procedury) przechowywania faktur w formie elektronicznej, z tym zastrzeżeniem, że muszą one gwarantować autentyczność pochodzenia faktur, ich integralność oraz czytelność.

W kwestii odliczenia podatku art. 86 ust. 1 ustawy stanowi, że:

W zakresie, w jakim towary i usługi są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych, podatnikowi, o którym mowa w art. 15, przysługuje prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego, z zastrzeżeniem art. 114, art. 119 ust. 4, art. 120 ust. 17 i 19 oraz art. 124.

Stosownie do art. 86 ust. 2 pkt 1 ustawy:

Kwotę podatku naliczonego stanowi suma kwot podatku wynikających z faktur otrzymanych przez podatnika z tytułu:

a) nabycia towarów i usług,

b) dokonania całości lub części zapłaty przed nabyciem towaru lub wykonaniem usługi.

Ustawodawca umożliwił podatnikowi odliczenie podatku naliczonego, pod warunkiem spełnienia przez niego zarówno tzw. przesłanek pozytywnych, m.in. tego, że zakupy będą wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych, oraz niezaistnienia przesłanek negatywnych, określonych w art. 88 ustawy. Przepis ten określa listę wyjątków, które pozbawiają podatnika prawa do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego. Przy czym prawo podatnika do odliczenia podatku naliczonego nie jest uzależnione ani od rodzaju faktury (papierowa/elektroniczna), ani od formy w jakiej podatnik przechowuje faktury zakupowe. Prawidłowe przechowywanie faktur jest niezbędne do tego, aby podatnik nie utracił nabytego wcześniej prawa do odliczenia podatku VAT, w przypadku ewentualnej kontroli organów podatkowych, wymienionych w art. 112a ustawy, które to organy muszą mieć dostęp do otrzymanych przez podatnika faktur, w sposób wskazany w tym przepisie. Prawidłowość przechowywania faktur zostaje więc weryfikowana, co do zasady, przez organy podatkowe, które na podstawie przechowywanych przez podatnika faktur oceniają, czy podatnik miał podstawy do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego, w związku z nabywanymi towarami i usługami.

Państwa wątpliwości dotyczą prawa do odliczenia podatku naliczonego z faktur VAT, jeżeli będą one przechowywane wyłącznie w formie elektronicznej, zgodnie z procedurami przedstawionymi we wniosku o interpretację, przy założeniu, że spełnione zostaną warunki do odliczenia podatku VAT, o których mowa w art. 86 ustawy o VAT.

Z przedstawionego we wniosku opisu zdarzenia przyszłego (z którym Organ jest związany) wynika, że dokumenty w formie papierowej, w szczególności faktury, będą skanowane do formatów nieedytowalnych (np. PDF), weryfikowane pod względem ich poprawności, autentyczności i czytelności skanu (pliku np. PDF) i archiwizowane w formie elektronicznej. Dokument papierowy po zeskanowaniu zostanie zniszczony. Dokumenty w formie elektronicznej będą zapisywane na zarządzanym przez Państwa serwerze internetowym oraz backupowo na drugim serwerze internetowym. Serwery internetowe znajdują się na terytorium Polski. Dokumenty będą przechowywane w folderach ze względu na okresy rozliczeniowe, a system będzie umożliwiał niezwłoczny dostęp do przechowywanych dokumentów. Ponadto, w razie konieczności udostępnienia ich treści organom podatkowym oraz wszelkim innym organom upoważnionym do żądania wskazanych dokumentów na podstawie obowiązujących przepisów prawa, a także pobór i analizę danych w nich zawartych.

Wskazali Państwo ponadto, że w celach archiwizacji wyżej wskazanych dokumentów, wprowadzą Państwo procedury oraz kontrolę biznesową, która będzie zapewniała kontrolę jakościową (zobligowanie pracowników do sprawdzenia czytelności i kompletności dokumentów) oraz kontrolę terminową (przechowywanie dokumentów co najmniej do upływu okresu przedawnienia w sposób umożliwiający ich odtworzenie w sposób czytelny oraz niebudzący jakichkolwiek wątpliwości co do ich treści i autentyczności przez cały ten okres).

W opisanym we wniosku zdarzeniu przyszłym wskazali Państwo również, że nabywane towary i usługi, dokumentowane fakturami będącymi przedmiotem wniosku o interpretację, będą co do zasady służyć czynnościom opodatkowanym wykonywanym przez Spółkę. Natomiast w sytuacji, gdy zakupiony towar lub usługa będą objęte wyłączeniami z prawa do odliczenia, wskazanymi w art. 88 ustawy o VAT, Spółka nie dokona obniżenia kwoty podatku lub zwrotu różnicy podatku należnego o wartość podatku naliczonego, wynikającą z faktury dokumentującej taki wydatek, przy czym faktury takie będą również archiwizowane w sposób wskazany we Wniosku o interpretację.

Mając na uwadze powyższe, będą mieli Państwo prawo do odliczenia podatku naliczonego wynikającego z faktur (faktur dających prawo do odliczenia podatku VAT) przechowywanych wyłącznie w formie elektronicznej. W tym wypadku bez wpływu na prawo do odliczenia pozostanie okoliczność zniszczenia przez Państwa faktur otrzymanych w wersji papierowej.

Zatem biorąc pod uwagę przedstawiony opis sprawy oraz obowiązujące w tym zakresie przepisy należy stwierdzić, że przechowywanie faktur w formie elektronicznej, zgodnie z procedurami przedstawionymi we wniosku o interpretację, przy założeniu, że spełnione zostaną przez Państwa warunki uprawniające do odliczenia podatku VAT, o których mowa w art. 86 ustawy o VAT i nie wystąpią sytuacje, o których mowa w art. 88 ustawy, będzie przysługiwało Państwu prawo do odliczenia podatku naliczonego z faktur VAT przechowywanych wyłącznie w formie elektronicznej.

Tym samym Państwa stanowisko należy uznać za prawidłowe.

Dodatkowe informacje

Informacja o zakresie rozstrzygnięcia

Interpretacja dotyczy zdarzenia przyszłego, które Państwo przedstawili i stanu prawnego, który obowiązywał w dacie zaistnienia zdarzenia.

Odnosząc się do powołanych interpretacji wskazać należy, że interpretacje przepisów prawa podatkowego wydawane są w indywidualnych sprawach podatników i niewątpliwie kształtują sytuację prawną tych podatników w sprawach będących przedmiotem rozstrzygnięcia, lecz dotyczą konkretnych stanów faktycznych i nie mają mocy prawa powszechnie obowiązującego co oznacza, że należy je traktować indywidualnie (por. prawomocny wyrok Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Łodzi z 27 marca 2015 r. sygn. akt III SA/Łd 109/15).

Zgodnie z art. 14b § 3 Ordynacji podatkowej, składający wniosek o wydanie interpretacji indywidualnej obowiązany jest do wyczerpującego przedstawienia zaistniałego stanu faktycznego lub zdarzenia przyszłego. Organ podatkowy jest ściśle związany przedstawionym we wniosku stanem faktycznym/opisem zdarzenia przyszłego. Zainteresowany ponosi ryzyko związane z ewentualnym błędnym lub nieprecyzyjnym przedstawieniem we wniosku opisu sprawy. Interpretacja indywidualna wywołuje skutki prawnopodatkowe tylko wtedy, o ile rzeczywisty stan sprawy będącej przedmiotem interpretacji pokrywał się będzie ze stanem podanym przez Wnioskodawcę w złożonym wniosku. W związku z powyższym, w przypadku zmiany któregokolwiek elementu przedstawionego we wniosku opisu sprawy lub stanu prawnego, udzielona odpowiedź traci swą aktualność. Równocześnie w przypadku, gdy w toku postępowania podatkowego, kontroli podatkowej, bądź kontroli celno-skarbowej zostanie określony odmienny stan sprawy, interpretacja nie wywoła w tym zakresie skutków prawnych.

Odnosząc się do powołanych interpretacji wskazać należy, że interpretacje przepisów prawa podatkowego wydawane są w indywidualnych sprawach podatników i niewątpliwie kształtują sytuację prawną tych podatników w sprawach będących przedmiotem rozstrzygnięcia, lecz dotyczą konkretnych stanów faktycznych i nie mają mocy prawa powszechnie obowiązującego, co oznacza, że należy je traktować indywidualnie (por. prawomocny wyrok Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Łodzi z 27 marca 2015 r. sygn. akt III SA/Łd 109/15).

Pouczenie o funkcji ochronnej interpretacji

Funkcję ochronną interpretacji indywidualnych określają przepisy art. 14k-14nb ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. - Ordynacja podatkowa (t. j. Dz. U. z 2022 r. poz. 2651 ze zm.). Interpretacja będzie mogła pełnić funkcję ochronną, jeśli: Państwa sytuacja będzie zgodna (tożsama) z opisem stanu faktycznego lub zdarzenia przyszłego i zastosują się Państwo do interpretacji.

Zgodnie z art. 14na § 1 Ordynacji podatkowej:

Przepisów art. 14k-14n Ordynacji podatkowej nie stosuje się, jeśli stan faktyczny lub zdarzenie przyszłe będące przedmiotem interpretacji indywidualnej jest elementem czynności, które są przedmiotem decyzji wydanej:

1) z zastosowaniem art. 119a;

2) w związku z wystąpieniem nadużycia prawa, o którym mowa w art. 5 ust. 5 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług;

3) z zastosowaniem środków ograniczających umowne korzyści.

Zgodnie z art. 14na § 2 Ordynacji podatkowej:

Przepisów art. 14k-14n nie stosuje się, jeżeli korzyść podatkowa, stwierdzona w decyzjach wymienionych w § 1, jest skutkiem zastosowania się do utrwalonej praktyki interpretacyjnej, interpretacji ogólnej lub objaśnień podatkowych.

Pouczenie o prawie do wniesienia skargi na interpretację

Mają Państwo prawo do zaskarżenia tej interpretacji indywidualnej do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego. Zasady zaskarżania interpretacji indywidualnych reguluje ustawa z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi (t. j. Dz. U. z 2023 r. poz. 259 ze zm.; dalej jako „PPSA”).

Skargę do Sądu wnosi się za pośrednictwem Dyrektora KIS (art. 54 § 1 PPSA). Skargę należy wnieść w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia interpretacji indywidualnej (art. 53 § 1 PPSA):

- w formie papierowej, w dwóch egzemplarzach (oryginał i odpis) na adres: Krajowa Informacja Skarbowa, ul. Teodora Sixta 17, 43-300 Bielsko-Biała (art. 47 § 1 PPSA), albo

- w formie dokumentu elektronicznego, w jednym egzemplarzu (bez odpisu), na adres Elektronicznej Skrzynki Podawczej Krajowej Informacji Skarbowej na platformie ePUAP: /KIS/SkrytkaESP (art. 47 § 3 i art. 54 § 1a PPSA).

Skarga na interpretację indywidualną może opierać się wyłącznie na zarzucie naruszenia przepisów postępowania, dopuszczeniu się błędu wykładni lub niewłaściwej oceny co do zastosowania przepisu prawa materialnego. Sąd jest związany zarzutami skargi oraz powołaną podstawą prawną (art. 57a PPSA).

Podstawa prawna dla wydania interpretacji

Podstawą prawną dla wydania tej interpretacji jest art. 13 § 2a oraz art. 14b § 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. - Ordynacja podatkowa.