Interpretacja indywidualna z dnia 30 maja 2023 r., Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej, sygn. 0112-KDIL2-1.4011.270.2023.1.KF

Obowiązki płatnika w zakresie możliwości wystawienia dla Pracownika dwóch informacji PIT-11 za 2023 r. w związku ze zmianą programu kadrowo-płacowego w trakcie roku podatkowego.

Interpretacja indywidualna – stanowisko nieprawidłowe

Szanowni Państwo,

stwierdzam, że Państwa stanowisko w sprawie oceny skutków podatkowych opisanego stanu faktycznego oraz zdarzenia przyszłego w podatku dochodowym od osób fizycznych jest nieprawidłowe.

Zakres wniosku o wydanie interpretacji indywidualnej

30 marca 2023 r. wpłynął Państwa wniosek z 27 marca 2023 r. o wydanie interpretacji indywidualnej, który dotyczy obowiązków płatnika w zakresie możliwości wystawienia dla Pracownika dwóch informacji PIT-11 za 2023 r. w związku ze zmianą programu kadrowo-płacowego w trakcie roku podatkowego. Treść wniosku jest następująca:

Opis stanu faktycznego oraz zdarzenia przyszłego

Posiadają Państwo siedzibę w Polsce i podlegają w Polsce nieograniczonemu obowiązkowi podatkowemu na gruncie podatku dochodowego od osób prawych.

Na potrzeby prowadzonej działalności zatrudniają Państwo pracowników na podstawie umów o pracę lub umów zlecenia (dalej: Pracownicy). Z tytułu łączącego Państwa z Pracownikami stosunku pracy lub umowy zlecenia, zgodnie z art. 35 oraz art. 45ba ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych (tekst jedn.: Dz. U. 2022 poz. 2647, z późn. zm., dalej: Ustawa o PIT), pełnią Państwo funkcję płatnika podatku dochodowego od osób fizycznych, tj. pobierają i wpłacają na rachunek urzędu skarbowego zaliczki na podatek dochodowy od osób fizycznych wynikające z umów o pracę i umów zleceń zawartych z tymi Pracownikami.

W związku z nową polityką przyjętą w grupie, do której Państwo należą, od połowy roku 2023 usługi rozliczeń kadrowo-płacowych będą dostarczane przez podmiot zewnętrzny (dalej: Dostawca), po Państwa stronie pozostanie jedynie funkcja kontrolna.

Obecnie przy wyliczaniu wynagrodzeń pracowników stosują Państwo system kadrowo-płacowy dostarczany przez A. Od momentu wprowadzenia nowej polityki i przejęcia rozliczeń przez Dostawcę, wynagrodzenia pracowników wyliczane będą przy pomocy systemu B. Jednocześnie migracja danych z jednego systemu do drugiego może być znacznie utrudniona albo kompletnie niemożliwa.

W konsekwencji powyższego może dojść do sytuacji, w której to Państwo nie będą w stanie scalić danych z dwóch systemów kadrowo-płacowych, tak, aby móc przygotować po jednej informacji PIT-11 dla każdego Pracownika. W związku z wdrożeniem powyższego rozwiązania, za 2023 r. zamierzają Państwo przekazać Pracownikom i złożyć do właściwych dla nich urzędów skarbowych dwie informacje PIT-11, jedną wypełnioną na podstawie samodzielnie przygotowanych przez Państwo danych z systemu A oraz drugą wypełnioną przez Dostawcę na podstawie danych przygotowanych przy użyciu systemu B.

Obie informacje PIT-11 przekazane Pracownikom będą dotyczyły różnych miesięcy 2023 r.

Pytanie

1.Czy wypełniając obowiązki płatnika w zakresie przygotowania oraz przekazania rocznej informacji PIT-11 będą Państwo mogli przekazać każdemu Pracownikowi oraz złożyć do właściwego dla niego urzędu skarbowego dwie informacje PIT-11 za 2023 r., tj. jedną za okres, w którym wynagrodzenie zostanie wyliczone przy pomocy systemu A oraz drugą za okres, w którym użyty zostanie system B?

2.W przypadku uznania Państwa stanowiska w zakresie pytania 1 za prawidłowe, czy po wysłaniu do urzędu skarbowego dwóch informacji PIT-11 za jeden rok podatkowy, w platformie elektronicznej Twój e-PIT, na poszczególnych profilach Pracowników, będą widniały obydwie informacji PIT-11, które umożliwią Pracownikowi zatwierdzenie rocznego zeznania?

Państwa stanowisko w sprawie

W Państwa ocenie:

1.Wypełniając obowiązki płatnika w zakresie przygotowania oraz przekazania rocznej informacji PIT-11 będą Państwo mogli przekazać każdemu Pracownikowi oraz złożyć do właściwego dla niego urzędu skarbowego dwie informacje PIT-11 za 2023 r., tj. jedną za okres, w którym wynagrodzenie zostanie wyliczone przy pomocy systemu A oraz drugą za okres, w którym użyty zostanie system B.

2.Każdy z Państwa Pracowników, który otrzyma dwa formularze PIT-11 za jeden rok podatkowy, w platformie elektronicznej Twój e-PIT będzie miał dostęp do obydwu informacji PIT-11 umożliwiających zatwierdzenie rocznego zeznania.

Uzasadnienie Państwa stanowiska

Ad 1.

Zgodnie z art. 8 ustawy Ordynacja podatkowa, płatnikiem jest osoba fizyczna, osoba prawna lub jednostka organizacyjna niemająca osobowości prawnej, obowiązana na podstawie przepisów prawa podatkowego do obliczenia i pobrania od podatnika podatku i wpłacenia go we właściwym terminie organowi podatkowemu.

Na mocy art. 32 ust. 1 Ustawy o PIT, zakłady pracy będące osobami fizycznymi, osobami prawnymi oraz jednostkami organizacyjnymi nieposiadającymi osobowości prawnej są obowiązane jako płatnicy obliczać i pobierać w ciągu roku zaliczki na podatek dochodowy od osób, które uzyskują od tych zakładów przychody ze stosunku służbowego, stosunku pracy, z pracy nakładczej lub ze spółdzielczego stosunku pracy, z zasiłków pieniężnych z ubezpieczenia społecznego wypłacanych przez zakłady pracy lub z tytułu udziału w nadwyżce bilansowej wypłacanej w spółdzielniach pracy.

Na podstawie art. 39 ust. 1 Ustawy o PIT płatnicy, o których mowa w art. 32, art. 33 i art. 35, są obowiązani przesłać podatnikowi i urzędowi skarbowemu, przy pomocy którego naczelnik urzędu skarbowego właściwy według miejsca zamieszkania podatnika wykonuje swoje zadania, a w przypadku podatnika, o którym mowa w art. 3 ust. 2a, urzędowi skarbowemu, przy pomocy którego naczelnik urzędu skarbowego właściwy w sprawach opodatkowania osób zagranicznych wykonuje swoje zadania, imienne informacje sporządzone według ustalonego wzoru. Informację, o której mowa w zdaniu pierwszym, sporządza się również w przypadku dokonywania wypłaty świadczeń określonych w art. 21 ust. 1 pkt 46, 74, 148 i 152-154. W informacji tej wykazuje się również dochody zwolnione od podatku na podstawie umów o unikaniu podwójnego opodatkowania lub innych umów międzynarodowych.

Zgodnie z art. 45ba Ustawy o PIT, oświadczenia, roczne obliczenie podatku, informacje i deklaracje, o których mowa w art. 30j ust. 1 pkt 1, art. 30o pkt 1, art 34 ust. 7 i 8, (art. 35 ust. 10), art. 38 ust. 1a i 1 b, art. 39 ust. 1-4, art. 42 ust. 1a-4, art. 42a ust. 1 oraz art 42e ust. 5 i 6, składa się urzędowi skarbowemu za pomocą środków komunikacji elektronicznej zgodnie z przepisami Ordynacji podatkowej.

Tym samym, przepisy Ustawy o PIT nakładające na płatników obowiązek sporządzenia informacji PIT-11 nie regulują w żaden sposób sporządzenia i przekazania pracownikowi więcej niż jednej informacji PIT-11. Państwa obowiązek w tym zakresie odnosi się więc wyłącznie do przekazania Pracownikom przygotowanych informacji PIT-11, bez wskazania sposobu realizacji tego obowiązku. Jeżeli więc z jakiegokolwiek powodu widzą Państwo potrzebę podziału roku na dwie informacje PIT-11, to żaden przepis podatkowy tego nie zabrania. Finalnie bowiem nawet po wystawieniu dwóch informacji PIT-11 wypełnią Państwo obowiązek płatnika wynikający z art. 39 i art. 45ba Ustawy o PIT.

Pewne wytyczne w tym zakresie zawarto w samej informacji PIT-11, a dokładniej – w części Objaśnień do informacji.

W przypisie nr 2 wskazano, że jeżeli w odniesieniu do dochodów (przychodów) osoby fizycznej uzyskanych w roku, o którym mowa w poz. 4, składający sporządza i przesyła więcej niż jedną informację PIT-11 (niebędącą korektą poprzedniej), w informacji tej nie uwzględnia się kwot wykazanych w uprzednio przesłanych informacjach (nie sumuje się ich). W przypadku gdy sporządzone i przesłane w trakcie roku podatkowego informacje PIT-11 zawierają kompletne dane niezbędne do sporządzenia zeznania podatkowego, płatnik nie przesyła informacji PIT-11 po zakończeniu roku.

W przypisie nr 3 natomiast objaśniono, że jeżeli w odniesieniu do dochodów (przychodów) osoby fizycznej uzyskanych w roku, o którym mowa w poz. 4, składający sporządza i przesyła więcej niż jedną informację PIT-11 (niebędącą korektą poprzedniej), należy podać kolejny numer składanej informacji dotyczącej tego roku podatkowego.

Literalna analiza wyżej przytoczonych przypisów pozwala więc na wystawienie więcej niż jednej informacji PIT-11 przez tego samego płatnika. Ponadto Ustawa o PIT bądź inne przepisy nie wprowadzają w tym zakresie żadnych ograniczeń (co niewątpliwie byłoby wskazane, gdyby ustawodawca takie przewidział).

Tym samym mogą Państwo przekazać Pracownikom dwie informacje PIT-11 z podziałem na dwa okresy w roku podatkowym, tj. jedną informację PIT-11 oznaczoną w pozycji nr 5 formularza jako 01 za okres, w którym w celu wyliczenia wynagrodzenia Pracownika użyty zostanie system A oraz drugą informację PIT-11 oznaczoną w pozycji nr 5 formularza jako 02 za okres, w którym wynagrodzenie Pracownika obliczone zostanie przy wykorzystaniu systemu B. Takie dwie informacje PIT-11 dotyczące jednego roku podatkowego mogą także zostać wysłane do urzędu skarbowego.

Ad 2.

Twój e-PIT to automatycznie przygotowane i udostępnione przez Krajową Administrację Skarbową roczne zeznanie podatkowe osób fizycznych. Pracownik, który skorzysta z tej usługi nie musi wypełniać wniosków, aby rozliczyć swój podatek przy jej użyciu.

W przypadku, gdy podatnik jako osoba fizyczna uzyskuje przychody z dwóch różnych stosunków pracy, w następstwie otrzymania formularza PIT-11 od każdego z pracodawców, na platformie Twój e-PIT podatnika widoczne są obie informacje PIT-11, z których wskazane przez pracodawców przychody są automatycznie sumowane w ramach odpowiedniej, wybranej przez podatnika deklaracji.

Analogicznie jak w powyższym przykładzie, Państwa Pracownik chcący skorzystać z usługi Twój e-PIT, po zalogowaniu się na platformę będzie miał wgląd do gotowych deklaracji przygotowanych wcześniej przez Ministerstwo Finansów, uwzględniających obie, zsumowane informacje PIT-11 przesłane przez Państwo. Program pozwoli Pracownikowi na edytowanie ewentualnych ulg i odliczeń oraz zatwierdzenie rocznego zeznania.

Mając na uwadze powyższe, wnoszą Państwo o potwierdzenie przedstawionych przez siebie stanowisk.

Ocena stanowiska

Stanowisko, które przedstawili Państwo we wniosku jest nieprawidłowe.

Uzasadnienie interpretacji indywidualnej

Zgodnie z przepisem art. 8 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (t. j. Dz. U. z 2022 r. poz. 2651 ze zm.):

Zasady poboru przez płatników zaliczek na podatek dochodowy od osób fizycznych oraz obowiązki tych płatników regulują przepisy ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych(t. j. Dz. U. z 2022 r. poz. 2647 ze zm.).

Analizując Państwa obowiązki – jako płatnika – w związku z zatrudnianiem Pracowników na podstawie umowy o pracę należy odnieść się do art. 32 ust. 1 ww. ustawy, zgodnie z którym:

W myśl natomiast art. 39 ust. 1 ww. ustawy:

Przy czym, jak wynika z art. 39 ust. 2 ww. ustawy:

Z kolei o obowiązkach płatników podatku dochodowego w związku z zawartymi umowami cywilnoprawnymi (zlecenia czy o dzieło) jest mowa w art. 41 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych.

Zgodnie z art. 41 ust. 1 ww. ustawy:

Ja wynika natomiast z art. 42 ust. 2 pkt 1 ww. ustawy:

Terminy przekazywania informacji PIT-11 reguluje natomiast art. 42g ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, który w ust. 1 wskazuje, że:

Jednocześnie, w myśl art. 45ba ww. ustawy:

Państwa wątpliwości dotyczą możliwości wystawienia dla Pracownika dwóch informacji PIT-11 za 2023 r. w związku ze zmianą programu kadrowo-płacowego w trakcie roku podatkowego.

W związku z powyższym wyjaśniam, że PIT-11 stanowi informację składaną przez płatnika wskazującą wysokość pobranych zaliczek na podatek oraz wysokość wypłaconego wynagrodzenia. Informację przekazuje się co do zasady po zakończeniu roku podatkowego, którego dotyczy. Informacja dotyczy całego roku podatkowego – nie należy zatem wystawiać wielu PIT-11 osobno za różne okresy związane z wykonywaniem funkcji płatnika przez ten sam podmiot.

Wyjątek od tej zasady przewiduje jedynie art. 39 ust. 2 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych. Dotyczy on sytuacji, gdy w trakcie roku ustał obowiązek poboru zaliczek przez płatnika (np. doszło do rozwiązania umowy o pracę) i pracownik złożył wniosek o sporządzenie i przekazanie informacji PIT-11. Wówczas, w terminie 14 dni od złożenia tego wniosku, płatnik jest obowiązany sporządzić PIT-11 i przekazać go podatnikowi oraz właściwemu urzędowi skarbowemu, w trakcie roku podatkowego.

Zatem wyłącznie w sytuacji, gdy w danym roku podatkowym stosunek pracy, a tym samym obowiązek poboru zaliczek ustał i pracownik złożył wniosek, o którym mowa w art. 39 ust. 2 ww. ustawy oraz jednocześnie w tym samym roku ponownie powstał obowiązek poboru zaliczek w stosunku do tego samego pracownika (np. zawarto kolejną umowę o pracę z tym samym pracownikiem), możliwe jest wystawienie więcej niż jednej informacji PIT-11 przez tego samego płatnika dla tego samego pracownika.

To właśnie do takich sytuacji odnosi się przywołane przez Państwa wyjaśnienie zawarte na formularzu PIT-11 (przypis 2 i 3). Świadczy o tym m.in. wskazanie, że:w informacji tej nie uwzględnia się kwot wykazanych w uprzednio przesłanych informacjach (a więc informacjach przesłanych w trakcie roku podatkowego), a także wyjaśnienie, że: w przypadku gdy sporządzone i przesłane w trakcie roku podatkowego informacje PIT-11 zawierają kompletne dane niezbędne do sporządzenia zeznania podatkowego, płatnik nie przesyła informacji PIT-11 po zakończeniu roku.

Zatem, to wyłącznie z inicjatywy pracownika (na wniosek składany zgodnie z art. 39 ust. 2 ww. ustawy), może dojść do sytuacji, gdy płatnik wystawi dla jednej osoby kilka (2 lub więcej) informacji PIT-11 za dany rok podatkowy. W pozostałych przypadkach płatnik dla danego podatnika wystawia po zakończeniu roku podatkowego tylko jedną informację PIT-11 obejmującą wszystkie przychody i pobrane zaliczki na podatek dochodowy.

Powyższe potwierdza broszura przygotowana przez Ministerstwo Finansów stanowiąca instrukcję wypełniania informacji PIT-11 (dostępna pod adresem: https://www.platnik.e-pity.pl/pit11/broszura-pit11-opis-pol/), w której wskazano:

Nieprawidłowe jest zatem Państwa stwierdzenie, że mogą Państwo wystawić dwie informacje PIT-11 za dany rok podatkowy z jakiegokolwiek powodu, jeżeli widzą Państwo taką potrzebę. Również wskazywane przez Państwa ewentualne problemy techniczne związane z migracją danych z jednego systemu do drugiego, pozostają bez wpływu na powyższy obowiązek dotyczący wystawienia po zakończeniu roku podatkowego jednej informacji PIT-11 obejmującej wszystkie uzyskane przez danego Pracownika przychody oraz pobrane zaliczki na podatek dochodowy.

Podsumowując, nie można zatem zgodzić się z Państwem, że wypełniając obowiązki płatnika w zakresie przygotowania oraz przekazania rocznej informacji PIT-11 będą Państwo mogli przekazać każdemu Pracownikowi oraz złożyć do właściwego dla niego urzędu skarbowego dwie informacje PIT-11 za 2023 r., tj. jedną za okres, w którym wynagrodzenie zostanie wyliczone przy pomocy systemu A oraz drugą za okres, w którym użyty zostanie system B.

Tym samym Państwa stanowisko w zakresie pytania nr 1 jest nieprawidłowe.

W interpretacji nie odniesiono się do Pastwa stanowiska dotyczącego pytania nr 2. Pytanie to zostało bowiem zadane warunkowo, tzn. oczekiwali Państwo odpowiedzi na nie wyłącznie w przypadku, gdy Państwa stanowisko w zakresie pytania nr 1 zostanie uznane za prawidłowe.

Dodatkowe informacje

Informacja o zakresie rozstrzygnięcia

Interpretacja dotyczy:

-stanu faktycznego, który Państwo przedstawili i stanu prawnego, który obowiązywał w dacie zaistnienia zdarzenia oraz

-zdarzenia przyszłego, które Państwo przedstawili i stanu prawnego, który obowiązuje w dniu wydania interpretacji.

Pouczenie o funkcji ochronnej interpretacji

·Funkcję ochronną interpretacji indywidualnych określają przepisy art. 14k-14nb ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. – Ordynacja podatkowa (t. j. Dz. U. z 2022 r. poz. 2651 ze zm.). Interpretacja będzie mogła pełnić funkcję ochronną, jeśli: Państwa sytuacja będzie zgodna (tożsama) z opisem stanu faktycznego lub zdarzenia przyszłego i zastosują się Państwo do interpretacji.

·Zgodnie z art. 14na § 1 Ordynacji podatkowej:

Zgodnie z art. 14na § 2 Ordynacji podatkowej:

Pouczenie o prawie do wniesienia skargi na interpretację

Mają Państwo prawo do zaskarżenia tej interpretacji indywidualnej do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego. Zasady zaskarżania interpretacji indywidualnych reguluje ustawa z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi (t. j. Dz. U. z 2023 r. poz. 259 ze zm.; dalej jako „PPSA”).

Skargę do Sądu wnosi się za pośrednictwem Dyrektora KIS (art. 54 § 1 PPSA). Skargę należy wnieść w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia interpretacji indywidualnej (art. 53 § 1 PPSA):

·w formie papierowej, w dwóch egzemplarzach (oryginał i odpis) na adres: Krajowa Informacja Skarbowa, ul. Teodora Sixta 17, 43-300 Bielsko-Biała (art. 47 § 1 PPSA), albo

·w formie dokumentu elektronicznego, w jednym egzemplarzu (bez odpisu), na adres Elektronicznej Skrzynki Podawczej Krajowej Informacji Skarbowej na platformie ePUAP: /KIS/SkrytkaESP (art. 47 § 3 i art. 54 § 1a PPSA).

Skarga na interpretację indywidualną może opierać się wyłącznie na zarzucie naruszenia przepisów postępowania, dopuszczeniu się błędu wykładni lub niewłaściwej oceny co do zastosowania przepisu prawa materialnego. Sąd jest związany zarzutami skargi oraz powołaną podstawą prawną (art. 57a PPSA).

Podstawa prawna dla wydania interpretacji

Podstawą prawną dla wydania tej interpretacji jest art. 13 § 2a oraz art. 14b § 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. – Ordynacja podatkowa (t. j. Dz. U. z 2022 r. poz. 2651 ze zm.).