Interpretacja indywidualna z dnia 25 maja 2023 r., Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej, sygn. 0114-KDIP4-3.4012.103.2023.9.DS

Prawo do odliczenia podatku VAT naliczonego z faktur dotyczących zakupu towarów i usług związanych podróżami służbowymi pracowników, przechowywanych w formie elektronicznej.

Interpretacja indywidualna

– stanowisko prawidłowe

Szanowni Państwo,

stwierdzam, że Państwa stanowisko w sprawie oceny skutków podatkowych opisanego zdarzenia przyszłego w podatku od towarów i usług jest prawidłowe.

Zakres wniosku o wydanie interpretacji indywidualnej

6 marca 2023 r. wpłynął Państwa wniosek o wydanie interpretacji indywidualnej, który dotyczy prawa do odliczenia podatku VAT naliczonego, wynikającego z faktur dotyczących zakupu towarów i usług związanych z podróżami służbowymi, które będą przechowywane w formie elektronicznej.

Uzupełnili go Państwo – w odpowiedzi na wezwanie – pismem z 15 maja 2023 r. (wpływ 15 maja 2023 r.).

Treść wniosku jest następująca:

Opis zdarzenia przyszłego

Spółka A sp. z o. o. (dalej określana jako „Wnioskodawca”) posiada siedzibę działalności gospodarczej w Polsce i podlega opodatkowaniu od całości swoich dochodów w Polsce. Wnioskodawca jest zarejestrowany jako czynny podatnik VAT w Polsce. Wnioskodawca prowadzi księgi rachunkowe zgodnie z przepisami ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości.

Wnioskodawca zatrudnia pracowników na podstawie umowy o pracę zgodnie z przepisami ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy (dalej określanymi jako „pracownicy”). Pracownicy odbywają podróże służbowe, czyli na polecenie Wnioskodawcy wykonują zadania służbowe poza miejscowością, w której znajduje się siedziba Wnioskodawcy albo ich stałe miejsce pracy (dalej określane jako „podróże służbowe”). Pracownikom przysługują od Wnioskodawcy należności na pokrycie kosztów związanych z podróżami służbowymi. Podróże służbowe oraz wypłata należności na pokrycie kosztów związanych z podróżami służbowymi odbywają się zgodnie z art. 77⁵ § 1, 2 i 5 ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy oraz przepisami rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej.

Wnioskodawca ponosi wydatki na zakup towarów i usług związanych z podróżami służbowymi (np. usług noclegowych, usług gastronomicznych, paliwa) oraz na rozliczenie należności związanych z podróżami służbowymi (np. diety). Wydatki te są ponoszone przez Wnioskodawcę w celu osiągnięcia przychodów ze źródła przychodów lub w celu zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów. W konsekwencji wydatki te stanowią dla Wnioskodawcy koszt uzyskania przychodów zgodnie z art. 15 ust. 1 oraz art. 16 ust. 1 pkt 30 lit. a ustawy z dnia 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych.

Zakupione towary i usługi są wykorzystywane przez Wnioskodawcę do wykonywania czynności opodatkowanych podatkiem VAT. W konsekwencji Wnioskodawcy przysługuje prawo do odliczenia podatku VAT od tych zakupów zgodnie z art. 86 ust. 1 oraz art. 88 ust. 1 pkt 4 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług.

W związku z podróżami służbowymi oraz wypłatą należności na pokrycie kosztów związanych z podróżami służbowymi u Wnioskodawcy powstaje szereg dokumentów (dalej określanych jako „dokumenty”). Dokumenty te można podzielić na dwie grupy:

1)dokumenty wewnętrzne – są to wszelkiego rodzaju dokumenty wytworzone przez Wnioskodawcę w związku z podróżami służbowymi oraz wypłatą należności na pokrycie kosztów związanych z podróżami służbowymi, a w szczególności:

-polecenia wyjazdu służbowego (podpisane elektronicznie przez przełożonego i zarząd),

-ankiety wyjazdu służbowego (podpisane elektronicznie przez przełożonego lub dyrektora),

-rozliczenia kosztów wyjazdu służbowego,

-ewidencje przebiegu pojazdu (kilometrówka),

-oświadczenia o dokonaniu wypłaty ze służbowej karty kredytowej,

-oświadczenia o rezygnacji z gotówkowego rozliczania i wskazanie numeru rachunku bankowego,

-polecenia księgowania (PK) dotyczące ujęcia w księgach rachunkowych wypłat należności na pokrycie kosztów związanych z podróżami służbowymi.

2)dokumenty zewnętrzne – są to wszelkiego rodzaju dokumenty otrzymane przez Wnioskodawcę, które potwierdzają nabycie towarów i usług związanych z podróżami służbowymi, a w szczególności:

-faktury dokumentujące zakup usług noclegowych,

-faktury dokumentujące zakup usług gastronomicznych,

-faktury dokumentujące zakup paliwa,

-faktury dokumentujące wynajem samochodu,

-rachunki dokumentujące przejazd taksówkami,

-bilety lotnicze,

-bilety kolejowe,

-paragony za parking.

Dokumenty mogą mieć formę elektroniczną (dotyczy to głównie dokumentów wewnętrznych) albo formę papierową (dotyczy to głównie dokumentów zewnętrznych). W najbliższym czasie Wnioskodawca ma zamiar zmodyfikować zasady przechowywania tych dokumentów poprzez ich archiwizowanie wyłącznie w formie elektronicznej. Celem tej modyfikacji jest usprawnienie procesu dostępu do dokumentów oraz zaoszczędzenie przestrzeni magazynowej w archiwum.

W zakresie dokumentów mających formę elektroniczną Wnioskodawca będzie wytwarzał lub otrzymywał dokument w formie elektronicznej. Następnie dokument ten będzie zapisywany w formie elektronicznej. Dokument będzie przechowywany przez Wnioskodawcę w formie elektronicznej. Dokument nie będzie istniał w formie papierowej. Natomiast w zakresie dokumentów mających formę papierową Wnioskodawca będzie wytwarzał lub otrzymywał dokument w formie papierowej. Następnie dokument ten będzie skanowany, a skan będzie zapisywany w formie elektronicznej. Dokument będzie przechowywany przez Wnioskodawcę w formie elektronicznej. Dokument w formie papierowej będzie niszczony. Za skanowanie i niszczenie dokumentu w formie papierowej może być odpowiedzialny pracownik odbywający podróż służbową albo osoby odpowiedzialne za rozliczanie podróży służbowych u Wnioskodawcy.

We wszystkich przedstawionych sytuacjach – zarówno dokumenty w formie papierowej, jak i dokumenty w formie elektronicznej – po ich zapisaniu w formie elektronicznej będą spełniały następujące warunki:

-dokument w formie elektronicznej będzie stanowił wierne odzwierciedlenie dokumentu w formie papierowej,

-dokument w formie elektronicznej zostanie zapisany w formacie, który będzie umożliwiał zapoznanie się z treścią dokumentu i sporządzenie jego wydruku,

-dokument w formie elektronicznej będzie przechowywany przez Wnioskodawcę co najmniej do czasu przedawnienia zobowiązania podatkowego,

-dokument w formie elektronicznej będzie przesyłany i przechowywany w formacie, który co do zasady uniemożliwia ingerencję w treść dokumentu.

Poprzez złożenie niniejszego wniosku o wydanie interpretacji indywidualnej Wnioskodawca zmierza do ustalenia, czy przedstawiony sposób przechowywania dokumentacji związanej z podróżami służbowymi oraz wypłatą należności na pokrycie kosztów związanych z podróżami służbowymi pozwala na prawidłowe rozliczenie podatku dochodowego od osób prawnych (CIT), podatku dochodowego od osób fizycznych (PIT) oraz podatku od towarów i usług (VAT). W związku z powyższym Wnioskodawca prosi o przyjęcie, jako elementu opisu zdarzenia przyszłego, że mamy do czynienia z podróżami służbowymi, że ponoszone wydatki stanowią koszty uzyskania przychodów (z zastrzeżeniem wydatków niestanowiących kosztów uzyskania przychodów) oraz że przysługuje prawo do odliczenia podatku VAT od dokonywanych zakupów (z zastrzeżeniem zakupów niedających prawa do odliczenia podatku VAT).

Uzupełnienie i doprecyzowanie opisu zdarzenia przyszłego

Spółka zapewni funkcjonowanie kontroli biznesowych, które ustalą wiarygodną ścieżkę audytu faktur od momentu ich otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego w odniesieniu do wydatków dokumentowanych tymi fakturami.

Szczegółowo kontrola biznesowa będzie wyglądała w następujący sposób:

a)w pierwszej kolejności należy wskazać, że w spółce A sp. z o. o. będzie istniał system akceptacji podróży służbowych, w związku z którymi będą otrzymywane faktury. Potrzebę odbycia podróży służbowej pracownik będzie uzgadniał z przełożonym, a następnie zgłaszał drogą mailową to sekretariatu. Sekretariat ustala i organizuje szczegóły podróży, a także sporządza polecenie wyjazdu służbowego, które wymaga następnie akceptacji przełożonego pracownika oraz zarządu spółki. Akceptacje mają formę wewnętrznych podpisów elektronicznych.

b)po odbyciu podróży służbowej pracownik jest zobowiązany do złożenia ankiety podróży służbowej, która podlega podpisaniu przez pracownika i przełożonego. W ankiecie podróży służbowej zostają opisane wszystkie poniesione wydatki oraz zostają do niej dołączone załączniki potwierdzające poniesienie tych wydatków. Następnie sekretariat dokonuje kalkulacji kosztów podróży służbowej. Kalkulacja ta wymaga akceptacji działu księgowości oraz w szczegółowo opisanych przypadkach również osób pełniących funkcje dyrektorskie. Cały obieg dokumentów ma formę elektroniczną. Akceptacje i podpisy mają formę wewnętrznych podpisów elektronicznych.

c)faktury związane z podróżami służbowymi mogą wpływać do spółki A sp. z o. o. w następujący sposób:

-pracownik odbywający podróż służbową otrzyma fakturę w formie elektronicznej na swój adres mailowy – wówczas pracownik będzie zobowiązany dołączyć tę fakturę do ankiety podróży służbowej opisanej w pkt b); pracownik będzie zobowiązany do dołączenia jej w takiej samej postaci i w takim samym formacie w jakim była faktura otrzymana od sprzedawcy,

-pracownik odbywający podróż służbową otrzyma fakturę w formie papierowej – wówczas pracownik będzie zobowiązany do wykonania skanu i zapisania jej w formacie PDF albo fotokopii i zapisania jej w formacie JPG oraz dołączenia tego skanu albo fotokopii do ankiety podróży służbowej opisanej w pkt b); pracownik będzie zobowiązany do wykonania skanu albo fotokopii w sposób wiernie i czytelnie odzwierciedlający całą treść faktury oraz do zapisania ich we wskazanych formatach; faktura w formie papierowej będzie przechowywana przez pracownika przez wskazany okres, nie krócej jednak niż do momentu rozliczenia delegacji i ujęcia faktur w ewidencji VAT; po tym okresie faktura w formie papierowej będzie niszczona przez pracownika,

-spółka otrzyma fakturę w formie elektronicznej na swój adres mailowy – faktura będzie przekazywana do księgowości; faktura w formie elektronicznej będzie przez księgowość automatycznie zapisywana w programie (...),

-spółka otrzyma fakturę w formie papierowej (np. pocztą) – faktura będzie przekazywana przez sekretariat do księgowości; księgowość będzie dokonywała skanu faktury i zapisania jej w programie (...); skan będzie wiernie i czytelnie odzwierciedlał całą treść faktury; faktura w formie papierowej będzie przechowywana przez księgowość przez wskazany okres, nie krócej jednak niż do momentu rozliczenia delegacji i ujęcia faktur w ewidencji VAT; po tym okresie faktura w formie papierowej będzie niszczona przez księgowość.

d)wszystkie faktury opisane w pkt c) będą przechodziły kontrolę na etapie księgowości. Każda faktura będzie oceniana pod kątem ujęcia jej do celów podatku VAT. W szczególności będzie oceniane czy faktura posiada wszystkie niezbędne elementy oraz czy jest ona czytelna. W razie wątpliwości w tym zakresie księgowość będzie dokonywała weryfikacji i porównania faktury w wersji papierowej i skanu (pracownik odbywający podróż służbową będzie wówczas zobowiązany do dostarczenia do księgowości faktury w wersji papierowej). Następnie będzie miała miejsce akceptacja merytoryczna, której celem jest potwierdzenie, że faktura wiąże się z zakupami faktycznie dokonanymi przez spółkę. W przypadku podróży służbowych za akceptację merytoryczną będzie odpowiadał sekretariat, który odgrywa kluczową rolę w organizacji i rozliczaniu podroży służbowych. Następnie faktura będzie wymagała akceptacji merytorycznej ze strony przełożonego pracownika, który odbywał podróż służbową oraz w szczegółowo opisanych przypadkach również osób pełniących funkcje dyrektorskie. Akceptacje mają formę wewnętrznych podpisów elektronicznych.

Otrzymane faktury będą niszczone dopiero po zastosowaniu kontroli biznesowych, sprawdzeniu ich poprawności, autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności oraz ich zaewidencjonowaniu.

Spółka umożliwi naczelnikowi urzędu skarbowego, naczelnikowi urzędu celno-skarbowego, dyrektorowi izby administracji skarbowej lub Szefowi Krajowej Administracji Skarbowej na żądanie, w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej:

a)poza terytorium kraju – dostęp on-line do faktur zgodnie z art. 112a ust. 3 ustawy o podatku od towarów i usług,

b)poza terytorium kraju lub na terytorium kraju (na serwerach znajdujących się fizycznie na terytorium kraju) – bezzwłoczny ich pobór oraz przetwarzanie danych w nich zawartych, stosownie do art. 112a ust. 4 ustawy o podatku od towarów i usług.

Pytanie (oznaczone we wniosku nr 1)

Czy Wnioskodawcy przysługuje prawo do odliczenia podatku VAT z faktur dotyczących zakupu towarów i usług związanych z podróżami służbowymi, które będą przechowywane w formie elektronicznej na zasadach przedstawionych w opisie zdarzenia przyszłego?

Państwa stanowisko w sprawie

Uwagi ogólne – podróż służbowa

Zasady wykonywania i rozliczania podróży służbowych określają przepisy ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy (dalej w skrócie k.p.) oraz rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej (dalej określanego jako „rozporządzenie”).

Zgodnie z art. 77⁵ § 1 k.p. „Pracownikowi wykonującemu na polecenie pracodawcy zadanie służbowe poza miejscowością, w której znajduje się siedziba pracodawcy, lub poza stałym miejscem pracy przysługują należności na pokrycie kosztów związanych z podróżą służbową”.

Zgodnie z art. 77⁵ § 2 k.p. „Minister właściwy do spraw pracy określi, w drodze rozporządzenia, wysokość oraz warunki ustalania należności przysługujących pracownikowi, zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej, z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju oraz poza granicami kraju (...)”.

Natomiast zgodnie z art. 77⁵ § 5 k.p. „W przypadku gdy układ zbiorowy pracy, regulamin wynagradzania lub umowa o pracę nie zawiera postanowień, o których mowa w § 3, pracownikowi przysługują należności na pokrycie kosztów podróży służbowej odpowiednio według przepisów, o których mowa w § 2”.

W opisie zdarzenia przyszłego wskazano, że podróże służbowe oraz wypłata należności na pokrycie kosztów związanych z podróżami służbowymi odbywają się zgodnie z art. 77⁵ § 1, 2 i 5 k.p. oraz przepisami rozporządzenia.

Zasady opodatkowania podatkiem od towarów i usług określają przepisy ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (dalej w skrócie u.p.t.u.).

Zgodnie z art. 86 ust. 1 u.p.t.u. „W zakresie, w jakim towary i usługi są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych, podatnikowi, o którym mowa w art. 15, przysługuje prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego, z zastrzeżeniem art. 114, art. 119 ust. 4, art. 120 ust. 17 i 19 oraz art. 124”.

Natomiast zgodnie z art. 88 ust. 1 pkt 4 u.p.t.u. „Obniżenia kwoty lub zwrotu różnicy podatku należnego nie stosuje się do nabywanych przez podatnika usług noclegowych i gastronomicznych, z wyjątkiem:

a) (uchylona),

b) nabycia gotowych posiłków przeznaczonych dla pasażerów przez podatników świadczących usługi przewozu osób;

c) usług noclegowych nabywanych w celu ich odprzedaży, opodatkowanych u tego podatnika na podstawie art. 8 ust. 2a”.

W opisie zdarzenia przyszłego wskazano, że towary i usługi zakupione w związku z podróżami służbowymi są wykorzystywane przez Wnioskodawcę do wykonywania czynności opodatkowanych VAT.

W konsekwencji Wnioskodawcy przysługuje prawo do odliczenia podatku VAT od tych zakupów zgodnie z art. 86 ust. 1 u.p.t.u., z wyłączeniem towarów i usług wskazanych w art. 88 ust. 1 pkt 4 u.p.t.u.

Zgodnie z art. 112a ust. 1 u.p.t.u. „Podatnicy przechowują:

1)wystawione przez siebie lub w swoim imieniu faktury, w tym faktury wystawione ponownie,

2)otrzymane faktury, w tym faktury wystawione ponownie - w podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia lub otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego”.

Art. 112a ust. 1 u.p.t.u. określa zasady przechowywania faktur, w tym faktur zakupowych. Przepis ten nie wskazuje w jakiej formie mają być przechowywane te faktury. W związku z tym należy stwierdzić, że prawnie dopuszczalne jest zarówno przechowywanie faktur w formie papierowej, jak również przechowywanie faktur w formie elektronicznej. Istotne jest, żeby faktury były podzielone na okresy rozliczeniowe, w sposób zapewniający ich łatwe odszukanie. Poza tym faktury przechowywane w formie elektronicznej muszą mieć zapewnioną integralność treści oraz ich czytelność. Warunki te będą spełnione w omawianej sytuacji, ponieważ zgodnie z tym co zostało przedstawione w opisie zdarzenia przyszłego faktury będą zapisane w formacie umożliwiającym zapoznanie się z ich treścią i sporządzenie wydruku oraz będą przechowywane w formacie, który co do zasady uniemożliwia ingerencję w treść faktury. Ponadto faktury otrzymane przez Wnioskodawcę będą przechowywane do momentu upływu terminu przedawnienia. W konsekwencji faktury przechowywane w formie elektronicznej, w sposób zgodny z art. 112a ust. 1 u.p.t.u., będą pozwalały na odliczenie podatku VAT.

Przedstawione stanowisko potwierdza np.:

-interpretacja Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z 17 stycznia 2023 r. (sygn. 0114-KDIP1-3.4012.595.2022.2.AMA),

-interpretacja Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z 17 sierpnia 2022 r. (sygn. 0112-KDIL3.4012.222.2022.2.NS),

-interpretacja Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z 2 marca 2022 r. (sygn. 0114-KDIP1-3.4012.6.2022.2.AMA).

Reasumując: Wnioskodawcy przysługuje prawo do odliczenia podatku VAT z faktur dotyczących zakupu towarów i usług związanych z podróżami służbowymi, które będą przechowywane w formie elektronicznej na zasadach przedstawionych w opisie zdarzenia przyszłego.

Ocena stanowiska

Stanowisko, które przedstawili Państwo we wniosku jest prawidłowe.

Uzasadnienie interpretacji indywidualnej

Zgodnie z art. 2 pkt 31 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (t. j. Dz. U. z 2022 r. poz. 931 ze zm.) zwanej dalej „ustawą”:

Natomiast w myśl art. 2 pkt 32 ustawy:

Zgodnie z art. 106b ust. 1 ustawy:

Jak stanowi art. 106g ust. 1 ustawy:

Przepis art. 106e wymienia katalog elementów, które powinna zawierać faktura.

Zgodnie z art. 106e ust. 1 pkt 1-15 ustawy:

Zgodnie z art. 106e ust. 5 pkt 3 ustawy:

W myśl art. 106m ust. 1 ustawy:

Stosownie do art. 106m ust. 2 ustawy:

Zgodnie natomiast z art. 106m ust. 3 ustawy:

Jak stanowi art. 106m ust. 4 ustawy:

Pojęcie „kontrole biznesowe” użyte w ww. art. 106m ust. 4 ustawy należy rozumieć jako proces, za pośrednictwem którego podatnik tworzy, wdraża oraz aktualizuje dostateczny poziom pewności co do tożsamości dostawcy lub usługodawcy albo wystawcy faktury (autentyczność pochodzenia), w zakresie tego, że nie zmieniono danych dotyczących podatku VAT (integralność treści) oraz w zakresie czytelności faktury od momentu wystawienia faktury, aż do końca okresu przechowywania. Kontrola biznesowa powinna dawać pewną ścieżkę kontrolną, dzięki której można powiązać fakturę ze stanowiącą podstawę jej wystawienia dostawą bądź usługą. Kontrole biznesowe powinny być odpowiednie do wielkości, działalności i rodzaju podatnika oraz powinny uwzględniać ilość i wartość transakcji, jak również ilość i rodzaj dostawców lub usługodawców oraz nabywców lub usługobiorców. W stosownych przypadkach uwzględnione powinny być także inne czynniki. Przykładem kontroli biznesowej jest posiadanie dokumentów uzupełniających, takich jak zamówienie, umowa, dokument transportowy czy wezwanie do zapłaty, które będą towarzyszyły zaistniałym transakcjom handlowym.

Z kolei, pojęcie „wiarygodna ścieżka audytu”, również użyte w ww. przepisie oznacza, że związek pomiędzy dokumentami uzupełniającymi oraz realizowanymi transakcjami jest łatwy do prześledzenia (dzięki posiadaniu dostatecznych danych dla powiązania dokumentów), zgodny z ustalonymi w przedsiębiorstwie procedurami oraz odzwierciedla procesy, które faktycznie miały miejsce. Ścieżka audytu dla celów podatku VAT powinna zapewnić możliwy do skontrolowania związek pomiędzy fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług tak, aby umożliwić sprawdzenie, czy faktura odzwierciedla fakt, że dostawa towarów lub świadczenie usług miały miejsce. Przy czym środki, przy wykorzystaniu których podatnik może wykazać powyższy związek, pozostawia się uznaniu podatnika.

Dopuszczalne są więc wszelkie metody (procedury) przechowywania faktur w formie elektronicznej, z tym zastrzeżeniem, że muszą one gwarantować autentyczność pochodzenia faktur, ich integralność oraz czytelność.

Zgodnie z art. 106m ust. 5 ustawy:

Powyższy przepis określa technologiczne sposoby przesyłu faktur w postaci elektronicznej, które mocą ustawy uznane zostały przez prawodawcę za zapewniające autentyczność pochodzenia i integralności treści faktur elektronicznych. Wykorzystując jedną z powyższych metod podatnik może mieć pewność, że zapewnia on spełnienie ww. przedmiotowych cech faktur. Wskazane metody są jednak tylko przykładowym wyliczeniem, co oznacza, że podatnik może zastosować inne, dowolne środki zapewnienia autentyczności i integralności faktury.

Stosownie do art. 112 ustawy:

Zgodnie z art. 112a ust. 1 ustawy:

W myśl art. 112a ust. 2 ustawy:

Jak stanowi art. 112a ust. 3 ustawy:

Zgodnie z art. 112a ust. 4 ustawy:

Stosownie do art. 112aa ust. 1 ustawy:

W myśl art. 112aa ust. 2 ustawy:

Z powołanych wyżej przepisów wynika, że obowiązujące regulacje prawne dopuszczają możliwość przechowywania faktur otrzymanych w formie elektronicznej lub papierowej, w dowolny sposób. Jednakże sposób ten, jak wymaga ustawodawca, ma zapewniać przechowywanie faktur w podziale na okresy rozliczeniowe w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia lub otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Ponadto, podatnik zobowiązany jest zapewnić odpowiednim organom na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur, a w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej – również bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych.

Z opisu sprawy wynika, posiadają Państwo siedzibę działalności gospodarczej w Polsce i podlegają opodatkowaniu od całości swoich dochodów w Polsce. Są Państwo zarejestrowanym czynnym podatnikiem VAT w Polsce. Zatrudniają Państwo pracowników na podstawie umowy o pracę, którzy odbywają podróże służbowe. Pracownikom przysługują od Państwa należności na pokrycie kosztów związanych z podróżami służbowymi. Ponoszą Państwo wydatki na zakup towarów i usług związanych z podróżami służbowymi (np. usług noclegowych, usług gastronomicznych, paliwa) oraz na rozliczenie należności związanych z podróżami służbowymi (np. diety). Zakupione towary i usługi są wykorzystywane przez Państwa do wykonywania czynności opodatkowanych podatkiem VAT.

W związku z podróżami służbowymi oraz wypłatą należności na pokrycie kosztów związanych z podróżami służbowymi powstaje u Państwa szereg dokumentów, które można podzielić na dwie grupy:

-dokumenty wewnętrzne – są to wszelkiego rodzaju dokumenty wytworzone przez Państwa w związku z podróżami służbowymi oraz wypłatą należności na pokrycie kosztów związanych z podróżami służbowymi, a w szczególności: polecenia wyjazdu służbowego (podpisane elektronicznie przez przełożonego i zarząd), ankiety wyjazdu służbowego (podpisane elektronicznie przez przełożonego lub dyrektora), rozliczenia kosztów wyjazdu służbowego, ewidencje przebiegu pojazdu (kilometrówka), oświadczenia o dokonaniu wypłaty ze służbowej karty kredytowej, oświadczenia o rezygnacji z gotówkowego rozliczania i wskazanie numeru rachunku bankowego oraz polecenia księgowania (PK) dotyczące ujęcia w księgach rachunkowych wypłat należności na pokrycie kosztów związanych z podróżami służbowymi,

-dokumenty zewnętrzne – są to wszelkiego rodzaju dokumenty otrzymane przez Państwa, które potwierdzają nabycie towarów i usług związanych z podróżami służbowymi, a w szczególności: faktury dokumentujące zakup usług noclegowych, faktury dokumentujące zakup usług gastronomicznych, faktury dokumentujące zakup paliwa, faktury dokumentujące wynajem samochodu, rachunki dokumentujące przejazd taksówkami, bilety lotnicze, bilety kolejowe, oraz paragony za parking.

Dokumenty te mogą mieć formę elektroniczną (dotyczy to głównie dokumentów wewnętrznych) albo formę papierową (dotyczy to głównie dokumentów zewnętrznych).

W najbliższym czasie mają Państwo zamiar zmodyfikować zasady przechowywania tych dokumentów poprzez ich archiwizowanie wyłącznie w formie elektronicznej. Celem tej modyfikacji jest usprawnienie procesu dostępu do dokumentów oraz zaoszczędzenie przestrzeni magazynowej w archiwum.

W zakresie dokumentów mających formę elektroniczną będą Państwo wytwarzali lub otrzymywali dokument w formie elektronicznej. Następnie dokument ten będzie zapisywany w formie elektronicznej. Dokument będzie przechowywany przez Państwa w formie elektronicznej. Dokument nie będzie istniał w formie papierowej. Natomiast w zakresie dokumentów mających formę papierową będą Państwo wytwarzali lub otrzymywali dokument w formie papierowej. Następnie dokument ten będzie skanowany, a skan będzie zapisywany w formie elektronicznej. Dokument będzie przechowywany przez Państwa w formie elektronicznej. Dokument w formie papierowej będzie niszczony. Za skanowanie i niszczenie dokumentu w formie papierowej może być odpowiedzialny pracownik odbywający podróż służbową albo osoby odpowiedzialne u Państwa za rozliczanie podróży służbowych.

We wszystkich przedstawionych sytuacjach – zarówno dokumenty w formie papierowej, jak i dokumenty w formie elektronicznej – po ich zapisaniu w formie elektronicznej będą spełniały następujące warunki:

-dokument w formie elektronicznej będzie stanowił wierne odzwierciedlenie dokumentu w formie papierowej,

-dokument w formie elektronicznej zostanie zapisany w formacie, który będzie umożliwiał zapoznanie się z treścią dokumentu i sporządzenie jego wydruku,

-dokument w formie elektronicznej będzie przechowywany przez Wnioskodawcę co najmniej do czasu przedawnienia zobowiązania podatkowego,

-dokument w formie elektronicznej będzie przesyłany i przechowywany w formacie, który co do zasady uniemożliwia ingerencję w treść dokumentu.

Zapewnią Państwo funkcjonowanie kontroli biznesowych, które ustalą wiarygodną ścieżkę audytu faktur od momentu ich otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego w odniesieniu do wydatków dokumentowanych tymi fakturami.

Otrzymane faktury będą niszczone dopiero po zastosowaniu kontroli biznesowych, sprawdzeniu ich poprawności, autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności oraz ich zaewidencjonowaniu. Spółka umożliwi naczelnikowi urzędu skarbowego, naczelnikowi urzędu celno-skarbowego, dyrektorowi izby administracji skarbowej lub Szefowi Krajowej Administracji Skarbowej na żądanie, w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej dostęp on-line do faktur lub bezzwłoczny ich pobór oraz przetwarzanie danych w nich zawartych.

Państwa wątpliwości dotyczą prawa do odliczenia podatku VAT naliczonego wynikającego z faktur dotyczących zakupu towarów i usług związanych z podróżami służbowymi, w przypadku ich przechowywania w formie elektronicznej na opisanych wyżej zasadach.

Odnosząc się do Państwa wątpliwości, w pierwszej kolejności należy podkreślić, że autentyczność pochodzenia, zgodnie z przepisami ustawy oraz intencją ustawodawcy, należy rozumieć jako dostateczną pewność co do tożsamości dostawcy, usługodawcy lub wystawcy faktury. Przy czym, sam fakt oceny skuteczności zachowania autentyczności pochodzenia faktury może być stwierdzony podczas czynności sprawdzających czy też kontrolnych w toku postępowania podatkowego. Dokonanie interpretacji i zastosowanie przepisu regulującego autentyczność pochodzenia sprowadza się przede wszystkim do stwierdzenia czy podatnik stosuje wystarczające środki (kontrole biznesowe), aby obiektywnie można było uznać, że podjął odpowiednie działania zmierzające do tego, aby osiągnąć wystarczający poziom pewności (prawdopodobieństwa) w celu zagwarantowania autentyczności pochodzenia faktury. Jednocześnie badaniu podlega zastosowanie przez podatnika wystarczających środków zapewniających autentyczność pochodzenia faktury bez jednoczesnego wskazywania nadmiernych czy zbyt uciążliwych lub niemożliwych do spełnienia wymagań w tym zakresie. Środki te mogą przybrać zarówno postać techniczną (np. odpowiednie narzędzia informatyczne), jak i organizacyjną (np. regulaminy fakturowania, umowy dotyczące zasad wystawiania faktur itp., czynności techniczne wynikające z ustalonych kompetencji). Innymi słowy podatnik zamierzający skorzystać z prawa przyznanego przez przepis prawa powinien dochować należytej staranności w celu dostatecznego zapewnienia autentyczności pochodzenia faktur.

Archiwizowanie i przechowywanie faktur w formie elektronicznej w sposób przedstawiony w opisie sprawy, czyli przy zapewnieniu autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności jest zgodny z obowiązującymi w tym zakresie przepisami prawa. Jak bowiem wynika z opisu sprawy zarówno dokumenty w formie papierowej, jak i dokumenty w formie elektronicznej – po ich zapisaniu w formie elektronicznej będą spełniały następujące warunki: będą stanowiły wierne odzwierciedlenie dokumentów w formie papierowej, zostaną zapisane w formacie, który będzie umożliwiał zapoznanie się z treścią dokumentu i sporządzenie jego wydruku, będą przechowywane przez Państwa co najmniej do czasu przedawnienia zobowiązania podatkowego, będą przesyłane i przechowywane w formacie, który co do zasady uniemożliwia ingerencję w treść dokumentu. Wskazali Państwo, że zapewnią funkcjonowanie kontroli biznesowych, które ustalą wiarygodną ścieżkę audytu faktur od momentu ich otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego w odniesieniu do wydatków dokumentowanych tymi fakturami. Otrzymane faktury będą niszczone dopiero po zastosowaniu kontroli biznesowych, sprawdzeniu ich poprawności, autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności oraz ich zaewidencjonowaniu. Umożliwią Państwo również naczelnikowi urzędu skarbowego, naczelnikowi urzędu celno-skarbowego, dyrektorowi izby administracji skarbowej lub Szefowi Krajowej Administracji Skarbowej na żądanie, w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej dostęp on-line do faktur lub bezzwłoczny ich pobór oraz przetwarzanie danych w nich zawartych.

Mając na uwadze powyższe, należy stwierdzić, że skoro elektroniczna forma przechowywania faktur zapewni autentyczność pochodzenia, integralność treści i ich czytelność oraz umożliwi dostęp do ww. faktur, na żądanie, odpowiednim organom wskazanym w art. 112a ustawy, to opisany przez Państwa sposób przechowywania faktur będzie zgodny z powołanymi przepisami. Tym samym, spełnione zostaną warunki określone w art. 106m, art. 112 oraz art. 112a ustawy.

Zatem w okolicznościach wskazanych w opisie zdarzenia przyszłego będą Państwo uprawnieni do przechowywania faktur wyłącznie w postaci elektronicznej.

Przechodząc do kwestii prawa od odliczenia podatku VAT z faktur przechowywanych w opisany przez Państwa sposób należy wskazać, że stosownie do art. 86 ust. 1 ustawy:

Zgodnie z art. 86 ust. 2 pkt 1 ustawy:

Ustawodawca stworzył podatnikowi prawo do odliczenia podatku naliczonego, pod warunkiem spełnienia przez niego zarówno tzw. przesłanek pozytywnych, m.in. tego, że zakupy będą wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych oraz niezaistnienia przesłanek negatywnych, określonych w art. 88 ustawy. Przy czym, prawo podatnika do odliczenia podatku naliczonego nie jest uzależnione ani od rodzaju faktury (papierowa/elektroniczna), ani od formy w jakiej podatnik przechowuje faktury zakupowe.

Prawidłowe przechowywanie dokumentów jest niezbędne do tego, aby podatnik nie utracił nabytego wcześniej prawa do odliczenia podatku VAT w przypadku ewentualnej kontroli organów podatkowych wymienionych w art. 112a ustawy, które to organy muszą mieć dostęp do otrzymanych przez podatnika faktur, w sposób wskazany w tym przepisie. Prawidłowość przechowywania faktur zostaje więc weryfikowana co do zasady przez organy podatkowe, które na podstawie przechowywanych przez podatnika dokumentów oceniają, czy podatnik miał podstawy do obniżenia kwoty podatku należnego w związku z nabywanymi towarami i usługami.

Z opisu sprawy wynika, że są Państwo czynnym podatnikiem podatku VAT. W ramach prowadzonej działalności gospodarczej ponoszą Państwo wydatki na zakup towarów i usług związanych z podróżami służbowymi (np. usług noclegowych, usług gastronomicznych, paliwa) oraz na rozliczenie należności związanych z podróżami służbowymi (np. diety). Zakupione towary i usługi są wykorzystywane przez Państwa do wykonywania czynności opodatkowanych podatkiem VAT.

Zatem przysługuje Państwu prawo do odliczenia podatku VAT naliczonego z faktur dotyczących zakupu towarów i usług związanych podróżami służbowymi pracowników, przechowywanych w formie elektronicznej, według opisanych powyżej zasad.

Podsumowując należy stwierdzić, że przechowywanie faktur - dotyczących wydatków służbowych ponoszonych przez Państwa pracowników - wyłącznie w formie elektronicznej, na zasadach przedstawionych w opisie zdarzenia przyszłego, będzie zgodne z przepisami ustawy, a Państwo będą mieli prawo do odliczenia podatku VAT naliczonego wynikającego z tych faktur, pod warunkiem niezaistnienia przesłanek negatywnych, określonych w art. 88 ustawy.

Państwa stanowisko jest prawidłowe.

Dodatkowe informacje

Informacja o zakresie rozstrzygnięcia

Interpretacja dotyczy zdarzenia przyszłego, które Państwo przedstawili i stanu prawnego, który obowiązuje w dniu wydania interpretacji.

Niniejsza interpretacja rozstrzyga wyłącznie w zakresie podatku od towarów i usług. W pozostałym zakresie – tj. w zakresie podatku dochodowego od osób prawnych oraz podatku dochodowego od osób fizycznych - Państwa wniosek zostanie rozpatrzony odrębnie.

Ponadto należy podkreślić, że organ podatkowy jest ściśle związany przedstawionym we wniosku zdarzeniem przyszłym. Ponoszą Państwo ryzyko związane z ewentualnym błędnym lub nieprecyzyjnym przedstawieniem we wniosku opisu zdarzenia przyszłego. Podkreślenia wymaga, że interpretacja indywidualna wywołuje skutki prawnopodatkowe tylko wtedy, o ile rzeczywiste zdarzenie przyszłe będące przedmiotem interpretacji pokrywało się będzie ze zdarzeniem przyszłym podanym przez Państwa w złożonym wniosku.

W związku z powyższym, w przypadku zmiany któregokolwiek elementu przedstawionego we wniosku opisu sprawy, udzielona odpowiedź traci swą aktualność. Równocześnie w przypadku, gdy w toku postępowania podatkowego, kontroli podatkowej, bądź kontroli celno-skarbowej zostanie określony odmienny stan sprawy, interpretacja nie wywoła w tym zakresie skutków prawnych.

Pouczenie o funkcji ochronnej interpretacji

-Funkcję ochronną interpretacji indywidualnych określają przepisy art. 14k-14nb ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. – Ordynacja podatkowa (t.j. Dz. U. z 2022 r. poz. 2651 ze zm.). Interpretacja będzie mogła pełnić funkcję ochronną, jeśli: Państwa sytuacja będzie zgodna (tożsama) z opisem stanu faktycznego lub zdarzenia przyszłego i zastosują się Państwo do interpretacji.

-Zgodnie z art. 14na § 1 Ordynacji podatkowej:

‒Zgodnie z art. 14na § 2 Ordynacji podatkowej:

Pouczenie o prawie do wniesienia skargi na interpretację

Mają Państwo prawo do zaskarżenia tej interpretacji indywidualnej do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w (...). Zasady zaskarżania interpretacji indywidualnych reguluje ustawa z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi (t.j. Dz. U. z 2023 r. poz. 259 ze zm.; dalej jako „PPSA”).

Skargę do Sądu wnosi się za pośrednictwem Dyrektora KIS (art. 54 § 1 PPSA). Skargę należy wnieść w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia interpretacji indywidualnej (art. 53 § 1 PPSA):

-w formie papierowej, w dwóch egzemplarzach (oryginał i odpis) na adres: Krajowa Informacja Skarbowa, ul. Teodora Sixta 17, 43-300 Bielsko-Biała (art. 47 § 1 PPSA), albo

-w formie dokumentu elektronicznego, w jednym egzemplarzu (bez odpisu), na adres Elektronicznej Skrzynki Podawczej Krajowej Informacji Skarbowej na platformie ePUAP: /KIS/SkrytkaESP (art. 47 § 3 i art. 54 § 1a PPSA).

Skarga na interpretację indywidualną może opierać się wyłącznie na zarzucie naruszenia przepisów postępowania, dopuszczeniu się błędu wykładni lub niewłaściwej oceny co do zastosowania przepisu prawa materialnego. Sąd jest związany zarzutami skargi oraz powołaną podstawą prawną (art. 57a PPSA).

Podstawa prawna dla wydania interpretacji

Podstawą prawną dla wydania tej interpretacji jest art. 13 § 2a oraz art. 14b § 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. – Ordynacja podatkowa (t.j. Dz. U. z 2022 r. poz. 2651 ze zm.).