Aktualność
Wydatki powiązane z pracą zdalną
W zależności od tego, czego dotyczy konkretna pozycja kosztowa odnosząca się do pracy zdalnej, różne mogą być sposoby jej finansowania (pokrywania) przez podmiot zatrudniający. Szczegóły w tym zakresie pokazano w tabeli.
Sposoby pokrywania konkretnych kosztów pracy zdalnej [Tabela]
1. | Zakup przez pracodawcę materiałów i narzędzi pracy | |
Podstawa prawna | art. 6724 § 1 pkt 1-2 i pkt 4 Kodeksu pracy | |
Sposób pokrycia kosztów | Opłacanie przez zakład pracy faktur (rachunków) zakupu konkretnych materiałów i narzędzi pracy | |
2. | Niezbędne koszty instalacji, serwisu, eksploatacji i konserwacji narzędzi pracy zdalnej | |
Podstawa prawna | art. 6724 § 1 pkt 2, art. 6724 § 4 i 5 Kodeksu pracy | |
Sposób pokrycia kosztów | Sposób pokrywania kosztów instalacji, serwisu, eksploatacji i konserwacji narzędzi pracy zdalnej:
Zasady kalkulowania ryczałtu powinny być określone w dokumencie, na podstawie którego wykonywana jest praca na odległość. Ryczałt powinien być wyliczony na podstawie zasad przyjętych w tym dokumencie. Wyliczenie kwoty ryczałtu powinno nastąpić z uwzględnieniem:
| |
3. | Koszty energii elektrycznej | |
Podstawa prawna | art. 6724 § 1 pkt 2, art. 6724 § 4 i 5 Kodeksu pracy | |
Sposób pokrycia kosztów | Sposób pokrywania kosztów energii elektrycznej powinien wynikać z dokumentu wprowadzającego pracę zdalną. Może sprowadzać się np. do:
- kosztu 1 kWh (np. z faktury za prąd) i taryfy za energię elektryczną obowiązującej danego pracownika, - czasu korzystania w pracy z określonego sprzętu przy wykonywaniu pracy zdalnej oraz norm zużycia prądu przez konkretne urządzenia, - przygotowywanych przez zatrudnionego comiesięcznych, dokładnych ewidencji umożliwiających dokonanie kalkulacji kosztów. Przykład Spółka z o.o. z Krakowa pracownikowi pracującemu zdalnie z miejsca zamieszkania wypłaca co miesiąc m.in. ryczałt za prąd. W tym celu ustaliła, że wykorzystywany przez zatrudnionego do pracy na odległość laptop wyposażony jest w ładowarkę zasilającą go z mocą średnio 65 W. Sprawia to, że wspomniane urządzenie zużywa w ciągu godziny 0,065 kWh. Mnożąc otrzymany wynik przez 8 godz. dziennej pracy, uzyskujemy pobór w ciągu dnia na poziomie 0,52 kWh, co w przeliczeniu na kwotę daje 52 gr (przy zastosowaniu średniej ceny w Polsce za 1 kWh na poziomie 1 zł), co wynika z przeliczenia: 0,52 kWh × 1 zł. W podobny sposób spółka powinna obliczyć zużycie energii elektrycznej przez inne urządzenia wykorzystywane przez pracownika do pracy zdalnej. | |
4. | Koszty usług telekomunikacyjnych | |
Podstawa prawna | art. 6724 § 1 pkt 2, art. 6724 § 4 i 5 Kodeksu pracy | |
Sposób pokrycia kosztów | Sposób pokrywania kosztów usług telekomunikacyjnych, z których korzysta przy pracy pracownik zdalny, powinien wynikać z dokumentu wprowadzającego pracę zdalną. Może sprowadzać się np. do:
Przy wyliczaniu ryczałtu za Internet za jeden dzień wskazane jest przykładowo:
| |
5. | Inne niż wymienione wyżej koszty bezpośrednio związane z pracą zdalną, zapisane w dokumencie, w oparciu o który zatrudniony pracuje na odległość | |
Podstawa prawna | art. 6724 § 1 pkt 3 Kodeksu pracy | |
Sposób pokrycia kosztów | Zakres i sposób pokrywania innych kosztów bezpośrednio związanych z pracą zdalną powinien wynikać z dokumentu wprowadzającego pracę zdalną. W tym przypadku:
Zauważmy, że wyjaśnienia resortu pracy potwierdzają, że:
Dodajmy, że w ocenie Głównego Inspektoratu Pracy biurko ani krzesło nie są narzędziami pracy zdalnej, stanowiąc wyposażenie stanowiska pracy. Podmiot zatrudniający może jednak przewidzieć ich finansowanie z własnych środków w dokumencie, na mocy którego zatrudniony pracuje na odległość. | |
6. | Koszty używania narzędzi pracy zdalnej niezapewnionych przez pracodawcę | |
Podstawa prawna | art. 6724 § 3, art. 6724 § 4 i 5 Kodeksu pracy | |
Sposób pokrycia kosztów | Ekwiwalent pieniężny w wysokości ustalonej z pracodawcą, przy ustalaniu którego trzeba wziąć pod uwagę w szczególności:
Przyznając ww. świadczenie, należy pamiętać, że:
|
Podkreślmy, że pracodawcy powinni rekompensować oczywiście jedynie te koszty, których sami bezpośrednio nie pokrywają. A zatem jeżeli zakład pracy sam zapewnia i opłaca Internet zdalnemu pracownikowi, to nie może jednocześnie stosować ryczałtowego zwrotu za dostęp do sieci www. Analogicznie trzeba zapatrywać się na kwestię telefonu - wypłacanie ryczałtu w odniesieniu do tego urządzenia powinno mieć miejsce wyłącznie w sytuacji, w której zatrudniony do celów służbowych używa swojego telefonu, opłacanego we własnym zakresie.
Mariusz Pigulski
Paweł Muż
Czytaj więcej w artykule Monitora Księgowego Nr 6/2023: "Rozliczenia kosztów związanych z pracą zdalną - pracownicze, podatkowe i rachunkowe" >>
-
keyboard_arrow_right
-
keyboard_arrow_right
-
keyboard_arrow_right
-
keyboard_arrow_right
-
keyboard_arrow_right