Wydatki powiązane z pracą zdalną

1.

Zakup przez pracodawcę materiałów i narzędzi pracy

Podstawa prawna

art. 67²⁴ § 1 pkt 1-2 i pkt 4 Kodeksu pracy

Sposób pokrycia kosztów

Opłacanie przez zakład pracy faktur (rachunków) zakupu konkretnych materiałów i narzędzi pracy

2.

Niezbędne koszty instalacji, serwisu, eksploatacji i konserwacji narzędzi pracy zdalnej

Podstawa prawna

art. 67²⁴ § 1 pkt 2, art. 67²⁴ § 4 i 5 Kodeksu pracy

Sposób pokrycia kosztów

Sposób pokrywania kosztów instalacji, serwisu, eksploatacji i konserwacji narzędzi pracy zdalnej:

• powinien wynikać z dokumentu wprowadzającego pracę zdalną;
• może sprowadzać się np. do:
  • zlecenia prac instalacyjno-serwisowo-konserwacyjnych podmiotowi zewnętrznemu bądź zatrudnianym pracownikom (np. informatykom z działu IT),
  • zwrotu kwot uregulowanych bezpośrednio przez pracownika,
  • wypłaty ryczałtu, którego wysokość odpowiada przewidywanym kosztom ponoszonym przez pracownika w związku z wykonywaniem pracy zdalnej.

Zasady kalkulowania ryczałtu powinny być określone w dokumencie, na podstawie którego wykonywana jest praca na odległość. Ryczałt powinien być wyliczony na podstawie zasad przyjętych w tym dokumencie.

Wyliczenie kwoty ryczałtu powinno nastąpić z uwzględnieniem:

• norm zużycia materiałów i narzędzi pracy, w tym urządzeń technicznych, ich udokumentowanych cen rynkowych,

• ilości materiału wykorzystanego na potrzeby pracodawcy i ceny rynkowej tego materiału,
• norm zużycia energii elektrycznej i kosztów usług telekomunikacyjnych.

3.

Koszty energii elektrycznej

Podstawa prawna

art. 67²⁴ § 1 pkt 2, art. 67²⁴ § 4 i 5 Kodeksu pracy

Sposób pokrycia kosztów

Sposób pokrywania kosztów energii elektrycznej powinien wynikać z dokumentu wprowadzającego pracę zdalną.

Może sprowadzać się np. do:

• wypłaty ryczałtu określonego na zasadach wskazanych w punkcie 2 tabeli;
• zwrotu pracownikowi kwoty skalkulowanej z uwzględnieniem:

- kosztu 1 kWh (np. z faktury za prąd) i taryfy za energię elektryczną obowiązującej danego pracownika,

- czasu korzystania w pracy z określonego sprzętu przy wykonywaniu pracy zdalnej oraz norm zużycia prądu przez konkretne urządzenia,

- przygotowywanych przez zatrudnionego comiesięcznych, dokładnych ewidencji umożliwiających dokonanie kalkulacji kosztów.

Przykład

Spółka z o.o. z Krakowa pracownikowi pracującemu zdalnie z miejsca zamieszkania wypłaca co miesiąc m.in. ryczałt za prąd. W tym celu ustaliła, że wykorzystywany przez zatrudnionego do pracy na odległość laptop wyposażony jest w ładowarkę zasilającą go z mocą średnio 65 W. Sprawia to, że wspomniane urządzenie zużywa w ciągu godziny 0,065 kWh. Mnożąc otrzymany wynik przez 8 godz. dziennej pracy, uzyskujemy pobór w ciągu dnia na poziomie 0,52 kWh, co w przeliczeniu na kwotę daje 52 gr (przy zastosowaniu średniej ceny w Polsce za 1 kWh na poziomie 1 zł), co wynika z przeliczenia: 0,52 kWh × 1 zł.

W podobny sposób spółka powinna obliczyć zużycie energii elektrycznej przez inne urządzenia wykorzystywane przez pracownika do pracy zdalnej.

4.

Koszty usług telekomunikacyjnych

Podstawa prawna

art. 67²⁴ § 1 pkt 2, art. 67²⁴ § 4 i 5 Kodeksu pracy

Sposób pokrycia kosztów

Sposób pokrywania kosztów usług telekomunikacyjnych, z których korzysta przy pracy pracownik zdalny, powinien wynikać z dokumentu wprowadzającego pracę zdalną.

Może sprowadzać się np. do:

• zwracania co miesiąc części kwoty wykazanej na miesięcznej fakturze (rachunku) wystawianej na pracownika przez dostawcę usług telekomunikacyjnych (wspomniana część może być ustalana jako procentowy udział w całym miesiącu faktycznego czasu pracy zdalnej ustalonego na podstawie dokładnych ewidencji dostarczanych przez pracownika),
• wypłaty ryczałtu określonego na zasadach wskazanych w punkcie 2 tabeli.

Przy wyliczaniu ryczałtu za Internet za jeden dzień wskazane jest przykładowo:

• ustalenie średniego, procentowego udziału przeciętnego czasu pracy zdalnej w całym miesiącu,
• pomnożenie wyznaczonej stawki procentowej przez kwotę całomiesięcznego abonamentu za internet uiszczanego przez pracownika,
• podzielenie otrzymanego wyniku przez średnioroczną liczbę roboczodni (wynoszącą w 2023 r. po zaokrągleniu 21, co wynika z wyliczenia: 250 : 12).

5.

Inne niż wymienione wyżej koszty bezpośrednio związane z pracą zdalną, zapisane w dokumencie, w oparciu o który zatrudniony pracuje na odległość

Podstawa prawna

art. 67²⁴ § 1 pkt 3 Kodeksu pracy

Sposób pokrycia kosztów

Zakres i sposób pokrywania innych kosztów bezpośrednio związanych z pracą zdalną powinien wynikać z dokumentu wprowadzającego pracę zdalną. W tym przypadku:

• to pracodawca decyduje, co i jak będzie finansował z własnych środków;
• pokrycie kosztów może następować np. poprzez:
  • zwrot części czynszu (czyli kosztów eksploatacji, wody, odprowadzania ścieków, ogrzewania i odbioru odpadów) za mieszkanie/pomieszczenie, w którym świadczona jest praca zdalna,
  • nabycie lub zwrot wydatków przeznaczonych przez pracownika na zakup (zgodnie z fakturą/rachunkiem) konkretnych produktów niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej, m.in. wyposażenia biurowego (biurko, krzesło, oświetlenie) czy urządzeń ergonomicznych.

Zauważmy, że wyjaśnienia resortu pracy potwierdzają, że:

• przepisy nie obligują pracodawcy do pokrywania kosztów np. zużycia wody podczas pracy zdalnej, niemniej strony mogą ustalić między sobą, że pracodawca pokryje inne koszty niezbędne do zdalnego realizowania zadań służbowych, w tym także koszty związane ze zużyciem wody w miejscu wykonywania tej pracy,
• jeżeli zobowiązanie takie zostanie zawarte w porozumieniu ze związkami zawodowymi lub z pracownikiem albo w regulaminie bądź poleceniu pracy zdalnej, wówczas pracodawca musi się do niego stosować.

Dodajmy, że w ocenie Głównego Inspektoratu Pracy biurko ani krzesło nie są narzędziami pracy zdalnej, stanowiąc wyposażenie stanowiska pracy. Podmiot zatrudniający może jednak przewidzieć ich finansowanie z własnych środków w dokumencie, na mocy którego zatrudniony pracuje na odległość.

6.

Koszty używania narzędzi pracy zdalnej niezapewnionych przez pracodawcę

Podstawa prawna

art. 67²⁴ § 3, art. 67²⁴ § 4 i 5 Kodeksu pracy

Sposób pokrycia kosztów

Ekwiwalent pieniężny w wysokości ustalonej z pracodawcą, przy ustalaniu którego trzeba wziąć pod uwagę w szczególności:

• normy zużycia materiałów i narzędzi pracy, w tym urządzeń technicznych, ich udokumentowane ceny rynkowe,
• ilość materiału wykorzystanego na potrzeby pracodawcy i ceny rynkowe tego materiału,
• normy zużycia energii elektrycznej i koszty usług telekomunikacyjnych.

Przyznając ww. świadczenie, należy pamiętać, że:

• w pojęciu słownikowym ekwiwalent to odpowiednik, równoważnik, rzecz zastępująca inną rzecz o równej wartości,

• zasady jego kalkulowania powinny zostać określone w dokumencie, na podstawie którego wykonywana jest praca na odległość.