Zaliczki w działalności jednostek samorządowych

W codziennej działalności jednostek samorządowych dominują płatności bezgotówkowe, nie zmienia to faktu, że ich bieżąca działalność nadal wiąże się z koniecznością udzielania zaliczek. Mowa tu nie o zaliczkach dla kontrahentów, ale tych udzielanych pracownikom – czy to na pokrycie służbowych wydatków, czy na ich przyszłe wynagrodzenia. Jak prawidłowo dokumentować i rozliczać udzielane zaliczki? Jak radzić sobie z zaliczkami, których pracownicy nie rozliczyli? Na te i inne pytania odpowiadamy w tekście.

Udzielanie zaliczek na bieżące potrzeby jednostki

Zaliczki na zakupy związane z działalnością jednostki

Zasady udzielania pracownikom zaliczek mających zapewnić prawidłowe bieżące funkcjonowanie jednostek samorządowych nie zostały uregulowane w powszechnie obowiązujących przepisach i każda z jednostek powinna zadbać o stworzenie w tym zakresie stosownych wewnętrznych regulacji, z których będzie wynikało w szczególności:

• komu,
• na jaki cel,
• w jakiej wysokości,
• w jakiej formie (gotówkowej, przelewem na konto, w formie karty płatniczej),
• na jakiej podstawie

– zaliczki mogą być udzielane.

Zaliczki mogą mieć charakter zaliczek stałych, udzielanych pracownikom, którzy w ramach swoich obowiązków służbowych dokonują bieżących, systematycznych zakupów, związanych z funkcjonowaniem jednostki, ale mogą również mieć charakter zaliczek jednorazowych – udzielanych w sytuacji jednostkowych, szczególnych potrzeb. Co do zasady udziela się ich na pisemny wniosek pracownika, w którym oprócz swojego imienia i nazwiska oraz stanowiska służbowego wnioskujący powinien wskazać cel udzielenia zaliczki oraz jej kwotę.

Zaliczki na krajowe podróże służbowe

Szczególnym rodzajem zaliczek na pokrycie kosztów działalności pracodawcy są zaliczki na podróże służbowe pracowników. Jak wynika z art. 77 § 1 ustawy z 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy (dalej: k.p.), pracownikowi wykonującemu na polecenie pracodawcy zadanie służbowe poza miejscowością, w której znajduje się siedziba pracodawcy, lub poza stałym miejscem pracy przysługują należności na pokrycie kosztów związanych z podróżą służbową. Na wniosek pracownika pracodawca przyznaje zaliczkę na niezbędne koszty podróży krajowej w wysokości wynikającej ze wstępnej kalkulacji tych kosztów (§ 11 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej; dalej: rozporządzenie). Kalkulacji dokonuje pracownik, który otrzymał polecenie wyjazdu służbowego. Szacuje kwotę, biorąc pod uwagę czas i cel delegacji oraz wskazany przez pracodawcę środek transportu. Wniosek o wypłatę zaliczki pracownik najczęściej składa na odpowiedniej części formularza zawierającego polecenie wyjazdu służbowego.