Prace koncepcyjne w kontekście bhp

Chociaż przepisy nie definiują pojęcia pracy koncepcyjnej, można przyjąć, że praca koncepcyjna jest to praca związana z przygotowywaniem (planowaniem) np. artykułu, raportu, konspektu czy projektu, wymagająca zwiększonego wysiłku umysłowego i szczególnej koncentracji uwagi. Specjaliści zajmujący się takim rodzajem pracy obecnie bardzo często korzystają w trakcie jej wykonywania z rozwiązań elektronicznych, komputerów i innych urządzeń wyposażonych w monitory ekranowe.

Zgodnie z Kodeksem pracy pracodawca jest obowiązany chronić zdrowie i życie pracowników przez zapewnienie bezpiecznych i higienicznych warunków pracy przy odpowiednim wykorzystaniu osiągnięć nauki i techniki. Pracodawca jest obowiązany między innymi do:

• organizowania pracy w sposób zapewniający bezpieczne i higieniczne warunki pracy,
• zapewnienia odpowiednich warunków technicznych, organizacji i warunków pracy, odpowiedniego ukształtowania czynników środowiska pracy.

Zasady te dotyczą oczywiście również pracowników wykonujących prace koncepcyjne.

Pomieszczenia pracy i ich wyposażenie, również te przeznaczone do prac koncepcyjnych, powinny zapewniać pracownikom bezpieczne i higieniczne warunki pracy. W szczególności w pomieszczeniach pracy należy zapewnić oświetlenie naturalne i sztuczne, odpowiednią temperaturę, wymianę powietrza oraz wilgotność, zabezpieczenie przed niekorzystnymi warunkami cieplnymi i nasłonecznieniem oraz innymi czynnikami szkodliwymi dla zdrowia i uciążliwościami. Należy również zadbać o odpowiednio niski poziom hałasu.

Temperatura w pomieszczeniach do pracy koncepcyjnej

W pomieszczeniach pracy koncepcyjnej należy zapewnić temperaturę odpowiednią do rodzaju wykonywanej pracy (metod pracy i wysiłku fizycznego niezbędnego do jej wykonania). Zgodnie z przepisami rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej w sprawie ogólnych przepisów bezpieczeństwa i higieny pracy w pomieszczeniach pracy, w których jest wykonywana lekka praca fizyczna, i w pomieszczeniach biurowych, w których wykonywana jest praca koncepcyjna, temperatura nie może być niższa niż 18°C. W rozporządzeniu tym nie została określona natomiast optymalna czy maksymalna temperatura w pomieszczeniach do pracy biurowej, a pamiętać należy, że zbyt wysoka temperatura nie sprzyja wydajności pracy, powodując zmęczenie i dyskomfort cieplny u pracowników. Wobec braku zapisów w tym rozporządzeniu można się posiłkować, zgodnie z § 3 tego rozporządzenia, przepisami rozporządzenia Ministra Infrastruktury w sprawie warunków technicznych, jakim powinny odpowiadać budynki i ich usytuowanie. Zgodnie z tymi przepisami temperatura +20°C jest to temperatura, jaka powinna panować w pomieszczeniach przeznaczonych na stały pobyt ludzi bez okryć zewnętrznych, niewykonujących w sposób ciągły pracy fizycznej, czyli w pomieszczeniach takich jak pokoje mieszkalne, przedpokoje, kuchnie indywidualne wyposażone w paleniska gazowe lub elektryczne, pokoje biurowe czy sale posiedzeń.

Oprócz przestrzegania norm temperatury w pracy, zgodnie z przepisami rozporządzenia w sprawie ogólnych przepisów bhp, miejsce pracy należy zabezpieczyć przed niekontrolowaną emisją ciepła w drodze promieniowania, przewodzenia i konwekcji oraz przed napływem chłodnego powietrza z zewnątrz. Wentylacja i klimatyzacja pomieszczenia nie mogą powodować przeciągów, wyziębienia ani przegrzewania. Ponadto wychodzące z nich powietrze powinno być odpowiednio oczyszczone z pyłów i substancji szkodliwych dla zdrowia oraz nie może być bezpośrednio nakierowane na stanowisko pracy.

Wilgotność w pomieszczeniach do pracy koncepcyjnej

Ponieważ większość prac koncepcyjnych wykonywana jest obecnie w warunkach pracy biurowej z wykorzystaniem monitorów ekranowych, zastosowanie tu będą miały przepisy dotyczące wilgotności w takich pomieszczeniach. Zgodnie z załącznikiem do rozporządzenia w sprawie bezpieczeństwa i higieny pracy na stanowiskach wyposażonych w monitory ekranowe wilgotność względna powietrza w pomieszczeniach przeznaczonych do pracy z monitorami ekranowymi nie powinna być mniejsza niż 40%.

Oświetlenie w pomieszczeniach do pracy koncepcyjnej

Prawidłowe oświetlenie miejsca pracy jest konieczne do bezpiecznego wykonywania pracy przez pracownika. Oświetlenie w pomieszczeniach pracy powinno być dobrane do rodzaju wykonywanej pracy. Oświetlenie nie może mieć negatywnego wpływu na wzrok i samopoczucie pracownika. Przepisy bhp określają, jakie oświetlenie wymagane jest na danym stanowisku ze względu na rodzaj pracy przy nim wykonywanej. Pomieszczenia pracy biurowej, przy komputerze, powinny mieć stały dostęp do światła dziennego. Niezależnie od tego źródła światła należy zapewnić odpowiednie oświetlenie elektryczne. Natężenie takiego oświetlenia powinno wynosić co najmniej 500 luksów przy samym komputerze oraz 300 luksów w całym pomieszczeniu.

Hałas w pomieszczeniach do pracy koncepcyjnej 

Pracodawca jest obowiązany zapewnić ochronę pracowników przed zagrożeniami związanymi z narażeniem na hałas, a w szczególności zapewnić stosowanie: procesów technologicznych niepowodujących nadmiernego hałasu; maszyn i innych urządzeń technicznych powodujących możliwie najmniejszy hałas, nieprzekraczający dopuszczalnych wartości; rozwiązań obniżających poziom hałasu w procesach pracy.

Dopuszczalne wartości hałasu w środowisku pracy określają właściwe przepisy i Polskie Normy. I tak ogólne dopuszczalne normy hałasu w pomieszczeniach biurowych to: 55 dB – w pomieszczeniach administracyjnych, biurowych i do prac koncepcyjnych i 65 dB – w sekretariatach i biurach obsługi klienta.

Według PN-B-02151-2:2018-01 (wersja polska) dopuszczalny poziom hałasu, który przenika do pomieszczeń biurowych (np. z instalacji, budynku lub jego otoczenia) to:

• 35 dB – w pomieszczeniach do pracy umysłowej o dużej koncentracji,
• 40 dB – w pomieszczeniach administracyjnych bez źródeł hałasu wewnątrz,
• 45 dB – w pomieszczeniach administracyjnych z wewnętrznymi źródłami hałasu.

Należy jednak pamiętać, że hałas nawet o względnie niskim natężeniu może negatywnie wpływać na wydajność wykonywanej pracy, utrudniać pracę koncepcyjną i wydłużać proces podejmowania decyzji, dlatego wskazane jest dążenie do zapewnienia pracownikom wykonującym prace koncepcyjne jak najcichszego środowiska pracy.

Źródłami hałasu w środowisku pracy koncepcyjnej będą najczęściej:

• inni pracownicy – ich rozmowy, dźwięki komunikatorów, kroki, pisanie na klawiaturze, trzaskanie drzwiami,
• urządzenia biurowe – komputery, telefony,
• instalacje w budynku – systemy wentylacji, klimatyzacja, instalacje grzewcze,
• otoczenie – odgłosy przejeżdżających samochodów, dźwięki dobiegające z sąsiednich budynków i ulicy.

Dlatego pracodawca powinien stosować rozwiązania, które redukują poziom hałasu w pomieszczeniach, np. adaptację akustyczną (wyciszenie) podłóg i ścian, montaż dźwiękoszczelnych płyt i okien lub stosowanie akustycznych ścian działowych.

Ergonomia pomieszczeń do pracy koncepcyjnej 

Ergonomia jest dziedziną nauki, w której wykorzystuje się wiedzę o możliwościach psychofizycznych człowieka do projektowania i planowania narzędzi, wyposażenia oraz realizowanych zadań. Wśród najważniejszych ergonomicznych zasad pracy znajdują się m.in. narzędzia i stanowisko pracy, które powinny być dostosowane do możliwości pracownika.

Jednym z ważniejszych zagadnień ergonomii pracy jest odpowiednie zaprojektowanie pomieszczeń do wykonywania pracy. Pomieszczenia pracy są to pomieszczenia przeznaczone na pobyt pracowników w celu wykonywania pracy. Pomieszczenia te i ich wyposażenie powinny zapewniać pracownikom bezpieczne i higieniczne warunki pracy. W szczególności powierzchnia pomieszczeń pracy i ich wysokość powinny być dostosowane do rodzaju wykonywanej pracy, stosowanych technologii oraz czasu przebywania pracowników w tych pomieszczeniach. 

Na każdego z pracowników jednocześnie zatrudnionych w pomieszczeniach stałej pracy (tj. tych, w których pracownicy przebywają powyżej 4 godzin) powinno przypadać co najmniej 13 m³ wolnej objętości pomieszczenia oraz co najmniej 2 m² wolnej powierzchni podłogi (niezajętej przez maszyny i inne wyposażenie stanowisk pracy). Ma to szczególne znaczenie zwłaszcza przy pracy koncepcyjnej, gdzie zbyt duże nagromadzenie stanowisk pracy w pomieszczeniu pracy może powodować niemożność skupienia uwagi, brak koncentracji, rozpraszanie, zmęczenie.

W wielu biurach korporacji spotykamy obecnie tzw. wielkoprzestrzenne rozwiązania pomieszczeń pracy (pomieszczenia o dużej liczbie stanowisk pracy biurowej), które są wygodne i efektywne z puntu widzenia pracodawcy. Stwarzają bowiem możliwość maksymalnego wykorzystania przestrzeni i swobodnego czy wręcz niskokosztowego kształtowania liczby stanowisk. Jednak tam, gdzie w pracy biurowej występuje przewaga pracy koncepcyjnej, korzystniejsze z ergonomicznego punktu widzenia są pomieszczenia indywidualne, nie większe niż na 3 stanowiska pracy, a wielkoprzestrzenna koncepcja organizacji stanowisk pracy nie jest korzystna, a przeciwnie – utrudnia wykonanie pracy.

Wysokość pomieszczeń stałej pracy nie może być mniejsza niż 3 m w świetle, jeżeli w pomieszczeniach tych nie występują czynniki szkodliwe dla zdrowia. Dopuszcza się obniżenie wysokości tych pomieszczeń do 2,5 m w świetle, jeżeli w pomieszczeniu zatrudnionych jest nie więcej niż 4 pracowników, a na każdego przypada co najmniej po 15 m³ wolnej objętości pomieszczenia. Wysokość pomieszczeń, w których pracownicy przebywają jedynie od 2 do 4 godzin w ciągu doby, nie może być mniejsza niż 2,2 m.

Ergonomia stanowiska pracy koncepcyjnej 

Jeżeli pracownik wykonujący pracę koncepcyjną użytkuje w czasie pracy monitor ekranowy co najmniej przez połowę swojego dobowego wymiaru czasu pracy, podlega wówczas reżimowi rozporządzenia w sprawie bezpieczeństwa i higieny pracy na stanowiskach wyposażonych w monitory ekranowe. Jego stanowisko pracy musi być ergonomiczne i wyposażone zgodnie z przepisami i normami zawartymi w tym rozporządzeniu.

W skład ergonomicznego stanowiska pracy pracownika pracującego przy monitorze ekranowym wchodzić powinny:

• wyposażenie podstawowe, w tym monitor ekranowy, klawiatura, jednostka centralna,
• wyposażenie dodatkowe, w tym drukarka, skaner, mysz,
• wyposażenie pomocnicze, w tym stół (biurko), krzesło, uchwyt na dokument, pod­nóżek.

Klawiatura powinna stanowić osobny element wyposażenia podstawowego stanowiska pracy. Powierzchnia klawiatury powinna być matowa, a znaki na klawiaturze powinny być kontrastowe i czytelne.

Ustawienie ekranu monitora względem źródeł światła powinno ograniczać olśnienie i odbicia światła.

Pracodawca jest obowiązany zapewnić pracownikom:

1. łączenie przemienne pracy związanej z obsługą monitora ekranowego z innymi rodzajami prac nieobciążającymi narządu wzroku i wykonywanymi w innych pozycjach ciała – przy nieprzekraczaniu godziny nieprzerwanej pracy przy obsłudze monitora ekranowego, lub
2. co najmniej 5-minutową przerwę, wliczaną do czasu pracy, po każdej godzinie pracy przy obsłudze monitora ekranowego.

Pracodawca jest obowiązany zapewnić pracownikom okulary korygujące wzrok, zgodne z zaleceniem lekarza, jeżeli wyniki badań okulistycznych przeprowadzonych w ramach profilaktycznej opieki zdrowotnej wykażą potrzebę ich stosowania podczas pracy przy obsłudze monitora ekranowego.

Monitor ekranowy powinien spełniać następujące wymagania:

1. znaki na ekranie powinny być wyraźne i czytelne,
2. obraz na ekranie powinien być stabilny, bez tętnienia lub innych form niestabilności,
3. jaskrawość i kontrast znaku na ekranie powinny być łatwe do regulowania w zależności od warunków oświetlenia stanowiska pracy,
4. regulacje ustawienia monitora powinny umożliwiać pochylenie ekranu co najmniej 20° do tyłu i 5° do przodu oraz obrót wokół własnej osi co najmniej o 120° – po 60° w obu kierunkach,
5. ekran monitora powinien być pokryty warstwą antyodbiciową lub wyposażony w odpowiedni filtr.

Konstrukcja klawiatury powinna umożliwiać użytkownikowi przyjęcie pozycji, która nie powodowałaby zmęczenia mięśni kończyn górnych podczas pracy. 

Klawiatura powinna posiadać w szczególności:

1. możliwość regulacji kąta nachylenia w zakresie 0÷15°,
2. odpowiednią wysokość – przy spełnieniu warunków, aby wysokość środkowego rzędu klawiszy alfanumerycznych z literami A, S..., licząc od płaszczyzny stołu, nie przekraczała 30 mm dla przynajmniej jednej pozycji pochylenia klawiatury.

Przepisy nie określają dokładnych wymiarów blatu biurka, stanowią jedynie, iż konstrukcja biurka powinna umożliwiać dogodne ustawienie elementów wyposażenia stanowiska pracy, w tym zróżnicowaną wysokość ustawienia monitora ekranowego i klawiatury.

Szerokość i głębokość biurka powinna zapewniać:

1. wystarczającą powierzchnię do łatwego posługiwania się elementami wyposażenia stanowiska i wykonywania czynności związanych z rodzajem pracy,
2. ustawienie klawiatury z zachowaniem odległości nie mniejszej niż 100 mm między klawiaturą a przednią krawędzią stołu,
3. ustawienie elementów wyposażenia w odpowiedniej odległości od pracownika, to jest w zasięgu jego kończyn górnych, bez konieczności przyjmowania wymuszonych pozycji.

Wysokość stołu oraz siedziska krzesła powinna być taka, aby zapewniała:

1. naturalne położenie kończyn górnych przy obsłudze klawiatury, z zachowaniem co najmniej kąta prostego między ramieniem i przedramieniem,
2. odpowiedni kąt obserwacji ekranu monitora w zakresie 20÷50° w dół (licząc od linii poziomej na wysokości oczu pracownika do linii poprowadzonej od jego oczu do środka ekranu), przy czym górna krawędź ekranu monitora nie powinna znajdować się powyżej oczu pracownika,
3. odpowiednią przestrzeń do umieszczenia nóg pod blatem stołu.

Powierzchnia blatu biurka powinna być matowa, najlepiej barwy jasnej.

Krzesło stanowiące wyposażenie stanowiska pracy powinno posiadać:

1. dostateczną stabilność, przez wyposażenie go w podstawę co najmniej pięciopodporową z kółkami jezdnymi,
2. wymiary oparcia i siedziska, zapewniające wygodną pozycję ciała i swobodę ruchów,
3. regulację wysokości siedziska w zakresie 400÷500 mm, licząc od podłogi,
4. regulację wysokości oparcia oraz regulację pochylenia oparcia w zakresie: 5° do przodu i 30° do tyłu,
5. wyprofilowanie płyty siedziska i oparcia odpowiednie do naturalnego wygięcia kręgosłupa i odcinka udowego kończyn dolnych,
6. możliwość obrotu wokół osi pionowej o 360°,
7. podłokietniki.

Jeśli przy pracy istnieje konieczność korzystania z dokumentów, stanowisko pracy należy wyposażyć w uchwyt na dokument, posiadający regulację ustawienia wysokości, pochylenia oraz odległości od pracownika.

Uchwyt na dokument powinien znajdować się przed pracownikiem – między ekranem monitora i klawiaturą – lub w innym miejscu – w pozycji minimalizującej uciążliwe ruchy głowy i oczu.

Na życzenie pracownika, a także gdy wysokość krzesła uniemożliwia pracownikowi płaskie, spoczynkowe ustawienie stóp na podłodze, stanowisko pracy należy wyposażyć w podnóżek, który powinien mieć kąt pochylenia w zakresie 0÷15°, a jego wysokość powinna być dostosowana do potrzeb wynikających z cech antropometrycznych pracownika. Powierzchnia podnóżka nie powinna być śliska, a sam podnóżek nie powinien przesuwać się po podłodze podczas używania.

Stanowisko pracy powinno być tak zaprojektowane, aby pracownik miał zapewnioną dostateczną przestrzeń pracy, pozwalającą na umieszczenie wszystkich elementów obsługiwanych ręcznie w zasięgu kończyn górnych.

Stanowisko pracy wyposażone w monitor ekranowy powinno być tak usytuowane w pomieszczeniu, aby zapewniało pracownikowi swobodny dostęp do tego stanowiska. Odległości między sąsiednimi monitorami powinny wynosić co najmniej 0,6 m, a między pracownikiem i tyłem sąsiedniego monitora – co najmniej 0,8 m.

Odległość oczu pracownika od ekranu monitora powinna wynosić 400÷750 mm.

Oświetlenie powinno zapewniać komfort pracy wzrokowej, a szczególnie:

1. poziom natężenia oświetlenia powinien spełniać wymagania określone w Polskich Normach,
2. należy ograniczyć olśnienie bezpośrednie od opraw, okien, przezroczystych lub półprzezroczystych ścian albo jasnych płaszczyzn pomieszczenia oraz olśnienie odbiciowe od ekranu monitora, w szczególności przez stosowanie odpowiednich opraw oświetleniowych, instalowanie żaluzji lub zasłon w oknach.

Prace wzbronione kobietom w ciąży a prace koncepcyjne wykonywane przy monitorach ekranowych

Należy pamiętać, że kobieta w ciąży pracująca w systemie pracy zdalnej obsługując komputer (monitor ekranowy) nie może pracować w łącznym czasie przekraczającym 8 godzin na dobę, przy czym czas spędzony przy obsłudze monitora ekranowego nie może jednorazowo przekraczać 50 minut, po którym to czasie powinna nastąpić co najmniej 10-minutowa przerwa, wliczana do czasu pracy.

Praca koncepcyjna a praca zdalna

Kodeksowe zobowiązanie pracodawcy do ochrony zdrowia i życia pracowników przez zapewnienie bezpiecznych i higienicznych warunków pracy ma również zastosowanie do pracowników zdalnych.

Do obowiązków pracownika w miejscu wykonywania pracy zdalnej należy m.in. utrzymywanie tego miejsca w czystości i zdatności do pracy, jak też zapewnienie, że inne elementy środowiska domowego nie będą negatywnie wpływały na bezpieczeństwo wykonywania pracy zdalnej. Trzeba też dodać, że nie wszystkie rodzaje prac mogą być realizowane zdalnie. 

Praca zdalna nie obejmuje prac:

• szczególnie niebezpiecznych,
• w wyniku których następuje przekroczenie dopuszczalnych norm czynników fizycznych (np. hałasu, wibracji) określonych dla pomieszczeń mieszkalnych,
• z czynnikami chemicznymi stwarzającymi zagrożenie,
• związanych ze stosowaniem lub wydzielaniem się szkodliwych czynników biologicznych, substancji radioaktywnych oraz innych substancji lub mieszanin wydzielających uciążliwe zapachy,
• powodujących intensywne brudzenie.

Dopuszczenie pracownika do wykonywania pracy zdalnej jest uzależnione od złożenia przez pracownika oświadczenia w postaci papierowej lub elektronicznej, zawierającego potwierdzenie, że na stanowisku pracy zdalnej w miejscu wskazanym przez pracownika i uzgodnionym z pracodawcą są zapewnione bezpieczne i higieniczne warunki tej pracy.

W przypadku zmiany warunków lokalowych i technicznych, uniemożliwiającej wykonywanie pracy zdalnej (np. wyjątkowo głośny i długotrwały remont u sąsiada) pracownik musi poinformować o tym niezwłocznie pracodawcę. W takim przypadku pracodawca niezwłocznie cofnie polecenie wykonywania pracy zdalnej. Oczywiście pracodawca będzie mógł przeprowadzić kontrolę wykonywania pracy zdalnej przez pracownika, w tym kontrolę w zakresie bezpieczeństwa i higieny pracy, na zasadach określonych w porozumieniu uzgodnionym ze związkami zawodowymi lub przedstawicielem pracowników lub w regulaminie, o których mowa powyżej. 

Marta Goroszkiewicz

specjalista z zakresu prawa pracy ze szczególnym uwzględnieniem tematyki bhp, prawnik, wykładowca akademicki, autorka licznych publikacji