Interpretacja indywidualna z dnia 7 kwietnia 2023 r., Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej, sygn. 0111-KDIB1-3.4010.66.2023.2.PC

Czy do wydatków na pokrycie szkód opisanych w stanie przyszłym znajdzie zastosowanie art. 16 ust. 1 pkt 22 ustawy o PDOP i czy w konsekwencji wydatki z tego tytułu będą mogły zostać uznane za koszt uzyskania przychodów Spółki?

Interpretacja indywidualna – stanowisko prawidłowe

Szanowni Państwo,

stwierdzam, że Państwa stanowisko w sprawie oceny skutków podatkowych opisanego zdarzenia przyszłego w podatku dochodowym od osób prawnych jest prawidłowe.

Zakres wniosku o wydanie interpretacji indywidualnej

2 lutego 2023 r. wpłynął Państwa wniosek z 30 września 2022 r., o wydanie interpretacji indywidualnej, który dotyczy ustalenia, czy do wydatków na pokrycie szkód opisanych w stanie przyszłym znajdzie zastosowanie art. 16 ust. 1 pkt 22 ustawy o PDOP i czy w konsekwencji wydatki z tego tytułu będą mogły zostać uznane za koszt uzyskania przychodów Spółki.

Wniosek został uzupełniony pismem z 29 marca 2023 r.

Treść wniosku jest następująca:

Opis zdarzenia przyszłego

L. Sp. z o.o. (dalej: „Wnioskodawca” lub „Spółka”) jest dostawcą usług technicznych i wspiera klientów z branży produkcyjnej na każdym etapie życia fabryki: począwszy od planowania, poprzez instalację i automatyzację, aż po codzienną eksploatację fabryk i budynków.

Zakres usług świadczonych przez Wnioskodawcę, często bezpośrednio w samym zakładzie lub fabryce klienta, obejmuje:

1) produkcję części - Wnioskodawca dokonuje m.in. obróbki: stali, metali kolorowych oraz tworzyw sztucznych,

2) relokację maszyn - Wnioskodawca w ramach świadczonych usług przenosi kompletne zakłady produkcyjne, linie lub maszyny;

3) logistykę - Wnioskodawca oferuje kompleksowe usługi w zakresie logistyki wewnętrznej, w tym również usługi montażu oraz podmontażu gotowych części oraz podzespołów przeznaczonych do produkcji;

4) utrzymanie ruchu - usługi Wnioskodawcy obejmują kompleksową obsługę techniczną maszyn i kompletnych linii technologicznych, polegającą m.in na okresowym zbieraniu i analizowaniu danych o funkcjonowaniu linii produkcyjnych, zakłóceniach powstających podczas pracy nadzorowanych obiektów, planowaniu, a następnie wykonaniu okresowych przeglądów i konserwacji.

5) zarządzanie obiektami technicznymi;

6) czyszczenie techniczne;

7) automatyzację - opracowanie koncepcji stanowisk montażowych i innych urządzeń, które pozwalają zautomatyzować procesy produkcyjne;

8) usługi w zakresie instalacji elektrycznych i mechanicznych, w szczególności:

a) montaż i demontaż maszyn i urządzeń,

b) modernizacje i remonty maszyn,

c) budowa instalacji mediów (sprężone powietrze, woda, olej, odciągi),

d) pełen zakres prac z zakresu obróbki skrawaniem,

e) prace ślusarskie i spawalnicze,

 f) montaż instalacji elektrycznych w obiektach przemysłowych,

g) zasilanie urządzeń produkcyjnych i ich infrastruktury,

h) programowanie PLC,

 i) serwis mechaniki oraz automatyki przemysłowej,

 j) serwis elektroniki przemysłowej,

k) audyty CE i systemy bezpieczeństwa.

Usługi znajdujące się w ofercie Wnioskodawcy wykonywane są przez wykwalifikowany personel. Pracownicy Wnioskodawcy przechodzą regularne szkolenia mające na celu zapewnienie efektywnej i bezawaryjnej obsługi maszyn i urządzeń. Wnioskodawca zatrudnia obecnie blisko 920 pracowników zatrudnionych w wykonywanie usług na rzecz klientów.

W wyjątkowych sytuacjach zdarza się, że błąd pracownika Wnioskodawcy prowadzi do wyrządzenia szkody u klienta. Skala zatrudnionych osób oraz ich zaangażowanie w wykonywanie usług na rzecz klientów (w ciągu ostatnich 12 miesięcy wydano blisko 27.000 sztuk różnego rodzaju części i urządzeń w prace realizowane dla kontrahentów), pomimo stałych, profesjonalnych szkoleń z obsługi maszyn i urządzeń, powoduje, że wyrządzenia pewnych szkód nie da się uniknąć. Szkody te nie mają wpływu na ostateczne niewykonanie lub wadliwe wykonanie usługi, które miałyby stanowić podstawę do wypłaty właśnie z tego tytułu odszkodowań czy kar umownych na rzecz kontrahentów. Z uwagi na długoterminowe kontrakty zawarte z klientami, stanowiące podstawowe źródło dochodów Wnioskodawcy rzeczą naturalną jest usunięcie powstałych szkód u kontrahentów (pokrycie powstałych kosztów) i skoncentrowanie się na realizacji kluczowych obszarów kontraktów.

Wnioskodawca posiada ubezpieczenie od odpowiedzialności cywilnej, które obejmuje również szkody wyrządzone przez jego pracowników. Umowa ubezpieczenia uwzględnia franszyzę redukcyjną.

Spółka rozróżnia dwa możliwe przypadki w ramach przedmiotowego zdarzenia przyszłego:

I. Środki pieniężne na naprawę szkody, zostaną najpierw przekazane klientowi przez Wnioskodawcę ze środków własnych lub pokryte bezpośrednio przez Wnioskodawcę, a następnie Wnioskodawca otrzyma na własne konto odszkodowanie w wysokości zwróconych klientowi środków po potrąceniu franszyzy redukcyjnej.

II. Wnioskodawca w całości pokryje szkodę z własnych środków i nie otrzyma odszkodowania.

W uzupełnieniu wniosku zawartym w piśmie z 29 marca 2023 r., Spółka dodatkowo wskazała:

Spółka chciałaby w pierwszej kolejności wskazać, iż wniosek o wydanie interpretacji indywidualnej, złożony przez Wnioskodawcę, dotyczy interpretacji przepisu art. 16 ust. 1 pkt 22 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych w odniesieniu do zdarzeń przyszłych. Wskazany powyżej przepis dotyczy wyłączenia z kosztów uzyskania przychodów wydatków związanych z karami umownymi i odszkodowaniami z tytułu wad dostarczonych towarów, wykonanych robót i usług oraz zwłoki w dostarczeniu towaru wolnego od wad albo zwłoki w usunięciu wad towarów albo wykonanych robót i usług.

Mając na uwadze przedmiot wezwania, wskazujący na wymóg przedstawienia okoliczności powstania konkretnej szkody, w ocenie Wnioskodawcy może on być trudny do spełnienia, ponieważ w odniesieniu do opisu zdarzeń przyszłych (a więc sytuacji, które mogą mieć miejsce) raczej trudno jest wskazać na konkretną szkodę. W momencie formułowania wniosku oraz niniejszej odpowiedzi na wezwanie nie jest możliwe wskazanie czy i kiedy takie szkody wystąpią a co dopiero przedstawić konkretne okoliczności ich powstania. Gdyby Wnioskodawca mógł je na tym etapie określić z pewnością podjąłby konkretne działania, które wykluczyłyby możliwość ich powstania.

Podkreślić także należy, że brak wskazania w opisie zdarzenia przyszłego konkretnych strat nie może wykluczać wydania interpretacji przepisów prawa podatkowego w myśl przepisów Ordynacji podatkowej. Przy takim założeniu, oznaczałoby to, że w ogóle nie ma podstaw do wydawania interpretacji przepisu art. 16 ust. 1 pkt 22 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych w odniesieniu do zdarzeń przyszłych, skoro nie znamy konkretnych przyczyn powstania konkretnych strat. W ocenie Wnioskodawcy, wniosek taki byłby bezpodstawny.

Uzupełnienie opisu zdarzenia przyszłego

Uwzględniając jednak realny cel wezwania do uzupełnienia opisu zdarzenia przyszłego, mając na uwadze możliwie najbardziej precyzyjny opis przyczyn, jakie mogą stać za powstaniem szkód z udziałem jego pracowników, Wnioskodawca przedstawia poniższe wyjaśnienia.

Wnioskodawca jest zaangażowany w realizację kluczowych z perspektywy jego działalności gospodarczej kontrakty w fabrykach jego klientów. Kontrakty te obejmują (co zostało wskazane w treści złożonego już wniosku) m.in. takie usługi, jak:

- usługi utrzymania ruchu polegające na kompleksowej obsłudze technicznej maszyn i kompletnych linii technologicznych,

- kompleksowe usługi w zakresie logistyki wewnętrznej, w tym również usługi montażu oraz podmontażu gotowych części oraz podzespołów przeznaczonych do produkcji obiektów, planowaniu, a następnie wykonaniu okresowych przeglądów i konserwacji,

- usługi w zakresie instalacji elektrycznych i mechanicznych, w szczególności: montaż i demontaż maszyn i urządzeń, modernizacje i remonty maszyn i inne.

Usługi te realizowane są na rzecz najważniejszych dla Wnioskodawcy klientów, którzy generują największą cześć przychodów Wnioskodawcy. Tym samym, zapewnienie najwyższej jakości dostarczanych usług oraz najlepszej obsługi klientów (w tym dbanie o właściwy poziom relacji biznesowych z tymi klientami) jest kluczowe z perspektywy działalności Wnioskodawcy.

Przypomnieć należy, że wykonywanie usług wskazanych we wniosku angażuje po stronie Wnioskodawcy blisko 920 pracowników i wymaga zarządzania wydaniem (i zainstalowaniem) blisko 27.000 sztuk różnego rodzaju części i urządzeń. W celu zapewnienia najwyższej jakości dostarczanych usług, Wnioskodawca podejmuje wszelkie kroki w celu odpowiedniego przeszkolenia pracowników (organizowane są regularne szkolenia z obsługi poszczególnych maszyn i urządzeń) oraz wdraża niezbędne procedury jakościowe. Pomimo tego, z perspektywy skali prowadzonej w tym zakresie działalności, mogą zdarzyć się przypadki niezamierzonych błędów ze strony pracowników Wnioskodawcy, które mogą przede wszystkim polegać na:

- niewłaściwym w danych okolicznościach wyborze części zamiennej, złym jej zamocowaniu w procesie serwisowania maszyn i urządzeń należących do klienta,

- niezgodnym z wymogami technicznymi montażu określonych maszyn lub ich podzespołów,

- błędnej obsłudze określonych maszyn lub urządzeń w procesie produkcyjnym lub serwisowym na rzecz klientów,

- nieprawidłowym korzystaniu z wózków widłowych na terenie fabryk klienta.

Jeden z przypadków wyrządzenia konkretnej szkody przez pracowników Wnioskodawcy został opisany we wniosku o wydanie interpretacji indywidualnej, na który Wnioskodawca uzyskał pozytywną odpowiedź Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej (interpretacja z dnia 20 marca 2023 r. znak 0111-KDIB1-3.4010.67.2023.2.AN).

Błędy pracowników Wnioskodawcy mogą prowadzić do szkód w majątku klienta (np. uszkodzenie elementów maszyny, konieczność jej naprawy, uszkodzenie posadzki przez wózek widłowy) oraz konieczności poniesienia dodatkowych wydatków (np. dodatkowe wynagrodzenia pracowników klienta w związku z wstrzymaniem produkcji, koszty akcji służb naprawczych lub przeciwpożarowych). Nie są to jednak działania spowodowane rażącym niedbalstwem ze strony pracowników Wnioskodawcy czy też wynikiem ich celowego działania. Uwzględniając specyfikę działalności Wnioskodawcy, opierającej się na obsłudze skomplikowanych technicznie maszyn i urządzeń, takich błędów nie można uniknąć. Możliwość powstania takich błędów można tylko minimalizować, poprzez podejmowane przez Wnioskodawcę kroki (systematyczne szkolenie pracowników, wdrażane procedury jakościowe).

Co do zasady, opisane powyżej przykładowe zdarzenia nie powodują uruchomienia klauzul umownych w zakresie obowiązku zapłaty przez Wnioskodawcę kar lub odszkodowań z tytułu wadliwie wykonanych usług. Z uwagi na relacje wiążące Wnioskodawcę z jego klientami, w interesie obu stron jest jak najszybsze usunięcie powstałych awarii i kontynuowanie realizacji kontraktu, przynoszącego wspólne korzyści. W takim przypadku ustalany jest optymalny proces likwidacji powstałej szkody:

1) szkoda jest naprawiana przez klienta, który faktycznymi kosztami jej likwidacji obciąża Wnioskodawcę;

2) szkoda jest naprawiana bezpośrednio przez Wnioskodawcę na jego koszt;

3) Wnioskodawca jest obciążany innymi faktycznie poniesionymi przez klienta kosztami wynikającymi z powstałych szkód.

Należy podkreślić, że taki sposób rozwiązania kwestii związanych z powstałymi szkodami po stronie klientów Wnioskodawcy jest najlepszy z perspektywy dalszej realizacji danego kontraktu (Wnioskodawca w niezakłócony sposób realizuje dalsze usługi rodzące przychody podatkowe) oraz pozwala na utrzymanie dobrych długotrwałych relacji biznesowych z klientami.

Z perspektywy racjonalnego zarządzania ryzykiem działalności gospodarczej Wnioskodawcy (ryzykiem wpisanym w charakter działalności Wnioskodawcy), na wypadek tego rodzaju zdarzeń posiada on odpowiednie polisy ubezpieczeniowe. Oznacza to, że Wnioskodawca nie tylko wprowadza procesy racjonalnie zmierzające do ograniczenia ryzyka powstania szkód po stronie klientów, ale także w ramach należytej staranności jest ubezpieczony od odpowiedzialności cywilnej, które obejmuje również szkody wyrządzone przez jego pracowników. Wnioskodawca dodatkowo więc ogranicza finansowe ryzyko obciążenia jego działalności ryzykiem strat z tytułu prowadzonej działalności gospodarczej.

Istotne elementy opisu zdarzenia przyszłego zostały również ujęte we własnym stanowisku w sprawie, z którego wynika, że realizowane przez Wnioskodawcę usługi uzgodnione w kontrakcie z klientem w żaden sposób nie mogą być uznane za usługi „mające wady, usterki defekty, wskazujące braki, błędy, niewłaściwe, nieprawidłowe, niepoprawne”. Kategorycznie należy stwierdzić, że nie są to usługi wykonane w sposób niepełny, w szczególności, że nie zostały spełnione wszelkie obowiązki ciążące na Wnioskodawcy z mocy umowy zawartej z kontrahentem.

Pytanie

Czy do wydatków na pokrycie szkód opisanych w stanie przyszłym znajdzie zastosowanie art. 16 ust. 1 pkt 22 ustawy o PDOP i czy w konsekwencji wydatki z tego tytułu będą mogły zostać uznane za koszt uzyskania przychodów Spółki?

Państwa stanowisko w sprawie

Zgodnie z art. 15 ust. 1 ustawy z dnia 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (t.j. Dz. U. z 2022 r. poz. 2587 ze zm., dalej: „ustawa o PDOP”) kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów ze źródła przychodów lub w celu zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 16 ust. 1.

Powyższe oznacza, że podstawową zasadą przewidzianą w ustawie o PDOP jest zakwalifikowanie do kosztów uzyskania przychodów wszystkich poniesionych wydatków, o ile pozostają w związku przyczynowo-skutkowym z osiąganymi przychodami, w tym służą zachowaniu albo zabezpieczeniu funkcjonowania źródła przychodów (a więc bezpośrednio i pośrednio są związane z uzyskiwaniem przychodów). Na podstawie brzmienia art. 15 ust. 1 ustawy o PDOP wyjątkiem od tej zasady są koszty wymienione w art. 16 ust. 1 tejże ustawy. Wyjątki te, zgodnie z wykładnią prawa podatkowego, należy jednak interpretować ściśle.

Uznanie wydatku za koszt podatkowy wymaga od podatnika wykazania, że wydatek jest racjonalnie i gospodarczo uzasadniony. Każdorazowy wydatek poniesiony przez podatnika winien podlegać indywidualnej analizie w celu dokonania jego kwalifikacji prawnej, z wyjątkiem sytuacji, gdy ustawa wyraźnie wskazuje jego przynależność do kategorii kosztów uzyskania przychodów lub wyłącza istnienie związku przyczynowo-skutkowego pomiędzy poniesieniem kosztu a przychodem, bądź zachowaniem albo zabezpieczeniem źródła przychodu.

Zaliczenie danego wydatku do kosztów uzyskania przychodów uzależnione jest od tego, czy nie znajduje się on w art. 16 ust. 1 ustawy o PDOP, tj. w grupie wydatków niestanowiących kosztów uzyskania przychodów.

Podsumowując, kosztem uzyskania przychodów będzie zatem taki koszt, który spełnia łącznie następujące warunki:

a) został poniesiony przez podatnika, tj. w ostatecznym rozrachunku musi on zostać pokryty z zasobów majątkowych podatnika,

b) jest definitywny (rzeczywisty), tj. wartość poniesionego wydatku nie została podatnikowi w jakikolwiek sposób zwrócona,

c) pozostaje w związku z prowadzoną przez podatnika działalnością gospodarczą.

d) poniesiony został w celu uzyskania przychodów, zachowania lub zabezpieczenia źródła przychodów,

e) został właściwie udokumentowany,

 f) nie może znajdować się w grupie wydatków, których zgodnie z art. 16 ust. 1 ww. ustawy nie uważa się za koszty uzyskania przychodów.

Art. 16 ust. 1 ustawy o PDOP, zawiera enumeratywną listę wyłączeń z kosztów uzyskania przychodów, co oznacza, że każdy koszt dający się zakwalifikować do którejkolwiek z pozycji wymienionej na tej liście nie będzie mógł być zaliczony do kosztów uzyskania przychodów, nawet jeśli był poniesiony w celu osiągnięcia przychodów. To czy dany wydatek kwalifikuję się do listy wyłączeń z kosztów uzyskania przychodów wskazanej w art. 16 ust. 1 ustawy o PDOP, wymaga również indywidualnej analizy w celu dokonania jego kwalifikacji prawnej i w żaden sposób (jako odstępstwo od reguły wskazanej w art. 15 ust. 1 ustawy o PDOP) nie może być dokonywana w sposób rozszerzający.

Zgodnie z art. 16 ust. 1 pkt 22 ustawy o PDOP, nie uważa się za koszty uzyskania przychodów kar umownych i odszkodowań z tytułu wad dostarczonych towarów, wykonanych robót i usług oraz zwłoki w dostarczeniu towaru wolnego od wad albo zwłoki w usunięciu wad towarów albo wykonanych robót i usług. Istotą tego przepisu jest niezaliczanie do kosztów uzyskania przychodów kar umownych i odszkodowań związanych generalnie z wadami towarów lub usług bądź zwłoką w usuwaniu tych wad, a nie wszystkich kar i odszkodowań.

Przepisy ustawy o PDOP nie definiują w odrębny sposób terminu „wadliwy”, wobec czego należy uznać, że pojęcie to powinno być w kontekście analizowanego przepisu rozumiane w sposób przyjęty w języku potocznym. Na gruncie języka polskiego słowo „wadliwy” oznacza tyle, co „mający wady, usterki defekty, wskazujący braki, błędy, niewłaściwy, nieprawidłowy, niepoprawny (Nowy Słownik Języka Polskiego, PWN, Warszawa 2003). Za obarczoną wadliwością należy uznać usługę, która została wykonana w sposób niepełny („wskazuje braki”), np. nie zostały spełnione wszelkie obowiązki ciążące na wykonawcy z mocy umowy zawartej z zamawiającym lub na mocy obowiązujących przepisów prawa.

Instytucja kary umownej, jako sposób zabezpieczenia prawidłowej realizacji umowy, ma przede wszystkim na celu ułatwienie dochodzenia naprawienia ewentualnej szkody. Została ona uregulowana w ustawie z dnia 23 kwietnia 1964 r. - Kodeks cywilny (t.j.: Dz. U. z 2018 r. poz. 1025, dalej: „K.c”) w art. 483-484. Pod pojęciem kary umownej należy rozumieć zastrzeżenie, że naprawienie szkody wynikłej z niewykonania lub nienależytego wykonania zobowiązania niepieniężnego nastąpi przez zapłatę określonej sumy. Innymi słowy, kara umowna jest rodzajem sankcji cywilnoprawnej zastrzeżonej na wypadek szkód powstałych w wyniku niewłaściwego wykonania umowy. Natomiast, odszkodowanie jest to świadczenie, które wyrównuje straty poniesione przez poszkodowanego oraz utracone przez niego korzyści. Odszkodowanie pełni funkcję kompensacyjną - stanowi finansową rekompensatę uszczerbku, który powstał u osoby poszkodowanej wskutek zdarzenia wywołującego szkodę - zdarzenia związanego z wadami dostarczonych towarów lub usług bądź zwłoką w usuwaniu tych wad.

Dokonując oceny wydatków, jakie mogą zostać poniesione przez Wnioskodawcę w opisanym stanie przyszłym, należy w pierwszej kolejności uznać, że są to wydatki związane z prowadzoną przez niego działalnością i mają na celu uzyskanie przychodów podlegających opodatkowaniu. Wykonywane przez Wnioskodawcę usługi wymagają najczęściej specjalistycznego technicznego podejścia. Z uwagi na ilość wykonywanych czynności przez pracowników Wnioskodawcy, skalę obrotu częściami zamiennymi i urządzeniami, nie da się z praktycznego punktu widzenia uniknąć ich uszkodzenia lub wyrządzenia szkody w pozostałym mieniu kontrahentów. Dzieje się to w sposób niezamierzony, pomimo wdrożonych przez Wnioskodawcę procedur i stałych szkoleń pracowników.

Realizowane przez Wnioskodawcę usługi uzgodnione w kontrakcie z klientem w żaden sposób nie mogą być uznane za usługi „mające wady, usterki defekty, wskazujące braki, błędy, niewłaściwe, nieprawidłowe, niepoprawne”. Kategorycznie należy stwierdzić, że nie są to usługi wykonane w sposób niepełny, w szczególności, że nie zostały spełnione wszelkie obowiązki ciążące na Wnioskodawcy z mocy umowy zawartej z kontrahentem. Z tytułu powstałych zdarzeń Wnioskodawca nie jest także zobowiązany do zapłaty jakichkolwiek odszkodowań, które wynikałyby z umowy z tytułu nieprawidłowo wykonanych usług.

Zgodnie z utrwalonym orzecznictwem sądów administracyjnych oraz linią interpretacyjną zaliczeniu do kosztów uzyskania przychodów nie mogą podlegać te kary umowne i odszkodowania, których powstanie było następstwem celowego (świadomego) działania podatnika lub wynikało z jego rażących zaniedbań.

Zdaniem Wnioskodawcy, oceniając sytuacje opisane w przedmiotowym stanie przyszłym stwierdzić należy, że poniesione przez Spółkę wydatki na naprawienie niezawinionych szkód w mieniu kontrahentów, które nie mają wpływu na jakość wykonanych usług nie podlegają ograniczeniom wymienionym w tym katalogu art. 16 ust. 1 pkt 22 ustawy o PDOP.

Ocena stanowiska

Stanowisko, które przedstawili Państwo we wniosku jest prawidłowe.

Uzasadnienie interpretacji indywidualnej

Zgodnie z art. 15 ust. 1 ustawy z dnia 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (t. j. Dz. U. z 2022 r. poz. 2587 ze zm., dalej: „updop”),

Powyższe oznacza, że podatnik ma prawo do odliczenia dla celów podatkowych wszelkich wydatków, pod warunkiem, iż nie zostały one wymienione w art. 16 ust. 1 ww. ustawy oraz że wykaże ich związek z prowadzoną działalnością, a ich poczynienie ma lub może mieć wpływ na możliwość powstania przychodu (w tym zachowania lub zabezpieczenia przychodów). Przepis ten konstytuuje więc zasadę, stosownie do której pomiędzy kosztem podatkowym oraz przychodami podatnika musi wystąpić związek przyczynowo-skutkowy.

Kosztem uzyskania przychodów będzie zatem taki koszt, który spełnia łącznie następujące warunki:

- został poniesiony przez podatnika, tj. w ostatecznym rozrachunku musi on zostać pokryty z zasobów majątkowych podatnika,

- jest definitywny (rzeczywisty), tj. wartość poniesionego wydatku nie została podatnikowi w jakikolwiek sposób zwrócona,

- pozostaje w związku z prowadzoną przez podatnika działalnością gospodarczą,

- poniesiony został w celu uzyskania przychodów, zachowania lub zabezpieczenia źródła przychodów,

- został właściwie udokumentowany,

- nie może znajdować się w grupie wydatków, których zgodnie z art. 16 ust. 1 updop, nie uważa się za koszty uzyskania przychodów.

Należy przy tym zauważyć, że definicja sformułowana przez ustawodawcę ma charakter ogólny. Z tego względu, każdorazowy wydatek poniesiony przez podatnika powinien podlegać indywidualnej analizie w celu dokonania jego kwalifikacji prawnej. Wyjątkiem jest sytuacja, gdy ustawa wyraźnie wskazuje jego przynależność do kategorii kosztów uzyskania przychodów lub wyłącza możliwość zaliczenia go do tego rodzaju kosztów. W pozostałych przypadkach, należy zaś zbadać istnienie związku przyczynowo-skutkowego pomiędzy poniesieniem kosztu, a powstaniem przychodu lub realną szansą powstania przychodów podatkowych, bądź też zachowaniem albo zabezpieczeniem źródła ich uzyskiwania.

Przesłankę celowości kosztu uważa się za spełnioną, gdy istnieje związek przyczynowy pomiędzy poniesieniem danego kosztu a powstaniem lub realną szansą powstania przychodów podatkowych, bądź też zachowaniem albo zabezpieczeniem źródła ich uzyskiwania. Nie ma przy tym znaczenia, czy dany wydatek przyniósł oczekiwany skutek w postaci osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenie ich źródła. Istotne jest, czy w momencie jego ponoszenia podatnik mógł - obiektywnie oceniając - oczekiwać takiego efektu.

Zatem, kosztami uzyskania przychodów są wszelkie racjonalne i gospodarczo uzasadnione wydatki związane z prowadzoną działalnością gospodarczą, której celem jest osiągnięcie przychodów bądź zabezpieczenie i zachowanie źródła przychodów, z wyjątkiem wymienionych w art. 16 ust. 1 updop.

Oprócz powyższego należy mieć na uwadze, że dokonując rozpoznania kosztowego charakteru określonego wydatku podatnik musi badać nie tylko to, czy wydatek ten został poniesiony w celu osiągnięcia przychodów, zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów (art. 15 ust. 1 updop), ale i to, czy nie jest on objęty wyłączeniem z art. 16 ust. 1 updop, co definitywnie pozbawia go charakteru kosztu podatkowego choćby nawet spełniał wprowadzone przez ustawodawcę w art. 15 ust. 1 updop, kryteria normatywne.

Z opisu sprawy wynika, że Wnioskodawca posiada ubezpieczenie od odpowiedzialności cywilnej, które obejmuje również szkody wyrządzone przez jego pracowników. Umowa ubezpieczenia uwzględnia franszyzę redukcyjną.

Spółka rozróżnia dwa możliwe przypadki w ramach przedmiotowego zdarzenia przyszłego:

I. Środki pieniężne na naprawę szkody, zostaną najpierw przekazane klientowi przez Wnioskodawcę ze środków własnych lub pokryte bezpośrednio przez Wnioskodawcę, a następnie Wnioskodawca otrzyma na własne konto odszkodowanie w wysokości zwróconych klientowi środków po potrąceniu franszyzy redukcyjnej.

II. Wnioskodawca w całości pokryje szkodę z własnych środków i nie otrzyma odszkodowania.

Z perspektywy skali prowadzonej w tym zakresie działalności, mogą zdarzyć się przypadki niezamierzonych błędów ze strony pracowników Wnioskodawcy, które mogą przede wszystkim polegać na:

- niewłaściwym w danych okolicznościach wyborze części zamiennej, złym jej zamocowaniu w procesie serwisowania maszyn i urządzeń należących do klienta,

- niezgodnym z wymogami technicznymi montażu określonych maszyn lub ich podzespołów,

- błędnej obsłudze określonych maszyn lub urządzeń w procesie produkcyjnym lub serwisowym na rzecz klientów,

- nieprawidłowym korzystaniu z wózków widłowych na terenie fabryk klienta.

Ponadto, z wniosku wynika, że z tytułu powstałych zdarzeń Wnioskodawca nie jest także zobowiązany do zapłaty jakichkolwiek odszkodowań, które wynikałyby z umowy z tytułu nieprawidłowo wykonanych usług.

Wątpliwości w przedmiotowej sprawie budzi kwestia ustalenia, czy do wydatków na pokrycie szkód opisanych w stanie przyszłym znajdzie zastosowanie art. 16 ust. 1 pkt 22 updop i czy w konsekwencji wydatki z tego tytułu będą mogły zostać uznane za koszt uzyskania przychodów Spółki.

Zgodnie z art. 16 ust. 1 pkt 22 updop,

Do kosztów uzyskania przychodów na tej podstawie nie mogą zatem zostać zaliczone kary umowne i odszkodowania z tytułu:

- wad dostarczonych towarów, wykonanych robót i usług;

- zwłoki w dostarczeniu towaru wolnego od wad;

- zwłoki w usunięciu wad towarów albo wykonanych robót i usług.

Wszystkie wskazane wyżej kary umowne i odszkodowania wiążą się z nienależytym wykonaniem zobowiązań. Ustawodawca wyłącza je spod kosztów uzyskania przychodów, nie chcąc „premiować” przypadków nienależytego wykonania zobowiązania.

W tym miejscu zauważyć należy, że uregulowania dotyczące odszkodowań i kar umownych zawarte są w ustawie z dnia 23 kwietnia 1964 r. Kodeks cywilny (t.j. Dz. U. z 2022 r. poz. 1360 ze zm., dalej: „KC”).

W myśl art. 471 KC,

Zgodnie natomiast z art. 483 § 1 KC,

W myśl art. 484 § 1 KC,

Zapisy ustanawiające karę umowną stanowią powszechnie stosowaną praktykę przy zawieraniu zobowiązań kontraktowych i stanowią realizację zasady swobody umów. W szczególności w tzw. umowach rezultatu, tj. umowach o roboty budowlane czy umowach o dzieło, kary umowne są zastrzegane na rzecz obu stron umowy na wypadek wielu okoliczności dotyczących przedmiotu umowy (np. opóźnienie, nieprawidłowe wykonanie przedmiotu umowy, odstąpienie od umowy). Stanowią one zabezpieczenie realizacji postanowień kontraktu, bez którego podmioty gospodarcze, w szczególności w branży budowlanej, nie podejmują współpracy.

Odnosząc powyższe rozważania do regulacji prawa podatkowego, należy zauważyć, że art. 16 ust. 1 pkt 22 updop, odnosi się do kategorii odszkodowań i kar umownych.

W świetle powyższego, uznać więc należy, że wydatki poniesione z własnych środków przez Wnioskodawcę na naprawę szkody – niezależnie czy Spółka otrzyma odszkodowanie czy też nie - nie mają charakteru, ani kar umownych, ani odszkodowań wskazanych w art. 16 ust. 1 pkt 22 updop.

Ustawodawca nie ograniczył możliwości zaliczenia w ciężar kosztów uzyskania przychodów wydatków związanych z naprawą powstałej w trakcie wykonywania usług na rzecz klienta szkody, które są nierozerwalnie związane z prowadzoną działalnością gospodarczą.

Jak wynika z wniosku, powstałe szkody nie mają wpływu na ostatecznie niewykonanie lub wadliwe wykonanie usługi, które miałyby stanowić podstawę do wypłaty właśnie z tego tytułu odszkodowań czy kar umownych na rzecz kontrahentów.

Dlatego, zgodzić się należy z Wnioskodawcą, że poniesione przez Spółkę wydatki na naprawienie niezawinionych szkód w mieniu kontrahentów, które nie mają wpływu na jakość wykonanych usług nie podlegają ograniczeniom wymienionym w tym katalogu art. 16 ust. 1 pkt 22 ustawy o PDOP.

W związku z powyższym, Państwa stanowisko należy uznać za prawidłowe.

Dodatkowe informacje

Informacja o zakresie rozstrzygnięcia

Interpretacja dotyczy zdarzenia przyszłego przedstawionego przez Państwa i stanu prawnego obowiązującego w dniu wydania interpretacji.

Interpretacja indywidualna wywołuje skutki prawnopodatkowe tylko wtedy, gdy rzeczywisty stan faktyczny sprawy będącej przedmiotem interpretacji pokrywał się będzie z opisem zdarzenia przyszłego podanym przez Państwa w złożonym wniosku. W związku z powyższym, w przypadku zmiany któregokolwiek elementu przedstawionego we wniosku opisu sprawy, udzielona odpowiedź traci swoją aktualność.

Pouczenie o funkcji ochronnej interpretacji

Funkcję ochronną interpretacji indywidualnych określają przepisy art. 14k-14nb ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. – Ordynacja podatkowa (t. j. Dz. U. z 2022 r. poz. 2651 ze zm.). Interpretacja będzie mogła pełnić funkcję ochronną, jeśli: Państwa sytuacja będzie zgodna (tożsama) z opisem stanu faktycznego lub zdarzenia przyszłego i zastosują się Państwo do interpretacji.

Zgodnie z art. 14na § 1 Ordynacji podatkowej:

Zgodnie z art. 14na § 2 Ordynacji podatkowej:

Pouczenie o prawie do wniesienia skargi na interpretację

Mają Państwo prawo do zaskarżenia tej interpretacji indywidualnej do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego (…). Zasady zaskarżania interpretacji indywidualnych reguluje ustawa z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi  (t. j. Dz. U. z 2023 r. poz. 259, dalej jako „PPSA”).

Skargę do Sądu wnosi się za pośrednictwem Dyrektora KIS (art. 54 § 1 PPSA). Skargę należy wnieść w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia interpretacji indywidualnej (art. 53 § 1 PPSA):

- w formie papierowej, w dwóch egzemplarzach (oryginał i odpis) na adres: Krajowa Informacja Skarbowa, ul. Teodora Sixta 17, 43-300 Bielsko-Biała (art. 47 § 1 PPSA), albo

- w formie dokumentu elektronicznego, w jednym egzemplarzu (bez odpisu), na adres Elektronicznej Skrzynki Podawczej Krajowej Informacji Skarbowej na platformie ePUAP: /KIS/SkrytkaESP (art. 47 § 3 i art. 54 § 1a PPSA).

Skarga na interpretację indywidualną może opierać się wyłącznie na zarzucie naruszenia przepisów postępowania, dopuszczeniu się błędu wykładni lub niewłaściwej oceny co do zastosowania przepisu prawa materialnego. Sąd jest związany zarzutami skargi oraz powołaną podstawą prawną (art. 57a PPSA).

Podstawa prawna dla wydania interpretacji

Podstawą prawną dla wydania tej interpretacji jest art. 13 § 2a oraz art. 14b § 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. – Ordynacja podatkowa (t. j. Dz. U. z 2022 r. poz. 2651 ze zm.).