Imprezy integracyjne dla pracowników – rozliczenie podatku dochodowego, VAT, ewidencja księgowa

W okresie wiosennym wzrasta liczba imprez integracyjnych, takich jak np. imprezy grillowe czy wyjścia do lokali gastronomicznych organizowane ze środków obrotowych dla pracowników przez pracodawców. Coraz popularniejsze staje się zapraszanie do udziału w tego rodzaju imprezach również członków rodzin oraz znajomych pracowników. W związku z tym pracodawcy szukają odpowiedzi na pytania:

• Czy po stronie pracowników biorących udział w imprezach integracyjnych powstaje przychód ze stosunku pracy?
• Czy po stronie pracowników powstaje przychód ze stosunku pracy, jeżeli w tego rodzaju imprezach biorą udział członkowie ich rodzin oraz osoby im towarzyszące? 
• Czy pracodawcy mogą rozliczać w kosztach wydatki ponoszone na organizację takich imprez?
• Czy pracodawcy mogą odliczyć VAT od zakupu towarów potrzebnych do organizacji imprez integracyjnych?
• Czy pracodawcy powinni naliczać VAT w związku z udziałem pracowników w imprezie integracyjnej?

Przedstawiamy odpowiedzi na te pytania oraz ewidencję w księgach rachunkowych wydatków związanych z organizacją imprez integracyjnych. 

1. Czy pracownik biorący udział w imprezie integracyjnej zorganizowanej przez pracodawcę osiąga przychód ze stosunku pracy?

Nie, pracownik biorący udział w imprezie integracyjnej zorganizowanej przez pracodawcę nie uzyskuje przychodu ze stosunku pracy. 

Przychodem pracownika ze stosunku pracy jest nie tylko otrzymywane przez niego wynagrodzenie, lecz także wartość nieodpłatnych świadczeń otrzymanych od pracodawcy (art. 12 ust. 1 updof). Kiedy nieodpłatne świadczenie jest przychodem pracownika, rozstrzygnął Trybunał Konstytucyjny w wyroku z 8 lipca 2014 r., sygn. akt K 7/13. Stwierdził w nim, że za przychód pracownika mogą być uznane tylko takie świadczenia nieodpłatne, które łącznie spełniają następujące warunki:

● po pierwsze, zostały spełnione za zgodą pracownika (pracownik skorzystał z nich w pełni dobrowolnie),

● po drugie, zostały spełnione w interesie pracownika (a nie w interesie pracodawcy) i przyniosły mu korzyść w postaci powiększenia aktywów lub uniknięcia wydatku, który musiałby ponieść,