Interpretacja indywidualna z dnia 20 lutego 2023 r., Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej, sygn. 0115-KDIT3.4011.906.2022.3.KP

Możliwości zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów wydatków poniesionych w związku z organizacją, zapewnieniem noclegów i przejazdami podwykonawców.

Interpretacja indywidualna

– stanowisko prawidłowe

Szanowna Pani,

stwierdzam, że Pani stanowisko w sprawie oceny skutków podatkowych przedstawionego zdarzenia przyszłego w podatku dochodowym od osób fizycznych - jest prawidłowe.

Zakres wniosku o wydanie interpretacji indywidualnej

12 grudnia 2022 r. wpłynął Pani wniosek z 7 grudnia 2022 r. o wydanie interpretacji indywidualnej, który dotyczy podatku dochodowego od osób fizycznych w zakresie możliwości zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów wskazanych we wniosku wydatków ponoszonych na rzecz podwykonawców. Uzupełniła go Pani – w odpowiedzi na wezwanie – pismem z 19 lutego 2023 r. (data wpływu). Treść wniosku jest następująca:

Opis zdarzenia przyszłego

Prowadzi Pani działalność gospodarczą zarejestrowaną w Centralnej Ewidencji Działalności Gospodarczej. Posiada Pani nieograniczony obowiązek podatkowy na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej. Korzysta Pani z opodatkowania podatkiem liniowym.

Przedmiotem działalności Pani firmy jest montaż konstrukcji stalowych, drewnianych, montaż stoisk targowych. Przy wykonywaniu tych czynności zamierza Pani korzystać z usług podwykonawców, z którymi zawierane będą umowy cywilnoprawne (podwykonawcy również prowadzą działalność gospodarczą).

W celu zapewnienia najwyższego poziomu świadczonych usług oraz spełnienia oczekiwań klientów związanych z terminowym realizowaniem zleceń zamierza Pani podpisywać z podwykonawcami umowy, z których wynikać będzie, że organizacja oraz wydatki związane z noclegami, a także przejazdami do miejsca wykonywania czynności (np. bilety samolotowe, kolejowe) będą obciążały Pani firmę, jednocześnie koszty nie będą przenoszone (refakturowane) na podwykonawców.

Celem tak zawartych umów jest dyspozycyjność podwykonawców, lepsza organizacja pracy, możliwość uzyskania zniżek i bonifikat przy grupowej rezerwacji noclegów. Zatrudnianie pracowników na umowę o pracę, przy specyfice Pani działalności (sezonowość działalności, zmienna i trudna do oszacowania ilość usług w danym miesiącu), jest nieekonomiczne. Wybór podwykonawców i nawiązywanie współpracy na poszczególne zlecenia jest jedynym ekonomicznie uzasadnionym rozwiązaniem. Taki model współpracy pozwala również na bezpośrednie kontrolowanie kosztów zakwaterowania i przejazdów związanych z realizacją zleceń, co umożliwia uzyskanie wyższej rentowności prowadzonej przez Panią działalności gospodarczej.

Uzupełnienie wniosku

•Wniosek dotyczy kosztów przejazdów związanych z przemieszczeniem się podwykonawców do miejsc koniecznych w celu wyświadczenia usług, kosztów biletów lotniczych, kolejowych, autobusowych. W niektórych przypadkach mogą pojawić się dodatkowe opłaty związane z przejazdem jak: opłaty za bagaż, rezerwację miejsc, zmiany w bilecie.

•Przedmiotem oceny we wnioskowanym rozstrzygnięciu mają być wydatki związane z noclegami w ramach nabywanych usług hotelarskich (koszt wynajmu pokoju lub apartamentu), udokumentowane fakturami lub rachunkami. Mogą to być również opłaty za rezerwację, niektóre portale rezerwacyjne pobierają opłaty za dokonanie rezerwacji.

•Wynagrodzenie należne podwykonawcy, wypłacane na podstawie umów, z których wynikało będzie, że organizacja oraz wydatki związane z noclegami, a także przejazdami do miejsca wykonywania czynności będą obciążały Pani firmę, będzie skalkulowane w sposób uwzględniający fakt, że koszty te ponoszone w celu wykonania usług poniesie Pani, a nie usługodawca. Skalkulowanie tych kosztów spowoduje obniżenie wynagrodzenia należnego podwykonawcy.

Pytanie

Czy w świetle przepisów ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (Dz. U. z 2021r. poz. 1128, ze zm., ponoszone przez Panią wydatki związane z noclegami oraz przejazdami podwykonawców będą stanowiły koszty uzyskania przychodów w Pani działalności gospodarczej?

Pani stanowisko w sprawie

Uważa Pani, iż ponoszone przez Panią wydatki związane z noclegami oraz przejazdami podwykonawców będą stanowiły koszty uzyskania przychodów w Pani firmie. Wydatki te będą niezbędne do prowadzenia działalności w zakresie tworzenia stoisk wystawowych na targach.

Zgodnie z art. 22 ust. 1 ustawy o PIT, kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 23 ustawy.

Zatem, aby uznać wydatek za koszt uzyskania przychodów, muszą być spełnione łącznie następujące warunki:

–wydatek został poniesiony przez podatnika, tj. w ostatecznym rozrachunku musi on zostać pokryty z zasobów majątkowych podatnika;

–poniesiony został w celu uzyskania, zachowania lub zabezpieczenia źródła przychodów;

–pozostaje w związku z prowadzoną przez podatnika działalnością gospodarczą;

–jest definitywny (rzeczywisty), tj. wartość poniesionego wydatku nie została podatnikowi w jakikolwiek sposób zwrócona;

–został właściwie udokumentowany;

–wydatek nie może znajdować się w katalogu kosztów określonych w art. 23 ust. 1 ustawy o PIT.

Należy przy tym zaznaczyć, że sam fakt niewymienienia określonego wydatku w art. 23 ust. 1 ustawy o PIT, zawierającym katalog wydatków nieuznawanych za koszty uzyskania przychodów, nie przesądza automatycznie o możliwości uwzględnienia tego wydatku przy ustalaniu podstawy opodatkowania. Konieczne jest wykazanie związku ponoszonych kosztów z prowadzoną przez podatnika działalnością gospodarczą oraz uzyskiwanym z tej działalności przychodem.

W przypadku źródła przychodów, jakim jest pozarolnicza działalność gospodarcza, należy przyjąć, że kosztami uzyskania przychodów są wszelkie racjonalne i gospodarczo uzasadnione wydatki związane z prowadzoną działalnością gospodarczą, których celem jest osiągnięcie przychodów, zabezpieczenie i zachowanie źródła przychodów.

W zakresie obowiązków podatnika, jako odnoszącego ewidentną korzyść z faktu zaliczenia określonych wydatków w poczet kosztów uzyskania przychodów, jest wykazanie, na podstawie zgromadzonych dowodów, związku między poniesieniem kosztu a uzyskaniem przychodu, zgodnie z art. 22 ust. 1 ustawy o PIT. Przy czym - związek przyczynowy między poniesieniem wydatku a osiągnięciem przychodu, bądź zachowaniem lub zabezpieczeniem jego źródła należy oceniać indywidualnie w stosunku do każdego wydatku. Z oceny tego związku powinno wynikać, że poniesiony wydatek obiektywnie może przyczynić się do osiągnięcia przychodu, bądź służyć zachowaniu lub zabezpieczeniu źródła przychodów.

W Pani przypadku będzie zachodził związek przyczynowo-skutkowy pomiędzy poniesionym kosztem, a uzyskanymi przychodami. Prace montażu stoisk targowych są wykonywane poza siedzibą firmy. Celem tak zawartych umów będzie dyspozycyjność podwykonawców, lepsza organizacja pracy, możliwość uzyskania zniżek i bonifikat przy grupowej rezerwacji noclegów. Zatrudnianie pracowników na umowę o pracę, przy specyfice Pani działalności (sezonowość działalności, zmienna i trudna do oszacowania ilość usług w danym miesiącu), jest nieekonomiczne, nie pozwala na elastyczność w reagowaniu na zmieniające się warunki gospodarcze. Wybór podwykonawców i nawiązywanie współpracy na poszczególne zlecenia jest jedynym ekonomicznie uzasadnionym rozwiązaniem, a pokrycie kosztów noclegu i przejazdu jest istotną kartą przetargową do podjęcia zleceń przez podwykonawców. Taki model współpracy będzie pozwalał również na bezpośrednie kontrolowanie kosztów zakwaterowania i transportu związanych z realizacją zleceń, możliwość negocjowania stawek za wykonywane zlecenia, uproszczenie rozliczeń z podwykonawcami, co umożliwia uzyskanie wyższej rentowności prowadzonej przez Panią działalności gospodarczej. Pani firma będzie szybko i terminowo realizować usługi, co podniesie jej konkurencyjność na rynku. Brak dyspozycyjności oraz pewności co do terminowości wykonania usług negatywnie wpłynąłby na wysokość Pani wynagrodzenia, a być może mógłby spowodować utratę kontrahenta, czego oczywistym skutkiem byłby spadek przychodów.

Koszty związane z noclegami i przejazdami nie będą przenoszone na podwykonawców (nie będą refakturowane), czyli w konsekwencji będą miały charakter definitywny. Jest to przyjęta praktyka zarówno w realiach polskich, jak i międzynarodowych. Zauważyć bowiem należy, że celem poniesienia przez Panią wydatków na koszty noclegu i przejazdów podwykonawców jest ułatwienie lub umożliwienie podwykonawcy wyświadczenia zamówionej usługi w sposób, który przyczyni się do wygenerowania po Pani stronie przychodu lub zachowania, czy zabezpieczenia jego źródła. Z tej też przyczyny wydatki na tego typu świadczenia, pomimo, że nie będzie z nich bezpośrednio korzystał podmiot, który je nabywa, czyli Pani firma, będą niewątpliwie związane z Pani przychodem.

Ewentualne kwestionowanie w takim przypadku prawa do ujęcia wydatków na przedmiotowe świadczenia w kosztach uzyskania przychodów Pani firmy prowadziłoby do konieczności wprowadzenia sztucznego sposobu rozliczeń (refakturowania poniesionych przez Panią wydatków związanych z noclegami oraz przejazdami na podwykonawców przy równoczesnym podwyższeniu wynagrodzenia należnego podwykonawcom), przy czym w ostatecznym rozrachunku, ekonomiczny ciężar tych wydatków i tak zawsze ponosić będzie Pani firma.

Pragnie Pani również wskazać, że przedstawione powyżej stanowisko w zakresie możliwości zaliczenia wydatków związanych z noclegami oraz przejazdami podwykonawców w kosztach uzyskania przychodów zgodne jest ze stanowiskiem prezentowanym przez organy podatkowe w wydawanych interpretacjach indywidualnych. Dla przykładu przywołać można: Pismo z dnia 29 września 2015 r. Ministerstwa Finansów sygn. DD10.8221.145.2015.MZB zmieniające interpretację indywidualną wydaną przez Dyrektora Izby Skarbowej w Poznaniu w dniu 28 lipca 2015 r. Znak: ILPB3/4510-1-187/15-2/AO, interpretację Dyrektora Izby Skarbowej w Łodzi z 1 lipca 2014 r. (Znak: IPTPB3/423-97/14-4/PM), interpretację Dyrektora Izby Skarbowej w Warszawie z 4 grudnia 2012 r. (Znak: IPPB5/423-828/12-2/MW), interpretację Dyrektora Izby Skarbowej w Łodzi z1 lipca 2014 r. (Znak: IPTPB3/423-97/14-5/PM).

Odnosząc się do powyższego wyjaśnienia oraz do przedstawionego zdarzenia przyszłego, należy stwierdzić, że wydatki poniesione w związku z organizacją i zapewnieniem noclegów i przejazdami podwykonawców, będą spełniały przesłanki do uznania ich za koszt uzyskania przychodów zgodnie z przepisami ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych.

Ocena stanowiska

Stanowisko, które przedstawiła Pani we wniosku jest prawidłowe.

Uzasadnienie interpretacji indywidualnej

Zgodnie z przepisem art. 22 ust. 1 ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (t. j. Dz. U. z 2022 r. poz. 2647 ze zm.):

Kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 23.

Powyższe oznacza, że wszystkie poniesione wydatki związane z prowadzoną działalnością gospodarczą, po wyłączeniu zastrzeżonych w ustawie, są kosztami uzyskania przychodów, o ile pozostają w związku przyczynowo-skutkowym z osiąganymi przychodami. Kosztami uzyskania przychodów są więc wszelkie racjonalnie i gospodarczo uzasadnione wydatki związane z działalnością gospodarczą, których celem jest osiągnięcie, zabezpieczenie lub zachowanie źródła przychodów.

Aby wydatek poniesiony przez podatnika stanowił dla niego koszt uzyskania przychodu, muszą zostać spełnione następujące warunki, tzn. dany wydatek:

–został poniesiony przez podatnika, tj. w ostatecznym rozrachunku musi on zostać pokryty z zasobów majątkowych podatnika (nie stanowią kosztu uzyskania przychodu podatnika wydatki, które zostały poniesione na działalność Podatnika przez osoby inne niż Podatnik),

–jest definitywny (rzeczywisty), tj. wartość poniesionego wydatku nie została Podatnikowi w jakikolwiek sposób zwrócona,

–pozostaje w związku z prowadzoną przez Podatnika działalnością gospodarczą,

–poniesiony został w celu uzyskania, zachowania lub zabezpieczenia przychodów lub może mieć wpływ na wielkość osiągniętych przychodów,

–został właściwie udokumentowany,

–nie może znajdować się w grupie wydatków, których zgodnie z art. 23 wskazanej ustawy nie uważa się za koszty uzyskania przychodów.

Należy przy tym zauważyć, że definicja sformułowana przez ustawodawcę ma charakter ogólny. Z tego względu, każdorazowy wydatek poniesiony przez podatnika powinien podlegać indywidualnej analizie w celu dokonania jego kwalifikacji prawnej. Wyjątkiem jest sytuacja, gdy ustawa wyraźnie wskazuje jego przynależność do kategorii kosztów uzyskania przychodów lub wyłącza możliwość zaliczenia go do tego rodzaju kosztów. W pozostałych przypadkach, należy zaś zbadać istnienie związku przyczynowego pomiędzy poniesieniem kosztu a powstaniem przychodu lub realną szansą powstania przychodów podatkowych, bądź też zachowaniem albo zabezpieczeniem źródła ich uzyskiwania. Podatnik oceniając związek wydatku z prowadzoną działalnością gospodarczą winien zakładać, że dany koszt może obiektywnie przyczynić się do osiągnięcia przychodu. Ponadto, należy mieć na względzie, że podatnik uznając wydatek za koszt uzyskania przychodu odnosi ewidentne korzyści albowiem o ten koszt zmniejsza podstawę opodatkowania. Na nim więc spoczywa ciężar udowodnienia, że określony wydatek jest kosztem uzyskania przychodu.

Uznanie danego wydatku za koszt uzyskania przychodów jest możliwe tylko wtedy, gdy z prawidłowo i rzetelnie udokumentowanych zdarzeń wynika ponad wszelką wątpliwość, że jest to wydatek celowy i racjonalnie uzasadniony. Zatem to podatnik zobowiązany jest wykazać nie tylko fakt poniesienia danego wydatku, ale także jego celowość i racjonalność. Innymi słowy oznacza to, że dla kwalifikacji prawnej danego kosztu istotne znaczenie ma cel, w jakim został poniesiony. Wydatek zostanie uznany za koszt uzyskania przychodów, jeżeli pomiędzy jego poniesieniem a powstaniem, zwiększeniem bądź też możliwością powstania przychodu istnieje związek przyczynowy.

Pani wątpliwości dotyczą kwestii ustalenia, czy w świetle przepisów ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, ponoszone przez Panią wydatki związane z noclegami oraz przejazdami podwykonawców stanowią koszty uzyskania przychodów w Pani działalności gospodarczej.

Odnosząc treść cyt. powyżej przepisów do opisu przedstawionego we wniosku zdarzenia przyszłego stwierdzić należy, że wydatki związane z noclegami i przejazdami podwykonawców stanowią dla Pani działalności gospodarczej, koszty uzyskania przychodów.

Z przedstawionego we wniosku opisu zdarzenia przyszłego jednoznacznie wynika bowiem, że w celu zapewnienia najwyższego poziomu świadczonych usług oraz spełnienia oczekiwań klientów związanych z terminowym realizowaniem zleceń zamierza Pani podpisywać z podwykonawcami umowy, z których wynikać będzie, że organizacja oraz wydatki związane z noclegami, a także przejazdami do miejsca wykonywania czynności (np. bilety samolotowe, kolejowe) będą obciążały Pani firmę, jednocześnie koszty nie będą przenoszone (refakturowane) na podwykonawców. Wynagrodzenie należne podwykonawcy będzie skalkulowane w sposób uwzględniający fakt, że koszty te ponoszone w celu wykonania usług poniesie Pani, a nie usługodawca. Skalkulowanie tych kosztów spowoduje obniżenie wynagrodzenia należnego podwykonawcy.

Reasumując, Pani stanowisko w zakresie ustalenia, czy w świetle przepisów ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, ponoszone przez Panią wydatki związane z noclegami oraz przejazdami podwykonawców stanowią koszty uzyskania przychodów w Pani działalności gospodarczej, należało uznać za prawidłowe.

Informacje dodatkowe

Odnośnie powołanych przez Panią interpretacji indywidualnych, należy zauważyć, że interpretacje przepisów prawa podatkowego wydawane są w indywidualnych sprawach podatników i kształtują ich sytuację prawną w sprawach będących przedmiotem rozstrzygnięcia, lecz dotyczą konkretnych stanów faktycznych/zdarzeń przyszłych i nie mają mocy prawa powszechnie obowiązującego co oznacza, że należy je traktować indywidualnie.

Informacja o zakresie rozstrzygnięcia

Interpretacja dotyczy zdarzenia przyszłego, które Pani przedstawiła i stanu prawnego, który obowiązuje w dniu wydania interpretacji.

Pouczenie o funkcji ochronnej interpretacji

•Funkcję ochronną interpretacji indywidualnych określają przepisy art. 14k-14nb ustawy z 29 sierpnia 1997 r. - Ordynacja podatkowa (t. j. Dz. U. z 2022 r. poz. 2651 ze zm.). Interpretacja będzie mogła pełnić funkcję ochronną, jeśli: Pani sytuacja będzie zgodna (tożsama) z opisem stanu faktycznego (zdarzenia przyszłego) i zastosuje się Pani do interpretacji.

•Zgodnie z art. 14na § 1 Ordynacji podatkowej:

Przepisów art. 14k-14n Ordynacji podatkowej nie stosuje się, jeśli stan faktyczny lub zdarzenie przyszłe będące przedmiotem interpretacji indywidualnej jest elementem czynności, które są przedmiotem decyzji wydanej:

1)z zastosowaniem art. 119a;

2)w związku z wystąpieniem nadużycia prawa, o którym mowa w art. 5 ust. 5 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług;

3)z zastosowaniem środków ograniczających umowne korzyści.

•Zgodnie z art. 14na § 2 Ordynacji podatkowej:

Przepisów art. 14k-14n nie stosuje się, jeżeli korzyść podatkowa, stwierdzona w decyzjach wymienionych w § 1, jest skutkiem zastosowania się do utrwalonej praktyki interpretacyjnej, interpretacji ogólnej lub objaśnień podatkowych.

Pouczenie o prawie do wniesienia skargi na interpretację

Ma Pani prawo do zaskarżenia tej interpretacji indywidualnej do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego.

Zasady zaskarżania interpretacji indywidualnych reguluje ustawa z 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi - t. j. Dz. U. z 2022 r. poz. 329 ze zm.; dalej jako „PPSA”.

Skargę do Sądu wnosi się za pośrednictwem Dyrektora KIS (art. 54 § 1 PPSA). Skargę należy wnieść w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia interpretacji indywidualnej (art. 53 § 1 PPSA):

•w formie papierowej, w dwóch egzemplarzach (oryginał i odpis) na adres: Krajowa Informacja Skarbowa, ul. Teodora Sixta 17, 43-300 Bielsko-Biała (art. 47 § 1 PPSA), albo

•w formie dokumentu elektronicznego, w jednym egzemplarzu (bez odpisu), na adres Elektronicznej Skrzynki Podawczej Krajowej Informacji Skarbowej na platformie ePUAP: /KIS/SkrytkaESP (art. 47 § 3 i art. 54 § 1a PPSA).

Skarga na interpretację indywidualną może opierać się wyłącznie na zarzucie naruszenia przepisów postępowania, dopuszczeniu się błędu wykładni lub niewłaściwej oceny co do zastosowania przepisu prawa materialnego. Sąd jest związany zarzutami skargi oraz powołaną podstawą prawną (art. 57a PPSA).

Podstawa prawna dla wydania interpretacji

Podstawą prawną dla wydania tej interpretacji jest art. 13 § 2a oraz art. 14b § 1 ustawy z 29 sierpnia 1997 r. - Ordynacja podatkowa (t. j. Dz. U. z 2022 r. poz. 2651 ze zm.).