Jak prawidłowo powinna przebiegać elektroniczna archiwizacja faktur

PROBLEM

Spółka z o.o. jest czynnym podatnikiem VAT i prowadzi działalność komunalną. Planujemy od nowego roku obrachunkowego – ze względu na optymalizację kosztów archiwizacyjnych - przechowywać faktury sprzedażowe wyłącznie elektronicznie. Faktury są generowane w oprogramowaniu przeznaczonym dla obsługi zakładów branży komunalnej i oparte są na dedykowanej wersji autorskiego zintegrowanego systemu informatycznego Komadres. System gwarantuje m.in. natychmiastowy dostęp do informacji o odbiorcach, obiektach oraz parametrach rozliczania. Automatycznie obsługuje cały proces sprzedaży. Faktury sprzedażowe są wystawiane na podstawie podpisanej umowy o zaopatrzenie w wodę i odprowadzenie ścieków, protokołu odbioru przyłącza kanalizacyjnego oraz odczytu elektronicznego. Są wystawiane dla klientów indywidualnych w okresach rozliczeniowych dwumiesięcznych oraz podmiotów komercyjnych – każdego m-ca i wysyłane pocztą tradycyjną lub elektroniczną. Spółka zapewnia autentyczność faktur, jej czytelność i integralność treści oraz eliminuje możliwość poprawek, uzupełnień, czy podmiany wysłanych wcześniej faktur przez dostęp wyłącznie uprawnionych osób do przedmiotowego oprogramowania i przez podanie prawidłowego loginu i hasła. Faktury są katalogowane z podziałem na okresy rozliczeniowe, agregowane w zestawienia, na podstawie których można odnaleźć dokument po atrybutach, takich jak: NIP, nr faktury, data wystawienia, kwoty: netto/brutto, w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie, np. na żądanie organu skarbowego. Program Komadres archiwizuje bazę danych, w tym faktur sprzedażowych - w formie zapisu dokumentu elektronicznego, które są przechowywane na serwerach zainstalowanych i należących do Spółki i obsługiwanych przez pracowników Spółki oraz dodatkowo nagrywane z częstotliwością jednego m-ca na płytki CD przez uprawnione osoby. Czy korzystając z opisanego elektronicznego systemu archiwizowania dokumentów Spółka spełni warunki określone w przepisach art.106m i art. 112a ustawy o VAT i w związku z tym może prowadzić archiwum dokumentów wyłącznie w formie elektronicznej, bez konieczności przechowywania papierowej wersji faktur w ilości około 3,5 tys. miesięcznie ?