Korekta dokumentacji ZUS – konsekwencje korygowania dokumentów rozliczeniowych (część II)

Obowiązkiem płatników składek jest korygowanie dokumentów ubezpieczeniowych - zarówno zgłoszeń do ubezpieczeń jak i rozliczeń z tytułu składek. Powodem korekt są zazwyczaj błędy zidentyfikowane przez płatnika lub wynikłe podczas kontroli ZUS. Korektę dokumentów rozliczeniowych płatnik sporządza w przyjęty dla niego sposób (w programie Płatnik, na PUE ZUS za pomocą e-płatnika lub papierowo, o ile w ten sposób składane są dokumenty). Często konsekwencją przeprowadzonej korekty są zmiany w rozliczeniu wynagrodzeń będących podstawą wymiaru składek i zasiłków, co może powodować niedopłatę zobowiązań wobec ZUS.

Korekty dokumentów rozliczeniowych w formie elektronicznej co do zasady płatnik może dokonać za okres ostatniego roku. Dokumenty za ten okres są widoczne i nie ma konieczności występowania o nie do ZUS. Jeżeli jednak korekta dotyczy wcześniejszego okresu, niezbędne jest zamówienie danych w ZUS. Korekty dokonuje się bowiem na dokumentach już istniejących, przetworzonych przez ten organ. Zamówienie danych składa się na adres e-mail: cot@zus.pl. W treści zamówienia należy podać:

• nazwę płatnika składek,
• jego dane identyfikacyjne - NIP, REGON, oraz
• okres rozliczeniowy, który interesuje płatnika.

Zamówione komplety rozliczeniowe są udostępniane w ciągu 24 godzin (nie wliczając w to dni wolnych od pracy - sobót, niedziel i świąt) oraz widoczne dla użytkownika w programie Płatnik i aplikacji e-Płatnik przez okres 30 dni.

W wyniku zmiany przepisów od 1 stycznia 2022 r. korekta dokumentów rozliczeniowych nie jest możliwa po upływie 5 lat od dnia, w którym minął termin opłacenia składek rozliczonych w raporcie i deklaracji (art. 48d ust. 1 ustawy systemowej). Termin ten nie dotyczy dokumentów zgłoszeniowych (m.in. ZUA, ZZA, ZWUA).

Jednakże na podstawie art. 11 ustawy z 24 czerwca 2021 r. o zmianie ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych oraz niektórych innych ustaw, deklaracje rozliczeniowe i imienne raporty miesięczne za okres do grudnia 2021 r. płatnik składek koryguje do 1 stycznia 2024 r., z zastrzeżeniem, że imiennych raportów miesięcznych nie składa się w przypadku, gdy korekta dotyczy wyłącznie danych wykazanych w deklaracji rozliczeniowej.