Rozliczanie reklamacji w księgach rachunkowych nabywcy

W obrocie gospodarczym często występują sytuacje, gdy nabywca ujawnia wadę w zakupionym towarze. Ma on wówczas prawo odstąpić od umowy, żądać obniżenia ceny lub usunięcia wady np. poprzez wymianę towaru wadliwego na towar wolny od wad. W zależności od uzgodnień poczynionych pomiędzy stronami, jak również momentu, w którym kupujący korzysta z przysługujących mu uprawnień, reklamacje są różnie dokumentowane i ewidencjonowane w księgach rachunkowych.

1. Reklamacje - przepisy Kodeksu cywilnego

Przepisy Kodeksu cywilnego (art. 556 Kc) bezpośrednio wskazują, że to sprzedawca jest odpowiedzialny względem kupującego, jeżeli rzecz sprzedana ma wadę fizyczną lub prawną (tzw. rękojmia za wady określona w art. 556-576 Kc). Reklamacje z tytułu wady fizycznej dotyczą niezgodności rzeczy sprzedanej z umową, w szczególności jeżeli rzecz:

• nie ma właściwości, które rzecz tego rodzaju powinna mieć ze względu na cel w umowie oznaczony albo wynikający z okoliczności lub przeznaczenia,
• nie ma właściwości, o których istnieniu sprzedawca zapewnił kupującego, w tym przedstawiając próbkę lub wzór,
• nie nadaje się do celu, o którym kupujący poinformował sprzedawcę przy zawarciu umowy, a sprzedawca nie zgłosił zastrzeżenia co do takiego jej przeznaczenia,
• została kupującemu wydana w stanie niezupełnym.

Z kolei wada prawna mogąca być powodem reklamacji to sytuacja, gdy sprzedana rzecz stanowi własność osoby trzeciej albo jeżeli jest obciążona prawem osoby trzeciej, a także jeżeli ograniczenie w korzystaniu lub rozporządzaniu rzeczą wynika z decyzji lub orzeczenia właściwego organu.

Nabywca oprócz składania reklamacji towaru z tytułu rękojmi może również reklamować towary, powołując się na gwarancję. Z przepisów Kodeksu cywilnego wynika (por. art. 577-581 Kc), że zakres odpowiedzialności sprzedawcy i uprawnienia kupującego są określane w tym przypadku samodzielnie przez gwaranta. Mogą więc być one mniej korzystne od regulacji ustawowych związanych z rękojmią, które są bardzo szczegółowo określone w przepisach Kodeksu cywilnego. Skutkuje to tym, że z gwarancji najczęściej korzysta się, gdy upłynął już termin odpowiedzialności sprzedawcy wynikający z rękojmi wynoszący co do zasady 2 lata od momentu wydania towaru. Co istotne, jeżeli reklamacja na podstawie gwarancji jest nieskuteczna, to kupujący może reklamować towar na podstawie rękojmi (i odwrotnie).