Zasady wystawiania faktur. W 2022 r. zostanie wprowadzony Krajowy System e-Faktur (KSeF). Podatnicy będą mogli wystawiać e-faktury w formie ustrukturyzowanej. Będzie to jednak dobrowolna metoda fakturowania. Wprowadzono także zmiany w zasadach wystawiania faktur korygujących oraz zmieniono terminy wystawiania faktur.

Zobacz również:

Przewodnik po zmianach w VAT i akcyzie 2022>>

E-faktury ustrukturyzowane w 2022 r.>>>

Fakturowanie po zmianach od 1 stycznia 2022 r. – na przykładach>>>

Kiedy faktura może zostać uznana za pustą i jakie są tego konsekwencje>>>

Stosowanie mechanizmu podzielonej płatności i korzystanie z rachunku VAT - aktualne problemy>>>

Zobacz pełne wydanie BIULETYNU VAT>>>

Zasady wystawiania faktur - co warto wiedzieć?

Zmiany w zasadach fakturowania wprowadziła ustawa z 29 października 2021 r. o zmianie ustawy o podatku od towarów i usług oraz niektórych innych ustaw (dalej jako ustawa zmieniająca z 29 października 2021 r.).

1. Wybór metody fakturowania na 2022 r.

W 2022 r. podatnicy będą mieli wybór, jak fakturować swoją sprzedaż. Wystawianie e-faktur ustrukturyzowanych nie będzie obowiązkowe. Podatnicy mogą wybrać jedną z trzech metod fakturowania:

1) faktury papierowe,

2) „zwykłe” e-faktury,

3) e-faktury ustrukturyzowane wystawiane za pomocą KSeF.

Można będzie również stosować system mieszany. Dodatkowo będzie działał system faktur ustrukturyzowanych PEF stosowany w zamówieniach publicznych, koncesjach na roboty budowlane lub usługi oraz partnerstwie publiczno-prywatnym. Nie zastąpi go platforma KSeF.

Po uzyskaniu decyzji derogacyjnej Komisji Europejskiej MF planuje, aby w 2023 r. KSeF stał się rozwiązaniem obligatoryjnym.

Podatnik, przechodząc na nowy system fakturowania, nie składa zawiadomienia do US. Jednak będzie musiał się uwierzytelnić na platformie KSeF oraz zgłosić osoby uprawnione.

Plusy i minusy wystawiania ustrukturyzowanych faktur

Skorzystaj z wiedzy najlepszych ekspertów! ZOBACZ TAKŻE: Komplet Polski Ład - Jak przygotować się do zmian 2022. Podatki Rachunkowość Prawo pracy i ZUS (PDF)

2. Zasady wystawiania faktur na 2022 r.

Ustawodawca, wprowadzając system KSeF, dokonał też drobnych zmian w zasadach fakturowania.

2.1. Zmniejszenie zakresu danych na fakturach i zmiana terminu ich wystawiania w 2022 r.

Wprowadzone zmiany dotyczą wszystkich faktur, niezależnie od przyjętego sposobu fakturowania. Oznacza to, że od 2022 r.:

1. zrezygnowano z obowiązku umieszczania na fakturze zaliczkowej ceny jednostkowej netto (art. 106f ust. 1 pkt 4 ustawy o VAT);
2. wydłużono termin, kiedy można wystawić fakturę przed:
   • dokonaniem dostawy towaru lub wykonaniem usługi,
   • otrzymaniem całości lub części zapłaty (art. 106i ust. 7 ustawy o VAT),

z 30 do 60 dni; jednocześnie pozostawiono bez zmian przypadki, gdy fakturę można wystawić dowolnie wcześnie, pod warunkiem że zawiera informację, jakiego okresu rozliczeniowego dotyczy;

3. zrezygnowano z obowiązku oznaczania duplikatów faktur wyrazem „DUPLIKAT” (art. 106l ust. 2 ustawy o VAT); to od podatnika zależy, czy będzie stosował to oznaczenie.

2.2. Zasady wystawiania e-faktur ustrukturyzowanych

Ustawodawca zdefiniował e-fakturę ustrukturyzowaną w art. 2 pkt 32a ustawy o VAT.

Definicja

 

Faktura ustrukturyzowana będzie miała format xml, zgodny ze strukturą logiczną e-faktury (FA_VAT). MF udostępniło już wersję e-faktury (FA_VAT), aby umożliwić dostosowanie systemów informatycznych do tego rozwiązania. Faktura ustrukturyzowana będzie zawierała obowiązkowe dane z ustawy o VAT oraz dane podawane zwyczajowo w obrocie gospodarczym.

Faktury za pomocą KSeF będą mogli wystawiać:

• przedsiębiorcy zarejestrowani jako czynni podatnicy VAT,
• przedsiębiorcy zwolnieni z VAT,
• podatnicy zidentyfikowani w Polsce do szczególnej procedury unijnej OSS, posiadający polski identyfikator podatkowy NIP.

 

2.2.1. Zakup oprogramowania, które umożliwi wystawianie faktur ustrukturyzowanych

Do obowiązków podatnika, który wybierze system KSeF, będzie należała aktualizacja obecnie stosowanego oprogramowania księgowego lub zakup nowego, aby móc się połączyć z platformą KSeF. Tylko mikroprzedsiębiorcy uzyskają darmowy dostęp do aplikacji webowej MF e-Mikrofirma, która będzie umożliwiała również wystawianie ustrukturyzowanych faktur.

Ważne

Faktury ustrukturyzowane będzie można wystawiać:

• z wykorzystaniem bezpłatnych narzędzi, które udostępni Ministerstwo Finansów, albo

• przy użyciu programów komercyjnych.

Faktury ustrukturyzowane będą sporządzane (przygotowywane) przez podatnika w jego lokalnych lub chmurowych systemach finansowo-księgowych, według wzoru udostępnionego przez MF, a następnie przesyłane do KSeF za pomocą .oprogramowania interfejsowego. KSeF będzie weryfikował, czy plik jest zgodny ze schemą, a jeśli formalnie wszystko będzie się zgadzać, system nada unikatowy numer KSeF.

2.2.2. Zgoda nabywcy na otrzymywanie ustrukturyzowanych e-faktur

Należy także ustalić, czy wszyscy kontrahenci wyrażą zgodę na uzyskiwanie ustrukturyzowanych e-faktur. Otrzymywanie faktur ustrukturyzowanych przy użyciu KSeF wymagać będzie akceptacji odbiorcy takiej faktury (art. 106na ust. 2 ustawy o VAT).

Wyrażanie zgody powinno odbywać się na takich samych zasadach, jakie obowiązują dla faktur elektronicznych. KSeF nie będzie obsługiwał procesu akceptacji przez nabywcę sposobu otrzymania faktur ustrukturyzowanych.

Ważne

Akceptacja przez nabywcę otrzymywania ustrukturyzowanych faktur będzie mogła mieć dowolną formę i będzie się odbywała poza KSeF.

 

Jeśli kontrahent nie wyrazi zgody na jej otrzymanie przy użyciu KSeF, to i tak podatnik zachowa prawo do wystawienia faktury ustrukturyzowanej w systemie. Wtedy wystawioną fakturę będzie obowiązany przekazać odbiorcy w inny uzgodniony z nim sposób, np. e-mailem w postaci elektronicznej lub papierowej. Takie faktury zachowają walor faktur ustrukturyzowanych i będą pozwalać na korzystanie przez dostawcę z możliwości:

1. rozliczania faktur korygujących „in minus” w miesiącu ich wystawienia bez dodatkowej dokumentacji,
2. otrzymywania zwrotu VAT w terminie 40 dni.

Natomiast nabywca, który nie wyrazi zgody na otrzymywanie e-faktur ustrukturyzowanych, będzie rozliczał korekty „in minus” w miesiącu, w którym warunki korekty zostaną uzgodnione i spełnione.

Przykład

Spółka A zdecydowała się od 2022 r. wystawiać ustrukturyzowane faktury. Spółka B - klient spółki A - nie zgodziła się na otrzymywanie takich faktur. Dlatego faktury wysyłane są do spółki B e-mailem. 8 stycznia 2022 r. spółka B zakupiła towar od spółki A. Jednak część towaru miała wady fabryczne. Dlatego na podstawie uzgodnień 26 stycznia 2022 r. towar został zwrócony. Jednak faktura korygująca została wystawiona przy użyciu KSeF 2 lutego 2022 r. i tego dnia przesłana e-mailem do spółki B. W tym przypadku spółka A może rozliczyć korektę w rozliczeniu za luty 2022 r., a spółka B musi dokonać zmniejszenia w rozliczeniu za styczeń 2022 r., gdyż wtedy warunki korekty zostały uzgodnione. To oznacza, że musi zmniejszyć VAT naliczony wynikający z faktury pierwotnej o kwotę wynikającą z korekty.

2.2.3. Uwierzytelnienie na platformie KSeF

Aby wystawiać e-faktury ustrukturyzowane, konieczne będzie uwierzytelnienie się podatnika w systemie KSeF. Po uwierzytelnieniu się w systemie podatnik będzie mógł korzystać z KSeF w zakresie przeglądania, wystawiania i otrzymania faktur ustrukturyzowanych. Podatnik będzie mógł także przesłać w formacie xml lub przekonwertować do PDF dowolną fakturę lub paczkę faktur. Poza podatnikiem faktury ustrukturyzowane będzie mógł wystawić lub będzie mógł mieć do nich dostęp podmiot uprawniony przez tego podatnika, np. biuro rachunkowe lub konkretna osoba fizyczna.

 

Podmioty te będą mogły korzystać z KSeF po uwierzytelnieniu, w sposób określony w przepisach wykonawczych. Z opublikowanego projektu rozporządzenia wynika, że będą cztery metody uwierzytelniania się w systemie (podpis kwalifikowany, profil zaufany, kwalifikowana pieczęć urzędowa oraz wygenerowany token).

2.2.4. Ustalenie, które faktury można wystawiać za pomocą KSeF

Wybierając wystawianie e-faktur ustrukturyzowanych należy pamiętać, że nie każdy dokument może być wystawiony w takiej formie. Dlatego nawet gdy wybierzemy fakturowanie ustrukturyzowane, musimy te dokumenty wystawiać poza KSeF. Jak czytamy w uzasadnieniu do projektu ustawy z 29 października 2021 r.:

W celu każdorazowego ustalenia zakresu elementów gwarantujących możliwość wystawienia dokumentu z wykorzystaniem KSeF zasadne jest odwołanie się do wzoru faktury ustrukturowanej, którego elementy obligatoryjne stanowią odzwierciedlenie zakresu danych wynikającego z art. 106e ustawy, udostępnionego przez ministra właściwego do spraw finansów publicznych na elektronicznej platformie usług administracji publicznej zgodnie z art. 106nc ust. 3 ustawy o VAT.

(…) Faktury, których nie wystawia się w systemie KSeF, cechuje zasadniczo jedna z dwóch właściwości:

• odrębne przepisy przewidują brak obowiązku ujęcia numeru, za pomocą którego sprzedawca zidentyfikowany jest na potrzeby podatku lub danych umożliwiających jednoznaczną identyfikację nabywcy,

• dokument jest wystawiany przez nabywcę.

 

Dokumenty, które nie będą mogły być wystawiane w formie ustrukturyzowanej

 

E-faktury ustrukturyzowane będą przechowywane w KSeF przez okres 10 lat, licząc od końca roku, w którym zostały wystawione. Jeżeli gwarantowany ustawowo okres przechowywania faktur ustrukturyzowanych w KSeF będzie niewystarczający dla podatnika, to będzie mógł dalej przechowywać faktury ustrukturyzowane poza KSeF - do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Dlatego w przypadku faktur wystawianych za pomoc KSeF nie będzie możliwości ich zaginięcia. W związku z tym nie będą do nich wystawiane duplikaty.

WAŻNE

W przypadku faktur wystawianych za pomocą KSeF nie będzie możliwości ich zaginięcia. W związku z tym nie będą do nich wystawiane duplikaty.

2.2.5. Wystawianie i doręczanie e-faktur ustrukturyzowanych

Po przesłaniu faktury do KSeF i pozytywnej weryfikacji ze wzorem udostępnionym przez MF zostanie przydzielony numer identyfikujący tę fakturę w systemie z oznaczeniem daty i czasu. Numer identyfikujący fakturę będzie miał charakter systemowy i nie należy go utożsamiać z numerem stanowiącym element faktury.

Ważne

Faktura ustrukturyzowana będzie uznawana za wystawioną w dniu jej przesłania do KSeF, a za otrzymaną w dniu przydzielenia jej w tym systemie numeru identyfikującego, jeżeli odbiorca wyrazi akceptację na otrzymywanie faktur ustrukturyzowanych przy użyciu KSeF.

Nowe zasady fakturowania będą miały zastosowanie także do czynności dokonanych przed 1 stycznia 2022 r., w stosunku do których termin wystawienia faktury upływa po 31 grudnia 2021 r.

Przykład

Spółka A dokonała dostawy na rzecz spółki B 22 grudnia 2021 r. Jednak do końca roku nie wystawiła faktury. Zrobiła to dopiero 10 stycznia 2022 r. Jeśli spółka od 2022 r. przejdzie na ustrukturyzowane fakturowanie, to będzie mogła tę dostawę udokumentować taką fakturą, mimo że dostawa miała miejsce w 2021 r. i będzie rozliczona w JPK_V7 za grudzień 2021 r.

Platforma KSeF będzie miała wiele przydatnych funkcjonalności. Do podatnika lub osoby uprawnionej będą wysyłane następujące powiadomienia o:

• dacie i czasie wystawienia faktury ustrukturyzowanej oraz numerze identyfikującym fakturę ustrukturyzowaną, przydzielonym przez ten system,
• odrzuceniu faktury ustrukturyzowanej - w przypadku niezgodności ze wzorem faktury ustrukturyzowanej,
• braku możliwości wystawienia faktury ustrukturyzowanej - w przypadku niedostępności KSeF.

KSeF powiadomi również podmiot, który nie posiada uprawnień do dostępu do KSeF o braku możliwości wystawienia faktur ustrukturyzowanych lub dostępu do tych faktur.

 

3. Zasady wystawiania faktur do paragonów i biletów

Sposób fakturowania sprzedaży zaewidencjonowanej na kasie fiskalnej zależy od tego, kto jest nabywcą towarów oraz kto dokonuje sprzedaży. W 2022 r. zasady te nie ulegną zmianie.

Kupujący, dokonując zakupu, powinien poinformować sprzedawcę, w jakim charakterze kupuje towar, gdy sprzedaż jest ewidencjonowana na kasie fiskalnej. Brak takiej informacji może spowodować, że nie otrzyma interesującego go dokumentu sprzedaży.