Jak odliczać VAT na podstawie duplikatów faktur

W przypadku zniszczenia lub zaginięcia faktury jej wystawca może sporządzić duplikat. Duplikat faktury, zawierający dane jak w dokumencie pierwotnym, ma taką samą moc prawną, jak uprzednio wystawiona faktura. U nabywcy towaru lub usługi duplikat faktury potwierdza prawo do odliczenia podatku naliczonego, z którego już skorzystano, bądź stanowi samodzielną podstawę dokonania takiego odliczenia.

Kwestia sporządzania duplikatów faktur została uregulowana postanowieniami art. 106l ustawy o VAT. Gdy faktura ulegnie zniszczeniu albo zaginie, podatnik lub upoważniona przez niego do wystawiania faktur osoba trzecia wystawia fakturę ponownie.

1. Zasady wystawiania duplikatów faktur

Duplikat powinien zawierać oznaczenie „DUPLIKAT” oraz datę jego wystawienia (art. 106l ust. 2 ustawy o VAT). Duplikaty faktur najczęściej wystawiane są na wniosek nabywcy, zgodnie z danymi zawartymi w fakturze będącej w posiadaniu sprzedającego. Oczywiście jeżeli faktura zostałaby zniszczona lub zagubiona u sprzedawcy, ten - w celu odtworzenia faktury i wystawienia jej duplikatu - powinien skorzystać z danych zawartych w egzemplarzu nabywcy.

Należy podkreślić, że duplikaty faktur nie mogą dokumentować żadnych dodatkowych czynności poza tymi, które zostały wykazane na pierwotnej fakturze. Celem ich sporządzenia jest wyłącznie potwierdzenie czynności już dokonanej i wcześniej udokumentowanej.

1.1. Zmiana zasad wystawiania duplikatów faktur w 2022 r.

Od 2022 r. faktura wystawiona ponownie nie będzie musiała zawierać oznaczenia „DUPLIKAT”. Nadal trzeba będzie podawać datę jej wystawienia.

Jeśli od 2022 r. przejdziemy na fakturowanie za pośrednictwem platformy KSeF, to do wystawionych faktur ustrukturyzowanych nie będą miały zastosowania przepisy regulujące zasady wystawiania duplikatów faktur określone w art. 106l ustawy o VAT. Wynika to z faktu, że nie będzie istniała możliwość zagubienia lub zniszczenia faktury wystawionej za pośrednictwem KSeF. Zasada ta będzie miała zastosowanie tylko do faktur wystawionych za pomocą tego systemu.