Błędy popełniane przy sporządzaniu sprawozdań finansowych oraz zamykaniu ksiąg rachunkowych

W związku z zakończeniem roku obrotowego podmioty gospodarcze powinny dokonać przeglądu informacji wprowadzonych w ciągu roku obrotowego do ksiąg rachunkowych. Następnie, co najmniej na dzień bilansowy, należy dokonać wyceny poszczególnych składników aktywów i pasywów.

Sporządzając sprawozdanie finansowe na podstawie prowadzonych ksiąg rachunkowych, warto przejrzeć pozycje bilansowe oraz elementy kształtujące wynik finansowy pod kątem poprawności ich zakwalifikowania do odpowiednich pozycji oraz tego, czy nie zostały pominięte jakieś informacje, które mają wpływ na to sprawozdanie.

Ten sposób postępowania wynika z możliwości pojawienia się błędów podczas sporządzania sprawozdania finansowego, które w wyniku weryfikacji danych można wykryć i poprawić.

Zgodnie z zapisami ustawy o rachunkowości z zasadą istotności związane jest prawidło, że jednostki mogą przyjąć uproszczenia przy stosowaniu zasad rachunkowości, jeśli nie wywiera to istotnie ujemnego wpływu na zachowanie prawdziwego i wiernego obrazu na temat tego podmiotu.

Ewidencja księgowa musi jednak zapewniać wyodrębnienie wszystkich operacji gospodarczych, które w istotny sposób wpływają na ocenę sytuacji finansowej, majątkowej oraz wynik finansowy.

Biorąc pod uwagę zasadę istności, błędy można podzielić na dwie grupy:

• istotne - gdy mogą spowodować niewłaściwe wnioski, a w konsekwencji błędne decyzje,
• nieistotne - gdy nie zniekształcają informacji na temat sytuacji majątkowej, finansowej oraz wyniku finansowego jednostki, a usunięcie tych błędów (pomimo że są ważne z punktu widzenia prawa bilansowego lub podatkowego) nie zmienia wniosków wyciąganych na ich podstawie.

Za informacje istotne uważa się te informacje, których pominięcie lub zniekształcenie może wpłynąć na decyzje gospodarcze podejmowane przez użytkowników na podstawie sprawozdania finansowego. Istotność zależy od kwoty pozycji lub błędu, w przypadku pominięcia czy zniekształcenia tej pozycji. Istotność stanowi zatem próg czy granicę, a nie zasadniczą cechę, jaką muszą posiadać dane informacje, aby były użyteczne.