Rekrutacja on-line – zasady postępowania pracodawcy

W przypadku rekrutacji prowadzonych zdalnie należy w sposób szczególny zadbać o zabezpieczenie danych osobowych kandydatów, dopełnienie obowiązków informacyjnych RODO, a także przestrzeganie zasad równego traktowania kandydatów. Narzędzia wykorzystywane przy tego rodzaju rekrutacji należy dobierać odpowiednio, biorąc pod uwagę właściwe zabezpieczenie przesyłanych za ich pomocą treści.

W czasie pandemii koronawirusa, a w jego konsekwencji coraz częstszych decyzji pracodawców o pracy zdalnej, na znaczeniu zyskały procesy rekrutacji odbywające się on-line. Umożliwiają one weryfikację kandydatów do pracy za pomocą narzędzi informatycznych, bez konieczności bezpośredniego spotkania z potencjalnym pracownikiem. Jednak ten rodzaj rekrutacji wymaga przygotowania przez pracodawcę odpowiednich narzędzi, dokumentów oraz schematów działania.

1. Dane osobowe w rekrutacji on-line

Przetwarzanie danych osobowych oznacza operację lub zestaw operacji wykonywanych na danych osobowych lub zestawach danych osobowych w sposób zautomatyzowany lub niezautomatyzowany (np. poprzez narzędzia informatyczne lub w trakcie rozmów telefonicznych). Do takich operacji na danych należą: zbieranie, utrwalanie, organizowanie, porządkowanie, przechowywanie, adaptowanie lub modyfikowanie, pobieranie, przeglądanie, wykorzystywanie, ujawnianie poprzez przesłanie, rozpowszechnianie lub innego rodzaju udostępnianie, dopasowywanie lub łączenie, ograniczanie, usuwanie lub niszczenie (art. 4 pkt 2 RODO).

W procesie rekrutacji on-line dochodzi do przetwarzania danych osobowych kandydatów do pracy, z uwzględnieniem szczególnej specyfiki tej formuły. Pracodawca, podobnie jak w tradycyjnym procesie rekrutacji, także tutaj jest administratorem danych osobowych kandydatów do pracy.

Na pracodawcy jako administratorze danych osobowych w procesie rekrutacji on-line spoczywają w szczególności następujące obowiązki:

• zapewnienie poufności i integralności danych osobowych (art. 5 ust. 1 lit. f RODO) oraz dopuszczenie do procesu rekrutacji jedynie osób upoważnionych (art. 29 RODO),