Jak przygotować zawiadomienie o nałożeniu na pracownika kary porządkowej

Pracodawca ma prawo nałożyć na pracownika karę porządkową. Może to być kara upomnienia, nagany lub kara pieniężna. O zastosowanej karze pracodawca powinien zawiadomić pracownika na piśmie. W zawiadomieniu trzeba wskazać rodzaj naruszenia, datę dopuszczenia się naruszenia przez pracownika oraz poinformować go o prawie złożenia sprzeciwu i terminie jego wniesienia.

Pracodawca nie może nakładać na pracownika innych kar porządkowych niż te, które są przewidziane w Kodeksie pracy. Również rodzaj wykroczeń, za które można na pracownika nałożyć karę porządkową, jest ściśle określony. Pracodawca nie może skorzystać z prawa nałożenia kary porządkowej w sytuacjach innych niż wymienione w przepisach (art. 108 § 1 i 2 Kodeksu pracy).

Zatrudniający ma obowiązek zawiadomienia pracownika o nałożeniu na niego kary porządkowej na piśmie (art. 110 Kodeksu pracy). Zawiadomienie należy sporządzić w 2 egzemplarzach. Pierwszy z nich pracodawca wręcza pracownikowi, a drugi przechowuje w części D akt osobowych pracownika (§ 3 pkt 4 rozporządzenia w sprawie dokumentacji pracowniczej). Egzemplarz przechowywany w aktach osobowych należy z nich usunąć najpóźniej po roku nienagannej pracy pracownika, czyli w terminie, kiedy kara uległa zatarciu (art. 113 § 1 Kodeksu pracy). Pracodawca może jednak wcześniej podjąć decyzję o zatarciu kary i usunięciu dokumentu z akt osobowych. Może o to zawnioskować również zakładowa organizacja związkowa, która reprezentuje pracownika. Dokument ten należy usunąć z akt osobowych także w sytuacji uznania przez pracodawcę sprzeciwu pracownika od nałożonej kary oraz w razie wydania przez sąd pracy orzeczenia o uchyleniu kary porządkowej.