Inwentaryzacja składników majątku jednostki i różnice inwentaryzacyjne

Stany ewidencyjne poszczególnych składników majątkowych jednostki na kontach księgowych mogą się różnić od ich rzeczywistego stanu. W związku z tym, aby dokonać weryfikacji danych z ksiąg rachunkowych z posiadanym stanem rzeczywistym, przeprowadza się inwentaryzację wszystkich składników majątku. Inwentaryzacja służy również rozliczeniu pracowników, np. magazynierów, kasjerów, sprzedawców, kierowników sklepu oraz innych osób odpowiedzialnych za powierzone im mienie, a także skorygowaniu ujawnionych podczas inwentaryzacji różnic.

Obowiązek przeprowadzania inwentaryzacji wynika z ustawy o rachunkowości, w myśl której rachunkowość jednostki obejmuje m.in. okresowe ustalanie lub sprawdzanie drogą inwentaryzacji rzeczywistego stanu aktywów i pasywów. Jednostki mają również obowiązek rzetelnie i jasno przedstawiać swoją sytuację majątkową i finansową oraz wynik finansowy. Z zasady tej pośrednio wynika obligatoryjność przeprowadzania inwentaryzacji, ponieważ prezentowane w sprawozdaniach finansowych dane mogą być wiarygodne tylko wtedy, gdy dane księgowe zostały zweryfikowane ze stanem faktycznym. Dopiero po potwierdzeniu stanu poszczególnych składników majątku i wyjaśnieniu wynikłych różnic inwentaryzacyjnych stan ewidencji księgowej można uznać za prawidłowy, a dane zawarte w sprawozdaniu finansowym za rzetelnie odzwierciedlające rzeczywistość.

Celem inwentaryzacji jest zatem ustalenie rzeczywistych stanów aktywów, pasywów i na tej podstawie:

• doprowadzenie danych wynikających z ksiąg rachunkowych do zgodności ze stanem rzeczywistym, a tym samym zapewnienie realności wynikających z nich informacji ekonomicznych,
• rozliczenie osób materialnie odpowiedzialnych (współodpowiedzialnych) za powierzone mienie,
• dokonanie oceny gospodarczej przydatności składników majątkowych,
• przeciwdziałanie nieprawidłowościom w gospodarce majątkiem.

Aby zapewnić realizację przedstawionych celów inwentaryzacji, należy dołożyć starań, by składniki majątkowe objęte spisem z natury (znajdujące się na określonym polu spisowym) nie były wydawane lub przyjmowane do czasu zakończenia spisu. Wydanie lub przyjęcie może mieć miejsce tylko wówczas, gdy jest to niezbędne do zapewnienia normalnej działalności, pod warunkiem że zostanie o tym powiadomiony zespół spisowy (komisja inwentaryzacyjna).