Korekta dokumentacji ZUS i jej wpływ na rozliczenia płacowe

Płatnik składek ma obowiązek dokonywać korekty dokumentów zgłoszeniowych i rozliczeniowych ZUS zawsze, gdy zostaną stwierdzone nieprawidłowości - czy to w wyniku samokontroli, czy przez ZUS. Konsekwencje ewentualnych nieprawidłowości w zgłoszeniu do ubezpieczeń czy rozliczeniu składek mogą być poważne. Błędy w dokumentacji mogą skutkować m.in. koniecznością dopłaty składek, wypłatą nienależnych świadczeń chorobowych czy zaniżeniem przyszłej emerytury lub renty osoby ubezpieczonej.

Z korektą dokumentów zgłoszeniowych i rozliczeniowych ZUS mamy do czynienia w przypadku konieczności usunięcia nieprawidłowych (błędnych) danych wykazanych w uprzednio złożonej dokumentacji. ZUS może zwrócić się do płatnika składek o korektę dokumentacji zgłoszeniowo-rozliczeniowej również za okresy przedawnione pod względem należności składkowych (co do zasady okres ten wynosi 5 lat). Przedawnienie składek nie powoduje, że jednocześnie przedawniają się obowiązki płatnika w zakresie sporządzania dokumentów za takie okresy. Żaden przepis nie określa bowiem terminu przedawnienia dla tego rodzaju obowiązków. Zatem płatnik składek powinien sporządzić i złożyć wymaganą przez ZUS korektę, nawet jeżeli dotyczy ona np. okresu ostatnich 10 czy 15 lat.

PRZYKŁAD 1

W sierpniu 2019 r. ZUS wystąpił do płatnika składek (spółki z o.o.) o sporządzenie zgłoszenia do ubezpieczeń społecznych i zdrowotnego za zleceniobiorcę, który w okresie od 7 marca do 17 kwietnia 2007 r. był zatrudniony w tej spółce przez 2 miesiące. Osoba ta podlegała w tym czasie wyłącznie ubezpieczeniu zdrowotnemu (według oświadczenia, które złożyła spółce z o.o.) ze względu na zatrudnienie w innym podmiocie (spółce jawnej). Równoległe zatrudnienie w obu tych spółkach trwało jednak tylko przez 15 dni (od 7 do 21 marca 2007 r.), a zatem w pozostałym niepokrywającym się okresie zleceniobiorca powinien zostać zgłoszony do obowiązkowych ubezpieczeń społecznych. Spółka z o.o. powinna zgłosić zleceniobiorcę do ubezpieczeń społecznych i dokonać rozliczenia składek z tego tytułu za marzec i kwiecień 2007 r.