Jakie są zasady powierzania pracownikowi komputera i telefonu

W przypadku powierzenia pracownikowi komputera czy telefonu służbowego najlepiej jest zawrzeć z nim umowę o korzystanie z powierzonego sprzętu. Jeśli pracownikowi powierza się mienie składające się z kilku przedmiotów (np. komputer z akcesoriami, telefon komórkowy), do celów dowodowych warto sporządzić potwierdzenie odbioru przez pracownika powierzonych sprzętów. Przepisy Kodeksu pracy dają pracodawcy możliwość wprowadzenia i stosowania monitoringu komputerów i telefonów.

W przypadku komputera czy telefonu stacjonarnego powierzenie go pracownikowi na zasadzie powierzenia mienia nie jest konieczne. Z racji swojego charakteru i przeznaczenia komputer czy telefon stacjonarny stanowią wyposażenie biura i pracownik korzysta z nich wyłącznie w godzinach pracy, a po jej zakończeniu pozostawia te sprzęty w siedzibie pracodawcy. Inaczej jest w przypadku wszelkich sprzętów „mobilnych”, z których pracownik ma możliwość korzystania nie tylko w zakładzie pracy, ale też poza nim. Do takiego sprzętu można zaliczyć komputer przenośny czy telefon komórkowy.

Umowa użyczenia sprzętu służbowego

W przepisach prawa pracy nie ma unormowań, które określałyby zasady korzystania przez pracownika z komputera czy telefonu. Dlatego należy z pracownikiem zawrzeć umowę o korzystanie z konkretnego sprzętu. Konieczne jest określenie w niej, kto ponosi koszty rachunków oraz w jaki sposób sprzęt ma być używany.

Umowa z pracownikiem będzie podlegała zasadom zawartym w Kodeksie cywilnym dotyczącym umowy użyczenia (art. 710 Kodeksu cywilnego). A więc, jeżeli rzecz użyczona ma wady, użyczający pracodawca jest zobowiązany do naprawienia szkody na swój koszt, jeśli - wiedząc o wadach - nie zawiadomił pracownika o nich, chyba że o wadach pracownik został poinformowany albo mógł wadę z łatwością zauważyć (art. 711 Kodeksu cywilnego).

Jeżeli umowa nie określa sposobu używania rzeczy, pracownik może rzeczy używać tylko w sposób odpowiadający jej właściwościom i przeznaczeniu (art. 712 Kodeksu cywilnego). W praktyce oznacza to, że pracownika obowiązuje bezwzględny zakaz oddawania np. powierzonego komputera osobie trzeciej do używania bez zgody pracodawcy.