Jakie dokumenty można przechowywać w pracowniczych aktach?

Czy po wejściu RODO należy usunąć z akt pracowników m.in.: kopie świadectw ukończenia szkoły, dyplomy wyższych uczelni, akty urodzenia dzieci, kwestionariusze osobowe na których jest informacja o stosunku do służby wojskowej? Jeśli tak, to co zrobić z tymi danymi, jeśli dotyczą osób, które już nie są zatrudnione?

Odpowiadając na to pytanie należy mieć na uwadze art. 5 ust. 1 lit. c Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (EU) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych osobowych RODO). W myśl tego przepisu administrator danych może gromadzić i wykorzystywać tylko te dane, które są adekwatne, stosowne oraz ograniczone do tego, co niezbędne do celów, w których są przetwarzane, jest to tzw. zasada minimalizacji danych.