Zaliczenie do kosztów wydatków na nocleg pracownika jednostki powiązanej

Pracownik odbył podróż służbową do Niemiec. Wraz z nim w delegacji uczestniczył pracownik z firmy powiązanej. Cel delegacji był wspólny - rozmowy/negocjacje z klientem. Nasz pracownik pokrył koszty noclegu (swoje oraz pracownika z firmy powiązanej). Czy wobec tego możemy zaliczyć do kup koszt noclegu pracownika z jednostki powiązanej? Czy należy dodatkowo udokumentować/uzasadnić poniesienie kosztu tego noclegu poprzez np. napisanie notatki i dołączenie do delegacji?