Jak przystosować formularze kadrowe dotyczące ochrony danych osobowych do przepisów RODO

W związku z wejściem w życie 25 maja 2018 r. przepisów RODO pracodawca musi zmodyfikować zgody kandydatów do pracy i pracowników na przetwarzanie ich danych osobowych, klauzule informacyjne czy umowy z podmiotami zewnętrznymi, którym powierzył przetwarzanie danych. Wiele dokumentów związanych ze stosunkami pracy może jednak pozostawić w dotychczasowym brzmieniu.

Wchodzące w życie 25 maja 2018 r. rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (dalej RODO) wymusza aktualizację dokumentacji posiadanej przez pracodawcę jako administratora danych osobowych kandydatów do pracy i pracowników. Jednak nie wymaga jej całościowej wymiany. Jego rozwiązania są bowiem znacznie łagodniejsze niż aktualna ustawa o ochronie danych osobowych i jej akty wykonawcze, które stracą moc z upływem 24 maja 2018 r. Polskie przepisy w obecnym brzmieniu wymagają od wszystkich administratorów danych takich samych dokumentów, o identycznej treści. RODO natomiast pozostawia im zasadniczo swobodę, stawiając określone wymagania jedynie w stosunku do niektórych dokumentów i wprowadzając nowe, które pracodawca będzie musiał przygotować, aby pozostać w zgodzie z unijnymi rozwiązaniami.

Jak skorygować treść zgody na przetwarzanie danych

Zgody na przetwarzanie danych osobowych należą do tych dokumentów, którym RODO poświęca wiele miejsca. Dlatego pracodawca musi skonfrontować treść posiadanych zgód od kandydatów do pracy i pracowników z warunkami zawartymi dla tych dokumentów w RODO. Niewykluczone, że część z nich zachowa swoją ważność, jak stwierdza w zamieszczonym na stronie internetowej stanowisku Główny Inspektor Ochrony Danych Osobowych (GIODO) i na co pozwala pkt 171 preambuły RODO. Jednak obowiązek pozyskania nowych zgód lub aktualizacji dotychczasowych nie powstanie tylko wtedy, gdy: