Jak od 1 stycznia 2019 r. zmienią się przepisy dotyczące prowadzenia i przechowania dokumentacji pracowniczej

1 stycznia 2019 r. wejdą w życie przepisy umożliwiające przechowywanie i prowadzenie dokumentacji pracowniczej w formie elektronicznej. Ponadto skróceniu do 10 lat ulegnie okres przechowywania dokumentacji pracowniczej. Nowelizacja wprowadza także raport informacyjny, za pomocą którego płatnik składek będzie mógł przekazać do ZUS dane ubezpieczonego.

Zmiany wprowadzi ustawa z 10 stycznia 2018 r. o zmianie niektórych ustaw w związku ze skróceniem okresu przechowywania akt pracowniczych oraz ich elektronizacją. Zgodnie z omawianą nowelizacją pracodawca zastosuje skrócony 10-letni okres przechowywania dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akt osobowych pracownika dla wszystkich pracowników zatrudnionych po dniu wejścia w życie ustawy.

Natomiast dla pracowników zatrudnionych w okresie po 31 grudnia 1998 r., a przed 1 stycznia 2019 r. zasadą będzie przechowywanie dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akt osobowych pracownika przez okres 50 lat od dnia rozwiązania lub wygaśnięcia stosunku pracy. Nie będzie to dotyczyć sytuacji, gdy pracodawca złoży oświadczenie o zamiarze przekazania za wszystkich zatrudnionych w tym okresie pracowników i zleceniobiorców raportów informacyjnych (o których mowa niżej w dziale poświęconym przekazywaniu dokumentacji do ZUS), a także raporty te faktycznie złoży.

Za pracowników zatrudnionych przed 1 stycznia 1999 r. pracodawca nie będzie mógł złożyć raportów informacyjnych. Okres przechowywania dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akt osobowych takich pracowników zawsze będzie wynosił 50 lat od dnia rozwiązania lub wygaśnięcia stosunku pracy.

Przykład

Przyjmijmy, że pracownik zostanie zatrudniony w sklepie od 1 lutego 2019 r. Zatem okres przechowywania jego dokumentacji pracowniczej według nowych zasad będzie wynosił 10 lat.

Dłuższy okres przechowywania w razie sprawy sądowej

W przypadku gdy pracodawca jest stroną wszczętego postępowania (bez względu na rodzaj postępowania), będzie zobowiązany do przechowania dokumentacji pracowniczej do czasu jego prawomocnego zakończenia, ale nie krócej niż do upływu 10-letniego okresu przechowywania. Natomiast, gdy pracodawca nie jest stroną postępowania, ale uzyska w jakikolwiek sposób wiadomość o toczącym się postępowaniu, w którym dokumentacja pracownicza będzie mogła stanowić lub stanowi dowód, okres przechowywania wydłuża się o dalsze 12 miesięcy ponad 10-letni obowiązkowy okres jej przechowywania.