Jak rozliczyć koszty delegacji zagranicznych

 Jak powinno wyglądać rozliczenie podróży zagranicznych? Jakie kursy należy zastosować do rozliczeń z pracownikiem? Czy do rozliczenia kosztów delegacji należy zastosować kurs NBP z dnia poprzedzającego dzień przedłożenia delegacji, czy powinno się stosować kursy NBP z dni poprzedzających wystawienie faktur zagranicznych załączonych do delegacji?

 Pracownik powinien otrzymać zaliczkę na wydatki związane z podróżą zagraniczną. Zaliczkę wypłaca się w walucie obcej lub w PLN, jeżeli pracownik wyraził na to zgodę. Rozliczenie zaliczki z pracownikiem następuje według kursu z dnia jej wypłacenia. Szczegóły w uzasadnieniu.

Z tytułu podróży krajowej oraz podróży zagranicznej, odbywanej w terminie i miejscu określonych przez pracodawcę, pracownikowi przysługują:

• diety;
• zwrot kosztów:
• przejazdów,
• dojazdów środkami komunikacji miejscowej,
• noclegów,
• zwrot innych niezbędnych udokumentowanych wydatków, określonych lub uznanych przez pracodawcę odpowiednio do uzasadnionych potrzeb.

Pracownik powinien otrzymać zaliczkę w walucie obcej na niezbędne koszty podróży zagranicznej, w wysokości wynikającej ze wstępnej kalkulacji tych kosztów. Za zgodą pracownika zaliczka może być wypłacona w walucie polskiej, w wysokości stanowiącej równowartość przysługującej pracownikowi zaliczki w walucie obcej, według średniego kursu PLN w stosunku do walut obcych określonego przez Narodowy Bank Polski z dnia wypłaty zaliczki.

Rozliczenia kosztów podróży zagranicznej pracownik może dokonać w walucie otrzymanej zaliczki, w walucie wymienialnej albo w walucie polskiej. Do rozliczenia zaliczki należy stosować średni kurs NBP z dnia jej wypłacenia. Dzięki temu nie powstaną różnice kursowe obciążające pracodawcę.