Ewidencja kosztów wynagrodzeń

Przy ewidencji wynagrodzeń i składek na ubezpieczenia społeczne powinno się  uwzględniać zasadę memoriału, zgodnie z którą w księgach rachunkowych należy ująć wszystkie osiągnięte, przypadające na rzecz jednostki przychody i obciążające ją koszty związane z tymi przychodami, dotyczące danego roku obrotowego, niezależnie od terminu ich zapłaty.

Także dla zapewnienia współmierności przychodów i związanych z nimi kosztów do aktywów lub pasywów danego okresu sprawozdawczego zalicza się koszty lub przychody dotyczące przyszłych okresów oraz przypadające na ten okres sprawozdawczy koszty, które jeszcze nie zostały poniesione.

Dla celów bilansowych nie ma znaczenia, kiedy wynagrodzenia są wypłacane. Ważny jest okres, którego dotyczą. Jeśli wypłata wynagrodzenia jest dokonywana zgodnie z obowiązującymi przepisami w miesiącu następnym, np. w lipcu 2017 r., za miesiąc poprzedni, np. czerwiec 2017 r., to koszty wynagrodzeń należy ująć w księgach rachunkowych w czerwcu 2017 r.

Podejście rachunkowe różni się od podejścia podatkowego. Dla celów podatku dochodowego ważny jest moment wypłaty wynagrodzenia oraz zapłaty składek na ubezpieczenia społeczne, ponieważ w innym okresie uwzględnienia się je w kosztach uzyskania przychodów.

Dlatego ważne jest, aby przy ewidencji kosztów wynagrodzeń zapoznać się z zasadami wypłat wynagrodzeń określonymi w Kodeksie pracy oraz regulaminie wynagradzania danej jednostki.

W myśl art. 85 § 1 Kodeksu pracy wypłaty wynagrodzenia za pracę dokonuje się co najmniej raz w miesiącu, w stałym i ustalonym z góry terminie. Wynagrodzenie płatne raz w miesiącu wypłaca się z dołu, niezwłocznie po ustaleniu jego pełnej wysokości, nie później jednak niż w ciągu pierwszych 10 dni następnego miesiąca kalendarzowego. Gdy ustalony dzień wypłaty wynagrodzenia jest dniem wolnym od pracy, wówczas wypłaca się je w dniu poprzedzającym. Pracodawca ma obowiązek wypłaty wynagrodzenia w miejscu, terminie i czasie określonych w regulaminie pracy lub w innych przepisach prawa pracy.