Jakie są zasady prowadzenia ewidencji przebiegu pojazdu

Jednym z warunków odliczania 100% VAT od wydatków samochodowych jest prowadzenie ewidencji przebiegu pojazdów. Błędy w ewidencji lub nieprawidłowe jej prowadzenie mogą spowodować, że podatnik utraci prawo do 50% odliczonego VAT.

Z art. 86a ust. 3 pkt 1 lit. a) oraz ust. 4 pkt 1 ustawy o VAT wynika, że pełne prawo do odliczenia podatku naliczonego od wydatków związanych z pojazdami samochodowymi o dopuszczalnej masie całkowitej nieprzekraczającej 3,5 tony przysługuje wtedy, gdy pojazdy te są wykorzystywane wyłącznie do działalności gospodarczej podatnika. Dodatkowym warunkiem jest, aby sposób wykorzystywania pojazdu samochodowego przez podatnika, zwłaszcza określony w ustalonych przez niego zasadach używania, dodatkowo potwierdzony prowadzoną przez niego dla tych pojazdów ewidencją przebiegu pojazdu, wykluczał jego użycie do celów niezwiązanych z działalnością gospodarczą. W rezultacie podatnik wykorzystujący np. samochód osobowy na potrzeby działalności gospodarczej w celu pełnego odliczenia VAT od wydatków związanych z autem jest zobowiązany do prowadzenia ewidencji przebiegu pojazdu, której celem jest wykluczenie użycia go do celów niezwiązanych z działalnością gospodarczą.

Jakie elementy powinna zawierać ewidencja przebiegu pojazdu

Ewidencja przebiegu pojazdu musi być prowadzona przez cały okres, w którym pojazd jest wykorzystywany wyłącznie na potrzeby działalności gospodarczej (art. 86a ust. 6 ustawy o VAT). Elementy, które powinna ona zawierać, zostały szczegółowo wskazane w art. 86a ust. 7 ustawy o VAT. Z przepisu tego wynika, że ewidencja przebiegu pojazdu powinna zawierać:

1) numer rejestracyjny pojazdu samochodowego;

2) dzień rozpoczęcia i zakończenia prowadzenia ewidencji;

3) stan licznika przebiegu pojazdu samochodowego na dzień rozpoczęcia prowadzenia ewidencji, na koniec każdego okresu rozliczeniowego oraz na dzień zakończenia prowadzenia ewidencji;

4) wpis osoby kierującej pojazdem samochodowym dotyczący każdego wykorzystania tego pojazdu, obejmujący: