RADA UNII EUROPEJSKIEJ,

uwzględniając Traktat o funkcjonowaniu Unii Europejskiej, w szczególności jego art. 212 w związku z jego art. 218 ust. 9,

uwzględniając wniosek Komisji Europejskiej,

a także mając na uwadze, co następuje:

(1)	Umowa między Unią Europejską, z jednej strony, a Nową Zelandią, z drugiej strony, w sprawie udziału Nowej Zelandii w programach unijnych (1) (zwana dalej „umową”) została podpisana przez Unię i jest tymczasowo stosowana od dnia 9 lipca 2023 r. zgodnie z decyzją Rady (UE) 2023/1475 (2).

(2)	W art. 14 ust. 1 umowy ustanowiono wspólny komitet złożony z przedstawicieli stron (zwany dalej „wspólnym komitetem”), aby zapewnić zarządzanie umową i jej prawidłowe wykonanie.

(3)	Art. 14 ust. 3 umowy przewiduje, że wspólny komitet ma przyjąć swój regulamin wewnętrzny.

(4)	Oczekuje się, że na drugim posiedzeniu, które odbędzie w listopadzie 2024 r. Wspólny Komitet przyjmie decyzję w sprawie przyjęcia swojego regulaminu wewnętrznego.

(5)	Należy zatem określić stanowisko, które ma być zajęte w imieniu Unii w ramach wspólnego komitetu w odniesieniu do przyjęcia jego regulaminu wewnętrznego.

(6)	Stanowisko Unii w ramach Wspólnego Komitetu powinno opierać się na dołączonym projekcie decyzji,

PRZYJMUJE NINIEJSZĄ DECYZJĘ:

ZAŁĄCZNIK

Regulamin wewnętrzny wspólnego komitetu, przyjęty zgodnie z art. 14 ust. 3 Umowy między Unią Europejską, z jednej strony, a Nową Zelandią, z drugiej strony, w sprawie uczestnictwa Nowej Zelandii w programach unijnych

Artykuł 1

Zadania

Wspólny komitet ustanowiony na podstawie art. 14 ust. 1 Umowy między Unią Europejską (zwaną dalej „Unią”), z jednej strony, a Nową Zelandią, z drugiej strony, w sprawie udziału Nowej Zelandii w programach unijnych (zwanej dalej „umową”) wykonuje zadania i obowiązki, o których mowa w art. 14 ust. 1 umowy.

Artykuł 2

Skład i przewodnictwo

1.

Wspólny komitet jest złożony z przedstawicieli Unii oraz Nowej Zelandii.

2.

Wspólnemu Komitetowi przewodniczą wspólnie urzędnicy wyższego szczebla, lub wyznaczone przez nich osoby, działający jako przedstawiciele odpowiednio Unii Europejskiej i Nowej Zelandii.

3.

Unia i Nowa Zelandia przekazują sobie wzajemnie informacje o imieniu i nazwisku, stanowisku oraz dane kontaktowe urzędnika będącego współprzewodniczącym wspólnego komitetu w imieniu odpowiednio Unii i Nowej Zelandii. Uznaje się, że urzędnik ten pełni funkcję współprzewodniczącego w imieniu odpowiednio Unii i Nowej Zelandii do dnia, w którym Unia albo Nowa Zelandia powiadomią drugą stronę o wyznaczeniu nowego współprzewodniczącego.

4.

Uznaje się, że współprzewodniczący posiadają upoważnienie do reprezentowania, odpowiednio, Unii i Nowej Zelandii do dnia, w którym druga strona zostanie powiadomiona o wyznaczeniu nowego współprzewodniczącego.

Artykuł 3

Sekretariat

1.

Sekretariat wspólnego komitetu (zwany dalej „sekretariatem”) jest złożony z urzędnika Unii oraz urzędnika Nowej Zelandii. Sekretariat wykonuje zadania powierzone mu na podstawie niniejszego regulaminu wewnętrznego.

2.

Unia i Nowa Zelandia przekazują sobie wzajemnie informacje o imieniu i nazwisku, stanowisku oraz dane kontaktowe urzędnika będącego członkiem sekretariatu wspólnego komitetu w imieniu odpowiednio Unii i Nowej Zelandii. Uznaje się, że urzędnik ten pełni funkcję członka sekretariatu w imieniu odpowiednio Unii i Nowej Zelandii do dnia, w którym Unia albo Nowa Zelandia powiadomią o wyznaczeniu nowego urzędnika.

Artykuł 4

Posiedzenia

1.

Zgodnie z art. 14 ust. 5 umowy wspólny komitet zbiera się co najmniej raz w roku oraz gdy wymagają tego szczególne okoliczności, na wniosek jednej ze stron.

2.

Posiedzenia wspólnego komitetu odbywają się, zasadniczo, na przemian w Belgii i w Nowej Zelandii, chyba że współprzewodniczący postanowią inaczej. Posiedzenia mogą również odbywać się w formie wideokonferencji lub telekonferencji, jeżeli tak uzgodnią współprzewodniczący.

3.

W okresach między posiedzeniami wspólny komitet pracuje w sposób ciągły przy użyciu dowolnych środków komunikacji, w szczególności poczty elektronicznej.

Artykuł 5

Udział w posiedzeniach

1.

W rozsądnym terminie przed każdym posiedzeniem Unia i Nowa Zelandia informują się wzajemnie za pośrednictwem sekretariatu o planowanym składzie swoich odpowiednich delegacji, wskazując imię i nazwisko oraz funkcję każdego członka delegacji.

2.

W stosownych przypadkach oraz za obopólną zgodą współprzewodniczący mogą zaprosić ekspertów (tj. osoby, które nie są urzędnikami administracji rządowej) do udziału w posiedzeniach wspólnego komitetu w celu przedstawienia informacji na konkretny temat i na te części posiedzenia, na których te konkretne tematy poddawane są pod dyskusję.

3.

Przedstawiciel strony organizującej posiedzenie i pełniącej rolę jego gospodarza, po uzyskaniu zgody drugiej strony, ustala datę i miejsce posiedzenia.

Artykuł 6

Dokumenty

Dokumenty przedłożone do debaty we wspólnym komitecie, są numerowane i przekazywane Unii i Nowej Zelandii przez sekretariat.

Artykuł 7

Korespondencja

1.

Unia i Nowa Zelandia przesyłają swoją korespondencję skierowaną do wspólnego komitetu za pośrednictwem sekretariatu. Taką korespondencję można przesyłać w dowolnej formie pisemnej, w tym przy użyciu poczty elektronicznej.

2.

Sekretariat zapewnia, aby korespondencja skierowana do wspólnego komitetu była przekazywana współprzewodniczącym i rozsyłana, w stosownych przypadkach, zgodnie z art. 6.

3.

Wszelką korespondencję, której nadawcami lub bezpośrednimi odbiorcami są współprzewodniczący, przekazuje się do sekretariatu i rozsyła, w stosownych przypadkach, zgodnie z art. 6.

Artykuł 8

Porządek obrad

1.

Sekretariat sporządza projekt wstępnego porządku obrad każdego posiedzenia. W tym celu co najmniej cztery tygodnie przed datą posiedzenia urzędnik pełniący funkcję członka sekretariatu strony pełniącej rolę gospodarza posiedzenia przygotowuje pierwszy projekt wstępnego porządku obrad wraz z dokumentami dotyczącymi każdego z punktów, które się na nim pojawiają, i przekazuje ten projekt i dokumenty w celu przedstawienia uwag członkowi sekretariatu drugiej strony. Po przygotowaniu przez sekretariat projekt wstępnego porządku obrad wraz z odpowiednimi dokumentami przekazuje się współprzewodniczącym do zatwierdzenia nie później niż 10 dni przed datą posiedzenia.

2.

Wstępny porządek obrad obejmuje te punkty, o które wnioskowały strony. Wszelkie takie wnioski, wraz ze wszystkimi odpowiednimi dokumentami, składa się w sekretariacie nie później niż 15 dni przed rozpoczęciem posiedzenia.

3.

W wyjątkowych przypadkach współprzewodniczący mogą uzgodnić skrócenie okresów przewidzianych w ust. 1 i 2 powyżej.

4.

Na początku każdego posiedzenia wspólny komitet przyjmuje porządek obrad.

5.

Punkty, które nie figurują w projekcie porządku obrad, mogą zostać dodane, a inne punkty projektu porządku obrad mogą zostać usunięte, odroczone lub zmienione na posiedzeniu, pod warunkiem że obie strony wyrażą na to zgodę.

Artykuł 9

Przejrzystość i dostęp do dokumentów

1.

Posiedzenia wspólnego komitetu nie są jawne, chyba że współprzewodniczący postanowią inaczej.

2.

Każda ze stron może podjąć decyzję o publikacji decyzji wspólnego komitetu w swoim dzienniku urzędowym lub w internecie, po uprzednim uzgodnieniu tego z drugą stroną.

3.

Jeżeli Unia lub Nowa Zelandia przekazują wspólnemu komitetowi informacje poufne lub chronione przed ujawnieniem na podstawie ich odpowiednich przepisów ustawowych i wykonawczych, druga strona traktuje otrzymane informacje jako poufne.

4.

Jeżeli Komisja Europejska przekazuje wspólnemu komitetowi informacje poufne lub chronione przed ujawnieniem na podstawie jej odpowiednich przepisów dotyczących bezpieczeństwa informacji (1), Nowa Zelandia zapewnia porównywalny poziom poufności i ochrony otrzymanych informacji. Jeżeli Nowa Zelandia przekazuje wspólnemu komitetowi informacje poufne lub chronione przed ujawnieniem na podstawie ich odpowiednich przepisów ustawowych i wykonawczych, Komisja Europejska traktuje otrzymane informacje jako poufne.

5.

Każda ze stron rozpatruje wnioski o dostęp do dokumentów wspólnego komitetu zgodnie ze swoimi odpowiednimi przepisami ustawowymi i wykonawczymi.

Artykuł 10

Protokół

1.

Ze wszystkich posiedzeń wspólnego komitetu sporządzany jest protokół.

2.

Projekt protokołu każdego posiedzenia sporządzany jest przez urzędnika pełniącego funkcję członka sekretariatu strony, która pełni rolę gospodarza posiedzenia, w terminie 15 dni od zakończenia posiedzenia, chyba że współprzewodniczący zadecydują inaczej. Projekt protokołu przekazuje się w celu przedstawienia uwag członkowi sekretariatu drugiej strony. Członek sekretariatu drugiej strony może przedstawić uwagi w terminie 30 dni od dnia otrzymania projektu protokołu.

3.

Protokół zawiera podsumowanie każdego punktu porządku obrad i, w stosownych przypadkach, informacje o: a) dokumentach przedłożonych wspólnemu komitetowi; b) wszelkich oświadczeniach, o których włączenie do protokołu obrad wniosła jedna ze stron; oraz c) decyzjach przyjętych, oświadczeniach uzgodnionych i wnioskach operacyjnych przyjętych w odniesieniu do konkretnych punktów.

4.

Protokół zawiera listę obecności z wyszczególnieniem imion i nazwisk, tytułów i funkcji wszystkich uczestników posiedzenia.

5.

Współprzewodniczący zatwierdzają i podpisują protokół w terminie dwóch miesięcy od posiedzenia lub w innym terminie ustalonym przez współprzewodniczących. Współprzewodniczący mogą uzgodnić, że podpisanie i wymiana kopii w formie elektronicznej spełnia ten wymóg. Autentyczną wersję protokołu zachowuje się w aktach każdej ze stron.

6.

Sekretariat wspólnego komitetu przygotowuje również, w ciągu dwóch dni roboczych od posiedzenia wspólnego komitetu, podsumowanie protokołu do zatwierdzenia przez współprzewodniczących tak szybko, jak to możliwe. Po zatwierdzeniu tekstu streszczenia przez współprzewodniczących wspólnego komitetu strony mogą podać podsumowanie protokołu do wiadomości publicznej.

Artykuł 11

Decyzje

1.

W przypadkach przewidzianych w art. 14 umowy wspólny komitet podejmuje decyzje w drodze konsensusu. Sekretariat rejestruje każdą decyzję, nadając jej numer seryjny oraz odnotowując datę jej przyjęcia.

2.

Wspólny komitet może podejmować decyzje w procedurze pisemnej w drodze wymiany not między współprzewodniczącymi, jeżeli strony umowy wyrażą na to zgodę. Współprzewodniczący przedstawia na piśmie tekst projektu decyzji drugiemu współprzewodniczącemu w języku urzędowym wspólnego komitetu, zgodnie z art. 14. Druga strona ma miesiąc, lub inny dłuższy okres określony przez stronę przedstawiającą projekt, na zatwierdzenie projektu decyzji. Jeżeli druga strona nie zatwierdzi projektu decyzji, projekt ten poddawany jest dyskusji i może zostać przyjęty na następnym posiedzeniu wspólnego komitetu. Projekt decyzji uznaje się za przyjęty po zatwierdzeniu przez drugą stronę i rejestruje się go w protokole następnego posiedzenia wspólnego komitetu.

3.

Współprzewodniczący wspólnego komitetu podpisują każdą decyzję. Współprzewodniczący mogą uzgodnić, że podpisanie i wymiana kopii w formie elektronicznej spełnia powyższy wymóg dotyczący podpisu.

4.

W decyzjach przyjętych przez wspólny komitet określa się dzień, w którym stają się one skuteczne.

Artykuł 12

Ochrona danych osobowych

Publikowanie dokumentów, o których mowa w art. 9, 10 i 11, odbywa się zgodnie z mającymi zastosowanie przepisami obu stron w zakresie ochrony danych, w tym ochrony danych osobowych.

Artykuł 13

Grupy robocze i organy doradcze

1.

Zgodnie z art. 14 ust. 4 umowy wspólny komitet może podjąć decyzję o utworzeniu lub rozwiązaniu grupy roboczej lub organu doradczego na poziomie ekspertów. Wspólny komitet określa skład i obowiązki każdej grupy roboczej lub organu doradczego i może je zmieniać w miarę potrzeb.

2.

Grupa robocza lub organ doradczy wnosi wkład w prace wspólnego komitetu i wspiera go w wykonywaniu jego zadań, w tym - jeżeli otrzyma takie zadanie od wspólnego komitetu - poprzez przygotowywanie sprawozdań lub projektów decyzji do zatwierdzenia przez wspólny komitet.

3.

Grupa robocza lub organ doradczy zbiera się w miarę potrzeb w celu wykonywania swoich zadań i składa sprawozdania wspólnemu komitetowi.

4.

Ustanowienie i funkcjonowanie grupy roboczej lub organu doradczego nie uniemożliwia stronom przedstawiania jakiejkolwiek kwestii bezpośrednio wspólnemu komitetowi.

5.

Regulamin wewnętrzny wspólnego komitetu stosuje się odpowiednio do grup roboczych i organów doradczych ustanowionych przez wspólny komitet.

Artykuł 14

Języki

1.

Językiem urzędowym i roboczym wspólnego komitetu jest język angielski.

2.

Obrady wspólnego komitetu odbywają się w języku angielskim. Porządek obrad posiedzenia, dokumenty przedkładane wspólnemu komitetowi oraz protokół posiedzenia sporządza się w języku angielskim.

3.

Wspólny komitet podejmuje decyzje w języku angielskim.

Artykuł 15

Wydatki

Każda ze stron pokrywa poniesione przez siebie wydatki związane z uczestnictwem w posiedzeniach wspólnego komitetu, ustanowionych grup roboczych i organów doradczych.

Wydatki związane z organizacją posiedzeń ponosi strona, która pełni rolę gospodarza posiedzenia.

Artykuł 16

Zmiany w regulaminie

Niniejszy regulamin wewnętrzny może zostać zmieniony w drodze wzajemnego porozumienia stron, zgodnie z art. 11.

---

(1) Decyzja Komisji (UE, Euratom) 2015/443 z dnia 13 marca 2015 r. w sprawie bezpieczeństwa w Komisji (Dz.U. UE L 72 z 17.3.2015, s. 41).