ROZDZIAŁ 1

PRZEPISY OGÓLNE

Artykuł 1

Przedmiot i zakres

1. Niniejsza decyzja określa warunki korzystania z informacji niejawnych UE (EUCI) opatrzonych klauzulą tajności RESTREINT UE/EU RESTRICTED (3) zgodnie z decyzją nr 41-2021.

2. Niniejszą decyzję stosuje się do wszystkich działów Trybunału Obrachunkowego i obiektów składających się na jego siedzibę. Ma ona również zastosowanie do izb i komitetów, które do celów niniejszej decyzji należy rozumieć jako działy.

Artykuł 2

Kryteria dostępu do informacji opatrzonych klauzulą tajności RESTREINT UE/EU RESTRICTED

1. Dostęp do informacji niejawnych opatrzonych klauzulą tajności RESTREINT UE/EU RESTRICTED można uzyskać po:

2. Stażystom Trybunału Obrachunkowego nie przydziela się obowiązków, które wymagają dostępu do informacji opatrzonych klauzulą tajności RESTREINT UE/EU RESTRICTED.

3. Innym kategoriom pracowników odmawia się dostępu lub udziela się go zgodnie z tabelą zamieszczoną w załączniku.

ROZDZIAŁ 2

TWORZENIE INFORMACJI OPATRZONYCH KLAUZULĄ TAJNOŚCI RESTREINT UE/EU RESTRICTED

Artykuł 3

Wytwórca

Chociaż wytwórcą w rozumieniu art. 2 decyzji nr 41-2021 jest instytucja, agencja lub organ UE, państwo członkowskie, państwo trzecie lub organizacja międzynarodowa, w ramach właściwości których wytworzono informacje niejawne lub wprowadzono je do struktur UE, autor informacji opatrzonych klauzulą tajności RESTREINT UE/EU RESTRICTED niekoniecznie będzie taki sam.

Artykuł 4

Nadawanie klauzuli tajności

1. Pracownicy sporządzający dokument na podstawie informacji w rozumieniu art. 1 - w kontekście art. 3 ust. 6 decyzji nr 41-2021 lub w innych przypadkach - zawsze rozważają, czy dokument ten wymaga opatrzenia klauzulą tajności. Utajnienie dokumentu jako EUCI wymaga oceny i decyzji wytwórcy, czy ujawnienie dokumentu osobom nieupoważnionym mogłoby zaszkodzić interesom Unii Europejskiej lub co najmniej jednego państwa członkowskiego. Jeżeli autorzy mają wątpliwości, czy sporządzany przez nich dokument uzasadnia opatrzenie go klauzulą tajności RESTREINT UE/EU RESTRICTED, powinni skonsultować się z odpowiedzialnym kierownikiem lub dyrektorem.

2. Dokument opatruje się co najmniej klauzulą tajności RESTREINT UE/EU RESTRICTED, jeżeli jego nieuprawnione ujawnienie mogłoby między innymi:

3. Wytwórcy mogą podjąć decyzję o nadaniu standardowej klauzuli tajności kategoriom informacji, które regularnie wytwarzają. Muszą jednak dopilnować, aby poszczególne informacje otrzymały odpowiednią klauzulę tajności.

Artykuł 5

Postępowanie z wersjami wstępnymi dokumentów

1. Informacjom nadaje się klauzulę tajności natychmiast po ich wytworzeniu. Osobiste notatki, wersje wstępne dokumentów lub wiadomości zawierające informacje, w przypadku których uzasadnione jest nadanie klauzuli tajności na poziomie RESTREINT UE/EU RESTRICTED, należy od początku oznaczać jako takie oraz tworzyć i przetwarzać zgodnie z niniejszą decyzją.

2. Jeżeli w przypadku ostatecznej wersji dokumentu nie jest już uzasadnione nadanie klauzuli tajności na poziomie RESTREINT UE/EU RESTRICTED, klauzula tajności zostaje zniesiona.

Artykuł 6

Rejestr materiału źródłowego

Aby umożliwić sprawowanie kontroli przez wytwórcę zgodnie z art. 13, wytwórcy dokumentów opatrzonych klauzulą RESTREINT UE/EU RESTRICTED prowadzą w stopniu, w jakim to możliwe, rejestr wszelkich niejawnych źródeł wykorzystywanych do tworzenia dokumentów niejawnych, w tym szczegółowych informacji o źródłach pochodzących pierwotnie z państw członkowskich UE, organizacji międzynarodowych lub państw trzecich. W stosownych przypadkach zagregowane informacje niejawne są oznakowane w taki sposób, aby zachować identyfikację wytwórców wykorzystanych niejawnych materiałów źródłowych.

Artykuł 7

Nadawanie klauzuli tajności częściom dokumentu

1. Zgodnie z art. 3 ust. 1 decyzji nr 41-2021 ogólna klauzula tajności dokumentu jest co najmniej tak wysoka jak klauzula tajności tej części dokumentu, która została oznaczona najwyższą klauzulą tajności. W przypadku zebrania informacji pochodzących z różnych źródeł sprawdza się ostateczną wersję zagregowanego dokumentu w celu określenia jego ogólnej klauzuli tajności, gdyż może istnieć konieczność nadania mu klauzuli tajności wyższej niż klauzule jego poszczególnych części.

2. Dokumenty, które zawierają części niejawne i jawne, są sporządzane i oznaczane w taki sposób, aby części oznaczone różnymi klauzulami tajności lub części podlegające różnemu poziomowi ochrony można było łatwo zidentyfikować i w razie potrzeby wyodrębnić. Umożliwia to odpowiednie korzystanie z każdej części po wyodrębnieniu jej od pozostałych elementów.

Artykuł 8

Pełne oznaczenie klauzuli tajności

1. Informację, w przypadku której uzasadnione jest nadanie klauzuli tajności, należy oznaczyć i przetwarzać jako taką niezależnie od jej postaci fizycznej. Poziom klauzuli tajności należy wyraźnie zakomunikować odbiorcom albo przez oznaczenie klauzuli tajności, jeżeli informacja jest przekazywana w formie pisemnej, niezależnie od tego, czy na papierze, na przenośnych nośnikach informacji czy w systemie teleinformatycznym (zwany dalej „CIS"), albo przez stosowną wypowiedź, jeżeli jest przekazywana ustnie, np. w trakcie rozmowy lub prezentacji. Materiał niejawny należy oznaczyć fizycznie, aby umożliwić łatwą identyfikację jego klauzuli tajności.

2. Na dokumentach pełne oznaczenie klauzuli tajności RESTREINT UE/EU RESTRICTED zapisuje się drukowanymi literami, w całości w języku francuskim i angielskim (najpierw w języku francuskim), zgodnie z ust. 3. Oznaczenia nie tłumaczy się na inne języki.

3. Oznaczenie klauzuli tajności RESTREINT UE/EU RESTRICTED nanosi się w następujący sposób:

4. Tworząc dokument opatrzony klauzulą tajności RESTREINT UE/EU RESTRICTED:

Artykuł 9

Skrócone oznaczenie klauzuli tajności R-UE/EU-R

Skrót R-UE/EU-R można stosować do wskazania poziomu tajności poszczególnych części dokumentu opatrzonego klauzulą RESTREINT UE/EU RESTRICTED lub w przypadku, gdy nie można wstawić pełnego oznaczenia klauzuli tajności, na przykład na małym przenośnym nośniku informacji. Można go stosować w tekście, w którym powtarzanie pełnego oznaczenia klauzuli tajności jest kłopotliwe. Skrótu nie używa się zamiast pełnych oznaczeń klauzuli tajności w nagłówku i stopce dokumentu.

Artykuł 10

Inne zastrzeżenia

1. Dokumenty z klauzulą RESTREINT UE/EU RESTRICTED mogą być opatrzone innymi oznaczeniami lub zastrzeżeniami określającymi na przykład dziedzinę, której dotyczy dokument, lub szczególny krąg odbiorców, zgodnie z zasadą ograniczonego dostępu. Na przykład:

2. Dokumenty z klauzulą RESTREINT UE/EU RESTRICTED mogą być opatrzone oznaczeniem zastrzegającym dotyczącym bezpieczeństwa, które zawiera szczegółowe instrukcje na temat korzystania z dokumentów i zarządzania tymi dokumentami.

3. O ile to możliwe, wszelkie wskazania dotyczące zniesienia klauzuli tajności umieszcza się na pierwszej stronie dokumentu w momencie jego tworzenia. Na przykład można zastosować następujące oznaczenie:

Artykuł 11

Elektroniczne przetwarzanie

1. Dokumenty opatrzone klauzulą RESTREINT UE/EU RESTRICTED tworzy się przy użyciu środków elektronicznych, o ile są one dostępne.

2. Do tworzenia informacji na poziomie RESTREINT UE/EU RESTRICTED pracownicy Trybunału Obrachunkowego wykorzystują akredytowany CIS (zob. art. 6 decyzji nr 41-2021). Pracownicy konsultują się z urzędnikiem do spraw bezpieczeństwa informacji (ISO), jeśli istnieją jakiekolwiek wątpliwości co do tego, który CIS można zastosować. W porozumieniu z ISO w okolicznościach nadzwyczajnych lub w przypadku szczególnych konfiguracji technicznych zastosowanie mogą mieć procedury szczególne.

3. Dokumentów opatrzonych klauzulą RESTREINT UE/EU RESTRICTED, w tym ich wersji wstępnych, zgodnie z wymogami art. 5, nie wysyła się zwykłą niezabezpieczoną pocztą elektroniczną, nie drukuje ani nie skanuje na standardowych drukarkach lub skanerach, ani nie korzysta się z nich na osobistych urządzeniach członków personelu. Do drukowania dokumentów opatrzonych klauzulą RESTREINT UE/EU RESTRICTED używa się wyłącznie drukarek lub kopiarek podłączonych do samodzielnych komputerów lub do akredytowanego systemu.

Artykuł 12

Dystrybucja

Nadawca dokumentów opatrzonych klauzulą RESTREINT UE/EU RESTRICTED decyduje o tym, komu przekazać informacje, zgodnie z zasadą ograniczonego dostępu. W razie potrzeby sporządza się listę dystrybucyjną w celu dalszego egzekwowania zasady ograniczonego dostępu.

ROZDZIAŁ 3

POSTĘPOWANIE W PRZYPADKU ISTNIEJĄCYCH INFORMACJI OPATRZONYCH KLAUZULĄ TAJNOŚCI RESTREINT UE/EU RESTRICTED

Artykuł 13

Kontrola wytwórcy

1. Wytwórca sprawuje „kontrolę wytwórcy" nad informacjami opatrzonymi klauzulą tajności RESTREINT UE/EU RESTRICTED, które stworzył. Należy uzyskać uprzednią pisemną zgodę wytwórcy, zanim będzie można:

2. Posiadaczom informacji opatrzonych klauzulą tajności RESTREINT UE/EU RESTRICTED udzielono dostępu do informacji niejawnych w celu umożliwienia im wykonywania obowiązków. Są oni odpowiedzialni za prawidłowe korzystanie z informacji, ich przechowywanie i ochronę zgodnie z decyzją nr 41-2021. W przeciwieństwie do wytwórców informacji niejawnych posiadacze nie są uprawnieni do decydowania o zniesieniu klauzuli tajności lub dalszym udostępnianiu informacji opatrzonych klauzulą RESTREINT UE/EU RESTRICTED państwom trzecim lub organizacjom międzynarodowym.

3. Jeżeli nie można zidentyfikować wytwórcy informacji opatrzonych klauzulą tajności RESTREINT UE/EU RESTRICTED, kontrolę wytwórcy sprawuje dział Trybunału Obrachunkowego dysponujący tymi informacjami niejawnymi. W przypadku gdy posiadacz informacji uzna za konieczne udostępnienie informacji opatrzonych klauzulą tajności RESTREINT UE/EU RESTRICTED państwu trzeciemu lub organizacji międzynarodowej, Trybunał Obrachunkowy zasięga porady jednej ze stron porozumienia w sprawie bezpieczeństwa informacji zawartego z tym państwem trzecim lub organizacją międzynarodową.

Artykuł 14

CIS odpowiedni do korzystania z informacji opatrzonych klauzulą tajności RESTREINT UE/EU RESTRICTED

Z informacji opatrzonych klauzulą tajności RESTREINT UE/EU RESTRICTED korzysta się i przekazuje się je drogą elektroniczną, o ile jest ona dostępna. Zgodnie z art. 6 decyzji nr 41-2021 stosuje się wyłącznie CIS i sprzęt akredytowany przez inną instytucję, organ lub agencję UE bądź przez Trybunał Obrachunkowy.

Artykuł 15

Szczególne środki dotyczące informacji opatrzonych klauzulą tajności RESTREINT UE/EU RESTRICTED na przenośnych nośnikach informacji

1. Stosowanie przenośnych nośników informacji podlega kontroli i ewidencjonowaniu. Stosuje się wyłącznie przenośne nośniki informacji dostarczone przez Trybunał Obrachunkowy lub inną instytucję, organ lub agencję UE, zatwierdzone przez ISO Trybunału Obrachunkowego oraz zaszyfrowane przy użyciu produktu zatwierdzonego przez ISO Trybunału. Do przenoszenia informacji niejawnych nie stosuje się osobistych przenośnych nośników informacji ani nośników dostarczanych bezpłatnie na konferencjach, seminariach itp. W miarę możliwości stosuje się przenośne nośniki klasy TEMPEST zgodnie z wytycznymi ISO.

2. W przypadku gdy z dokumentu niejawnego korzysta się lub przechowuje go w formie elektronicznej na przenośnych nośnikach informacji, takich jak pamięci USB, dyski twarde USB, płyty CD, płyty DVD lub karty pamięci (w tym dyski SSD (4)), oznaczenie klauzuli tajności musi być wyraźnie widoczne na wyświetlanych informacjach, a także w nazwie pliku i na przenośnym nośniku informacji.

3. Pracownicy mają na uwadze, że w przypadku przechowywania dużych ilości informacji niejawnych na przenośnych nośnikach informacji urządzenie może wymagać wyższego poziomu klauzuli tajności.

4. Do przesyłania informacji opatrzonych klauzulą tajności RESTREINT UE/EU RESTRICTED na przenośne nośniki informacji lub z takich nośników wykorzystuje się wyłącznie CIS, które uzyskały odpowiednią akredytację.

5. Podczas pobierania informacji opatrzonych klauzulą tajności RESTREINT UE/EU RESTRICTED na przenośne nośniki informacji szczególną uwagę zwraca się na zapewnienie, aby przed przesłaniem danych nośniki nie zawierały wirusów ani złośliwego oprogramowania.

6. W stosownych przypadkach przenośne nośniki informacji wykorzystuje się zgodnie z wszelkimi procedurami bezpiecznej eksploatacji związanymi ze stosowanym systemem szyfrowania.

7. Dokumenty zapisane na przenośnych nośnikach informacji, które nie są już potrzebne albo zostały przeniesione do odpowiedniego CIS, zostają bezpiecznie usunięte lub skasowane przy użyciu zatwierdzonych produktów lub metod. O ile nie przechowuje się ich w odpowiednim zamkniętym meblu biurowym, przenośne nośniki informacji zostają zniszczone, gdy nie są już potrzebne. W przypadku każdego zniszczenia lub skasowania stosuje się metodę zgodną z przepisami bezpieczeństwa Trybunału Obrachunkowego. Prowadzi się spis przenośnych nośników oraz rejestruje ich zniszczenie.

Artykuł 16

Korzystanie z informacji opatrzonych klauzulą tajności RESTREINT UE/EU RESTRICTED i ich przechowywanie

1. Zgodnie z art. 5 ust. 8 i art. 6 ust. 9 decyzji nr 41-2021 z informacji opatrzonych klauzulą tajności RESTREINT UE/EU RESTRICTED można korzystać w strefie administracyjnej (5) lub w strefie bezpieczeństwa w Komisji (6) zgodnie z zapisami umowy o gwarantowanym poziomie usług zawartej w tym celu przez Trybunał Obrachunkowy z Komisją, w następujący sposób:

2. Z informacji opatrzonych klauzulą tajności RESTREINT UE/EU RESTRICTED można tymczasowo korzystać poza strefą bezpieczeństwa lub strefą administracyjną, pod warunkiem że posiadacz zobowiązał się do zastosowania środków zastępczych w celu zapewnienia ochrony tych informacji przed dostępem osób nieupoważnionych. Środki zastępcze obejmują co najmniej następujące elementy:

3. Informacje opatrzone klauzulą tajności RESTREINT UE/EU RESTRICTED w formie papierowej przechowuje się w zamkniętym meblu biurowym w strefie administracyjnej lub w strefie bezpieczeństwa. Tymczasowo można przechowywać je poza strefą bezpieczeństwa lub strefą administracyjną, pod warunkiem że posiadacz zobowiązał się do zastosowania środków zastępczych.

4. Dalsze wskazówki można uzyskać od ISO.

5. Wszelkie podejrzewane lub faktyczne zdarzenia naruszające bezpieczeństwo związane z dokumentem zgłasza się możliwie najszybciej ISO.

Artykuł 17

Kopiowanie i tłumaczenie informacji opatrzonych klauzulą tajności RESTREINT UE/EU RESTRICTED

1. Informacje opatrzone klauzulą tajności RESTREINT UE/EU RESTRICTED można kopiować lub tłumaczyć na polecenie posiadacza, pod warunkiem że wytwórca nie zgłosił żadnych oznaczeń zastrzegających. Nie wykonuje się jednak więcej kopii, niż jest to bezwzględnie konieczne.

2. W przypadku powielania tylko części dokumentu niejawnego obowiązują takie same warunki, jak w przypadku kopiowania pełnego dokumentu. Wyciągom z dokumentów nadaje się również klauzulę tajności RESTREINT UE/EU RESTRICTED, chyba że wytwórca wyraźnie oznaczył je jako jawne.

3. Środki bezpieczeństwa mające zastosowanie do oryginalnych informacji stosuje się również do ich kopii i tłumaczeń.

Artykuł 18

Ogólne zasady dotyczące przenoszenia informacji opatrzonych klauzulą tajności RESTREINT UE/EU RESTRICTED

1. O ile to możliwe, informacje opatrzone klauzulą tajności RESTREINT UE/EU RESTRICTED, które należy zabrać poza strefę bezpieczeństwa lub strefę administracyjną, przesyła się drogą elektroniczną za pomocą odpowiednio akredytowanych środków lub przy użyciu zatwierdzonych produktów kryptograficznych.

2. W zależności od dostępnych środków lub szczególnych okoliczności informacje opatrzone klauzulą tajności RESTREINT UE/EU RESTRICTED można przenosić fizycznie w postaci dokumentów papierowych lub na przenośnych nośnikach informacji. Stosowanie przenośnych nośników informacji do przenoszenia informacji opatrzonych klauzulą tajności RESTREINT UE/EU RESTRICTED ma pierwszeństwo przed wysyłaniem dokumentów papierowych.

3. Dozwolone jest stosowanie wyłącznie przenośnych nośników informacji zaszyfrowanych przy użyciu produktu zatwierdzonego przez ISO Trybunału Obrachunkowego. Z informacji opatrzonych klauzulą tajności RESTREINT UE/EU RESTRICTED na przenośnych nośnikach informacji, które nie są chronione przy użyciu produktu szyfrującego zatwierdzonego przez ISO, korzysta się w taki sam sposób, jak z egzemplarza papierowego.

4. Przesyłka może zawierać więcej niż jedną informację opatrzoną klauzulą tajności RESTREINT UE/EU RESTRICTED, pod warunkiem przestrzegania zasady ograniczonego dostępu.

5. Zastosowane opakowanie zapewnia, aby zawartość nie była widoczna. Informacje opatrzone klauzulą tajności RESTREINT UE/EU RESTRICTED przenosi się w nieprzezroczystym opakowaniu, takim jak koperta, nieprzezroczysta teczka lub aktówka. Na zewnętrznej stronie opakowania nie umieszcza się żadnego oznaczenia wskazującego na rodzaj lub poziom klauzuli tajności jego zawartości. Oznaczenie RESTREINT UE/EU RESTRICTED umieszcza się na wewnętrznej warstwie opakowania, jeżeli jej się używa. Na obu warstwach opakowania umieszcza się imię i nazwisko docelowego odbiorcy, stanowisko i adres, a także adres zwrotny na wypadek braku możliwości dostawy.

6. Wszelkie zdarzenia naruszające bezpieczeństwo związane z informacjami opatrzonymi klauzulą tajności RESTREINT UE/EU RESTRICTED, które są przenoszone przez pracowników lub kurierów, należy zgłaszać Dyrektorowi Dyrekcji ds. Kadr, Finansów i Usług Ogólnych za pośrednictwem ISO w celu przeprowadzenia dalszego dochodzenia.

Artykuł 19

Osobiste przenoszenie przenośnych nośników informacji

1. Do przenośnych nośników informacji używanych do przenoszenia informacji opatrzonych klauzulą tajności RESTREINT UE/EU RESTRICTED dołącza się list przewozowy, w którym wyszczególnia się przenośne nośniki informacji zawierające informacje niejawne, a także wszystkie zawarte na nich pliki, aby umożliwić odbiorcy dokonanie niezbędnych weryfikacji.

2. Na nośnikach przechowuje się wyłącznie dokumenty, które mają być dostarczone. Na przykład wszystkie informacje niejawne na jednej pamięci USB muszą być przeznaczone dla tego samego odbiorcy. Nadawca ma na uwadze, że przechowywanie dużych ilości informacji niejawnych na takich urządzeniach może wymagać wyższego poziomu klauzuli tajności dla całego urządzenia.

3. Do przenoszenia informacji opatrzonych klauzulą tajności RESTREINT UE/EU RESTRICTED używa się wyłącznie przenośnych nośników informacji z odpowiednim oznaczeniem klauzuli tajności.

Artykuł 20

Przenoszenie dokumentów opatrzonych klauzulą tajności RESTREINT UE/EU RESTRICTED w obrębie budynków Trybunału Obrachunkowego

1. Pracownicy mogą przenosić dokumenty opatrzone klauzulą tajności RESTREINT UE/EU RESTRICTED w obrębie budynku Trybunału Obrachunkowego lub między instytucjami, agencjami lub organami UE, ale dokumenty te przez cały czas pozostają w posiadaniu osoby je przenoszącej i nie są czytane w miejscach publicznych.

2. Dokumenty opatrzone klauzulą tajności RESTREINT UE/EU RESTRICTED można przesyłać pocztą wewnętrzną do innych biur Trybunału Obrachunkowego w pojedynczej zwykłej nieprzezroczystej kopercie, ale bez wskazywania po zewnętrznej stronie, że zawartość przesyłki jest niejawna.

Artykuł 21

Przenoszenie dokumentów opatrzonych klauzulą tajności RESTREINT UE/EU RESTRICTED na terytorium Unii

1. Informacje opatrzone klauzulą tajności RESTREINT UE/EU RESTRICTED mogą być przenoszone przez pracowników lub kurierów Trybunału Obrachunkowego bądź innej instytucji, organu lub agencji UE w dowolne miejsce na terytorium Unii, pod warunkiem że postępują oni zgodnie z następującymi instrukcjami:

2. Pracownicy, którzy chcą przesłać informacje opatrzone klauzulą tajności RESTREINT UE/EU RESTRICTED do innych miejsc w Unii, mogą zlecić dostarczenie ich w jeden z następujących sposobów:

Artykuł 22

Przenoszenie informacji opatrzonych klauzulą tajności RESTREINT UE/EU RESTRICTED z terytorium państwa trzeciego lub na jego terytorium

1. Pracownicy mogą osobiście przenosić informacje niejawne opatrzone klauzulą tajności RESTREINT UE/EU RESTRICTED między terytorium Unii a terytorium państwa trzeciego.

2. Pracownicy kancelarii informacji zastrzeżonych mogą zlecić dostarczenie ich w jeden z następujących sposobów:

3. W przypadku osobistego przenoszenia dokumentów papierowych albo przenośnych nośników informacji opatrzonych klauzulą RESTREINT UE/EU RESTRICTED pracownicy stosują się do wszystkich następujących dodatkowych środków:

Artykuł 23

Przenoszenie przez kurierów komercyjnych

1. Do celów niniejszej decyzji „kurierzy komercyjni" obejmują krajowych operatorów pocztowych i komercyjne firmy kurierskie oferujące usługę, w ramach której informacje są odpłatnie dostarczane i przekazywane osobiście albo śledzone.

2. Kurierzy komercyjni mogą korzystać z usług podwykonawcy. Odpowiedzialność za stosowanie się do niniejszej decyzji spoczywa jednak na firmie kurierskiej.

3. Jeżeli docelowy odbiorca znajduje się poza terytorium UE, stosuje się dwie warstwy opakowania. Przygotowując przesyłki niejawne, nadawca musi pamiętać, że komercyjne firmy kurierskie dostarczają przesyłki z klauzulą tajności RESTREINT UE/EU RESTRICTED wyłącznie docelowemu odbiorcy, należycie upoważnionemu zastępcy, urzędnikowi kontroli kancelarii lub jego należycie upoważnionemu zastępcy lub recepcjoniście. W celu zmniejszenia ryzyka, że przesyłka może nie dotrzeć do docelowego odbiorcy, na zewnętrznej i, w stosownych przypadkach, wewnętrznej warstwie opakowania przesyłki umieszcza się adres zwrotny.

4. W przypadku informacji opatrzonych klauzulą tajności RESTREINT UE/EU RESTRICTED nie korzysta się z usług oferowanych przez komercyjnych kurierów, którzy zapewniają przekazywanie przesyłek poleconych zawierających dokumenty drogą elektroniczną.

Artykuł 24

Inne szczególne warunki dotyczące postępowania

1. Należy przestrzegać wszelkich warunków przenoszenia określonych w umowie o bezpieczeństwie informacji lub w porozumieniach administracyjnych. W razie wątpliwości pracownicy konsultują się z ISO lub kancelarią informacji zastrzeżonych.

2. Wymóg podwójnego opakowania można znieść w przypadku informacji niejawnych chronionych przy użyciu zatwierdzonych produktów kryptograficznych. Do celów związanych z adresowaniem, a także w związku z faktem, że na przenośnym nośniku informacji umieszcza się jednoznaczne oznaczenie klauzuli tajności, nośnik przenosi się jednak co najmniej w zwykłej kopercie, ale mogą być wymagane dodatkowe środki ochrony fizycznej, takie jak koperty z folią bąbelkową.

ROZDZIAŁ 4

POSIEDZENIA NIEJAWNE

Artykuł 25

Przygotowanie do posiedzenia z klauzulą tajności RESTREINT UE/EU RESTRICTED

1. Posiedzenia, na których mają być omawiane informacje opatrzone klauzulą tajności RESTREINT UE/EU RESTRICTED, odbywają się wyłącznie w sali posiedzeń, która uzyskała akredytację na odpowiednim lub wyższym poziomie. Jeżeli nie są one dostępne, pracownicy zasięgają porady ISO.

2. Zasadniczo porządki obrad nie powinny być niejawne. Jeżeli w porządku obrad wspomina się o dokumentach niejawnych, sam porządek obrad nie staje się automatycznie niejawny. Punkty porządku obrad formułuje się w taki sposób, aby uniknąć zagrożenia dla ochrony interesów Unii lub co najmniej jednego państwa członkowskiego.

3. Jeżeli do porządku obrad mają zostać dołączone pliki elektroniczne zawierające informacje opatrzone klauzulą tajności RESTREINT UE/EU RESTRICTED, ich ochrona przy użyciu produktów kryptograficznych zatwierdzonych przez ISO Trybunału Obrachunkowego jest obowiązkowa.

4. Organizatorzy posiedzenia przypominają uczestnikom, że wszelkie uwagi przesłane do punktu porządku obrad opatrzonego klauzulą tajności RESTREINT UE/EU RESTRICTED nie mogą być wysyłane zwykłymi niezabezpieczonymi wiadomościami e-mail ani innymi środkami, które nie zostały odpowiednio akredytowane zgodnie z art. 11 niniejszej decyzji.

5. Organizatorzy posiedzenia dążą do łączenia punktów z klauzulą tajności RESTREINT UE/EU RESTRICTED kolejno w porządku obrad, aby ułatwić sprawny przebieg posiedzenia. Podczas dyskusji na temat punktów niejawnych mogą być obecne wyłącznie osoby posiadające dostęp w ramach zasady ograniczonego dostępu.

6. W samym zaproszeniu uprzedza się uczestników, że na posiedzeniu będą omawiane tematy niejawne i że zastosowanie będą miały odpowiednie środki bezpieczeństwa.

7. W zaproszeniu lub nocie do samego porządku obrad przypomina się uczestnikom, że w trakcie dyskusji na temat punktów z klauzulą tajności RESTREINT UE/EU RESTRICTED przenośne urządzenia elektroniczne muszą byś wyłączone.

8. Przed posiedzeniem organizatorzy posiedzenia przygotowują pełen wykaz uczestników zewnętrznych.

Artykuł 26

Sprzęt elektroniczny w sali posiedzeń z klauzulą tajności RESTREINT UE/EU RESTRICTED

1. Do przekazywania informacji opatrzonych klauzulą tajności RESTREINT UE/EU RESTRICTED, na przykład podczas prezentacji lub wideokonferencji, wykorzystywać można wyłącznie systemy informatyczne akredytowane zgodnie z art. 11 niniejszej decyzji.

2. Przewodniczący zapewnia, aby niedozwolone przenośne urządzenia elektroniczne były wyłączone.

Artykuł 27

Procedury, których należy przestrzegać podczas posiedzenia z klauzulą tajności RESTREINT UE/EU RESTRICTED

1. Na początku dyskusji dotyczącej kwestii niejawnych przewodniczący informuje uczestników posiedzenia, że zmienia tryb na niejawny. Drzwi i rolety muszą być zamknięte.

2. W stosownych przypadkach uczestnicy i tłumacze ustni otrzymują na początku dyskusji jedynie odpowiednie dokumenty.

Dokumentów opatrzonych klauzulą RESTREINT UE/EU RESTRICTED nie pozostawia się bez nadzoru podczas jakichkolwiek przerw w posiedzeniu.

3. Na koniec posiedzenia przypomina się uczestnikom i tłumaczom ustnym, aby nie zostawili bez nadzoru w sali żadnych dokumentów niejawnych ani notatek niejawnych, które mogli sporządzić. Na koniec posiedzenia jego organizatorzy zbierają dokumenty lub notatki niejawne niezabrane przez uczestników i niszczą je w odpowiednich niszczarkach.

4. Podczas posiedzenia w wynikach obrad odnotowuje się wykaz uczestników oraz zarys wszelkich informacji niejawnych udostępnianych państwom członkowskim i przekazywanych ustnie państwom trzecim lub organizacjom międzynarodowym.

Artykuł 28

Tłumacze ustni i pisemni

Dostęp do informacji opatrzonych klauzulą tajności RESTREINT UE/EU RESTRICTED mają wyłącznie tłumacze ustni i pisemni podlegający regulaminowi pracowniczemu lub warunkom zatrudnienia innych pracowników Unii Europejskiej lub pozostający z Trybunałem Obrachunkowym w stosunku umownym.

ROZDZIAŁ 5

UDOSTĘPNIANIE I WYMIANA INFORMACJI OPATRZONYCH KLAUZULĄ TAJNOŚCI RESTREINT UE/EU RESTRICTED

Artykuł 29

Zgoda wytwórcy

Jeżeli wytwórcą informacji niejawnych, o których udostępnienie lub wymianę wystąpiono, lub materiału źródłowego, który mogą zawierać, nie jest Trybunał Obrachunkowy, dział Trybunału, który posiada przedmiotowe informacje niejawne, najpierw zwraca się do wytwórcy o pisemną zgodę na ich udostępnienie. Jeżeli nie można zidentyfikować wytwórcy, kontrolę wytwórcy sprawuje dział Trybunału Obrachunkowego dysponujący tymi informacjami niejawnymi.

Artykuł 30

Udostępnianie informacji opatrzonych klauzulą tajności RESTREINT UE/EU RESTRICTED innym podmiotom unijnym

1. Informacje opatrzone klauzulą tajności RESTREINT UE/EU RESTRICTED udostępnia się innej instytucji, agencji, innemu organowi lub biuru Unii tylko wówczas, gdy odbiorca ma dostęp w ramach zasady ograniczonego dostępu, a podmiot zawarł odpowiednie porozumienie prawne z Trybunałem Obrachunkowym.

2. W obrębie Trybunału Obrachunkowego główny punkt, do którego wpływają i z którego przekazywane są informacje niejawne opatrzone klauzulą tajności RESTREINT UE/EU RESTRICTED, jakie Trybunał Obrachunkowy wymienia z innymi instytucjami, agencjami, organami i biurami Unii, stanowi co do zasady kancelaria informacji zastrzeżonych utworzona w Sekretariacie Trybunału. Informacje opatrzone klauzulą tajności RESTREINT UE/EU RESTRICTED mogą być jednak udostępniane bezpośrednio docelowym odbiorcom po poinformowaniu o tym ISO Trybunału Obrachunkowego i kancelarii informacji zastrzeżonych.

Artykuł 31

Wymiana informacji z klauzulą tajności RESTREINT UE/EU RESTRICTED z państwami członkowskimi

1. Informacje z klauzulą tajności RESTREINT UE/EU RESTRICTED można udostępniać państwom członkowskim, jeżeli odbiorca ma dostęp w ramach zasady ograniczonego dostępu.

2. Informacje niejawne państw członkowskich, które to informacje objęto równoważnym krajowym oznaczeniem klauzuli tajności (8) i przekazano Trybunałowi Obrachunkowemu, otrzymują taki sam poziom ochrony, jak informacje opatrzone klauzulą tajności RESTREINT UE/EU RESTRICTED.

Artykuł 32

Wymiana informacji z klauzulą tajności RESTREINT UE/EU RESTRICTED z państwami trzecimi i organizacjami międzynarodowymi

1. Informacje opatrzone klauzulą tajności RESTREINT UE/EU RESTRICTED udostępnia się państwu trzeciemu lub organizacji międzynarodowej tylko wówczas, gdy odbiorca ma dostęp w ramach zasady ograniczonego dostępu, a w państwie lub organizacji międzynarodowej wprowadzono odpowiednie ramy prawne lub administracyjne, takie jak umowa o bezpieczeństwie informacji lub porozumienie administracyjne zawarte z Trybunałem Obrachunkowym. Postanowienia takiej umowy lub takiego porozumienia mają pierwszeństwo przed przepisami niniejszej decyzji.

2. Główny punkt, do którego wpływają i z którego przekazywane są wszystkie informacje niejawne opatrzone klauzulą tajności RESTREINT UE/EU RESTRICTED wymieniane między Trybunałem Obrachunkowym a państwami trzecimi i organizacjami międzynarodowymi, stanowi co do zasady kancelaria informacji zastrzeżonych utworzona w Sekretariacie Trybunału.

3. W celu zapewnienia identyfikowalności kancelaria informacji zastrzeżonych rejestruje informacje opatrzone klauzulą tajności RESTREINT UE/EU RESTRICTED:

4. Taki rejestr można prowadzić w formie papierowej lub w rejestrach elektronicznych.

5. Procedury prowadzenia rejestru informacji niejawnych przetwarzanych w akredytowanym CIS można przeprowadzać przez procesy w samym CIS. W takim przypadku CIS zawiera środki gwarantujące integralność zapisów w rejestrze.

6. Informacjom niejawnym otrzymanym od państw trzecich lub organizacji międzynarodowych przypisuje się równoważny poziom ochrony jak ten przysługujący EUCI opatrzonym równoważnym oznaczeniem klauzuli tajności określonym w odpowiedniej umowie o bezpieczeństwie informacji lub odpowiednim porozumieniu administracyjnym.

Artykuł 33

Wyjątkowe udostępnianie informacji opatrzonym klauzulą tajności RESTREINT UE/EU RESTRICTED ad hoc

1. W przypadku gdy Trybunał Obrachunkowy lub jeden z jego działów stwierdzi, że istnieje wyjątkowa potrzeba udostępnienia informacji opatrzonych klauzulą tajności RESTREINT UE/EU RESTRICTED państwu trzeciemu, organizacji międzynarodowej lub podmiotowi UE, ale nie zawarto umowy o bezpieczeństwie informacji ani porozumienia administracyjnego, należy stosować procedurę wyjątkowego udostępniania ad hoc.

2. Działy Trybunału Obrachunkowego kontaktują się z ISO i wytwórcą. Trybunał Obrachunkowy zasięga porady jednej ze stron umowy o bezpieczeństwie informacji zawartej z tym samym podmiotem UE, państwem trzecim lub organizacją międzynarodową.

3. Po takiej konsultacji, na podstawie wniosku Sekretarza Generalnego, kolegium Trybunału Obrachunkowego może zezwolić na udostępnienie odnośnych informacji.

ROZDZIAŁ 6

KONIEC WAŻNOŚCI INFORMACJI Z KLAUZULĄ TAJNOŚCI RESTREINT UE/EU RESTRICTED

Artykuł 34

Kiedy można znieść klauzulę tajności

1. Informacje pozostają niejawne tylko dopóty, dopóki wymagają ochrony. Zniesienie klauzuli tajności oznacza, że informacji w ogóle nie uważa się już za niejawne. W momencie wytwarzania EUCI wytwórca wskazuje, o ile to możliwe, czy z określoną datą lub w następstwie konkretnego zdarzenia klauzula tajności EUCI może zostać zniesiona. W przeciwnym razie wytwórca dokonuje regularnie przeglądu informacji opatrzonych klauzulą tajności RESTREINT UE/EU RESTRICTED w celu ustalenia, czy klauzula tajności nadal ma zastosowanie.

2. Po trzydziestu latach klauzula tajności RESTREINT UE/EU RESTRICTED, jaką opatrzone są informacje wytworzone w Trybunale Obrachunkowym, będzie zniesiona zgodnie z rozporządzeniem Rady (EWG, Euratom) nr 354/83 (9) zmienionym rozporządzeniem Rady (WE, Euratom) nr 1700/2003 (10) i rozporządzeniem Rady (UE) 2015/496 (11).

3. Zniesienie klauzuli tajności dokumentów Trybunału Obrachunkowego może również nastąpić w trybie ad hoc, na przykład na podstawie wniosku o przyznanie dostępu złożonego przez obywateli.

Artykuł 35

Odpowiedzialność za zniesienie klauzuli tajności

1. Do zniesienia klauzuli tajności RESTREINT UE/EU RESTRICTED nadanej informacjom potrzebna jest zgoda wytwórcy.

2. Dział Trybunału Obrachunkowego, który tworzy dokument niejawny, jest odpowiedzialny za decyzję, czy można wobec takiego dokumentu znieść klauzulę tajności. W obrębie Trybunału Obrachunkowego wszystkie wnioski o zniesienie klauzuli tajności podlegają konsultacji z kierownikiem działu lub dyrektorem dyrekcji będących wytwórcą albo z koordynatorem zadania. Jeżeli dział zestawił informacje niejawne z różnych źródeł, najpierw zwraca się o zgodę do wszelkich innych stron, które dostarczyły materiał źródłowy, w tym w państwach członkowskich, innych organach UE, państwach trzecich lub organizacjach międzynarodowych.

3. Jeżeli dział Trybunału Obrachunkowego będący wytwórcą już nie istnieje, a jego obowiązki przejął inny dział, decyzję o zniesieniu klauzuli tajności podejmuje ten dział. Jeżeli dział będący wytwórcą już nie istnieje, a jego obowiązków nie przejął inny dział, decyzję o zniesieniu klauzuli tajności podejmują wspólnie dyrektorzy dyrekcji Trybunału Obrachunkowego.

Artykuł 36

Szczególnie chronione informacje jawne

Jeśli w wyniku przeglądu dokumentu zniesiona zostaje klauzula tajności, należy rozważyć, czy dokument powinien zostać opatrzony oznaczeniem szczególnie chronionych informacji jawnych w rozumieniu art. 16 polityki klasyfikacji informacji Trybunału Obrachunkowego oraz pkt 4 wytycznych w sprawie klasyfikacji i korzystania z informacji nieopatrzonych klauzulą tajności UE (12).

Artykuł 37

Sposób wskazania, że wobec dokumentu zniesiono klauzulę tajności

1. Oryginalne oznaczenie klauzuli tajności na górze i na dole każdej strony jest wyraźnie przekreślone (nie usunięte) przy użyciu funkcji „skreślenie" w formatach elektronicznych lub ręcznie w przypadku wydruków.

2. Na pierwszej stronie (stronie tytułowej) wstemplowuje się informację, że klauzula tajności została zniesiona, i uzupełnia się ją danymi organu odpowiedzialnego za zniesienie klauzuli tajności oraz odpowiednią datą.

3. O zniesieniu klauzuli tajności należy poinformować pierwotnych odbiorców informacji opatrzonych klauzulą tajności RESTREINT UE/EU RESTRICTED. Pierwotni odbiorcy są odpowiedzialni za poinformowanie wszelkich kolejnych adresatów, do których wysłali oryginalne informacje opatrzone klauzulą tajności RESTREINT UE/EU RESTRICTED lub dla których wykonali kopię tych informacji.

4. Archiwum Trybunału Obrachunkowego informuje się o wszystkich podjętych decyzjach dotyczących zniesienia klauzuli tajności.

5. Wszystkie tłumaczenia informacji niejawnych podlegają takim samym procedurom zniesienia klauzuli tajności jak oryginalna wersja językowa.

Artykuł 38

Częściowe zniesienie klauzuli tajności wobec informacji opatrzonych klauzulą tajności RESTREINT UE/EU RESTRICTED

1. Możliwe jest również częściowe zniesienie klauzuli tajności (np. załączniki, tylko niektóre akapity). Procedura jest identyczna jak w przypadku zniesienia klauzuli tajności wobec całego dokumentu.

2. Po częściowym zniesieniu klauzuli tajności wobec informacji opatrzonych klauzulą tajności RESTREINT UE/EU RESTRICTED („czyszczeniu") sporządza się wyciąg ze zniesioną klauzulą tajności.

3. Części, które pozostają niejawne, zostają zastąpione słowami:

w samym tekście, jeśli część, która pozostaje niejawna, stanowi część akapitu, albo jako akapit, jeśli część, która pozostaje niejawna, stanowi określony akapit lub więcej niż jeden akapit.

4. Jeśli nie można znieść klauzuli tajności wobec całego załącznika i w związku z tym nie został on ujawniony w wyciągu, w tekście umieszcza się konkretną wzmiankę.

Artykuł 39

Rutynowe niszczenie i kasowanie informacji opatrzonych klauzulą tajności RESTREINT UE/EU RESTRICTED

1. Trybunał Obrachunkowy nie gromadzi dużych ilości informacji niejawnych.

2. Działy będące wytwórcami dokonują rutynowo w krótkich odstępach czasu przeglądu niewielkich ilości informacji pod kątem ich zniszczenia lub skasowania. W regularnych odstępach czasu dokonuje się przeglądu zarówno informacji przechowywanych w wersji papierowej, jak i informacji przechowywanych w CIS.

3. Pracownicy niszczą lub bezpiecznie kasują wszelkie dokumenty opatrzone klauzulą RESTREINT UE/EU RESTRICTED, których już nie potrzebują, z zastrzeżeniem wszelkich wymogów dotyczących archiwizacji oryginalnego dokumentu.

4. Od pracowników nie wymaga się informowania wytwórcy, jeśli niszczą lub kasują oni kopie dokumentów opatrzonych klauzulą RESTREINT UE/EU RESTRICTED.

5. Wersje wstępne materiałów zawierające informacje niejawne podlegają takim samym metodom usuwania, jak sfinalizowane dokumenty niejawne.

6. Do niszczenia dokumentów opatrzonych klauzulą RESTREINT UE/EU RESTRICTED używa się wyłącznie zatwierdzonych niszczarek. Do niszczenia dokumentów opatrzonych klauzulą RESTREINT UE/EU RESTRICTED odpowiednie są niszczarki o poziomie bezpieczeństwa 4 według normy DIN 32757 i o poziomie 5 według normy DIN 66399.

7. Skrawki dokumentów pochodzące z zatwierdzonych niszczarek można usuwać jak zwykłe odpady biurowe.

8. Wszystkie nośniki i urządzenia zawierające informacje opatrzone klauzulą tajności RESTREINT UE/EU RESTRICTED podlegają odpowiedniemu czyszczeniu po zakończeniu ich okresu użytkowania. Dane elektroniczne (w tym kopie zapasowe) niszczy się lub usuwa z zasobów technologii informacyjnej i powiązanych nośników informacji w sposób, który daje wystarczającą pewność, że informacji nie można odzyskać. W ramach czyszczenia z urządzenia pamięciowego usuwa się dane, a także wszystkie etykiety, oznaczenia i rejestry aktywności.

9. Komputerowe nośniki danych przekazuje się ISO w celu zniszczenia i usunięcia.

Artykuł 40

Ewakuacja i niszczenie informacji opatrzonych klauzulą tajności RESTREINT UE/EU RESTRICTED w sytuacjach nadzwyczajnych

1. Dyrektor Dyrekcji ds. Kadr, Finansów i Usług Ogólnych we współpracy z ISO opracowuje, zatwierdza i, w stosownych przypadkach, aktywuje plany ewakuacji i niszczenia w sytuacjach nadzwyczajnych w celu zabezpieczenia informacji opatrzonych klauzulą tajności RESTREINT UE/EU RESTRICTED, które są narażone na znaczne ryzyko znalezienia się w niepowołanych rękach podczas sytuacji kryzysowej. W kolejności pierwszeństwa oraz w zależności od charakteru sytuacji nadzwyczajnej należy rozważyć:

2. Po uruchomieniu planów na wypadek sytuacji nadzwyczajnych pierwszeństwo ma przenoszenie lub niszczenie w pierwszej kolejności informacji oznaczonych wyższymi poziomami.

3. Szczegóły operacyjne planów ewakuacji i niszczenia w sytuacjach nadzwyczajnych same objęte są klauzulą tajności RESTREINT UE/EU RESTRICTED.

Artykuł 41

Archiwizowanie

1. Decyzje odnoszące się do kwestii, czy i kiedy dokonywać archiwizacji, oraz odpowiednie środki praktyczne, które należy zastosować, są zgodne z polityką Trybunału Obrachunkowego dotyczącą bezpieczeństwa informacji, polityką klasyfikacji informacji oraz polityką archiwizowania.

2. Dokumentów opatrzonych klauzulą tajności RESTREINT UE/EU RESTRICTED nie przesyła się do Archiwów Historycznych Unii Europejskiej we Florencji.

ROZDZIAŁ 7

PRZEPISY KOŃCOWE

Artykuł 42

Przejrzystość

Niniejsza decyzja zostaje podana do wiadomości pracowników Trybunału Obrachunkowego i wszystkich osób, których dotyczy, oraz zostaje opublikowana w Dzienniku Urzędowym Unii Europejskiej.

Artykuł 43

Wejście w życie

Po przyjęciu przez Komitet Administracyjny niniejsza decyzja wchodzi w życie następnego dnia po jej opublikowaniu w Dzienniku Urzędowym Unii Europejskiej.

Sporządzono w Luksemburgu dnia 1 marca 2023 r.