RADA WSPÓLNOT EUROPEJSKICH,

uwzględniając Traktat ustanawiający Europejską Wspólnotę Gospodarczą, w szczególności jego art. 235,

uwzględniając Traktat ustanawiający Europejską Wspólnotę Energii Atomowej, w szczególności jego art. 203,

uwzględniając wniosek Komisji(¹),

uwzględniając opinię Parlamentu Europejskiego(²),

a także mając na uwadze, co następuje:

wykonując swoje zadania, instytucje Europejskiej Wspólnoty Gospodarczej oraz Europejskiej Wspólnoty Energii Atomowej zgromadziły znaczną ilość materiałów archiwalnych; materiały te stanowią własność tych Wspólnot, z których każda posiada osobowość prawną;

ogólnie przyjętą praktyką Państw Członkowskich oraz organizacji międzynarodowych jest udostępnianie do wglądu publicznego materiałów archiwalnych po upływie pewnego okresu czasu; należy ustalić wspólne zasady udostępniania do wglądu publicznego historycznych materiałów archiwalnych Wspólnot Europejskich;

niektóre dokumenty i zapisy pochodzące z instytucji Europejskiej Wspólnoty Gospodarczej oraz Europejskiej Wspólnoty Energii Atomowej znajdują się w archiwach Państw Członkowskich; Państwa Członkowskie stosują różne zasady w celu ustalenia kiedy i po spełnieniu jakich warunków ich materiały archiwalne mogą być udostępniane do wglądu publicznego; utajnione dokumenty i zapisy pochodzące z instytucji wspólnotowych nie powinny być udostępniane do wglądu publicznego za pośrednictwem archiwów narodowych na warunkach mniej rygorystycznych niż przewidziane w niniejszym rozporządzeniu;

przetwarzanie oraz krytyczna analiza wspólnotowych materiałów archiwalnych stanowi wartość nie tylko dla ogólnie pojmowanych badań historycznych, lecz także ułatwia działania organów zaangażowanych w sprawy Wspólnoty i w ten sposób przyczynia się do osiągania wszystkich celów Wspólnot;

Traktaty nie przewidują żadnych szczególnych uprawnień do działania w związku z ustaleniem wspólnych zasad w tym zakresie;

należy ustalić tylko niektóre podstawowe zasady, a przyjęcie niezbędnych przepisów wykonawczych na poziomie wewnętrznym pozostawić każdej instytucji Wspólnoty,

PRZYJMUJE NINIEJSZE ROZPORZĄDZENIE:

Artykuł 1

1. Niniejsze rozporządzenie ma na celu zapewnienie, że dokumenty o wartości historycznej lub administracyjnej zostaną zachowane i udostępnione do wglądu publicznego, jeśli będzie to możliwe.

W tym celu każda instytucja Wspólnoty Europejskiej i Europejskiej Wspólnoty Energii Atomowej, a także Europejski Komitet Ekonomiczno-Społeczny, Komitet Regionów, agencje i podobne organy powołane przez prawodawcę (zwane dalej instytucjami) określają historyczne materiały archiwalne i udostępniają je do wglądu publicznego na warunkach przewidzianych w niniejszym rozporządzeniu po upływie okresu 30 lat rozpoczynającego się z dniem utworzenia dokumentu.

2. Do celów niniejszego rozporządzenia:

a) "materiały archiwalne instytucji Wspólnot Europejskich"; oznaczają wszelkie dokumenty niezależnie od ich rodzaju i postaci, które zostały sporządzone lub otrzymane przez jedną z instytucji, jej przedstawicielstwo lub pracowników w wykonywaniu swoich funkcji, związane z działaniami Wspólnoty Europejskiej i/lub Europejskiej Wspólnoty Energii Atomowej (zwanych dalej "Wspólnotami Europejskimi";);

b) "historyczne materiały archiwalne instytucji Wspólnot Europejskich"; stanowią tę część materiałów archiwalnych instytucji Wspólnot Europejskich, która została wyselekcjonowana, z uwzględnieniem warunków ustalonych w art. 7, w celu ich trwałego zachowania.

3. Wszelkie dokumenty udostępnione do wglądu publicznego przed upływem okresu przewidzianego w ust. 1 pozostają nadal dostępne do wglądu publicznego bez ograniczeń.

4. Po upływie okresu trzydziestu lat, określonego w ust. 1, historyczne materiały archiwalne mogą być udostępnione każdej ubiegającej się osobie, która wyrazi zgodę na podporządkowanie się wewnętrznym zasadom ustalonym do tych celów przez każdą z instytucji.

5. Historyczne materiały archiwalne udostępniane są w postaci kopii. Instytucje mogą jednakże wydawać oryginały dokumentów lub zapisów, jeśli użytkownik wykaże szczególne i właściwie uzasadnione zainteresowanie.

Artykuł 2

1. W przypadku dokumentów objętych wyjątkiem odnoszącym się do prywatności i integralności osoby, określonych w art. 4 ust. 1 lit. b) rozporządzenia (WE) nr 1049/2001 Parlamentu Europejskiego i Rady z dnia 30 maja 2001 r. w sprawie publicznego dostępu do dokumentów Parlamentu Europejskiego, Rady i Komisji (³) oraz tych odnoszących się do interesów handlowych osoby fizycznej lub prawnej, w tym własności intelektualnej, określonych w art. 4 ust. 2 tiret pierwsze rozporządzenia nr 1049/2001, wyjątki mogą być stosowane nadal do całości lub części dokumentu po upływie 30-letniego okresu, jeżeli spełnione są odpowiednie warunki ich stosowania.

2. Dokumenty objęte wyjątkiem odnoszącym się do prywatności i integralności osoby, określone w art. 4 ust. 1 lit. b) rozporządzenia (WE) nr 1049/2001, w tym akta osobowe pracowników Wspólnot Europejskich, mogą być ujawnione zgodnie z rozporządzeniem (WE) nr 45/2001 Parlamentu Europejskiego i Rady z dnia 18 grudnia 2000 r. o ochronie osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych przez instytucje i organy wspólnotowe i o swobodnym przepływie takich danych (⁴), w szczególności jego art. 4 i 5.

3. Przed podjęciem decyzji o udostępnieniu do wglądu publicznego dokumentów, które, jeśli zostaną ujawnione, mogą pogorszyć interesy handlowe osoby fizycznej lub prawnej, w tym własność intelektualną, określonych w art. 4 ust. 2 tiret pierwsze rozporządzenia (WE) nr 1049/2001, instytucja powiadamia zainteresowaną osobę, zgodnie z przepisami, które zostaną ustanowione przez każdą instytucję, o swoim zamiarze udostępnienia takich dokumentów do wglądu publicznego. Dokumenty nie zostaną udostępnione, jeżeli, biorąc pod uwagę zastrzeżenia zainteresowanej osoby, instytucja uzna, że ich ujawnienie pogorszy takie interesy handlowe, chyba że za ujawnieniem przemawia przeważający interes publiczny.

4. Dokumenty sensytywne w rozumieniu art. 9 rozporządzenia (WE) nr 1049/2001 udostępnienia się w granicach ustanowionych w tym artykule.

Artykuł 3

Do wglądu publicznego nie udostępnia się dokumentów, które zostały utajnione zgodnie z art. 10 rozporządzenia Rady nr 3 z dnia 31 lipca 1958 r. wykonującego art. 24 Traktatu ustanawiającego Europejską Wspólnotę Energii Atomowej (⁵) i nie zostały odtajnione.

Artykuł 4

(skreślony).

Artykuł 5

W celu zapewnienia zgodności z zasadą 30-letniego okresu, przewidzianą w art. 1 ust. 1, każda instytucja w odpowiednim czasie, lecz nie później niż 25 lat od daty utworzenia dokumentu, bada wszelkie dokumenty utajnione zgodnie z przepisami tej instytucji w celu podjęcia decyzji czy należy je odtajnić. Dokumenty, które nie zostały odtajnione po pierwszym badaniu, poddawane są kolejnym badaniom nie rzadziej niż co pięć lat.

Artykuł 6

W przypadku gdy po upływie 30-letniego okresu przewidzianego w art. 1. ust. 1 Państwo Członkowskie zamierza udostępnić do wglądu publicznego dokumenty pochodzące z instytucji i objęte art. 2 lub art. 3, zasięga opinii zainteresowanej instytucji w celu podjęcia decyzji, która nie zagraża osiągnięciu celów niniejszego rozporządzenia.

Artykuł 7

Każda instytucja przenosi do historycznych materiałów archiwalnych wszelkie dokumenty znajdujące się w jej archiwach bieżących nie później niż po upływie 15 lat od daty ich utworzenia. Zgodnie z kryteriami ustanowionymi przez każdą instytucję na podstawie art. 9, przeprowadzane jest wstępne sortowanie, mające na celu oddzielenie dokumentów, które mają zostać zachowane, od tych, które nie mają wartości administracyjnej ani historycznej.

Artykuł 8

1. [1] Każda instytucja – z wyjątkiem Trybunału Sprawiedliwości Unii Europejskiej (TSUE) i Europejskiego Banku Centralnego (EBC) – powierza Europejskiemu Instytutowi Uniwersyteckiemu we Florencji (EIU) dokumenty, które stanowią część jej historycznych materiałów archiwalnych i które udostępniła ona do wglądu publicznego zgodnie z niniejszym rozporządzeniem. Powierzanie materiałów odbywa się zgodnie z załącznikiem.

Bez uszczerbku dla akapitu pierwszego instytucje powierzające mogą z przyczyn prawnych lub administracyjnych wyłączyć spośród powierzanych EIU materiałów oryginały pewnych dokumentów. W takim wypadku powierzają mu ich mikroformę lub ich kopię cyfrową.

2. Każda instytucja dostarcza na wniosek Państw Członkowskich oraz innych instytucji, w przypadku gdy zainteresowane Państwo Członkowskie nie jest państwem, w którym znajduje się instytucja lub zainteresowane instytucje nie znajdują się w tym samym Państwie Członkowskim, kompletny zestaw kopii mikrofilmowych swoich historycznych materiałów archiwalnych, o ile są one udostępnione do wglądu publicznego na podstawie niniejszego rozporządzenia.

3. [2] TSUE i EBC mogą powierzać EIU swoje historyczne materiały archiwalne na zasadzie dobrowolności.

4. [3] Instytucje powierzające pozostają właścicielami swoich materiałów archiwalnych oraz zachowują wyłączną odpowiedzialność za wybór dokumentów i akt powierzanych EIU lub w inny sposób mu udostępnianych.

5. [4] Powierzanie EIU historycznych materiałów archiwalnych instytucji nie narusza ochrony materiałów archiwalnych przewidzianej w art. 2 Protokołu nr 7 w sprawie przywilejów i immunitetów Unii Europejskiej załączonego do Traktatu o Unii Europejskiej i Traktatu o funkcjonowaniu Unii Europejskiej.

6. [5] EIU zapewnia przechowywanie i ochronę powierzonych mu materiałów archiwalnych. Przechowywanie i ochrona muszą być zgodne z uznanymi międzynarodowymi standardami fizycznej ochrony materiałów archiwalnych i co najmniej spełniać zasady techniczne i zasady bezpieczeństwa odpowiadające zasadom przechowywania publicznych materiałów archiwalnych we Włoszech i zasadom zarządzania nimi. W związku z tym powierzone dokumenty są przechowywane w skonstruowanym w tym celu repozytorium.

7. [6] EIU ponosi wyłączną odpowiedzialność za pracowników skierowanych do zarządzania powierzonymi mu historycznymi materiałami archiwalnymi Unii. EIU zapewnia, by pracownicy wyznaczeni do zarządzania historycznymi materiałami archiwalnymi posiadali wymagane kwalifikacje zawodowe niezbędne do wykonywania pracy w tej dziedzinie.

8. [7] Każda instytucja powierzająca ma prawo uzyskać informacje na temat zarządzania przez EIU jej materiałami archiwalnymi i przeprowadzić inspekcję powierzonych przez siebie materiałów archiwalnych.

9. [8] EIU udostępnia do wglądu publicznego historyczne materiały archiwalne, które otrzymuje na mocy ust. 1 i 3. Także instytucje mogą udostępniać do wglądu publicznego kopię tych samych historycznych materiałów archiwalnych.

10. [9] Koszty zarządzania historycznymi materiałami archiwalnymi Unii są pokrywane ze składek na stosowną pozycję budżetową uiszczanych przez wszystkie instytucje powierzające – w granicach rocznych środków udostępnianych przez władzę budżetową zgodnie z rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (UE, Euratom) nr 966/2012 z dnia 25 października 2012 r. w sprawie zasad finansowych mających zastosowanie do budżetu ogólnego Unii (6). Ze składek tych nie pokrywa się kosztów związanych z udostępnianiem i adaptacją budynków i repozytoriów w celu przyjęcia materiałów archiwalnych i zajmujących się nimi pracowników.

Wymiar składek, o których mowa w akapicie pierwszym, jest proporcjonalny do wielkości odpowiednich planów zatrudnienia instytucji powierzających. Każda składka jest obliczana ponownie po powierzeniu EIU historycznych materiałów archiwalnych przez dodatkowe instytucje lub co najmniej raz na pięć lat.

11. [10] EIU występuje w charakterze podmiotu przetwarzającego dane zgodnie z art. 2 rozporządzenia (WE) nr 45/2001 i działa według wskazówek instytucji powierzających. EIU przetwarza dane osobowe zawarte w historycznych materiałach archiwalnych należących do instytucji zgodnie z gwarancjami przewidzianymi w tym rozporządzeniu.

12. [11] Europejski Inspektor Ochrony Danych nadal posiada uprawnienia nadzorcze wobec instytucji w odniesieniu do przetwarzania danych osobowych zawartych w historycznych materiałach archiwalnych powierzonych EIU.

Artykuł 9

1. [12] Każda instytucja przyjmuje wewnętrzne przepisy dotyczące stosowania niniejszego rozporządzenia. W przepisach tych znajdują się zasady przechowywania historycznych materiałów archiwalnych i udostępniania ich do wglądu publicznego oraz ochrony danych osobowych w nich zawartych. O ile to możliwe, instytucje udostępniają do wglądu publicznego swoje materiały archiwalne – w tym materiały zdigitalizowane i materiały powstałe w formie cyfrowej – drogą elektroniczną oraz ułatwiają korzystanie z nich przez internet. Przechowują również dokumenty dostępne w formach spełniających szczególne potrzeby (takich jak brajl, duże czcionki lub nagrania).

2. Każda instytucja publikuje corocznie informacje dotyczące jej działań związanych z tworzeniem historycznych materiałów archiwalnych.

3. [13] Komisja zawiera ramową umowę partnerską z EIU w imieniu instytucji powierzających. W tej umowie ramowej zawarte są szczegółowe postanowienia o roli i obowiązkach zarówno instytucji, jak i EIU w dziedzinie zarządzania historycznymi materiałami archiwalnymi Unii, w tym ich powierzania, przechowywania, dostępu do nich oraz możliwości korzystania z nich.

Sporządzono w Brukseli, dnia 1 lutego 1983 r.

ZAŁĄCZNIK

PRZEPISY DOTYCZĄCE POWIERZANIA EUROPEJSKIEMU INSTYTUTOWI UNIWERSYTECKIEMU WE FLORENCJI HISTORYCZNYCH MATERIAŁÓW ARCHIWALNYCH NALEŻĄCYCH DO INSTYTUCJI [14]

1. W przypadku materiałów archiwalnych niemających formy cyfrowej oryginały dokumentów, wraz z ich mikroformą lub kopią cyfrową, powierzane są EIU w celu ich stałego przechowywania.

W przypadku materiałów archiwalnych mających formę cyfrową EIU uzyskuje stały dostęp do dokumentów w taki sposób, by móc dopełnić obowiązku polegającego na zapewnieniu publicznego dostępu do historycznych materiałów archiwalnych w jednym miejscu oraz na ułatwianiu korzystania z tych materiałów. Za stałe przechowywanie swoich materiałów archiwalnych mających formę cyfrową odpowiedzialne pozostają instytucje, które sporządziły dokumenty.

2. Powierzanie odbywa się w okresach rocznych i – w zakresie, w jakim to możliwe – w ramach zwyczajowych procedur instytucji w dziedzinie przetwarzania materiałów archiwalnych.

3. U nie modyfikuje klasyfikacji materiałów archiwalnych ustanowionej przez instytucje powierzające, nie usuwa żadnych dokumentów ani akt ani nie wprowadza w nich zmian.

4. EIU na wniosek instytucji powierzających zwraca im oryginały wszelkich powierzonych mu dokumentów i akt. Instytucje powierzające zwracają oryginały EIU, w momencie gdy te nie są im już potrzebne.

5. EIU w trybie natychmiastowym informuje instytucje powierzające o wszelkich okolicznościach zagrażających nietykalności powierzonych przez nie materiałów archiwalnych.