PARLAMENT EUROPEJSKI I RADA UNII EUROPEJSKIEJ,

uwzględniając Traktat o funkcjonowaniu Unii Europejskiej, w szczególności jego art. 81 ust. 2,

uwzględniając wniosek Komisji Europejskiej,

po przekazaniu projektu aktu ustawodawczego parlamentom narodowym,

uwzględniając opinię Europejskiego Komitetu Ekonomiczno-Społecznego (¹),

po konsultacji z Komitetem Regionów,

stanowiąc zgodnie ze zwykłą procedurą ustawodawczą (²),

a także mając na uwadze, co następuje:

(1) Rozporządzenie nr 1393/2007 Parlamentu Europejskiego i Rady (³) było w przeszłości zmieniane. Ze względu na konieczność dokonania dalszych znaczących zmian i w celu zapewnienia jasności rozporządzenie to powinno zostać przekształcone.

(2) Unia postawiła sobie za cel utrzymanie i rozwój unijnej przestrzeni wolności, bezpieczeństwa i sprawiedliwości, a w jej obrębie zapewnienie swobodnego przepływu osób. W celu stworzenia takiej przestrzeni Unia ma przyjmować, wśród innych środków, środki z zakresu współpracy sądowej w sprawach cywilnych, niezbędne do prawidłowego funkcjonowania rynku wewnętrznego.

(3) W celu zapewnienia prawidłowego funkcjonowania rynku wewnętrznego i rozwoju przestrzeni sprawiedliwości w sprawach cywilnych w Unii konieczna jest dalsza poprawa i przyspieszenie przekazywania i doręczania między państwami członkowskimi dokumentów sądowych i pozasądowych w sprawach cywilnych i handlowych, przy jednoczesnym zapewnieniu wysokiego poziomu bezpieczeństwa i ochrony przy przekazywaniu takich dokumentów, zagwarantowaniu praw adresatów oraz zapewnieniu ochrony prywatności i danych osobowych. Niniejsze rozporządzenie ma na celu poprawę skuteczności i przyspieszenie procedur sądowych przez ich uproszczenie i usprawnienie w zakresie doręczania dokumentów sądowych i pozasądowych w Unii, a jednocześnie ma przyczyniać się do zmniejszenia opóźnień i kosztów w odniesieniu do osób fizycznych i przedsiębiorstw. Zapewnienie większej pewności prawa oraz uproszczenie, usprawnienie i cyfryzacja postępowań będzie zachęcać osoby fizyczne i przedsiębiorstwa do dokonywania transakcji transgranicznych, pobudzając tym samym wymianę handlową w Unii, a w konsekwencji poprawiając funkcjonowanie rynku wewnętrznego.

(4) W niniejszym rozporządzeniu ustanowione zostały przepisy dotyczące doręczania dokumentów sądowych i pozasądowych w państwach członkowskich w sprawach cywilnych lub handlowych. Nie powinno być ono stosowane do doręczania dokumentów sądowych i pozasądowych w innych sprawach, takich jak sprawy skarbowe, celne lub administracyjne.

(5) Doręczanie transgraniczne powinno być rozumiane jako doręczanie z jednego państwa członkowskiego do innego państwa członkowskiego.

(6) Niniejszego rozporządzenia nie powinno się stosować do doręczania dokumentów upoważnionemu przedstawicielowi strony w państwie członkowskim forum, powinno być ono natomiast stosowane do doręczania dokumentów stronie w innym państwie członkowskim, jeżeli takie doręczenie wymagane jest na mocy prawa państwa członkowskiego forum, niezależnie od doręczenia dokumentu przedstawicielowi strony.

(7) Jeżeli adresat nie ma znanego adresu do doręczeń w państwie członkowskim forum, ale ma jeden lub kilka adresów do doręczeń w jednym lub kilku innych państwach członkowskich, dokument należy przekazać takiemu innemu państwu członkowskiemu do celów jego doręczenia na mocy niniejszego rozporządzenia. Sytuacji tej nie należy traktować jako doręczenia krajowego w państwie członkowskim forum. W szczególności dokumentu nie należy doręczać adresatowi przy użyciu fikcji doręczenia, jak publikacja na sądowej tablicy ogłoszeń lub złożenie dokumentu w aktach sądowych.

(8) Do celów niniejszego rozporządzenia pod pojęciem „dokumenty pozasądowe" należy rozumieć dokumenty sporządzone lub poświadczone przez organ publiczny lub urzędnika państwowego oraz inne dokumenty, których formalne przekazanie adresatowi mającemu miejsce zamieszkania lub siedzibę w innym państwie członkowskim jest niezbędne do celów dochodzenia, udowodnienia lub ochrony prawa lub roszczenia wynikających z prawa cywilnego lub handlowego. Pod pojęciem „dokumenty pozasądowe" nie należy rozumieć dokumentów wydawanych przez organy administracyjne do celów postępowania administracyjnego.

(9) Skuteczne i szybkie postępowania sądowe w sprawach cywilnych wymagają bezpośredniego przekazywania dokumentów sądowych i pozasądowych w szybkim trybie między wyznaczonymi przez państwa członkowskie organami lokalnymi. Państwa członkowskie powinny móc wyznaczyć, na okres pięciu lat, różne jednostki przekazujące i przyjmujące albo jedną lub więcej jednostek do wykonywania obu tych zadań. Powinno być jednak możliwe przedłużanie takiego wyznaczenia co pięć lat.

(10) Dążąc do zapewnienia szybkiego przekazywania dokumentów między państwami członkowskimi do celów ich doręczenia, należy korzystać z wszelkich odpowiednich nowoczesnych technologii porozumiewania się, z zastrzeżeniem spełnienia określonych warunków związanych z integralnością i wiarygodnością otrzymywanych dokumentów. Z tego powodu, co do zasady, wszelkie przekazywanie informacji i wymiana dokumentów między jednostkami i organami wyznaczonymi przez państwa członkowskie powinny być prowadzone za pośrednictwem bezpiecznego i niezawodnego zdecentralizowanego systemu informatycznego składającego się z krajowych systemów informatycznych, które są połączone i technicznie interoperacyjne, na przykład - z zastrzeżeniem dalszego rozwoju technicznego - w oparciu o e-CODEX. W związku z tym należy utworzyć zdecentralizowany system informatyczny służący do wymiany danych na podstawie niniejszego rozporządzenia. Zdecentralizowany charakter tego systemu informatycznego umożliwiałby wymianę danych wyłącznie między jednym państwem członkowskim a innym państwem członkowskim, bez udziału w takiej wymianie jakichkolwiek instytucji Unii.

(11) Z zastrzeżeniem ewentualnego przyszłego postępu technologicznego, bezpiecznego zdecentralizowanego systemu informatycznego i jego elementów nie należy rozumieć jako stanowiących koniecznie kwalifikowaną usługę rejestrowanego doręczenia elektronicznego, zdefiniowaną w rozporządzeniu Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) nr 910/2014 (⁴).

(12) Komisja powinna być odpowiedzialna za utworzenie, utrzymanie i przyszły rozwój oprogramowania wzorcowego, które państwa członkowskie powinny móc wykorzystywać zamiast krajowego systemu informatycznego, zgodnie z zasadą uwzględniania ochrony danych w fazie projektowania i zasadą domyślnej ochrony danych. Komisja powinna zaprojektować, rozwijać i utrzymywać oprogramowanie wzorcowe zgodnie z wymogami i zasadami dotyczącymi ochrony danych określonymi w rozporządzeniach Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2018/1725 (⁵) i (UE) 2016/679 (⁶), w szczególności zasadą uwzględniania ochrony danych w fazie projektowania i zasadą domyślnej ochrony danych. Oprogramowanie wzorcowe powinno również zawierać odpowiednie środki techniczne i zapewniać możliwość stosowania środków organizacyjnych niezbędnych do zapewnienia poziomu bezpieczeństwa i interoperacyjności, który jest odpowiedni do wymiany informacji w zakresie doręczania dokumentów.

(13) W odniesieniu do elementów zdecentralizowanego systemu informatycznego, za które odpowiada Unia, podmiot zarządzający powinien dysponować wystarczającymi zasobami, aby zapewnić prawidłowe funkcjonowanie tego systemu.

(14) Organ lub organy właściwe na mocy prawa krajowego powinny być odpowiedzialne jako administratorzy w rozumieniu rozporządzenia (UE) 2016/679 w odniesieniu do przetwarzania danych osobowych, którego dokonują na podstawie niniejszego rozporządzenia do celów przekazywania dokumentów między państwami członkowskimi.

(15) Przekazanie dokumentów za pośrednictwem zdecentralizowanego systemu informatycznego może się okazać niemożliwe ze względu na zakłócenia działania tego systemu. Inne środki porozumiewania się mogłyby być także bardziej odpowiednie w wyjątkowych okolicznościach, na przykład w sytuacji, w której nadanie postaci elektronicznej obszernej dokumentacji stanowiłoby nieproporcjonalne obciążenie administracyjne dla jednostki przekazującej lub gdy oryginał dokumentu w wersji papierowej jest konieczny do oceny jego autentyczności. Jeżeli nie korzysta się ze zdecentralizowanego systemu informatycznego, przekazanie powinno się odbywać z wykorzystaniem najbardziej odpowiednich środków alternatywnych. Takie środki alternatywne powinny obejmować, między innymi, przekazanie w możliwie najszybszy i bezpieczny sposób z wykorzystaniem innych bezpiecznych środków elektronicznych lub drogą pocztową.

(16) Aby zwiększyć zakres transgranicznego przekazywania dokumentów drogą elektroniczną za pośrednictwem zdecentralizowanego systemu informatycznego, dokumentom takim nie powinno się odmawiać skutków prawnych ani nie powinny być one uznawane za niedopuszczalne jako dowody w postępowaniach wyłącznie z tego powodu, że mają postać elektroniczną. Zasada ta nie powinna jednak naruszać oceny skutków prawnych takich dokumentów lub dopuszczalności takich dokumentów jako dowody zgodnie z prawem krajowym. Nie powinna ona także naruszać prawa krajowego w zakresie konwersji dokumentów.

(17) Aby ułatwić przekazywanie i doręczanie dokumentów między państwami członkowskimi, należy stosować formularze określone w załączniku I. Do przekazywanego dokumentu należy dołączyć wniosek sporządzony przy użyciu formularza A zawartego w załączniku I. Formularz ten należy wypełnić się w języku urzędowym wezwanego państwa członkowskiego lub, jeżeli w tym państwie członkowskim jest kilka języków urzędowych, w języku urzędowym lub w jednym z języków urzędowych miejsca, w którym ma być dokonane doręczenie, lub w innym języku, którego użycie zostało wskazane jako dopuszczalne przez to państwo członkowskie. Każde państwo członkowskie powinno wskazać język urzędowy lub języki urzędowe Unii, inne niż jego własne, których użycie dopuszcza.

(18) Jednostce przekazującej należy przesłać automatycznie potwierdzenie odbioru przy użyciu formularza D zawartego w załączniku I, za pośrednictwem zdecentralizowanego systemu informatycznego lub przy użyciu innych środków, jak najszybciej, nie później jednak niż w terminie siedmiu dni od wpływu dokumentu.

(19) Ważne jest, aby w przypadku otrzymania poświadczenia o niemożności doręczenia dokumentów jednostka przekazująca miała możliwość dowiedzenia się, czy organy wezwanego państwa członkowskiego wystąpiły z wnioskami do rejestrów mieszkańców lub innych baz danych, jeżeli takie rejestry lub bazy danych istnieją, w celu ustalenia nowego adresu osoby, której ma zostać doręczony dokument. Państwa członkowskie powinny zatem poinformować Komisję o tym, czy ich organy występują z takimi wnioskami z własnej inicjatywy w przypadku, gdy adres wskazany we wniosku o doręczenie jest nieprawidłowy. Niniejsze rozporządzenie nie powinno jednak nakładać na organy państw członkowskich obowiązku występowania z takimi wnioskami.

(20) W przypadku gdy wniosek o doręczenie nie może zostać zrealizowany na podstawie przekazanych informacji lub dokumentów, gdy nie wchodzi w zakres stosowania niniejszego rozporządzenia, gdy doręczenie jest niemożliwe ze względu na niespełnienie warunków formalnych lub gdy wniosek przesłano do jednostki przyjmującej, która nie jest właściwa miejscowo, jednostka przyjmująca powinna podjąć działania przewidziane w niniejszym rozporządzeniu bez zwłoki, która byłaby nieuzasadniona, nieracjonalna i niepotrzebna w świetle konkretnych okoliczności, w tym środków porozumiewania się, którymi dysponuje.

(21) Szybkie przekazywanie dokumentów wymaga, aby były one doręczane w terminie kilku dni od ich wpływu. Doręczenie dokumentów powinno zostać dokonane jak najszybciej, nie później jednak niż w terminie miesiąca od ich wpływu do jednostki przyjmującej.

(22) Jednostka przyjmująca powinna w dalszym ciągu podejmować wszelkie niezbędne działania w celu dokonania doręczenia dokumentu również wówczas, gdy dokonanie doręczenie nie było możliwe w terminie jednego miesiąca od wpływu dokumentu, na przykład z powodu nieobecności pozwanego w miejscu zamieszkania w czasie urlopu lub z powodu jego nieobecności w miejscu pracy w związku z wyjazdem służbowym. Jednak aby uniknąć sytuacji, w której obowiązek podejmowania działań przez jednostkę przyjmującą w celu dokonania doręczenia dokumentu byłby nieograniczony w czasie, jednostka przekazująca powinna mieć możliwość wskazania, przy użyciu formularza A zawartego w załączniku I, terminu, po którego upływie doręczenie nie jest już konieczne.

(23) W celu zapewnienia skuteczności niniejszego rozporządzenia okoliczności, w których można odmówić przyjęcia dokumentu, który ma zostać doręczony, powinny być ograniczone do wyjątkowych sytuacji.

(24) We wszystkich przypadkach, w których dokument, który ma zostać doręczony, nie został sporządzony w języku urzędowym lub w jednym z języków urzędowych miejsca doręczenia, jednostka przyjmująca powinna poinformować adresata na piśmie przy użyciu formularza L zawartego w załączniku I, że adresat może odmówić przyjęcia dokumentu, który ma zostać doręczony, jeżeli dokument nie został sporządzony w języku, który adresat rozumie, lub w języku urzędowym lub jednym z języków urzędowych miejsca doręczenia. Jeżeli adresat skorzystał z prawa do odmowy przyjęcia dokumentu, zasada ta powinna mieć również zastosowanie w przypadku kolejnych doręczeń. Prawo do odmowy przyjęcia dokumentu powinno mieć również zastosowanie w przypadku doręczania dokumentów za pośrednictwem przedstawicieli dyplomatycznych lub urzędników konsularnych, w przypadku doręczania drogą pocztową, w przypadku doręczania elektronicznego oraz w przypadku doręczeń bezpośrednich. Powinna istnieć możliwość konwalidowania doręczenia dokumentu, którego przyjęcia odmówiono, poprzez doręczenie adresatowi tłumaczenia tego dokumentu.

(25) Jeżeli do dokumentu, który ma zostać doręczony, załączono tłumaczenie, powinno być ono poświadczone lub w inny sposób uznane za nadające się do celów postępowania zgodnie z prawem państwa członkowskiego, z którego pochodzi dokument. Tłumaczenie powinno zostać udostępnione państwu członkowskiemu, w którym ma nastąpić doręczenie. Tłumaczenie dokumentów na inny język w celu zapewnienia zgodności z niniejszym rozporządzeniem nie ma wpływu na możliwość zakwestionowania przez odbiorcę poprawności tłumaczenia zgodnie z prawem państwa członkowskiego forum.

(26) Jeżeli adresat odmówił przyjęcia dokumentu, a sąd lub organ, przed którym toczy się postępowanie zdecydował -po weryfikacji - że odmowa ta nie była uzasadniona, sąd lub organ powinien rozważyć odpowiedni sposób poinformowania adresata o tej decyzji zgodnie z prawem krajowym. Do celów weryfikacji, czy odmowa była uzasadniona, sąd lub organ powinien uwzględnić wszystkie istotne informacje dotyczące danej sprawy, aby ustalić znajomość języków adresata. W stosownych przypadkach, oceniając znajomość języków adresata, sąd lub organ mogą wziąć pod uwagę elementy faktyczne, na przykład dokumenty sporządzone przez adresata w danym języku, fakt, czy zawód adresata wymaga szczególnej znajomości języków, czy adresat jest obywatelem państwa członkowskiego forum lub czy we wcześniejszym okresie adresat miał przez dłuższy czas miejsce zamieszkania lub siedzibę w tym państwie członkowskim.

(27) Ze względu na różnice proceduralne między państwami członkowskimi rzeczywista data doręczenia może być różna w poszczególnych państwach członkowskich. Z uwagi na tego typu sytuacje oraz potencjalne trudności, jakie się z tym wiążą, niniejsze rozporządzenie powinno określać system, w którym datę doręczenia ustala się na podstawie prawa wezwanego państwa członkowskiego. Jeżeli jednak zgodnie z prawem danego państwa członkowskiego dokument należy doręczyć w określonym terminie, datą, którą należy brać pod uwagę w odniesieniu do wnioskodawcy, powinna być data ustalona na podstawie prawa tego państwa członkowskiego. Ten system podwójnej daty istnieje jedynie w ograniczonej liczbie państw członkowskich. Jeżeli państwa członkowskie stosują ten system, powinny powiadomić o tym Komisję, która powinna udostępnić taką informację w formie elektronicznej za pośrednictwem Europejskiej Sieci Sądowej w sprawach cywilnych i handlowych, ustanowionej decyzją Rady 2001/470/WE (⁷), oraz na europejskim portalu „e-Sprawiedliwość".

(28) W celu ułatwienia dostępu do wymiaru sprawiedliwości państwa członkowskie powinny ustanowić jednorazową opłatę w stałej wysokości z tytułu czynności urzędnika sądowego lub osoby właściwej na mocy prawa wezwanego państwa członkowskiego. Opłata ta powinna być zgodna z zasadami proporcjonalności i niedyskryminacji. Wymóg dotyczący jednorazowej opłaty w stałej wysokości nie powinien uniemożliwiać państwom członkowskim wprowadzenia różnych opłat za różne rodzaje doręczenia, pod warunkiem że państwa te przestrzegają tych zasad.

(29) Każde państwo członkowskie powinno mieć prawo do dokonywania doręczeń dokumentów osobom mającym miejsce zamieszkania lub siedzibę w innym państwie członkowskim bezpośrednio drogą pocztową - listem poleconym za potwierdzeniem odbioru lub równoważną przesyłką. Powinno być możliwe korzystanie z usług pocztowych, prywatnych lub publicznych, do doręczania dokumentów w różnych postaciach listownych, w tym pakietów listów.

(30) Zgodnie z utrwalonym orzecznictwem Trybunału Sprawiedliwości Unii Europejskiej (⁸) bezpośrednie doręczenie drogą pocztową na mocy niniejszego rozporządzenia należy uznać za skuteczne, nawet jeżeli dokument nie został dostarczony adresatowi do rąk własnych, o ile został on doręczony na adres domowy adresata do rąk osoby dorosłej, która mieszka w tym samym gospodarstwie domowym lub jest zatrudniona w nim przez adresata i która jest zdolna i gotowa do przyjęcia danego dokumentu, chyba że prawo państwa członkowskiego forum dopuszcza wyłącznie możliwość doręczenia tego dokumentu adresatowi do rąk własnych.

(31) Skuteczne i szybkie transgraniczne postępowania sądowe wymagają funkcjonowania bezpośrednich, szybkich i bezpiecznych kanałów doręczania dokumentów osobom znajdującym się w innych państwach członkowskich. W związku z tym powinna istnieć możliwość dokonywania doręczeń dokumentów bezpośrednio z wykorzystaniem środków elektronicznych adresatowi, który ma znany adres do doręczeń w innym państwie członkowskim. Warunki zastosowania takiego rodzaju bezpośredniego doręczania elektronicznego powinny być tego rodzaju, aby zapewniały, aby doręczania elektronicznego dokonywano wyłącznie przy użyciu środków elektronicznych dostępnych do celów krajowego doręczania dokumentów na mocy prawa państwa członkowskiego forum oraz powinny one zapewniać istnienie odpowiednich zabezpieczeń chroniących interes adresatów, w tym wysokich standardów technicznych i wymogu wyraźnej zgody adresata.

(32) Powinno być możliwe doręczanie adresatowi dokumentów drogą elektroniczną z wykorzystaniem kwalifikowanych usług rejestrowanego doręczenia elektronicznego w rozumieniu rozporządzenia (UE) nr 910/2014 pod warunkiem że adresat udzielił uprzedniej wyraźnej zgody na wykorzystywanie środków elektronicznych do celów doręczania dokumentów w toku postępowania. W takich przypadkach uprzednia wyraźna zgoda mogłaby zostać udzielona w odniesieniu do konkretnego postępowania lub mogłaby mieć postać ogólnej zgody na doręczanie dokumentów w toku postępowania przy użyciu tych środków doręczania. Zgody takiej można by również udzielić wtedy, gdy zgodnie z prawem państwa członkowskiego forum dokumenty procesowe mogą być doręczane za pośrednictwem systemu elektronicznego, a adresat udzielił zgody na korzystanie z tego systemu w odniesieniu do doręczania dokumentów, zanim doręczono mu dokumenty za pośrednictwem tego systemu.

(33) Powinno być możliwe doręczanie adresatowi dokumentów drogą elektroniczną bez wykorzystywania kwalifikowanych usług rejestrowanego doręczenia elektronicznego w rozumieniu rozporządzenia (UE) nr 910/2014 pod warunkiem że adresat udzielił sądowi lub organowi, przed którym toczy się postępowanie, lub stronie, która jest odpowiedzialna za doręczanie w ramach takiego postępowania, uprzedniej wyraźnej zgody na przesyłanie w toku tego postępowania wiadomości e-mail na konkretny adres poczty elektronicznej, pod warunkiem że otrzymano potwierdzenie odbioru dokumentu przez adresata. Adresat powinien potwierdzić odbiór dokumentu poprzez podpisanie potwierdzenia odbioru i jego zwrot lub poprzez przesłanie zwrotnej wiadomości e-mail z adresu poczty elektronicznej, który adresat wskazał do celów doręczeń. Powinno być możliwe podpisanie potwierdzenia odbioru elektronicznie. W celu zagwarantowania bezpieczeństwa przekazu państwa członkowskie powinny móc określić dodatkowe warunki, po spełnieniu których będą one akceptować doręczanie elektroniczne przy użyciu poczty elektronicznej, jeżeli prawo tych państw ustanawia bardziej rygorystyczne warunki w odniesieniu do doręczania przy użyciu poczty elektronicznej lub jeżeli ich prawo nie zezwala na takie doręczanie przy użyciu poczty elektronicznej. Warunki takie mogą dotyczyć kwestii takich jak identyfikacja nadawcy i odbiorcy, integralność przesyłanych dokumentów i ochrona przekazywania przed ingerencją zewnętrzną.

(34) Każda osoba mająca interes prawny w danym postępowaniu sądowym powinna mieć możliwość dokonywania doręczeń dokumentów bezpośrednio przez urzędników sądowych, innych urzędników lub inne właściwe osoby w państwie członkowskim, w którym ma być dokonane doręczenie, pod warunkiem że prawo tego państwa członkowskiego zezwala na tego typu bezpośrednie doręczanie.

(35) W przypadku gdy prawo krajowe i niniejsze rozporządzenie pozwalają na wydanie przez sąd wyroku, nawet jeżeli sąd nie otrzyma poświadczenia doręczenia lub dostarczenia dokumentu wszczynającego postępowanie lub dokumentu równorzędnego, należy podjąć wszelkie uzasadnione starania w celu uzyskania tego poświadczenia za pośrednictwem właściwych organów lub jednostek wezwanego państwa członkowskiego, zanim wydany zostanie wyrok, zgodnie z wszelkimi innymi wymogami chroniącymi interes pozwanego. O ile nie jest to niezgodne z prawem krajowym, należy podjąć wszelkie uzasadnione starania w celu poinformowania pozwanego o wszczęciu postępowania sądowego z wykorzystaniem wszelkich dostępnych kanałów komunikacji, w tym nowoczesnych technologii porozumiewania się, jeżeli sąd, przed którym toczy się postępowanie, zna adres lub konto użytkownika pozwanego.

(36) Komisja powinna opracować podręcznik zawierający informacje istotne dla właściwego stosowania niniejszego rozporządzenia. Podręcznik ten powinien zostać udostępniony za pośrednictwem Europejskiej Sieci Sądowej w sprawach cywilnych i handlowych. Komisja i państwa członkowskie powinny dołożyć wszelkich starań w celu zapewnienia, aby zawarte w podręczniku informacje były aktualne i kompletne, zwłaszcza w zakresie danych kontaktowych jednostek przyjmujących i przekazujących.

(37) Przy obliczaniu okresów i terminów przewidzianych w niniejszym rozporządzeniu powinno się stosować rozporządzenie Rady (EWG, Euratom) nr 1182/71 (⁹).

(38) W celu aktualizowania formularzy zawartych w załączniku I do niniejszego rozporządzenia lub wprowadzania do nich zmian technicznych należy przekazać Komisji uprawnienia do przyjmowania aktów zgodnie z art. 290 Traktatu o funkcjonowaniu Unii Europejskiej w odniesieniu do zmian tego załącznika. Szczególnie ważne jest, aby w czasie prac przygotowawczych Komisja prowadziła stosowne konsultacje, w tym na poziomie ekspertów, oraz aby konsultacje te prowadzone były zgodnie z zasadami określonymi w Porozumieniu międzyinstytucjonalnym z dnia 13 kwietnia 2016 r. w sprawie lepszego stanowienia prawa (¹⁰). W szczególności, aby zapewnić Parlamentowi Europejskiemu i Radzie udział na równych zasadach w przygotowaniu aktów delegowanych, instytucje te otrzymują wszelkie dokumenty w tym samym czasie co eksperci państw członkowskich, a eksperci tych instytucji mogą systematycznie brać udział w posiedzeniach grup eksperckich Komisji zajmujących się przygotowaniem aktów delegowanych.

(39) W celu zapewnienia jednolitych warunków wykonywania niniejszego rozporządzenia, należy powierzyć Komisji uprawnienia wykonawcze. Uprawnienia te powinny być wykonywane zgodnie z rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) nr 182/2011 (¹¹).

(40) Niniejsze rozporządzenie powinno mieć pierwszeństwo przed postanowieniami dwu- lub wielostronnych umów lub porozumień zawartych przez państwa członkowskie, które mają ten sam zakres stosowania co niniejsze rozporządzenie, w szczególności Konwencji haskiej z dnia 15 listopada 1965 r. o doręczeniu za granicą dokumentów sądowych i pozasądowych w sprawach cywilnych lub handlowych, w stosunkach między państwami członkowskimi, które są stronami tych umów lub porozumień. Niniejsze rozporządzenie nie stanowi przeszkody dla stosowania lub zawierania przez państwa członkowskie umów lub porozumień mających na celu przyspieszenie lub uproszczenie przekazywania dokumentów, pod warunkiem że takie umowy lub porozumienia będą zgodne z niniejszym rozporządzeniem.

(41) Należy w pełni przestrzegać i szanować, zgodnie z prawem Unii, podstawowe prawa i wolności wszystkich zaangażowanych osób, w szczególności prawo do równego dostępu do wymiaru sprawiedliwości, do niedyskryminacji i do ochrony danych osobowych i prywatności.

(42) Informacje przekazywane na podstawie niniejszego rozporządzenia powinny być odpowiednio chronione. Taka ochrona objęta jest zakresem stosowania rozporządzenia (UE) 2016/679 oraz dyrektywy 2002/58/WE Parlamentu Europejskiego i Rady (¹²). Dane osobowe, które nie są istotne w kontekście rozpatrywania indywidualnej sprawy, należy natychmiast usuwać.

(43) Zgodnie z pkt 22 i 23 Porozumienia międzyinstytucjonalnego z dnia 13 kwietnia 2016 r. w sprawie lepszego stanowienia prawa Komisja powinna przeprowadzić ewaluację niniejszego rozporządzenia na podstawie informacji zebranych dzięki szczególnym mechanizmom w zakresie monitorowania, aby ocenić faktyczne skutki niniejszego rozporządzenia oraz potrzebę podjęcia dalszych działań. W przypadku gdy państwa członkowskie zbierają dane dotyczące doręczania dokumentów na podstawie niniejszego rozporządzenia, w szczególności informacje na temat liczby przekazanych wniosków i otrzymanych wniosków, liczby spraw, w przypadku których przekazanie odbyło się z wykorzystaniem środka innego niż zdecentralizowany system informatyczny, liczby otrzymanych poświadczeń o niemożności doręczenia dokumentów i liczby otrzymanych przez jednostki przekazujące powiadomień o odmowie przyjęcia dokumentów ze względów językowych, powinny one przekazywać Komisji takie dane do celów monitorowania. Oprogramowanie wzorcowe opracowane przez Komisję jako system back-end powinno w zaprogramowany sposób zbierać dane niezbędne do celów monitorowania, a dane takie należy przekazywać Komisji. Jeżeli państwa członkowskie postanowią korzystać z krajowych systemów informatycznych zamiast oprogramowania wzorcowego opracowanego przez Komisję, systemy takie mogą być wyposażone w funkcję zaprogramowanego zbierania tych danych i, w takim przypadku dane te należy przekazywać Komisji.

(44) Ponieważ cele niniejszego rozporządzenia nie mogą zostać osiągnięte w sposób wystarczający przez państwa członkowskie ze względu na różnice w przepisach krajowych dotyczących właściwości oraz uznawania i wykonywania orzeczeń, natomiast ze względu na bezpośrednie stosowanie i wiążący charakter niniejszego rozporządzenia możliwe jest ich lepsze osiągnięcie na poziomie Unii, może ona podjąć działania zgodnie z zasadą pomocniczości określoną w art. 5 Traktatu o Unii Europejskiej. Zgodnie z zasadą proporcjonalności określoną w tym artykule niniejsze rozporządzenie nie wykracza poza to, co jest konieczne do osiągnięcia tych celów.

(45) Zgodnie z art. 42 ust. 1 rozporządzenia (UE) 2018/1725 skonsultowano się z Europejskim Inspektorem Ochrony Danych, który wydał opinię dnia 13 września 2019 r. (¹³).

(46) Aby zwiększyć dostępność i czytelność przepisów, należy uchylić rozporządzenie (WE) nr 1393/2007 i zastąpić je niniejszym rozporządzeniem.

(47) Zgodnie z art. 3 oraz art. 4a ust. 1 Protokołu nr 21 w sprawie stanowiska Zjednoczonego Królestwa i Irlandii w odniesieniu do przestrzeni wolności, bezpieczeństwa i sprawiedliwości, załączonego do Traktatu o Unii Europejskiej i do Traktatu o funkcjonowaniu Unii Europejskiej, Zjednoczone Królestwo i Irlandia powiadomiły o chęci uczestniczenia w przyjęciu i stosowaniu niniejszego rozporządzenia.

(48) Zgodnie z art. 1 i 2 Protokołu nr 22 w sprawie stanowiska Danii, załączonego do Traktatu o Unii Europejskiej i do Traktatu o funkcjonowaniu Unii Europejskiej, Dania nie uczestniczy w przyjęciu niniejszego rozporządzenia i nie jest nim związana ani go nie stosuje,

PRZYJMUJĄ NINIEJSZE ROZPORZĄDZENIE:

ROZDZIAŁ I

PRZEPISY OGÓLNE

Artykuł 1

Zakres stosowania

1. Niniejsze rozporządzenie stosuje się do transgranicznego doręczania dokumentów sądowych i pozasądowych w sprawach cywilnych lub handlowych. Niniejszego rozporządzenia nie stosuje się w szczególności do spraw skarbowych, celnych ani administracyjnych ani do odpowiedzialności państwa członkowskiego za działania lub zaniechania podczas sprawowania władzy publicznej (acta iure imperii).

2. Z wyjątkiem art. 7 niniejszego rozporządzenia nie stosuje się w przypadku, gdy nie jest znany adres osoby, której ma zostać doręczony dokument.

3. Niniejszego rozporządzenia nie stosuje się do doręczania dokumentów w państwie członkowskim forum przedstawicielowi upoważnionemu przez osobę, której ma zostać doręczony dokument, niezależnie od miejsca zamieszkania lub siedziby reprezentowanej osoby.

Artykuł 2

Definicje

Do celów niniejszego rozporządzenia stosuje się następujące definicje:

1) „państwo członkowskie forum" oznacza państwo członkowskie, w którym toczy się postępowanie sądowe;

2) „zdecentralizowany system informatyczny" oznacza sieć krajowych systemów informatycznych i interoperacyjnych punktów dostępu, za których działanie i za zarządzanie którymi odpowiada indywidualnie każde państwo członkowskie, która to sieć umożliwia bezpieczną i niezawodną transgraniczną wymianę informacji między krajowymi systemami informatycznymi.

Artykuł 3

Jednostki przekazujące i przyjmujące

1. Każde państwo członkowskie wyznacza urzędników państwowych, organy lub inne osoby właściwe do przekazywania dokumentów sądowych lub pozasądowych, które mają zostać doręczone w innym państwie członkowskim (zwane dalej „jednostkami przekazującymi").

2. Każde państwo członkowskie wyznacza urzędników państwowych, organy lub inne osoby właściwe do przyjmowania dokumentów sądowych lub pozasądowych pochodzących z innego państwa członkowskiego (zwane dalej „jednostkami przyjmującymi").

3. Państwa członkowskie mogą wyznaczyć różne jednostki przekazujące i przyjmujące albo jedną lub więcej jednostek do wykonywania obu tych zadań. Państwa członkowskie o strukturze federalnej, państwa członkowskie, w których obowiązuje kilka systemów prawnych, i państwa członkowskie, w których znajdują się autonomiczne jednostki terytorialne, mogą wyznaczyć więcej niż jedną jednostkę. Wyznaczenie jest skuteczne przez okres pięciu lat i może być przedłużone na okres kolejnych pięciu lat.

4. Każde państwo członkowskie przekazuje Komisji następujące informacje:

a) nazwy i adresy jednostek przyjmujących, o których mowa w ust. 2 i 3;

b) obszar geograficzny objęty właściwością miejscową tych jednostek przyjmujących;

c) środki, za pomocą których te jednostki przyjmujące mogą odbierać dokumenty, jeżeli stosuje się art. 5 ust. 4; oraz

d) języki, w których można wypełniać formularze zawarte w załączniku I.

Państwa członkowskie informują Komisję o wszelkich późniejszych zmianach informacji, o których mowa w akapicie pierwszym.

Artykuł 4

Organ centralny

Każde państwo członkowskie wyznacza organ centralny, który jest odpowiedzialny za:

a) udzielanie informacji jednostkom przekazującym;

b) poszukiwanie rozwiązań w przypadku jakichkolwiek trudności, które mogą pojawić się w związku z przekazywaniem dokumentów, które mają zostać doręczone;

c) przekazywanie wniosku o doręczenie - w wyjątkowych przypadkach, na wniosek jednostki przekazującej - właściwej jednostce przyjmującej.

Państwa członkowskie o strukturze federalnej, państwa członkowskie, w których obowiązuje kilka systemów prawnych, i państwa członkowskie, w których znajdują się autonomiczne jednostki terytorialne, mogą wyznaczyć więcej niż jeden organ centralny.

Artykuł 5

Środki porozumiewania się, z których mają korzystać jednostki przekazujące, jednostki przyjmujące oraz organy centralne

1. Przekazywanie między jednostkami przekazującymi i jednostkami przyjmującymi, między tymi jednostkami i organami centralnymi lub między organami centralnymi różnych państw członkowskich dokumentów, które mają zostać doręczone, wniosków, potwierdzeń, dowodów odbioru, poświadczeń i zawiadomień przy użyciu formularzy zawartych w załączniku I odbywa się za pośrednictwem bezpiecznego i niezawodnego zdecentralizowanego systemu informatycznego. Ten zdecentralizowany system informatyczny opiera się na rozwiązaniu interoperacyjnym, takim jak e-CODEX.

2. Do dokumentów, które mają zostać doręczone, wniosków, potwierdzeń, dowodów odbioru, poświadczeń i zawiadomień przekazywanych za pośrednictwem zdecentralizowanego systemu informatycznego stosuje się ogólne ramy prawne dotyczące korzystania z kwalifikowanych usług zaufania określone w rozporządzeniu (UE) nr 910/2014.

3. W przypadku gdy dokumenty, które mają zostać doręczone, wnioski, potwierdzenia, dowody odbioru, poświadczenia i inne zawiadomienia, o których mowa w ust. 1 niniejszego artykułu, wymagają użycia pieczęci lub podpisu własnoręcznego lub zawierają pieczęć lub podpis własnoręczny, można zamiast nich użyć kwalifikowanych pieczęci elektronicznych lub kwalifikowanych podpisów elektronicznych zdefiniowanych w rozporządzeniu (UE) nr 910/2014.

4. W przypadku gdy przekazanie zgodnie z ust. 1 nie jest możliwe ze względu na zakłócenia działania zdecentralizowanego systemu informatycznego lub ze względu na wystąpienie wyjątkowych okoliczności, przekazanie odbywa się z wykorzystaniem najszybszych i najbardziej odpowiednich środków alternatywnych, z uwzględnieniem konieczności zapewnienia niezawodności i bezpieczeństwa.

Artykuł 6

Skutki prawne dokumentów elektronicznych

Dokumentom przekazywanym za pośrednictwem zdecentralizowanego systemu informatycznego nie można odmawiać skutków prawnych ani nie można ich uznawać za niedopuszczalne jako dowody w postępowaniu wyłącznie z tego powodu, że mają postać elektroniczną.

Artykuł 7

Pomoc w ustalaniu adresu

1. Jeżeli adres osoby, której ma zostać doręczony dokument sądowy lub pozasądowy w innym państwie członkowskim, nie jest znany, to państwo członkowskie zapewnia pomoc w ustalaniu adresu w co najmniej jeden spośród następujących sposobów:

a) wskazanie wyznaczonych organów, do których jednostki przekazujące mogą się zwracać z wnioskami o ustalenie adresu osoby, której ma zostać doręczony dokument;

b) umożliwienie osobom z innych państw członkowskich występowania z wnioskami, w tym drogą elektroniczną, o udzielenie informacji na temat adresów osób, którym ma zostać doręczony dokument, bezpośrednio do rejestrów mieszkańców lub innych publicznie dostępnych baz danych, przy użyciu standardowego formularza dostępnego na europejskim portalu „e-Sprawiedliwość" lub

c) dostarczenie szczegółowych informacji, za pośrednictwem europejskiego portalu „e-Sprawiedliwość", na temat sposobów znalezienia adresów osób, którym ma zostać doręczony dokument.

2. Każde państwo członkowskie przekazuje Komisji następujące informacje w celu ich udostępnienia za pośrednictwem europejskiego portalu „e-Sprawiedliwość":

a) sposoby udzielania pomocy przez państwo członkowskie na jego terytorium zgodnie z ust. 1;

b) w stosownych przypadkach - nazwy i dane kontaktowe organów, o których mowa w ust. 1 lit. a) i b);

c) czy organy wezwanego państwa członkowskiego występują, z własnej inicjatywy, do rejestrów mieszkańców lub innych baz danych z wnioskami o udzielenie informacji na temat adresów w przypadku, gdy adres wskazany we wniosku o doręczenie nie jest prawidłowy.

Państwa członkowskie informują Komisję o wszelkich późniejszych zmianach informacji, o których mowa w akapicie pierwszym.

ROZDZIAŁ II

DOKUMENTY SĄDOWE

SEKCJA 1

Przekazywanie i doręczanie dokumentów sądowych

Artykuł 8

Przekazywanie dokumentów

1. Dokumenty sądowe są przekazywane bezpośrednio i jak najszybciej między jednostkami przekazującymi i przyjmującymi.

2. Do przekazywanego dokumentu dołącza się wniosek sporządzony przy użyciu formularza A zawartego w załączniku I. Formularz ten wypełnia się w języku urzędowym wezwanego państwa członkowskiego lub, jeżeli w tym państwie członkowskim jest kilka języków urzędowych, w języku urzędowym lub w jednym z języków urzędowych miejsca, w którym ma być dokonane doręczenie, lub w innym języku, którego użycie zostało wskazane jako dopuszczalne przez to państwo członkowskie.

Każde państwo członkowskie przekazuje Komisji informację o tym, w jakich językach urzędowych Unii, innych niż jego własne, można wypełnić formularz.

3. Dokumenty przekazywane na podstawie niniejszego rozporządzenia są zwolnione z wymogu legalizacji lub innych równoważnych formalności.

4. Jeżeli jednostka przekazująca zażąda, by wraz z poświadczeniem, o którym mowa w art. 14, zwrócono jej jeden egzemplarz dokumentu wysłany w formie papierowej zgodnie z art. 5 ust. 4, przesyła ten dokument w dwóch egzemplarzach.

Artykuł 9

Tłumaczenie dokumentów

1. Jednostka przekazująca, w której wnioskodawca złożył dokument do przekazania, poucza wnioskodawcę, że adresat może odmówić przyjęcia dokumentu, jeżeli nie został on sporządzony w jednym z języków, o których mowa w art. 12 ust. 1.

2. Wszelkie koszty związane z tłumaczeniem dokumentu poniesione przed jego przekazaniem pokrywa wnioskodawca, z zastrzeżeniem późniejszych decyzji sądu lub właściwego organu w sprawie obciążenia tymi kosztami.

Artykuł 10

Odbiór dokumentu przez jednostkę przyjmującą

1. Po wpływie dokumentu jednostka przyjmująca jak najszybciej przesyła automatycznie jednostce przekazującej potwierdzenie odbioru za pośrednictwem zdecentralizowanego systemu informatycznego lub, jeżeli potwierdzenie jest przesyłane przy użyciu innych środków, jak najszybciej, nie później jednak niż w terminie siedmiu dni od wpłynięcia dokumentu, przy użyciu formularza D zawartego w załączniku I.

2. W przypadku gdy wniosek o doręczenie nie może zostać zrealizowany na podstawie przekazanych informacji lub dokumentów, jednostka przyjmująca kontaktuje się bez zbędnej zwłoki z jednostką przekazującą, przy użyciu formularza E zawartego w załączniku I, w celu uzyskania brakujących informacji lub dokumentów.

3. W przypadku gdy wniosek o doręczenie w sposób oczywisty nie wchodzi w zakres stosowania niniejszego rozporządzenia lub gdy doręczenie jest niemożliwe ze względu na niespełnienie warunków formalnych, przekazany wniosek i dokumenty zwraca się, po ich wpływie, jednostce przekazującej bez zbędnej zwłoki, wraz z zawiadomieniem o ich zwrocie, przy użyciu formularza F zawartego w załączniku I.

4. Jeżeli jednostka przyjmująca otrzyma dokument do doręczenia, co do doręczenia którego nie jest właściwa miejscowo, bez zbędnej zwłoki przekazuje ten dokument wraz z wnioskiem do właściwej miejscowo jednostki przyjmującej w wezwanym państwie członkowskim, o ile wniosek spełnia warunki określone w art. 8 ust. 2. Jednostka przyjmująca informuje o tym jednocześnie jednostkę przekazującą przy użyciu formularza G zawartego w załączniku I. Po wpływie dokumentu i wniosku do właściwej miejscowo jednostki przyjmującej w wezwanym państwie członkowskim, jednostka ta przesyła jednostce przekazującej jak najszybciej, nie później jednak niż w terminie siedmiu dni od ich wpływu, potwierdzenie odbioru przy użyciu formularza H zawartego w załączniku I.

Artykuł 11

Doręczanie dokumentów

1. Jednostka przyjmująca doręcza dokument samodzielnie lub zleca jego doręczenie, zgodnie z prawem wezwanego państwa członkowskiego albo w szczególny sposób wskazany przez jednostkę przekazującą, o ile jest on zgodny z prawem tego państwa członkowskiego.

2. Jednostka przyjmująca podejmuje wszelkie niezbędne działania, by doręczenia dokumentu dokonano jak najszybciej, nie później jednak niż w terminie miesiąca od jego wpływu. Jeżeli dokonanie doręczenia dokumentu w terminie miesiąca nie było możliwe, jednostka przyjmująca:

a) powiadamia o tym natychmiast jednostkę przekazującą przy użyciu formularza K zawartego w załączniku I lub - jeżeli jednostka przekazująca wystąpiła z wnioskiem o udzielenie informacji przy użyciu formularza I zawartego w załączniku I - przy użyciu formularza J zawartego w załączniku I; oraz

b) w dalszym ciągu podejmuje wszelkie niezbędne działania w celu dokonania doręczenia dokumentu, jeżeli doręczenie w rozsądnym terminie wydaje się możliwe, chyba że jednostka przekazująca wskazała, że doręczenie nie jest już konieczne.

Artykuł 12

Odmowa przyjęcia dokumentu

1. Adresat może odmówić przyjęcia dokumentu, który ma zostać doręczony, jeżeli dokument nie został sporządzony w jednym z języków określonych poniżej ani nie dołączono do niego tłumaczenia na jeden z tych języków:

a) język, który adresat rozumie; lub

b) język urzędowy wezwanego państwa członkowskiego lub, jeżeli w tym państwie członkowskim jest kilka języków urzędowych, język urzędowy lub jeden z języków urzędowych miejsca, w którym ma być dokonane doręczenie.

2. Jednostka przyjmująca informuje adresata o prawie przewidzianym w ust. 1, w przypadku gdy dokument nie został sporządzony w języku, o którym mowa w ust. 1 lit. b), ani nie załączono do niego tłumaczenia na taki język, poprzez załączenie do dokumentu, który ma zostać doręczony, formularza L zawartego w załączniku I, który dostarcza się w:

a) języku urzędowym lub jednym z języków urzędowych państwa członkowskiego, z którego pochodzi dokument; oraz

b) języku, o którym mowa w ust. 1 lit. b).Jeżeli istnieją przesłanki wskazujące, że adresat rozumie język urzędowy innego państwa członkowskiego, dostarcza się formularz L zawarty w załączniku I również w tym języku.

Jeżeli państwo członkowskie dokonuje tłumaczenia formularza L zawartego w załączniku I na język państwa trzeciego, przekazuje Komisji to tłumaczenie w celu jego udostępnienia na europejskim portalu „e-Sprawiedliwość".

3. Adresat może odmówić przyjęcia dokumentu w momencie doręczania albo w terminie dwóch tygodni od momentu doręczenia, składając pisemne oświadczenie o odmowie przyjęcia. W tym celu adresat może zwrócić jednostce przyjmującej formularz L zawarty w załączniku I albo pisemne oświadczenie wskazujące, że adresat odmawia przyjęcia dokumentu z uwagi na język, w jakim dokument został doręczony.

4. W przypadku gdy jednostka przyjmująca została poinformowana, że adresat odmawia przyjęcia dokumentu na podstawie ust. 1, 2 i 3, natychmiast informuje o tym jednostkę przekazującą, przesyłając w tym celu poświadczenie doręczenia lub poświadczenie o niemożności doręczenia przy użyciu formularza K zawartego w załączniku I, oraz zwraca wniosek i, jeżeli jest dostępny, każdy dokument, który wymaga tłumaczenia.

5. Doręczenie dokumentu, którego przyjęcia odmówiono, może zostać konwalidowane poprzez doręczenie adresatowi, zgodnie z niniejszym rozporządzeniem, tego dokumentu wraz z jego tłumaczeniem na jeden z języków, o których mowa w ust. 1. W takim przypadku za datę doręczenia dokumentu uznaje się datę doręczenia dokumentu i jego tłumaczenia zgodnie z prawem wezwanego państwa członkowskiego. Jeżeli jednak zgodnie z prawem państwa członkowskiego dokument ma zostać doręczony w określonym terminie, datą, którą bierze się pod uwagę w odniesieniu do wnioskodawcy, jest data doręczenia pierwotnego dokumentu, ustalona zgodnie z art. 13 ust. 2.

6. Ust. 1-5 stosuje się również do określonych w sekcji 2 innych sposobów przekazywania i doręczania dokumentów sądowych.

7. [1] Do celów ust. 1 i 2 przedstawiciele dyplomatyczni lub urzędnicy konsularni, w przypadku gdy doręczenie jest dokonywane zgodnie z art. 17, oraz organ lub osoba, w przypadku gdy doręczenie jest dokonywane zgodnie z art. 18, 19, 19a lub 20, informują adresata, że może on odmówić przyjęcia dokumentu oraz że formularz L zawarty w załączniku I albo pisemne oświadczenie o odmowie muszą być przesłane odpowiednio do tych przedstawicieli lub urzędników albo do tego organu lub tej osoby.

Artykuł 13

Data doręczenia

1. Z zastrzeżeniem art. 12 ust. 5 za datę doręczenia dokonanego na podstawie art. 11 uznaje się datę, w której dokument został doręczony zgodnie z prawem wezwanego państwa członkowskiego.

2. Jeżeli jednak zgodnie z prawem państwa członkowskiego dokument ma zostać doręczony w określonym terminie, datą, którą bierze się pod uwagę w odniesieniu do wnioskodawcy, jest data ustalona na podstawie prawa tego państwa członkowskiego.

3. [2] Niniejszy artykuł stosuje się również do określonych w sekcji 2, z wyjątkiem art. 19a, innych sposobów przekazywania i doręczania dokumentów sądowych.

Artykuł 14

Poświadczenie doręczenia i kopia doręczonego dokumentu

1. Po zakończeniu formalności związanych z doręczeniem danego dokumentu jednostka przyjmująca wystawia poświadczenie zakończenia tych formalności przy użyciu formularza K zawartego w załączniku I, które przesyła jednostce przekazującej, wraz z kopią doręczonego dokumentu w przypadku określonym w art. 8 ust. 4.

2. Poświadczenie, o którym mowa w ust. 1, wypełnia się w języku urzędowym lub w jednym z języków urzędowych państwa członkowskiego, z którego pochodzi dokument, lub w innym języku, którego użycie zostało wskazane przez to państwo członkowskie jako dopuszczalne. Każde państwo członkowskie wskazuje języki urzędowe Unii, inne niż jego własne, w których można wypełnić formularz K zawarty w załączniku I.

Artykuł 15

Koszty doręczenia

1. Doręczenie dokumentów sądowych pochodzących z państwa członkowskiego nie wiąże się z obowiązkiem uiszczenia lub zwrotu opłat lub kosztów za usługi świadczone przez wezwane państwo członkowskie.

2. W drodze odstępstwa od ust. 1 wnioskodawca jest zobowiązany do uiszczenia lub zwrotu kosztów:

a) czynności urzędnika sądowego lub osoby właściwej na mocy wezwanego prawa państwa członkowskiego;

b) wykorzystania szczególnego sposobu doręczenia.

Państwa członkowskie ustanawiają jednorazową opłatę w stałej wysokości z tytułu czynności urzędnika sądowego lub osoby właściwej na mocy prawa wezwanego państwa członkowskiego. Opłata ta musi być zgodna z zasadą proporcjonalności i niedyskryminacji. Państwa członkowskie przekazują Komisji informację o wysokości takich stałych opłat.

SEKCJA 2

Inne sposoby przekazywania i doręczania dokumentów sądowych

Artykuł 16

Przekazywanie dokumentów drogą dyplomatyczną lub konsularną

W wyjątkowych okolicznościach każde państwo członkowskie może skorzystać z drogi dyplomatycznej lub konsularnej w celu przekazania jednostkom przyjmującym lub organom centralnym innego państwa członkowskiego dokumentów sądowych, które mają zostać doręczone.

Artykuł 17

Doręczanie dokumentów przez przedstawicieli dyplomatycznych lub urzędników konsularnych

1. Każde państwo członkowskie może dokonywać doręczeń dokumentów sądowych osobom mającym miejsce zamieszkania lub siedzibę w innym państwie członkowskim, bez stosowania jakichkolwiek środków przymusu, bezpośrednio przez swoich przedstawicieli dyplomatycznych lub urzędników konsularnych.

2. Państwo członkowskie może poinformować Komisję, że nie wyraża zgody na sposób doręczania dokumentów sądowych, o którym mowa w ust. 1, na swoim terytorium, chyba że dokumenty mają zostać doręczone obywatelowi państwa członkowskiego, z którego dokumenty pochodzą.

Artykuł 18

Doręczanie drogą pocztową

Doręczeń dokumentów sądowych osobom znajdującym się w innym państwie członkowskim można dokonywać bezpośrednio drogą pocztową - listem poleconym za potwierdzeniem odbioru lub równoważną przesyłką.

Artykuł 19

Doręczanie drogą elektroniczną

1. Doręczeń dokumentów sądowych można dokonywać bezpośrednio osobie, która ma znany adres do doręczeń w innym państwie członkowskim, przy użyciu jakichkolwiek elektronicznych środków doręczania dostępnych zgodnie z prawem państwa członkowskiego forum w odniesieniu do krajowego doręczania dokumentów, pod warunkiem że:

a) dokumenty są przesyłane i odbierane z wykorzystaniem kwalifikowanych usług rejestrowanego doręczenia elektronicznego w rozumieniu rozporządzenia (UE) nr 910/2014, a adresat udzielił uprzedniej wyraźnej zgody na wykorzystywanie środków elektronicznych do celów doręczania dokumentów w toku postępowania; lub

b) adresat udzielił sądowi lub organowi, przed którym toczy się postępowanie, lub stronie, która jest odpowiedzialna za doręczanie dokumentów w ramach takiego postępowania, uprzedniej wyraźnej zgody na przesyłanie wiadomości e-mail na konkretny adres poczty elektronicznej do celów doręczania dokumentów w toku tego postępowania, a adresat potwierdza odbiór dokumentu za pomocą potwierdzenia odbioru zawierającego datę odbioru.

2. W celu zagwarantowania bezpieczeństwa przekazu każde państwo członkowskie może określić dodatkowe warunki, po spełnieniu których będzie akceptować doręczanie elektroniczne, o którym mowa w ust. 1 lit. b), i poinformować Komisję o tych warunkach, jeżeli prawo tego państwa ustanawia bardziej rygorystyczne warunki w tym zakresie lub nie zezwala na elektroniczne doręczanie przy użyciu poczty elektronicznej.

Artykuł 19a

Doręczanie drogą elektroniczną za pośrednictwem europejskiego elektronicznego punktu dostępu

[3] 1. Doręczeń dokumentów sądowych można dokonywać bezpośrednio osobie, która ma znany adres do doręczeń w innym państwie członkowskim, za pośrednictwem europejskiego elektronicznego punktu dostępu ustanowionego na podstawie art. 4 ust. 1 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2023/2844 (¹⁴), pod warunkiem że adresat udzielił uprzednio wyraźnej zgody na korzystanie z tego elektronicznego środka doręczania dokumentów w toku danego postępowania.

2. Adresat potwierdza odbiór dokumentów potwierdzeniem odbioru zawierającym datę odbioru. Datą doręczenia dokumentów jest data określona w potwierdzeniu odbioru. Ta sama zasada ma zastosowanie w przypadku doręczenia dokumentów, których przyjęcia odmówiono, konwalidowanego zgodnie z art. 12 ust. 5.

Artykuł 20

Doręczanie bezpośrednie

1. Każda osoba mająca interes prawny w danym postępowaniu sądowym może dokonywać doręczeń dokumentów sądowych bezpośrednio przez urzędników sądowych, innych urzędników lub inne właściwe osoby państwa członkowskiego, w którym ma być dokonane doręczenie, pod warunkiem że prawo tego państwa członkowskiego zezwala na tego typu doręczanie bezpośrednie.

2. Państwo członkowskie, które zezwala na doręczanie bezpośrednie, przekazuje Komisji informacje na temat zawodów lub właściwych osób, które są uprawnione do dokonywania doręczeń bezpośrednich dokumentów na jego terytorium. Informacje te są udostępniane przez Komisję za pośrednictwem portalu „e-Sprawiedliwość".

ROZDZIAŁ III

DOKUMENTY POZASĄDOWE

Artykuł 21

Przekazywanie i doręczanie dokumentów pozasądowych

Dokumenty pozasądowe mogą być przekazywane i doręczane w innym państwie członkowskim zgodnie z niniejszym rozporządzeniem.

ROZDZIAŁ IV

PRZEPISY KOŃCOWE

Artykuł 22

Niewdanie się w spór przez pozwanego

1. W przypadku gdy konieczne było przekazanie do innego państwa członkowskiego w celu doręczenia zgodnie z niniejszym rozporządzeniem dokumentu wszczynającego postępowanie lub dokumentu równorzędnego, a pozwany nie wdał się w spór, wyrok nie może być wydany do czasu ustalenia, czy doręczenie lub dostarczenie dokumentu zostało dokonane w czasie umożliwiającym pozwanemu podjęcie obrony oraz czy:

a) dokument został doręczony w sposób przewidziany w prawie wezwanego państwa członkowskiego w odniesieniu do doręczania w postępowaniach krajowych dokumentów osobom znajdującym się na terytorium tego państwa; lub

b) dokument został rzeczywiście dostarczony pozwanemu lub dostarczony do miejsca jego zamieszkania lub jego siedziby w inny sposób przewidziany w niniejszym rozporządzeniu.

2. Każde państwo członkowskie może przekazać Komisji informację o tym, że sąd, niezależnie od ust. 1, może wydać wyrok, nawet jeżeli nie otrzyma poświadczenia doręczenia lub dostarczenia dokumentu wszczynającego postępowanie lub dokumentu równorzędnego, pod warunkiem że spełnione są następujące warunki:

a) dokument został przekazany z wykorzystaniem jednego ze sposobów przewidzianych w niniejszym rozporządzeniu;

b) od daty przekazania dokumentu upłynął czas, który sędzia uznaje w danym przypadku za odpowiedni, nie krótszy jednak niż sześć miesięcy;

c) pomimo wszelkich rozsądnych starań nie uzyskano żadnego poświadczenia od właściwych organów lub jednostek wezwanego państwa członkowskiego.

Informacje te są udostępniane za pośrednictwem europejskiego portalu „e-Sprawiedliwość".

3. Niezależnie od ust. 1 i 2, w uzasadnionych nagłych przypadkach, sądy mogą zarządzić środki tymczasowe lub zabezpieczające.

4. W przypadku gdy konieczne było przekazanie do innego państwa członkowskiego w celu doręczenia zgodnie z niniejszym rozporządzeniem dokumentu wszczynającego postępowanie lub dokumentu równorzędnego, a przeciw pozwanemu, który nie wdał się w spór, wydano wyrok, sędzia może znieść w stosunku do pozwanego skutki upływu terminu do wniesienia środka odwoławczego od wyroku, jeżeli spełnione zostały następujące warunki:

a) pozwany bez swojej winy nie zapoznał się z dokumentem w czasie umożliwiającym mu podjęcie obrony lub nie zapoznał się z treścią wyroku w czasie umożliwiającym mu złożenie odwołania; oraz

b) pozwany podniósł zarzuty merytoryczne, które nie wydają się z góry nieuzasadnione.

Wniosek o takie zniesienie skutków upływu terminu może być złożony tylko w rozsądnym terminie od chwili zapoznania się przez pozwanego z treścią wyroku.

Każde państwo członkowskie może przekazać Komisji informację o tym, że wniosek o zniesienie skutków upływu terminu nie będzie dopuszczalny, jeżeli zostanie złożony po upływie terminu określonego przez państwo członkowskie w tej informacji. Termin ten nie może być jednak krótszy niż jeden rok, licząc od dnia wydania wyroku. Informacje te są udostępniane za pośrednictwem europejskiego portalu „e-Sprawiedliwość".

5. Ust. 4 nie stosuje się do wyroków dotyczących statusu lub zdolności prawnej i zdolności do czynności prawnych osób.

Artykuł 23

Zmiana załącznika I

Komisja jest uprawniona do przyjmowania aktów delegowanych zgodnie z art. 24 w celu dokonywania zmian załącznika I, aby aktualizować zawarte w nim formularze lub wprowadzać w nich zmiany techniczne.

Artykuł 24

Wykonywanie przekazanych uprawnień

1. Powierzenie Komisji uprawnień do przyjmowania aktów delegowanych podlega warunkom określonym w niniejszym artykule.

2. Uprawnienia do przyjmowania aktów delegowanych, o których mowa w art. 23, powierza się Komisji na okres pięciu lat od dnia 22 grudnia 2020 r. Komisja sporządza sprawozdanie dotyczące przekazania uprawnień nie później niż dziewięć miesięcy przed końcem okresu pięciu lat. Przekazanie uprawnień zostaje automatycznie przedłużone na takie same okresy, chyba że Parlament Europejski lub Rada sprzeciwią się takiemu przedłużeniu nie później niż trzy miesiące przed końcem każdego okresu.

3. Przekazanie uprawnień, o którym mowa w art. 23, może zostać w dowolnym momencie odwołane przez Parlament Europejski lub przez Radę. Decyzja o odwołaniu kończy przekazanie określonych w niej uprawnień. Decyzja o odwołaniu staje się skuteczna następnego dnia po jej opublikowaniu w Dzienniku Urzędowym Unii Europejskiej lub w późniejszym terminie określonym w tej decyzji. Nie wpływa ona na ważność już obowiązujących aktów delegowanych.

4. Przed przyjęciem aktu delegowanego Komisja konsultuje się z ekspertami wyznaczonymi przez każde państwo członkowskie zgodnie z zasadami określonymi w Porozumieniu międzyinstytucjonalnym z dnia 13 kwietnia 2016 r. w sprawie lepszego stanowienia prawa.

5. Niezwłocznie po przyjęciu aktu delegowanego Komisja przekazuje go równocześnie Parlamentowi Europejskiemu i Radzie.6. Akt delegowany przyjęty na podstawie art. 23 wchodzi w życie tylko wówczas, gdy ani Parlament Europejski, ani Rada nie wyraziły sprzeciwu w terminie dwóch miesięcy od przekazania tego aktu Parlamentowi Europejskiemu i Radzie, lub gdy, przed upływem tego terminu, zarówno Parlament Europejski, jak i Rada poinformowały Komisję, że nie wniosą sprzeciwu. Termin ten przedłuża się o dwa miesiące z inicjatywy Parlamentu Europejskiego lub Rady.

Artykuł 25

Przyjmowanie aktów wykonawczych przez Komisję

1. Komisja przyjmuje akty wykonawcze ustanawiające zdecentralizowany system informatyczny, w których określa:

a) specyfikacje techniczne określające metody komunikacji elektronicznej na potrzeby zdecentralizowanego systemu informatycznego;

b) specyfikacje techniczne protokołów komunikacyjnych;

c) cele w zakresie bezpieczeństwa informacji oraz odpowiednie środki techniczne zapewniające minimalne normy bezpieczeństwa przetwarzania i przesyłania informacji w ramach zdecentralizowanego systemu informatycznego;

d) minimalne cele związane z dostępnością i ewentualne związane z tym wymogi techniczne dotyczące usług zapewnianych przez zdecentralizowany system informatyczny;

e) ustanowienie komitetu sterującego składającego się z przedstawicieli państw członkowskich w celu zapewnienia działania i utrzymania zdecentralizowanego systemu informatycznego z myślą o osiągnięciu celów niniejszego rozporządzenia.

2. Akty wykonawcze, o których mowa w ust. 1 niniejszego artykułu, przyjmuje się do dnia 23 marca 2022 r. zgodnie z procedurą sprawdzającą, o której mowa w art. 26 ust. 2.

Artykuł 26

Procedura komitetowa

1. Komisję wspiera komitet. Komitet ten jest komitetem w rozumieniu rozporządzenia (UE) nr 182/2011.

2. W przypadku odesłania do niniejszego ustępu stosuje się art. 5 rozporządzenia (UE) nr 182/2011.

Artykuł 27

Oprogramowanie wzorcowe

1. Komisja jest odpowiedzialna za utworzenie, utrzymanie i przyszły rozwój oprogramowania wzorcowego, które państwa członkowskie mogą wykorzystywać jako system back-end zamiast krajowego systemu informatycznego. Utworzenie, utrzymanie i przyszły rozwój oprogramowania wzorcowego finansowane są z budżetu ogólnego Unii.

2. Komisja zapewnia, utrzymuje i wspiera bezpłatne wykorzystywanie elementów oprogramowania stanowiących podstawę punktów dostępu.

Artykuł 28

Koszty związane ze zdecentralizowanym systemem informatycznym

1. Każde państwo członkowskie ponosi koszty instalacji, działania i utrzymania swoich punktów dostępu, które łączą krajowe systemy informatyczne w ramach zdecentralizowanego systemu informatycznego.

2. Każde państwo członkowskie ponosi koszty utworzenia i dostosowania swoich krajowych systemów informatycznych, tak aby zapewnić ich interoperacyjność z punktami dostępu, oraz ponosi koszty związane z zarządzaniem tymi systemami, ich działaniem i ich utrzymaniem.

3. Ust. 1 i 2 nie naruszają możliwości ubiegania się przez państwa członkowskie o dotacje na wspieranie działań, o których mowa w tych ustępach, w ramach unijnych programów finansowych.

Artykuł 29

Stosunek do umów lub porozumień między państwami członkowskimi

1. W stosunkach między państwami członkowskimi, które są stronami dwu- lub wielostronnych umów lub porozumień zawartych przez państwa członkowskie, w szczególności Konwencji haskiej z dnia 15 listopada 1965 r. o doręczaniu za granicą dokumentów sądowych i pozasądowych w sprawach cywilnych lub handlowych, niniejsze rozporządzenie ma, w odniesieniu do spraw, do których się stosuje, pierwszeństwo przed innymi postanowieniami zawartymi w tych umowach lub porozumieniach.

2. Niniejsze rozporządzenie nie stanowi przeszkody dla stosowania lub zawierania przez państwa członkowskie umów lub porozumień mających na celu przyspieszenie lub dalsze uproszczenie przekazywania dokumentów, pod warunkiem że te umowy lub porozumienia są zgodne z niniejszym rozporządzeniem.

3. Państwa członkowskie przesyłają Komisji:

a) kopie umów lub porozumień, o których mowa w ust. 2, zawartych między państwami członkowskimi oraz projekty takich umów lub porozumień, które zamierzają zawrzeć; oraz

b) wypowiedzenie lub zmianę tych umów lub porozumień.

Artykuł 30

Pomoc prawna

Niniejsze rozporządzenie nie ma wpływu na stosowanie art. 24 Konwencji haskiej z dnia 1 marca 19 5 4 r. dotyczącej procedury cywilnej ani art. 13 Konwencji o ułatwieniu dostępu do wymiaru sprawiedliwości w stosunkach międzynarodowych z dnia 25 października 1980 r. w stosunkach między państwami członkowskimi będącymi stronami tych konwencji.

Artykuł 31

Ochrona przekazywanych informacji

1. Przetwarzanie danych osobowych na podstawie niniejszego rozporządzenia, w tym wymiana lub przekazywanie danych osobowych przez właściwe organy, odbywa się zgodnie z rozporządzeniem (UE) 2016/679.

Wymiana lub przekazywanie informacji przez właściwe organy na poziomie Unii odbywa się zgodnie z rozporządzeniem (UE) 2018/1725.

Dane osobowe, które nie są istotne w kontekście rozpatrywania indywidualnej sprawy, są natychmiast usuwane.

2. Organ lub organy właściwe zgodnie z prawem krajowym uznaje się za administratorów w rozumieniu rozporządzenia (UE) 2016/679 w odniesieniu do przetwarzania danych osobowych na podstawie niniejszego rozporządzenia.

3. Niezależnie od ust. 1 i 2 informacje przekazywane na podstawie niniejszego rozporządzenia są wykorzystywane przez jednostkę przyjmującą wyłącznie w celu, w jakim zostały przekazane.

4. Jednostki przyjmujące zapewniają poufność takich informacji zgodnie ze swoim prawem krajowym.

5. Ust. 3 i 4 nie mają wpływu na przepisy prawa krajowego przyznające osobom, których dane dotyczą, prawo do informacji na temat sposobu wykorzystywania danych przekazanych na podstawie niniejszego rozporządzenia.

6. Niniejsze rozporządzenie nie narusza dyrektywy 2002/58/WE.

Artykuł 32

Przestrzeganie praw podstawowych wynikających z prawa Unii

W pełni przestrzega się i szanuje, zgodnie z prawem Unii, podstawowe prawa i wolności wszystkich zaangażowanych osób, w szczególności prawa do równego dostępu do wymiaru sprawiedliwości, do niedyskryminacji i do ochrony danych osobowych i prywatności.

Artykuł 33

Przekazywanie informacji, publikacja i podręcznik

1. Państwa członkowskie przekazują Komisji informacje, o których mowa w art. 3, 7,12,14,17,19, 20 i 22.

Państwa członkowskie informują Komisję o tym, czy ich prawo krajowe wymaga, aby dokument został doręczony w określonym terminie, o czym mowa w art. 12 ust. 5 i art. 13 ust. 2.

2. Państwa członkowskie mogą powiadomić Komisję, że są w stanie korzystać ze zdecentralizowanego systemu informatycznego wcześniej niż jest to wymagane na podstawie niniejszego rozporządzenia. Komisja udostępnia takie informacje drogą elektroniczną, w szczególności za pośrednictwem europejskiego portalu „e-Sprawiedliwość".

3. Komisja publikuje w Dzienniku Urzędowym Unii Europejskiej informacje przekazane zgodnie z ust. 1 za pomocą odpowiednich środków, w tym za pośrednictwem europejskiego portalu „e-Sprawiedliwość”.

4. Komisja sporządza i regularnie aktualizuje podręcznik zawierający informacje, o których mowa w ust. 1. Komisja udostępnia podręcznik w formie elektronicznej, w szczególności za pośrednictwem Europejskiej Sieci Sądowej w sprawach cywilnych i handlowych oraz na europejskim portalu „e-Sprawiedliwość".

Artykuł 34

Monitorowanie

1. Do dnia 2 lipca 2023 r. Komisja ustanawia szczegółowy program monitorowania wyniku, skutków i oddziaływania niniejszego rozporządzenia.

2. W programie monitorowania wskazuje się działania, które mają zostać podjęte przez Komisję i przez państwa członkowskie w celu monitorowania wyniku, skutków i oddziaływania niniejszego rozporządzenia. Określa się w nim, kiedy dane, o których mowa w ust. 3, mają zostać zebrane po raz pierwszy, co ma nastąpić najpóźniej 2 lipca 2026 r., a następnie w jakich odstępach czasu mają być zbierane te dane.

3. Państwa członkowskie przekazują Komisji następujące dane, o ile są one dostępne, niezbędne do celów monitorowania:

a) liczba wniosków o doręczenie dokumentów przekazanych zgodnie z art. 8;

b) liczba wniosków o doręczenie dokumentów wykonanych zgodnie z art. 11;

c) liczba spraw, w przypadku których wniosek o doręczenie dokumentów został przekazany z wykorzystaniem innych środków niż za pośrednictwem zdecentralizowanego systemu informatycznego zgodnie z art. 5 ust. 4;

d) liczba otrzymanych poświadczeń o niemożności doręczenia dokumentów;

e) liczba otrzymanych przez jednostki przekazujące odmów przyjęcia dokumentów ze względów językowych.

4. Oprogramowanie wzorcowe i krajowy system back-end, jeżeli jest wyposażony w taką funkcję, w zaprogramowany sposób zbierają dane, o których mowa w ust. 3 lit. a), b) i d), i regularnie przekazują je Komisji.

Artykuł 35

Ewaluacja

1. Nie później niż pięć lat od dnia rozpoczęcia stosowania art. 5, zgodnie z art. 37 ust. 2, Komisja dokonuje ewaluacji niniejszego rozporządzenia i przedstawia Parlamentowi Europejskiemu, Radzie i Europejskiemu Komitetowi Ekonomiczno-Społecznemu sprawozdanie zawierające główne ustalenia, do którego dołącza, w stosownym przypadku, wniosek ustawodawczy.

2. Państwa członkowskie przekazują Komisji informacje niezbędne do przygotowania sprawozdania, o którym mowa w ust. 1.

Artykuł 36

Uchylenie

1. Rozporządzenie (WE) nr 1393/2007 traci moc z dniem rozpoczęcia stosowania niniejszego rozporządzenia, z wyjątkiem art. 4 i 6 rozporządzenia (WE) nr 1393/2007, które tracą moc z dniem rozpoczęcia stosowania art. 5, 8 i 10, o którym mowa w art. 3 7 ust. 2 niniejszego rozporządzenia.

2. Odesłania do uchylonego rozporządzenia odczytuje się jako odesłania do niniejszego rozporządzenia, zgodnie z tabelą korelacji znajdującą się w załączniku III.

Artykuł 37

Wejście w życie i stosowanie

1. Niniejsze rozporządzenie wchodzi w życie dwudziestego dnia po jego opublikowaniu w Dzienniku Urzędowym Unii Europejskiej.

Niniejsze rozporządzenie stosuje się od dnia 1 lipca 2022 r.

2. Art. 5, 8 i 10 stosuje się od pierwszego dnia miesiąca następującego po upływie okresu trzech lat od dnia wejścia w życiu aktów wykonawczych, o których mowa w art. 25.

3. [4] Art. 19a stosuje się od pierwszego dnia miesiąca następującego po upływie okresu dwóch lat od dnia wejścia w życiu aktów wykonawczych, o których mowa w art. 10 ust. 3 lit. a) rozporządzenia (UE) 2023/2844.

Niniejsze rozporządzenie wiąże w całości i jest bezpośrednio stosowane w państwach członkowskich zgodnie z Traktatami.

Sporządzono w Brukseli dnia 25 listopada 2020 r.