ZAŁĄCZNIK 1

Wymogi dotyczące systemu zarządzania bezpieczeństwem w odniesieniu do przedsiębiorstw kolejowych

1. KONTEKST ORGANIZACJI

1.1. Organizacja musi:

a) opisać rodzaj, zakres i obszar swojej działalności;

b) wskazać poważne ryzyka dla bezpieczeństwa wynikające z jej działalności kolejowej, niezależnie od tego, czy jest ona prowadzona przez samą organizację, czy też przez wykonawców, partnerów lub dostawców będących pod jej kontrolą;

c) wskazać zainteresowane strony (np. organy regulacyjne, inne organy, zarządców infrastruktury, wykonawców, dostawców, partnerów), w tym strony poza systemem kolejowym, które mają znaczenie dla systemu zarządzania bezpieczeństwem;

d) wskazać i utrzymać wymogi prawne i inne wymogi związane z bezpieczeństwem pochodzące od zainteresowanych stron, o których mowa w lit. c);

e) zapewnić, by wymogi, o których mowa w lit. d), były uwzględniane przy opracowywaniu, wdrażaniu i utrzymaniu systemu zarządzania bezpieczeństwem;

f) opisać zakres systemu zarządzania bezpieczeństwem, wskazując, które części działalności są objęte tym zakresem i które nie są nim objęte, przy uwzględnieniu wymogów, o których mowa w lit. d).

2. PRZYWÓDZTWO

2.1. Przywództwo i zaangażowanie

2.1.1. Kadra kierownicza wyższego szczebla musi wykazać się przywództwem oraz zaangażowaniem w opracowanie, wdrożenie, utrzymanie i ciągłe doskonalenie systemu zarządzania bezpieczeństwem, poprzez:

a) przejęcie ogólnej rozliczalności i odpowiedzialności za bezpieczeństwo;

b) zapewnienie zaangażowania na rzecz bezpieczeństwa ze strony kierownictwa różnych szczebli w obrębie organizacji poprzez jego działania oraz w jego stosunkach z pracownikami i wykonawcami;

c) zapewnienie, by ustanowione zostały polityka w zakresie bezpieczeństwa i cele w zakresie bezpieczeństwa oraz aby ta polityka i te cele zostały zrozumiane oraz były zgodne ze strategicznym ukierunkowaniem organizacji;

d) zapewnienie zintegrowania wymogów dotyczących systemu zarządzania bezpieczeństwa z procesami biznesowymi organizacji;

e) zapewnienie dostępności zasobów niezbędnych dla systemu zarządzania bezpieczeństwem;

f) zapewnienie skuteczności systemu zarządzania bezpieczeństwem w kontrolowaniu ryzyk dla bezpieczeństwa stwarzanych przez organizację;

g) zachęcanie pracowników do wspierania działań na rzecz zapewnienia zgodności z wymogami dotyczącymi systemu zarządzania bezpieczeństwem;

h) promowanie ciągłego doskonalenia systemu zarządzania bezpieczeństwem;

i) zapewnienie, by bezpieczeństwo było uwzględniane przy identyfikacji ryzyk biznesowych organizacji i zarządzaniu tymi ryzykami oraz wyjaśnienie, w jaki sposób rozpoznawane i rozwiązywane będą konflikty między bezpieczeństwem a innymi celami biznesowymi;

j) promowanie pozytywnej kultury bezpieczeństwa.

2.2. Polityka w zakresie bezpieczeństwa

2.2.1. Dokument opisujący politykę organizacji w zakresie bezpieczeństwa jest formułowany na poziomie kadry kierowniczej wyższego szczebla i jest:

a) odpowiedni do rodzaju organizacji i zakresu działalności kolejowej;

b) zatwierdzony przez dyrektora generalnego organizacji (lub przedstawiciela bądź przedstawicieli kadry kierowniczej wyższego szczebla);

c) aktywnie wdrażany, komunikowany i udostępniany wszystkim pracownikom.

2.2.2. Polityka w zakresie bezpieczeństwa musi:

a) zawierać zobowiązanie do spełnienia wszystkich wymogów prawnych i innych wymogów dotyczących bezpieczeństwa;

b) zapewniać ramy na potrzeby określania celów w zakresie bezpieczeństwa oraz oceny wyników organizacji w zakresie bezpieczeństwa względem tych celów;

c) zawierać zobowiązanie do kontrolowania ryzyk dla bezpieczeństwa będących wynikiem zarówno własnych działań, jak i działań innych podmiotów;

d) zawierać zobowiązanie do ciągłego doskonalenia systemu zarządzania bezpieczeństwem;

e) być utrzymywana zgodnie ze strategią biznesową oraz oceną wyników organizacji w zakresie bezpieczeństwa.

2.3. Funkcje, odpowiedzialność, rozliczalność i uprawnienia w ramach organizacji

2.3.1. Odpowiedzialność, rozliczalność i uprawnienia pracowników pełniących funkcje, które mają wpływ na bezpieczeństwo (w tym kadry kierowniczej oraz pozostałego personelu zaangażowanego w zadania związane z bezpieczeństwem), są definiowane dla każdego szczebla hierarchii służbowej w obrębie organizacji, zostają udokumentowane oraz są przypisane i komunikowane tym pracownikom.

2.3.2. Organizacja zapewnia, by pracownicy, którym powierzono odpowiedzialność za zadania związane z bezpieczeństwem, posiadali uprawnienia, kompetencje i odpowiednie zasoby na potrzeby wykonywania swoich zadań, bez bycia narażonym na negatywny wpływ działań innych funkcji biznesowych.

2.3.3. Powierzenie odpowiedzialności za zadania związane z bezpieczeństwem musi zostać udokumentowane, podane do wiadomości odpowiednich pracowników, zaakceptowane i zrozumiane.

2.3.4. Organizacja musi opisać przypisanie funkcji, o których mowa w pkt 2.3.1, do poszczególnych funkcji biznesowych w obrębie organizacji oraz - w stosownych przypadkach - poza organizacją (zob. pkt 5.3 Wykonawcy, partnerzy i dostawcy).

2.4. Konsultacje z pracownikami i innymi stronami

2.4.1. W stosownych przypadkach należy konsultować się z pracownikami, ich przedstawicielami oraz zewnętrznymi zainteresowanymi stronami przy opracowywaniu, utrzymywaniu i doskonaleniu systemu zarządzania bezpieczeństwem w odniesieniu do poszczególnych części, za które są oni odpowiedzialni, w tym w odniesieniu do aspektów bezpieczeństwa procedur operacyjnych.

2.4.2. Organizacja ułatwia konsultacje z pracownikami poprzez zapewnienie metod i środków angażowania pracowników, rejestrowania ich opinii oraz przedstawiania uwag na temat tych opinii.

3. PLANOWANIE

3.1. Działania mające na celu ograniczenie ryzyk

3.1.1. Ocena ryzyka

3.1.1.1. Organizacja musi:

a) wskazać i poddać analizie wszystkie ryzyka operacyjne, organizacyjne i techniczne istotne dla rodzaju, zakresu i obszaru działalności prowadzonej przez organizację. Ryzyka takie obejmują ryzyka wynikające z czynników ludzkich i organizacyjnych, takich jak obciążenie pracą, organizacja pracy, zmęczenie lub odpowiedniość procedur oraz działalność innych zainteresowanych stron (zob. pkt 1. Kontekst organizacji);

b) oszacować ryzyka, o których mowa w lit. a), w drodze zastosowania odpowiednich metod oceny ryzyka;

c) opracować i wdrożyć środki bezpieczeństwa, wraz z określeniem powiązanych obowiązków (zob. pkt 2.3 Funkcje, odpowiedzialność, rozliczalność i uprawnienia w ramach organizacji);

d) opracować system monitorowania skuteczności środków bezpieczeństwa (zob. pkt 6.1 Monitorowanie);

e) zidentyfikować potrzebę współpracy, w stosownych przypadkach, z innymi zainteresowanymi stronami (takimi jak przedsiębiorstwa kolejowe, zarządcy infrastruktury, producenci, dostawcy usług utrzymania, podmioty odpowiedzialne za utrzymanie, dysponenci pojazdów kolejowych, usługodawcy i podmioty zamawiające) w odniesieniu do wspólnych ryzyk oraz wdrożenia odpowiednich środków bezpieczeństwa;

f) poinformować pracowników i zaangażowane podmioty zewnętrzne o ryzykach (zob. pkt 4.4 Informowanie i komunikowanie).

3.1.1.2. Dokonując oceny ryzyka, organizacja uwzględnia potrzebę określenia, zapewnienia i utrzymania bezpiecznego środowiska pracy odpowiadającego wymogom obowiązujących przepisów, w szczególności dyrektywy 89/391/EWG.

3.1.2. Planowanie zmiany

3.1.2.1. Organizacja musi określić potencjalne ryzyka dla bezpieczeństwa oraz odpowiednie środki bezpieczeństwa (zob. pkt 3.1.1 Ocena ryzyka) przed wdrożeniem zmiany (zob. pkt 5.4 Zarządzanie zmianą) zgodnie z procesem zarządzania ryzykiem określonym w rozporządzeniu (UE) nr 402/2013 (¹), obejmującym uwzględnienie ryzyk dla bezpieczeństwa wynikających z samego procesu zmiany.

3.2. Cele w zakresie bezpieczeństwa i planowanie

3.2.1. Organizacja musi określić cele w zakresie bezpieczeństwa dla odpowiednich funkcji na odpowiednich poziomach w celu utrzymania oraz, gdy jest to wykonalne w sposób rozsądny, poprawy swoich wyników w zakresie bezpieczeństwa.

3.2.2. Cele w zakresie bezpieczeństwa muszą:

a) być spójne z polityką w zakresie bezpieczeństwa i celami strategicznymi organizacji (w stosownych przypadkach);

b) być powiązane z najważniejszymi ryzykami mającymi wpływ na wyniki organizacji w zakresie bezpieczeństwa;

c) być mierzalne;

d) uwzględniać obowiązujące wymogi prawne i inne wymogi;

e) być poddawane przeglądowi pod kątem ich osiągnięcia i w stosownych przypadkach zmieniane;

f) być komunikowane.

3.2.3. Organizacja musi posiadać plan(-y) opisujący(-e), w jaki sposób zamierza osiągnąć swoje cele w zakresie bezpieczeństwa.

3.2.4. Organizacja musi opisać strategię i plan(-y) wykorzystywane do monitorowania osiągnięcia celów w zakresie bezpieczeństwa (zob. pkt 6.1 Monitorowanie).

4. WSPARCIE

4.1. Zasoby

4.1.1. Organizacja zapewnia zasoby, w tym kompetentnych pracowników oraz skuteczne i użyteczne wyposażenie, potrzebne do ustanowienia, wdrożenia, utrzymania i ciągłego doskonalenia systemu zarządzania bezpieczeństwem.

4.2. Kompetencje

4.2.1. System zarządzania kompetencjami utrzymywany przez organizację musi zapewniać, by pracownicy pełniący funkcje mające wpływ na bezpieczeństwo byli kompetentni w odniesieniu do zadań związanych z bezpieczeństwem, za które są odpowiedzialni (zob. pkt 2.3 Funkcje, odpowiedzialność, rozliczalność i uprawnienia w ramach organizacji), i obejmować co najmniej:

a) określenie kompetencji (w tym wiedzy, umiejętności oraz zachowań i postaw o charakterze innym niż techniczny) wymaganych do celów zadań związanych z bezpieczeństwem;

b) zasady selekcji (podstawowy poziom wykształcenia, wymagana sprawność psychiczna i fizyczna);

c) początkowy poziom wyszkolenia, doświadczenia i kwalifikacji;

d) bieżące szkolenia i okresową aktualizację posiadanych kompetencji;

e) okresową ocenę kompetencji oraz badania sprawności psychicznej i fizycznej, aby zapewnić utrzymanie kwalifikacji i umiejętności z upływem czasu;

f) specjalistyczne szkolenia dotyczące odpowiednich części systemu zarządzania bezpieczeństwem, tak aby zapewnić wywiązywanie się z zadań związanych z bezpieczeństwem.

4.2.2. Organizacja musi zapewnić program szkoleń, o których mowa w pkt 4.2.1 lit. c), d) i f), dla pracowników wykonujących zadania związane z bezpieczeństwem, gwarantujący że:

a) program szkoleń jest realizowany zgodnie ze zidentyfikowanymi wymaganiami dotyczącymi kompetencji oraz indywidualnymi potrzebami pracowników;

b) w stosownych przypadkach szkolenia zapewniają pracownikom umiejętność działania w każdych warunkach prowadzenia działalności (w warunkach normalnych, w sytuacji awarii oraz w sytuacji kryzysowej);

c) czas trwania szkoleń oraz częstotliwość szkoleń odświeżających są odpowiednie do celów szkoleniowych;

d) dla wszystkich pracowników prowadzona jest dokumentacja szkoleń (zob. pkt 4.5.3 Kontrola dokumentacji);

e) program szkoleń jest regularnie poddawany przeglądowi i audytowi (zob. pkt 6.2. Audyt wewnętrzny), a w sytuacjach, gdy jest to konieczne, wprowadzane są w nim zmiany (zob. pkt 5.4 Zarządzanie zmianą).

4.2.3. Dla pracowników wprowadzono mechanizmy „powrotu do pracy" po wypadkach, incydentach lub długotrwałej nieobecności w pracy, obejmujące zapewnienie dodatkowych szkoleń w przypadku stwierdzenia takiej potrzeby.

4.3. Świadomość

4.3.1. Kadra kierownicza wyższego szczebla musi zapewnić, by zarówno jej członkowie, jak i pracownicy pełniący funkcje mające wpływ na bezpieczeństwo mieli świadomość znaczenia, wagi i konsekwencji swoich działań oraz tego, w jaki sposób przyczyniają się one do prawidłowego stosowania i skuteczności systemu zarządzania bezpieczeństwem, w tym do osiągnięcia celów w zakresie bezpieczeństwa (zob. pkt 3.2 Cele w zakresie bezpieczeństwa i planowanie).

4.4. Informowanie i komunikowanie

4.4.1. Organizacja musi określić odpowiednie kanały komunikacji w celu zapewnienia, by informacje dotyczące bezpieczeństwa były wymieniane między różnymi szczeblami organizacji oraz z zewnętrznymi zainteresowanymi stronami, w tym wykonawcami, partnerami i dostawcami.

4.4.2. Aby zapewnić, by informacje dotyczące bezpieczeństwa docierały do osób dokonujących osądów i podejmujących decyzje, organizacja musi zarządzać identyfikowaniem, otrzymywaniem, przetwarzaniem, generowaniem i rozpowszechnianiem informacji dotyczących bezpieczeństwa.

4.4.3. Organizacja musi zapewnić, by informacje dotyczące bezpieczeństwa były:

a) istotne, pełne oraz możliwe do zrozumienia przez docelowych użytkowników;

b) aktualne;

c) dokładne;

d) spójne;

e) skontrolowane (zob. pkt 4.5.3 Kontrola dokumentacji);

f) upowszechnione przed rozpoczęciem ich obowiązywania;

g) odebrane i zrozumiane.

4.5. Dokumentacja

4.5.1. Dokumentacja systemu zarządzania bezpieczeństwem

4.5.1.1. Istnieje opis systemu zarządzania bezpieczeństwem obejmujący:

a) wskazanie i opis procesów i działań związanych z bezpieczeństwem działalności kolejowej, w tym zadań związanych z bezpieczeństwem oraz związanej z nimi odpowiedzialności (zob. pkt 2.3 Funkcje, odpowiedzialność, rozliczalność i uprawnienia w ramach organizacji);

b) interakcje między tymi procesami;

c) procedury lub inne dokumenty opisujące sposób wdrożenia tych procesów;

d) wskazanie wykonawców, partnerów i dostawców wraz z opisem rodzaju i zakresu świadczonych usług;

e) wskazanie ustaleń umownych oraz innych porozumień biznesowych, zawartych przez organizację z innymi stronami wskazanymi w lit. d), niezbędnych do kontroli ryzyk dla bezpieczeństwa, przed którymi stoi organizacja, oraz ryzyk związanych z korzystaniem z wykonawców;

f) odesłania do dokumentacji wymaganej na podstawie niniejszego rozporządzenia.

4.5.1.2. Organizacja musi zapewnić złożenie rocznego sprawozdania dotyczącego bezpieczeństwa odpowiedniemu krajowemu organowi (lub odpowiednim krajowym organom) ds. bezpieczeństwa zgodnie z art. 9 ust. 6 dyrektywy (UE) 2016/798, obejmującego:

a) syntezę decyzji dotyczących poziomu znaczenia zmian związanych z bezpieczeństwem, w tym przegląd znaczących zmian, zgodnie z art. 18 ust. 1 rozporządzenia (UE) nr 402/2013;

b) cele organizacji w zakresie bezpieczeństwa na następny rok (następne lata) oraz określenie tego, w jaki sposób poważne ryzyka dla bezpieczeństwa wpływają na określenie tych celów w zakresie bezpieczeństwa;

c) wyniki wewnętrznych dochodzeń dotyczących wypadków lub incydentów (zob. pkt 7.1 Wyciąganie wniosków z wypadków i incydentów) oraz innych działań w zakresie monitorowania (zob. pkt 6.1 Monitorowanie, pkt 6.2 Audyt wewnętrzny i pkt 6.3 Przegląd zarządzania), zgodnie z art. 5 ust. 1 rozporządzenia (UE) nr 1078/2012 (²);

d) szczegółowe informacje dotyczące postępów w zastosowaniu się do niezamkniętych zaleceń krajowych organów dochodzeniowych (zob. pkt 7.1 Wyciąganie wniosków z wypadków i incydentów);

e) wskaźniki bezpieczeństwa określone przez organizację na potrzeby oceny wyników organizacji w zakresie bezpieczeństwa (zob. pkt 6.1 Monitorowanie);

f) w stosownych przypadkach wnioski zawarte w rocznym sprawozdaniu doradcy ds. bezpieczeństwa, o którym mowa w RID (³), na temat działalności organizacji w odniesieniu do transportu towarów niebezpiecznych (⁴).

4.5.2. Tworzenie i aktualizowanie

4.5.2.1. Organizacja musi zapewnić, by w przypadku tworzenia i aktualizowania dokumentacji dotyczącej systemu zarządzania bezpieczeństwem stosowane były odpowiednie formaty i nośniki.

4.5.3. Kontrola dokumentacji

4.5.3.1. Organizacja musi kontrolować dokumentację dotyczącą systemu zarządzania bezpieczeństwem, w szczególności jej przechowywanie, dystrybucję i kontrolę zmian, tak aby w stosownych przypadkach zapewnić jej dostępność, przydatność i ochronę.

4.6. Integracja czynników ludzkich i organizacyjnych

4.6.1. Organizacja musi wykazać systematyczne podejście w kwestii integracji czynników ludzkich i organizacyjnych w obrębie systemu zarządzania bezpieczeństwem. Podejście to:

a) obejmuje opracowanie strategii oraz wykorzystanie wiedzy fachowej i uznanych metod z dziedziny czynników ludzkich i organizacyjnych;

b) odnosi się do ryzyk związanych z konstrukcją i używaniem sprzętu, zadaniami, warunkami pracy i rozwiązaniami organizacyjnymi, przy uwzględnieniu możliwości i ograniczeń człowieka oraz wpływu na działania człowieka.

5. DZIAŁALNOŚĆ

5.1. Planowanie i nadzór nad działaniami operacyjnymi

5.1.1. W trakcie planowania, opracowywania, wdrażania i przeglądu swoich procesów operacyjnych organizacja musi zapewnić, by podczas prowadzenia działalności:

a) stosowane były kryteria akceptacji ryzyka i środki bezpieczeństwa (zob. pkt 3.1.1 Ocena ryzyka);

b) realizowany(-e) był(y) plan(y) służący(-e) osiągnięciu celów w zakresie bezpieczeństwa (zob. pkt 3.2 Cele w zakresie bezpieczeństwa i planowanie);

c) gromadzone były informacje na potrzeby pomiaru prawidłowego stosowania i skuteczności ustaleń operacyjnych (zob. pkt 6.1 Monitorowanie).

5.1.2. Organizacja musi zapewnić, by jej ustalenia operacyjne były zgodne z dotyczącymi bezpieczeństwa wymogami mających zastosowanie technicznych specyfikacji interoperacyjności i odpowiednich przepisów krajowych oraz wszelkimi innymi stosownymi wymogami (zob. pkt 1 Kontekst organizacji).

5.1.3. W celu kontrolowania ryzyk w przypadkach istotnych dla bezpieczeństwa działań operacyjnych (zob. pkt 3.1.1 Ocena ryzyka) uwzględnia się co najmniej:

a) planowanie istniejących lub nowych tras pociągów i nowych usług kolejowych, w tym wprowadzanie nowych typów pojazdów, konieczność dzierżawy pojazdów lub wynajęcia personelu od podmiotów zewnętrznych oraz wymianę informacji na temat utrzymania do celów operacyjnych z podmiotami odpowiedzialnymi za utrzymanie;

b) opracowywanie i wdrażanie rozkładów jazdy pociągów;

c) przygotowywanie pociągów lub pojazdów przed przemieszczeniem, obejmujące kontrole przed odjazdem i skład pociągu;

d) poruszanie się pociągów lub przemieszczanie pojazdów w różnych warunkach prowadzenia działalności (w warunkach normalnych, w sytuacji awarii oraz w sytuacji kryzysowej);

e) dostosowanie działalności do wniosków o wycofanie z eksploatacji oraz powiadomień o przywróceniu do eksploatacji wydanych przez podmioty odpowiedzialne za utrzymanie;

f) zezwolenia na przemieszczanie pojazdów;

g) możliwość użytkowania interfejsów w kabinach maszynisty i centrach sterowania pociągiem oraz z wyposażeniem wykorzystywanym przez pracowników odpowiedzialnych za utrzymanie.

5.1.4. W celu kontroli podziału odpowiedzialności w przypadkach istotnych dla bezpieczeństwa działań operacyjnych organizacja musi określić odpowiedzialność za koordynowanie bezpiecznego poruszania się pociągów i przemieszczania pojazdów oraz zarządzanie bezpiecznym poruszaniem się pociągów i przemieszczaniem pojazdów, jak również określić sposób podziału odpowiednich zadań mających wpływ na bezpieczne świadczenie wszystkich usług między kompetentnych pracowników w obrębie organizacji (zob. pkt 2.3 Funkcje, odpowiedzialność, rozliczalność i uprawnienia w ramach organizacji) oraz inne zewnętrzne kwalifikujące się podmioty w stosownych przypadkach (zob. pkt 5.3 Wykonawcy, partnerzy i dostawcy).

5.1.5. W celu kontroli informowania i komunikowania w przypadkach istotnych dla bezpieczeństwa działań operacyjnych (zob. pkt 4.4 Informowanie i komunikowanie) odpowiedni pracownicy (np. wchodzący w skład drużyn pociągowych) muszą zostać poinformowani o szczegółach wszelkich określonych warunków podróży, w tym o istotnych zmianach, które mogą prowadzić do zagrożeń, czasowych lub stałych ograniczeniach operacyjnych (np. w związku z określonym typem pojazdów lub z określonymi trasami), oraz o warunkach dotyczących nadzwyczajnych ładunków, w stosownych przypadkach.

5.1.6. W celu kontrolowania kompetencji w przypadkach istotnych dla bezpieczeństwa działań operacyjnych (zob. pkt 4.2 Kompetencje) organizacja musi zapewnić, zgodnie z mającymi zastosowanie przepisami (zob. pkt 1. Kontekst organizacji), w odniesieniu do swoich pracowników:

a) zgodność z obowiązującymi ich instrukcjami dotyczącymi szkolenia i pracy oraz podjęcie działań naprawczych w sytuacji, gdy są one wymagane;

b) specjalistyczne szkolenia w przypadku planowanych zmian mających wpływ na prowadzenie działalności lub na przypisane im zadania;

c) przyjęcie odpowiednich środków w następstwie wypadków i incydentów.

5.2. Zarządzanie składnikami aktywów

5.2.1. Organizacja musi zarządzać ryzykami dla bezpieczeństwa związanymi z rzeczowymi składnikami aktywów przez cały cykl życia tych aktywów (zob. pkt 3.1.1 Ocena ryzyka), tj. od projektu aż po zakończenie użytkowania, oraz spełniać wymagania w zakresie czynników ludzkich na wszystkich etapach cyklu życia.

5.2.2. Organizacja musi:

a) zapewnić, by składniki aktywów były wykorzystywane w zamierzonym celu przy jednoczesnym utrzymaniu ich bezpiecznego stanu eksploatacyjnego, w stosownych przypadkach zgodnie z art. 14 ust. 2 dyrektywy (UE) 2016/798, oraz ich oczekiwanego poziomu działania;

b) zarządzać składnikami aktywów w normalnych warunkach działalności i w sytuacji awarii;

c) wykrywać tak szybko, jak jest to w rozsądny sposób wykonalne, przypadki nieprzestrzegania wymogów eksploatacyjnych przed lub w trakcie eksploatacji składnika aktywów, co obejmuje również stosowanie ograniczeń użytkowania, jeśli jest to właściwe dla zapewnienia bezpiecznego stanu eksploatacyjnego składnika aktywów (zob. pkt 6.1 Monitorowanie).

5.2.3. Organizacja musi zapewnić, by jej ustalenia dotyczące zarządzania składnikami aktywów były w stosownych przypadkach zgodne ze wszystkimi zasadniczymi wymaganiami określonymi w odpowiednich technicznych specyfikacjach interoperacyjności oraz wszelkimi innymi stosownymi wymogami (zob. pkt 1. Kontekst organizacji).

5.2.4. W celu kontrolowania ryzyk w przypadkach istotnych dla zapewnianych usług utrzymania (zob. pkt 3.1.1 Ocena ryzyka) uwzględnia się co najmniej:

a) określenie potrzeb w zakresie utrzymania, tak aby utrzymywać składnik aktywów w bezpiecznym stanie eksploatacyjnym, na podstawie planowanego i faktycznego wykorzystania składnika aktywów oraz jego cech konstrukcyjnych;

b) zarządzanie wycofaniem składnika aktywów z eksploatacji na potrzeby utrzymania, w przypadku stwierdzenia usterek lub gdy stan składnika aktywów ulega pogorszeniu w stopniu przekraczającym granice bezpiecznego stanu eksploatacyjnego, o którym mowa w lit. a);

c) zarządzanie przywróceniem składnika aktywów do eksploatacji, z ewentualnymi ograniczeniami użytkowania po przeprowadzeniu konserwacji mającej na celu zapewnienie jego bezpiecznego stanu eksploatacyjnego;

d) zarządzanie sprzętem służącym do monitorowania i pomiarów, tak aby zapewnić, że jest on odpowiedni do zamierzonego celu.

5.2.5. W celu kontroli informowania i komunikowania w przypadkach istotnych dla bezpiecznego zarządzania aktywami (zob. pkt 4.4 Informowanie i komunikowanie) organizacja musi uwzględnić:

a) wymianę odpowiednich informacji w ramach organizacji lub z zewnętrznymi podmiotami odpowiedzialnymi za utrzymanie (zob. pkt 5.3 Wykonawcy, partnerzy i dostawcy), w szczególności informacji dotyczących związanych z bezpieczeństwem nieprawidłowości, wypadków i incydentów oraz dotyczących ewentualnych ograniczeń użytkowania składnika aktywów;

b) identyfikowalność wszystkich niezbędnych informacji, w tym informacji dotyczących lit. a) (zob. pkt 4.4 Informowanie i komunikowanie oraz pkt 4.5.3 Kontrola dokumentacji);

c) ustanowienie i utrzymywanie dokumentacji, w tym zarządzanie zmianami mającymi wpływ na bezpieczeństwo składników aktywów (zob. pkt 5.4 Zarządzanie zmianą).

5.3. Wykonawcy, partnerzy i dostawcy

5.3.1. Organizacja musi określić i kontrolować ryzyka dla bezpieczeństwa wynikające z działalności zleconej w ramach outsourcingu, w tym z działalności lub współpracy z wykonawcami, partnerami i dostawcami.

5.3.2. W celu kontrolowania ryzyk dla bezpieczeństwa, o których mowa w pkt 5.3.1, organizacja musi zdefiniować kryteria wyboru wykonawców, partnerów i dostawców oraz wymogi dotyczące umów, które podmioty te muszą spełniać, w tym:

a) wymogi prawne i inne wymogi związane z bezpieczeństwem (zob. pkt 1. Kontekst organizacji);

b) poziom kompetencji wymaganych do realizacji zadań określonych w umowie (zob. pkt 4.2 Kompetencje);

c) odpowiedzialność za wykonywane zadania;

d) oczekiwane wyniki w zakresie bezpieczeństwa, które mają być utrzymywane w trakcie obowiązywania umowy;

e) obowiązki dotyczące wymiany informacji związanych z bezpieczeństwem (zob. pkt 4.4 Informowanie i komunikowanie);

f) identyfikowalność dokumentów dotyczących bezpieczeństwa (zob. pkt 4.5 Dokumentacja).

5.3.3. Zgodnie z procesem określonym w art. 3 rozporządzenia (UE) nr 1078/2012 organizacja musi monitorować:

a) wyniki w zakresie bezpieczeństwa w przypadku wszystkich działań i operacji wykonawców, partnerów i dostawców, tak aby zapewnić, by spełniały one wymogi określone w umowie;

b) świadomość wykonawców, partnerów i dostawców co do ryzyk dla bezpieczeństwa, jakie niosą one ze sobą w odniesieniu do działalności organizacji.

5.4. Zarządzanie zmianą

5.4.1. Organizacja musi wdrażać i kontrolować zmiany w systemie zarządzania bezpieczeństwem w celu utrzymania lub poprawy wyników w zakresie bezpieczeństwa. Obejmuje to podejmowanie decyzji na poszczególnych etapach procesu zarządzania zmianą oraz późniejszy przegląd ryzyk dla bezpieczeństwa (zob. pkt 3.1.1 Ocena ryzyka).

5.5. Zarządzanie w sytuacji kryzysowej

5.5.1. Organizacja identyfikuje sytuacje kryzysowe oraz powiązane środki, które należy terminowo przedsięwziąć w celu zarządzania tymi sytuacjami (zob. pkt 3.1.1 Ocena ryzyka) i przywrócenia normalnych warunków prowadzenia działalności zgodnie z rozporządzeniem (UE) 2015/995 (⁵).

5.5.2. W odniesieniu do każdego zidentyfikowanego rodzaju sytuacji kryzysowej organizacja zapewnia:

a) możliwość natychmiastowego kontaktu ze służbami ratowniczymi;

b) przekazanie służbom ratowniczym wszystkich ważnych informacji zarówno z wyprzedzeniem, w celu przygotowania reakcji na sytuację kryzysową, jak i w czasie wystąpienia sytuacji kryzysowej;

c) udzielenie pierwszej pomocy przy użyciu zasobów wewnętrznych.

5.5.3. Organizacja określa i dokumentuje funkcje i obowiązki wszystkich stron zgodnie z rozporządzeniem (UE) 2015/995.

5.5.4. Organizacja posiada plany działania, procedury alarmowe oraz informacje na wypadek wystąpienia sytuacji kryzysowej, które obejmują ustalenia dotyczące:

a) alarmowania wszystkich pracowników odpowiedzialnych za zarządzanie w sytuacjach kryzysowych;

b) przekazywania informacji wszystkim stronom (np. zarządcom infrastruktury, wykonawcom, organom, służbom ratowniczym), w tym instrukcji postępowania w sytuacjach kryzysowych dla pasażerów;

c) podejmowania wszelkich decyzji wymaganych zgodnie z rodzajem sytuacji kryzysowej.

5.5.5. Organizacja musi opisać sposób podziału zasobów i środków na potrzeby zarządzania w sytuacji kryzysowej (zob. pkt 4.1 oraz sposób określenia wymogów szkoleniowych (zob. pkt 4.2 Kompetencje).

5.5.6. Ustalenia dotyczące sytuacji kryzysowych są okresowo testowane we współpracy z innymi zainteresowanymi stronami oraz w stosownych przypadkach aktualizowane.

5.5.7. Organizacja musi zapewnić zarządcy infrastruktury możliwość łatwego i niezwłocznego kontaktu z właściwymi kompetentnymi pracownikami z odpowiednią znajomością języków, jak również zapewnić mu odpowiednie informacje.

5.5.8. Organizacja musi posiadać procedurę na potrzeby skontaktowania się w sytuacji kryzysowej z podmiotem odpowiedzialnym za utrzymanie lub dysponentem pojazdu kolejowego.

6. OCENA WYNIKÓW

6.1. Monitorowanie

6.1.1. Zgodnie z rozporządzeniem (UE) nr 1078/2012 organizacja prowadzi monitorowanie w celu:

a) kontroli prawidłowego stosowania i skuteczności wszystkich procesów i procedur w ramach systemu zarządzania bezpieczeństwem, w tym operacyjnych, organizacyjnych i technicznych środków bezpieczeństwa;

b) kontroli prawidłowego stosowania systemu zarządzania bezpieczeństwem jako całości oraz kontroli tego, czy jego stosowanie przynosi oczekiwane wyniki;

c) zbadania, czy system zarządzania bezpieczeństwem spełnia wymogi niniejszego rozporządzenia;

d) określenia, wdrożenia i oceny skuteczności środków naprawczych (zob. pkt 7.2 Ciągłe doskonalenie), stosownie do sytuacji, w razie wykrycia jakiegokolwiek istotnego przypadku niezgodności z przepisami lit. a), b) i c).

6.1.2. Organizacja musi regularnie monitorować na wszystkich poziomach organizacji wyniki realizacji zadań związanych z bezpieczeństwem oraz interweniować, jeżeli zadania te nie są realizowane prawidłowo.

6.2. Audyt wewnętrzny

6.2.1. Organizacja musi przeprowadzać audyty wewnętrzne w sposób niezależny, bezstronny i przejrzysty, tak aby gromadzić i analizować informacje na potrzeby swoich działań w zakresie monitorowania (zob. pkt 6.1 Monitorowanie), obejmujący:

a) harmonogram planowanych audytów wewnętrznych, który można modyfikować w zależności od wyników poprzednich audytów i monitorowania wyników;

b) identyfikację i wybór audytorów o odpowiednich kompetencjach (zob. pkt 4.2 Kompetencje);

c) analizę i ocenę wyników audytów;

d) określenie konieczności zastosowania środków naprawczych lub doskonalących;

e) weryfikację wdrożenia i skuteczności tych środków;

f) dokumentację dotyczącą wykonania i wyników audytów;

g) przekazywanie wyników audytów kadrze kierowniczej wyższego szczebla.

6.3. Przegląd zarządzania

6.3.1. Kadra kierownicza wyższego szczebla musi dokonywać okresowych przeglądów stałej adekwatności i skuteczności systemu zarządzania bezpieczeństwem, obejmujących uwzględnienie co najmniej:

a) szczegółowych informacji na temat postępów w zakresie realizacji niewdrożonych jeszcze działań zidentyfikowanych w następstwie poprzednich przeglądów zarządzania;

b) zmieniających się uwarunkowań wewnętrznych i zewnętrznych (zob. pkt 1. Kontekst organizacji);

c) wyników organizacji w zakresie bezpieczeństwa dotyczących: (i) osiągnięcia jej celów w zakresie bezpieczeństwa;

(ii) wyników jej działań w zakresie monitorowania, w tym ustaleń z audytów wewnętrznych, oraz wewnętrznych dochodzeń prowadzonych w następstwie wypadków lub incydentów oraz statusu odpowiednich działań;

(iii) odpowiednich wyników działań w zakresie nadzoru prowadzonych przez krajowy organ ds. bezpieczeństwa;

d) zaleceń dotyczących doskonalenia.

6.3.2. Na podstawie wyników dokonanego przez siebie przeglądu zarządzania kadra kierownicza wyższego szczebla musi przyjąć ogólną odpowiedzialność za planowanie i wdrażanie niezbędnych zmian w systemie zarządzania bezpieczeństwem.

7. DOSKONALENIE

7.1. Wyciąganie wniosków z wypadków i incydentów

7.1.1. Wypadki i incydenty związane z działalnością kolejową organizacji muszą być:

a) zgłaszane, rejestrowane, badane i analizowane w celu określenia ich przyczyn;

b) w stosownych przypadkach zgłaszane organom krajowym.

7.1.2. Organizacja musi zapewnić, by:

a) zalecenia krajowego organu ds. bezpieczeństwa, krajowego organu dochodzeniowego oraz zalecenia wynikające z dochodzeń branżowych lub wewnętrznych były oceniane i, w stosownych przypadkach, wdrażane lub by zlecano ich wdrożenie;

b) analizowane i uwzględniane były stosowne sprawozdania lub informacje pochodzące od innych zainteresowanych stron, takich jak przedsiębiorstwa kolejowe, zarządcy infrastruktury, podmioty odpowiedzialne za utrzymanie i dysponenci pojazdów kolejowych.

7.1.3. Organizacja musi korzystać z informacji odnoszących się do dochodzeń na potrzeby przeglądu oceny ryzyka (zob. pkt 3.1.1 Ocena ryzyka), wyciągania wniosków w celu poprawy bezpieczeństwa oraz, w stosownych przypadkach, zastosowania środków naprawczych lub doskonalących (zob. pkt 5.4 Zarządzanie zmianą).

7.2. Ciągłe doskonalenie

7.2.1. Organizacja musi stale zwiększać adekwatność i skuteczność swojego systemu zarządzania bezpieczeństwem, uwzględniając ramy określone w rozporządzeniu (UE) nr 1078/2012, a co najmniej wyniki następujących działań:

a) monitorowania (zob. pkt 6.1 Monitorowanie);

b) audytu wewnętrznego (zob. pkt 6.2 Audyt wewnętrzny);

c) przeglądu zarządzania (zob. pkt 6.3 Przegląd zarządzania);

d) wyciągania wniosków z wypadków i incydentów (zob. pkt 7.1 Wyciąganie wniosków z wypadków i incydentów).

7.2.2. W ramach swoich procesów organizacyjnego uczenia się organizacja musi zapewnić środki motywowania pracowników i innych zainteresowanych stron do aktywnego działania na rzecz poprawy bezpieczeństwa.

7.2.3. Organizacja określa strategię ciągłego doskonalenia swojej kultury bezpieczeństwa, opartą na wykorzystaniu wiedzy fachowej i uznanych metod w celu zidentyfikowania kwestii behawioralnych mających wpływ na różne części systemu zarządzania bezpieczeństwem oraz wprowadzenia środków w celu uwzględnienia tych kwestii.

(¹) Rozporządzenie wykonawcze Komisji (UE) nr 402/2013 z dnia 30 kwietnia 2013 r. w sprawie wspólnej metody oceny bezpieczeństwa w zakresie wyceny i oceny ryzyka i uchylające rozporządzenie (WE) nr 352/2009 (Dz.U. L 121 z 3.5.2013, s. 8).

(²) Rozporządzenie Komisji (UE) nr 1078/2012 z dnia 16 listopada 2012 r. w sprawie wspólnej metody oceny bezpieczeństwa w odniesieniu do monitorowania, która ma być stosowana przez przedsiębiorstwa kolejowe i zarządców infrastruktury po otrzymaniu certyfikatu bezpieczeństwa lub autoryzacji bezpieczeństwa oraz przez podmioty odpowiedzialne za utrzymanie (Dz.U. L 320 z 17.11.2012, s. 8).

(³) Pkt 2.1 dodatku do załącznika I do dyrektywy (UE) 2016/798.

(⁴) Pkt 2.2 dodatku do załącznika I do dyrektywy (UE) 2016/798.

(⁵) Rozporządzenie Komisji (UE) 2015/995 z dnia 8 czerwca 2015 r. zmieniające decyzję 2012/ 7 5 7/UE w sprawie technicznej specyfikacji interoperacyjności w zakresie podsystemu „Ruch kolejowy" systemu kolei w Unii Europejskiej (Dz.U. L 16 5 z 30.6.2015, s. 1).

ZAŁĄCZNIK II

Wymogi dotyczące systemu zarządzania bezpieczeństwem w odniesieniu do zarządców infrastruktury

1. KONTEKST ORGANIZACJI

1.1. Organizacja musi:

a) opisać charakter i zakres swojej działalności;

b) wskazać poważne ryzyka dla bezpieczeństwa wynikające z jej działalności kolejowej, niezależnie od tego, czy jest ona prowadzona przez samą organizację, czy też przez wykonawców, partnerów lub dostawców będących pod jej kontrolą;

c) wskazać zainteresowane strony (np. organy regulacyjne, inne organy, przedsiębiorstwa kolejowe, zarządców infrastruktury, wykonawców, dostawców, partnerów), w tym strony poza systemem kolejowym, które mają znaczenie dla systemu zarządzania bezpieczeństwem;

d) wskazać i utrzymać wymogi prawne i inne wymogi związane z bezpieczeństwem pochodzące od zainteresowanych stron, o których mowa w lit. c);

e) zapewnić, by wymogi, o których mowa w lit. d), były uwzględniane przy opracowywaniu, wdrażaniu i utrzymaniu systemu zarządzania bezpieczeństwem;

f) opisać zakres systemu zarządzania bezpieczeństwem, wskazując, które części działalności są objęte tym zakresem i które nie są nim objęte, przy uwzględnieniu wymogów, o których mowa w lit. d).

1.2. Do celów niniejszego załącznika stosuje się następujące definicje:

a) „charakter" w odniesieniu do działalności kolejowej prowadzonej przez zarządców infrastruktury oznacza scharakteryzowanie tej działalności poprzez jej zakres, obejmujący projektowanie i budowę infrastruktury, utrzymanie infrastruktury, planowanie ruchu oraz zarządzanie i sterowanie ruchem, oraz poprzez wykorzystanie infrastruktury kolejowej, obejmujące linie konwencjonalne lub linie dużych prędkości oraz przewóz osób lub towarów;

b) „zakres" w odniesieniu do działalności kolejowej prowadzonej przez zarządców infrastruktury oznacza zakres scharakteryzowany przez długość torów linii kolejowych oraz szacowaną wielkość zarządcy infrastruktury pod względem liczby jego pracowników zatrudnionych w sektorze kolejowym.

2. PRZYWÓDZTWO

2.1. Przywództwo i zaangażowanie

2.1.1. Kadra kierownicza wyższego szczebla musi wykazać się przywództwem oraz zaangażowaniem w opracowanie, wdrożenie, utrzymanie i ciągłe doskonalenie systemu zarządzania bezpieczeństwem, poprzez:

a) przejęcie ogólnej rozliczalności i odpowiedzialności za bezpieczeństwo;

b) zapewnienie zaangażowania na rzecz bezpieczeństwa ze strony kierownictwa różnych szczebli w obrębie organizacji poprzez jego działania oraz w jego stosunkach z pracownikami i wykonawcami;

c) zapewnienie, by ustanowione zostały polityka w zakresie bezpieczeństwa i cele w zakresie bezpieczeństwa oraz aby ta polityka i te cele zostały zrozumiane oraz były zgodne ze strategicznym ukierunkowaniem organizacji;

d) zapewnienie zintegrowania wymogów dotyczących systemu zarządzania bezpieczeństwa z procesami biznesowymi organizacji;

e) zapewnienie dostępności zasobów niezbędnych dla systemu zarządzania bezpieczeństwem;

f) zapewnienie skuteczności systemu zarządzania bezpieczeństwem w kontrolowaniu ryzyk dla bezpieczeństwa stwarzanych przez organizację;

g) zachęcanie pracowników do wspierania działań na rzecz zapewnienia zgodności z wymogami dotyczącymi systemu zarządzania bezpieczeństwem;

h) promowanie ciągłego doskonalenia systemu zarządzania bezpieczeństwem;

i) zapewnienie, by bezpieczeństwo było uwzględniane przy identyfikacji ryzyk biznesowych organizacji i zarządzaniu tymi ryzykami oraz wyjaśnienie, w jaki sposób rozpoznawane i rozwiązywane będą konflikty między bezpieczeństwem a innymi celami biznesowymi;

j) promowanie pozytywnej kultury bezpieczeństwa.

2.2. Polityka w zakresie bezpieczeństwa

2.2.1. Dokument opisujący politykę organizacji w zakresie bezpieczeństwa jest formułowany na poziomie kadry kierowniczej wyższego szczebla i jest:

a) odpowiedni do charakteru organizacji i zakresu działalności kolejowej;

b) zatwierdzony przez dyrektora generalnego organizacji (lub przedstawiciela bądź przedstawicieli kadry kierowniczej wyższego szczebla);

c) aktywnie wdrażany, komunikowany i udostępniany wszystkim pracownikom.

2.2.2. Polityka w zakresie bezpieczeństwa musi:

a) zawierać zobowiązanie do spełnienia wszystkich wymogów prawnych i innych wymogów dotyczących bezpieczeństwa;

b) zapewniać ramy na potrzeby określania celów w zakresie bezpieczeństwa oraz oceny wyników organizacji w zakresie bezpieczeństwa względem tych celów;

c) zawierać zobowiązanie do kontrolowania ryzyk dla bezpieczeństwa będących wynikiem zarówno własnych działań, jak i działań innych podmiotów;

d) zawierać zobowiązanie do ciągłego doskonalenia systemu zarządzania bezpieczeństwem;

e) być utrzymywana zgodnie ze strategią biznesową oraz oceną wyników organizacji w zakresie bezpieczeństwa.

2.3. Funkcje, odpowiedzialność, rozliczalność i uprawnienia w ramach organizacji

2.3.1. Odpowiedzialność, rozliczalność i uprawnienia pracowników pełniących funkcje, które mają wpływ na bezpieczeństwo (w tym kadry kierowniczej oraz pozostałego personelu zaangażowanego w zadania związane z bezpieczeństwem), są definiowane dla każdego szczebla hierarchii służbowej w obrębie organizacji, zostają udokumentowane oraz są przypisane i komunikowane tym pracownikom.

2.3.2. Organizacja zapewnia, by pracownicy, którym powierzono odpowiedzialność za zadania związane z bezpieczeństwem, posiadali uprawnienia, kompetencje i odpowiednie zasoby na potrzeby wykonywania swoich zadań, bez bycia narażonym na negatywny wpływ działań innych funkcji biznesowych.

2.3.3. Powierzenie odpowiedzialności za zadania związane z bezpieczeństwem musi zostać udokumentowane, podane do wiadomości odpowiednich pracowników, zaakceptowane i zrozumiane.

2.3.4. Organizacja musi opisać przypisanie funkcji, o których mowa w pkt 2.3.1, do poszczególnych funkcji biznesowych w obrębie organizacji oraz - w stosownych przypadkach - poza organizacją (zob. pkt 5.3 Wykonawcy, partnerzy i dostawcy).

2.4. Konsultacje z pracownikami i innymi stronami

2.4.1. W stosownych przypadkach należy konsultować się z pracownikami, ich przedstawicielami oraz zewnętrznymi zainteresowanymi stronami przy opracowywaniu, utrzymywaniu i doskonaleniu systemu zarządzania bezpieczeństwem w odniesieniu do poszczególnych części, za które są oni odpowiedzialni, w tym w odniesieniu do aspektów bezpieczeństwa procedur operacyjnych.

2.4.2. Organizacja ułatwia konsultacje z pracownikami poprzez zapewnienie metod i środków angażowania pracowników, rejestrowania ich opinii oraz przedstawiania uwag na temat tych opinii.

3. PLANOWANIE

3.1. Działania mające na celu ograniczenie ryzyk

3.1.1. Ocena ryzyka

3.1.1.1. Organizacja musi:

a) wskazać i poddać analizie wszystkie ryzyka operacyjne, organizacyjne i techniczne istotne dla charakteru i zakresu działalności prowadzonej przez organizację. Ryzyka takie obejmują ryzyka wynikające z czynników ludzkich i organizacyjnych, takich jak obciążenie pracą, organizacja pracy, zmęczenie lub odpowiedniość procedur oraz działalność innych zainteresowanych stron (zob. pkt 1. Kontekst organizacji);

b) oszacować ryzyka, o których mowa w lit. a), w drodze zastosowania odpowiednich metod oceny ryzyka;

c) opracować i wdrożyć środki bezpieczeństwa, wraz z określeniem powiązanych obowiązków (zob. pkt 2.3 Funkcje, odpowiedzialność, rozliczalność i uprawnienia w ramach organizacji);

d) opracować system monitorowania skuteczności środków bezpieczeństwa (zob. pkt 6.1 Monitorowanie);

e) zidentyfikować potrzebę współpracy, w stosownych przypadkach, z innymi zainteresowanymi stronami (takimi jak przedsiębiorstwa kolejowe, zarządcy infrastruktury, producenci, dostawcy usług utrzymania, podmioty odpowiedzialne za utrzymanie, dysponenci pojazdów kolejowych, usługodawcy i podmioty zamawiające) w odniesieniu do wspólnych ryzyk oraz wdrożenia odpowiednich środków bezpieczeństwa;

f) poinformować pracowników i zaangażowane podmioty zewnętrzne o ryzykach (zob. pkt 4.4 Informowanie i komunikowanie).

3.1.1.2. Dokonując oceny ryzyka, organizacja uwzględnia potrzebę określenia, zapewnienia i utrzymania bezpiecznego środowiska pracy odpowiadającego wymogom obowiązujących przepisów, w szczególności dyrektywy 89/391/EWG.

3.1.2. Planowanie zmiany

3.1.2.1. Organizacja musi określić potencjalne ryzyka dla bezpieczeństwa oraz odpowiednie środki bezpieczeństwa (zob. pkt 3.1.1 Ocena ryzyka) przed wdrożeniem zmiany (zob. pkt 5.4 Zarządzanie zmianą) zgodnie z procesem zarządzania ryzykiem określonym w rozporządzeniu (UE) nr 402/2013, obejmującym uwzględnienie ryzyk dla bezpieczeństwa wynikających z samego procesu zmiany.

3.2. Cele w zakresie bezpieczeństwa i planowanie

3.2.1. Organizacja musi określić cele w zakresie bezpieczeństwa dla odpowiednich funkcji na odpowiednich poziomach w celu utrzymania oraz, gdy jest to wykonalne w sposób rozsądny, poprawy swoich wyników w zakresie bezpieczeństwa.

3.2.2. Cele w zakresie bezpieczeństwa muszą:

a) być spójne z polityką w zakresie bezpieczeństwa i celami strategicznymi organizacji (w stosownych przypadkach);

b) być powiązane z najważniejszymi ryzykami mającymi wpływ na wyniki organizacji w zakresie bezpieczeństwa;

c) być mierzalne;

d) uwzględniać obowiązujące wymogi prawne i inne wymogi;

e) być poddawane przeglądowi pod kątem ich osiągnięcia i w stosownych przypadkach zmieniane;

f) być komunikowane.

3.2.3. Organizacja musi posiadać plan(-y) opisujący(-e), w jaki sposób zamierza osiągnąć swoje cele w zakresie bezpieczeństwa.

3.2.4. Organizacja musi opisać strategię i plan(-y) wykorzystywane do monitorowania osiągnięcia celów w zakresie bezpieczeństwa (zob. pkt 6.1 Monitorowanie).

4. WSPARCIE

4.1. Zasoby

4.1.1. Organizacja zapewnia zasoby, w tym kompetentnych pracowników oraz skuteczne i użyteczne wyposażenie, potrzebne do ustanowienia, wdrożenia, utrzymania i ciągłego doskonalenia systemu zarządzania bezpieczeństwem.

4.2. Kompetencje

4.2.1. System zarządzania kompetencjami utrzymywany przez organizację musi zapewniać, by pracownicy pełniący funkcje mające wpływ na bezpieczeństwo byli kompetentni w odniesieniu do zadań związanych z bezpieczeństwem, za które są odpowiedzialni (zob. pkt 2.3 Funkcje, odpowiedzialność, rozliczalność i uprawnienia w ramach organizacji), i obejmować co najmniej:

a) określenie kompetencji (w tym wiedzy, umiejętności oraz zachowań i postaw o charakterze innym niż techniczny) wymaganych do celów zadań związanych z bezpieczeństwem;

b) zasady selekcji (podstawowy poziom wykształcenia, wymagana sprawność psychiczna i fizyczna);

c) początkowy poziom wyszkolenia, doświadczenia i kwalifikacji;

d) bieżące szkolenia i okresową aktualizację posiadanych kompetencji;

e) okresową ocenę kompetencji oraz badania sprawności psychicznej i fizycznej, aby zapewnić utrzymanie kwalifikacji i umiejętności z upływem czasu;

f) specjalistyczne szkolenia dotyczące odpowiednich części systemu zarządzania bezpieczeństwem, tak aby zapewnić wywiązywanie się z zadań związanych z bezpieczeństwem.

4.2.2. Organizacja musi zapewnić program szkoleń, o których mowa w pkt 4.2.1 lit. c), d) i f), dla pracowników wykonujących zadania związane z bezpieczeństwem, gwarantujący że:

a) program szkoleń jest realizowany zgodnie ze zidentyfikowanymi wymaganiami dotyczącymi kompetencji oraz indywidualnymi potrzebami pracowników;

b) w stosownych przypadkach szkolenia zapewniają pracownikom umiejętność działania w każdych warunkach prowadzenia działalności (w warunkach normalnych, w sytuacji awarii oraz w sytuacji kryzysowej);

c) czas trwania szkoleń oraz częstotliwość szkoleń odświeżających są odpowiednie do celów szkoleniowych;

d) dla wszystkich pracowników prowadzona jest dokumentacja szkoleń (zob. pkt 4.5.3 Kontrola dokumentacji);

e) program szkoleń jest regularnie poddawany przeglądowi i audytowi (zob. pkt 6.2. Audyt wewnętrzny), a w sytuacjach, gdy jest to konieczne, wprowadzane są w nim zmiany (zob. pkt 5.4 Zarządzanie zmianą).

4.2.3. Dla pracowników wprowadzono mechanizmy „powrotu do pracy" po wypadkach, incydentach lub długotrwałej nieobecności w pracy, obejmujące zapewnienie dodatkowych szkoleń w przypadku stwierdzenia takiej potrzeby.

4.3. Świadomość

4.3.1. Kadra kierownicza wyższego szczebla musi zapewnić, by zarówno jej członkowie, jak i pracownicy pełniący funkcje mające wpływ na bezpieczeństwo mieli świadomość znaczenia, wagi i konsekwencji swoich działań oraz tego, w jaki sposób przyczyniają się one do prawidłowego stosowania i skuteczności systemu zarządzania bezpieczeństwem, w tym do osiągnięcia celów w zakresie bezpieczeństwa (zob. pkt 3.2 Cele w zakresie bezpieczeństwa i planowanie).

4.4. Informowanie i komunikowanie

4.4.1. Organizacja musi określić odpowiednie kanały komunikacji w celu zapewnienia, by informacje dotyczące bezpieczeństwa były wymieniane między różnymi szczeblami organizacji oraz z zewnętrznymi zainteresowanymi stronami, w tym wykonawcami, partnerami i dostawcami.

4.4.2. Aby zapewnić, by informacje dotyczące bezpieczeństwa docierały do osób dokonujących osądów i podejmujących decyzje, organizacja musi zarządzać identyfikowaniem, otrzymywaniem, przetwarzaniem, generowaniem i rozpowszechnianiem informacji dotyczących bezpieczeństwa.

4.4.3. Organizacja musi zapewnić, by informacje dotyczące bezpieczeństwa były:

a) istotne, pełne oraz możliwe do zrozumienia przez docelowych użytkowników;

b) aktualne;

c) dokładne;

d) spójne;

e) skontrolowane (zob. pkt 4.5.3 Kontrola dokumentacji);

f) upowszechnione przed rozpoczęciem ich obowiązywania;

g) odebrane i zrozumiane.

4.5. Dokumentacja

4.5.1. Dokumentacja systemu zarządzania bezpieczeństwem

4.5.1.1. Istnieje opis systemu zarządzania bezpieczeństwem obejmujący:

a) wskazanie i opis procesów i działań związanych z bezpieczeństwem działalności kolejowej, w tym zadań związanych z bezpieczeństwem oraz związanej z nimi odpowiedzialności (zob. pkt 2.3 Funkcje, odpowiedzialność, rozliczalność i uprawnienia w ramach organizacji);

b) interakcje między tymi procesami;

c) procedury lub inne dokumenty opisujące sposób wdrożenia tych procesów;

d) wskazanie wykonawców, partnerów i dostawców wraz z opisem rodzaju i zakresu świadczonych usług;

e) wskazanie ustaleń umownych oraz innych porozumień biznesowych, zawartych przez organizację z innymi stronami wskazanymi w lit. d), niezbędnych do kontroli ryzyk dla bezpieczeństwa, przed którymi stoi organizacja, oraz ryzyk związanych z korzystaniem z wykonawców;

f) odesłania do dokumentacji wymaganej na podstawie niniejszego rozporządzenia.

4.5.1.2. Organizacja musi zapewnić złożenie rocznego sprawozdania dotyczącego bezpieczeństwa odpowiedniemu krajowemu organowi (lub odpowiednim krajowym organom) ds. bezpieczeństwa zgodnie z art. 9 ust. 6 dyrektywy (UE) 2016/798, obejmującego:

a) syntezę decyzji dotyczących poziomu znaczenia zmian związanych z bezpieczeństwem, w tym przegląd znaczących zmian, zgodnie z art. 18 ust. 1 rozporządzenia (UE) nr 402/2013;

b) cele organizacji w zakresie bezpieczeństwa na następny rok (następne lata) oraz określenie tego, w jaki sposób poważne ryzyka dla bezpieczeństwa wpływają na określenie tych celów w zakresie bezpieczeństwa;

c) wyniki wewnętrznych dochodzeń dotyczących wypadków lub incydentów (zob. pkt 7.1 Wyciąganie wniosków z wypadków i incydentów) oraz innych działań w zakresie monitorowania (zob. pkt 6.1 Monitorowanie, pkt 6.2 Audyt wewnętrzny i pkt 6.3 Przegląd zarządzania), zgodnie z art. 5 ust. 1 rozporządzenia (UE) nr 1078/2012;

d) szczegółowe informacje dotyczące postępów w zastosowaniu się do niezamkniętych zaleceń krajowych organów dochodzeniowych (zob. pkt 7.1 Wyciąganie wniosków z wypadków i incydentów);

e) wskaźniki bezpieczeństwa określone przez organizację na potrzeby oceny wyników organizacji w zakresie bezpieczeństwa (zob. pkt 6.1 Monitorowanie);

f) w stosownych przypadkach wnioski zawarte w rocznym sprawozdaniu doradcy ds. bezpieczeństwa, o którym mowa w RID (¹), na temat działalności organizacji w odniesieniu do transportu towarów niebezpiecznych (²).

4.5.2. Tworzenie i aktualizowanie

4.5.2.1. Organizacja musi zapewnić, by w przypadku tworzenia i aktualizowania dokumentacji dotyczącej systemu zarządzania bezpieczeństwem stosowane były odpowiednie formaty i nośniki.

4.5.3. Kontrola dokumentacji

4.5.3.1. Organizacja musi kontrolować dokumentację dotyczącą systemu zarządzania bezpieczeństwem, w szczególności jej przechowywanie, dystrybucję i kontrolę zmian, tak aby w stosownych przypadkach zapewnić jej dostępność, przydatność i ochronę.

4.6. Integracja czynników ludzkich i organizacyjnych

4.6.1. Organizacja musi wykazać systematyczne podejście w kwestii integracji czynników ludzkich i organizacyjnych w obrębie systemu zarządzania bezpieczeństwem. Podejście to:

a) obejmuje opracowanie strategii oraz wykorzystanie wiedzy fachowej i uznanych metod z dziedziny czynników ludzkich i organizacyjnych;

b) odnosi się do ryzyk związanych z konstrukcją i używaniem sprzętu, zadaniami, warunkami pracy i rozwiązaniami organizacyjnymi, przy uwzględnieniu możliwości i ograniczeń człowieka oraz wpływu na działania człowieka.

5. DZIAŁALNOŚĆ

5.1. Planowanie i nadzór nad działaniami operacyjnymi

5.1.1. W trakcie planowania, opracowywania, wdrażania i przeglądu swoich procesów operacyjnych organizacja musi zapewnić, by podczas prowadzenia działalności:

a) stosowane były kryteria akceptacji ryzyka i środki bezpieczeństwa (zob. pkt 3.1.1 Ocena ryzyka);

b) realizowany(-e) był(y) plan(y) służący(-e) osiągnięciu celów w zakresie bezpieczeństwa (zob. pkt 3.2 Cele w zakresie bezpieczeństwa i planowanie);

c) gromadzone były informacje na potrzeby pomiaru prawidłowego stosowania i skuteczności ustaleń operacyjnych (zob. pkt 6.1 Monitorowanie).

5.1.2. Organizacja musi zapewnić, by jej ustalenia operacyjne były zgodne z dotyczącymi bezpieczeństwa wymogami mających zastosowanie technicznych specyfikacji interoperacyjności i odpowiednich przepisów krajowych oraz wszelkimi innymi stosownymi wymogami (zob. pkt 1 Kontekst organizacji).

5.1.3. W celu kontrolowania ryzyk w przypadkach istotnych dla bezpieczeństwa działań operacyjnych (zob. pkt 3.1.1 Ocena ryzyka) uwzględnia się co najmniej:

a) określenie granic bezpiecznego transportu na potrzeby planowania ruchu i sterowania ruchem w oparciu o cechy konstrukcyjne infrastruktury;

b) planowanie ruchu, w tym rozkład jazdy i alokację tras pociągów;

c) zarządzanie ruchem w czasie rzeczywistym w trybie normalnym i w trybach awaryjnych przy zastosowaniu ograniczeń użytkowania oraz zarządzanie zakłóceniami w ruchu;

d) określanie warunków dla transportu ładunków nadzwyczajnych.

5.1.4. W celu kontroli podziału odpowiedzialności w przypadkach istotnych dla bezpieczeństwa działań operacyjnych organizacja musi określić odpowiedzialność za planowanie i eksploatację sieci kolejowej, jak również określić sposób podziału odpowiednich zadań mających wpływ na bezpieczne świadczenie wszystkich usług między kompetentnych pracowników w obrębie organizacji (zob. pkt 2.3 Funkcje, odpowiedzialność, rozliczalność i uprawnienia w ramach organizacji) oraz inne zewnętrzne kwalifikujące się podmioty w stosownych przypadkach (zob. pkt 5.3 Wykonawcy, partnerzy i dostawcy).

5.1.5. W celu kontroli informowania i komunikowania w przypadkach istotnych dla bezpieczeństwa działań operacyjnych (zob. pkt 4.4 Informowanie i komunikowanie) odpowiedni pracownicy (np. dyżurni ruchu) muszą zostać poinformowani o szczególnych wymogach dotyczących tras pociągów oraz przemieszczania pojazdów, w tym o istotnych zmianach, które mogą prowadzić do zagrożeń, czasowych lub stałych ograniczeniach operacyjnych (np. w związku z utrzymaniem torów), oraz o warunkach dotyczących nadzwyczajnych ładunków, w stosownych przypadkach.

5.1.6. W celu kontrolowania kompetencji w przypadkach istotnych dla bezpieczeństwa działań operacyjnych (zob. pkt 4.2 Kompetencje) organizacja musi zapewnić, zgodnie z mającymi zastosowanie przepisami (zob. pkt 1. Kontekst organizacji), w odniesieniu do swoich pracowników:

a) zgodność z obowiązującymi ich instrukcjami dotyczącymi szkolenia i pracy oraz podjęcie działań naprawczych w sytuacji, gdy są one wymagane;

b) specjalistyczne szkolenia w przypadku planowanych zmian mających wpływ na prowadzenie działalności lub na przypisane im zadania;

c) przyjęcie odpowiednich środków w następstwie wypadków i incydentów.

5.2. Zarządzanie składnikami aktywów

5.2.1. Organizacja musi zarządzać ryzykami dla bezpieczeństwa związanymi z rzeczowymi składnikami aktywów przez cały cykl życia tych aktywów (zob. pkt 3.1.1 Ocena ryzyka), tj. od projektu aż po zakończenie użytkowania, oraz spełniać wymagania w zakresie czynników ludzkich na wszystkich etapach cyklu życia.

5.2.2. Organizacja musi:

a) zapewnić, by składniki aktywów były wykorzystywane zgodnie z przeznaczeniem przy jednoczesnym utrzymaniu ich bezpiecznego stanu eksploatacyjnego oraz ich oczekiwanego poziomu działania;

b) zarządzać składnikami aktywów w normalnych warunkach działalności i w sytuacji awarii;

c) wykrywać tak szybko, jak jest to w rozsądny sposób wykonalne, przypadki nieprzestrzegania wymogów eksploatacyjnych przed lub w trakcie eksploatacji składnika aktywów, co obejmuje również stosowanie ograniczeń użytkowania, jeśli jest to właściwe dla zapewnienia bezpiecznego stanu eksploatacyjnego składnika aktywów (zob. pkt 6.1 Monitorowanie).

5.2.3. Organizacja musi zapewnić, by jej ustalenia dotyczące zarządzania składnikami aktywów były w stosownych przypadkach zgodne ze wszystkimi zasadniczymi wymaganiami określonymi w odpowiednich technicznych specyfikacjach interoperacyjności oraz wszelkimi innymi stosownymi wymogami (zob. pkt 1. Kontekst organizacji).

5.2.4. W celu kontrolowania ryzyk w przypadkach istotnych dla zapewnianych usług utrzymania (zob. pkt 3.1.1 Ocena ryzyka) uwzględnia się co najmniej:

a) określenie potrzeb w zakresie utrzymania, tak aby utrzymywać infrastrukturę w bezpiecznym stanie eksploatacyjnym, na podstawie planowanego i faktycznego wykorzystania infrastruktury oraz jej cech konstrukcyjnych;

b) zarządzanie wycofaniem składnika aktywów z eksploatacji na potrzeby utrzymania, w przypadku stwierdzenia usterek lub gdy stan składnika aktywów ulega pogorszeniu w stopniu przekraczającym granice bezpiecznego stanu eksploatacyjnego, o którym mowa w lit. a);

c) zarządzanie przywróceniem składnika aktywów do eksploatacji, z ewentualnymi ograniczeniami użytkowania po przeprowadzeniu konserwacji mającej na celu zapewnienie jego bezpiecznego stanu eksploatacyjnego;

d) zarządzanie sprzętem służącym do monitorowania i pomiarów, tak aby zapewnić, że jest on odpowiedni do zamierzonego celu.

5.2.5. W celu kontroli informowania i komunikowania w przypadkach istotnych dla bezpiecznego zarządzania aktywami (zob. pkt 4.4 Informowanie i komunikowanie) organizacja musi uwzględnić:

a) wymianę odpowiednich informacji w ramach organizacji lub z zewnętrznymi podmiotami odpowiedzialnymi za utrzymanie (zob. pkt 5.3 Wykonawcy, partnerzy i dostawcy), w szczególności informacji dotyczących związanych z bezpieczeństwem nieprawidłowości, wypadków i incydentów oraz dotyczących ewentualnych ograniczeń użytkowania składnika aktywów;

b) identyfikowalność wszystkich niezbędnych informacji, w tym informacji dotyczących lit. a) (zob. pkt 4.4 Informowanie i komunikowanie oraz pkt 4.5.3 Kontrola dokumentacji);

c) ustanowienie i utrzymywanie dokumentacji, w tym zarządzanie zmianami mającymi wpływ na bezpieczeństwo składników aktywów (zob. pkt 5.4 Zarządzanie zmianą).

5.3. Wykonawcy, partnerzy i dostawcy

5.3.1. Organizacja musi określić i kontrolować ryzyka dla bezpieczeństwa wynikające z działalności zleconej w ramach outsourcingu, w tym z działalności lub współpracy z wykonawcami, partnerami i dostawcami.

5.3.2. W celu kontrolowania ryzyk dla bezpieczeństwa, o których mowa w pkt 5.3.1, organizacja musi zdefiniować kryteria wyboru wykonawców, partnerów i dostawców oraz wymogi dotyczące umów, które podmioty te muszą spełniać, w tym:

a) wymogi prawne i inne wymogi związane z bezpieczeństwem (zob. pkt 1. Kontekst organizacji);

b) poziom kompetencji wymaganych do realizacji zadań określonych w umowie (zob. pkt 4.2 Kompetencje);

c) odpowiedzialność za wykonywane zadania;

d) oczekiwane wyniki w zakresie bezpieczeństwa, które mają być utrzymywane w trakcie obowiązywania umowy;

e) obowiązki dotyczące wymiany informacji związanych z bezpieczeństwem (zob. pkt 4.4 Informowanie i komunikowanie);

f) identyfikowalność dokumentów dotyczących bezpieczeństwa (zob. pkt 4.5 Dokumentacja).

5.3.3. Zgodnie z procesem określonym w art. 3 rozporządzenia (UE) nr 1078/2012 organizacja musi monitorować:

a) wyniki w zakresie bezpieczeństwa w przypadku wszystkich działań i operacji wykonawców, partnerów i dostawców, tak aby zapewnić, by spełniały one wymogi określone w umowie;

b) świadomość wykonawców, partnerów i dostawców co do ryzyk dla bezpieczeństwa, jakie niosą one ze sobą w odniesieniu do działalności organizacji.

5.4. Zarządzanie zmianą

5.4.1. Organizacja musi wdrażać i kontrolować zmiany w systemie zarządzania bezpieczeństwem w celu utrzymania lub poprawy wyników w zakresie bezpieczeństwa. Obejmuje to podejmowanie decyzji na poszczególnych etapach procesu zarządzania zmianą oraz późniejszy przegląd ryzyk dla bezpieczeństwa (zob. pkt 3.1.1 Ocena ryzyka).

5.5. Zarządzanie w sytuacji kryzysowej

5.5.1. Organizacja identyfikuje sytuacje kryzysowe oraz powiązane środki, które należy terminowo przedsięwziąć w celu zarządzania tymi sytuacjami (zob. pkt 3.1.1 Ocena ryzyka) i przywrócenia normalnych warunków prowadzenia działalności zgodnie z rozporządzeniem (UE) 2015/995.

5.5.2. W odniesieniu do każdego zidentyfikowanego rodzaju sytuacji kryzysowej organizacja zapewnia:

a) możliwość natychmiastowego kontaktu ze służbami ratowniczymi;

b) przekazanie służbom ratowniczym wszystkich ważnych informacji zarówno z wyprzedzeniem, w celu przygotowania reakcji na sytuację kryzysową, jak i w czasie wystąpienia sytuacji kryzysowej;

c) udzielenie pierwszej pomocy przy użyciu zasobów wewnętrznych.

5.5.3. Organizacja określa i dokumentuje funkcje i obowiązki wszystkich stron zgodnie z rozporządzeniem (UE) 2015/995.

5.5.4. Organizacja posiada plany działania, procedury alarmowe oraz informacje na wypadek zaistnienia sytuacji kryzysowej, które obejmują ustalenia dotyczące:

a) alarmowania wszystkich pracowników odpowiedzialnych za zarządzanie w sytuacjach kryzysowych;

b) przekazywania informacji wszystkim stronom (np. przedsiębiorstwom kolejowym, wykonawcom, organom, służbom ratowniczym), w tym instrukcji postępowania w sytuacjach kryzysowych dla pasażerów;

c) podejmowania wszelkich decyzji wymaganych zgodnie z rodzajem sytuacji kryzysowej.

5.5.5. Organizacja musi opisać sposób podziału zasobów i środków na potrzeby zarządzania w sytuacji kryzysowej (zob. pkt 4.1 oraz sposób określenia wymogów szkoleniowych (zob. pkt 4.2 Kompetencje).

5.5.6. Ustalenia dotyczące sytuacji kryzysowych są okresowo testowane we współpracy z innymi zainteresowanymi stronami oraz w stosownych przypadkach aktualizowane.

5.5.7. Organizacja musi koordynować plany na wypadek sytuacji kryzysowych ze wszystkimi przedsiębiorstwami kolejowymi prowadzącymi działalność z wykorzystaniem infrastruktury organizacji, ze służbami ratunkowymi, tak aby ułatwić ich szybką interwencję, a także ze wszystkimi innymi stronami, które mogłyby być zaangażowane w sytuację kryzysową.

5.5.8. Organizacja posiada mechanizmy niezwłocznego zatrzymywania eksploatacji i ruchu kolejowego w razie potrzeby oraz informowania wszystkich zainteresowanych stron o podjętych działaniach.

5.5.9. W przypadku infrastruktury transgranicznej współpraca między właściwymi zarządcami infrastruktury musi ułatwiać niezbędną koordynację i gotowość właściwych służb ratunkowych po obydwu stronach granicy.

6. OCENA WYNIKÓW

6.1. Monitorowanie

6.1.1. Zgodnie z rozporządzeniem (UE) nr 1078/2012 organizacja prowadzi monitorowanie w celu:

a) kontroli prawidłowego stosowania i skuteczności wszystkich procesów i procedur w ramach systemu zarządzania bezpieczeństwem, w tym operacyjnych, organizacyjnych i technicznych środków bezpieczeństwa;

b) kontroli prawidłowego stosowania systemu zarządzania bezpieczeństwem jako całości oraz kontroli tego, czy jego stosowanie przynosi oczekiwane wyniki;

c) zbadania, czy system zarządzania bezpieczeństwem spełnia wymogi niniejszego rozporządzenia;

d) określenia, wdrożenia i oceny skuteczności środków naprawczych (zob. pkt 7.2 Ciągłe doskonalenie), stosownie do sytuacji, w razie wykrycia jakiegokolwiek istotnego przypadku niezgodności z przepisami lit. a), b) i c).

6.1.2. Organizacja musi regularnie monitorować na wszystkich poziomach organizacji wyniki realizacji zadań związanych z bezpieczeństwem oraz interweniować, jeżeli zadania te nie są realizowane prawidłowo.

6.2. Audyt wewnętrzny

6.2.1. Organizacja musi przeprowadzać audyty wewnętrzne w sposób niezależny, bezstronny i przejrzysty, tak aby gromadzić i analizować informacje na potrzeby swoich działań w zakresie monitorowania (zob. pkt 6.1 Monitorowanie), obejmujący:

a) harmonogram planowanych audytów wewnętrznych, który można modyfikować w zależności od wyników poprzednich audytów i monitorowania wyników;

b) identyfikację i wybór audytorów o odpowiednich kompetencjach (zob. pkt 4.2 Kompetencje);

c) analizę i ocenę wyników audytów;

d) określenie konieczności zastosowania środków naprawczych lub doskonalących;

e) weryfikację wdrożenia i skuteczności tych środków;

f) dokumentację dotyczącą wykonania i wyników audytów;

g) przekazywanie wyników audytów kadrze kierowniczej wyższego szczebla.

6.3. Przegląd zarządzania

6.3.1. Kadra kierownicza wyższego szczebla musi dokonywać okresowych przeglądów stałej adekwatności i skuteczności systemu zarządzania bezpieczeństwem, obejmujących uwzględnienie co najmniej:

a) szczegółowych informacji na temat postępów w zakresie realizacji niewdrożonych jeszcze działań zidentyfikowanych w następstwie poprzednich przeglądów zarządzania;

b) zmieniających się uwarunkowań wewnętrznych i zewnętrznych (zob. pkt 1. Kontekst organizacji);

c) wyników organizacji w zakresie bezpieczeństwa dotyczących:

(i) osiągnięcia jej celów w zakresie bezpieczeństwa;

(ii) wyników jej działań w zakresie monitorowania, w tym ustaleń z audytów wewnętrznych, oraz wewnętrznych dochodzeń prowadzonych w następstwie wypadków lub incydentów oraz statusu odpowiednich działań;

(iii) odpowiednich wyników działań w zakresie nadzoru prowadzonych przez krajowy organ ds. bezpieczeństwa;

d) zaleceń dotyczących doskonalenia.

6.3.2. Na podstawie wyników dokonanego przez siebie przeglądu zarządzania kadra kierownicza wyższego szczebla musi przyjąć ogólną odpowiedzialność za planowanie i wdrażanie niezbędnych zmian w systemie zarządzania bezpieczeństwem.

7. DOSKONALENIE

7.1. Wyciąganie wniosków z wypadków i incydentów

7.1.1. Wypadki i incydenty związane z działalnością kolejową organizacji muszą być:

a) zgłaszane, rejestrowane, badane i analizowane w celu określenia ich przyczyn;

b) w stosownych przypadkach zgłaszane organom krajowym.

7.1.2. Organizacja musi zapewnić, by:

a) zalecenia krajowego organu ds. bezpieczeństwa, krajowego organu dochodzeniowego oraz zalecenia wynikające z dochodzeń branżowych lub wewnętrznych były oceniane i, w stosownych przypadkach, wdrażane lub by zlecano ich wdrożenie;

b) analizowane i uwzględniane były stosowne sprawozdania lub informacje pochodzące od innych zainteresowanych stron, takich jak przedsiębiorstwa kolejowe, zarządcy infrastruktury, podmioty odpowiedzialne za utrzymanie i dysponenci pojazdów kolejowych.

7.1.3. Organizacja musi korzystać z informacji odnoszących się do dochodzeń na potrzeby przeglądu oceny ryzyka (zob. pkt 3.1.1 Ocena ryzyka), wyciągania wniosków w celu poprawy bezpieczeństwa oraz, w stosownych przypadkach, zastosowania środków naprawczych lub doskonalących (zob. pkt 5.4 Zarządzanie zmianą).

7.2. Ciągłe doskonalenie

7.2.1. Organizacja musi stale zwiększać adekwatność i skuteczność swojego systemu zarządzania bezpieczeństwem, uwzględniając ramy określone w rozporządzeniu (UE) nr 1078/2012, a co najmniej wyniki następujących działań:

a) monitorowania (zob. pkt 6.1 Monitorowanie);

b) audytu wewnętrznego (zob. pkt 6.2 Audyt wewnętrzny);

c) przeglądu zarządzania (zob. pkt 6.3 Przegląd zarządzania);

d) wyciągania wniosków z wypadków i incydentów (zob. pkt 7.1 Wyciąganie wniosków z wypadków i incydentów).

7.2.2. W ramach swoich procesów organizacyjnego uczenia się organizacja musi zapewnić środki motywowania pracowników i innych zainteresowanych stron do aktywnego działania na rzecz poprawy bezpieczeństwa.

7.2.3. Organizacja określa strategię ciągłego doskonalenia swojej kultury bezpieczeństwa, opartą na wykorzystaniu wiedzy fachowej i uznanych metod w celu zidentyfikowania kwestii behawioralnych mających wpływ na różne części systemu zarządzania bezpieczeństwem oraz wprowadzenia środków w celu uwzględnienia tych kwestii.

(¹) Pkt 2.1 dodatku do załącznika I do dyrektywy (UE) 2016/798.

(²) Pkt 2.2 dodatku do załącznika I do dyrektywy (UE) 2016/798.