PARLAMENT EUROPEJSKI I RADA UNII EUROPEJSKIEJ,

uwzględniając Traktat o funkcjonowaniu Unii Europejskiej, w szczególności jego art. 21 ust. 2,

uwzględniając wniosek Komisji Europejskiej,

po przekazaniu projektu aktu ustawodawczego parlamentom narodowym,

uwzględniając opinię Europejskiego Komitetu Ekonomiczno-Społecznego (¹),

stanowiąc zgodnie ze zwykłą procedurą ustawodawczą (²),

a także mając na uwadze, co następuje:

(1) Unia obrała za cel utrzymanie i rozwój przestrzeni wolności, bezpieczeństwa i sprawiedliwości bez wewnętrznych granic, w której zapewniony jest swobodny przepływ osób. Aby zagwarantować swobodny obieg dokumentów urzędowych w obrębie Unii i tym samym promować swobodny przepływ jej obywateli, Unia powinna przyjąć konkretne środki dla uproszczenia istniejących wymogów administracyjnych dotyczących przedkładania w jednym państwie członkowskim określonych dokumentów urzędowych wydanych przez organy innego państwa członkowskiego.

(2) Wszystkie państwa członkowskie są umawiającymi się stronami Konwencji haskiej z 5 października 1961 r. znoszącej wymóg legalizacji zagranicznych dokumentów urzędowych (zwanej dalej "konwencją o apostille"), która wprowadziła system uproszczonego obiegu dokumentów urzędowych wydanych przez umawiające się strony tej konwencji.

(3) Zgodnie z zasadą wzajemnego zaufania i w celu promowania swobodnego przepływu osób w obrębie Unii niniejsze rozporządzenie powinno ustanowić system dalszego uproszczenia formalności administracyjnych dotyczących obiegu dokumentów urzędowych i ich kopii poświadczonych za zgodność z oryginałem, kiedy takie dokumenty urzędowe i ich kopie poświadczone za zgodność z oryginałem zostały wydane przez organ jednego państwa członkowskiego do celów przedłożenia w innym państwie członkowskim.

(4) System ustanowiony w niniejszym rozporządzeniu nie powinien wpływać na uprawnienia osób mogących nadal korzystać, jeśli chcą, z innych systemów, które zwalniają dokumenty urzędowe z legalizacji lub podobnej czynności i które mają zastosowanie między państwami członkowskimi. W szczególności niniejsze rozporządzenie należy traktować jako instrument odrębny i niezależny od konwencji o apostille.

(5) Należy zachować współistnienie systemu ustanowionego w niniejszym rozporządzeniu i innych systemów mających zastosowanie między państwami członkowskimi. Co do konwencji o apostille, należy wyłączyć możliwość wymagania przez organy państw członkowskich apostille, gdy dana osoba przedkłada dokument urzędowy objęty niniejszym rozporządzeniem i wydany w innym państwie członkowskim, przy czym niniejsze rozporządzenie nie powinno uniemożliwiać państwom członkowskim wydawania apostille, jeżeli osoba zdecyduje się o to zwrócić. Ponadto niniejsze rozporządzenie nie powinno uniemożliwiać osobie dalszego korzystania w jednym państwie członkowskim z apostille wydanej w innym państwie członkowskim. W związku z tym, na żądanie danej osoby, konwencja o apostille może być nadal stosowana w stosunkach między państwami członkowskimi. W przypadku gdy osoba zwraca się o wydanie apostille do dokumentu urzędowego objętego niniejszym rozporządzeniem, organy krajowe wydające apostille powinny w odpowiedni sposób poinformować ją, że w ramach systemu ustanowionego w niniejszym rozporządzeniu apostille nie jest już konieczna, jeżeli osoba ta zamierza przedłożyć dokument w innym państwie członkowskim. W każdym razie państwa członkowskie powinny udostępnić tę informację za pomocą wszelkich odpowiednich metod.

(6) Niniejsze rozporządzenie powinno obejmować dokumenty urzędowe, które zostały wydane przez organy państwa członkowskiego zgodnie z jego prawem krajowym i których głównym celem jest stwierdzenie jednego z następujących faktów: urodzenie, pozostawanie osoby przy życiu, zgon, imię i nazwisko, małżeństwo (w tym zdolność do zawarcia małżeństwa oraz stan cywilny), rozwód, separacja prawna lub unieważnienie małżeństwa, zarejestrowany związek partnerski (w tym zdolność do zawarcia zarejestrowanego związku partnerskiego i status związany z zarejestrowanym związkiem partnerskim), rozwiązanie związku partnerskiego, separacja prawna lub unieważnienie zarejestrowanego związku partnerskiego, pochodzenie dziecka, przysposobienie, miejsce zamieszkania lub miejsce pobytu lub obywatelstwo. Niniejsze rozporządzenie powinno również obejmować dokumenty urzędowe wydawane danej osobie przez państwo członkowskie, którego jest obywatelem, w celu poświadczenia, że osoba ta nie została wpisana do rejestru karnego. Ponadto niniejsze rozporządzenie powinno obejmować dokumenty urzędowe, których przedstawienia można wymagać od obywateli Unii mających miejsce zamieszkania w państwie członkowskim, którego nie są obywatelami, jeżeli zgodnie z odpowiednim prawodawstwem Unii wyrażają wolę głosowania lub kandydowania w wyborach do Parlamentu Europejskiego lub w wyborach lokalnych w państwie członkowskim, w którym mają miejsce zamieszkania.

(7) Niniejsze rozporządzenie nie powinno zobowiązywać państw członkowskich do wydawania dokumentów urzędowych, które nie są przewidziane w prawie krajowym tych państw.

(8) Niniejsze rozporządzenie powinno mieć także zastosowanie do poświadczonych za zgodność z oryginałem kopii dokumentów urzędowych wydanych przez właściwy organ państwa członkowskiego, w którym wydano oryginalny dokument urzędowy. Niniejsze rozporządzenie nie dotyczy jednak kopii kopii poświadczonych za zgodność z oryginałem.

(9) Niniejsze rozporządzenie powinno także dotyczyć elektronicznych wersji dokumentów urzędowych i wielojęzycznych standardowych formularzy odpowiednich do wymiany elektronicznej. Jednak każde państwo członkowskie powinno postanowić zgodnie ze swoim prawem krajowym, czy i na jakich warunkach można przedkładać dokumenty urzędowe i wielojęzyczne standardowe formularze w formie elektronicznej.

(10) Niniejsze rozporządzenie nie powinno mieć zastosowania do paszportów ani do dokumentów tożsamości wydawanych w państwie członkowskim, gdyż dokumenty takie nie podlegają legalizacji lub podobnej czynności w przypadku przedłożenia w innym państwie członkowskim.

(11) Niniejsze rozporządzenie, a w szczególności ustanowiony w nim mechanizm współpracy administracyjnej, nie powinien mieć zastosowania do dokumentów stanu cywilnego wydanych na podstawie odpowiednich konwencji Międzynarodowej Komisji Stanu Cywilnego (zwanych dalej "konwencjami MKSC").

(12) Dokumenty urzędowe w sprawie zmiany imienia lub nazwiska powinny być także uznawane za dokumenty, których głównym celem jest ustalenie imienia i nazwiska danej osoby.

(13) Pojęcie "stan cywilny" należy interpretować jako pojęcie odnoszące się do stanu danej osoby w zakresie: pozostawania w związku małżeńskim, separacji prawnej lub niepozostawania w związku małżeńskim, w tym jako kawaler lub panna, osoba rozwiedziona lub owdowiała.

(14) Pojęcie "pochodzenie dziecka" należy interpretować jako pojęcie oznaczające stosunek prawny między dzieckiem a rodzicami dziecka.

(15) Do celów niniejszego rozporządzenia pojęcia "miejsce zamieszkania", "miejsce pobytu" i "obywatelstwo" należy interpretować zgodnie z prawem krajowym.

(16) Pojęcie "wpisu do rejestru karnego" należy rozumieć jako pojęcie odnoszące się do krajowego rejestru lub rejestrów, do których zgodnie z prawem krajowym wpisuje się wyroki skazujące. Pojęcie "wyrok skazujący" należy rozumieć jako pojęcie odnoszące się do każdego prawomocnego orzeczenia wydanego przez sąd karny wobec osoby fizycznej w związku z popełnieniem czynu zabronionego, o ile orzeczenie to zostało wpisane do rejestru karnego skazującego państwa członkowskiego.

(17) Uproszczenie wymogów przedkładania w jednym państwie członkowskim dokumentów urzędowych wydanych w innym państwie członkowskim powinno przynieść wymierne korzyści obywatelom Unii. Zważywszy na ich odmienny charakter prawny dokumenty wydane przez osoby prywatne powinny zostać wyłączone z zakresu stosowania niniejszego rozporządzenia. Dokumenty urzędowe wydane przez organy państw trzecich również powinny zostać wyłączone z zakresu stosowania niniejszego rozporządzenia, także wówczas gdy zostały przyjęte jako autentyczne przez organy jednego z państw członkowskich. Wyłączenie dokumentów urzędowych wydanych przez organy państw trzecich powinno dotyczyć także poświadczonych za zgodność z oryginałem i sporządzonych przez organy państwa członkowskiego kopii dokumentów urzędowych wydanych przez organy państwa trzeciego.

(18) Niniejsze rozporządzenie nie ma na celu zmiany prawa materialnego państw członkowskich dotyczącego urodzenia, pozostawania osoby przy życiu, zgonu, imienia i nazwiska, małżeństwa (w tym zdolności do zawarcia małżeństwa oraz stanu cywilnego), rozwodu, separacji prawnej lub unieważnienia małżeństwa, zarejestrowanego związku partnerskiego (w tym zdolności do zawarcia zarejestrowanego związku partnerskiego i statusu związanego z zarejestrowanym związkiem partnerskim), rozwiązania związku partnerskiego, separacji prawnej lub unieważnienia zarejestrowanego związku partnerskiego, pochodzenia dziecka, przysposobienia, miejsca zamieszkania lub miejsca pobytu, obywatelstwa, braku wpisu do rejestru karnego, albo dokumentów urzędowych, których przedstawienia państwo członkowskie może wymagać od kandydata w wyborach do Parlamentu Europejskiego lub w wyborach lokalnych lub od wyborcy biorącego udział w takich wyborach, będących obywatelami tego państwa członkowskiego. Ponadto niniejsze rozporządzenie nie powinno wpływać na uznawanie w jednym państwie członkowskim skutków prawnych dotyczących treści dokumentu urzędowego wydanego w innym państwie członkowskim.

(19) W celu promowania swobodnego przepływu obywateli Unii należy zwolnić dokumenty urzędowe objęte przepisami niniejszego rozporządzenia oraz ich kopie poświadczone za zgodność z oryginałem z wszelkich form legalizacji lub podobnej czynności.

(20) W celu dalszego ułatwienia obiegu dokumentów urzędowych między państwami członkowskimi należy uprościć również inne formalności, a mianowicie wymóg przedstawiania w każdym przypadku kopii poświadczonych za zgodność z oryginałem i tłumaczeń dokumentów urzędowych.

(21) Aby przezwyciężyć bariery językowe i tym samym dalej ułatwiać obieg dokumentów urzędowych między państwami członkowskimi, należy ustanowić w każdym z języków urzędowych instytucji Unii wielojęzyczne standardowe formularze do dokumentów urzędowych dotyczących urodzenia, pozostawania osoby przy życiu, zgonu, małżeństwa (w tym zdolności do zawarcia małżeństwa oraz stanu cywilnego), zarejestrowanego związku partnerskiego (w tym zdolności do zawarcia zarejestrowanego związku partnerskiego i statusu związanego z zarejestrowanym związkiem partnerskim), miejsca zamieszkania lub miejsca pobytu oraz braku wpisu do rejestru karnego.

(22) Wielojęzyczne standardowe formularze powinny służyć wyłącznie do ułatwienia tłumaczenia dokumentów urzędowych, do których są załączone. W związku z tym formularzy takich nie należy wprowadzać w obieg między państwami członkowskimi jako dokumentów niezależnych. Formularze nie powinny mieć tego samego celu ani pełnić tych samych funkcji co odpisy skrócone lub odpisy zupełne aktów stanu cywilnego, wielojęzyczne odpisy skrócone aktów stanu cywilnego, wielojęzyczne i kodowane odpisy skrócone aktów stanu cywilnego lub wielojęzyczne i kodowane zaświadczenia dotyczące stanu cywilnego ustanowione w Konwencji MKSC nr 2 dotyczącej bezpłatnego wydawania i zwolnienia od legalizacji odpisów aktów stanu cywilnego, Konwencji MKSC nr 16 dotyczącej wydawania wielojęzycznych odpisów skróconych aktu cywilnego i Konwencji MKSC nr 34 w sprawie wydawania wielojęzycznych i kodowanych odpisów skróconych aktów stanu cywilnego oraz wielojęzycznych i kodowanych zaświadczeń dotyczących stanu cywilnego.

(23) Wielojęzyczne standardowe formularze, ustanowione niniejszym rozporządzeniem, powinny odzwierciedlać treść dokumentów urzędowych, do których są załączone, i powinny w możliwie największym stopniu eliminować konieczność tłumaczenia tych dokumentów urzędowych. Jednakże w przypadku wielu dokumentów urzędowych, których treści nie można należycie odzwierciedlić w wielojęzycznym standardowym formularzu, takich jak niektóre kategorie orzeczeń sądowych, celu w postaci wyeliminowania konieczności tłumaczenia nie można osiągnąć w racjonalny sposób. Państwa członkowskie powinny poinformować Komisję o dokumentach urzędowych, do których mogą być załączane - jako stosowne tłumaczenie pomocnicze - wielojęzyczne standardowe formularze. Państwa członkowskie powinny dążyć do tego, by wielojęzyczne standardowe formularze załączano do jak największej liczby dokumentów urzędowych wchodzących w zakres stosowania niniejszego rozporządzenia.

(24) Od osoby, która przedkłada dokument urzędowy wraz z wielojęzycznym standardowym formularzem, nie należy żądać przedstawienia tłumaczenia tego dokumentu urzędowego. Jednak organ, któremu przedkładany jest dany dokument urzędowy, powinien ostatecznie zdecydować, czy informacje zawarte w wielojęzycznym standardowym formularzu są wystarczające do nadania biegu sprawie w oparciu o ten dokument urzędowy.

(25) Organ, któremu przedkładany jest dokument urzędowy, może zażądać w drodze wyjątku, gdy jest to konieczne do nadania biegu sprawie w oparciu o ten dokument, by osoba przedkładająca ten dokument urzędowy wraz z wielojęzycznym standardowym formularzem przedstawiła także tłumaczenie lub transliterację treści wielojęzycznego standardowego formularza na język urzędowy państwa członkowskiego organu lub, jeżeli to państwo członkowskie ma kilka języków urzędowych, na język urzędowy lub jeden z języków urzędowych miejsca, w którym dany dokument urzędowy jest przedkładany, przy czym język ten powinien być również jednym z języków urzędowych instytucji Unii.

(26) Wielojęzyczne standardowe formularze powinny być wydawane, na ich wniosek, osobom uprawnionym do otrzymania dokumentów urzędowych, do których wielojęzyczne standardowe formularze mają zostać załączone. Wielojęzyczne standardowe formularze nie powinny powodować skutków prawnych, jeżeli chodzi o uznawanie ich treści w państwach członkowskich, w których są przedkładane.

(27) Przy sporządzaniu wielojęzycznego standardowego formularza, który ma zostać załączony do konkretnego dokumentu urzędowego, organ wydający ten formularz powinien mieć możliwość wyboru ze wzoru wielojęzycznego standardowego formularza tylko tytułów rubryk właściwych dla danego państwa i dla danego dokumentu urzędowego, w celu zapewnienia, aby wielojęzyczny standardowy formularz zawierał jedynie informacje zamieszczone w dokumencie urzędowym, do którego ma być załączony.

(28) Należy zapewnić możliwość zintegrowania elektronicznej wersji wielojęzycznego standardowego formularza pochodzącego z europejskiego portalu "e-Sprawiedliwość" z inną lokalizacją dostępną na szczeblu krajowym i wydawanie go z tej lokalizacji.

(29) Państwa członkowskie powinny mieć możliwość stworzenia elektronicznych wersji wielojęzycznych standardowych formularzy z wykorzystaniem technologii innych niż technologia zastosowana na europejskim portalu "e-Sprawiedliwość", pod warunkiem że wielojęzyczne standardowe formularze wydane przez państwa członkowskie z wykorzystaniem takiej innej technologii zawierają informacje wymagane przez przepisy niniejszego rozporządzenia.

(30) Należy ustanowić odpowiednie środki ochrony w celu zapobiegania fałszowaniu i podrabianiu dokumentów urzędowych i ich kopii poświadczonych za zgodność z oryginałem znajdujących się w obiegu między państwami członkowskimi.

(31) W celu umożliwienia szybkiej i bezpiecznej transgranicznej wymiany informacji oraz ułatwienia wzajemnej pomocy należy ustanowić w niniejszym rozporządzeniu skuteczny mechanizm współpracy administracyjnej między organami wyznaczonymi przez państwa członkowskie. Korzystanie z takiego mechanizmu współpracy administracyjnej powinno zwiększyć wzajemne zaufanie między państwami członkowskimi w obrębie rynku wewnętrznego, a jego podstawą powinien być system wymiany informacji na rynku wewnętrznym (zwany dalej "IMI"), ustanowiony rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) nr 1024/2012 (³).

(32) Należy zmienić zatem rozporządzenie (UE) nr 1024/2012, aby dodać niektóre przepisy niniejszego rozporządzenia do wykazu przepisów dotyczących współpracy administracyjnej w aktach Unii, wdrażanych za pomocą IMI ustanowionego w załączniku do rozporządzenia (UE) nr 1024/2012.

(33) W celu zagwarantowania wysokiego poziomu bezpieczeństwa i ochrony danych w ramach stosowania niniejszego rozporządzenia i w celu zapobiegania oszustwom Komisja powinna zapewnić gwarantowanie przez IMI bezpieczeństwa dokumentów urzędowych i bezpiecznych środków elektronicznego przekazywania tych dokumentów. Komisja powinna udostępnić w IMI narzędzie, które certyfikuje informacje podlegające wymianie za pośrednictwem systemu w momencie ich eksportu poza system. Ponadto organy państw członkowskich, które wymieniają informacje dotyczące dokumentów urzędowych, powinny podjąć niezbędne środki, by zapewnić, że zgodnie z rozporządzeniem (UE) nr 1024/2012 dokumenty urzędowe i dane osobowe podlegające wymianie za pośrednictwem IMI są gromadzone, przetwarzane i wykorzystywane do celów zgodnych z tymi, do których je pierwotnie przedłożono. Rozporządzenie (UE) nr 1024/2012 ustanawia niezbędne przepisy gwarantujące ochronę danych osobowych oraz wysoki poziom bezpieczeństwa i poufności w zakresie wymiany informacji w IMI i określa zakres odpowiedzialności Komisji w tym względzie. Rozporządzenie (UE) nr 1024/2012 przewiduje też, że uczestnicy IMI wymieniają i przetwarzają dane osobowe wyłącznie do celów określonych w akcie prawa Unii, który jest podstawą danej wymiany, oraz zgodnie z celem, w którym je pierwotnie dostarczono.

(34) Dyrektywa 95/46/WE Parlamentu Europejskiego i Rady (⁴) powinna regulować przetwarzanie danych osobowych przeprowadzane w państwach członkowskich przy stosowaniu niniejszego rozporządzenia pod nadzorem niezależnych organów publicznych wyznaczonych przez państwa członkowskie. Każda wymiana lub każde przekazanie informacji i dokumentów przez organy państw członkowskich powinny przebiegać zgodnie z dyrektywą 95/46/WE. Ponadto takie wymiany i przekazania powinny służyć konkretnemu celowi weryfikacji przez te organy autentyczności dokumentów urzędowych za pośrednictwem IMI, przy czym organy winne przeprowadzać taką weryfikację jedynie w zakresie swej właściwości. Nie powinno to uniemożliwiać państwom członkowskim stosowania własnych przepisów ustawowych, wykonawczych i administracyjnych dotyczących publicznego dostępu do dokumentów urzędowych.

(35) Organy państw członkowskich powinny udzielać sobie wzajemnie pomocy w celu ułatwienia stosowania niniejszego rozporządzenia, w szczególności w odniesieniu do stosowania mechanizmu współpracy administracyjnej między organami wyznaczonymi przez państwa członkowskie, w przypadku gdy organy państwa członkowskiego, w którym przedkładany jest dokument urzędowy lub jego kopia poświadczona za zgodność z oryginałem, mają uzasadnione wątpliwości co do autentyczności dokumentu urzędowego lub jego kopii poświadczonej za zgodność z oryginałem.

(36) W przypadku gdy organy państwa członkowskiego, w którym przedkładany jest dokument urzędowy lub jego kopia poświadczona za zgodność z oryginałem, mają uzasadnione wątpliwości co do autentyczności tych dokumentów, powinny mieć możliwość sprawdzenia w repozytorium w IMI wzorów dokumentów, i jeżeli nadal mają wątpliwości - możliwość skierowania za pośrednictwem IMI wniosków o udzielenie informacji do organów państwa członkowskiego, w którym te dokumenty wydano; może to nastąpić albo poprzez wysłanie wniosku bezpośrednio do organu, który wydał dany dokument urzędowy lub kopię poświadczoną za zgodność z oryginałem, albo poprzez skontaktowanie się z organem centralnym tego państwa członkowskiego. Organy, do których skierowano wniosek, powinny udzielić odpowiedzi na takie wnioski w jak najkrótszym terminie, nieprzekraczającym w żadnym wypadku 5 dni roboczych lub 10 dni roboczych, jeśli wniosek jest przetwarzany za pośrednictwem organu centralnego. Termin 10 dni roboczych może w szczególności być stosowany wówczas, gdy organy, do których skierowano wniosek, nie są jeszcze zarejestrowane w IMI. W przypadku gdy terminów tych nie można dotrzymać, organ, do którego skierowano wniosek, i organ, który skierował wniosek, powinny uzgodnić między sobą przedłużenie terminu.

(37) Do celów obliczania terminów ustanowionych w niniejszym rozporządzeniu należy stosować rozporządzenie Rady (EWG, Euratom) nr 1182/71 (⁵).

(38) Istnieje możliwość, iż w wyjątkowych okolicznościach organy państw członkowskich nie będą w stanie zweryfikować autentyczności dokumentu urzędowego. Sytuacja taka winna mieć miejsce jedynie wówczas, gdy taka weryfikacja jest niemożliwa ze względu na okoliczności, takie jak, przykładowo, fizyczne zniszczenie lub utrata kopii dokumentów krajowych, na przykład z powodu zniszczenia archiwów urzędu stanu cywilnego lub sądu, lub brak rejestru. Należy zatem przewidzieć w IMI opcję odpowiedzi, która odzwierciedla taką ewentualność.

(39) Jeżeli odpowiedź organu, do którego skierowano wniosek, nie potwierdza autentyczności dokumentu urzędowego lub jego kopii poświadczonej za zgodność z oryginałem, lub gdy nie uzyskano odpowiedzi od tego organu, organ, który skierował wniosek, nie powinien być zobowiązany do nadawania biegu sprawie w oparciu o ten dokument urzędowy lub jego kopię poświadczoną za zgodność z oryginałem. Ponadto w takich przypadkach organ, który skierował wniosek, lub osoba, która przedłożyła dokument urzędowy lub jego kopię poświadczoną za zgodność z oryginałem, powinny mieć możliwość wykorzystania dowolnego dostępnego środka dla zweryfikowania lub potwierdzenia autentyczności przedłożonego dokumentu lub jego kopii poświadczonej za zgodność z oryginałem. Dla zapewnienia skuteczności niniejszego rozporządzenia sytuacje, w których nie uzyskano odpowiedzi za pośrednictwem IMI, powinny zdarzać się wyjątkowo.

(40) W razie konieczności koordynator IMI lub właściwe organy centralne mogą udzielać pomocy przy rozwiązywaniu trudności, które mogą pojawić się przy korzystaniu z IMI przez organy państw członkowskich, w tym w przypadkach, gdy nie uzyskano odpowiedzi lub gdy niemożliwe jest osiągnięcie porozumienia w sprawie wydłużenia terminu na odpowiedź.

(41) Organy państw członkowskich powinny korzystać z dostępnych funkcjonalności IMI, takich jak zapewnienie wielojęzycznego systemu komunikacji i stosowanie wstępnie przetłumaczonych i standardowych pytań i odpowiedzi, a także z repozytorium wzorów dokumentów urzędowych stosowanych na rynku wewnętrznym.

(42) Organy centralne państw członkowskich powinny udzielać pomocy w odniesieniu do wniosków o udzielenie informacji i powinny w szczególności otrzymywać, przekazywać oraz, w razie konieczności, odpowiadać na takie wnioski, a także dostarczać niezbędnych informacji w kontekście tych wniosków, w szczególności w sytuacjach, gdy ani organ, który skierował wniosek, ani organ, do którego skierowano wniosek, nie są zarejestrowane w IMI.

(43) Na potrzeby niniejszego rozporządzenia organy centralne państw członkowskich powinny komunikować się ze sobą i wykonywać swoje zadania poprzez korzystanie z IMI. Komunikacja pomiędzy organami tego samego państwa członkowskiego powinna odbywać się zgodnie z procedurami krajowymi.

(44) Należy wyjaśnić związek między niniejszym rozporządzeniem a obowiązującym prawem Unii. W tym względzie niniejsze rozporządzenie nie powinno wpływać na stosowanie prawa Unii, które zawiera przepisy dotyczące legalizacji, podobnej czynności lub innych formalności, takich jak rozporządzenie Rady (WE) nr 2201/2003 (⁶). Niniejsze rozporządzenie nie powinno również wpływać na stosowanie prawa Unii dotyczącego podpisów elektronicznych i identyfikacji elektronicznej. Jeżeli przepisy niniejszego rozporządzenia stoją w sprzeczności z przepisem innego aktu Unii regulującego konkretne aspekty uproszczenia wymogów dotyczących przedkładania dokumentów urzędowych i upraszczającego takie wymogi, takich jak jak dyrektywa 2005/36/WE Parlamentu Europejskiego i Rady (⁷), dyrektywa 2006/123/WE Parlamentu Europejskiego i Rady (⁸) oraz rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (WE) nr 987/2009 (⁹), należy stosować przepis tego aktu prawa Unii, który przewiduje większe uproszczenie.

(45) Ponadto niniejsze rozporządzenie nie powinno wpływać na stosowanie innych systemów współpracy administracyjnej ustanowionych aktami prawa Unii, które przewidują wymianę informacji między państwami członkowskimi w określonych dziedzinach, takimi jak dyrektywa Rady 93/109/WE (¹⁰) lub rozporządzenie (WE) nr 987/2009. Niniejsze rozporządzenie należy stosować łącznie z takimi szczególnymi systemami.

(46) W celu zachowania spójności z celami ogólnymi rozporządzenia, pomiędzy dwoma lub większą liczbą państw członkowskich w odniesieniu do kwestii, do których niniejsze rozporządzenie ma zastosowanie i w zakresie w nim przewidzianym, rozporządzenie to powinno mieć pierwszeństwo przed dwustronnymi lub wielostronnymi umowami lub porozumieniami, których państwa członkowskie są stroną i które dotyczą kwestii objętych tym rozporządzeniem.

(47) Ponadto państwa członkowskie powinny mieć możliwość utrzymania lub zawierania między sobą dwustronnych lub wielostronnych porozumień w kwestiach, które nie wchodzą w zakres stosowania niniejszego rozporządzenia, takich jak wartość dowodowa dokumentów urzędowych, wielojęzyczne standardowe formularze posiadające wartość prawną, zwolnienie takich formularzy z legalizacji, oraz zwolnienie z legalizacji dokumentów urzędowych w dziedzinach innych niż objęte niniejszym rozporządzeniem. Państwa członkowskie powinny także mieć możliwość utrzymania lub zawierania porozumień mających na celu dalsze ułatwianie obiegu dokumentów urzędowych objętych niniejszym rozporządzeniem między państwami członkowskimi.

(48) Dokumenty urzędowe wydane przez organy państw trzecich nie wchodzą w zakres stosowania niniejszego rozporządzenia. Ponadto umowy i porozumienia dotyczące legalizacji lub podobnej czynności w przypadku dokumentów urzędowych dotyczących kwestii objętych niniejszym rozporządzeniem, wydanych przez organy państw członkowskich lub państw trzecich w celu posługiwania się nimi w stosunkach między tymi państwami członkowskimi i danymi państwami trzecimi, nie mogą wpływać na stosowanie niniejszego rozporządzenia. W związku z tym niniejsze rozporządzenie nie powinno uniemożliwiać państwom członkowskim zawierania dwustronnych lub wielostronnych umów i porozumień dotyczących legalizacji lub podobnej czynności w odniesieniu do dokumentów urzędowych dotyczących kwestii objętych niniejszym rozporządzeniem i wydanych przez organy państw członkowskich lub państw trzecich w celu użycia w stosunkach między tymi państwami członkowskimi i danymi państwami trzecimi. Nie należy także uniemożliwiać państwom członkowskim - w zakresie, w jakim co najmniej jedno państwo członkowskie jest stroną takich umów i porozumień lub może postanowić o przystąpieniu do nich - podejmowania decyzji w przedmiocie zgody na przystąpienie nowych umawiających się stron, w szczególności w odniesieniu do prawa do zgłoszenia sprzeciwu wobec przystąpienia nowych umawiających się stron i do powiadamiania o takim sprzeciwie zgodnie z art. 12 akapit drugi konwencji o apostille, jak również nie należy uniemożliwiać państwom członkowskim stosowania Europejskiej konwencji z 1968 r. o zniesieniu wymogu legalizacji dokumentów sporządzonych przez przedstawicieli dyplomatycznych lub urzędników konsularnych, wprowadzania zmian do tej konwencji i podejmowania decyzji co do przystąpienia nowych stron.

(49) Ponieważ wielojęzyczne standardowe formularze przewidziane w niniejszym rozporządzeniu nie mają wartości prawnej i nie pokrywają się z wielojęzycznymi standardowymi formularzami przewidzianymi w konwencjach MKSC nr 16, nr 33 i nr 34 ani z zaświadczeniami o pozostawaniu przy życiu przewidzianymi w konwencji MKCS nr 27, niniejsze rozporządzenie nie powinno wpływać na stosowanie tych konwencji między państwami członkowskimi ani między państwem członkowskim i państwem trzecim.

(50) Należy ustanowić komitet ad hoc, złożony z przedstawicieli Komisji i państw członkowskich, któremu będzie przewodniczyć przedstawiciel Komisji, w celu podejmowania wszelkich środków koniecznych do ułatwienia stosowania niniejszego rozporządzenia, w szczególności poprzez wymianę najlepszych praktyk w zakresie stosowania niniejszego rozporządzenia między państwami członkowskimi, zapobiegania fałszerstwom związanym z dokumentami urzędowymi, kopiami poświadczonymi za zgodność z oryginałem i tłumaczenieniami uwierzytelnionymi, stosowania elektronicznych wersji dokumentów urzędowych i wielojęzycznych formularzy standardowych oraz wykrytych sfałszowanych dokumentów.

(51) Aby ułatwić stosowanie niniejszego rozporządzenia, państwa członkowskie - w celu publicznego udostępniania informacji wszelkimi dostępnymi metodami i w szczególności za pośrednictwem europejskiego portalu "e-Sprawiedliwość" - powinny przekazać Komisji za pośrednictwem IMI dane kontaktowe swoich organów centralnych, wzory dokumentów urzędowych najczęściej stosowanych zgodnie z ich prawem krajowym lub, jeśli taki wzór nie istnieje dla danego dokumentu urzędowego, informacje na temat cech szczególnych tego dokumentu.

(52) Państwa członkowskie powinny także za pośrednictwem IMI informować o zanonimizowanych wersjach podrobionych dokumentów, które zostały wykryte i które mogą służyć jako przydatne i typowe przykłady umożliwiające wykrywanie potencjalnych fałszerstw. Informowanie o takich sfałszowanych dokumentach powinno ograniczać się do tych sfałszowanych dokumentów, których ujawnienie jest dozwolone zgodnie z prawem krajowym, i nie powinno naruszać przepisów państw członkowskich o ujawnianiu dowodów zgromadzonych w toku postępowania karnego. Przekazanych przez państwa członkowskie informacji o sfałszowanych dokumentach nie należy upubliczniać.

(53) Dla ułatwienia stosowania niniejszego rozporządzenia państwa członkowskie - w celu publicznego udostępnienia informacji za pośrednictwem europejskiego portalu "e-Sprawiedliwość" - powinny przekazać Komisji: informacje o języku lub językach, które są akceptowane przez te państwa w przypadku przedkładania dokumentów urzędowych wydanych przez organy innego państwa członkowskiego; wykaz zawierający dokumenty urzędowe objęte zakresem stosowania niniejszego rozporządzenia; wykaz dokumentów urzędowych, do których można załączyć - jako stosowne tłumaczenie pomocnicze - wielojęzyczne standardowe formularze; wykazy osób uprawnionych, zgodnie z prawem krajowym, do sporządzania tłumaczeń uwierzytelnionych, jeżeli takie wykazy istnieją; wykaz zawierający rodzaje organów upoważnionych przez prawo krajowe do sporządzania kopii poświadczonych za zgodność z oryginałem; informacje dotyczące środków, za pomocą których można zidentyfikować tłumaczenia uwierzytelnione i kopie poświadczone za zgodność z oryginałem; oraz informacje na temat cech szczególnych kopii poświadczonych za zgodność z oryginałem.

(54) Informacje dotyczące wzorów najczęściej stosowanych dokumentów urzędowych lub cech szczególnych takich dokumentów lub ich kopii poświadczonych za zgodność z oryginałem powinny być publicznie udostępniane jedynie w zakresie, w jakim są już publicznie dostępne na mocy prawa państwa członkowskiego, którego organy wydały dany dokument urzędowy lub kopię poświadczoną za zgodność z oryginałem. W tym celu państwa członkowskie powinny poinformować Komisję o tym, które dokumenty są publicznie dostępne na mocy prawa krajowego tych państw. Jednakże, na potrzeby niniejszego rozporządzenia, informacje na temat cech szczególnych dokumentów urzędowych lub ich kopii poświadczonych za zgodność z oryginałem, które to informacje państwa członkowskie powinny przekazać Komisji, nie powinny uwzględniać informacji o tych szczególnych zabezpieczeniach, które nie są publicznie dostępne na mocy prawa państwa członkowskiego, którego organy wydały dany dokument urzędowy lub kopię poświadczoną za zgodność z oryginałem.

(55) Informowanie Komisji przez państwo członkowskie o innych niż obowiązujące w tym państwie języku lub językach, które są akceptowane przez to państwo w przypadku przedkładania dokumentów urzędowych wydanych przez organy innego państwa członkowskiego, nie powinno wpływać na możliwość zaakceptowania przez jego organy - zgodnie z prawem krajowym lub gdy państwo członkowskie dopuszcza taką możliwość - dodatkowego języka lub języków przy przedkładaniu im dokumentu urzędowego wydanego przez organy innego państwa członkowskiego.

(56) Niniejsze rozporządzenie respektuje prawa podstawowe i zasady uznane w Karcie praw podstawowych Unii Europejskiej, w szczególności prawo do poszanowania życia prywatnego i rodzinnego, prawo do ochrony danych osobowych, prawo do zawarcia związku małżeńskiego i założenia rodziny oraz swobodę przemieszczania się i pobytu. Niniejsze rozporządzenie powinno być stosowane zgodnie z tymi prawami i zasadami.

(57) Ponieważ cele niniejszego rozporządzenia, a mianowicie promowanie swobodnego przepływu obywateli poprzez ułatwienie swobodnego obiegu określonych dokumentów urzędowych w Unii, nie mogą zostać w wystarczającym stopniu osiągnięte przez państwa członkowskie, natomiast możliwe jest ich lepsze osiągniecie na poziomie Unii, Unia może podjąć działania zgodnie z zasadą pomocniczości określoną w art. 5 Traktatu o Unii Europejskiej. Zgodnie z zasadą proporcjonalności, określoną w tym artykule, niniejsze rozporządzenie nie wykracza poza to, co jest konieczne dla osiągnięcia tych celów,

PRZYJMUJĄ NINIEJSZE ROZPORZĄDZENIE:

ROZDZIAŁ I

PRZEDMIOT, ZAKRES STOSOWANIA I DEFINICJE

Artykuł 1

Przedmiot

1. W odniesieniu do określonych dokumentów urzędowych wydawanych przez organy państwa członkowskiego, które to dokumenty muszą zostać przedłożone organom innego państwa członkowskiego, niniejsze rozporządzenie przewiduje system:

a) zwolnienia z legalizacji lub podobnej czynności; oraz

b) uproszczenia innych formalności.

Z zastrzeżeniem akapitu pierwszego, niniejsze rozporządzenie nie uniemożliwia korzystania przez zainteresowaną osobę z innych, stosowanych w państwie członkowskim systemów dotyczących legalizacji lub podobnej czynności.

2. Niniejsze rozporządzenie ustanawia również wielojęzyczne standardowe formularze, które mają być stosowane jako tłumaczenie pomocnicze załączane do dokumentów urzędowych dotyczących urodzenia, pozostawania osoby przy życiu, zgonu, małżeństwa (w tym zdolności do zawarcia małżeństwa oraz stanu cywilnego), zarejestrowanego związku partnerskiego (w tym zdolności do zawarcia zarejestrowanego związku partnerskiego i statusu związanego z zarejestrowanym związkiem partnerskim), miejsca zamieszkania lub miejsca pobytu oraz braku wpisu do rejestru karnego.

Artykuł 2

Zakres stosowania

1. Niniejsze rozporządzenie ma zastosowanie do dokumentów urzędowych wydawanych przez organy państwa członkowskiego zgodnie z jego prawem krajowym, które to dokumenty muszą zostać przedłożone organom innego państwa członkowskiego i których głównym celem jest stwierdzenie co najmniej jednego z następujących faktów:

a) urodzenie;

b) pozostawanie osoby przy życiu;

c) zgon;

d) imię i nazwisko;

e) małżeństwo, w tym zdolność do zawarcia małżeństwa oraz stan cywilny;

f) rozwód, separacja prawna lub unieważnienie małżeństwa;

g) zarejestrowany związek partnerski, w tym zdolność do zawarcia zarejestrowanego związku partnerskiego i status związany z zarejestrowanym związkiem partnerskim;

h) rozwiązanie związku partnerskiego, separacja prawna lub unieważnienie zarejestrowanego związku partnerskiego;

i) pochodzenie dziecka;

j) przysposobienie;

k) miejsce zamieszkania lub miejsce pobytu;

l) obywatelstwo;

m) brak wpisu do rejestru karnego, pod warunkiem że dokumenty urzędowe dotyczące tego faktu są wydawane obywatelowi Unii przez organy państwa członkowskiego, którego jest obywatelem.

2. Niniejsze rozporządzenie ma również zastosowanie do dokumentów urzędowych, których przedstawienia można wymagać od obywateli Unii mających miejsce zamieszkania w państwie członkowskim, którego nie są obywatelami, jeżeli wyrażą wolę głosowania lub kandydowania w wyborach do Parlamentu Europejskiego lub w wyborach lokalnych w państwie członkowskim, w którym mają miejsce zamieszkania, na warunkach określonych odpowiednio w dyrektywie 93/109/WE i dyrektywie Rady 94/80/WE (¹¹).

3. Niniejsze rozporządzenie nie ma zastosowania do:

a) dokumentów urzędowych wydawanych przez organy państwa trzeciego; i

b) poświadczonych kopii dokumentów, o których mowa w lit. a), sporządzonych przez organy państwa członkowskiego.

4. Niniejsze rozporządzenie nie ma zastosowania do uznawania w państwie członkowskim skutków prawnych związanych z treścią dokumentów urzędowych wydawanych przez organy innego państwa członkowskiego.

Artykuł 3

Definicje

Do celów niniejszego rozporządzenia:

1) "dokumenty urzędowe" oznaczają:

a) dokumenty pochodzące od organu sądowego lub urzędnika sądowego państwa członkowskiego, w tym dokumenty pochodzące od prokuratora, sekretarza sądowego lub urzędnika sądowego (huissier de justice);

b) dokumenty administracyjne;

c) akty notarialne;

d) urzędowe zaświadczenia umieszczane na dokumentach podpisanych przez osoby działające w charakterze prywatnym, takie jak urzędowe zaświadczenia stwierdzające zarejestrowanie dokumentu lub fakt jego istnienia w określonej dacie, oraz urzędowe i notarialne poświadczenia podpisów;

e) dokumenty sporządzone przez przedstawicieli dyplomatycznych lub urzędników konsularnych państwa członkowskiego, wykonujących czynności na terytorium dowolnego państwa i działających w charakterze urzędowym, w przypadku gdy dokumenty takie muszą zostać przedłożone na terytorium innego państwa członkowskiego lub przedłożone przedstawicielom dyplomatycznym lub urzędnikom konsularnym innego państwa członkowskiego wykonującym czynności na terytorium państwa trzeciego;

2) "organ" oznacza organ publiczny państwa członkowskiego lub podmiot działający w charakterze urzędowym i upoważniony na mocy prawa krajowego do wydawania lub przyjmowania dokumentu urzędowego lub jego kopii poświadczonej za zgodność z oryginałem, objętych niniejszym rozporządzeniem;

3) "legalizacja" oznacza czynność poświadczania autentyczności podpisu osoby zajmującej urząd publiczny, charakteru, w jakim działała osoba podpisująca dokument, oraz, w stosownych przypadkach, tożsamości pieczęci lub stempla, którymi opatrzony jest dany dokument;

4) "podobna czynność" oznacza dołączenie apostille przewidzianej w konwencji o apostille;

5) "inne formalności" oznaczają wymóg przedstawienia kopii poświadczonych za zgodność z oryginałem i uwierzytelnionych tłumaczeń dokumentów urzędowych;

6) "organ centralny" oznacza organ lub organy wyznaczone przez państwa członkowskie zgodnie z art. 15 do pełnienia funkcji związanych ze stosowaniem niniejszego rozporządzenia;

7) "kopia poświadczona za zgodność z oryginałem" oznacza kopię oryginalnego dokumentu urzędowego, podpisaną i poświadczoną jako wierna i pełna reprodukcja takiego oryginalnego dokumentu urzędowego przez organ państwa członkowskiego upoważniony do tego na mocy prawa krajowego tego samego państwa członkowskiego, które wydało ten dokument urzędowy.

ROZDZIAŁ II

ZWOLNIENIE Z LEGALIZACJI I PODOBNEJ CZYNNOŚCI ORAZ UPROSZCZENIE INNYCH FORMALNOŚCI W ODNIESIENIU DO KOPII POŚWIADCZONYCH ZA ZGODNOŚĆ Z ORYGINAŁEM

Artykuł 4

Zwolnienie z legalizacji i podobnej czynności

Dokumenty urzędowe objęte niniejszym rozporządzeniem oraz ich kopie poświadczone za zgodność z oryginałem zwalnia się z wszelkich form legalizacji i podobnej czynności.

Artykuł 5

Uproszczenie innych formalności dotyczących kopii poświadczonych za zgodność z oryginałem

1. Jeżeli państwo członkowskie wymaga przedłożenia oryginału dokumentu urzędowego wydanego przez organy innego państwa członkowskiego, organy tego państwa członkowskiego, w którym dokument urzędowy jest przedkładany, nie wymagają przedłożenia jego kopii poświadczonej za zgodność z oryginałem.

2. Jeżeli państwo członkowskie dopuszcza przedstawienie kopii dokumentu urzędowego poświadczonej za zgodność z oryginałem, organy tego państwa członkowskiego akceptują kopię poświadczoną za zgodność z oryginałem sporządzoną w innym państwie członkowskim.

ROZDZIAŁ III

UPROSZCZENIE INNYCH FORMALNOŚCI DOTYCZĄCYCH TŁUMACZEŃ I WIELOJĘZYCZNE STANDARDOWE FORMULARZE

Artykuł 6

Uproszczenie innych formalności dotyczących tłumaczeń

1. Tłumaczenie nie jest wymagane w przypadku, gdy

a) dokument urzędowy jest sporządzony w języku urzędowym państwa członkowskiego, w którym dokument jest przedkładany, lub, jeżeli w tym państwie członkowskim obowiązuje kilka języków urzędowych, w języku urzędowym lub jednym z języków urzędowych miejsca, w którym dokument jest przedkładany, lub w innym języku, który dane państwo członkowskie wyraźnie zaakceptowało; lub

b) do dokumentu urzędowego dotyczącego urodzenia, pozostawania osoby przy życiu, zgonu, małżeństwa (w tym zdolności do zawarcia małżeństwa oraz stanu cywilnego), zarejestrowanego związku partnerskiego (w tym zdolności do zawarcia zarejestrowanego związku partnerskiego i statusu związanego z zarejestrowanym związkiem partnerskim), miejsca zamieszkania lub miejsca pobytu oraz braku wpisu do rejestru karnego, został dołączony, zgodnie z warunkami określonymi w niniejszym rozporządzeniu, wielojęzyczny standardowy formularz, pod warunkiem że organ, któremu przedkłada się dokument urzędowy, uznaje, że informacje zamieszczone w wielojęzycznym standardowym formularzu są wystarczające do tego, by nadać bieg sprawie w oparciu o dany dokument urzędowy.

2. Uwierzytelnione tłumaczenie sporządzone przez osobę posiadającą kwalifikacje do jego sporządzenia zgodnie z prawem jednego z państw członkowskich jest przyjmowane we wszystkich państwach członkowskich.

Artykuł 7

Wielojęzyczne standardowe formularze

1. Do dokumentów urzędowych dotyczących urodzenia, pozostawania osoby przy życiu, zgonu, małżeństwa (w tym zdolności do zawarcia małżeństwa oraz stanu cywilnego), zarejestrowanego związku partnerskiego (w tym zdolności do zawarcia zarejestrowanego związku partnerskiego i statusu związanego z zarejestrowanym związkiem partnerskim), miejsca zamieszkania lub miejsca pobytu oraz braku wpisu do rejestru karnego, zgłoszonych przez państwa członkowskie zgodnie z art. 24 ust. 1 lit. c), dołącza się, na wniosek osoby uprawionej do otrzymania dokumentu urzędowego, wielojęzyczny standardowy formularz ustanowiony zgodnie z niniejszym rozporządzeniem.

2. Wielojęzyczne standardowe formularze, o których mowa w ust. 1, są wydawane przez organ i są opatrzone datą wydania oraz podpisem, a także - w stosownych przypadkach - pieczęcią lub stemplem organu wydającego.

Artykuł 8

Stosowanie wielojęzycznych standardowych formularzy

1. Wielojęzyczne standardowe formularze, o których mowa w art. 7 ust. 1, załączane do dokumentów urzędowych, o których mowa w tym ustępie, są stosowane jako tłumaczenie pomocnicze i nie mają żadnej autonomicznej wartości prawnej.

2. Wielojęzyczne standardowe formularze nie stanowią:

a) odpisów skróconych aktów stanu cywilnego;

b) odpisów zupełnych aktów stanu cywilnego;

c) wielojęzycznych odpisów skróconych aktów stanu cywilnego;

d) wielojęzycznych i kodowanych odpisów skróconych aktów stanu cywilnego; ani

e) wielojęzycznych i kodowanych zaświadczeń dotyczących stanu cywilnego.

3. Wielojęzyczne standardowe formularze mogą być stosowane wyłącznie w państwie członkowskim innym niż państwo członkowskie, w którym je wydano.

Artykuł 9

Treść wielojęzycznych standardowych formularzy

1. Każdy wielojęzyczny standardowy formularz posiada część standardową, na którą składają się następujące elementy:

a) nazwa wielojęzycznego standardowego formularza;

b) podstawa prawna wydania wielojęzycznego standardowego formularza;

c) oznaczenie państwa członkowskiego wydającego wielojęzyczny standardowy formularz;

d) pole "Pouczenie";

e) pole "Uwag dla organu wydającego";

f) określoną liczbę tytułów standardowych rubryk i ich kody numeryczne; oraz

g) pole "Podpis".

2. Standardowe części, które mają zostać włączone do wielojęzycznych standardowych formularzy dotyczących urodzenia, pozostawania osoby przy życiu, zgonu, małżeństwa (w tym zdolności do zawarcia małżeństwa oraz stanu cywilnego), zarejestrowanego związku partnerskiego (w tym zdolności do zawarcia zarejestrowanego związku partnerskiego i statusu związanego z zarejestrowanym związkiem partnerskim), miejsca zamieszkania lub miejsca pobytu oraz braku wpisu do rejestru karnego oraz wielojęzyczne glosariusze odnoszące się do tych tytułów standardowych rubryk są określone odpowiednio w załącznikach I-XI.

3. Każdy wielojęzyczny standardowy formularz posiada również, gdy to stosowne, część niestandardową, na którą składają się tytuły rubryk właściwe dla poszczególnych państw mające odzwierciedlać treść dokumentu urzędowego, do którego ma zostać załączony wielojęzyczny standardowy formularz, oraz kody numeryczne tych tytułów rubryk.

4. Poszczególne państwa członkowskie zgłaszają Komisji właściwe dla siebie tytuły rubryk, o których mowa w ust. 3 niniejszego artykułu, zgodnie z art. 24 ust. 2.

5. Każdy wielojęzyczny standardowy formularz posiada również wielojęzyczny glosariusz - we wszystkich językach urzędowych instytucji Unii - odnoszący się zarówno do standardowych tytułów rubryk, jak i do tytułów rubryk właściwych dla poszczególnych państw.

Artykuł 10

Języki, w których wydaje się wielojęzyczne standardowe formularze

1. Wielojęzyczne standardowe formularze wypełniane są przez organ wydający w języku urzędowym jego państwa członkowskiego lub, jeżeli w tym państwie członkowskim obowiązuje kilka języków urzędowych, w języku urzędowym lub jednym z języków urzędowych miejsca, w którym standardowy formularz jest wydawany.

2. Część standardowa wielojęzycznego standardowego formularza oraz tytuły rubryk właściwe dla poszczególnych państw wydaje się w obu następujących językach:

a) w języku urzędowym państwa członkowskiego, w którym wielojęzyczny standardowy formularz jest wydawany, lub, jeżeli w tym państwie członkowskim obowiązuje kilka języków urzędowych, w języku urzędowym lub jednym z języków urzędowych miejsca, w którym standardowy formularz jest wydawany, przy czym musi być to jeden z języków urzędowych instytucji Unii; oraz

b) w języku urzędowym państwa członkowskiego, w którym ma zostać przedłożony dokument urzędowy, do którego załącza się wielojęzyczny standardowy formularz, lub, jeżeli w tym państwie członkowskim obowiązuje kilka języków urzędowych, w języku urzędowym lub jednym z języków urzędowych miejsca, w którym ma zostać przedłożony dokument urzędowy, do którego załącza się wielojęzyczny standardowy formularz, przy czym musi być to jeden z języków urzędowych instytucji Unii.

3. Część standardowa oraz tytuły rubryk właściwe dla poszczególnym państw w dwóch językach, o których mowa w ust. 2 niniejszego artykułu, i wielojęzyczny glosariusz, o którym mowa w art. 9 ust. 5, zawarte są w tym samym wielojęzycznym standardowym formularzu.

Artykuł 11

Opłata za wydanie wielojęzycznego standardowego formularza

W celu dalszego ułatwienia swobodnego obiegu dokumentów urzędowych w Unii państwa członkowskie zapewniają, by opłata za wydanie wielojęzycznego standardowego formularza nie przekraczała niższej z dwóch wartości: kosztu wydania wielojęzycznego standardowego formularza lub kosztu wydania dokumentu urzędowego, do którego załącza się ten formularz.

Artykuł 12

Elektroniczne wersje wielojęzycznych standardowych formularzy

Na europejskim portalu "e-Sprawiedliwość" zamieszcza się, dla każdego państwa członkowskiego, wzory wielojęzycznych standardowych formularzy dotyczących urodzenia, pozostawania osoby przy życiu, zgonu, małżeństwa (w tym zdolności do zawarcia małżeństwa oraz stanu cywilnego), oraz w stosownych przypadkach zarejestrowanego związku partnerskiego (w tym zdolności do zawarcia zarejestrowanego związku partnerskiego i statusu związanego z zarejestrowanym związkiem partnerskim), miejsca zamieszkania lub miejsca pobytu oraz braku wpisu do rejestru karnego, ustanowione zgodnie z niniejszym rozporządzeniem we wszystkich językach urzędowych instytucji Unii i obejmujące:

a) część standardową określoną w załącznikach I-XI; oraz

b) tytuły rubryk właściwe dla poszczególnych państw zgłaszane przez państwa członkowskie Komisji zgodnie z art. 24 ust. 2.

ROZDZIAŁ IV

WNIOSKI O UDZIELENIE INFORMACJI I WSPÓŁPRACA ADMINISTRACYJNA

Artykuł 13

System wymiany informacji na rynku wewnętrznym

Na potrzeby art. 14, 16 oraz art. 22 ust. 1 i 2 niniejszego rozporządzenia stosuje się system wymiany informacji na rynku wewnętrznym (zwany dalej "IMI") ustanowiony rozporządzeniem (UE) nr 1024/2012.

Artykuł 14

Wnioski o udzielenie informacji w przypadkach uzasadnionych wątpliwości

1. Jeżeli organy państwa członkowskiego, w którym przedłożono dokument urzędowy lub jego kopię poświadczoną za zgodność z oryginałem, mają uzasadnione wątpliwości co do autentyczności takiego dokumentu urzędowego lub jego kopii poświadczonej za zgodność z oryginałem, podejmują one następujące kroki w celu rozwiania tych wątpliwości:

a) sprawdzenie w repozytorium w IMI dostępnych wzorów dokumentów, o których mowa w art. 22;

b) jeżeli wątpliwości pozostają, wystosowanie za pośrednictwem IMI wniosku o udzielenie informacji:

(i) do organu, który wydał dokument urzędowy, lub, w stosownych przypadkach, do organu, który sporządził kopię potwierdzoną za zgodność z oryginałem, lub do obu tych organów; lub

(ii) do odpowiedniego organu centralnego.

2. Uzasadnione wątpliwości co do autentyczności dokumentu urzędowego lub jego kopii poświadczonej za zgodność z oryginałem, o których mowa w ust. 1, mogą odnosić się w szczególności do:

a) autentyczności podpisu;

b) charakteru, w jakim działała osoba podpisująca dokument;

c) tożsamości pieczęci lub stempla;

d) sfałszowania dokumentu lub ingerencji w jego treść.

3. We wnioskach o udzielenie informacji, złożonych na podstawie niniejszego artykułu, podaje się powody ich złożenia.

4. Do wniosków o udzielenie informacji składanych na podstawie niniejszego artykułu dołącza się kopię przedmiotowego dokumentu urzędowego lub kopii poświadczonej za zgodność z oryginałem, przekazywaną drogą elektroniczną za pośrednictwem IMI. Takie wnioski i wszelkie odpowiedzi na te wnioski nie są obciążone żadnymi podatkami, należnościami ani opłatami.

5. Organy udzielają odpowiedzi na wnioski o udzielenie informacji, złożone na podstawie niniejszego artykułu, w jak najkrótszym terminie, nieprzekraczającym w żadnym wypadku 5 dni roboczych lub 10 dni roboczych, jeżeli wniosek jest przetwarzany przez organ centralny.

W wyjątkowych przypadkach, w których terminy wskazane w akapicie pierwszym nie mogą zostać dotrzymane, organ, do którego skierowano wniosek, i organ występujący o udzielenie informacji uzgadniają wydłużenie tego terminu.

6. Jeżeli autentyczność dokumentu urzędowego lub jego kopii poświadczonej za zgodność z oryginałem nie została potwierdzona, organ występujący o udzielenie informacji nie jest zobowiązany do nadania biegu sprawie w oparciu o ten dokument lub kopię.

Artykuł 15

Wyznaczenie organów centralnych

1. Do celów niniejszego rozporządzenia każde państwo członkowskie wyznacza co najmniej jeden organ centralny.

2. W przypadku wyznaczenia większej liczby organów centralnych państwo członkowskie wyznacza organ centralny, do którego można kierować informacje do przekazania właściwemu organowi w tym państwie członkowskim.

Artykuł 16

Funkcje organów centralnych

Organy centralne zapewniają pomoc w związku z wnioskami o udzielenie informacji na mocy art. 14, a w szczególności:

a) przekazują i przyjmują takie wnioski oraz, w stosownych przypadkach, odpowiadają na nie; oraz

b) dostarczają niezbędnych informacji w odniesieniu do tych wniosków.

ROZDZIAŁ V

ZWIĄZEK Z INNYMI PRZEPISAMI PRAWA UNII I INNYMI INSTRUMENTAMI

Artykuł 17

Związek z innymi przepisami prawa Unii

1. Niniejsze rozporządzenie nie wpływa na stosowanie innych przepisów prawa Unii dotyczących legalizacji, podobnej czynności lub innych formalności i ma charakter uzupełniający w stosunku do takich przepisów.

2. Niniejsze rozporządzenie nie wpływa na stosowanie prawa Unii dotyczącego podpisów elektronicznych i identyfikacji elektronicznej.

3. Niniejsze rozporządzenie nie wpływa na stosowanie innych systemów współpracy administracyjnej ustanowionych prawem Unii, które przewidują wymianę informacji między państwami członkowskimi w określonych dziedzinach.

Artykuł 18

Zmiana rozporządzenia (UE) nr 1024/2012

W załączniku do rozporządzenia (UE) nr 1024/2012 dodaje się punkt w brzmieniu:

"9. Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/ 1191 z dnia 6 lipca 2016 r. w sprawie propagowania swobodnego przepływu obywateli poprzez uproszczenie wymogów dotyczących przedkładania określonych dokumentów urzędowych w Unii Europejskiej i zmieniające rozporządzenie (UE) nr 1024/2012 (*): art. 14, 16 oraz art. 22 ust. 1 i 2.

(*) Dz.U. L 200 z 26.7.2016, s. 1.".

Artykuł 19

Związek z konwencjami, umowami i porozumieniami międzynarodowymi

1. Niniejsze rozporządzenie nie wpływa na stosowanie konwencji międzynarodowych, których jedno państwo członkowskie lub większa ich liczba są stronami w momencie przyjęcia niniejszego rozporządzenia i które dotyczą kwestii objętych niniejszym rozporządzeniem.

2. Niezależnie od ust. 1 niniejsze rozporządzenie ma pierwszeństwo - w kwestiach, do których ma zastosowanie i w zakresie w nim przewidzianym - przed innymi postanowieniami dwustronnych lub wielostronnych umów lub porozumień zawartych przez państwa członkowskie, w stosunkach między państwami członkowskim, które są ich stronami.

3. Niniejszy artykuł nie ma wpływu na art. 1 ust. 1 akapit drugi.

4. Niniejsze rozporządzenie nie uniemożliwia państwom członkowskim prowadzenia negocjacji w sprawie międzynarodowych umów i porozumień z państwami trzecimi w zakresie legalizacji lub podobnej czynności w odniesieniu do dokumentów urzędowych, dotyczących kwestii objętych niniejszym rozporządzeniem, wydanych przez organy państw członkowskich lub państw trzecich w celu użycia w stosunkach między państwami członkowskimi i danymi państwami trzecimi, zawierania takich umów lub porozumień, przystępowania do nich, wprowadzania do nich zmian i ich stosowania. Niniejsze rozporządzenie nie uniemożliwia państwom członkowskim decydowania w przedmiocie zgody na przystąpienie nowych umawiających się stron do takich umów i porozumień, w których jedno lub większa liczba państw członkowskich jest stroną lub może podjąć decyzję o przystąpieniu.

ROZDZIAŁ VI

PRZEPISY OGÓLNE I KOŃCOWE

Artykuł 20

Ograniczenie celu

1. Wymiana i przekazywanie informacji oraz dokumentów przez państwa członkowskie na mocy niniejszego rozporządzenia służy wyłącznie w celu weryfikowania autentyczności dokumentów urzędowych przez właściwe organy za pośrednictwem IMI.

2. Niniejsze rozporządzenie nie wpływa na stosowanie przepisów ustawowych, wykonawczych i administracyjnych państw członkowskich dotyczących publicznego dostępu do dokumentów urzędowych.

Artykuł 21

Informacje odnoszące się do treści niniejszego rozporządzenia

Komisja i państwa członkowskie udostępniają informacje odnoszące się do treści niniejszego rozporządzenia za pomocą odpowiednich środków, w tym poprzez europejski portal "e-Sprawiedliwość" i strony internetowe organów państw członkowskich.

Artykuł 22

Informacje dotyczące organów centralnych i dane kontaktowe

1. Do dnia 16 sierpnia 2018 r. państwa członkowskie przekazują za pośrednictwem IMI następujące informacje:

a) organ centralny lub organy centralne wyznaczone na podstawie art. 15 ust. 1, wraz z ich danymi kontaktowymi oraz, w razie potrzeby, organ wyznaczony na podstawie art. 15 ust. 2;

b) wzory dokumentów urzędowych najczęściej stosowanych w ich prawie krajowym lub, jeżeli wzór nie istnieje, informacje na temat cech szczególnych danego dokumentu urzędowego; oraz

c) zanonimizowane wersje sfałszowanych dokumentów, które zostały wykryte.

2. Państwa członkowskie korzystają z IMI w celu zgłoszenia wszelkich późniejszych zmian dotyczących informacji, o których mowa w ust. 1.

3. Komisja udostępnia publicznie, za pomocą wszelkich odpowiednich środków:

a) informacje, o których mowa w ust. 1 lit. a);

b) wszelkie informacje, o których mowa w ust. 1 lit. b) i które są publicznie dostępne na mocy prawa państwa członkowskiego, którego organy wydały dany dokument urzędowy.

Artykuł 23

Wymiana najlepszych praktyk

1. Ustanawia się komitet ad hoc, który składa się z przedstawicieli Komisji i państw członkowskich i któremu przewodniczy przedstawiciel Komisji.

2. Wskazany w ust. 1 komitet ad hoc podejmuje wszelkie środki niezbędne do ułatwienia stosowania niniejszego rozporządzenia, w szczególności poprzez umożliwianie wymiany i regularnej aktualizacji najlepszych praktyk w zakresie:

a) stosowania niniejszego rozporządzenia pomiędzy państwami członkowskimi;

b) zapobiegania fałszowaniu dokumentów urzędowych, kopii poświadczonych za zgodność z oryginałem i tłumaczeń uwierzytelnionych;

c) stosowania elektronicznych wersji dokumentów urzędowych;

d) stosowania wielojęzycznych standardowych formularzy;

e) wykrytych sfałszowanych dokumentów.

Artykuł 24

Informacje przekazywane przez państwa członkowskie

1. Do dnia 16 sierpnia 2018 r. państwa członkowskie zgłaszają Komisji:

a) informacje o językach, które będą akceptować w przypadku dokumentów urzędowych przedkładanych ich organom zgodnie z art. 6 ust. 1 lit. a);

b) wykaz zwierający dokumenty urzędowe objęte zakresem stosowania niniejszego rozporządzenia;

c) wykaz dokumentów urzędowych, do których mogą być załączane - jako stosowne tłumaczenie pomocnicze - wielojęzyczne standardowe formularze;

d) wykazy osób posiadających, zgodnie z prawem krajowym, kwalifikacje do sporządzania tłumaczeń uwierzytelnionych, jeżeli takie wykazy istnieją;

e) wykaz zawierający rodzaje organów upoważnionych na mocy prawa krajowego do sporządzania kopii poświadczonych za zgodność z oryginałem;

f) informacje dotyczące środków, za pomocą których można zidentyfikować tłumaczenia uwierzytelnione i kopie poświadczone za zgodność z oryginałem; oraz

g) informacje na temat cech szczególnych kopii poświadczonych za zgodność z oryginałem.

2. Do dnia 16 lutego 2017 r. każde państwo członkowskie zgłasza Komisji, w swoim języku urzędowym lub swoich językach urzędowych, przy czym ten język lub języki muszą być jednym z języków urzędowych instytucji Unii, właściwe dla siebie tytuły rubryk, które mają zostać włączone do wielojęzycznych formularzy dotyczących urodzenia, pozostawania osoby przy życiu, zgonu, małżeństwa (w tym zdolności do zawarcia małżeństwa oraz stanu cywilnego) oraz w stosownych przypadkach zarejestrowanego związku partnerskiego (w tym zdolności do zawarcia zarejestrowanego związku partnerskiego i statusu związanego z zarejestrowanym związkiem partnerskim), miejsca zamieszkania lub miejsca pobytu oraz braku wpisu do rejestru karnego.

3. Do dnia 16 lutego 2018 r. Komisja publikuje w Dzienniku Urzędowym Unii Europejskiej oraz na europejskim portalu "e-Sprawiedliwość" we wszystkich językach urzędowych instytucji Unii wykazy tytułów rubryk właściwych dla poszczególnych państw otrzymane zgodnie z ust. 2.

4. Państwa członkowskie informują Komisję o wszelkich późniejszych zmianach dotyczących informacji, o których mowa w ust. 1 i 2.

5. Komisja udostępnia publicznie za pośrednictwem europejskiego portalu "e-Sprawiedliwość":

a) informacje, o których mowa w ust. 1 lit. a)-f); oraz

b) informacje, o których mowa w ust. 1 lit. g), publicznie dostępne na mocy prawa państwa członkowskiego, którego organy wydały kopię poświadczoną za zgodność z oryginałem.

Artykuł 25

Zmiana tytułów rubryk właściwych dla poszczególnych państw w wielojęzycznych standardowych formularzach

1. Państwa członkowskie powiadamiają Komisję o zmianach właściwych dla siebie tytułów rubryk, o których mowa w art. 24 ust. 2.

2. Komisja publikuje w Dzienniku Urzędowym Unii Europejskiej zmiany, o których mowa w ust. 1, wprowadzone do tytułów rubryk właściwych dla poszczególnych państw.

3. Komisja udostępnia publicznie za pośrednictwem europejskiego portalu "e-Sprawiedliwość" zmiany, o których mowa w ust. 1, wprowadzone do tytułów rubryk właściwych dla poszczególnych państw i odpowiednio zmienia wzór wielojęzycznych standardowych formularzy dla każdego państw członkowskiego.

Artykuł 26

Przegląd

1. Do dnia 16 lutego 2024 r., a następnie nie rzadziej niż co trzy lata, Komisja przedkłada Parlamentowi Europejskiemu, Radzie i Europejskiemu Komitetowi Ekonomiczno-Społecznemu sprawozdanie ze stosowania niniejszego rozporządzenia, zawierające ocenę wszelkich praktycznych doświadczeń istotnych dla współpracy między organami centralnymi. Sprawozdanie zawiera również ocenę tego, czy właściwe jest:

a) rozszerzenie zakresu stosowania niniejszego rozporządzenia na dokumenty urzędowe dotyczące kwestii innych niż te, o których mowa w art. 2 i w ust. 2 niniejszego artykułu;

b) w przypadku rozszerzenia zakresu stosowania, o którym mowa w lit. a) niniejszego ustępu - ustanowienie wielojęzycznych standardowych formularzy odnoszących się do dokumentów urzędowych dotyczących kwestii określonych zgodnie z lit. a) niniejszego ustępu, na które może zostać rozszerzony zakres stosowania niniejszego rozporządzenia; oraz

c) wykorzystywanie systemów elektronicznych do bezpośredniego przekazywania dokumentów urzędowych i wymiany informacji między organami państw członkowskich w celu wykluczenia możliwości oszustwa w związku z kwestiami objętymi niniejszym rozporządzeniem.

2. Do dnia 16 lutego 2021 r. Komisja przedkłada Parlamentowi Europejskiemu, Radzie i Europejskiemu Komitetowi Ekonomiczno-Społecznemu sprawozdanie oceniające, czy właściwe jest:

a) rozszerzenie zakresu stosowania niniejszego rozporządzenia na:

(i) dokumenty urzędowe dotyczącego statusu prawnego i reprezentacji spółki lub innego przedsiębiorcy;

(ii) dyplomy, świadectwa i inne dokumenty potwierdzające posiadanie kwalifikacji formalnych; oraz

(iii) dokumenty urzędowe poświadczające urzędowo potwierdzoną niepełnosprawność;

b) ustanowienie wielojęzycznych standardowych formularzy odnoszących się do:

(i) dokumentów urzędowych, o których mowa w art. 2 ust. 1 i dla których niniejszym rozporządzeniem nie ustanowiono wielojęzycznych standardowych formularzy; oraz

(ii) dokumentów urzędowych dotyczących kwestii określonych w lit. a) niniejszego ustępu, na które może zostać rozszerzony zakres stosowania niniejszego rozporządzenia;

c) wykorzystywanie systemów elektronicznych do bezpośredniego przekazywania dokumentów urzędowych i wymiany informacji między organami państw członkowskich w celu wykluczenia możliwości oszustwa w związku z kwestiami objętymi niniejszym rozporządzeniem.

3. Do sprawozdań, o których mowa w ust. 1 i 2, w stosownych przypadkach dołącza się wnioski dotyczące zmian, w szczególności dotyczące rozszerzenia zakresu stosowania niniejszego rozporządzenia na dokumenty urzędowe dotyczące nowych kwestii, o czym mowa w ust. 1 lit. a) i ust. 2 lit. a), ustanowienia nowych wielojęzycznych standardowych formularzy, o czym mowa w ust. 1 lit. b) i ust. 2 lit. b), oraz wykorzystywania systemów elektronicznych do bezpośredniego przekazywania dokumentów urzędowych i wymiany informacji między organami państw członkowskich, o czym mowa w ust. 1 lit. c) i ust. 2 lit. c).

Artykuł 27

Wejście w życie

1. Niniejsze rozporządzenie wchodzi w życie dwudziestego dnia po jego opublikowaniu w Dzienniku Urzędowym Unii Europejskiej.

2. Niniejsze rozporządzenie stosuje się od dnia 16 lutego 2019 r., z wyjątkiem:

a) art. 24 ust. 2, który stosuje się od dnia 16 lutego 2017 r.;

b) art. 12 i art. 24 ust. 3, które stosuje się od dnia 16 lutego 2018 r.; oraz

c) art. 22 i art. 24 ust. 1, które stosuje się od dnia 16 sierpnia 2018 r.

Niniejsze rozporządzenie wiąże w całości i jest bezpośrednio stosowane we wszystkich państwach członkowskich.

Sporządzono w Strasburgu dnia 6 lipca 2016 r.

ZAŁĄCZNIK I

Treść załącznika w formie PDF do pobrania tutaj

ZAŁĄCZNIK II

Treść załącznika w formie PDF do pobrania tutaj

ZAŁĄCZNIK III

Treść załącznika w formie PDF do pobrania tutaj

ZAŁĄCZNIK IV

Treść załącznika w formie PDF do pobrania tutaj

ZAŁĄCZNIK V

Treść załącznika w formie PDF do pobrania tutaj

ZAŁĄCZNIK VI

Treść załącznika w formie PDF do pobrania tutaj

ZAŁĄCZNIK VII

Treść załącznika w formie PDF do pobrania tutaj

ZAŁĄCZNIK VIII

Treść załącznika w formie PDF do pobrania tutaj

ZAŁĄCZNIK IX

Treść załącznika w formie PDF do pobrania tutaj

ZAŁĄCZNIK X

Treść załącznika w formie PDF do pobrania tutaj

ZAŁĄCZNIK XI

Treść załącznika w formie PDF do pobrania tutaj