PARLAMENT EUROPEJSKI,

— uwzględniając ostateczne roczne sprawozdanie finansowe Europejskiego Urzędu Wsparcia w dziedzinie Azylu za rok budżetowy 2012,

— uwzględniając sprawozdanie Trybunału Obrachunkowego dotyczące sprawozdania finansowego Europejskiego Urzędu Wsparcia w dziedzinie Azylu za rok budżetowy 2012 wraz z odpowiedziami Urzędu (¹) ,

— uwzględniając zalecenie Rady z dnia 18 lutego 2014 r. (05849/2014 - C7-0054/2014),

— uwzględniając art. 319 Traktatu o funkcjonowaniu Unii Europejskiej,

— uwzględniając rozporządzenie Rady (WE, Euratom) nr 1605/2002 z dnia 25 czerwca 2002 r. w sprawie rozporządzenia finansowego mającego zastosowanie do budżetu ogólnego Wspólnot Europejskich (²) , w szczególności jego art. 185,

— uwzględniając rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE, Euratom) nr 966/2012 z dnia 25 października 2012 r. w sprawie zasad finansowych mających zastosowanie do budżetu ogólnego Unii oraz uchylające rozporządzenie Rady (WE, Euratom) nr 1605/2002 (³) , w szczególności jego art. 208,

— uwzględniając rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) nr 439/2010 z dnia 19 maja 2010 r. w sprawie utworzenia Europejskiego Urzędu Wsparcia w dziedzinie Azylu (⁴) , w szczególności jego art. 35,

— uwzględniając rozporządzenie Komisji (WE, Euratom) nr 2343/2002 z dnia 19 listopada 2002 r. w sprawie ramowego rozporządzenia finansowego dotyczącego organów określonych w artykule 185 rozporządzenia Rady (WE, Euratom) nr 1605/2002 w sprawie rozporządzenia finansowego mającego zastosowanie do budżetu ogólnego Wspólnot Europejskich (⁵) ,

— uwzględniając rozporządzenie delegowane Komisji (UE) nr 1271/2013 z dnia 30 września 2013 r. w sprawie ramowego rozporządzenia finansowego dotyczącego organów, o których mowa w art. 208 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE, Euratom) nr 966/2012 (⁶) , w szczególności jego art. 108,

— uwzględniając art. 77 Regulaminu i załącznik VI do Regulaminu,

— uwzględniając sprawozdanie Komisji Kontroli Budżetowej oraz opinię Komisji Wolności Obywatelskich, Sprawiedliwości i Spraw Wewnętrznych (A7-0187/2014),

A. mając na uwadze, że Europejski Urząd Wsparcia w dziedzinie Azylu ( „ Urząd ” ), którego budżet pierwotnie wykonywała Komisja Europejska, uzyskał finansową autonomię dnia 20 września 2012 r. ,

B. mając na uwadze, że według sprawozdań finansowych Urzędu jego budżet na rok budżetowy 2012 wyniósł 10 000 000 EUR,

C. mając na uwadze, że Trybunał Obrachunkowy oświadczył, iż uzyskał wystarczającą pewność, że sprawozdanie finansowe Urzędu za rok budżetowy 2012 jest wiarygodne oraz że transakcje leżące u podstaw sprawozdania zostały przeprowadzone zgodnie z prawem i prawidłowo,

Uwagi dotyczące legalności i prawidłowości transakcji

1. zauważa, że system księgowy Urzędu nie został jeszcze zatwierdzony przez księgowego;

Zarządzanie budżetem i finansami

2. zauważa, że działania w zakresie monitorowania budżetu w roku budżetowym 2012 umożliwiły wykonanie budżetu w 69,02 %, a wskaźnik wykonania środków przeznaczonych na zobowiązania i płatności wyniósł 41,20 %;

Zobowiązania i przeniesienia

3. zauważa, że potrzeby budżetowe w 2012 r. zostały znacznie przeszacowane, ponieważ wykorzystano jedynie 4 800 000 EUR z przekazanej po uzyskaniu przez Urząd autonomii finansowej kwoty 7 000 000 EUR;

4. zauważa z niepokojem, że rozdysponowane środki w kwocie 3 200 000 EUR zostały przeniesione, co stanowi 65,13 % łącznej kwoty środków przeznaczonych na zobowiązania i płatności w okresie autonomii finansowej; przypomina Urzędowi, że wysoki poziom przeniesień jest sprzeczny z budżetową zasadą jednoroczności; w związku z tym zachęca Urząd do poprawienia swoich wyników w tym zakresie; przyjmuje jednocześnie do wiadomości, że przeniesienia są w większości związane z fakturami jeszcze nieotrzymanymi lub opłacanymi na koniec roku oraz z niewypłaconymi zwrotami kosztów związanych z pracami ekspertów; ponadto przyjmuje do wiadomości, że kwota około 800 000 EUR jest przeznaczona na prace remontowe wykonane w siedzibie Urzędu w 2012 r., za które płatność zostanie dokonana po odbiorze końcowym;

5. zauważa z niepokojem, że przeniesienie na kwotę 200 000 EUR nie znajduje pokrycia w zobowiązaniu prawnym (umowie) i jest w związku z tym sprzeczne z prawem; wzywa Urząd do poinformowania organu udzielającego absolutorium o krokach podjętych w celu zapobiegnięcia podobnym sytuacjom w przyszłości;

Przesunięcia

6. zauważa z zadowoleniem, że według sprawozdania z rocznej działalności oraz wyników kontroli przeprowadzonej przez Trybunał Obrachunkowy poziom i charakter przesunięć w 2012 r. nie przekroczył granic ustalonych w przepisach finansowych;

Procedury zamówień publicznych i rekrutacji

7. zauważa, że w odniesieniu do 2012 r. ani wybrane do kontroli transakcje, ani inne wyniki kontroli nie dały podstaw do sformułowania przez Trybunał Obrachunkowy w sprawozdaniu z kontroli rocznej jakichkolwiek uwag dotyczących procedur zamówień publicznych Urzędu;

8. zauważa, że Trybunał Obrachunkowy w swoim sprawozdaniu z kontroli rocznej za rok 2012 nie zawarł żadnych uwag dotyczących procedur rekrutacyjnych Urzędu;

Zapobieganie konfliktom interesów i zarządzanie nimi oraz przejrzystość

9. stwierdza na podstawie informacji przekazanych przez Urząd, że przyjął on politykę zapobiegania konfliktom interesów i zarządzania nimi, która ma na celu wypracowanie szeregu zasad, procedur i narzędzi służących zapobieganiu konfliktom interesów, identyfikowaniu takich konfliktów i zarządzaniu nimi;

10. zauważa, że życiorysy i deklaracje o braku konfliktu interesów członków zarządu i kadry kierowniczej wyższego szczebla oraz deklaracja o braku konfliktu interesów dyrektora wykonawczego nie są publicznie dostępne; wzywa Urząd do naprawy tej sytuacji w trybie pilnym;

Systemy kontroli wewnętrznej

11. zauważa brak stanu inwentarza z natury oraz fakt, że 20 % płatności zostało dokonanych po terminach wskazanych w rozporządzeniu finansowym; stwierdza, że 10 z 16 standardów kontroli wewnętrznej nie zostało jeszcze w pełni wdrożonych; przyjmuje do wiadomości wyjaśnienia Urzędu dotyczące szczególnych okoliczności w roku 2012, podczas którego Urząd uzyskał (we wrześniu) niezależność finansową od Komisji Europejskiej (DG HOME);

Wyniki

12. zwraca się do Urzędu o przedstawienie europejskim obywatelom wyników i efektów jego pracy w sposób łatwo dostępny, głównie za pośrednictwem swojej strony internetowej;

13. wyraża pragnienie, aby przynajmniej roczne sprawozdanie z działalności Urzędu zostało opublikowane we wszystkich językach urzędowych Unii Europejskiej, a nie tylko w języku angielskim, jak ma to miejsce obecnie; jest zdania, że jeśli niemożliwe jest opublikowanie raportu we wszystkich językach urzędowych UE od razu, wersje w językach niemieckim i francuskim powinny zostać udostępnione jako pierwsze;

14. w odniesieniu do pozostałych uwag towarzyszących decyzji w sprawie absolutorium, które mają charakter przekrojowy, odsyła do swojej rezolucji z dnia 3 kwietnia 2014 r. (⁷) w sprawie wyników, zarządzania finansami i kontroli agencji.