KOMISJA EUROPEJSKA,

uwzględniając Traktat o funkcjonowaniu Unii Europejskiej,

uwzględniając rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE, Euratom) nr 966/2012 z dnia 25 października 2012 r. w sprawie zasad finansowych mających zastosowanie do budżetu ogólnego Unii oraz uchylające rozporządzenie Rady (WE, Euratom) nr 1605/2002 (¹), w szczególności jego art. 209,

a także mając na uwadze, co następuje:

(1) W rozporządzeniu (EU, Euratom) nr 966/2012, w oparciu o doświadczenia z PPP, zinstytucjonalizowanymi jako organy Unii w myśl art. 185 rozporządzenia Rady (WE, Euratom) nr 1605/2002 (²), wprowadzono dodatkowe kategorie partnerstw publiczno-prywatnych w celu zwiększenia wyboru instrumentów i włączenia organów, których zasady są bardziej elastyczne i łatwiej dostępne dla partnerów prywatnych niż te, które stosuje się do instytucji unijnych. Do tych dodatkowych kategorii zaliczają się organy, o których mowa w art. 209 rozporządzenia (UE, Euratom) nr 966/2012, którym powierzono realizację partnerstwa publiczno-prywatnego (zwane dalej „organami PPP” ).

(2) W celu zapewnienia należytego zarządzania finansami UE oraz umożliwienia organom PPP przyjęcia ich własnych przepisów finansowych, konieczne jest przyjęcie modelowego rozporządzenia finansowego dla tych organów.

(3) Organy PPP powinny uchwalać i wykonywać budżet zgodnie z zasadami jedności, rzetelności budżetowej, jednoroczności, równowagi, jednostki rozliczeniowej, uniwersalności, specyfikacji, zasadą należytego zarządzania finansami, która wymaga skutecznej i wydajnej kontroli wewnętrznej, oraz zasadą przejrzystości.

(4) Aby zapewnić ogólne wykonanie zadań i działań organów PPP, organ taki powinien mieć możliwość uwzględnienia środków niewykorzystanych w danym roku w preliminarzu dochodów i wydatków na okres nieprzekraczający następnych trzech lat budżetowych.

(5) Jako że środki unijne udostępnione organowi PPP należy zrealizować w ramach zarządzania pośredniego zgodnie z art. 60 rozporządzenia (UE, Euratom) nr 966/2012, przepisy dotyczące planowania finansowego i sprawozdawczości powinny być spójne z metodą pośredniego zarządzania wykonaniem budżetu. Udzielenie absolutorium z wykonania budżetu w odniesieniu do wkładu Unii na rzecz organów PPP będzie stanowiło element udzielenia absolutorium Komisji przez Parlament Europejski w odniesieniu do wykonania budżetu Unii. W związku z tym należy przewidzieć składanie odpowiednich rocznych sprawozdań, w tym deklaracji zarządczych, zgodnie z rozporządzeniem (UE, Euratom) nr 966/2012, umożliwiając Komisji sprawniejsze przejęcie obowiązków związanych z udzieleniem absolutorium.

(6) Konieczne jest określenie uprawnień i obowiązków księgowego i urzędników zatwierdzających, uwzględniając charakter publiczno-prywatny organów PPP. Urzędnicy zatwierdzający powinni być w pełni odpowiedzialni za wszelkie operacje po stronie dochodów i wydatków, wykonywane pod ich nadzorem, a także powinni odpowiadać za swoje działania, w miarę potrzeby także w ramach postępowania dyscyplinarnego.

(7) Należy wyjaśnić funkcje audytu wewnętrznego i kontroli wewnętrznej oraz uprościć wymogi dotyczące sprawozdawczości. Audyt wewnętrzny w ramach organów PPP należy do obowiązków audytora wewnętrznego Komisji, który powinien przeprowadzać audyt w przypadkach uzasadnionych przez towarzyszące im ryzyko. Należy wprowadzić przepisy dotyczące ustanowienia i funkcjonowania jednostek audytu wewnętrznego.

(8) W celu zagwarantowania, że każdy organ będzie odpowiedzialny za wykonanie własnego budżetu i będzie realizował cele przypisane mu w chwili utworzenia, organy PPP powinny mieć możliwość korzystania, do celów wykonania powierzonych im zadań, z zewnętrznych organów sektora prywatnego jedynie w razie konieczności, lecz nie w przypadku zadań wiążących się z jakimkolwiek obowiązkiem świadczenia usługi publicznej lub wykorzystaniem swobody decyzyjnej.

(9) Należy również określić zasady obowiązujące w przypadku operacji po stronie wydatków lub dochodów organu PPP.

(10) Uwzględniając publiczno-prywatny charakter organów PPP, a w szczególności wkład sektora prywatnego do budżetu organu PPP, należy przewidzieć elastyczne procedury udzielania zamówień publicznych. W ramach stosownych procedur należy przestrzegać zasad przejrzystości, proporcjonalności, równego traktowania i niedyskryminacji oraz częściowo odbiec od właściwych przepisów ustanowionych w rozporządzeniu delegowanym Komisji (UE) nr 1268/2012 (³). Konieczne jest zapewnienie tańszych dostaw wyższej jakości towarów i usług, jak również unikanie nadmiernych kosztów procedur zarządzania zamówieniami poprzez wzmocnioną współpracę między członkami organów PPP. Organy PPP powinny zatem mieć możliwość rezygnacji z procedury udzielania zamówień przy zawieraniu ze swoimi członkami innymi niż Unia umów o dostawę towarów, świadczenie usług lub przeprowadzenie prac, które ci członkowie wykonują bezpośrednio, bez konieczności angażowania stron trzecich.

(11) W celu zwiększenia oszczędności należy zapewnić możliwość wzajemnego świadczenia usług lub przekazania ich innemu organowi lub Komisji, w szczególności poprzez umożliwienie, aby księgowemu Komisji powierzono wszystkie zadania księgowego organu PPP lub ich część.

(12) Organy PPP powinny mieć możliwość korzystania z pomocy ekspertów zewnętrznych do celów oceny wniosków o udzielenie dotacji, projektów i ofert oraz w celu zasięgnięcia opinii. Wybór ekspertów powinien przebiegać zgodnie z zasadami niedyskryminacji, równego traktowania i braku konfliktu interesów.

(13) W odniesieniu do przyznawania dotacji i nagród zastosowanie mają właściwe przepisy rozporządzenia (UE, Euratom) nr 966/2012 i rozporządzenia delegowanego (UE) nr 1268/2012, z zastrzeżeniem wszelkich przepisów szczegółowych aktu założycielskiego danego organu PPP lub aktu podstawowego programu, którego realizację powierzono organowi PPP, w celu zapewnienia realizacji spójnej z działaniami bezpośrednio zarządzanymi przez Komisję.

(14) Jeśli konieczna jest konsolidacja sprawozdań rachunkowych organów PPP zgodnie z regułami rachunkowości, o których mowa w art. 143 rozporządzenia (UE, Euratom) nr 966/2012, reguły rachunkowości stosowane przez organy PPP powinny umożliwiać taką konsolidację.

(15) Niniejsze rozporządzenie powinno wejść w życie następnego dnia po jego opublikowaniu w Dzienniku Urzędowym Unii Europejskiej w celu terminowego przyjęcia zmienionych rozporządzeń finansowych dla organów PPP w dniu 1 stycznia 2014 r., aby zapewnić spójne zasady w kolejnych wieloletnich ramach finansowych,

PRZYJMUJE NINIEJSZE ROZPORZĄDZENIE:

ROZDZIAŁ 1

ZAKRES

Artykuł 1

Przedmiot

W niniejszym rozporządzeniu ustanawia się główne zasady, na podstawie których organ realizacji partnerstwa publiczno-prywatnego (zwany dalej „organem PPP”) przyjmuje własne przepisy finansowe. Przepisy finansowe organu PPP nie powinny odbiegać od niniejszego rozporządzenia z wyjątkiem przypadków, w których wymagają tego ich specyficzne potrzeby, i po uzyskaniu uprzedniej zgody Komisji zgodnie z art. 209 ust. 1 akapit czwarty rozporządzenia (UE, Euratom) nr 966/2012. [1]

Każdy organ PPP przyjmuje szczegółowe przepisy, dzięki którym te zasady zostaną uwzględnione w przepisach finansowych.

Artykuł 2

Definicje

Do celów niniejszego rozporządzenia stosuje się następujące definicje:

– „zarząd” oznacza główny organ wewnętrzny organu PPP, który jest odpowiedzialny za podejmowanie decyzji w sprawach finansowych i budżetowych, bez względu na nazwę, jaka została mu nadana w akcie założycielskim organu PPP,

– „dyrektor” oznacza osobę odpowiedzialną za wykonanie decyzji zarządu i za budżet organu PPP jako urzędnik zatwierdzający, bez względu na tytuł nadany mu w akcie założycielskim organu PPP,

– „członek” oznacza członka organu PPP zgodnie z jego aktem założycielskim,

– „akt założycielski” oznacza instrument prawa Unii regulujący główne kwestie związane z utworzeniem i działalnością organu PPP,

– „budżet organu PPP” oznacza instrument, w którym – w odniesieniu do każdego roku budżetowego – przewiduje się i zatwierdza dochody i wydatki uznane za niezbędne dla organu PPP.

Artykuł 3

Zakres budżetu

Budżet organu PPP składa się z następujących elementów:

a) dochody organu PPP obejmujące:

(i) wkłady finansowe członków na poczet kosztów administracyjnych;

(ii) wkłady finansowe członków na poczet kosztów operacyjnych;

(iii) dochody przeznaczone na finansowanie poszczególnych pozycji wydatków;

(iv) wszelkie dochody osiągnięte przez organ PPP;

b) wydatki organu PPP, łącznie z wydatkami administracyjnymi.

ROZDZIAŁ 2

ZASADY BUDŻETOWE

Artykuł 4

Poszanowanie zasad budżetowych

Budżet organu PPP uchwala się i wykonuje zgodnie z zasadami jedności, rzetelności budżetowej, jednoroczności, równowagi, jednostki rozliczeniowej, uniwersalności, specyfikacji, zasadą należytego zarządzania finansami, która wymaga skutecznej i wydajnej kontroli wewnętrznej, oraz zasadą przejrzystości, jak określono w niniejszym rozporządzeniu.

Artykuł 5

Zasady jedności i rzetelności budżetowej

1. Nie pobiera się dochodów ani nie dokonuje wydatków, chyba że są one zapisane w odpowiedniej linii w budżecie organu PPP.

2. Nie można zaciągać żadnych zobowiązań ani zatwierdzać żadnych wydatków przekraczających poziom środków zatwierdzonych w budżecie organu PPP.

3. Środki mogą zostać zapisane w budżecie organu PPP, tylko jeżeli są przeznaczone na pozycję wydatków uznaną za niezbędną.

4. Odsetki narosłe od płatności zaliczkowych wypłaconych z budżetu organu PPP nie są należne organowi PPP.

Artykuł 6

Zasada jednoroczności

1. Środki zapisane w budżecie organu PPP są zatwierdzane na okres jednego roku budżetowego, który trwa od dnia 1 stycznia do dnia 31 grudnia.

2. Środki na zobowiązania pokrywają łączny poziom zobowiązań prawnych zaciągniętych w roku budżetowym.

3. Środki na płatności pokrywają płatności z tytułu zobowiązań prawnych zaciągniętych w roku budżetowym lub w poprzednich latach budżetowych.

4. W przypadku środków na cele administracyjne wydatki nie przekraczają dochodów przewidywanych na dany rok, o których mowa w art. 3 lit. a) ppkt (i).

5. Uwzględniając potrzeby organu PPP, niewykorzystane środki można ująć w preliminarzu dochodów i wydatków na okres nieprzekraczający trzech następnych lat budżetowych. Środki te należy wykorzystać w pierwszej kolejności.

6. Postanowienia pkt 1–5 nie stanowią przeszkody w rozbiciu zobowiązań budżetowych z tytułu działań trwających dłużej niż jeden rok budżetowy na kilka rocznych rat, gdy przewiduje to akt podstawowy lub w przypadku gdy dotyczą one wydatków administracyjnych.

Artykuł 7

Zasada równowagi

1. Dochody i środki na płatności muszą znajdować się w równowadze.

2. Środki na zobowiązania nie przekraczają odpowiedniego rocznego wkładu Unii, określonego w corocznej umowie dotyczącej transferu środków zawieranej z Komisją, powiększonego o roczne składki członków innych niż Unia, wszelkie pozostałe dochody, o których mowa w art. 3, oraz kwotę niewykorzystanych środków, o których mowa w art. 6 ust. 5.

3. Organ PPP nie może zaciągać pożyczek w ramach budżetu organu PPP.

4. Jeśli osiągnięty zostanie dodatni wynik budżetowy, należy go ująć jako dochód w budżecie na następny rok budżetowy.

Jeśli osiągnięty zostanie ujemny wynik budżetowy, należy go ująć jako środki na płatności w budżecie na następny rok budżetowy.

Artykuł 8

Zasada jednostki rozliczeniowej

Budżet organu PPP jest opracowywany i wykonywany w euro, w euro prezentuje się również sprawozdania rachunkowe. Do celów przepływów pieniężnych księgowy jest jednak upoważniony do dokonywania operacji w innych walutach zgodnie z przepisami finansowymi danego organu PPP.

Artykuł 9

Zasada uniwersalności

1. Nie naruszając przepisów ust. 2, suma dochodów pokrywa sumę środków na płatności. Wszystkie dochody i wydatki zapisuje się w pełnej wysokości, nie wprowadzając żadnych korekt między nimi, z zastrzeżeniem szczegółowych postanowień przepisów finansowych organu PPP w przypadkach, w których można dokonywać pewnych odliczeń od wniosków od płatności, które następnie są ujmowane jako wartości netto.

2. Dochody, które są przeznaczone na określony cel, takie jak dochody z fundacji, subwencji, darów i zapisów na cele dobroczynne, są przeznaczane na finansowanie konkretnych pozycji wydatków.

3. Dyrektor może przyjąć wszelkie darowizny dokonane na rzecz organu PPP, takie jak fundacje, subwencje, dary i zapisy na cele dobroczynne.

Przyjęcie darowizny, która może być związana ze znacznym obciążeniem finansowym, podlega uprzedniemu zatwierdzeniu przez zarząd, który podejmuje decyzję w terminie dwóch miesięcy od daty złożenia zarządowi takiego wniosku. Jeżeli zarząd nie podejmie decyzji w tym terminie, darowiznę uznaje się za przyjętą.

Kwotę, powyżej której obciążenie finansowe uznaje się za znaczące, określa się w drodze decyzji zarządu.

Artykuł 10

Zasada specyfikacji

1. Środki przeznaczane są na określone cele co najmniej według tytułów i rozdziałów.

2. Dyrektor może dokonywać przesunięcia środków między rozdziałami bez żadnych ograniczeń, a między tytułami – do wysokości 10 % środków zapisanych na dany rok w tej linii budżetowej, z której dokonywane jest przesunięcie.

Dyrektor może zaproponować zarządowi przesunięcia środków między tytułami powyżej pułapu określonego w akapicie pierwszym. Zarząd może wyrazić sprzeciw wobec takich przesunięć w terminie trzech tygodni. Po tym terminie przesunięcia uznaje się za przyjęte.

Dyrektor niezwłocznie informuje zarząd o wszystkich przesunięciach dokonanych na podstawie akapitu pierwszego.

Artykuł 11

Zasada należytego zarządzania finansami

1. Środki wykorzystuje się zgodnie z zasadami należytego zarządzania finansami, czyli zgodnie z zasadami oszczędności, wydajności i skuteczności.

2. Zgodnie z zasadą oszczędności zasoby wykorzystane przez organ PPP w celu wykonywania jego działalności powinny być udostępniane w odpowiednim czasie, we właściwej ilości i jakości oraz po najlepszej cenie.

Zasada wydajności wiąże się z jak najkorzystniejszą relacją pomiędzy wykorzystanymi zasobami a osiągniętymi wynikami.

Zasada skuteczności wiąże się z osiągnięciem określonych celów oraz zamierzonych rezultatów.

3. We wszystkich obszarach działalności objętych budżetem organu PPP wyznacza się konkretne, wymierne, osiągalne, odpowiednie i określone w czasie cele. Dla każdego działania osiągnięcie tych celów monitorowane jest wskaźnikami wydajności, a dyrektor co roku przekazuje zarządowi stosowne informacje, nie później niż w momencie składania dokumentów załączanych do projektu budżetu organu PPP.

4. O ile w akcie założycielskim nie przewidziano, że oceny są dokonywane przez Komisję, organ PPP, w celu poprawy procesu decyzyjnego, dokonuje oceny, w tym oceny ex post, programów i działań pociągających za sobą znaczne wydatki oraz przesyła wyniki oceny zarządowi.

Artykuł 12

Wewnętrzna kontrola wykonania budżetu

1. Budżet organu PPP wykonuje się przy zapewnieniu skutecznej i wydajnej kontroli wewnętrznej.

2. Do celów wykonania budżetu organu PPP kontrolę wewnętrzną definiuje się jako proces stosowany na wszystkich szczeblach zarządzania i mający zapewnić wystarczającą pewność co do osiągnięcia następujących celów:

a) skuteczności, wydajności i oszczędności operacji;

b) wiarygodności sprawozdawczości;

c) ochrony mienia i informacji;

d) zapobiegania nadużyciom finansowym i nieprawidłowościom oraz ich wykrywania, korygowania i monitorowania;

e) odpowiedniego zarządzania ryzykiem w zakresie legalności i prawidłowości operacji podstawowych, z uwzględnieniem wieloletniego charakteru programów, jak również charakteru danych płatności.

3. Skuteczna i wydajna kontrola wewnętrzna opiera się na najlepszej praktyce międzynarodowej i obejmuje w szczególności elementy określone w art. 32 ust. 3 i 4 rozporządzenia (UE, Euratom) nr 966/2012, uwzględniając strukturę i wielkość organu PPP, charakter powierzonych mu zadań oraz kwoty i ryzyko finansowe i operacyjne towarzyszące tym zadaniom.

Artykuł 13

Zasada przejrzystości

1. Budżet organu PPP uchwala się i wykonuje, a sprawozdania są przedstawiane zgodnie z zasadą przejrzystości.

2. Budżet organu PPP, w tym plan zatrudnienia i przyjęte budżety korygujące, łącznie ze wszelkimi dostosowaniami określonymi w art. 15 ust. 1, są publikowane na stronie internetowej organu PPP w ciągu czterech tygodni od ich przyjęcia i przekazywane do Komisji i Trybunału Obrachunkowego.

3. Organ PPP udostępnia, zgodnie z jednolitym wzorem, na swojej stronie internetowej informacje dotyczące odbiorców środków pochodzących z jego budżetu, zgodnie z art. 21 ust. 2, 3 i 4 rozporządzenia delegowanego (UE) nr 1268/2012, nie później niż do dnia 30 czerwca roku następującego po roku budżetowym, w którym przyznano środki.

Informacje publikuje się w sposób łatwo dostępny, przejrzysty i wyczerpujący. Informacje udostępnia się w sposób zgodny z wymogami poufności i bezpieczeństwa, w szczególności ochrony danych osobowych określonych w rozporządzeniu (WE) nr 45/2001 Parlamentu Europejskiego i Rady (⁴).

4. Informacje dotyczące ekspertów zatrudnionych zgodnie z art. 34 niniejszego rozporządzenia opublikowane są na stronie internetowej Unii.

ROZDZIAŁ 3

PLANY FINANSOWE

Artykuł 14

Preliminarz dochodów i wydatków

1. Organ PPP przekazuje Komisji i pozostałym członkom preliminarz dochodów i wydatków oraz ogólne wytyczne zastosowane przy jego sporządzaniu, wraz z projektem programu prac, o którym mowa w art. 31 ust. 4, nie później niż do dnia 31 stycznia roku budżetowego poprzedzającego rok, w którym wykonany zostanie budżet PPP.

2. Preliminarz dochodów i wydatków organu PPP obejmuje:

a) szacowaną liczbę stanowisk stałych i czasowych, według grupy funkcyjnej i zaszeregowania, jak również liczbę pracowników kontraktowych i oddelegowanych ekspertów krajowych, wyrażoną jako ekwiwalenty pełnego czasu pracy, w granicach środków budżetowych;

b) w przypadku zmiany liczby osób na stanowiskach oświadczenie uzasadniające wniosek o nowe stanowiska;

c) kwartalne oszacowanie płatności gotówkowych oraz wpływów gotówkowych;

d) informacje dotyczące realizacji wszystkich wcześniej określonych celów w odniesieniu do różnych działań;

e) cele wyznaczone na rok budżetowy, którego dotyczy preliminarz, ze wskazaniem wszelkich szczególnych potrzeb budżetowych związanych z osiągnięciem tych celów;

f) koszty administracyjne oraz wykonany budżet organu PPP w poprzednim roku budżetowym;

g) kwotę wkładów finansowych wniesionych przez członków i wartość wkładów rzeczowych wniesionych przez członków innych niż Unia;

h) informacje dotyczące niewykorzystanych środków, które ujęto w preliminarzu dochodów i wydatków w danym roku zgodnie z art. 6 ust. 5.

Artykuł 15

Uchwalanie budżetu

1. Zarząd przyjmuje budżet organu PPP oraz plan zatrudnienia personelu, w tym liczbę stanowisk stałych i czasowych, według grupy funkcyjnej i zaszeregowania, uzupełnioną o liczbę pracowników kontraktowych i oddelegowanych ekspertów krajowych, wyrażoną jako ekwiwalenty pełnego czasu pracy zgodnie z aktem założycielskim organu PPP. Szczegółowe postanowienia w tym zakresie można określić w przepisach finansowych organu PPP. Wszelka zmiana budżetu organu PPP, w tym planu zatrudnienia, jest przedmiotem budżetu korygującego organu PPP przyjętego w drodze tej samej procedury, którą zastosowano przy przyjęciu budżetu początkowego organu PPP. Budżet organu PPP i, w stosownych przypadkach, budżety korygujące organu PPP, są dostosowywane w celu uwzględnienia kwoty wkładu Unii określonego w budżecie UE.

2. Budżet organu PPP składa się z zestawienia dochodów i zestawienia wydatków.

3. W budżecie organu PPP wykazuje się:

a) w zestawieniu dochodów:

(i) szacowane dochody organu PPP na dany rok budżetowy („rok n”);

(ii) szacowane dochody za poprzedni rok budżetowy oraz dochody za rok n–2;

(iii) właściwe uwagi do każdego wiersza dochodu;

b) w zestawieniu wydatków:

(i) środki na zobowiązania i środki na płatności na rok n;

(ii) środki na zobowiązania i środki na płatności za poprzedni rok budżetowy oraz zobowiązania zaciągnięte i wydatki zrealizowane w roku n–2, przy czym wydatki wyraża się również jako procent budżetu organu PPP z roku n;

(iii) skrócone zestawienie harmonogramu należnych płatności w kolejnych latach budżetowych na pokrycie zobowiązań budżetowych zaciągniętych w poprzednich latach budżetowych;

(iv) właściwe uwagi dotyczące każdego poddziału.

4. Plan zatrudnienia przedstawia, obok liczby stanowisk zatwierdzonych na rok budżetowy, liczbę stanowisk zatwierdzonych na rok poprzedni oraz liczbę stanowisk faktycznie zajmowanych. Takie same informacje należy przedstawić w odniesieniu do pracowników kontraktowych i oddelegowanych ekspertów krajowych.

ROZDZIAŁ 4

PODMIOTY UPOWAŻNIONE DO DZIAŁAŃ FINANSOWYCH

Artykuł 16

Wykonywanie budżetu zgodnie z zasadą należytego zarządzania finansami

1. Dyrektor pełni funkcję urzędnika zatwierdzającego. Dyrektor wykonuje dochody i wydatki budżetu organu PPP zgodnie z przepisami finansowymi organu PPP i zasadą należytego zarządzania finansami, na własną odpowiedzialność i w granicach zatwierdzonych środków. Dyrektor jest odpowiedzialny za zapewnienie przestrzegania wymogów legalności i prawidłowości.

Bez uszczerbku dla obowiązków urzędnika zatwierdzającego w zakresie zapobiegania nieprawidłowościom i nadużyciom finansowym oraz ich wykrywania organ PPP uczestniczy w działaniach Europejskiego Urzędu ds. Zwalczania Nadużyć Finansowych (OLAF) w zakresie zapobiegania nadużyciom finansowym.

2. Dyrektor może przekazać uprawnienia do wykonania budżetu pracownikom organu PPP objętym regulaminem pracowniczym, jeśli regulamin ma zastosowanie do organu PPP, zgodnie z warunkami określonymi w przepisach finansowych organu PPP. Podmioty, którym zostały delegowane uprawnienia, mogą działać wyłącznie w ich granicach.

Artykuł 17

Uprawnienia i obowiązki urzędnika zatwierdzającego

1. Budżet organu PPP jest wykonywany przez dyrektora w działach, które mu podlegają.

2. Zadania związane ze specjalistyczną wiedzą techniczną oraz zadania administracyjne, przygotowawcze lub pomocnicze niewiążące się ze sprawowaniem władzy publicznej ani z korzystaniem ze swobody decyzyjnej mogą zostać powierzone, na podstawie umowy, osobom lub organom zewnętrznym sektora prywatnego, jeżeli zostanie to uznane za niezbędne.

3. Dyrektor – zgodnie z minimalnymi normami przyjętymi przez zarząd oraz z należytym uwzględnieniem ryzyka związanego ze środowiskiem zarządzania i charakterem finansowanego działania – wprowadza strukturę organizacyjną i systemy kontroli wewnętrznej odpowiednie do wykonywanych przez niego obowiązków. Ustanowienie takiej struktury i takich systemów opiera się na analizie ryzyka uwzględniającej ich opłacalność.

Dyrektor może ustanowić w ramach służb funkcję zapewniającą wiedzę fachową i doradztwo, mające na celu pomoc w zakresie kontroli zagrożenia związanego z jego działalnością.

4. [2] Urzędnik zatwierdzający przechowuje dokumenty potwierdzające dotyczące przeprowadzonych operacji przez pięć lat od daty decyzji, w której udzielono absolutorium w odniesieniu do wykonania budżetu organu PPP za przedmiotowy rok. Dane osobowe zawarte w dokumentach potwierdzających należy w miarę możliwości usunąć, jeśli nie są one konieczne do celów kontroli i audytu. W każdym przypadku do przechowywania danych o połączeniach zastosowanie mają przepisy art. 37 ust. 2 rozporządzenia (WE) nr 45/2001.

Artykuł 18

Kontrole ex ante

1. Każda operacja podlega co najmniej kontroli ex ante na podstawie przeglądu dokumentów oraz na podstawie dostępnych wyników już przeprowadzonych kontroli, dotyczących operacyjnych i finansowych aspektów operacji.

Kontrole ex ante obejmują zainicjowanie i sprawdzenie operacji.

Zainicjowanie i sprawdzenie operacji stanowią odrębne funkcje.

2. Zainicjowanie operacji rozumiane jest jako wszelkie operacje przygotowawcze przeprowadzone przez urzędnika zatwierdzającego przed przyjęciem aktów wykonujących budżet organu PPP.

3. Sprawdzenie ex ante operacji oznacza wszystkie kontrole ex ante wdrożone przez właściwego urzędnika zatwierdzającego w celu zweryfikowania jej aspektów operacyjnych i finansowych.

4. Celem kontroli ex ante jest sprawdzenie spójności wymaganych dokumentów potwierdzających i wszelkich innych dostępnych informacji.

Zakres kontroli ex ante pod względem częstotliwości i intensywności określa właściwy urzędnik zatwierdzający, biorąc pod uwagę względy ryzyka i gospodarności. W przypadku wątpliwości urzędnik zatwierdzający odpowiedzialny za poświadczenie danej płatności zwraca się z wnioskiem o przedstawienie informacji dodatkowych lub przeprowadza kontrolę na miejscu w celu uzyskania wystarczającej pewności w ramach kontroli ex ante.

Celem kontroli ex ante jest upewnienie się, czy:

a) wydatki są prawidłowe i zgodne z obowiązującymi przepisami;

b) zastosowano zasadę należytego zarządzania finansami, określoną w art. 11.

Na potrzeby kontroli właściwy urzędnik zatwierdzający może uznać, że kilka podobnych transakcji indywidualnych związanych z rutynowymi wydatkami na wynagrodzenia, emerytury, zwrot kosztów podróży służbowych i kosztów leczenia stanowi pojedynczą operację.

Artykuł 19

Kontrole ex post

1. Właściwy urzędnik zatwierdzający może wprowadzić kontrole ex post w celu sprawdzenia operacji już zatwierdzonych w wyniku kontroli ex ante. Takie kontrole mogą być przeprowadzane na wybranych próbach w zależności od występującego ryzyka.

Kontrole ex post można przeprowadzać na podstawie dokumentów oraz, w stosownych przypadkach, na miejscu.

2. Kontrole ex post przeprowadzają pracownicy, którzy nie są odpowiedzialni za kontrole ex ante. Pracownicy odpowiedzialni za kontrole ex post nie podlegają pracownikom odpowiedzialnym za kontrole ex ante.

Pracownicy odpowiedzialni za kontrolowanie zarządzania operacjami finansowymi mają niezbędne umiejętności zawodowe.

Artykuł 20

Sprawozdania roczne

[3] 1. Urzędnik zatwierdzający co roku składa zarządowi sprawozdanie z wykonania swoich obowiązków w formie rocznego skonsolidowanego sprawozdania z działalności, w którym zamieszcza:

a) informacje dotyczące:

(i) wykonania rocznego programu prac organu PPP, budżetu organu PPP oraz zasobów personelu;

(ii) systemów zarządzania i kontroli wewnętrznej, w tym podsumowania liczby i rodzaju audytów wewnętrznych przeprowadzanych przez wewnętrznego audytora, jednostki audytu wewnętrznego, sporządzonych zaleceń oraz działań podjętych w następstwie tych zaleceń oraz zaleceń z lat poprzednich, o których mowa w art. 26 i 28;

(iii) wszelkich uwag Trybunału Obrachunkowego oraz działań podjętych następstwie tych uwag;

(iv) sprawozdania finansowego oraz sprawozdania z zarządzania budżetem i finansami, nie naruszając przepisów art. 39, 41 i 42;

b) oświadczenie urzędnika zatwierdzającego, w którym wskazuje on, czy posiada wystarczającą pewność, że – o ile w ewentualnych zastrzeżeniach co do określonych dochodów i wydatków nie wskazano inaczej:

(i) informacje zawarte w sprawozdaniu przedstawiają prawdziwy i rzetelny obraz sytuacji;

(ii) zasoby przeznaczone na działania opisane w sprawozdaniu zostały wykorzystane zgodnie z przeznaczeniem oraz zgodnie z zasadą należytego zarządzania finansami;

(iii) wprowadzone procedury kontroli dają niezbędne gwarancje legalności i prawidłowości operacji podstawowych.

W skonsolidowanym rocznym sprawozdaniu z działalności wskazuje się wyniki operacji w odniesieniu do ustalonych celów, ryzyka związanego z tymi operacjami, wykorzystania przekazanych zasobów oraz skuteczności i wydajności systemów kontroli wewnętrznej, w tym ogólnej oceny kosztów i korzyści z kontroli.

Skonsolidowane sprawozdanie roczne przedkładane jest zarządowi w celu przeprowadzenia jego oceny.

2. Nie później niż dnia 1 lipca każdego roku zarząd przesyła skonsolidowane roczne sprawozdanie z działalności wraz z jego oceną Trybunałowi Obrachunkowemu, Komisji, Parlamentowi Europejskiemu oraz Radzie.

3. W należycie uzasadnionych przypadkach w akcie założycielskim można określić dodatkowe wymogi w zakresie sprawozdawczości, w szczególności gdy jest to uzasadnione charakterem działalności danego organu.

Artykuł 21

Ochrona interesów finansowych Unii

1. Jeżeli pracownik uczestniczący w zarządzaniu finansami i kontroli transakcji uzna, że decyzja, którą jego przełożony nakazuje mu wykonać lub na którą nakazuje mu on wyrazić zgodę, jest nieprawidłowa lub sprzeczna z zasadami należytego zarządzania finansami lub zasadami zawodowymi, których ten pracownik ma przestrzegać, powiadamia on o tym dyrektora na piśmie, a dyrektor udziela mu pisemnej odpowiedzi. Jeżeli dyrektor nie podejmie żadnych działań lub potwierdzi pierwotną decyzję lub polecenie, a pracownik uważa, że potwierdzenie to nie stanowi wystarczającej reakcji na jego obawy, pracownik powiadamia w formie pisemnej właściwy zespół, o którym mowa w art. 23 ust. 3. Zespół, o którym mowa w art. 23 ust. 3, bezzwłocznie informuje o tym zarząd.

2. W przypadku jakiejkolwiek nielegalnej działalności, nadużycia finansowego lub korupcji, które mogą zaszkodzić interesom organu PPP lub jego członków, pracownik powiadamia władze i organy określone w mających zastosowanie przepisach. Umowy z audytorami zewnętrznymi prowadzącymi audyty zarządzania finansowego organu PPP nakładają na audytorów zewnętrznych obowiązek informowania urzędnika zatwierdzającego o wszelkich podejrzeniach nielegalnej działalności, nadużyć finansowych lub korupcji, które mogą zaszkodzić interesom organu PPP lub jego członków.

Artykuł 22

Księgowy

1. Zarząd wyznacza księgowego podlegającego przepisom regulaminu pracowniczego, o ile mają one zastosowanie do organu PPP, który posiada pełną niezależność w wykonywaniu swoich obowiązków. Księgowy jest odpowiedzialny w organie PPP za:

a) właściwe wykonywanie płatności, pobór dochodów i odzyskiwanie ustalonych należności;

b) prowadzenie, przygotowywanie i przedstawianie sprawozdań finansowych zgodnie z rozdziałem 8;

c) wprowadzenie, zgodnie z rozdziałem 8, reguł rachunkowości i planu kont;

d) określanie i walidację systemów rachunkowości i w stosownych przypadkach walidację systemów ustanowionych przez urzędnika zatwierdzającego w celu dostarczania lub uzasadniania informacji księgowych; w tym celu księgowy jest upoważniony do sprawdzania w dowolnym czasie przestrzegania kryteriów walidacji;

e) zarządzanie środkami pieniężnymi.

2. Kilka organów PPP może wyznaczyć tego samego księgowego.

Organy PPP mogą także ustalić z Komisją, że księgowy Komisji będzie również pełnił obowiązki księgowego organu PPP.

Mogą one również powierzyć księgowemu Komisji część zadań księgowego organu PPP, biorąc pod uwagę relację kosztów do korzyści.

W przypadku, o którym mowa w niniejszym ustępie, organy PPP dokonują niezbędnych ustaleń w celu uniknięcia konfliktu interesów.

3. Księgowy uzyskuje od urzędnika zatwierdzającego wszelkie informacje niezbędne do sporządzania sprawozdań finansowych dających prawdziwy obraz sytuacji finansowej organu PPP oraz wykonania budżetu. Urzędnik zatwierdzający gwarantuje wiarygodność tych informacji.

4. Księgowy podpisuje sprawozdania przed ich przyjęciem przez dyrektora, zaświadczając tym samym, że ma wystarczającą pewność co do prawdziwości i rzetelności zawartych w nich informacji na temat sytuacji finansowej organu PPP.

Do celów akapitu pierwszego księgowy sprawdza, czy sprawozdania rachunkowe zostały przygotowane zgodnie z regułami rachunkowości, o których mowa w art. 38, oraz czy w sprawozdaniach rachunkowych ujęto wszystkie dochody i wydatki.

Księgowy jest upoważniony do sprawdzania otrzymanych informacji, jak również do przeprowadzania wszelkich innych weryfikacji, które uzna za niezbędne do podpisania sprawozdań.

W razie potrzeby księgowy zgłasza zastrzeżenia, szczegółowo wyjaśniając ich charakter i zakres.

Z zastrzeżeniem ust. 5 tylko księgowy jest upoważniony do zarządzania środkami pieniężnymi i ich ekwiwalentami. Księgowy jest odpowiedzialny za ich bezpieczne przechowywanie.

5. Księgowy może przy wykonywaniu swoich obowiązków delegować niektóre zadania na pracowników objętych przepisami regulaminu pracowniczego, o ile przepisy te mają zastosowanie do organu PPP, w przypadku kiedy jest to niezbędne dla wykonania tych obowiązków zgodnie z przepisami finansowymi organu PPP.

6. Bez uszczerbku dla jakiegokolwiek postępowania dyscyplinarnego zarząd może w dowolnym czasie okresowo lub na stałe zawiesić księgowego w wykonywaniu obowiązków. W takim przypadku zarząd wyznacza księgowego na okres przejściowy.

Artykuł 23

Odpowiedzialność podmiotów upoważnionych do działań finansowych

1. Artykuły 16–25 pozostają bez uszczerbku dla wszelkiego rodzaju odpowiedzialności na mocy prawa karnego, jaką mogą ponosić podmioty upoważnione do działań finansowych, zgodnie z mającym zastosowanie prawem krajowym oraz z obowiązującymi przepisami w sprawie ochrony interesów finansowych Unii oraz zwalczania korupcji wśród urzędników Unii lub urzędników państw członkowskich.

2. Każdy urzędnik zatwierdzający i księgowy podlega postępowaniu dyscyplinarnemu i obowiązkowi zapłaty odszkodowania, ustanowionym w regulaminie pracowniczym. W przypadku jakiejkolwiek nielegalnej działalności, nadużycia finansowego lub korupcji, które mogą zaszkodzić interesom organu PPP lub jego członków, sprawa jest przedkładana władzom i organom wyznaczonym w mających zastosowanie przepisach, w szczególności OLAF-owi.

3. Wyspecjalizowany zespół do spraw nieprawidłowości finansowych, ustanowiony przez Komisję lub w którym Komisja uczestniczy, zgodnie z art. 73 ust. 6 rozporządzenia (UE, Euratom) nr 966/2012, wykonuje te same uprawnienia w odniesieniu do organu PPP, które wykonuje w odniesieniu do służb Komisji, chyba że zarząd postanowi o powołaniu funkcjonalnie niezależnego zespołu lub o uczestnictwie we wspólnym zespole ustanowionym przez kilka organów PPP. W przypadkach przedłożonych przez organy PPP w skład wyspecjalizowanego zespołu do spraw nieprawidłowości finansowych, powołanego przez Komisję lub w którym Komisja uczestniczy, wchodzi jeden pracownik organu PPP.

Na podstawie opinii zespołu, o którym mowa w akapicie pierwszym, dyrektor podejmuje decyzję w sprawie wszczęcia postępowania dyscyplinarnego lub obowiązku zapłaty odszkodowania. Jeżeli zespół stwierdzi problemy systemowe, przesyła sprawozdanie wraz z zaleceniami urzędnikowi zatwierdzającemu. Jeśli ta opinia zawiera zastrzeżenia co do działań dyrektora, zespół przekazuje opinię zarządowi i audytorowi wewnętrznemu Komisji. Dyrektor ustosunkowuje się, bez podawania szczegółowych danych, do opinii zespołu w swoim sprawozdaniu na podstawie art. 20 i określa, jakie działania następcze zostały podjęte.

4. Każdy pracownik może zostać zobowiązany do zapłaty odszkodowania, w całości bądź w części, za szkodę, jaką poniósł organ PPP w wyniku poważnego uchybienia ze strony takiego pracownika w trakcie wykonywania przez niego swoich obowiązków lub w związku z ich wykonywaniem. Organ powołujący podejmuje uzasadnioną decyzję po dopełnieniu formalności określonych w stosownych przepisach z uwzględnieniem spraw dyscyplinarnych.

Artykuł 24

Konflikt interesów

1. Wszystkim podmiotom upoważnionym do działań finansowych w rozumieniu art. 16–25 oraz wszystkim innym osobom uczestniczącym w wykonywaniu budżetu oraz zarządzaniu budżetem, w tym w działaniach przygotowawczych, a także w audycie lub kontroli budżetu, zakazuje się podejmowania jakichkolwiek działań, które mogą spowodować powstanie konfliktu ich interesów z interesami organu PPP.

W razie wystąpienia takiego zagrożenia dana osoba rezygnuje z wykonywania tych działań i przekazuje sprawę dyrektorowi, który stwierdza na piśmie, czy istnieje konflikt interesów. Dana osoba informuje również swojego bezpośredniego przełożonego. Jeżeli danym podmiotem upoważnionym do działań finansowych jest dyrektor, powinien on przekazać sprawę do zarządu.

W razie stwierdzenia istnienia konfliktu interesów dana osoba zaprzestaje wszelkich działań w danej sprawie. Dyrektor lub zarząd, w przypadkach dotyczących dyrektora, podejmuje dalsze stosowne działania.

2. Do celów ust. 1 konflikt interesów istnieje wówczas, gdy bezstronne i obiektywne pełnienie funkcji podmiotu upoważnionego do działań finansowych lub innej osoby, o których mowa w ust. 1, jest zagrożone z uwagi na względy rodzinne, emocjonalne, sympatie polityczne lub przynależność państwową, interes gospodarczy lub jakiekolwiek inne interesy wspólne z odbiorcą.

Artykuł 25

Rozdzielenie obowiązków

Obowiązki urzędnika zatwierdzającego i księgowego są rozdzielone i nie mogą być łączone.

ROZDZIAŁ 5

AUDYT WEWNĘTRZNY

Artykuł 26

Mianowanie, uprawnienia i obowiązki audytora wewnętrznego

1. Organ PPP ustanawia funkcję audytu wewnętrznego, która musi być wykonywana zgodnie z odpowiednimi standardami międzynarodowymi.

2. Audytu wewnętrznego dokonuje audytor wewnętrzny Komisji. Audytorem wewnętrznym nie może być ani urzędnik zatwierdzający, ani księgowy.

3. Audytor wewnętrzny doradza organowi PPP w sprawach związanych z zagrożeniem poprzez wydawanie niezależnych opinii na temat jakości systemu zarządzania i kontroli oraz przez wydawanie zaleceń mających na celu poprawę warunków wykonywania operacji oraz wspieranie należytego zarządzania finansami.

Audytor wewnętrzny jest odpowiedzialny w szczególności za:

a) ocenę adekwatności i skuteczności wewnętrznych systemów zarządzania oraz działania służb w zakresie realizacji programów i działań pod kątem związanych z nimi rodzajów ryzyka;

b) ocenę skuteczności i wydajności systemów kontroli wewnętrznej i audytu wewnętrznego mających zastosowanie do każdej operacji w ramach wykonywania budżetu.

4. Audytor wewnętrzny wykonuje swoje obowiązki w odniesieniu do wszystkich działań i służb organu PPP. Audytor wewnętrzny posiada pełny i nieograniczony dostęp do wszelkich informacji niezbędnych do wykonania swoich obowiązków.

5. Audytor wewnętrzny bierze pod uwagę sprawozdanie urzędnika zatwierdzającego na podstawie art. 20 i wszelkie inne określone informacje.

6. Audytor wewnętrzny składa zarządowi i dyrektorowi sprawozdanie dotyczące wyników swoich ustaleń i zaleceń.

Audytor wewnętrzny składa również sprawozdanie w następujących przypadkach:

– jeśli nie podjęto działań względem krytycznego ryzyka lub nie wypełniono zaleceń,

– jeśli istnieją znaczne opóźnienia w realizacji zaleceń udzielonych w poprzednich latach.

Zarząd i dyrektor zapewniają regularne monitorowanie realizacji zaleceń z audytu. Zarząd analizuje informacje, o których mowa w art. 20, oraz sprawdza, czy zalecenia zostały wdrożone całkowicie i terminowo.

7. Organ PPP udostępnia dane kontaktowe audytora wewnętrznego każdej osobie fizycznej lub prawnej uczestniczącej w operacjach po stronie wydatków do celów kontaktowania się z nim z zachowaniem poufności.

8. Sprawozdania i ustalenia audytora wewnętrznego są udostępniane publicznie dopiero po zatwierdzeniu przez audytora wewnętrznego działań podjętych w celu wykonania zawartych w nich zaleceń.

Artykuł 27

Niezależność audytora wewnętrznego

Niezależność audytora wewnętrznego, odpowiedzialność audytora wewnętrznego za działania podjęte w trakcie wykonywania swoich obowiązków oraz prawo audytora wewnętrznego do wniesienia sprawy do Trybunału Sprawiedliwości Unii Europejskiej określa się zgodnie z art. 100 rozporządzenia (UE, Euratom) nr 966/2012.

Artykuł 28

Ustanowienie jednostki audytu wewnętrznego

1. Zarząd może ustanowić, przy należytym uwzględnieniu kwestii gospodarności i wartości dodanej, jednostkę audytu wewnętrznego, która wypełnia swoje obowiązki zgodnie z właściwymi standardami międzynarodowymi.

Cele, uprawnienia i zakres odpowiedzialności jednostki audytu wewnętrznego są określane w karcie służby audytu wewnętrznego i zatwierdzane przez zarząd.

Roczny plan audytu jednostki audytu wewnętrznego sporządzany jest przez kierownika jednostki audytu wewnętrznego, przy uwzględnieniu między innymi przeprowadzonej przez dyrektora oceny ryzyka, na jakie narażony jest organ PPP.

Zarząd dokonuje przeglądu planu audytu i go zatwierdza.

Jednostka audytu wewnętrznego składa zarządowi i dyrektorowi sprawozdanie dotyczące wyników swoich ustaleń i zaleceń.

Jeśli jednostka audytu wewnętrznego konkretnego organu PPP nie jest efektywna pod względem kosztów lub nie jest w stanie spełniać standardów międzynarodowych, organ PPP może podjąć decyzję o wspólnym korzystaniu z usług jednostki audytu wewnętrznego innego organu PPP prowadzącego działalność w tym samym obszarze polityki.

W takich przypadkach zarządy przedmiotowych organów PPP uzgadniają warunki praktyczne wspólnego korzystania z usług jednostki audytu wewnętrznego.

Podmioty audytu wewnętrznego prowadzą skuteczną współpracę poprzez wymianę informacji i sprawozdań z audytu oraz, w stosownych przypadkach, dokonywanie wspólnych ocen ryzyka i prowadzenie wspólnych audytów.

2. Zarząd i dyrektor zapewniają regularne monitorowanie realizacji zaleceń jednostki audytu wewnętrznego.

ROZDZIAŁ 6

OPERACJE PO STRONIE DOCHODÓW I WYDATKÓW

Artykuł 29

Wykonanie dochodów

1. Na wykonanie dochodów składa się sporządzanie prognoz należności, ustalanie należności do odzyskania i odzyskiwanie kwot nienależnie wypłaconych. Obejmuje ono także odstąpienie, w stosownych przypadkach, od odzyskania ustalonych należności.

2. Kwoty wypłacone nienależnie podlegają odzyskaniu.

Jeżeli nie doszło do faktycznego odzyskania w należytym terminie, określonym w nocie debetowej, księgowy powiadamia właściwego urzędnika zatwierdzającego i niezwłocznie wszczyna procedurę odzyskania należności za pomocą wszelkich środków przewidzianych przez prawo, w stosownych przypadkach łącznie z potrąceniem oraz, jeżeli nie jest to możliwe, przymusowym odzyskaniem.

Jeżeli odpowiedzialny urzędnik zatwierdzający zamierza odstąpić lub częściowo odstąpić od odzyskania ustalonej należności, upewnia się, że odstąpienie to jest prawidłowe i zgodne z zasadą należytego zarządzania finansami i zasadą proporcjonalności. Decyzja o odstąpieniu musi być uzasadniona. W decyzji o odstąpieniu stwierdza się, że działania zostały podjęte w celu zabezpieczenia odzyskania, oraz wskazuje się względy prawne i faktyczne, na których jest ona oparta.

Księgowy prowadzi wykaz kwot podlegających odzyskaniu. Należności organu PPP są pogrupowane w wykazie według daty wystawienia nakazu odzyskania środków. Księgowy wskazuje także decyzje o odstąpieniu od odzyskania ustalonej należności w części lub w całości. Wykaz ten załącza się do sporządzanego przez organ PPP sprawozdania z zarządzania budżetem i finansami.

3. Wszelki dług niespłacony w terminie ustalonym w nocie debetowej jest obciążany odsetkami zgodnie z rozporządzeniem delegowanym (UE) nr 1268/2012.

4. Dla należności organu PPP w stosunku do osób trzecich oraz dla należności osób trzecich w stosunku do organu PPP obowiązuje termin przedawnienia wynoszący pięć lat.

Artykuł 30

Wkład członków

1. Organ PPP przedstawia swoim członkom wnioski o wpłacenie całości lub części ich wkładu na warunkach i w odstępach czasowych określonych w akcie założycielskim lub ustalonych z członkami.

2. Środki wpłacone na rzecz organu PPP przez jego członków w drodze wniesienia wkładu są oprocentowane na korzyść budżetu organu PPP.

Artykuł 31

Wykonanie wydatków

1. W celu wykonania wydatków urzędnik zatwierdzający zaciąga zobowiązania budżetowe i zobowiązania prawne, poświadcza zasadność wydatków i zatwierdza płatności oraz podejmuje działania wstępne niezbędne do realizacji środków.

2. Na każdą pozycję wydatków zaciągane jest zobowiązanie, poświadcza się zasadność tego wydatku, zatwierdza się go i realizuje.

Poświadczanie zasadności wydatków to czynność polegająca na tym, że właściwy urzędnik zatwierdzający potwierdza operację finansową.

Zatwierdzenie wydatku to czynność polegająca na tym, że właściwy urzędnik zatwierdzający, po sprawdzeniu dostępności środków, poleca księgowemu dokonanie płatności z tytułu poświadczonego wydatku.

3. W odniesieniu do wszelkich środków, które mogą spowodować powstanie wydatków obciążających budżet organu PPP, właściwy urzędnik zatwierdzający zaciąga zobowiązanie budżetowe, zanim zaciągnie zobowiązanie prawne względem osób trzecich.

4. W rocznym programie prac organu PPP przewiduje się zatwierdzanie przez zarząd wydatków operacyjnych organu PPP przeznaczonych na czynności, które wchodzą w zakres obowiązków organu PPP, pod warunkiem że elementy wymienione w niniejszym akapicie są jasno określone.

Roczny program prac zawiera szczegółowe cele oraz oczekiwane rezultaty, w tym wskaźniki wykonania. Decyzja ta zawiera również opis działań, które mają być finansowane, oraz wskazanie kwot przeznaczonych na poszczególne działania.

Wszelkie istotne zmiany rocznego programu pracy przyjmuje się w drodze tej samej procedury, którą zastosowano w odniesieniu do początkowego programu prac, zgodnie z postanowieniami aktu założycielskiego.

Zarząd może delegować uprawnienia do dokonywania nieznacznych zmian programu prac na urzędnika zatwierdzającego organu PPP.

Artykuł 32

Terminy

Wydatki są realizowane w terminach określonych w rozporządzeniu (UE, Euratom) nr 966/2012 i rozporządzeniu delegowanym (UE) nr 1268/2012 oraz zgodnie z tymi rozporządzeniami.

ROZDZIAŁ 7

WYKONANIE BUDŻETU ORGANU PPP

Artykuł 33

Udzielanie zamówień

1. [4] W odniesieniu do udzielania zamówień zastosowanie ma tytuł V rozporządzenia (UE, Euratom) nr 966/2012 oraz rozporządzenie delegowane (UE) nr 1268/2012, z zastrzeżeniem przepisów zawartych w ust. 3–6 niniejszego artykułu oraz wszelkich przepisów szczegółowych aktu założycielskiego lub aktu podstawowego programu, którego realizację powierzono organowi PPP.

2. Organ PPP ma dostęp do centralnej bazy danych o wykluczeniach, utworzonej i obsługiwanej przez Komisję na mocy art. 108 ogólnego rozporządzenia finansowego.

3. W przypadku zamówień o wartości od 60 000 EUR do wartości progowych określonych w art. 118 rozporządzenia (UE, Euratom) nr 966/2012 można zastosować procedurę ustanowioną w rozporządzeniu delegowanym (UE) nr 1268/2012 dotyczącą zamówień o niskiej wartości, nieprzekraczającej 60 000 EUR.

4. Organ PPP może na swój wniosek zostać włączony jako organ zamawiający do procedury udzielania zamówień Komisji lub do międzyinstytucjonalnej procedury udzielania zamówień oraz do procedur udzielania zamówień innych organów Unii lub PPP.

5. Organ PPP może zawierać, bez konieczności stosowania procedury udzielania zamówień publicznych, umowy z Komisją, urzędami międzyinstytucjonalnymi, Centrum Tłumaczeń dla Organów Unii Europejskiej ustanowionym rozporządzeniem Rady (WE) nr 2965/94 (⁵) lub innymi organami PPP na oferowane przez nie dostawy towarów, świadczenie usług bądź wykonanie prac

Organy PPP powinny zatem mieć możliwość rezygnacji z procedury udzielania zamówień przy zawieraniu ze swoimi członkami innymi niż Unia umów o dostawę towarów, świadczenie usług lub przeprowadzenie prac, które ci członkowie wykonują bezpośrednio, bez konieczności angażowania stron trzecich.

Towarów, usług lub prac dostarczonych na podstawie akapitu pierwszego i drugiego nie uznaje się za wkład członków do budżetu organu PPP.

6. Organ PPP może skorzystać ze wspólnych procedur udzielania zamówień z instytucjami zamawiającymi przyjmującego państwa członkowskiego w celu zaspokojenia swoich potrzeb administracyjnych lub z instytucjami zamawiającymi państw członkowskich, państw należących do Europejskiego Stowarzyszenia Wolnego Handlu lub państw kandydujących do członkostwa w Unii, które są członkami tego organu PPP. W takich przypadkach zastosowanie ma odpowiednio art. 133 rozporządzenia delegowanego (UE) nr 1268/2012.

Organ PPP może skorzystać ze wspólnych procedur udzielania zamówień z jej członkami należącymi do sektora prywatnego lub instytucjami zamawiającymi państw uczestniczących w programach Unii, które są członkami tego organu PPP. W takich przypadkach zastosowanie ma odpowiednio art. 133 akapit pierwszy rozporządzenia delegowanego (UE) nr 1268/2012.

Artykuł 34

Eksperci

W odniesieniu do wyboru ekspertów zastosowanie ma odpowiednio art. 287 rozporządzenia delegowanego (UE) nr 1268/2012, z zastrzeżeniem wszelkich szczególnych procedur określonych w akcie podstawowym programu, którego realizację powierzono organowi PPP. Ekspertom takim wypłaca się wynagrodzenie w ustalonej z góry kwocie i są oni wybierani na podstawie swoich umiejętności zawodowych.

Organ PPP może korzystać z list sporządzonych przez Komisję lub inne organy Unii lub PPP.

Organ PPP może, jeśli uzna to za stosowne i w należycie uzasadnionych przypadkach, wybrać posiadające odpowiednie umiejętności osoby spoza tych list.

Ekspertów zewnętrznych wybiera się na podstawie umiejętności, doświadczenia i wiedzy odpowiednich do celów realizacji powierzonych im zadań oraz zgodnie z zasadami niedyskryminacji, równego traktowania i braku konfliktu interesów.

Artykuł 35

Dotacje

[5] W odniesieniu do udzielania dotacji zastosowanie ma tytuł VI rozporządzenia (UE, Euratom) nr 966/2012 oraz rozporządzenie delegowane (UE) nr 1268/2012, z zastrzeżeniem przepisów szczegółowych zawartych w akcie założycielskim lub akcie podstawowym programu, którego realizację powierzono organowi PPP.

Artykuł 36

Nagrody

1. W odniesieniu do przyznawania nagród zastosowanie ma tytuł VII rozporządzenia (UE, Euratom) nr 966/2012 oraz rozporządzenie delegowane (UE) nr 1268/2012, z zastrzeżeniem przepisów zawartych w ust. 2 niniejszego artykułu.

2. Konkursy, w których jednostkowa wartość nagród wynosi co najmniej 1 000 000 EUR, mogą być publikowane tylko wtedy, gdy zostały przewidziane w projekcie programu prac, o którym mowa w art. 14 ust. 1.

Artykuł 37

Wskazanie środków odwoławczych

1. Jeżeli decyzja podjęta zgodnie z procedurą przez urzędnika zatwierdzającego negatywnie wpływa na prawa wnioskodawcy lub oferenta, beneficjenta lub wykonawcy, to wskazuje się w niej dostępne administracyjne lub sądowe środki odwoławcze umożliwiające zaskarżenie tej decyzji.

2. W szczególności wskazuje się charakter odwołania, organ lub organy, do których można wnieść odwołanie, a także terminy składania odwołań.

3. Przepisy zawarte w ust. 1 i 2 obowiązują z zastrzeżeniem wszelkich procedur szczegółowych określonych w aktach podstawowych programu, którego realizację powierzono organowi PPP.

ROZDZIAŁ 8

RACHUNKOWOŚĆ

Artykuł 38

Zasady sporządzania sprawozdań

Organ PPP ustanawia system rachunkowości dostarczający rzetelnych, kompletnych i wiarygodnych informacji we właściwym czasie.

Rachunkowość organu PPP jest zgodna z regułami rachunkowości, o których mowa w art. 143 rozporządzenia (UE, Euratom) nr 966/2012.

Artykuł 39

Struktura sprawozdania finansowego

Sprawozdanie finansowe organu PPP obejmuje:

a) sprawozdania finansowe organu PPP;

b) sprawozdania z wykonania budżetu organu PPP (sprawozdanie z zarządzania budżetem i finansami).

Organ PPP przygotowuje sprawozdanie z zarządzania budżetem i finansami w danym roku budżetowym. W sprawozdaniu tym podaje się – zarówno w wartościach bezwzględnych, jak i wyrażonych procentowo – co najmniej wskaźnik realizacji środków oraz zestawienie informacji dotyczących przesunięć środków między poszczególnymi pozycjami w budżecie.

Jeśli wymagana jest konsolidacja sprawozdań organu PPP zgodnie z regułami rachunkowości, o których mowa w art. 143 rozporządzenia (UE, Euratom) nr 966/2012, organ PPP przesyła Parlamentowi Europejskiemu, Radzie, Komisji i Trybunałowi Obrachunkowemu sprawozdanie z zarządzania budżetem i finansami do dnia 31 marca następnego roku budżetowego. [6]

Artykuł 40

Zasady rachunkowości

Sprawozdanie finansowe przedstawia informacje, w tym informacje dotyczące polityki rachunkowości, zapewniając, że informacje te są właściwe, rzetelne, porównywalne i zrozumiałe. Sprawozdanie finansowe sporządza się zgodnie z ogólnie przyjętymi zasadami rachunkowości, jak określono w regułach rachunkowości zgodnie z art. 143 rozporządzenia (UE, Euratom) nr 966/2012 lub Międzynarodowych Standardach Rachunkowości Sektora Publicznego (zwanych dalej „MSRSP”) opartych na zasadzie memoriałowej.

Artykuł 41

Sprawozdanie finansowe

1. Sprawozdanie finansowe sporządzane jest w euro i obejmuje:

a) bilans i sprawozdanie z finansowych wyników działalności, które przedstawiają wszystkie aktywa i pasywa, sytuację finansową oraz wynik ekonomiczny na dzień 31 grudnia poprzedniego roku; są one prezentowane zgodnie z regułami rachunkowości, o których mowa w art. 143 rozporządzenia (UE, Euratom) nr 966/2012 lub MSRSP opartych na zasadzie memoriałowej;

b) rachunek przepływów pieniężnych wykazujący kwoty pobrane i wydatkowane w ciągu roku oraz końcową sytuację finansową;

c) zestawienie zmian w aktywach netto przedstawiające zestawienie zmian stanu rezerw w ciągu roku oraz skumulowane wyniki.

2. W informacjach dodatkowych do sprawozdania finansowego uzupełnia się i komentuje informacje przedstawione w sprawozdaniach, o których mowa w ust. 1, oraz dostarcza wszelkie dodatkowe informacje zalecane w praktyce rachunkowości przyjętej na szczeblu międzynarodowym, jeżeli informacje takie odnoszą się do działalności organu PPP.

Artykuł 42

Sprawozdania z wykonania budżetu

Sprawozdania z wykonania budżetu sporządzane są w euro. Obejmują one:

a) sprawozdania, które przedstawiają zbiorczo wszystkie operacje budżetowe po stronie dochodów i wydatków w danym roku;

b) informacje dodatkowe, które uzupełniają i komentują informacje przedstawione w sprawozdaniu.

Sprawozdania z wykonania budżetu przedstawiane są według takiej samej struktury jak sam budżet.

Artykuł 43

Wstępne sprawozdania i zatwierdzenie sprawozdań końcowych

[7] 1. Jeśli wymagana jest konsolidacja sprawozdań organu PPP zgodnie z regułami rachunkowości, o których mowa w art. 143 rozporządzenia (UE, Euratom) nr 966/2012, księgowy organu PPP przesyła księgowemu Komisji i Trybunałowi Obrachunkowemu wstępne sprawozdanie do dnia 1 marca następnego roku budżetowego.

W przypadku, o którym mowa w akapicie pierwszym, księgowy organu PPP przesyła również księgowemu Komisji do dnia 1 marca kolejnego roku pakiet sprawozdawczy w znormalizowanym formacie ustanowionym przez księgowego Komisji na potrzeby konsolidacji.

2. Trybunał Obrachunkowy najpóźniej do dnia 1 czerwca następnego roku przedstawia uwagi na temat wstępnego sprawozdania organu PPP.

Po otrzymaniu uwag Trybunału Obrachunkowego dotyczących wstępnego sprawozdania księgowy sporządza sprawozdanie końcowe organu PPP. Dyrektor przesyła sprawozdanie końcowe zarządowi, który wyraża opinię na jego temat.

Jeśli wymagana jest konsolidacja sprawozdań organu PPP zgodnie z regułami rachunkowości, o których mowa w art. 143 rozporządzenia (UE, Euratom) nr 966/2012, księgowy przesyła księgowemu Komisji, Trybunałowi Obrachunkowemu, Parlamentowi Europejskiemu i Radzie sprawozdanie końcowe wraz z opinią zarządu do dnia 1 lipca następnego roku budżetowego. W takim przypadku księgowy organu PPP przesyła również księgowemu Komisji do dnia 1 lipca pakiet sprawozdawczy w znormalizowanym formacie ustanowionym przez księgowego Komisji na potrzeby konsolidacji.

Jeśli wymagana jest konsolidacja sprawozdań organu PPP zgodnie z regułami rachunkowości, o których mowa w art. 143 rozporządzenia (UE, Euratom) nr 966/2012, księgowy organu PPP przesyła Trybunałowi Obrachunkowemu z kopią do księgowego Komisji, w tym samym dniu, w którym przekazuje swoje końcowe sprawozdanie końcowe, oświadczenie dotyczące tego sprawozdania końcowego.

Do sprawozdania końcowego dołączane jest oświadczenie księgowego, w którym stwierdza on, że sprawozdanie końcowe zostało sporządzone zgodnie z niniejszym rozdziałem oraz obowiązującymi zasadami, przepisami i metodami rachunkowości.

Zatwierdzone sprawozdanie końcowe organu PPP publikowane jest w Dzienniku Urzędowym Unii Europejskiej do dnia 15 listopada następnego roku.

Dyrektor organu PPP przesyła Trybunałowi Obrachunkowemu odpowiedź na uwagi przedstawione w jego rocznym sprawozdaniu najpóźniej do dnia 30 września następnego roku. Odpowiedzi organu PPP przesyłane są Komisji w tym samym czasie.

Artykuł 44

System rachunkowości

1. Jeśli wymagana jest konsolidacja sprawozdań rachunkowych organu PPP zgodnie z regułami rachunkowości, o których mowa w art. 143 rozporządzenia (UE, Euratom) nr 966/2012, księgowy Komisji przyjmuje ujednolicony plan kont, który ma stosować organ PPP, zgodnie z art. 152 rozporządzenia (UE, Euratom) nr 966/2012.

2. Na system rachunkowości składają się konta księgi głównej i konta budżetowe. Konta te prowadzone są w euro w układzie roku kalendarzowego.

3. Na kontach księgi głównej księgowane są, w porządku chronologicznym i przy wykorzystaniu metody podwójnego zapisu, wszelkie zdarzenia i operacje wpływające na sytuację gospodarczą i finansową oraz aktywa i pasywa organu PPP.

4. Konta budżetowe zapewniają szczegółową ewidencję wykonania budżetu organu PPP. Na kontach ujmowane są wszelkie operacje po stronie dochodów i wydatków.

Artykuł 45

Ewidencja majątku

Organ PPP prowadzi ewidencję wykazującą w ujęciu ilościowym i wartościowym stan wszystkich środków trwałych, wartości niematerialnych i prawnych oraz aktywów finansowych, stanowiących własność organu PPP lub Unii. Jeśli wymagana jest konsolidacja sprawozdań rachunkowych organu PPP zgodnie z regułami rachunkowości, o których mowa w art. 143 rozporządzenia (UE, Euratom) nr 966/2012, organ PPP prowadzi tę ewidencję według wzoru opracowanego przez księgowego Komisji. Organ PPP sprawdza, czy zapisy w ewidencji majątku są zgodne ze stanem faktycznym.

ROZDZIAŁ 9

AUDYT ZEWNĘTRZNY, UDZIELANIE ABSOLUTORIUM I ZWALCZANIE NADUŻYĆ FINANSOWYCH [8]

Artykuł 46

Audyt zewnętrzny

[9] 1. Niezależny audytor zewnętrzny sprawdza, czy roczne sprawozdanie organu PPP prawidłowo przedstawia jego przychody, wydatki i sytuację finansową, zanim przeprowadzona zostanie konsolidacja w sprawozdaniu końcowym organu PPP.

Jeżeli akt założycielski nie przewiduje inaczej, Trybunał Obrachunkowy przygotowuje specjalne sprawozdanie roczne dotyczące organu PPP zgodnie z wymogami art. 287 ust. 1 Traktatu o funkcjonowaniu Unii Europejskiej. Przygotowując sprawozdanie, Trybunał uwzględnia audyt przeprowadzony przez niezależnego audytora zewnętrznego, o którym mowa w akapicie pierwszym, oraz działania podjęte w odpowiedzi na ustalenia audytora.

2. Organ PPP przesyła Trybunałowi Obrachunkowemu swój budżet w ostatecznie przyjętej wersji. W jak najkrótszym terminie informuje Trybunał Obrachunkowy o wszystkich swoich decyzjach i aktach przyjętych na podstawie art. 6, 7 oraz 10.

3. W odniesieniu do kontroli przeprowadzonej przez Trybunał Obrachunkowy zastosowanie mają art. 158–163 rozporządzenia (UE, Euratom) nr 966/2012.

Artykuł 47

Harmonogram procedury udzielania absolutorium

[10] 1. Parlament Europejski na zalecenie Rady w terminie do dnia 15 maja roku n + 2 udziela dyrektorowi absolutorium z wykonania budżetu za rok n, chyba że przepisy aktu założycielskiego stanowią inaczej. Dyrektor informuje zarząd o uwagach Parlamentu Europejskiego zawartych w rezolucji towarzyszącej decyzji o udzieleniu absolutorium.

2. Jeżeli termin przewidziany w ust. 1 nie może być dotrzymany, Parlament Europejski lub Rada powiadamia dyrektora o przyczynach odroczenia.

3. Jeśli Parlament Europejski odroczy wydanie decyzji o udzieleniu absolutorium, dyrektor we współpracy z zarządem dokłada wszelkich starań w celu jak najszybszego podjęcia środków zmierzających do usunięcia lub ułatwienia usunięcia przeszkód w podjęciu tej decyzji.

Artykuł 47a

Procedura udzielania absolutorium

[11] 1. Decyzja o udzieleniu absolutorium obejmuje księgi rachunkowe dotyczące wszystkich dochodów i wydatków organu PPP, wynik budżetowy oraz aktywa i pasywa organu PPP wykazane w sprawozdaniu finansowym.

2. W celu udzielenia absolutorium Parlament Europejski, po wykonaniu tych czynności przez Radę, bada księgi rachunkowe i sprawozdania finansowe organu PPP. Parlament Europejski bada również sprawozdanie roczne Trybunału Obrachunkowego wraz z odpowiedziami dyrektora organu PPP, wszelkie sprawozdania specjalne Trybunału Obrachunkowego odnoszące się do danego roku budżetowego oraz wydane przez Trybunał Obrachunkowy poświadczenie wiarygodności dotyczące rozliczeń oraz legalności i prawidłowości operacji podstawowych.

3. Dyrektor przedkłada Parlamentowi Europejskiemu, na jego wniosek oraz zgodnie z art. 165 ust. 3 rozporządzenia (UE, Euratom) nr 966/2012, wszelkie informacje niezbędne do sprawnego zastosowania procedury udzielania absolutorium za dany rok budżetowy.

Artykuł 47b

Środki następcze

[12] 1. Dyrektor podejmuje wszelkie właściwe działania w celu uwzględnienia uwag towarzyszących decyzji Parlamentu Europejskiego o udzieleniu absolutorium oraz komentarzy towarzyszących przyjętemu przez Radę zaleceniu w sprawie absolutorium.

2. Na wniosek Parlamentu Europejskiego lub Rady dyrektor składa sprawozdanie na temat środków podjętych w odpowiedzi na uwagi i komentarze, o których mowa w ust. 1. Dyrektor przesyła kopię tego sprawozdania Komisji oraz Trybunałowi Obrachunkowemu.

Artykuł 48

Inspekcje na miejscu dokonywane przez Komisję, Trybunał Obrachunkowy i OLAF

1. [13] Organ PPP zapewnia personelowi Komisji, innym upoważnionym przez nią osobom oraz Trybunałowi Obrachunkowemu dostęp do swoich obiektów i pomieszczeń oraz do wszelkich informacji, w tym informacji w formie elektronicznej, niezbędnych do przeprowadzenia przez nie audytów.

2. OLAF może prowadzić dochodzenia, w tym kontrole i inspekcje na miejscu, zgodnie z przepisami i procedurami określonymi w rozporządzeniu Parlamentu Europejskiego i Rady (UE, Euratom) nr 883/2013 (⁶) oraz w rozporządzeniu Rady (Euratom, WE) nr 2185/96 (⁷) w celu ustalenia, czy w związku z dotacją lub zamówieniem finansowanymi przez organ PPP doszło do nadużycia finansowego, korupcji lub jakiegokolwiek innego nielegalnego działania naruszającego interesy finansowe Unii.

3. Nie naruszając ust. 1 i 2, zamówienia, umowy i decyzje organu PPP zawierają postanowienia wyraźnie upoważniające Trybunał Obrachunkowy Unii Europejskiej i OLAF do prowadzenia takich audytów i dochodzeń, zgodnie z ich właściwymi kompetencjami.

ROZDZIAŁ 10

PRZEPISY PRZEJŚCIOWE I KOŃCOWE

Artykuł 49

Wnioski o udzielenie informacji

Komisja i członkowie organu PPP inni niż Unia mogą zwrócić się do organu PPP z wnioskiem o udzielenie wszelkich niezbędnych informacji lub wyjaśnień dotyczących kwestii budżetowych w zakresie swoich kompetencji.

Artykuł 50

Przyjęcie przepisów finansowych organu PPP

[14] 1. Nie naruszając przepisów ust. 2 każdy organ PPP, o którym mowa w art. 209 rozporządzenia (UE, Euratom) nr 966/2012, przyjmuje nowe zasady finansowe w ciągu dziewięciu miesięcy od dnia, w którym organ PPP zostanie objęty zakresem art. 209 tego rozporządzenia.

2. Każdy organ PPP, o którym mowa w art. 209 rozporządzenia (UE, Euratom) nr 966/2012, który przyjął już swoje zasady finansowe zgodnie z tym rozporządzeniem, dokonuje ich przeglądu z zamiarem wprowadzenia ich w życie w dniu 1 stycznia 2016 r.

Artykuł 51

Wejście w życie

Niniejsze rozporządzenie wchodzi w życie następnego dnia po jego opublikowaniu w Dzienniku Urzędowym Unii Europejskiej.

Niniejsze rozporządzenie wiąże w całości i jest bezpośrednio stosowane we wszystkich państwach członkowskich.

Sporządzono w Brukseli dnia 30 września 2013 r.