PARLAMENT EUROPEJSKI I RADA UNII EUROPEJSKIEJ,

uwzględniając Traktat o funkcjonowaniu Unii Europejskiej, w szczególności jego art. 325, w związku z Traktatem ustanawiającym Europejską Wspólnotę Energii Atomowej, w szczególności jego art. 106a,

uwzględniając wniosek Komisji Europejskiej,

po przekazaniu projektu aktu ustawodawczego parlamentom narodowym,

uwzględniając opinię Trybunału Obrachunkowego (¹),

stanowiąc zgodnie ze zwykłą procedurą ustawodawczą (²),

a także mając na uwadze, co następuje:

(1) Instytucje Unii i państwa członkowskie przywiązują dużą wagę do ochrony interesów finansowych Unii oraz zwalczania nadużyć finansowych, korupcji i wszelkiej innej nielegalnej działalności na szkodę tych interesów. Odpowiedzialność Komisji w tym zakresie jest ściśle związana z jej obowiązkiem wykonywania budżetu zgodnie z art. 317 Traktatu o funkcjonowaniu Unii Europejskiej (TFUE), a znaczenie tego działania jest potwierdzone w art. 325 TFUE.

(2) Aby osiągnąć ten cel, należy w pełni wykorzystać wszystkie dostępne środki, w szczególności w kontekście zadań dochodzeniowych przekazanych Unii, zachowując przy tym aktualny podział i równowagę obowiązków między Unią a państwami członkowskimi.

(3) Aby wzmocnić dostępne środki do zwalczania nadużyć finansowych, przy jednoczesnym poszanowaniu zasady wewnętrznej autonomii organizacyjnej każdej z instytucji, Komisja utworzyła jako jedną ze swoich służb decyzją 1999/352/WE, EWWiS, Euratom (³) Europejski Urząd ds. Zwalczania Nadużyć Finansowych („Urząd”) odpowiedzialny za prowadzenie dochodzeń administracyjnych w sprawach nadużyć finansowych. Komisja przyznała Urzędowi całkowitą niezależność w wykonywaniu zadań dochodzeniowych. Decyzja 1999/352/WE, EWWiS, Euratom przewiduje, że do celów dochodzeniowych Urząd wykonuje uprawnienia przyznane na mocy prawa Unii.

(4) Aby uregulować kwestię dochodzeń prowadzonych przez Urząd, przyjęto rozporządzenie (WE) nr 1073/1999 Parlamentu Europejskiego i Rady (⁴). W celu zwiększenia skuteczności dochodzeń Urzędu oraz w świetle ocen jego działalności dokonanych przez instytucje Unii, a w szczególności sprawozdania oceniającego Komisji z kwietnia 2003 r. oraz sprawozdań specjalnych Trybunału Obrachunkowego nr 1/2005 (⁵) i nr 2/2011 (⁶) dotyczących zarządzania Urzędem, konieczna jest zmiana obecnych ram prawnych.

(5) Kompetencje Urzędu powinny obejmować prowadzenie dochodzeń w instytucjach, organach, urzędach i agencjach ustanowionych Traktatami lub na ich podstawie (zwanych dalej „instytucjami, organami, urzędami i agencjami” ) oraz wykonywanie uprawnień dochodzeniowych przyznanych Komisji na mocy stosownych aktów Unii, a także udzielanie państwom członkowskim pomocy przez Komisję w organizowaniu ścisłej i regularnej współpracy między ich właściwymi organami. Urząd powinien również uczestniczyć w opracowywaniu i rozwijaniu metod zapobiegania nadużyciom finansowym, korupcji i wszelkiej innej nielegalnej działalności na szkodę interesów finansowych Unii oraz zwalczania tych zjawisk w oparciu o swoje doświadczenie operacyjne w tej dziedzinie.

(6) Odpowiedzialność Urzędu, jako służby powołanej przez Komisję, dotyczy również, oprócz ochrony interesów finansowych, wszystkich działań mających związek z ochroną interesów Unii przed nieprawidłowymi zachowaniami, które mogą prowadzić do wszczęcia postępowania administracyjnego lub karnego.

(7) Niniejsze rozporządzenie powinno mieć zastosowanie bez uszczerbku dla szerszego zakresu ochrony mogącego wynikać z postanowień Traktatów.

(8) Z uwagi na potrzebę wzmocnienia walki z nadużyciami finansowymi, korupcją i wszelką inną nielegalną działalnością na szkodę interesów finansowych Unii Urząd powinien mieć możliwość prowadzenia dochodzeń wewnętrznych we wszystkich instytucjach, organach, urzędach i agencjach.

(9) W kontekście dochodzeń zewnętrznych Urzędowi należy powierzyć wykonywanie uprawnień przyznanych Komisji na mocy rozporządzenia Rady (Euratom, WE) nr 2185/96 z dnia 11 listopada 1996 r. w sprawie kontroli na miejscu i inspekcji przeprowadzanych przez Komisję i mających na celu ochronę interesów finansowych Wspólnot Europejskich przed nadużyciami finansowymi i innymi nieprawidłowościami (⁷). Należy ponadto zezwolić Urzędowi na wykonywanie innych uprawnień powierzonych Komisji w celu przeprowadzania kontroli na miejscu i inspekcji w państwach członkowskich, w szczególności w celu wykrywania nieprawidłowości zgodnie z art. 9 rozporządzenia Rady (WE, Euratom) nr 2988/95 z dnia 18 grudnia 1995 r. w sprawie ochrony interesów finansowych Wspólnot Europejskich (⁸).

(10) Skuteczność operacyjna Urzędu zależy w dużym stopniu od współpracy z państwami członkowskimi. Zachodzi potrzeba, aby państwa członkowskie wskazały swoje właściwe organy, które będą w stanie zapewnić Urzędowi wsparcie niezbędne w wykonywaniu jego obowiązków. W tych państwach członkowskich, które nie powołały wyspecjalizowanej komórki na szczeblu krajowym, odpowiedzialnej za koordynowanie ochrony interesów finansowych Unii oraz zwalczania nadużyć finansowych, powinna zostać wyznaczona jednostka (jednostka koordynująca zwalczanie nadużyć finansowych) w celu ułatwienia skutecznej współpracy i wymiany informacji z Urzędem.

(11) Urząd powinien mieć dostęp do wszelkich stosownych informacji będących w posiadaniu instytucji, organów, urzędów i agencji Unii, w związku z dochodzeniami zewnętrznymi.

(12) Dochodzenia powinny być prowadzone zgodnie z Traktatami, w szczególności z Protokołem nr 7 w sprawie przywilejów i immunitetów Unii Europejskiej, z poszanowaniem regulaminu pracowniczego urzędników i warunków zatrudnienia innych pracowników Unii Europejskiej określonych w rozporządzeniu Rady (EWG, Euratom, EWWiS) nr 259/68 (⁹) („regulamin pracowniczy”) oraz statutu posła do Parlamentu Europejskiego, jak również z pełnym poszanowaniem praw człowieka i podstawowych wolności, a w szczególności zasady sprawiedliwości, prawa osób objętych dochodzeniem do wyrażania swoich poglądów co do faktów ich dotyczących oraz zasady, że wnioski z dochodzenia mogą się opierać wyłącznie na elementach posiadających wartość dowodową. W tym celu instytucje, organy, urzędy i agencje powinny określić zasady prowadzenia dochodzeń wewnętrznych.

(13) Dochodzenia wewnętrzne mogą być prowadzone tylko wtedy, gdy Urząd będzie miał zagwarantowany dostęp do wszystkich pomieszczeń instytucji, organów, urzędów i agencji, jak również do wszystkich informacji i dokumentów, będących w ich posiadaniu.

(14) Dokładność informacji przekazywanych Urzędowi w ramach jego kompetencji powinna być niezwłocznie oceniana. W tym celu Urząd powinien mieć dostęp, przed wszczęciem dochodzenia, do wszelkich stosownych informacji znajdujących się w bazach danych będących w posiadaniu instytucji, organów, urzędów lub agencji, gdy jest to niezbędne do oceny podstawy faktycznej zarzutów.

(15) Na Urząd należy nałożyć ściśle określone obowiązki w zakresie informowania instytucji, organów, urzędów i agencji o dochodzeniach będących w toku, w przypadku gdy sprawa będąca przedmiotem dochodzenia dotyczy urzędnika, innego pracownika, członka instytucji lub organu, szefa urzędu lub agencji, lub członka personelu lub w przypadku gdy może być wymagane zastosowanie środków zapobiegawczych w celu ochrony interesów finansowych Unii.

(16) Należy określić jasne przepisy, które – przy jednoczesnym potwierdzeniu pierwszeństwa, jakie przysługuje Urzędowi w prowadzeniu dochodzeń wewnętrznych w sprawach przynoszących szkodę interesom finansowym Unii – umożliwią instytucjom, organom, urzędom i agencjom szybkie przeprowadzenie takich dochodzeń w sprawach, w których Urząd postanowił nie interweniować.

(17) W celu zapewnienia niezależności Urzędu w wykonywaniu zadań powierzonych mu na mocy niniejszego rozporządzenia dyrektor generalny Urzędu powinien mieć możliwość wszczęcia dochodzenia z własnej inicjatywy. W przypadku gdy Urząd prowadzi dochodzenie, stosowne instytucje, organy, urzędy lub agencje nie powinny równolegle prowadzić dochodzenia w sprawie tych samych faktów, chyba że wspólnie z Urzędem postanowiono inaczej.

(18) Dochodzenia powinny być prowadzone z upoważnienia dyrektora generalnego Urzędu, przy zachowaniu pełnej niezależności od instytucji, organów, urzędów i agencji oraz od Komitetu Nadzoru. W tym celu dyrektor generalny powinien mieć możliwość wydawania wytycznych dla pracowników Urzędu w sprawie procedur dochodzeniowych. Wytyczne te powinny zawierać praktyczne wskazówki dla pracowników Urzędu co do prowadzenia dochodzeń oraz gwarancji proceduralnych i praw osób objętych dochodzeniem lub świadków, a także szczegóły dotyczące procedur wewnętrznych w zakresie doradztwa i kontroli, jakich należy przestrzegać, w tym również kontroli zgodności z prawem. W celu zapewnienia większej przejrzystości prowadzenia dochodzeń wytyczne te powinny być publicznie dostępne na stronie internetowej Urzędu. Wytyczne te nie powinny tworzyć ani zmieniać jakichkolwiek praw lub obowiązków wynikających z niniejszego rozporządzenia.

(19) Zgodnie z art. 21 regulaminu pracowniczego pracownicy Urzędu powinni prowadzić dochodzenia zgodnie z wytycznymi w sprawie procedur dochodzeniowych oraz na podstawie indywidualnych poleceń wydawanych przed dyrektora generalnego w konkretnych sprawach.

(20) Zgodnie z regulaminem pracowniczym pracownicy Urzędu powinni wykonywać swoje zadania dochodzeniowe w pełni niezależnie oraz powinni unikać konfliktu interesów. Pracownicy Urzędu powinni niezwłocznie informować dyrektora generalnego, jeżeli dochodzenie dotyczy sprawy, w której mają jakikolwiek interes osobisty mogący niekorzystnie wpłynąć na ich niezależność lub być tak postrzegany, zwłaszcza jeśli w sprawie będącej przedmiotem dochodzenia są lub byli zaangażowani w innym charakterze.

(21) Dochodzenia zewnętrzne i wewnętrzne prowadzone przez Urząd podlegają, częściowo, różnym przepisom. Jednakże należy zezwolić Urzędowi, w razie potrzeby, na łączenie w ramach jednego dochodzenia aspektów dochodzenia zewnętrznego i wewnętrznego bez konieczności wszczynania dwóch odrębnych dochodzeń.

(22) Z myślą o pewności prawa konieczne jest określenie gwarancji proceduralnych mających zastosowanie do dochodzeń prowadzonych przez Urząd, z uwzględnieniem administracyjnego charakteru tych dochodzeń.

(23) Należy przestrzegać gwarancji proceduralnych i praw podstawowych osób objętych dochodzeniem i świadków, bez dyskryminacji, w każdym czasie i na każdym etapie dochodzeń, zarówno zewnętrznych, jak i wewnętrznych, w szczególności przy przekazywaniu informacji o dochodzeniach będących w toku. Przekazywanie jakichkolwiek informacji dotyczących dochodzeń prowadzonych przez Urząd Parlamentowi Europejskiemu, Radzie, Komisji lub Trybunałowi Obrachunkowemu, dwustronnie lub w ramach mechanizmu wymiany poglądów, nie powinno naruszać poufności dochodzeń, uzasadnionych praw osób objętych dochodzeniem oraz, w stosownych przypadkach, przepisów krajowych mających zastosowanie w postępowaniach sądowych. Informacje przekazane lub uzyskane w trakcie dochodzeń powinny być traktowane zgodnie z prawem Unii w zakresie ochrony danych. Wymiana informacji powinna podlegać zasadzie proporcjonalności i zasadzie wiedzy koniecznej.

(24) Aby wzmocnić ochronę indywidualnych praw osób objętych dochodzeniem, wnioski odnoszące się imiennie do osoby objętej dochodzeniem nie powinny być formułowane, na końcowym etapie dochodzenia, bez umożliwienia tej osobie wypowiedzenia się na temat dotyczących jej faktów.

(25) Dyrektor generalny powinien zapewnić, aby przy podawaniu informacji do wiadomości publicznej przestrzegano uzasadnionych praw osób objętych dochodzeniem.

(26) Urząd oraz instytucje, organy, urzędy i agencje zaangażowane w dochodzenie powinny chronić wolność wypowiedzi zgodnie z Kartą praw podstawowych Unii Europejskiej, a także chronić źródła dziennikarskie.

(27) Obowiązkiem dyrektora generalnego Urzędu powinno być zapewnienie ochrony danych osobowych i przestrzeganie zasady poufności informacji zgromadzonych w trakcie dochodzeń. Urzędnicy i inni pracownicy Unii powinni mieć zapewnioną ochronę prawną odpowiadającą ochronie przewidzianej w regulaminie pracowniczym.

(28) W celu zapewnienia, aby wyniki dochodzeń prowadzonych przez Urząd były uwzględniane oraz aby podejmowane były wymagane działania następcze, raporty powinny posiadać status dowodu dopuszczalnego w postępowaniu administracyjnym lub sądowym. W tym celu raporty te powinny być sporządzane w sposób zgodny z przepisami regulującymi raporty urzędowe w państwach członkowskich.

(29) W przypadku stwierdzenia, że fakty ujawnione w raporcie końcowym z dochodzenia wewnętrznego mogłyby dostarczać podstaw do wszczęcia postępowania karnego, informację taką należy przekazać krajowym organom sądowym zainteresowanego państwa członkowskiego. W zaleceniach, które towarzyszą raportowi końcowemu z dochodzenia, dyrektor generalny powinien wskazać, czy – uwzględniając charakter faktów oraz ich skutki finansowe – środki wewnętrzne, które może podjąć zainteresowana instytucja, organ, urząd lub agencja, pozwalałyby na skuteczniejsze działania następcze.

(30) W przypadku gdy dyrektor generalny przekazuje organom sądowym zainteresowanego państwa członkowskiego informacje uzyskane przez Urząd w toku postępowań wewnętrznych, takie przekazanie informacji nie powinno naruszać dokonywanej następnie przez krajowy organ sądowy oceny tego, czy w świetle prawa wymagane jest postępowanie dochodzeniowe.

(31) Decyzja w sprawie dalszego postępowania po zakończeniu dochodzeń należy do właściwych organów państw członkowskich lub, w stosownych przypadkach, do instytucji, organów, urzędów lub agencji, na podstawie raportu końcowego z dochodzenia sporządzonego przez Urząd.

(32) Aby Urząd mógł zwiększyć swoją skuteczność, powinien dysponować wiedzą na temat działań następczych podjętych na podstawie wyników jego dochodzeń. W związku z tym instytucje, organy, urzędy i agencje Unii oraz, w stosownych przypadkach, właściwe organy państw członkowskich powinny składać Urzędowi, na jego wniosek, sprawozdania z ewentualnych działań podjętych na podstawie informacji przekazanych im przez Urząd.

(33) Zważywszy na znaczne korzyści płynące z zacieśniania współpracy między Urzędem, Eurojustem, Europolem i właściwymi organami państw członkowskich, Urząd powinien mieć możliwość zawierania z nimi porozumień administracyjnych, które mogą w szczególności służyć ułatwianiu współpracy w praktyce oraz wymiany informacji w kwestiach technicznych i operacyjnych, nie powodując jakichkolwiek dodatkowych zobowiązań prawnych.

(34) W celu zacieśnienia współpracy między Urzędem, Eurojustem i właściwymi organami państw członkowskich dotyczącej czynów, które mogłyby być przedmiotem dochodzenia karnego, Urząd powinien informować Eurojust w szczególności o tych sprawach, w których zachodzi podejrzenie, że doszło do nadużyć finansowych, korupcji lub innej nielegalnej działalności na szkodę interesów finansowych Unii, wiążącej się z poważnymi formami przestępczości. Przekazywanie informacji właściwym organom zainteresowanych państw członkowskich powinno mieć miejsce przed przekazaniem przez Urząd dostarczonych przez nie informacji do Eurojustu lub Europolu, w przypadku gdy takim informacjom towarzyszy wezwanie do podjęcia określonego postępowania karnego.

(35) Aby współpraca między Urzędem, stosownymi instytucjami, organami, urzędami i agencjami Unii, właściwymi organami państw członkowskich, właściwymi organami w państwach trzecich, oraz organizacjami międzynarodowymi przebiegała z powodzeniem, należy zorganizować wzajemną wymianę informacji. Przy takiej wymianie należy przestrzegać zasady poufności i przepisów dotyczących ochrony danych określonych w rozporządzeniu (WE) nr 45/2001 Parlamentu Europejskiego i Rady z dnia 18 grudnia 2000 r. o ochronie osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych przez instytucje i organy wspólnotowe i o swobodnym przepływie takich danych (¹⁰). Urząd powinien w szczególności sprawdzać, czy otrzymujący informacje posiada odpowiednie uprawnienia i czy przekazanie danych jest konieczne. Wymiana informacji z Eurojustem powinna odbywać się w granicach kompetencji Eurojustu, które obejmują koordynację w transnarodowych sprawach związanych z poważną przestępczością.

(36) Ze względu na wielkość środków Unii przydzielanych sektorowi pomocy zewnętrznej, liczbę dochodzeń prowadzonych przez Urząd w tym sektorze, a także istniejącą współpracę międzynarodową do celów prowadzenia dochodzeń, Urząd powinien mieć możliwość zapewniania sobie, w drodze porozumień administracyjnych – w stosownych przypadkach w koordynacji z innymi właściwymi służbami – praktycznego wsparcia właściwych organów państw trzecich oraz organizacji międzynarodowych w wypełnianiu powierzonych mu zadań, nie powodując jednak jakichkolwiek dodatkowych zobowiązań prawnych.

(37) Urząd powinien być niezależny w wykonywaniu swoich zadań. Dla wzmocnienia tej niezależności Urząd powinien być regularnie monitorowany w zakresie swoich kompetencji dochodzeniowych przez Komitet Nadzoru, złożony z niezależnych osób z zewnątrz posiadających wysokie kwalifikacje w dziedzinach działalności Urzędu. Komitet Nadzoru nie powinien ingerować w prowadzenie bieżących dochodzeń. Do obowiązków Komitetu Nadzoru powinno również należeć wspomaganie dyrektora generalnego w wykonywaniu przez niego swoich obowiązków.

(38) Należy określić kryteria i procedurę mianowania członków Komitetu Nadzoru oraz bardziej precyzyjnie określić zadania Komitetu Nadzoru, które wynikają z jego kompetencji.

(39) Należy sporządzić listę rezerwową kandydatów, którzy mogą zastąpić członków Komitetu Nadzoru do końca ich kadencji w przypadku gdy jeden lub kilku z nich złożyło rezygnację, zmarło lub z innych przyczyn nie mogło dłużej pełnić swoich obowiązków.

(40) Aby umożliwić Komitetowi Nadzoru skuteczne wypełnianie swojej misji, Urząd powinien zagwarantować niezależność funkcjonowania jego sekretariatu.

(41) Raz w roku powinno odbywać się spotkanie w celu wymiany poglądów pomiędzy Parlamentem Europejskim, Radą i Komisją. Taka wymiana poglądów powinna dotyczyć między innymi strategicznych priorytetów polityki dochodzeniowej oraz skuteczności pracy Urzędu w zakresie wykonywania jego kompetencji, bez jakiejkolwiek ingerencji w niezależność Urzędu w prowadzeniu przez niego dochodzeń. Przygotowania do wymiany poglądów powinny odbywać się na szczeblu technicznym i powinny obejmować – w zakresie, w jakim może to być konieczne – posiedzenie przygotowawcze, w którym będą uczestniczyć stosowne służby zainteresowanych instytucji. Przy omawianiu skuteczności pracy Urzędu w zakresie wykonywania jego kompetencji instytucje uczestniczące w wymianie poglądów powinny mieć możliwość odniesienia się do danych statystycznych dotyczących działań następczych podjętych w następstwie dochodzeń Urzędu oraz informacji przekazanych przez Urząd.

(42) Aby zapewnić pełną niezależność dyrektora generalnego w kierowaniu Urzędem, należy mianować go na kadencję trwającą siedem lat, bez możliwości przedłużenia.

(43) Stanowisko dyrektora generalnego Urzędu ma szczególne znaczenie również dla Parlamentu Europejskiego i Rady. Osoba mianowana na stanowisko dyrektora generalnego powinna korzystać z jak najszerszego wsparcia i uznania ze strony Parlamentu Europejskiego, Rady i Komisji. Komisja powinna zatem dążyć do wypracowania wspólnego porozumienia z Parlamentem Europejskim i Radą w ramach procedury konsultacji.

(44) Zaproszenie do zgłaszania kandydatur na stanowisko dyrektora generalnego powinno zostać opublikowane w Dzienniku Urzędowym Unii Europejskiej najpóźniej sześć miesięcy przed końcem kadencji urzędującego dyrektora generalnego. Zaproszenie do zgłaszania kandydatur powinno zostać przygotowane przez Komisję na podstawie rezultatów ścisłych konsultacji z Parlamentem Europejskim i Radą. Należy w nim określić kryteria wyboru, w tym wymogi, jakie powinni spełniać kandydaci na to stanowisko.

(45) Dyrektor generalny powinien okresowo informować Komitet Nadzoru o sprawach, w których przekazano informacje organom sądowym państw członkowskich, oraz o łącznej liczbie spraw Urzędu, którymi zajmowały się te organy sądowe danego państwa członkowskiego, w ramach działań następczych wobec dochodzenia prowadzonego przez Urząd.

(46) Dotychczasowa praktyka operacyjna pokazuje, że przydatne byłoby umożliwienie dyrektorowi generalnemu delegowania niektórych jego kompetencji jednemu lub kilku pracownikom Urzędu.

(47) Dyrektor generalny powinien wprowadzić wewnętrzny mechanizm doradczy i kontrolny, w tym również kontrolę zgodności z prawem, uwzględniający w szczególności obowiązek przestrzegania gwarancji proceduralnych i praw podstawowych osób objętych dochodzeniem oraz prawa krajowego zainteresowanych państw członkowskich.

(48) Aby zapewnić niezależność Urzędu, Komisja powinna zadecydować o przekazaniu dyrektorowi generalnemu odpowiednich uprawnień organu powołującego.

(49) Niniejsze rozporządzenie w żaden sposób nie ogranicza uprawnień i obowiązków państw członkowskich do podejmowania środków mających na celu zwalczanie nadużyć finansowych, korupcji oraz wszelkiej innej nielegalnej działalności na szkodę interesów finansowych Unii. Powierzenie niezależnemu Urzędowi zadania polegającego na prowadzeniu zewnętrznych dochodzeń administracyjnych w tej dziedzinie jest więc całkowicie zgodne z zasadą pomocniczości określoną w art. 5 Traktatu o Unii Europejskiej. Zgodnie z zasadą proporcjonalności określoną w tym artykule niniejsze rozporządzenie nie wykracza poza to, co jest konieczne do wzmocnienia walki z nadużyciami finansowymi, korupcją i wszelką inną nielegalną działalnością na szkodę interesów finansowych Unii.

(50) Komisja powinna dokonać oceny potrzeby zmiany niniejszego rozporządzenia w przypadku ustanowienia Prokuratury Europejskiej.

(51) Niniejsze rozporządzenie nie narusza praw podstawowych i zasad uznanych w szczególności w Karcie praw podstawowych Unii Europejskiej.

(52) Zgodnie z art. 28 ust. 2 rozporządzenia (WE) nr 45/2001 zasięgnięto opinii Europejskiego Inspektora Ochrony Danych, który wydał ją w dniu 1 czerwca 2011 r. (¹¹).

(53) Z uwagi na znaczną liczbę niezbędnych zmian rozporządzenie (WE) nr 1073/1999 powinno zostać uchylone i zastąpione niniejszym rozporządzeniem.

(54) Zgodnie z art. 106a ust. 1 Traktatu ustanawiającego Europejską Wspólnotę Energii Atomowej, który rozszerza zakres stosowania art. 325 TFUE na Europejską Wspólnotę Energii Atomowej (Euratom), przepisy regulujące dochodzenia prowadzone przez Urząd odnoszące się do Unii powinny mieć także zastosowanie do Euroatomu. Zgodnie z art. 106a ust. 2 Traktatu Euratom odniesienia do Unii zamieszczone w art. 325 TFUE muszą być rozumiane jako odniesienia do Euratomu, a odniesienia do Unii w niniejszym rozporządzeniu obejmują też, gdy wymaga tego kontekst, odniesienia do Euratomu. Należy zatem uchylić rozporządzenie Rady (Euratom) nr 1074/1999 z dnia 25 maja 1999 r. dotyczące dochodzeń prowadzonych przez Europejski Urząd ds. Zwalczania Nadużyć Finansowych (OLAF) (¹²),

PRZYJMUJĄ NINIEJSZE ROZPORZĄDZENIE:

Artykuł 1

Cele i zadania

1. W celu wzmocnienia walki z nadużyciami finansowymi, korupcją i wszelką inną nielegalną działalnością na szkodę interesów finansowych Unii Europejskiej i Europejskiej Wspólnoty Energii Atomowej (zwanych dalej razem „Unią”, gdy wymaga tego kontekst) Europejski Urząd ds. Zwalczania Nadużyć Finansowych, ustanowiony na mocy decyzji 1999/352/WE, EWWiS, Euratom (zwany dalej „Urzędem”), wykonuje uprawnienia dochodzeniowe powierzone Komisji na mocy:

a) stosownych aktów Unii; oraz

b) stosownych porozumień o współpracy i wzajemnej pomocy zawartych przez Unię z państwami trzecimi i organizacjami międzynarodowymi.

2. Urząd zapewnia państwom członkowskim pomoc ze strony Komisji w organizacji ścisłej i regularnej współpracy między ich właściwymi organami w celu koordynowania ich działań mających na celu ochronę interesów finansowych Unii przed nadużyciami finansowymi. Urząd uczestniczy w opracowywaniu i rozwijaniu metod zapobiegania nadużyciom finansowym, korupcji i wszelkiej innej nielegalnej działalności na szkodę interesów finansowych Unii oraz zwalczania tych zjawisk. Urząd promuje i koordynuje, wraz z państwami członkowskimi oraz wśród nich, dzielenie się doświadczeniami operacyjnymi oraz najlepszymi rozwiązaniami proceduralnymi w dziedzinie ochrony interesów finansowych Unii, a także wspiera wspólne działania na rzecz zwalczania nadużyć finansowych podejmowane dobrowolnie przez państwa członkowskie.

3. Niniejsze rozporządzenie stosuje się bez uszczerbku dla:

a) Protokołu nr 7 w sprawie przywilejów i immunitetów Unii Europejskiej dołączonego do Traktatu o Unii Europejskiej i Traktatu o funkcjonowaniu Unii Europejskiej;

b) statutu posła do Parlamentu Europejskiego;

c) regulaminu pracowniczego;

d) [1] rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 (¹³);

e) [2] rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2018/1725 (¹⁴).

4. Urząd prowadzi dochodzenia administracyjne w instytucjach, organach, urzędach i agencjach ustanowionych Traktatami lub na ich podstawie (zwanych dalej „instytucjami, organami, urzędami i agencjami”) w celu zwalczania nadużyć finansowych, korupcji oraz wszelkiej innej nielegalnej działalności na szkodę interesów finansowych Unii. W tym celu Urząd prowadzi dochodzenia w poważnych sprawach związanych z wypełnianiem obowiązków służbowych, stanowiących zaniedbanie obowiązków urzędników i innych pracowników Unii, które może prowadzić do wszczęcia postępowania dyscyplinarnego lub, w zależności od przypadku, postępowania karnego, lub równoważne niedopełnienie obowiązków przez członków instytucji i organów, szefów urzędów i agencji lub członków personelu instytucji, organów, urzędów lub agencji niepodlegających regulaminowi pracowniczemu (zwanych dalej razem „urzędnikami, innymi pracownikami, członkami instytucji lub organów, szefami urzędów lub agencji lub członkami personelu”).

4a. [3] Urząd nawiązuje i utrzymuje bliskie stosunki z Prokuraturą Europejską ustanowioną w ramach wzmocnionej współpracy rozporządzeniem Rady (UE) 2017/1939 (¹⁵). Podstawą tych stosunków jest wzajemna współpraca, wymiana informacji, komplementarność i unikanie powielania działań. Mają one na celu w szczególności zapewnienie – poprzez komplementarność zakresów kompetencji Urzędu i Prokuratury Europejskiej oraz poprzez wsparcie udzielane Prokuraturze Europejskiej przez Urząd – aby w celu ochrony interesów finansowych Unii wykorzystywano wszystkie dostępne środki.

5. [4] Do celów stosowania niniejszego rozporządzenia właściwe organy państw członkowskich oraz instytucje, organy, urzędy i agencje mogą zawierać porozumienia administracyjne z Urzędem. Takie porozumienia mogą dotyczyć w szczególności przekazywania informacji, prowadzenia dochodzeń i działań następczych.

Artykuł 2

Definicje

Na użytek niniejszego rozporządzenia:

1) „interesy finansowe Unii” obejmują dochody, wydatki i aktywa objęte budżetem Unii Europejskiej i budżetami instytucji, organów, urzędów i agencji, a także budżetami, którymi one zarządzają lub które monitorują;

2) „nieprawidłowość” oznacza „nieprawidłowość” zdefiniowaną w art. 1 ust. 2 rozporządzenia (WE, Euratom) nr 2988/95;

3) [5] „nadużycia finansowe, korupcja oraz wszelka inna nielegalna działalność na szkodę interesów finansowych Unii” ma takie znaczenie, jakie stosuje się do tego pojęcia w stosownych aktach Unii, zaś pojęcie „wszelka inna nielegalna działalność” obejmuje nieprawidłowość w rozumieniu art. 1 ust. 2 rozporządzenia (WE, Euratom) nr 2988/95;

4) [6] „dochodzenia administracyjne” („dochodzenia”) oznaczają wszelkie inspekcje, kontrole lub inne środki podejmowane przez Urząd zgodnie z art. 3 i 4 z myślą o osiągnięciu celów określonych w art. 1 oraz – w razie potrzeby – stwierdzeniu nieprawidłowego charakteru działalności objętej dochodzeniem; dochodzenia te nie mają wpływu na uprawnienia Prokuratury Europejskiej lub właściwych organów państw członkowskich do wszczynania i prowadzenia postępowań karnych;

5) „osoba objęta dochodzeniem” oznacza każdą osobę lub podmiot gospodarczy podejrzane o dopuszczenie się nadużycia finansowego, korupcji lub innej nielegalnej działalności na szkodę interesów finansowych Unii i objęte w związku z tym dochodzeniem przez Urząd;

6) „podmiot gospodarczy” ma takie znaczenie, jakie stosuje się do tego pojęcia na mocy rozporządzenia (WE, Euratom) nr 2988/95 oraz rozporządzenia (Euratom, WE) nr 2185/96;

7) „porozumienia administracyjne” oznaczają zawierane przez Urząd porozumienia o charakterze technicznym lub operacyjnym, które mogą w szczególności służyć ułatwianiu współpracy i wymiany informacji między ich stronami, ale nie powodują dodatkowych zobowiązań prawnych;

8) [7] „członek instytucji” oznacza posła do Parlamentu Europejskiego, członka Rady Europejskiej, przedstawiciela państwa członkowskiego na szczeblu ministerialnym w Radzie, członka Komisji, członka Trybunału Sprawiedliwości Unii Europejskiej (TSUE), członka Rady Prezesów Europejskiego Banku Centralnego lub członka Trybunału Obrachunkowego w odniesieniu do obowiązków nałożonych prawem Unii w kontekście zadań, które wykonują w tej roli.

Artykuł 3

Dochodzenia zewnętrzne

[8] 1. W obszarach, o których mowa w art. 1, Urząd przeprowadza kontrole na miejscu i inspekcje w państwach członkowskich oraz – zgodnie z obowiązującymi umowami o współpracy i wzajemnej pomocy oraz innymi obowiązującymi instrumentami prawnymi – w państwach trzecich i w pomieszczeniach organizacji międzynarodowych.

2. Urząd przeprowadza kontrole na miejscu i inspekcje zgodnie z niniejszym rozporządzeniem oraz, w zakresie nieobjętym niniejszym rozporządzeniem, zgodnie z rozporządzeniem (Euratom, WE) nr 2185/96.

3. Podmioty gospodarcze współpracują z Urzędem w toku prowadzonych przez Urząd dochodzeń. Urząd może zwrócić się o udzielenie informacji pisemnych i ustnych, w tym w ramach przesłuchań.

4. Jeżeli, zgodnie z ust. 3 niniejszego artykułu, dany podmiot gospodarczy poddaje się kontroli na miejscu i inspekcji prowadzonej na podstawie niniejszego rozporządzenia, art. 2 ust. 4 rozporządzenia (WE, Euratom) nr 2988/95, art. 6 ust. 1 akapit trzeci rozporządzenia (Euratom, WE) nr 2185/96 i art. 7 ust. 1 rozporządzenia (Euratom, WE) nr 2185/96 nie stosuje się w zakresie, w jakim przepisy te wymagają przestrzegania prawa krajowego i w jakim mogą ograniczać dostęp Urzędu do informacji i dokumentacji poprzez konieczność spełnienia takich samych warunków, jakie mają zastosowanie w przypadku krajowych kontrolerów administracyjnych.

5. Na wniosek Urzędu właściwy organ zainteresowanego państwa członkowskiego bez zbędnej zwłoki udziela pracownikom Urzędu wsparcia niezbędnego do skutecznego wykonywania zadań określonych w pisemnym upoważnieniu, o którym mowa w art. 7 ust. 2.

Zainteresowane państwo członkowskie zapewnia, aby pracownicy Urzędu mieli – zgodnie z rozporządzeniem (Euratom, WE) nr 2185/96 – dostęp do wszystkich informacji, dokumentów i danych dotyczących sprawy będącej przedmiotem dochodzenia, które są niezbędne do skutecznego i efektywnego przeprowadzenia kontroli na miejscu i inspekcji, a także aby pracownicy mogli zajmować te dokumenty lub dane w celu zapewnienia, aby nie były narażone na zaginięcie. W przypadku gdy urządzenia prywatne są wykorzystywane do celów służbowych, mogą one stanowić przedmiot inspekcji Urzędu. Urząd poddaje takie urządzenia inspekcji wyłącznie na takich samych warunkach i w takim samym zakresie, w jakim do prowadzenia postępowań dotyczących urządzeń prywatnych uprawnione są krajowe organy kontrolne oraz jeżeli Urząd ma uzasadnione podstawy, by podejrzewać, że zawartość urządzeń może być istotna dla danego dochodzenia.

6. W przypadku gdy pracownicy Urzędu stwierdzą, że podmiot gospodarczy opiera się poddaniu się kontroli na miejscu i inspekcji prowadzonej na podstawie niniejszego rozporządzenia, a mianowicie gdy podmiot gospodarczy odmawia udzielenia Urzędowi koniecznego dostępu do swoich pomieszczeń lub innych nieruchomości wykorzystywanych do celów działalności gospodarczej, zataja informacje lub uniemożliwia przeprowadzenie działań, które Urząd musi wykonać w toku kontroli na miejscu i inspekcji, właściwe organy, w tym w stosownych przypadkach organy ścigania zainteresowanego państwa członkowskiego, udzielają pracownikom Urzędu niezbędnego wsparcia, aby umożliwić Urzędowi przeprowadzenie kontroli na miejscu i inspekcji w sposób skuteczny i bez zbędnej zwłoki.

Udzielając wsparcia zgodnie z niniejszym ustępem lub ust. 5, właściwe organy państw członkowskich działają zgodnie z przepisami krajowymi mającymi zastosowanie do zainteresowanego właściwego organu. Jeżeli takie wsparcie wymaga zgodnie z prawem krajowym zgody organu sądowego, występuje się o taką zgodę.

7. Urząd prowadzi kontrole na miejscu i inspekcje po przedstawieniu pisemnego upoważnienia zgodnie z art. 7 ust. 2. Najpóźniej w momencie rozpoczęcia kontroli na miejscu i inspekcji Urząd przekazuje danemu podmiotowi gospodarczemu informacje o procedurze mającej zastosowanie do kontroli na miejscu i inspekcji, w tym o mających zastosowanie gwarancjach proceduralnych, a także o spoczywającym na podmiocie gospodarczym obowiązku współpracy.

8. Urząd, wykonując przyznane mu uprawnienia, przestrzega gwarancji proceduralnych ustanowionych w niniejszym rozporządzeniu oraz w rozporządzeniu (Euratom, WE) nr 2185/96. Podczas kontroli na miejscu i inspekcji danemu podmiotowi gospodarczemu objętemu dochodzeniem przysługuje prawo do nieskładania zeznań na swoją niekorzyść oraz prawo do obecności wybranej przez niego osoby. Przy składaniu oświadczeń w trakcie kontroli na miejscu i inspekcji podmiotowi gospodarczemu zapewnia się możliwość posługiwania się dowolnym językiem urzędowym państwa członkowskiego, w którym dany podmiot gospodarczy się znajduje. Prawo podmiotu gospodarczego do obecności wybranej osoby nie wpływa na możliwość uzyskania przez Urząd dostępu do pomieszczeń podmiotu gospodarczego i nie może powodować nadmiernego opóźnienia w rozpoczęciu kontroli na miejscu i inspekcji.

9. W przypadku gdy państwo członkowskie nie współpracuje z Urzędem zgodnie z ust. 5 i 6, Komisja może stosować odpowiednie przepisy prawa Unii w celu odzyskania środków związanych z daną kontrolą na miejscu i inspekcją.

10. W ramach swoich zadań dochodzeniowych Urząd przeprowadza kontrole i inspekcje przewidziane w art. 9 ust. 1 rozporządzenia (WE, Euratom) nr 2988/95 i w zasadach sektorowych, o których mowa w art. 9 ust. 2 tego rozporządzenia, w państwach członkowskich, oraz – zgodnie z obowiązującymi umowami o współpracy i wzajemnej pomocy oraz innymi obowiązującymi instrumentami prawnymi – w państwach trzecich i w pomieszczeniach organizacji międzynarodowych.

11. W trakcie dochodzenia zewnętrznego Urząd może uzyskać dostęp do wszelkich istotnych informacji i danych związanych ze sprawą będącą przedmiotem dochodzenia – niezależnie od tego, na jakim nośniku są one przechowywane – będących w posiadaniu instytucji, organów, urzędów i agencji, w przypadku gdy jest to niezbędne do stwierdzenia nadużycia finansowego, korupcji lub wszelkiej innej nielegalnej działalności na szkodę interesów finansowych Unii. W tym celu stosuje się art. 4 ust. 2 i 4.

12. Bez uszczerbku dla art. 12c ust. 1, w przypadku gdy przed podjęciem decyzji o wszczęciu lub niewszczynaniu dochodzenia zewnętrznego Urząd dysponuje informacjami wskazującymi na nadużycie finansowe, korupcję lub wszelką inną nielegalną działalności na szkodę interesów finansowych Unii, Urząd może poinformować o tym właściwe organy zainteresowanych państw członkowskich, a także, w razie potrzeby, zainteresowane instytucje, organy, urzędy i agencje.

Bez uszczerbku dla zasad sektorowych, o których mowa w art. 9 ust. 2 rozporządzenia (WE, Euratom) nr 2988/95, właściwe organy zainteresowanych państw członkowskich zapewniają podjęcie odpowiednich działań, w których może uczestniczyć Urząd, zgodnie z prawem krajowym. Właściwe organy danych państw członkowskich informują Urząd, na wniosek, o podjętych działaniach i o ustaleniach dokonanych na podstawie informacji, o których mowa w akapicie pierwszym niniejszego ustępu.

Artykuł 4

Dochodzenia wewnętrzne

1. [9] Dochodzenia w instytucjach, organach, urzędach i agencjach w obszarach, o których mowa w art. 1, prowadzi się zgodnie z niniejszym rozporządzeniem oraz decyzjami przyjętymi przez te instytucje, organy, urzędy lub agencje (zwane dalej „dochodzeniami wewnętrznymi”).

2. [10] W toku dochodzeń wewnętrznych:

a) Urząd ma prawo uzyskać natychmiastowy i niezapowiedziany dostęp do wszelkich istotnych informacji i danych związanych ze sprawą będącą przedmiotem dochodzenia – niezależnie od rodzaju nośnika, na jakim są one przechowywane – będących w posiadaniu instytucji, organów, urzędów i agencji, jak również dostęp do ich pomieszczeń. W przypadku gdy urządzenia prywatne są wykorzystywane do celów służbowych, mogą one stanowić przedmiot inspekcji Urzędu. Urząd poddaje takie urządzenia inspekcji wyłącznie w zakresie, w jakim urządzenia te są wykorzystywane do celów służbowych, na warunkach określonych w decyzjach przyjętych przez te instytucje, organy, urzędy lub agencje oraz jeżeli Urząd ma uzasadnione podstawy, by podejrzewać, że zawartość urządzeń może być istotna dla danego dochodzenia.

Urząd jest upoważniony do kontrolowania ksiąg rachunkowych instytucji, organów, urzędów i agencji. Urząd może sporządzać kopie i uzyskiwać wyciągi z dowolnych dokumentów lub zawartości dowolnego nośnika danych będących w posiadaniu instytucji, organów, urzędów i agencji oraz, w razie potrzeby, zajmować te dokumenty lub dane w celu zapewnienia, aby nie były narażone na zaginięcie;

b) Urząd może zwrócić się do urzędników, innych pracowników, członków instytucji lub organów, szefów urzędów lub agencji lub członków personelu o udzielenie informacji ustnych – w tym również w ramach przesłuchań – oraz informacji pisemnych, przy czym informacje te muszą być dokładnie udokumentowane zgodnie z mającymi zastosowanie unijnymi zasadami poufności i zasadami ochrony danych.

3. [11] Zgodnie z takimi samymi przepisami i warunkami, które ustanowiono w art. 3, Urząd może przeprowadzać kontrole na miejscu i inspekcje w pomieszczeniach podmiotów gospodarczych w celu uzyskania dostępu do informacji istotnych dla sprawy będącej przedmiotem dochodzenia w instytucjach, organach, urzędach i agencjach.

4. [12] Instytucje, organy, urzędy i agencje są informowane za każdym razem, gdy pracownicy Urzędu prowadzą dochodzenie wewnętrzne w ich pomieszczeniach, zapoznają się z dokumentami lub danymi lub zwracają się o informacje będące w ich posiadaniu. Bez uszczerbku dla art. 10 i 11 Urząd może w dowolnym momencie przekazać zainteresowanej instytucji, organowi, urzędowi lub agencji informacje uzyskane w toku dochodzeń wewnętrznych.

5. Instytucje, organy, urzędy i agencje wprowadzają odpowiednie procedury i podejmują niezbędne środki w celu zapewnienia poufności dochodzeń wewnętrznych na wszystkich ich etapach.

6. W przypadku gdy w wyniku dochodzeń wewnętrznych okaże się, że urzędnik, inny pracownik, członek instytucji lub organu, szef urzędu lub agencji lub członek personelu może stać się osobą objętą dochodzeniem, o fakcie tym informowana jest instytucja, organ, urząd lub agencja, do której osoba ta przynależy.

W przypadkach gdy nie można zapewnić poufności dochodzenia wewnętrznego przy korzystaniu ze zwykłych kanałów komunikacji, Urząd korzysta z odpowiednich alternatywnych kanałów przekazywania informacji.

W wyjątkowych przypadkach przekazywanie takich informacji może zostać odroczone na podstawie uzasadnionej decyzji dyrektora generalnego, która jest przekazywana Komitetowi Nadzoru po zamknięciu dochodzenia.

7. W decyzji, którą instytucje, organy, urzędy lub agencje przyjmą zgodnie z ust. 1, określa się w szczególności zasadę dotyczącą spoczywającego na urzędnikach, innych pracownikach, członkach instytucji lub organów, szefów urzędów lub agencji lub członkach personelu obowiązku współpracy z Urzędem i przekazywania mu informacji, przy jednoczesnym zapewnieniu poufności dochodzenia wewnętrznego.

8. Bez uszczerbku dla art. 12c ust. 1, w przypadku gdy przed podjęciem decyzji o wszczęciu lub niewszczynaniu dochodzenia wewnętrznego, Urząd dysponuje informacjami wskazującymi na nadużycie finansowe, korupcję lub wszelką inną nielegalną działalność na szkodę interesów finansowych Unii, Urząd może poinformować o tym zainteresowane instytucje, organy, urzędy lub agencje. Zainteresowane instytucje, organy, urzędy lub agencje informują Urząd, na wniosek, o podjętych działaniach i o ustaleniach dokonanych na podstawie takich informacji. [13]

W razie potrzeby Urząd informuje również właściwe organy zainteresowanego państwa członkowskiego. W takim przypadku zastosowanie mają wymogi proceduralne określone w art. 9 ust. 4 akapit drugi i trzeci. Jeżeli właściwy organ zadecyduje o podjęciu jakiegokolwiek działania na podstawie przekazanych mu informacji, zgodnie z prawem krajowym, informuje o tym Urząd na jego wniosek.

Artykuł 5

Wszczęcie dochodzenia

1. [14] Bez uszczerbku dla art. 12d, dyrektor generalny może wszcząć dochodzenie, jeśli istnieje wystarczające podejrzenie – które może opierać się na informacjach przekazanych przez stronę trzecią lub anonimowo – nadużycia finansowego, korupcji lub wszelkiej innej nielegalnej działalności na szkodę interesów finansowych Unii. Decyzja o wszczęciu dochodzenia może uwzględniać potrzebę efektywnego wykorzystania zasobów Urzędu oraz potrzebę proporcjonalności stosowanych środków. W przypadku dochodzeń wewnętrznych szczególną uwagę zwraca się na instytucję, organ, urząd lub agencję, które są najlepiej umocowane do ich przeprowadzenia, zważywszy w szczególności na charakter faktów, rzeczywisty lub potencjalny wymiar finansowy sprawy oraz prawdopodobieństwo jakichkolwiek sądowych działań następczych.

2. [15] Dyrektor generalny podejmuje decyzję o wszczęciu dochodzenia, działając z własnej inicjatywy lub na wniosek instytucji, organu, urzędu lub agencji, lub na wniosek państwa członkowskiego.

3. [16] Dopóki dyrektor generalny rozważa, czy wszcząć dochodzenie wewnętrzne na wniosek, o którym mowa w ust. 2, lub dopóki Urząd prowadzi dochodzenie wewnętrzne, zainteresowane instytucje, organy, urzędy lub agencje nie wszczynają równoległych dochodzeń dotyczących tych samych okoliczności faktycznych, chyba że wspólnie z Urzędem postanowiono inaczej.

Niniejszego ustępu nie stosuje się do postępowań przygotowawczych prowadzonych przez Prokuraturę Europejską zgodnie z rozporządzeniem (UE) 2017/1939.

4. Decyzję o wszczęciu lub niewszczynaniu dochodzenia podejmuje się w ciągu dwóch miesięcy od otrzymania przez Urząd wniosku, o którym mowa w ust. 2. O decyzji takiej powiadamia się niezwłocznie państwo członkowskie, instytucję, organ, urząd lub agencję, które wystąpiły z wnioskiem. Decyzja o niewszczynaniu dochodzenia zawiera uzasadnienie. Jeżeli po upływie okresu dwóch miesięcy Urząd nie podjął żadnej decyzji, uznaje się, że Urząd zadecydował o niewszczynaniu dochodzenia.

W przypadku gdy urzędnik, inny pracownik, członek instytucji lub organu, szef urzędu lub agencji lub członek personelu, działając zgodnie z art. 22a regulaminu pracowniczego, przekazuje Urzędowi informacje dotyczące podejrzenia nadużycia finansowego lub nieprawidłowości, Urząd informuje tę osobę, czy postanowił wszcząć dochodzenie dotyczące odnośnych faktów.

5. [17] Jeżeli dyrektor generalny podejmie decyzję o niewszczynaniu dochodzenia, może niezwłocznie przekazać wszelkie istotne informacje, w stosownym przypadku, właściwym organom zainteresowanego państwa członkowskiego, aby podjęły one odpowiednie działania zgodnie z prawem Unii i prawem krajowym, lub zainteresowanym instytucjom, organom, urzędom lub agencjom, aby podjęły one odpowiednie działania zgodnie z przepisami mającymi zastosowanie do danych instytucji, organów, urzędów lub agencji. W stosownych przypadkach Urząd uzgadnia z daną instytucją, organem, urzędem lub agencją odpowiednie środki mające na celu ochronę poufności źródła informacji, a w razie potrzeby zwraca się o poinformowanie go o podjętych działaniach.

6. [18] W przypadku gdy dyrektor generalny podejmie decyzję o niewszczynaniu dochodzenia, mimo że istnieje wystarczające podejrzenie nadużycia finansowego, korupcji lub wszelkiej innej nielegalnej działalności na szkodę interesów finansowych Unii, niezwłocznie przekazuje informacje, o których mowa w ust. 5.

Artykuł 6

Dostęp do informacji w bazach danych przed wszczęciem dochodzenia

1. Przed wszczęciem dochodzenia Urząd ma prawo dostępu do wszelkich stosownych informacji znajdujących się w bazach danych będących w posiadaniu instytucji, organów, urzędów lub agencji, gdy jest to niezbędne do oceny podstawy faktycznej zarzutów. Z prawa dostępu korzysta się w terminie, który określi Urząd, niezbędnym do szybkiej oceny zarzutów. Korzystając z tego prawa dostępu, Urząd przestrzega zasady konieczności i zasady proporcjonalności.

2. Zainteresowana instytucja, organ, urząd lub agencja rzetelnie współpracuje, umożliwiając Urzędowi uzyskiwanie wszelkich stosownych informacji na warunkach, które zostaną określone w decyzjach przyjmowanych na mocy art. 4 ust. 1.

Artykuł 7

Procedura dochodzeń

1. [19] Dyrektor generalny kieruje prowadzeniem dochodzeń, wydając w stosownych przypadkach pisemne polecenia. Dochodzenia są prowadzone pod jego kierownictwem przez wyznaczonych przez niego pracowników Urzędu. Dyrektor generalny nie wykonuje osobiście konkretnych czynności dochodzeniowych.

2. Pracownicy Urzędu wykonują swoje zadania po przedstawieniu pisemnego upoważnienia, w którym określona jest ich tożsamość oraz uprawnienia. Dyrektor generalny wydaje takie upoważnienie, wskazując przedmiot i cel dochodzenia, podstawy prawne dochodzenia oraz wynikające z nich uprawnienia w ramach dochodzenia.

3. [20] Właściwe organy państw członkowskich udzielają pracownikom Urzędu niezbędnego wsparcia, aby umożliwić im wypełnianie zadań zgodnie z niniejszym rozporządzeniem w sposób skuteczny i bez zbędnej zwłoki. Udzielając takiego wsparcia, właściwe organy państw członkowskich działają zgodnie z wszelkimi krajowymi przepisami proceduralnymi mającymi do nich zastosowanie.

3a. [21] Na zawierający pisemne uzasadnienie wniosek Urzędu, w odniesieniu do spraw będących przedmiotem dochodzenia, właściwe organy państw członkowskich przekazują Urzędowi, zgodnie z takimi samymi warunkami, jakie mają zastosowanie w przypadku właściwych organów krajowych:

a) informacje dostępne w scentralizowanych automatycznych mechanizmach, o których mowa w art. 32a ust. 3 dyrektywy Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2015/849 (¹⁶);

b) rejestr transakcji, jeżeli jest on bezwzględnie konieczny do celów dochodzenia.

Wniosek Urzędu zawiera uzasadnienie celowości i proporcjonalności danego środka w odniesieniu do charakteru i powagi spraw będących przedmiotem dochodzenia. Wniosek taki może dotyczyć jedynie informacji, o których mowa w akapicie pierwszym lit. a) i b).

Państwa członkowskie wskazują Komisji właściwe organy do celów określonych w akapicie pierwszym lit. a) i b).

3b. [22] Instytucje, organy, urzędy i agencje zapewniają, aby ich urzędnicy, inni pracownicy, członkowie, szefowie i członkowie personelu udzielali pracownikom Urzędu niezbędnego wsparcia, aby umożliwić im wypełnianie zadań w sposób skuteczny i bez zbędnej zwłoki.

4. W przypadku gdy dochodzenie łączy elementy dochodzenia zewnętrznego i wewnętrznego, zastosowanie mają odpowiednio art. 3 i 4.

5. Dochodzenia są prowadzone w sposób ciągły przez okres, który musi być proporcjonalny do okoliczności i złożoności sprawy.

6. W przypadku gdy z dochodzenia wynika, że wskazane może być podjęcie administracyjnych środków zapobiegawczych w celu ochrony interesów finansowych Unii, Urząd niezwłocznie informuje zainteresowaną instytucję, organ, urząd lub agencję o toczącym się dochodzeniu. Przekazywane informacje zawierają następujące elementy:

a) tożsamość urzędnika, innego pracownika, członka instytucji lub organu, szefa urzędu lub agencji lub członka personelu objętego dochodzeniem oraz streszczenie odnośnych faktów;

b) [23] wszelkie informacje, które mogłyby pomóc zainteresowanym instytucjom, organom, urzędom lub agencjom w podjęciu decyzji dotyczącej odpowiednich administracyjnych środków zapobiegawczych, które mają zostać podjęte w celu ochrony interesów finansowych Unii;

c) informacje o wszelkich zalecanych szczególnych środkach poufności, w szczególności w sprawach wiążących się z zastosowaniem środków dochodzeniowych należących do zakresu kompetencji krajowych organów sądowych lub, w przypadku dochodzeń zewnętrznych, do zakresu kompetencji organów krajowych, zgodnie z przepisami krajowymi mającymi zastosowanie do dochodzeń.

Zainteresowane instytucje, organy, urzędy lub agencje mogą w dowolnym momencie zasięgnąć opinii Urzędu w celu podjęcia, w ścisłej współpracy z Urzędem, wszelkich odpowiednich środków zapobiegawczych, w tym również środków zabezpieczających dowody. Zainteresowane instytucje, organy, urzędy lub agencje niezwłocznie informują Urząd o wszelkich podjętych środkach zapobiegawczych. [24]

7. W razie konieczności właściwe organy państw członkowskich podejmują na wniosek Urzędu odpowiednie środki zapobiegawcze przewidziane w ich prawie krajowym, w szczególności w celu zabezpieczenia dowodów.

8. [25] Jeżeli dochodzenie nie może zostać zakończone w terminie 12 miesięcy od jego wszczęcia, dyrektor generalny, po upływie tego 12-miesięcznego okresu, a następnie co sześć miesięcy, składa sprawozdanie Komitetowi Nadzoru, wskazując powody oraz – w stosownych przypadkach – środki naprawcze przewidziane w celu przyspieszenia dochodzenia.

Artykuł 8

Obowiązek informowania Urzędu

[26] 1. W obszarach, o których mowa w art. 1, instytucje, organy, urzędy i agencje niezwłocznie przekazują Urzędowi wszelkie informacje dotyczące możliwych przypadków nadużyć finansowych, korupcji lub wszelkiej innej nielegalnej działalności na szkodę interesów finansowych Unii.

W przypadku gdy instytucje, organy, urzędy i agencje przekazują Prokuraturze Europejskiej informacje zgodnie z art. 24 rozporządzenia (UE) 2017/1939, mogą wywiązać się z obowiązku określonego w akapicie pierwszym niniejszego ustępu, przekazując Urzędowi kopię informacji przekazanych Prokuraturze Europejskiej.

2. Instytucje, organy, urzędy i agencje oraz, o ile nie zabrania tego prawo krajowe, właściwe organy państw członkowskich przekazują niezwłocznie Urzędowi, na jego wniosek lub z własnej inicjatywy, wszelkie będące w ich posiadaniu dokumenty lub informacje dotyczące toczącego się dochodzenia prowadzonego przez Urząd.

Przed wszczęciem dochodzenia przekazują one, na zawierający pisemne uzasadnienie wniosek Urzędu, wszelkie będące w ich posiadaniu dokumenty lub informacje, które są niezbędne, by ocenić zarzuty lub zastosować kryteria wszczęcia dochodzenia określone w art. 5 ust. 1.

3. Instytucje, organy, urzędy i agencje oraz, o ile nie zabrania tego prawo krajowe, właściwe organy państw członkowskich przekazują niezwłocznie Urzędowi, na jego wniosek lub z własnej inicjatywy, wszelkie inne będące w ich posiadaniu i uznane za istotne informacje, dokumenty lub dane dotyczące zwalczania nadużyć finansowych, korupcji oraz wszelkiej innej nielegalnej działalności na szkodę interesów finansowych Unii.

4. Niniejszego artykułu nie stosuje się do Prokuratury Europejskiej w zakresie tych przestępstw, w przypadku których Prokuratura Europejska może wykonywać swoją właściwość zgodnie z rozdziałem IV rozporządzenia (UE) 2017/1939.

Pozostaje to bez uszczerbku dla możliwości przekazywania Urzędowi przez Prokuraturę Europejską istotnych informacji dotyczących spraw zgodnie z art. 34 ust. 8, art. 36 ust. 6, art. 39 ust. 4 i art. 101 ust. 3 i 4 rozporządzenia (UE) 2017/1939.

5. Przepisy dotyczące przekazywania informacji zgodnie z rozporządzeniem Rady (UE) nr 904/2010 (¹⁷)pozostają nienaruszone.

Artykuł 9

Gwarancje proceduralne

1. W trakcie dochodzeń Urząd gromadzi zarówno dowody obciążające osobę objętą dochodzeniem, jak i dowody na jej korzyść. Dochodzenia prowadzi się w sposób obiektywny i bezstronny, a także zgodnie z zasadą domniemania niewinności oraz gwarancjami proceduralnymi określonymi w niniejszym artykule.

2. Urząd może przesłuchać osobę objętą dochodzeniem lub świadka w dowolnym momencie dochodzenia. Każda osoba przesłuchiwana ma prawo do nieskładania zeznań na swoją niekorzyść.

Wezwanie na przesłuchanie jest wysyłane do osoby objętej dochodzeniem z wyprzedzeniem co najmniej 10 dni roboczych. Termin ten może ulec skróceniu za wyraźną zgodą osoby objętej dochodzeniem lub z należycie uzasadnionych powodów wynikających z pilnego charakteru dochodzenia. W tym drugim przypadku termin ten nie może być krótszy niż 24 godziny. W wezwaniu podaje się wykaz praw przysługujących osobie objętej dochodzeniem, a w szczególności prawo do obecności wybranej przez siebie osoby.

Wezwanie na przesłuchanie jest wysyłane do świadka z wyprzedzeniem co najmniej 24 godzin. Termin ten może ulec skróceniu za wyraźną zgodą świadka lub z należycie uzasadnionych powodów wynikających z pilnego charakteru dochodzenia.

Wymogi, o których mowa w akapicie drugim i trzecim, nie mają zastosowania do odbierania oświadczeń w trakcie kontroli na miejscu i inspekcji. Gwarancje proceduralne, o których mowa w art. 3 ust. 7 i 8, w szczególności prawo do obecności wybranej przez siebie osoby, mają zastosowanie do osoby objętej dochodzeniem. [27]

W przypadku gdy w toku przesłuchania pojawią się dowody na to, że świadek może stać się osobą objętą dochodzeniem, przesłuchanie zostaje zakończone. Mają wtedy natychmiast zastosowanie przepisy proceduralne określone w niniejszym ustępie oraz w ust. 3 i 4. Świadek ten jest niezwłocznie informowany o swoich prawach jako osoba objęta dochodzeniem i otrzymuje, na swój wniosek, kopię protokołu wszelkich wcześniej przez siebie złożonych oświadczeń. Urząd nie może wykorzystywać przeciwko tej osobie wcześniej przez nią złożonych oświadczeń, jeżeli nie umożliwi jej zgłoszenia uwag do tych oświadczeń.

Urząd sporządza protokół przesłuchania i udostępnia go przesłuchiwanemu do zatwierdzenia albo w celu wprowadzenia dodatkowych uwag. Urząd wydaje osobie objętej dochodzeniem kopię protokołu przesłuchania.

3. Gdy tylko dochodzenie wykaże, że urzędnik, inny pracownik, członek instytucji lub organu, szef urzędu lub agencji lub członek personelu może stać się osobą objętą dochodzeniem, zostaje o tym poinformowany, o ile nie zagraża prowadzonemu dochodzeniu lub jakiemukolwiek postępowaniu dochodzeniowemu wynikającemu z zakresu kompetencji krajowego organu sądowego.

4. [28] Bez uszczerbku dla art. 4 ust. 6 i art. 7 ust. 6, po zakończeniu dochodzenia, a przed sformułowaniem wniosków odnoszących się imiennie do osoby objętej dochodzeniem osobie tej umożliwia się zgłoszenie uwag w odniesieniu do dotyczących jej faktów.

W tym celu Urząd wysyła osobie objętej dochodzeniem wezwanie do zgłoszenia uwag na piśmie albo podczas przesłuchania z udziałem pracowników wyznaczonych przez Urząd. W wezwaniu podaje się streszczenie faktów dotyczących osoby objętej dochodzeniem oraz informacje wymagane na podstawie art. 15 i 16 rozporządzenia (UE) nr 2018/1725, a także wskazuje się termin na zgłoszenie uwag, przy czym termin ten nie może być krótszy niż 10 dni roboczych od dnia otrzymania wezwania do zgłoszenia uwag. Termin ten może ulec skróceniu za wyraźną zgodą osoby objętej dochodzeniem lub z należycie uzasadnionych powodów wynikających z pilnego charakteru dochodzenia. W raporcie końcowym z dochodzenia zawiera się wszelkie takie uwagi.

W należycie uzasadnionych przypadkach, w których jest to konieczne dla zachowania poufności dochodzenia lub toczącego się lub przyszłego postępowania przygotowawczego prowadzonego przez Prokuraturę Europejską lub krajowy organ sądowy, dyrektor generalny może – w stosownych przypadkach po zasięgnięciu opinii Prokuratury Europejskiej lub zainteresowanego krajowego organu sądowego – podjąć decyzję o odroczeniu wykonania obowiązku polegającego na wezwaniu osoby objętej dochodzeniem do zgłoszenia uwag.

W przypadkach, o których mowa w art. 1 ust. 2 załącznika IX do regulaminu pracowniczego, brak odpowiedzi w terminie jednego miesiąca ze strony instytucji, organu, urzędu lub agencji na wniosek dyrektora generalnego dotyczący odroczenia wykonania obowiązku polegającego na wezwaniu osoby objętej dochodzeniem do zgłoszenia uwag uznaje się za odpowiedź twierdzącą.

5. Osoba przesłuchiwana ma prawo do posługiwania się dowolnym językiem urzędowym instytucji Unii. Urzędnicy lub inni pracownicy Unii mogą zostać jednak zobowiązani do posługiwania się językiem urzędowym instytucji Unii, którym biegle władają.

Artykuł 9a

Kontroler gwarancji proceduralnych

[29] 1. Kontrolera gwarancji proceduralnych (zwanego dalej „kontrolerem”) powołuje Komisja zgodnie z procedurą określoną w ust. 2 na nieodnawialną pięcioletnią kadencję. Po upływie kadencji kontroler sprawuje swoją funkcję do czasu powołania jego następcy.

2. Kontroler jest administracyjnie powiązany z Komitetem Nadzoru. Sekretariat Komitetu Nadzoru zapewnia kontrolerowi wszelkie niezbędne wsparcie administracyjne i prawne.

3. Komisja w ramach swojego zatwierdzonego budżetu przydziela Komitetowi Nadzoru personel i środki finansowe niezbędne dla kontrolera.

4. W następstwie zaproszenia do zgłaszania kandydatur, opublikowanego w Dzienniku Urzędowym Unii Europejskiej, Komisja sporządza listę kandydatów posiadających odpowiednie kwalifikacje na stanowisko kontrolera. Komisja powołuje kontrolera po zasięgnięciu opinii Parlamentu Europejskiego i Rady.

5. Kontroler posiada niezbędne kwalifikacje i doświadczenie w dziedzinie gwarancji proceduralnych.

6. Kontroler pełni swoją funkcję przy zachowaniu całkowitej niezależności, w tym od Urzędu i od Komitetu Nadzoru, a wykonując swoje obowiązki, nie zwraca się o instrukcje ani nie przyjmuje ich od nikogo.

7. Jeżeli kontroler przestaje spełniać warunki wymagane w odniesieniu do wykonywania przez niego obowiązków lub jeżeli kontroler został uznany za winnego poważnego uchybienia, Parlament Europejski, Rada i Komisja mogą za porozumieniem zwolnić kontrolera z pełnienia obowiązków.

8. Działając na podstawie procedury, o której mowa w art. 9b, kontroler monitoruje, czy Urząd przestrzega gwarancji proceduralnych, o których mowa w art. 9, a także przepisów mających zastosowanie do dochodzeń prowadzonych przez Urząd. Kontroler jest odpowiedzialny za rozpatrywanie skarg, o których mowa w art. 9b.

9. Kontroler składa Parlamentowi Europejskiemu, Radzie, Komisji, Komitetowi Nadzoru i Urzędowi coroczne sprawozdania z pełnienia tej funkcji. Kontroler nie odnosi się do indywidualnych spraw będących przedmiotem dochodzeń i zapewnia poufność dochodzeń nawet po ich zakończeniu. Kontroler informuje Komitet Nadzoru o wszelkich systemowych problemach wynikających z jego zaleceń.

Artykuł 9b

Procedura postępowania ze skargami

[30] 1. Każda osoba objęta dochodzeniem ma prawo wnieść skargę do kontrolera dotyczącą przestrzegania przez Urząd gwarancji proceduralnych, o których mowa w art. 9, a także z powodu naruszenia przepisów mających zastosowanie do dochodzeń prowadzonych przez Urząd, w szczególności z powodu naruszenia wymogów proceduralnych i praw podstawowych. Wniesienie skargi nie ma skutku zawieszającego w odniesieniu do toczącego się dochodzenia, które jest przedmiotem skargi.

2. Skargi wnosi się w terminie jednego miesiąca od powzięcia przez skarżącego wiadomości o istotnych faktach stanowiących zarzucane naruszenie gwarancji proceduralnych lub przepisów, o których mowa w ust. 1 niniejszego artykułu. W każdym razie skargi wnosi się nie później niż jeden miesiąc od zakończenia dochodzenia.

Skargi dotyczące terminu, o którym mowa w art. 9 ust. 2 i 4, wnosi się jednak przed upływem terminu dziesięciu dni. o którym mowa w tych przepisach.

3. Kontroler natychmiast informuje dyrektora generalnego po otrzymaniu skargi.

W terminie dziesięciu dni roboczych od dnia otrzymania skargi kontroler ustala, czy spełnione są warunki określone w ust. 1 i 2.

Jeżeli warunki określone w ust. 1 i 2 są spełnione, kontroler wzywa Urząd do podjęcia działań w celu załatwienia skargi i poinformowania kontrolera w odpowiedni sposób w terminie 15 dni roboczych.

Jeżeli warunki określone w ust. 1 i 2 nie są spełnione, kontroler zamyka sprawę i niezwłocznie informuje o tym skarżącego.

4. Bez uszczerbku dla art. 10 Urząd przekazuje kontrolerowi wszelkie niezbędne informacje pozwalające kontrolerowi ocenić, czy skarga jest uzasadniona, a także informacje przydatne dla załatwienia skargi i umożliwiające kontrolerowi wydanie zalecenia.

5. Kontroler wydaje zalecenie na temat sposobu załatwienia skargi niezwłocznie, a w każdym razie w terminie dwóch miesięcy od poinformowania kontrolera przez Urząd o działaniu podjętym przez Urząd w celu załatwienia skargi. W przypadku nieotrzymania informacji w terminie 15 dni, o którym mowa w ust. 3 akapit trzeci, kontroler wydaje zalecenie w terminie dwóch miesięcy od upływu tego terminu.

W wyjątkowych przypadkach kontroler może podjąć decyzję o przedłużeniu terminu do wydania zalecenia o kolejne 15 dni roboczych. Kontroler informuje dyrektora generalnego na piśmie o powodach takiego przedłużenia.

Kontroler może zalecić, aby Urząd zmienił lub uchylił swoje zalecenia lub sprawozdania z powodu naruszenia gwarancji proceduralnych, o których mowa w art. 9, lub przepisów mających zastosowanie do dochodzeń prowadzonych przez Urząd, w szczególności z powodu naruszenia wymogów proceduralnych i praw podstawowych.

Przed wydaniem zalecenia kontroler zasięga opinii Komitetu Nadzoru.

Kontroler przedkłada zalecenie Urzędowi i informuje o nim odpowiednio skarżącego.

Jeżeli kontroler nie wyda zalecenia w terminach określonych w niniejszym ustępie, uznaje się, że oddalił on skargę bez wydania zalecenia.

6. Kontroler rozpatruje skargę w postępowaniu kontradyktoryjnym bez ingerowania w przebieg toczącego się dochodzenia.

Kontroler może również zwrócić się do świadków o przedstawienie pisemnych lub ustnych wyjaśnień, które uważa za istotne dla ustalenia faktów. Świadkowie mogą odmówić przedstawienia takich wyjaśnień.

7. Dyrektor generalny podejmuje odpowiednie działanie wskazane w zaleceniu. Jeżeli dyrektor generalny podejmie decyzję o niezastosowaniu się do zalecenia kontrolera, powiadamia skarżącego i kontrolera o głównych powodach tej decyzji, o ile nie ma to wpływu na toczące się dochodzenie. Dyrektor generalny przedstawia powody niezastosowania się do zalecenia kontrolera w nocie, którą należy załączyć do raportu końcowego z dochodzenia.

8. Procedura postępowania ze skargami ustanowiona w niniejszym artykule pozostaje bez uszczerbku dla środków prawnych dostępnych na mocy Traktatów, w tym skarg dotyczących odszkodowań.

9. Dyrektor generalny może zwrócić się do kontrolera o opinię w dowolnej sprawie związanej z gwarancjami proceduralnymi lub prawami podstawowymi, która pozostaje w zakresie obowiązków kontrolera, w tym w sprawie decyzji o odroczeniu poinformowania osoby objętej dochodzeniem zgodnie z art. 9 ust. 3. Dyrektor generalny wskazuje w takim wniosku termin, w jakim kontroler ma udzielić odpowiedzi.

10. Bez uszczerbku dla terminów przewidzianych w art. 90 regulaminu pracowniczego, jeżeli urzędnik lub inny pracownik Unii wniósł skargę do dyrektora generalnego zgodnie z art. 90a regulaminu pracowniczego i skargę do kontrolera w odniesieniu do tej samej kwestii, przed udzieleniem odpowiedzi na skargę dyrektor generalny czeka na zalecenie kontrolera.

11. Kontroler po zasięgnięciu opinii Komitetu Nadzoru przyjmuje przepisy wykonawcze dotyczące rozpatrywania skarg.

Te przepisy wykonawcze obejmują w szczególności szczegółowe przepisy dotyczące:

a) wnoszenia skarg;

b) wymiany informacji między Komitetem Nadzoru, kontrolerem i dyrektorem generalnym;

c) procedury rozwiązywania przez Urząd kwestii zgłoszonych w skardze;

d) rozpatrywania skargi w postępowaniu kontradyktoryjnym zgodnie z ust. 6 akapit pierwszy;

e) wydawania przez kontrolera zaleceń i informowania o nich;

f) należycie uzasadnionych przypadków, w których dyrektor generalny może odstąpić od zalecenia kontrolera oraz procedury, którą należy zastosować w takich przypadkach.

Artykuł 10

Poufność i ochrona danych

1. Informacje przekazane lub uzyskane w toku dochodzeń zewnętrznych, niezależnie od ich formy, są chronione stosownymi przepisami.

2. Informacje przekazane lub uzyskane w toku dochodzeń wewnętrznych, niezależnie od ich formy, są objęte tajemnicą zawodową i podlegają ochronie na podstawie przepisów mających zastosowanie do instytucji Unii.

3. Zainteresowane instytucje, organy, urzędy lub agencje zapewniają przestrzeganie poufności dochodzeń prowadzonych przez Urząd, a także uzasadnionych praw przysługujących osobom objętym dochodzeniem, oraz, w przypadku gdy wszczęte zostało postępowanie sądowe, wszystkich przepisów krajowych mających zastosowanie w takim postępowaniu.

3a. [31] Dyrektywa Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2019/1937 (¹⁸) ma zastosowanie do przekazywania informacji o nadużyciach finansowych, korupcji oraz wszelkiej innej nielegalnej działalności na szkodę interesów finansowych Unii oraz do ochrony osób zgłaszających takie naruszenia.

3b. [32] W przypadku gdy Urząd zaleca sądowe działania następcze, bez uszczerbku dla praw do zachowania poufności przysługujących sygnalistom i informatorom i zgodnie z mającymi zastosowanie zasadami dotyczącymi poufności i ochrony danych, osoba objęta dochodzeniem może zwrócić się do Urzędu o przekazanie raportu sporządzonego zgodnie z art. 11 w zakresie, w jakim raport ten dotyczy osoby objętej dochodzeniem. Urząd niezwłocznie przekazuje ten wniosek wszystkim odbiorcom tego raportu i udziela dostępu tylko za wyraźną zgodą odbiorców. Odbiorcy odpowiadają w terminie 12 miesięcy od otrzymania wniosku. W razie braku sprzeciwu zgłoszonego w tym terminie Urząd udziela dostępu.

Właściwy organ może zezwolić Urzędowi na udzielenie dostępu również przed upływem tego terminu.

4. Urząd wyznacza inspektora ochrony danych zgodnie z art. 43 rozporządzenia (UE) 2018/1725. [33]

Inspektor ochrony danych jest właściwy do spraw dotyczących przetwarzania danych przez Urząd oraz sekretariat Komitetu Nadzoru.

5. Dyrektor generalny zapewnia, aby wszelkie informacje przeznaczone do wiadomości publicznej podawane były w sposób neutralny i bezstronny, a ich ujawnienie odbywało się z poszanowaniem zasady poufności dochodzeń i zgodnie z zasadami ustanowionymi w niniejszym artykule i w art. 9 ust. 1.

Zgodnie z regulaminem pracowniczym pracownicy Urzędu oraz pracownicy sekretariatu Komitetu Nadzoru nie mogą, bez uzyskania odpowiedniej zgody, ujawniać informacji, które uzyskali w trakcie pełnienia swoich obowiązków, o ile takie informacje nie zostały już zgodnie z prawem podane do wiadomości publicznej lub są publicznie dostępne, i są nadal związani tym obowiązkiem po opuszczeniu służby.

Członkowie Komitetu Nadzoru są związani tym samym obowiązkiem zachowania tajemnicy zawodowej w trakcie pełnienia swoich obowiązków i są nadal związani tym obowiązkiem po zakończeniu sprawowania przez nich mandatu.

Artykuł 11

Raport z dochodzenia oraz działania podejmowane w następstwie dochodzeń

1. Po zakończeniu dochodzenia przez Urząd, z upoważnienia dyrektora generalnego sporządza się raport. W raporcie podaje się podstawę prawną dochodzenia, podjęte kroki proceduralne, ustalone fakty z określeniem ich wstępnej kwalifikacji prawnej, szacowane skutki finansowe ustalonych faktów, informacje dotyczące przestrzegania gwarancji proceduralnych zgodnie z art. 9 oraz wnioski z dochodzenia.

Wraz z raportem przekazuje się w stosownych przypadkach zalecenia dyrektora generalnego dotyczące działania, które ma zostać podjęte. W zaleceniach tych wskazuje się w stosownych przypadkach wszelkie działania dyscyplinarne, administracyjne, finansowe lub sądowe, które mają zostać podjęte przez instytucje, organy, urzędy i agencje oraz przez właściwe organy zainteresowanych państw członkowskich, a także podaje się w szczególności szacunkowe kwoty, jakie należy odzyskać, oraz wstępną kwalifikację prawną ustalonych faktów. [34]

2. [35] Przy sporządzaniu raportów i zaleceń, o których mowa w ust. 1, uwzględnia się odpowiednie przepisy prawa Unii oraz, w zakresie, w jakim ma ono zastosowanie, prawo krajowe zainteresowanego państwa członkowskiego.

Raporty sporządzone na podstawie pierwszego akapitu, wraz z wszelkimi dowodami na poparcie, które zostały do nich załączone, stanowią dopuszczalny dowód:

a) w postępowaniach sądowych o charakterze innym niż karny przed sądami krajowymi oraz w postępowaniach administracyjnych w państwach członkowskich;

b) w postępowaniach karnych w państwach członkowskich, w których istnieje konieczność ich wykorzystania, w taki sam sposób i zgodnie z takimi samymi warunkami co raporty urzędowe sporządzane przez krajowych kontrolerów administracyjnych i podlegają one tym samym przepisom dotyczącym oceny, które mają zastosowanie do raportów urzędowych sporządzanych przez krajowych kontrolerów administracyjnych i mają taką samą wartość dowodową co te raporty;

c) w postępowaniach sądowych przed TSUE oraz w postępowaniach administracyjnych w instytucjach, organach, urzędach lub agencjach.

Państwa członkowskie informują Urząd o wszelkich przepisach prawa krajowego istotnych do celów akapitu drugiego lit. b).

W przypadku akapitu drugiego lit. b) państwa członkowskie przekazują Urzędowi na jego wniosek ostateczne orzeczenie sądów krajowych, jak tylko stosowne postępowanie sądowe zostanie ostatecznie rozstrzygnięte i ostateczne orzeczenie sądu zostanie opublikowane.

Niniejsze rozporządzenie nie wpływa na uprawnienia TSUE, sądów krajowych ani właściwych organów w postępowaniach administracyjnych i karnych do swobodnej oceny wartości dowodowej raportów sporządzonych przez Urząd.

2a. [36] Urząd podejmuje odpowiednie środki w celu zapewnienia stałej wysokiej jakości raportów i zaleceń, o których mowa w ust. 1.

3. [37] Raporty i zalecenia sporządzone w następstwie dochodzenia zewnętrznego i wszelkie istotne powiązane dokumenty są przekazywane właściwym organom zainteresowanych państw członkowskich zgodnie z przepisami dotyczącymi dochodzeń zewnętrznych oraz, w razie potrzeby, zainteresowanym instytucjom, organom, urzędom lub agencjom. Właściwe organy zainteresowanego państwa członkowskiego oraz, w stosownych przypadkach, instytucja, organ, urząd lub agencja podejmują działania uzasadnione wynikami dochodzenia zewnętrznego i informują o nich Urząd w terminie określonym w zaleceniach towarzyszących raportowi, a także na wniosek Urzędu. Państwa członkowskie mogą wskazać Urzędowi stosowne organy krajowe, które są właściwe do nadania biegu takim raportom, zaleceniom i dokumentom.

4. Raporty i zalecenia sporządzone w następstwie dochodzenia wewnętrznego i wszelkie związane z nimi stosowne dokumenty są przekazywane zainteresowanej instytucji, organowi, urzędowi lub agencji. Ta instytucja, organ, urząd lub agencja podejmują w związku z dochodzeniami wewnętrznymi takie działania, w szczególności dyscyplinarne lub prawne, jakie są uzasadnione wynikami tych dochodzeń, oraz składają z nich raport Urzędowi w terminie określonym w zaleceniach towarzyszących raportowi, a ponadto także na wniosek Urzędu.

5. [38] W przypadku gdy w raporcie sporządzonym w następstwie dochodzenia wewnętrznego wykazano istnienie faktów, które mogłyby stanowić podstawę postępowania karnego, informacje te – wraz z zaleceniami – przekazuje się niezwłocznie organom sądowym zainteresowanego państwa członkowskiego bez uszczerbku dla art. 12c i 12d.

Na wniosek Urzędu właściwe organy zainteresowanych państw członkowskich przekazują Urzędowi w terminie określonym w zaleceniach informacje o podjętych działaniach oraz o powodach niezastosowania się do zaleceń, w stosownych przypadkach, po przekazaniu przez Urząd wszelkich informacji zgodnie z akapitem pierwszym niniejszego ustępu.

6. [39] (uchylony)

7. Bez uszczerbku dla ust. 4, jeżeli w wyniku dochodzenia nie znaleziono żadnego dowodu przeciwko osobie objętej dochodzeniem, dyrektor generalny kończy dochodzenie dotyczące tej osoby oraz informuje ją o tym w terminie 10 dni roboczych.

8. [40] W przypadku gdy informator przekazał Urzędowi informacje, które doprowadziły do wszczęcia dochodzenia, Urząd powiadamia go o zakończeniu dochodzenia, chyba że stwierdzi, że informacja ta może zagrozić uzasadnionym interesom osoby objętej dochodzeniem oraz skuteczności dochodzenia i działań podejmowanych w jego następstwie lub wymogom dotyczącym poufności.

Artykuł 12

Wymiana informacji między Urzędem a właściwymi organami państw członkowskich

1. [41] Bez uszczerbku dla art. 10 i 11 niniejszego rozporządzenia i przepisów rozporządzenia (Euratom, WE) nr 2185/96 Urząd może przekazać właściwym organom zainteresowanych państw członkowskich informacje uzyskane w toku dochodzeń zewnętrznych w odpowiednim czasie, aby umożliwić im podjęcie odpowiednich działań zgodnie z ich prawem krajowym. Urząd może również przekazać takie informacje zainteresowanym instytucjom, organom, urzędom lub agencjom.

2. Bez uszczerbku dla art. 10 i 11 dyrektor generalny przekazuje organom sądowym zainteresowanego państwa członkowskiego uzyskane przez Urząd w czasie trwania dochodzeń wewnętrznych informacje na temat faktów, które wchodzą w zakres jurysdykcji krajowego organu sądowego.

Zgodnie z art. 4 i bez uszczerbku dla art. 10 dyrektor generalny przekazuje także informacje, o których mowa w akapicie pierwszym, zainteresowanej instytucji, organowi, urzędowi lub agencji, w tym również informacje dotyczące tożsamości osoby objętej dochodzeniem, streszczenie ustalonych faktów, wstępną kwalifikację prawną oraz szacunkowy wpływ na interesy finansowe Unii.

Zastosowanie ma art. 9 ust. 4.

3. [42] Właściwe organy zainteresowanego państwa członkowskiego niezwłocznie, a w każdym razie w terminie 12 miesięcy od otrzymania informacji przekazanych im zgodnie z niniejszym artykułem, informują Urząd, o ile nie zabrania tego prawo krajowe, o działaniach podjętych na podstawie tych informacji.

4. Urząd może przedstawiać dowody w postępowaniach przed sądami krajowymi i trybunałami zgodnie z prawem krajowym oraz regulaminem pracowniczym.

5. [43] Urząd może przekazywać istotne informacje do sieci Eurofisc ustanowionej rozporządzeniem (UE) nr 904/2010. Koordynatorzy dziedzin roboczych Eurofisc mogą przekazywać Urzędowi istotne informacje pochodzące z sieci Eurofisc zgodnie z warunkami ustanowionymi w rozporządzeniu (UE) nr 904/2010.

Artykuł 12a

Jednostki koordynujące zwalczanie nadużyć finansowych

[44] 1. Do celów niniejszego rozporządzenia każde państwo członkowskie wyznacza jednostkę (zwaną dalej „jednostką koordynującą zwalczanie nadużyć finansowych”) w celu ułatwienia skutecznej współpracy i wymiany informacji z Urzędem, w tym wymiany informacji o charakterze operacyjnym (zwaną dalej „jednostką koordynującą zwalczanie nadużyć finansowych”). W stosownych przypadkach, zgodnie z prawem krajowym, jednostka koordynująca zwalczanie nadużyć finansowych może zostać uznana za właściwy organ do celów niniejszego rozporządzenia.

2. Na wniosek Urzędu, przed podjęciem decyzji o wszczęciu lub niewszczynaniu dochodzenia, jak również w toku dochodzenia lub po jego zakończeniu, jednostki koordynujące zwalczanie nadużyć finansowych zapewniają Urzędowi niezbędne wsparcie lub je koordynują, aby mógł on skutecznie wykonywać swoje zadania. Takie wsparcie obejmuje w szczególności wsparcie ze strony właściwych organów państw członkowskich zapewniane zgodnie z art. 3 ust. 5 i 6, art. 7 ust. 3 oraz art. 8 ust. 2 i 3.

3. Jednostki koordynujące zwalczanie nadużyć finansowych mogą zapewniać Urzędowi wsparcie na wniosek, aby Urząd mógł prowadzić działania koordynacyjne zgodnie z art. 12b, w tym, w stosownych przypadkach, współpracę horyzontalną i wymianę informacji między jednostkami koordynującymi zwalczanie nadużyć finansowych.

Artykuł 12b

Działania koordynacyjne

[45] 1. Zgodnie z art. 1 ust. 2 Urząd może organizować i ułatwiać współpracę między właściwymi organami państw członkowskich, instytucjami, organami, urzędami i agencjami oraz – zgodnie z obowiązującymi umowami o współpracy i wzajemnej pomocy oraz innymi instrumentami prawnymi – organami państw trzecich i organizacjami międzynarodowymi. Do celów ochrony interesów finansowych Unii uczestniczące organy i Urząd mogą gromadzić, analizować i wymieniać informacje, w tym informacje operacyjne. Pracownicy Urzędu mogą towarzyszyć właściwym organom, na ich wniosek, w prowadzonych przez nie czynnościach dochodzeniowych. Stosuje się art. 6, art. 7 ust. 6 i 7, art. 8 ust. 3 oraz art. 10.

2. W stosownych przypadkach Urząd sporządza raport dotyczący prowadzonych działań koordynacyjnych oraz przekazuje go właściwym organom państw członkowskim oraz zainteresowanym instytucjom, organom, urzędom i agencjom.

3. Niniejszy artykuł stosuje się bez uszczerbku dla wykonywania przez Urząd uprawnień powierzonych Komisji w przepisach szczególnych regulujących wzajemną pomoc między organami administracyjnymi państw członkowskich oraz współpracę między tymi organami i Komisją.

4. Urząd może uczestniczyć we wspólnych zespołach dochodzeniowo-śledczych ustanowionych zgodnie z mającym zastosowanie prawem Unii i w tych ramach wymieniać informacje operacyjne zdobyte na podstawie niniejszego rozporządzenia.

Artykuł 12c

Przekazywanie informacji Prokuraturze Europejskiej o czynach zabronionych

[46] 1. Urząd bez zbędnej zwłoki przekazuje Prokuraturze Europejskiej informacje o wszelkich czynach zabronionych, w sprawie których Prokuratura Europejska może wykonywać swoją właściwość zgodnie z rozdziałem IV rozporządzenia (UE) 2017/1939. Informacje przekazuje się bez zbędnej zwłoki przed wszczęciem dochodzenia przez Urząd lub w toku tego dochodzenia.

2. Przekazywane informacje, o których mowa w ust. 1, obejmują co najmniej opis okoliczności faktycznych, w tym ocenę szkody, która została wyrządzona lub która może zostać wyrządzona, możliwą kwalifikację prawną czynu oraz wszelkie dostępne informacje o ewentualnych pokrzywdzonych, podejrzanych lub innych powiązanych osobach.

3. Urząd nie jest zobowiązany do przekazywania Prokuraturze Europejskiej informacji o zarzutach, które są w sposób oczywisty niezasadne.

4. Jeżeli informacje otrzymane przez Urząd nie zawierają elementów określonych w ust. 2 niniejszego artykułu, a Urząd nie prowadzi żadnego dochodzenia, może on przeprowadzić wstępną ocenę zarzutów. Ocenę tę przeprowadza się niezwłocznie, a w każdym razie w terminie dwóch miesięcy od otrzymania informacji. W trakcie tej oceny stosuje się art. 6 i art. 8 ust. 2. W następstwie tej wstępnej oceny Urząd przekazuje informacje Prokuraturze Europejskiej o wszelkich czynach zabronionych zgodnie z ust. 1 niniejszego artykułu.

5. Jeżeli w toku dochodzenia prowadzonego przez Urząd wyjdzie na jaw czyn zabroniony, o którym mowa w ust. 1 niniejszego artykułu, a w następstwie przekazania informacji, o którym mowa w tym ustępie, zostanie wszczęte przez Prokuraturę Europejską postępowanie przygotowawcze, Urząd nie może kontynuować prowadzonego przez siebie dochodzenia dotyczącego tych samych okoliczności faktycznych, chyba że zgodnie z art. 12e lub art. 12f.

Do celów stosowania akapitu pierwszego niniejszego ustępu Urząd, zgodnie z art. 12g ust. 2, weryfikuje za pomocą systemu zarządzania sprawami Prokuratury Europejskiej, czy prowadzi ona postępowanie przygotowawcze. Urząd może zwrócić się do Prokuratury Europejskiej o dalsze informacje. Prokuratura Europejska odpowiada na taki wniosek w terminie, który ma zostać wyznaczony zgodnie z art. 12g.

6. Instytucje, organy, urzędy i agencje mogą zwrócić się do Urzędu z wnioskiem o przeprowadzenie wstępnej oceny zarzutów, o których zostały poinformowane. Do celów tych wniosków stosuje się odpowiednio ust. 1–4. Urząd informuje zainteresowane instytucje, organy, urzędy lub agencje o wynikach wstępnej oceny, chyba że udzielenie takich informacji może zagrozić dochodzeniu lub postępowaniu przygotowawczemu prowadzonemu przez odpowiednio Urząd lub Prokuraturę Europejską.

7. Jeżeli po przekazaniu informacji Prokuraturze Europejskiej zgodnie z niniejszym artykułem Urząd kończy prowadzone przez siebie dochodzenie, art. 9 ust. 4 i art. 11 nie stosuje się.

Artykuł 12d

Niepowielanie dochodzeń i postępowań przygotowawczych

[47] 1. Bez uszczerbku dla art. 12e lub 12f dyrektor generalny przerywa trwające dochodzenie i nie wszczyna nowego dochodzenia na podstawie art. 5, jeżeli Prokuratura Europejska prowadzi postępowanie przygotowawcze dotyczące tych samych okoliczności faktycznych. Dyrektor generalny informuje Prokuraturę Europejską o każdej decyzji dotyczącej przerwania dochodzenia z tego powodu.

Do celów stosowania akapitu pierwszego niniejszego ustępu, Urząd, zgodnie z art. 12g ust. 2, weryfikuje za pomocą systemu zarządzania sprawami Prokuratury Europejskiej, czy prowadzi ona postępowanie przygotowawcze. Urząd może zwrócić się do Prokuratury Europejskiej z wnioskiem o dalsze informacje. Prokuratura Europejska odpowiada na taki wniosek w terminie, który ma zostać wyznaczony zgodnie z art. 12g.

Jeżeli Urząd przerywa dochodzenie zgodnie z akapitem pierwszym niniejszego ustępu, art. 9 ust. 4 i art. 11 nie stosuje się.

2. Aby umożliwić Urzędowi rozważenie podjęcia odpowiednich działań administracyjnych zgodnie z jego kompetencjami, Prokuratura Europejska może przekazywać Urzędowi istotne informacje dotyczące spraw, w których postanowiła nie prowadzić postępowania przygotowawczego, lub spraw, w których umorzyła postępowanie. Jeżeli Urząd pozyska wiadomość o nowych okolicznościach faktycznych, które nie były znane Prokuraturze Europejskiej w chwili podjęcia decyzji o umorzeniu postępowania zgodnie z art. 39 ust. 1 rozporządzenia (UE) 2017/1939, dyrektor generalny może zwrócić się do Prokuratury Europejskiej o ponowne wszczęcie postępowania przygotowawczego zgodnie z art. 39 ust. 2 tego rozporządzenia.

Artykuł 12e

Wsparcie udzielane Prokuraturze Europejskiej przez Urząd

[48] 1. W trakcie postępowania przygotowawczego prowadzonego przez Prokuraturę Europejską, na wniosek Prokuratury Europejskiej zgodnie z art. 101 ust. 3 rozporządzenia (UE) 2017/1939, Urząd wspiera lub uzupełnia działania Prokuratury Europejskiej zgodnie ze swoim zakresem obowiązków, w szczególności poprzez:

a) dostarczanie informacji, analiz (w tym analiz kryminalistycznych), wiedzy fachowej i wsparcia operacyjnego;

b) ułatwianie koordynacji konkretnych działań właściwych krajowych organów administracyjnych i organów Unii;

c) prowadzenie dochodzeń administracyjnych.

Udzielając wsparcia Prokuraturze Europejskiej, Urząd powstrzymuje się od podejmowania czynności lub środków, które mogłyby zagrozić postępowaniu przygotowawczemu lub wnoszeniu i popieraniu oskarżeń.

2. Wniosek, o którym mowa w ust. 1, przekazuje się na piśmie i zawiera się w nim co najmniej:

a) informacje dotyczące postępowania przygotowawczego prowadzonego przez Prokuraturę Europejską w zakresie, w jakim są one istotne dla celu wniosku;

b) środki, o których podjęcie Prokuratura Europejska zwraca się do Urzędu;

c) w stosownych przypadkach, oczekiwany termin wykonania wniosku.

W razie konieczności Urząd może zwrócić się o dodatkowe informacje.

3. Aby chronić dopuszczalność dowodów oraz prawa podstawowe i gwarancje proceduralne, w przypadku gdy Urząd w zakresie swoich kompetencji podejmuje środki uzupełniające na wniosek Prokuratury Europejskiej na podstawie niniejszego artykułu, Prokuratura Europejska i Urząd – działając w ścisłej współpracy – zapewniają przestrzeganie mających zastosowanie gwarancji procesowych przewidzianych w rozdziale VI rozporządzenia (UE) 2017/1939.

Artykuł 12f

Dochodzenia uzupełniające

[49] 1. W przypadku gdy Prokuratura Europejska prowadzi postępowanie przygotowawcze, a dyrektor generalny w należycie uzasadnionych przypadkach uzna, że Urząd również powinien wszcząć dochodzenie zgodnie ze swoimi kompetencjami celem ułatwienia przyjęcia środków zapobiegawczych lub podjęcia działań finansowych, dyscyplinarnych lub administracyjnych, Urząd informuje Prokuraturę Europejską na piśmie, określając charakter i cel dochodzenia.

Po otrzymaniu takich informacji i w terminie, który ma zostać wyznaczony zgodnie z art. 12g, Prokuratura Europejska może sprzeciwić się wszczęciu dochodzenia lub podjęciu określonych czynności dotyczących dochodzenia. W przypadku gdy Prokuratura Europejska sprzeciwia się wszczęciu dochodzenia lub podjęciu określonych czynności dotyczących dochodzenia, bez zbędnej zwłoki powiadamia Urząd w razie ustania przyczyn sprzeciwu.

W przypadku gdy Prokuratura Europejska nie zgłosi sprzeciwu w terminie, który ma zostać wyznaczony zgodnie z art. 12g, Urząd może wszcząć dochodzenie, które prowadzi w stałym porozumieniu z Prokuraturą Europejską. Jeżeli Prokuratura Europejska wniesie sprzeciw w późniejszym terminie, Urząd zawiesza lub przerywa prowadzone dochodzenie lub powstrzymuje się od podjęcia określonych czynności dotyczących dochodzenia.

2. W przypadku gdy w odpowiedzi na wniosek o udzielenie informacji złożony zgodnie z art. 12d Prokuratura Europejska informuje Urząd, że nie prowadzi postępowania przygotowawczego, a w późniejszym terminie wszczyna postępowanie przygotowawcze dotyczące tych samych okoliczności faktycznych, niezwłocznie informuje o tym Urząd. Jeżeli po otrzymaniu tej informacji dyrektor generalny uzna, że wszczęte przez Urząd dochodzenie należy kontynuować w celu ułatwienia przyjęcia środków zapobiegawczych lub podjęcia działań finansowych, dyscyplinarnych lub administracyjnych, stosuje się ust. 1 niniejszego artykułu.

Artykuł 12g

Porozumienia robocze oraz wymiana informacji z Prokuraturą Europejską

[50] 1. Urząd uzgadnia z Prokuraturą Europejską porozumienia robocze. Tego rodzaju porozumienia robocze zawierają między innymi praktyczne ustalenia dotyczące wymiany informacji, w tym danych osobowych, informacji o charakterze operacyjnym, strategicznym lub technicznym oraz informacji niejawnych i dochodzeń uzupełniających.

Porozumienia robocze obejmują szczegółowe ustalenia w zakresie stałej wymiany informacji na etapie otrzymywania i weryfikacji informacji o zarzutach w celu określenia zakresu właściwości w odniesieniu do dochodzeń i postępowań przygotowawczych. Obejmują one również ustalenia dotyczące przekazywania informacji między Urzędem a Prokuraturą Europejską, w przypadku gdy Urząd działa w ramach wspierania lub uzupełniania działań Prokuratury Europejskiej. W porozumieniach określa się terminy udzielenia odpowiedzi na wnioski drugiej strony.

Urząd i Prokuratura Europejska uzgadniają terminy i szczegółowe ustalenia dotyczące art. 12c ust. 5, art. 12d ust. 1 i art. 12f ust. 1. Do czasu dokonania takich uzgodnień Prokuratura Europejska odpowiada na wnioski Urzędu niezwłocznie, a w każdym razie w terminie 10 dni roboczych w przypadku wniosków, o których mowa w art. 12c ust. 5 i art. 12d ust. 1, i w terminie 20 dni roboczych w przypadku wniosku o udzielenie informacji, o którym mowa w art. 12f ust. 1 akapit pierwszy.

Przed przyjęciem porozumień roboczych z Prokuraturą Europejską dyrektor generalny przekazuje ich projekt do wiadomości Komitetu Nadzoru oraz Parlamentu Europejskiego i Rady. Komitet Nadzoru niezwłocznie wydaje swoją opinię.

2. Urząd ma pośredni dostęp, w oparciu o system trafieniowy (figuruje/nie figuruje), do informacji znajdujących się w systemie zarządzania sprawami Prokuratury Europejskiej.

Ilekroć zostanie stwierdzona zgodność danych wprowadzonych do systemu zarządzania sprawami przez Urząd z danymi będącymi w posiadaniu Prokuratury Europejskiej, o wystąpieniu takiej zgodności powiadamia się zarówno Urząd, jak i Prokuraturę Europejską. Urząd podejmuje odpowiednie środki, aby umożliwić Prokuraturze Europejskiej dostęp – w oparciu o system trafieniowy (figuruje/nie figuruje) – do informacji znajdujących się w jej systemie zarządzania sprawami.

W porozumieniach roboczych określa się aspekty techniczne i dotyczące bezpieczeństwa odnoszące się do wzajemnego dostępu do systemów zarządzania sprawami, w tym procedury wewnętrzne mające na celu zapewnienie, aby każdy dostęp był należycie uzasadniony celami związanymi z wykonywaniem zadań Urzędu i Prokuratury Europejskiej oraz był udokumentowany.

3. Dyrektor generalny i Europejski Prokurator Generalny spotykają się co najmniej raz w roku w celu omówienia spraw będących przedmiotem wspólnego zainteresowania.

Artykuł 13

Współpraca Urzędu z Eurojustem i Europolem

1. W ramach swoich kompetencji w zakresie ochrony interesów finansowych Unii Urząd współpracuje w stosownych przypadkach z Agencją Unii Europejskiej ds. Współpracy Wymiarów Sprawiedliwości w Sprawach Karnych (Eurojust) i Agencją Unii Europejskiej ds. Współpracy Organów Ścigania (Europol). W razie potrzeby, w celu ułatwienia tej współpracy Urząd zawiera z Eurojustem i Europolem porozumienia administracyjne. Tego rodzaju porozumienia robocze mogą dotyczyć wymiany informacji o charakterze operacyjnym, strategicznym lub technicznym, w tym również danych osobowych i informacji niejawnych oraz, na wniosek, raportów z postępów prac. [51]

W przypadku gdy może się to przyczynić do wsparcia i wzmocnienia koordynacji i współpracy między krajowymi organami dochodzeniowymi i organami ścigania lub w przypadku gdy Urząd przekazał właściwym organom w państwach członkowskich informacje, na podstawie których można podejrzewać istnienie nadużycia finansowego, korupcji lub wszelkiej innej nielegalnej działalności na szkodę interesów finansowych Unii, stanowiących poważne przestępstwo, przekazuje stosowne informacje Eurojustowi w zakresie jego kompetencji.

2. Właściwe organy zainteresowanych państw członkowskich zostają poinformowane przez Urząd w odpowiednim czasie, w przypadkach gdy informacje przez nie przekazane są przekazywane przez Urząd Eurojustowi lub Europolowi.

Artykuł 14

Współpraca z państwami trzecimi i organizacjami międzynarodowymi

1. Urząd może także w stosownych przypadkach zawierać porozumienia administracyjne z właściwymi organami w państwach trzecich i z organizacjami międzynarodowymi. Urząd koordynuje w stosownych przypadkach swoje działania z działaniami właściwych służb Komisji oraz Europejskiej Służby Działań Zewnętrznych, w szczególności przed zawarciem takich porozumień. Tego rodzaju porozumienia mogą dotyczyć wymiany informacji o charakterze operacyjnym, strategicznym lub technicznym, w tym również, na wniosek, raportów z postępów prac.

2. Urząd informuje właściwe organy zainteresowanych państw członkowskich zanim przekaże on właściwym organom w państwach trzecich lub organizacjom międzynarodowym przekazane przez nie informacje.

Urząd prowadzi rejestr wszystkich przekazanych danych osobowych oraz powodów przekazania tych danych zgodnie z rozporządzeniem (WE) nr 45/2001.

Artykuł 15

Komitet Nadzoru

1. [52] Komitet Nadzoru regularnie monitoruje wykonywanie przez Urząd jego zadań dochodzeniowych w celu wzmocnienia niezależności Urzędu we właściwym wykonywaniu kompetencji powierzonych mu na mocy niniejszego rozporządzenia.

Komitet Nadzoru monitoruje w szczególności sytuację w zakresie stosowania gwarancji proceduralnych i czasu trwania dochodzeń.

Komitet Nadzoru przekazuje dyrektorowi generalnemu opinie, w tym również, w stosownych przypadkach, zalecenia dotyczące między innymi zasobów niezbędnych do wykonywania przez Urząd zadań dochodzeniowych, priorytetów Urzędu odnoszących się do dochodzeń oraz czasu trwania dochodzeń. Opinie te mogą być wydawane z jego własnej inicjatywy lub na wniosek dyrektora generalnego lub instytucji, organu, urzędu lub agencji, nie ingerując jednak w przebieg dochodzeń będących w toku.

Urząd publikuje na swojej stronie internetowej odpowiedzi na opinie wydane przez Komitet Nadzoru.

Instytucje, organy, urzędy lub agencje otrzymują kopie opinii wydanych zgodnie z akapitem trzecim.

Komitet Nadzoru uzyskuje dostęp do wszelkich informacji i dokumentów, które uzna za niezbędne do wypełnienia swoich zadań, w tym dostęp do raportów i zaleceń dotyczących zakończonych dochodzeń i do spraw oddalonych, nie ingerując jednak w przebieg dochodzeń będących w toku oraz działa z należytym uwzględnieniem wymogów poufności i ochrony danych.

2. Komitet Nadzoru jest złożony z pięciu niezależnych członków, posiadających doświadczenie w pracy na stanowiskach wysokiego szczebla w organach sądowych lub dochodzeniowych, lub też na porównywalnych stanowiskach związanych z dziedzinami działalności Urzędu. Są oni mianowani za wspólnym porozumieniem Parlamentu Europejskiego, Rady i Komisji.

Decyzja o mianowaniu członków Komitetu Nadzoru zawiera również listę kandydatów rezerwowych, którzy mogą zastąpić członków Komitetu Nadzoru do końca ich kadencji, na wypadek gdyby jeden lub kilku członków złożyło rezygnację, zmarło lub stało się trwale niezdolnymi do pełnienia obowiązków.

3. Kadencja członków Komitetu Nadzoru trwa pięć lat i nie jest odnawialna. W celu zachowania ciągłości wiedzy Komitetu Nadzoru zastępuje się raz trzech, a raz dwóch jego członków.

4. Po upływie kadencji członkowie Komitetu Nadzoru sprawują swoją funkcję do czasu, kiedy zostaną zastąpieni.

5. Jeżeli członek Komitetu Nadzoru przestaje spełniać warunki regulujące wykonywanie jego obowiązków lub jeżeli został uznany za winnego poważnego uchybienia, Parlament Europejski, Rada i Komisja mogą za wspólnym porozumieniem zwolnić go ze stanowiska.

6. Zgodnie z mającymi zastosowanie przepisami Komisji członkom Komitetu Nadzoru wypłaca się dzienną dietę oraz zwraca się koszty poniesione w trakcie wykonywania przez nich swoich obowiązków.

7. Pełniąc swoje obowiązki, członkowie Komitetu Nadzoru nie zwracają się o instrukcje ani nie przyjmują instrukcji od jakiegokolwiek rządu, instytucji, organu, urzędu lub agencji.

8. Komitet Nadzoru wyznacza swojego przewodniczącego. Komitet Nadzoru przyjmuje swój regulamin, który przed przyjęciem przedstawia do wiadomości Parlamentowi Europejskiemu, Radzie i Komisji oraz Europejskiemu Inspektorowi Ochrony Danych. Posiedzenia Komitetu Nadzoru są zwoływane z inicjatywy przewodniczącego lub dyrektora generalnego. Komitet Nadzoru zbiera się co najmniej 10 razy w roku. Komitet Nadzoru podejmuje decyzje większością głosów wchodzących w jego skład członków. Jego sekretariat jest prowadzony przez Komisję w ścisłej współpracy z Komitetem Nadzoru. Przed mianowaniem pracowników sekretariatu należy zasięgnąć opinii Komitetu Nadzoru, którego uwagi są brane pod uwagę. Sekretariat wykonuje instrukcje Komitetu Nadzoru i działa niezależnie od Komisji. Bez uszczerbku dla sprawowania kontroli nad budżetem Komitetu Nadzoru i jego sekretariatu, Komisja nie ingeruje w zadania Komitetu Nadzoru w zakresie monitorowania. [53]

Urzędnicy przydzieleni do sekretariatu Komitetu Nadzoru nie zwracają się o instrukcje ani nie przyjmują instrukcji od żadnego rządu, instytucji, organu, urzędu ani agencji w odniesieniu do wykonywania zadań Komitetu Nadzoru w zakresie monitorowania.

9. Komitet Nadzoru przyjmuje co najmniej jedno sprawozdanie ze swojej działalności w ciągu roku, dotyczące w szczególności oceny niezależności Urzędu, stosowania gwarancji proceduralnych i czasu trwania dochodzeń. Sprawozdania te przekazywane są Parlamentowi Europejskiemu, Radzie, Komisji oraz Trybunałowi Obrachunkowemu.

Komitet Nadzoru może przedstawiać Parlamentowi Europejskiemu, Radzie, Komisji i Trybunałowi Obrachunkowemu sprawozdania dotyczące wyników dochodzeń prowadzonych przez Urząd oraz działań podejmowanych na podstawie tych wyników.

Artykuł 16

Wymiana poglądów z instytucjami

1. [54] Parlament Europejski, Rada i Komisja raz w roku spotykają się z dyrektorem generalnym w celu wymiany poglądów na szczeblu politycznym, aby omówić politykę Urzędu w odniesieniu do metod zapobiegania nadużyciom finansowym, korupcji lub wszelkiej innej nielegalnej działalności na szkodę interesów finansowych Unii oraz zwalczania tych zjawisk. Komitet Nadzoru uczestniczy w wymianie poglądów. Do udziału w wymianie poglądów zaprasza się Europejskiego Prokuratora Generalnego. Przedstawiciele Trybunału Obrachunkowego, Prokuratury Europejskiej, Eurojustu lub Europolu mogą być zapraszani do udziału w posiedzeniach na zasadzie ad hoc na wniosek Parlamentu Europejskiego, Rady, Komisji, dyrektora generalnego lub Komitetu Nadzoru.

2. [55] W ramach celu określonego w ust. 1 wymiana poglądów może dotyczyć wszelkich tematów uzgodnionych przez Parlament Europejski, Radę i Komisję. W szczególności wymiana poglądów może dotyczyć:

a) priorytetów strategicznych polityki dochodzeniowej Urzędu;

b) opinii oraz sprawozdań z działalności Komitetu Nadzoru przewidzianych w art. 15;

c) raportów dyrektora generalnego zgodnie art. 17 ust. 4 oraz, w stosownych przypadkach, wszelkich innych sprawozdań sporządzonych przez te instytucje, dotyczących kompetencji Urzędu;

d) ram stosunków między Urzędem a instytucjami, organami, urzędami i agencjami, w szczególności Prokuraturą Europejską, w tym wszelkich kwestii horyzontalnych i systemowych, które napotkano w ramach działań podjętych w następstwie raportów końcowych z dochodzenia sporządzonych przez Urząd;

e) ram stosunków między Urzędem a właściwymi organami państw członkowskich, w tym wszelkich kwestii horyzontalnych i systemowych, które napotkano w ramach działań podjętych w następstwie raportów końcowych z dochodzenia sporządzonych przez Urząd;

f) stosunków między Urzędem a właściwymi organami państw trzecich, a także organizacjami międzynarodowymi w ramach porozumień, o których mowa w niniejszym rozporządzeniu;

g) skuteczności pracy Urzędu w zakresie wykonywania jego kompetencji.

3. Wszystkie instytucje uczestniczące w wymianie poglądów zapewniają, aby nie zakłócała ona prowadzenia dochodzeń w toku.

4. Instytucje uczestniczące w wymianie poglądów uwzględniają w swoich działaniach opinie wyrażone w ramach tej wymiany. Dyrektor generalny przedstawia w raportach, o których mowa w art. 17 ust. 4, informacje o działaniach podjętych przez Urząd, jeżeli miały one miejsce.

Artykuł 17

Dyrektor generalny

1. Na czele Urzędu stoi dyrektor generalny. Dyrektora generalnego mianuje Komisja zgodnie z procedurą określoną w ust.

2. Kadencja dyrektora generalnego trwa siedem lat i nie jest odnawialna.

2. [56] W celu mianowania nowego dyrektora generalnego Komisja publikuje w Dzienniku Urzędowym Unii Europejskiej zaproszenie do zgłaszania kandydatur. Publikacja ta ma miejsce najpóźniej sześć miesięcy przed upływem kadencji urzędującego dyrektora generalnego. Komisja sporządza listę kandydatów posiadających odpowiednie kwalifikacje. Po wydaniu przez Komitet Nadzoru pozytywnej opinii na temat zastosowanej przez Komisję procedury wyboru, Parlament Europejski i Rada w stosownym czasie uzgadniają listę trzech kandydatów wybranych z listy kandydatów posiadających odpowiednie kwalifikacje sporządzonej przez Komisję. Komisja mianuje dyrektora generalnego na podstawie listy uzgodnionej przez Parlament Europejski i Radę.

3. [57] Wypełniając swoje obowiązki w zakresie wszczynania i prowadzenia dochodzeń zewnętrznych i wewnętrznych lub działań koordynacyjnych lub w zakresie sporządzania raportów w następstwie tych dochodzeń lub działań koordynacyjnych, dyrektor generalny nie zwraca się o instrukcje do żadnego rządu ani instytucji, organu, urzędu lub agencji ani też nie przyjmuje od nich instrukcji. Jeżeli dyrektor generalny uzna, że środek podjęty przez Komisję podważa jego niezależność, natychmiast informuje o tym Komitet Nadzoru i decyduje o ewentualnym wniesieniu skargi przeciwko Komisji do TSUE.

4. [58] Dyrektor generalny regularnie, a co najmniej raz w roku, składa Parlamentowi Europejskiemu, Radzie, Komisji i Trybunałowi Obrachunkowemu raporty dotyczący ustaleń poczynionych w wyniku dochodzeń przeprowadzonych przez Urząd, podjętych działań i napotkanych trudności, przy jednoczesnym poszanowaniu poufności dochodzeń, uzasadnionych praw osób objętych dochodzeniem i informatorów oraz, w stosownych przypadkach, prawa krajowego mającego zastosowanie do postępowań sądowych. Raporty te zawierają również ocenę działań podjętych przez właściwe organy państw członkowskich oraz instytucje, organy, urzędy i agencje w następstwie raportów i zaleceń sporządzanych przez Urząd.

4a. [59] Na wniosek Parlamentu Europejskiego lub Rady, złożony w kontekście przysługujących im praw w zakresie kontroli budżetowej, dyrektor generalny może przedstawić informacje o działalności Urzędu, przestrzegając przy tym poufności dochodzeń i postępowań następczych. Parlament Europejski i Rada zapewniają poufność informacji przekazanych zgodnie z niniejszym ustępem.

5. [60] Dyrektor generalny informuje okresowo Komitet Nadzoru o działalności Urzędu, wykonywaniu jego zadań dochodzeniowych oraz o działaniach podejmowanych w następstwie dochodzeń.

Dyrektor generalny okresowo informuje Komitet Nadzoru o:

a) przypadkach, w których nie zastosowano się do zaleceń dyrektora generalnego;

b) przypadkach, w których przekazano informacje organom sądowym państw członkowskich oraz Prokuraturze Europejskiej;

c) przypadkach, w których nie wszczęto dochodzenia, oraz sprawach oddalonych;

d) czasie trwania dochodzeń zgodnie z art. 7 ust. 8.

6. Dyrektor generalny może delegować pisemnie wykonywanie niektórych swoich zadań określonych w art. 5, art. 7 ust. 2, art. 11 ust. 7 i art. 12 ust. 2 jednemu lub większej liczbie pracowników Urzędu, określając warunki oraz zakres tej delegacji.

7. [61] Dyrektor generalny wprowadza wewnętrzną procedurę doradczą i kontrolną, w tym również kontrolę zgodności z prawem, między innymi w odniesieniu do przestrzegania gwarancji proceduralnych i praw podstawowych osób objętych dochodzeniem oraz prawa krajowego zainteresowanych państw członkowskich, ze szczególnym uwzględnieniem art. 11 ust. 2. Kontrolę zgodności z prawem przeprowadzają pracownicy Urzędu, którzy są ekspertami ds. prawa i procedur dochodzeniowych. Ich opinię załącza się do raportu końcowego z dochodzenia.

8. Dyrektor generalny wydaje wytyczne dla pracowników Urzędu w sprawie procedur dochodzeniowych. Wytyczne te muszą być zgodne z niniejszym rozporządzeniem i obejmują między innymi:

a) praktyki, które należy stosować podczas wykonywania kompetencji Urzędu;

b) szczegółowe przepisy regulujące procedury dochodzeniowe;

c) gwarancje proceduralne;

d) szczegóły dotyczące wewnętrznej procedury doradczej i wewnętrznej procedury kontrolnej, w tym kontroli zgodności z prawem;

e) ochronę danych oraz strategię komunikacyjną oraz politykę dostępu do dokumentów określoną w art. 10 ust. 3b;

f) stosunki z Prokuraturą Europejską. [62]

Wytyczne te oraz wszelkie zmiany tych wytycznych przyjmowane są po umożliwieniu Komitetowi Nadzoru przedstawienia swoich uwag, a następnie przekazywane są do wiadomości Parlamentowi Europejskiemu, Radzie i Komisji, a także publikowane w celach informacyjnych na stronie internetowej Urzędu w językach urzędowych instytucji Unii.

9. Przed nałożeniem jakichkolwiek sankcji dyscyplinarnych na dyrektora generalnego lub przed uchyleniem jego immunitetu Komisja zasięga opinii Komitetu Nadzoru. [63]

Nałożenie jakichkolwiek sankcji dyscyplinarnych na dyrektora generalnego stanowi przedmiot uzasadnionej decyzji, która jest przekazywana do wiadomości Parlamentowi Europejskiemu, Radzie i Komitetowi Nadzoru.

10. Wszelkie odniesienia do „ dyrektora” Urzędu w jakichkolwiek tekstach prawnych rozumie się jako odniesienia do dyrektora generalnego.

Artykuł 18

Finansowanie

Łączną kwotę środków przeznaczonych dla Urzędu zapisuje się w specjalnej linii budżetowej w sekcji budżetu ogólnego Unii Europejskiej odnoszącej się do Komisji oraz określa się szczegółowo w załączniku do tej sekcji. Środki przeznaczone dla Komitetu Nadzoru i jego sekretariatu zapisuje się w sekcji budżetu ogólnego Unii Europejskiej odnoszącej się do Komisji.

Plan zatrudnienia Urzędu załącza się do planu zatrudnienia Komisji. Plan zatrudnienia Komisji obejmuje sekretariat Komitetu Nadzoru.

Artykuł 19

Sprawozdanie z oceny i możliwość zmiany przepisów

[64] 1. Nie później niż pięć lat od daty określonej zgodnie z art. 120 ust. 2 akapit drugi rozporządzenia (UE) 2017/1939 Komisja przedkłada Parlamentowi Europejskiemu i Radzie sprawozdanie z oceny stosowania i wpływu niniejszego rozporządzenia, w szczególności w odniesieniu do skuteczności i wydajności współpracy między Urzędem a Prokuraturą Europejską. Do sprawozdania dołączana jest opinia Komitetu Nadzoru.

2. Nie później niż dwa lata od przedłożenia sprawozdania z oceny na podstawie akapitu pierwszego, Komisja w stosownym przypadku przedkłada Parlamentowi Europejskiemu i Radzie wniosek ustawodawczy w celu znowelizowania regulacji dotyczących Urzędu, w tym dodatkowe lub bardziej szczegółowe przepisy dotyczące ustanowienia Urzędu, jego funkcji lub procedur mających zastosowanie do jego działalności, ze szczególnym uwzględnieniem jego współpracy z Prokuraturą Europejską, dochodzeń transgranicznych i dochodzeń w państwach członkowskich nieuczestniczących w Prokuraturze Europejskiej.

Artykuł 20

Uchylenie

Rozporządzenie (WE) nr 1073/1999 i rozporządzenie (Euratom) nr 1074/1999 niniejszym tracą moc.

Odesłania do uchylonych rozporządzeń traktuje się jako odesłania do niniejszego rozporządzenia i odczytuje zgodnie z tabelą korelacji zamieszczoną w załączniku II.

Artykuł 21

Wejście w życie i przepisy przejściowe

1. Niniejsze rozporządzenie wchodzi w życie pierwszego dnia miesiąca następującego po jego opublikowaniu w Dzienniku Urzędowym Unii Europejskiej.

2. Art. 15 ust. 3 ma zastosowanie do okresu trwania kadencji członków Komitetu Nadzoru urzędujących w dniu wejścia w życie niniejszego rozporządzenia. Niezwłocznie po wejściu w życie niniejszego rozporządzenia przewodniczący Parlamentu Europejskiego wybiera losowo spośród członków Komitetu Nadzoru dwóch członków, którzy zakończą pełnienie funkcji, na zasadzie odstępstwa od art. 15 ust. 3 zdanie pierwsze, po upływie pierwszych 36 miesięcy ich kadencji. Dwaj nowi członkowie zostają mianowani automatycznie na pięcioletnią kadencję w celu zastąpienia członków ustępujących, na podstawie i w porządku określonym w liście określonej w art. 1 ust. 2 decyzji Parlamentu Europejskiego, Rady i Komisji 2012/45/UE, Euratom z dnia 23 stycznia 2012 r. w sprawie mianowania członków Komitetu Nadzoru Europejskiego Urzędu ds. Zwalczania Nadużyć Finansowych (OLAF) (¹⁹). Nowymi członkami stają się pierwsze dwie osoby, których nazwiska znajdują się na tej liście.

3. Art. 17 ust. 1 zdanie trzecie ma zastosowanie do okresu trwania kadencji dyrektora generalnego urzędującego w dniu wejścia w życie niniejszego rozporządzenia.

Niniejsze rozporządzenie wiąże w całości i jest bezpośrednio stosowane we wszystkich państwach członkowskich.

Sporządzono w Strasburgu dnia 11 września 2013 r.