PARLAMENT EUROPEJSKI,

– uwzględniając ostateczne roczne sprawozdanie finansowe Europejskiej Agencji Środowiska za rok budżetowy 2010,

– uwzględniając sprawozdanie Trybunału Obrachunkowego na temat ostatecznego rocznego sprawozdania finansowego Europejskiej Agencji Ochrony Środowiska za rok budżetowy 2010, wraz z odpowiedziami Agencji (¹),

– uwzględniając zalecenie Rady z dnia 21 lutego 2012 r. (06083/2012 – C7-0051/2012),

– uwzględniając art. 319 Traktatu o funkcjonowaniu Unii Europejskiej,

– uwzględniając rozporządzenie Rady (WE, Euratom) nr 1605/2002 z dnia 25 czerwca 2002 r. w sprawie rozporządzenia finansowego mającego zastosowanie do budżetu ogólnego Wspólnot Europejskich (²), w szczególności jego art. 185,

– uwzględniając rozporządzenie (EWG) nr 1210/90 Parlamentu Europejskiego i Rady z dnia 7 maja 1990 r. w sprawie ustanowienia Europejskiej Agencji Ochrony Środowiska oraz Europejskiej Sieci Informacji i Obserwacji Środowiska (³), w szczególności jego art. 13,

– uwzględniając rozporządzenie (WE) nr 401/2009 Parlamentu Europejskiego i Rady z dnia 23 kwietnia 2009 r. w sprawie Europejskiej Agencji Środowiska oraz Europejskiej Sieci Informacji i Obserwacji Środowiska (⁴), w szczególności jego art. 13,

– uwzględniając rozporządzenie Komisji (WE, Euratom) nr 2343/2002 z dnia 19 listopada 2002 r. w sprawie ramowego rozporządzenia finansowego dotyczącego organów określonych w artykule 185 rozporządzenia Rady (WE, Euratom) nr 1605/2002 w sprawie rozporządzenia finansowego mającego zastosowanie do budżetu ogólnego Wspólnot Europejskich (⁵), w szczególności jego art. 94,

– uwzględniając art. 77 Regulaminu i załącznik VI do Regulaminu,

– uwzględniając sprawozdanie Komisji Kontroli Budżetowej oraz opinię Komisji Ochrony Środowiska Naturalnego, Zdrowia Publicznego i Bezpieczeństwa Żywności (A7-0105/2012),

A. mając na uwadze, że Trybunał Obrachunkowy oświadczył, iż uzyskał wystarczającą pewność, że sprawozdanie finansowe za rok budżetowy 2010 jest wiarygodne oraz że transakcje leżące u podstaw sprawozdania zostały przeprowadzone zgodnie z prawem i prawidłowo,

B. mając na uwadze to, że w dniu 10 maja 2011 r. Parlament udzielił dyrektor wykonawczej Europejskiej Agencji Środowiska absolutorium z wykonania budżetu Agencji za rok budżetowy 2009 (⁶), a w swojej rezolucji dołączonej do decyzji w sprawie absolutorium między innymi:

– zachęcił Agencję do dalszych wysiłków zmierzających do rozwinięcia metod komunikacji w celu zachęcania mediów do szerszego informowania o wynikach prowadzonych badań, gdyż takie środki mogą prowadzić do bardziej przejrzystych metod pracy i wzrostu zainteresowania obywateli pracami Agencji,

– wyraził zaniepokojenie dokonywanymi przez Agencję przesunięciami w celu zwiększenia pozycji budżetu przeznaczonej na opłacenie czynszu za lokal Agencji w pierwszym kwartale 2010 r. i zaliczenie jej do budżetu za 2009 r., gdyż jest to niezgodne z zasadą jednoroczności,

– wezwał Agencję do usunięcia niedociągnięć w procedurach rekrutacyjnych, które zagrażają przejrzystości tych procedur,

C. mając na uwadze, że budżet Agencji na rok 2010 wynosił 50 600 000 EUR, co stanowi o 26 % więcej niż budżet na 2009 r.; mając na uwadze, że wkład Unii Europejskiej do budżetu Agencji na 2010 r. wyniósł 35 258 000 EUR w porównaniu z 34 560 000 EUR w 2009 r. (⁷), co stanowi wzrost o 2 %,

1. odracza decyzję o udzieleniu Agencji absolutorium i oczekuje istotnych odpowiedzi i działań podjętych w odpowiedzi na krytyczne uwagi i przedstawione wnioski;

Zarządzanie budżetem i finansami

2. odnotowuje, że poziomy wykonania przez Agencję budżetu pod względem środków na zobowiązania i środków na płatności wyniosły odpowiednio 100 % i 90,75 %;

3. wnioskuje z ostatecznego sprawozdania finansowego Agencji, że w roku budżetowym 2010 całkowity poziom płatności Agencji wyniósł 38 898 533,88 EUR;

4. odnotowuje, że w ciągu pięciu miesięcy, od 22 maja 2010 r. do października 2010 r. Agencja pokryła swój budynek roślinną fasadą, która kosztowała 294 641 EUR, oraz że umowę zrealizowały przedsiębiorstwa Ramboll – jako główny wykonawca – oraz Green Fortune; wyraża zdziwienie, że nie przeprowadzono procedury przetargowej; zwraca się do dyrektor Agencji o przedstawienie szczegółów wyboru powyższych przedsiębiorstw na wykonawców; odnotowuje pismo dyrektor Agencji z dnia 11 kwietnia 2012 r., w którym wyjaśnia ona, że koszty te zostały pokryte z linii budżetowych „2 1 4 0 Zagospodarowanie pomieszczeń służbowych” (180 872 EUR) oraz „3 3 2 3 – Łączność” (113 769 EUR); podkreśla, że środki na zobowiązania w linii budżetowej 2 1 4 0 wzrosły z 85 000 EUR do 271 049 EUR wbrew opinii kierownika działu administracji Agencji; zauważa również, że od maja 2010 r. kierownik działu administracji Agencji jest na zwolnieniu lekarskim, zaś jego stanowisko zajmuje kierownik tymczasowy; na podstawie pisma dyrektor z dnia 30 kwietnia 2012 r. odnotowuje, że linia budżetowa 2 1 4 0 została wzmocniona przesunięciem kwoty 180 872 EUR z linii budżetowej „2 1 0 0 – Czynsz”; przypomina, że w grudniu 2009 r. Agencja zapłaciła za wynajem za pierwszy kwartał 2010 r., unikając tym samym zmniejszenia kwoty, jaka pozostaje do spłacenia Komisji; zwraca się w związku z tym do Agencji o wyjaśnienie organowi udzielającemu absolutorium, dlaczego zaczerpnęła 180 872 EUR z linii budżetowej „Czynsz”, podczas gdy czynsz to stała kwota ustalona w umowie, a także o dostarczenie informacji i pisemnych dowodów w odniesieniu do procedur dotyczących przesunięć budżetowych; oczekuje, że Agencja sfinalizuje wszystkie wymagane działania do końca sierpnia 2012 r.;

5. odnotowuje, że w grudniu 2011 r. Agencja zawarła umowę ramową o świadczenie usług w zakresie monitorowania mediów na 48 miesięcy na całkowitą kwotę 250 000 EUR – dużo wyższą niż koszty podobnych usług w poprzednich latach; zauważa, że na podstawie tej umowy Agencja wyda średnio 62 500 EUR rocznie na monitorowanie mediów i uważa, że koszty te są nadmierne i sprzeczne z zasadą wydajnego wykorzystywania pieniędzy podatników;

Środki przeniesione

6. stwierdza na podstawie ostatecznego sprawozdania finansowego Agencji, że 12 809 551,05 EUR ze środków na 2010 r. zostało przesuniętych na 2011 r.; zwraca uwagę na fakt, że z ogólnej kwoty przeniesionych środków 8 941 279 EUR stanowią zewnętrzne dochody przeznaczone na określone cele, które są określane w perspektywie wieloletniej i dlatego nie podlegają zasadzie jednoroczności;

7. stwierdza na podstawie ostatecznego sprawozdania finansowego Agencji, że niewykorzystane środki na płatności przeniesione z poprzedniego roku wyniosły 585 282,87 EUR; rozumie, że kwota ta jest niższa niż środki anulowane w 2009 r., tj. 693 127,02 EUR; dlatego stwierdza, że odsetek środków anulowanych wynoszący jedynie 1,5 % świadczy o lepszym przewidywaniu potrzeb finansowych;

8. ubolewa, że Trybunał Obrachunkowy nie uznał, że wielkość przeniesionych i anulowanych środków Agencji była wystarczająca, aby wspomniał o niej w swoim sprawozdaniu dotyczącym rocznego sprawozdania finansowego Agencji za rok budżetowy 2010;

Procedury udzielania zamówień

9. odnotowuje oświadczenie Agencji, według którego Trybunał Obrachunkowy przeprowadził w październiku 2011 r. audyt procedur przetargowych dotyczących usług stołówkowych, usług sprzątania, usług bezpieczeństwa oraz mebli; zwraca się do Agencji o przekazanie organowi udzielającemu absolutorium do końca września 2012 r. wyników tego audytu oraz swoich odpowiedzi i podjętych działań;

10. wzywa Służbę Audytu Wewnętrznego (IAS) do przeprowadzenia audytu umów zawartych przez Agencję na usługi restauracyjne, porządkowe, ochroniarskie i umeblowanie celem stwierdzenia, czy przygotowanie i opublikowanie zaproszenia do składania ofert, faza oceny i zarządzania umową odbyły się z poszanowaniem następujących zasad: maksymalnej konkurencyjności i najlepszego stosunku jakości do ceny, a także do poinformowania organu udzielającego absolutorium we właściwym trybie o wynikach przeprowadzonego przez nią audytu;

Zasoby ludzkie

11. stwierdza, ze Agencja dokonała zmian w procesach rekrutacyjnych zgodnie z uwagami zgłoszonymi przez organ udzielający absolutorium i Trybunał Obrachunkowy w celu zmierzenia się ze słabymi punktami w odniesieniu do ogłoszeń o wolnych miejscach pracy, dokumentowania decyzji komisji rekrutacyjnych, warunków dopuszczania do rozmów kwalifikacyjnych oraz protokołów z tych rozmów;

12. uznaje również na podstawie rocznego planu zarządzania, że Agencja wdrożyła strategię kadrową Europejskiej Agencji Środowiska, która przewiduje podstawy rozwoju personelu;

13. został poinformowany, że w 2010 r. zatrudnionych zostało 7 kandydatów wewnętrznych i 40 kandydatów z zewnątrz Agencji; przyjmuje do wiadomości, że spośród kandydatów wewnętrzny wyłoniony został 1 urzędnik, 5 pracowników czasowych i 1 pracownik kontraktowy, zaś spośród kandydatów zewnętrznych zatrudniono 1 urzędnika, 13 pracowników czasowych, 29 pracowników kontraktowych i 4 ekspertów krajowych; odnotowuje, że w ostatnich pięciu latach w lokalach Agencji pracowało 12 odwiedzających pracowników naukowych; w celu poprawy przejrzystości nawołuje Agencję do uzupełnienia publikowania życiorysów odwiedzających pracowników naukowych, które powinny zawierać przynajmniej informacje o wykształceniu i doświadczeniu zawodowym;

Strategia Agencji na lata 2009–2013

14. z zadowoleniem przyjmuje łączne uwzględnienie personelu Agencji oraz działań w zakresie gospodarowania, kontroli jakości procesów, produktów i usług, usług administracyjnych i związanych z budynkami w ramach strategii Agencji na lata 2009–2013;

15. wzywa Agencję do wyraźniejszego powiązania środków, zasobów i ich rezultatów;

Konflikt interesów

16. odnotowuje, że od czerwca 2010 r. do kwietnia 2011 r. dyrektor wykonawcza Agencji była powiernikiem i członkinią międzynarodowej rady konsultacyjnej Earthwatch – międzynarodowej organizacji działającej na rzecz ochrony środowiska, która zatrudnia specjalistów z całego świata zajmujących się prowadzeniem badań naukowych i edukacją – oraz, wedle doniesień, była członkinią europejskiej rady konsultacyjnej Worldwatch Europe; przyjmuje do wiadomości, że zgodnie z oświadczeniem dyrektor wykonawczej ustąpiła ona ze swych stanowisk w Earthwatch w kwietniu 2011 r. w wyniku sugestii prezesa Trybunału Obrachunkowego dotyczącej ewentualnego konfliktu interesów;

17. jest poważnie zaniepokojony, że w 2010 r., podczas gdy dyrektor wykonawcza była nadal aktywnie zaangażowana w działalność Earthwatch, 29 pracowników, w tym dyrektor wykonawcza, wzięli udział w badaniach prowadzonych w ramach trwających nie dłużej niż dziesięć dni projektów w dziedzinie różnorodności biologicznej na Karaibach lub Morzu Śródziemnym, zarządzanych przez Earthwatch, oraz że Agencja wypłaciła tej organizacji pozarządowej całkowitą kwotę 33 791,28 EUR, zgodnie z oświadczeniami dyrektor wykonawczej;

18. uważa, że specjalistyczne szkolenie dla personelu wpisuje się w rozwój kariery zawodowej i odnotowuje całkowitą kwotę zapłaconą za to szkolenie;

19. jest zaskoczony tym, że powstały dnia 5 listopada 2010 r. Worldwatch Institute Europe wskazał jako swój adres adres Agencji i wykorzystywał jej biura jako własne, nie płacąc Agencji za wynajem, wykorzystując tym samym pomieszczenia opłacane z budżetu UE; żałuje, że w piśmie z dnia 30 kwietnia 2012 r. dyrektor odnosi się jedynie do Worldwatch Institute US, a nie do Worldwatch Institute Europe, który wykorzystywał pomieszczenia Agencji bez jakiegokolwiek czynszu; odnotowuje ponadto że dyrektor wykonawczy Worldwatch Institute Europe był naukowcem – gościem Agencji; wzywa Agencję do dostarczenia organowi udzielającemu absolutorium do końca sierpnia 2012 r. konkretnych szczegółów i dokumentacji dowodowej dotyczącej tej kwestii, w tym osoby w Agencji, która na to zezwoliła i dokładnej daty zaprzestania wykorzystywania pomieszczeń Agencji przez Worldwatch Institute Europe, jak również do wyjaśnienia, czy praca wykonana przez odnośnego naukowca – gościa Agencji została opublikowana jako praca Worldwatch Institute Europe czy jako praca Agencji;

20. pochwala współpracę między Agencją i organizacjami pozarządowymi w dziedzinie ochrony środowiska, zważywszy, że współpracę taką prowadzą również inne wyspecjalizowane agencje, ale przypomina, że nawet najmniejszy konflikt interesów rujnuje zaufanie do instytucji i budzi obawy podatników;

21. w dążeniu do większej przejrzystości w zakresie zapobiegania wystąpieniu konfliktów interesów i przezwyciężania ich wzywa Agencję do niezwłocznego przyjęcia planu działania w celu opublikowania na swojej stronie internetowej do dnia 30 czerwca 2012 r. deklaracji o braku konfliktu interesów, a także – w przypadku gdy nie są one dostępne – życiorysów kadry kierowniczej, członków komitetu naukowego, ekspertów i członków zarządu, które zawierać będą przynajmniej informacje o wykształceniu i doświadczeniu zawodowym; uważa, że takie środki pozwolą organowi udzielającemu absolutorium i ogółowi społeczeństwa poznać ich kwalifikacje i zapobiec ewentualnemu konfliktowi interesów;

Wyniki

22. zauważa inicjatywę Agencji w zakresie regularnego przeprowadzania niezależnej oceny zewnętrznej na podstawie rozporządzenia (EWG) nr 1210/90 ustanawiającego Agencję oraz programu prac przyjętego przez zarząd; stwierdza w szczególności, że kolejna ocena zostanie przeprowadzona w 2012 r. i będzie się koncentrować na wydajnym i skutecznym realizowaniu strategii zespołowej;

23. zauważa inicjatywę Agencji w zakresie badania osiąganych wyników przy pomocy wspólnotowego systemu ekozarządzania i audytu (EMAS) oraz systemów zarządzania wewnętrznego pod kątem czterech aspektów – z perspektywy finansowej, z perspektywy klienta, biznesu oraz nauki i wzrostu;

24. w związku z komentarzami dotyczącymi rocznego planu gospodarowania Agencji, uznaje jej wysiłki podejmowane wraz z różnymi organami międzynarodowymi i unijnymi, Eionet oraz Komitetem Naukowym na rzecz utworzenia struktury wzajemnych powiązań umożliwiającej kontakty społeczności badawczej i naukowej, rozpowszechnianie i wykorzystywanie wyników badań, w szczególności informacji i danych, na szczeblu europejskim i krajowym w bardziej systematyczny sposób;

25. dodatkowo stwierdza, że na wniosek organu udzielającego absolutorium w kontekście absolutorium za 2009 r. Agencja zintensyfikowała w 2011 r. wysiłki w celu dotarcia do szerokich kręgów społecznych i rozpoczęła realizację projektów pilotażowych przy wykorzystaniu mediów społecznych jako środka komunikacji z obywatelami;

26. wzywa Agencję do szczegółowego poinformowania władzy budżetowej, w szczególności organu kontroli budżetowej, o:

– źródłach wykorzystywanych przez Agencję do sporządzania sprawozdań i opracowań oraz innych powiązanych dokumentów,

– liczbie sprawozdań i innych dokumentów przedstawionych w 2010 r.,

– możliwym uzasadnieniu wartości dodanej wnoszonej przez sprawozdania Agencji w porównaniu ze sprawozdaniami na temat środowiska opracowanymi przez inne organy,

– procesie weryfikacji danych – jeżeli ma zastosowanie – nadsyłanych przez państwa członkowskie, częstotliwości takiej weryfikacji i sposobie wykorzystywania przez Agencję danych nadsyłanych przez państwa członkowskie;

27. wyraża zadowolenie z faktu, że w 2010 r. Agencja położyła dodatkowy nacisk na różnorodność biologiczną, Globalny monitoring środowiska i bezpieczeństwa (GMES), platformę Eye on Earth oraz sprawozdanie o stanie środowiska (SOER) za 2010 r.;

28. zachęca Agencję, aby kontynuowała wysiłki w zakresie dalszego rozwoju metod komunikacji w celu zwrócenia większej uwagi mediów na wyniki swoich badań, by w ten sposób pobudzać do publicznej debaty oraz w większej mierze upowszechniać wśród opinii publicznej informacje na temat istotnych zagadnień dotyczących środowiska, takich jak zmiana klimatu, różnorodność biologiczna oraz gospodarka zasobami naturalnymi;

Audyt wewnętrzny

29. uznaje, że w 2010 r. IAS zakończyła audyt „systemu zarządzania działaniami i ich monitorowania”, którego celem była ocena i dostarczenie gwarancji, że planowanie i monitorowanie działań Agencji są odpowiednie; w szczególności odnotowuje, że IAS przedstawiła osiem zaleceń, z których sześć oceniono jako „ważne”, a dwa jako „pożądane” ;

30. w związku z tym wzywa Agencję do:

– promowania wytycznych przewidujących cele i mierzalne wskaźniki w planowaniu i monitorowaniu postępów w ramach realizacji projektów,

– podziału kosztów według projektów,

– wspierania skuteczniejszego zarządzania projektami i procedurami przy sprawdzaniu i weryfikacji nowych danych wprowadzonych do systemu zarządzania działaniami;

31. dodatkowo wzywa Agencję do przyjęcia bez dalszej zwłoki środków w celu zmierzenia się ze słabymi punktami stwierdzonymi przez IAS podczas wcześniejszych audytów zarządzania jakością oraz zarządzania grantami w celu:

– opracowania list kontrolnych dla kontroli jakości i ich monitorowania pod kątem sprawozdań dotyczących wykazu gazów cieplarnianych,

– planowania, opisania i udokumentowania odnośnych kontroli jakości,

– zapewnienia nadzoru nad kontrolą jakości,

– przewidywania kwestii związanych z kontynuacją działalności,

– przeprowadzania kontroli na miejscu i weryfikacji grantów,

– monitorowania sposobu wdrażania grantów i działań następczych;

32. zwraca uwagę na swoje zalecenia z poprzednich sprawozdań w sprawie absolutorium, o których mowa w załączniku do niniejszej rezolucji;

33. odnosi się w związku z tym do innych uwag towarzyszących decyzji o udzieleniu absolutorium, które mają charakter przekrojowy, odsyła do swojej rezolucji z dnia 10 maja 2012 r. (⁸) w sprawie wyników, zarządzania finansami i kontroli agencji.

ZAŁĄCZNIK

ZALECENIA PARLAMENTU EUROPEJSKIEGO Z MINIONYCH LAT