PARLAMENT EUROPEJSKI,

– uwzględniając ostateczne roczne sprawozdania finansowe Eurojustu za rok budżetowy 2010,

– uwzględniając sprawozdanie Trybunału Obrachunkowego na temat ostatecznego rocznego sprawozdania finansowego Eurojustu za rok budżetowy 2010, wraz z odpowiedziami Eurojustu (¹),

– uwzględniając zalecenie Rady z dnia 21 lutego 2012 r. (06083/2012 – C7–0051/2012),

– uwzględniając art. 319 Traktatu o funkcjonowaniu Unii Europejskiej,

– uwzględniając rozporządzenie Rady (WE, Euratom) nr 1605/2002 z dnia 25 czerwca 2002 r. w sprawie rozporządzenia finansowego mającego zastosowanie do budżetu ogólnego Wspólnot Europejskich (²), w szczególności jego art. 185,

– uwzględniając decyzję Rady 2002/187/WSiSW z dnia 28 lutego 2002 r. ustanawiającą Eurojust w celu zintensyfikowania walki z poważną przestępczością (³), w szczególności jej art. 36,

– uwzględniając rozporządzenie Komisji (WE, Euratom) nr 2343/2002 z dnia 19 listopada 2002 r. w sprawie ramowego rozporządzenia finansowego dotyczącego organów określonych w artykule 185 rozporządzenia Rady (WE, Euratom) nr 1605/2002 w sprawie rozporządzenia finansowego mającego zastosowanie do budżetu ogólnego Wspólnot Europejskich (⁴), w szczególności jego art. 94,

– uwzględniając art. 77 Regulaminu i załącznik VI do Regulaminu,

– uwzględniając sprawozdanie Komisji Kontroli Budżetowej oraz opinię Komisji Wolności Obywatelskich, Sprawiedliwości i Spraw Wewnętrznych (A7-0128/2012),

A. mając na uwadze, że Trybunał Obrachunkowy stwierdził, że uzyskał wystarczającą pewność, że sprawozdania finansowe Eurojustu za rok budżetowy 2010 są wiarygodne, a transakcje leżące u ich podstaw są zgodne z prawem i prawidłowe,

B. mając na uwadze fakt, że w dniu 10 maja 2011 r. Parlament Europejski udzielił dyrektorowi administracyjnemu Eurojustu absolutorium z wykonania budżetu Agencji za rok budżetowy 2009 (⁵), a także fakt, że w rezolucji załączonej do decyzji o absolutorium Parlament między innymi:

– wezwał Agencję do poinformowania organu udzielającego absolutorium o działaniach podjętych, aby zapobiec przenoszeniu środków,

– wyraził zaniepokojenie faktem, że Trybunał Obrachunkowy ponownie stwierdził nieprawidłowości w zakresie planowania i przeprowadzania procedur naboru pracowników; w szczególności zwrócił uwagę, że poziom wolnych stanowisk (24 %) był nadal zbyt wysoki, chociaż niższy niż w 2008 r. (26 %) oraz w 2007 r. (33 %),

– wezwał Agencję do podjęcia natychmiastowych działań obejmujących usprawnienie procedury rekrutacji, zmniejszenie liczby pracowników czasowych, restrukturyzację działu zasobów ludzkich, opracowanie planu zarządzania zasobami ludzkimi, zwiększenie monitorowania działań dotyczących zasobów ludzkich oraz przegląd zawartości wykazu wyjątków,

C. mając na uwadze fakt, że budżet Agencji na rok budżetowy 2010 wyniósł 32 300 000 EUR, co stanowi wzrost o 14,5 % w porównaniu z rokiem budżetowym 2009,

D mając na uwadze, że wkład Unii do budżetu Agencji na 2010 r. wyniósł 30 163 220 EUR w porównaniu z 24 799 400 EUR w 2009 r. (⁶), co stanowi wzrost o 21,62 %,

Zarządzanie budżetem i finansami

1. zauważa na podstawie sprawozdania z działalności rocznej, że w 2010 r. wykonanie środków na zobowiązania z budżetu operacyjnego Agencji wyniosło 97,8 %; odnotowuje w szczególności, że w porównaniu z 2009 r. wykonanie budżetu wzrosło o:

– 18,6 % w ramach tytułu I (Wydatki na personel),

– 6 % w ramach tytułu II (Administracja),

– 34 % w ramach tytułu III (Wydatki operacyjne);

2. zauważa, że Komisja przyznała Agencji 2 159 000 EUR na udział w programach dotyczących wymiaru sprawiedliwości w sprawach karnych (wspólne zespoły śledczo-dochodzeniowe) i że Agencja otrzymała 95 % tej kwoty w 2010 r.;

Przesunięcia i przeniesienia środków

3. ustala na podstawie sprawozdania z działalności rocznej, że w 2010 r. dokonano sześciu przesunięć budżetowych;

4. stwierdza na podstawie sprawozdania z działalności rocznej, że automatyczne przeniesienia środków na zobowiązania (z wyjątkiem dotacji) wzrosły z 16 % w 2009 r. do 20 % w 2010 r. i wyniosły łącznie 6 100 000 EUR w 2010 r.;

5. wzywa Agencję do poinformowania organu udzielającego absolutorium o działaniach podjętych, aby zapobiec przenoszeniu środków; jest w szczególności zaniepokojony nadmierną ilością środków przeniesionych w ramach tytułu III, wynoszącą 38 % całkowitego budżetu dla tytułu III, oraz podkreśla, że Trybunał Obrachunkowy zwraca uwagę na to uchybienie od kilku lat;

6. ubolewa nad wysokim poziomem wydatków operacyjnych przeniesionych na rok 2011 r.; odnotowuje wyjaśnienie Agencji, że przeniesienie to nastąpiło głównie w związku z projektem analizy struktury organizacyjnej, z nową infrastrukturą informatyczną oraz kosztami przetwarzania danych; z zadowoleniem przyjmuje działania Agencji planowane na 2012 r., zwłaszcza określenie odrębnych planów zamówień dla poszczególnych działów; wzywa Agencję do wdrożenia tych działań bez dalszych opóźnień; z zadowoleniem przyjmuje zapewnienie, że autoryzacje i zobowiązania niezbędne do udzielenia zamówień będą przyznawane jak najwcześniej w ciągu roku, i wzywa Agencję do przestrzegania tego zapewnienia;

Procedury udzielania zamówień

7. uznaje na podstawie sprawozdania z działalności rocznej, że w 2010 r. przeprowadzono dziewięć procedur otwartych, siedem procedur negocjowanych, trzy procedury międzyinstytucjonalne i jedną procedurę wspólną wraz z organizacją międzynarodową, w wyniku których zawarto 29 nowych umów;

8. na podstawie uwag Trybunału Obrachunkowego stwierdza, że w jednym przypadku komisja oceniająca nie zastosowała współczynników korygujących zawartych w opublikowanej specyfikacji przetargowej; wzywa zatem Agencję, aby zapobiegła występowaniu podobnych błędów w przyszłości i dopilnowała poszanowania wysokich norm jakości procedury udzielania zamówień;

Wykaz wyjątków

9. stwierdza na podstawie sprawozdania z działalności rocznej, że w 2010 r. do wykazu wyjątków wprowadzono sześć nowych decyzji, z czego cztery dotyczyły spraw budżetowych, finansowych i udzielania zamówień, a dwie – kwestii związanych z zasobami ludzkimi;

10. odnotowuje w szczególności, że w sprawach budżetowych, finansowych i dotyczących udzielania zamówień cztery wyjątki były związane odpowiednio z:

– delegowaniem prawa dokonywania przesunięć zgodnie z art. 23 ust. 1 rozporządzenia finansowego Eurojustu,

– art. 75 rozporządzenia finansowego Eurojustu i przyznaniem dotacji przez Eurojust europejskiej sieci sądowej, przy czym wyjątek przestał obowiązywać dnia 31 grudnia 2010 r.,

– przedłużeniem umowy, która miała zostać rozwiązana; kres tej sytuacji położyło podpisanie nowej umowy dnia 27 grudnia 2010 r. po zakończeniu postępowania o udzielenie zamówienia,

– wzrostem kwot przyznanych decyzją z 2008 r.;

wzywa Agencję do poinformowania organu udzielającego absolutorium o statusie dwóch wyjątków, które wciąż występowały pod koniec 2010 r.;

11. zauważa w odniesieniu do kwestii związanych z zasobami ludzkimi, że dwa ww. wyjątki były związane z:

– przedłużeniem umowy pracownika zatrudnionego tymczasowo na stanowisku kierownika działu,

– tymczasowym przeniesieniem pracownika w interesie służby na mocy art. 7 regulaminu pracowniczego;

przyjmuje oświadczenie Agencji, zgodnie z którym oba wyjątki przestały istnieć w dniu 15 października 2010 r.;

Zasoby ludzkie

12. wyraża zaniepokojenie faktem, że Trybunał Obrachunkowy ponownie stwierdził nieprawidłowości w zakresie przeprowadzania procedur naboru pracowników; w szczególności zwraca uwagę, że poziom wolnych stanowisk (13 %) jest nadal zbyt wysoki, chociaż niższy niż w 2009 r. (24 %), w 2008 r. (26 %) oraz w 2007 r. (33 %); wzywa zatem Agencję do stworzenia kompleksowego planu działania dotyczącego rekrutacji, aby znacznie zmniejszyć odsetek nieobsadzonych stanowisk, oraz do poinformowania o tym organu udzielającego absolutorium;

13. przyjmuje do wiadomości uwagę Trybunału Obrachunkowego, że pomimo zakazu zatrudniania osób z list rezerwowych, które utraciły ważność, w 2010 r. zatrudniono urzędnika na podstawie listy rezerwowej, której ważność wygasła w styczniu 2009 r., a której przedłużenie nie zostało zatwierdzone; wzywa Agencję do dopilnowania, aby wszystkie decyzje związane z rekrutacją były odpowiednio udokumentowane w celu uniknięcia takiej sytuacji w przyszłości;

14. wyraża ubolewanie z powodu zaistniałej sytuacji i wzywa Agencję do dokładnego sprawdzania ważności wszystkich rekrutacyjnych list rezerwowych, aby zapobiec takim błędom w przyszłości; z zadowoleniem przyjmuje oświadczenie Agencji, że mianowanie osób z listy rezerwowej będzie miało miejsce dopiero po sprawdzeniu stosowności mianowania w danym przypadku;

15. wzywa Agencję do zaprzestania takich praktyk i poszanowania przepisów dotyczących rekrutacji;

16. ubolewa nad faktem, że komisja oceniająca nie zastosowała współczynników korygujących zawartych w opublikowanej specyfikacji przetargowej; z zadowoleniem przyjmuje informację przekazaną przez Agencję, że podjęto działania obejmujące przekazanie dyrektorowi administracyjnemu pełnej dokumentacji dotyczącej rzeczowej i komercyjnej oceny każdego zamówienia przed udzieleniem zgody na podpisanie umów; z zadowoleniem przyjmuje zobowiązanie Agencji do rzetelnego, przejrzystego i dokładnego składania zamówień w celu zwiększenia wiarygodności finansowej organizacji, a ponadto wzywa Agencję do podjęcia działań mających na celu zapewnienie realizacji tego zobowiązania;

Wyniki

Przegląd struktury organizacyjnej

17. na podstawie sprawozdania z działalności rocznej stwierdza, że rozpoczęty w 2009 r. przegląd struktury organizacyjnej kontynuowano w 2010 r. oraz że sporządzono projekty wieloletniego planu polityki kadrowej na lata 2012–2014, a także plan zatrudnienia na rok 2011 i 2012; odnotowuje również, że do końca 2010 r. konsultant przedłożył szczegółowy plan fazy wdrożeniowej, który następnie został przedyskutowany i zatwierdzony przez Kolegium Agencji;

Sprawozdawczość finansowa i analiza

18. przyjmuje do wiadomości oświadczenie zawarte w sprawozdaniu Agencji z działalności rocznej, że jej Dział Budżetu, Finansów i Udzielania Zamówień wprowadził ulepszoną metodę sprawozdawczości finansowej i analiz na szczeblu unijnym; uznaje, że kierownicy działów otrzymują obecnie pełne informacje na temat wydatków i zobowiązań dla poszczególnych pozycji w budżecie oraz że wydawane są informacje miesięczne i kwartalne, które obejmują porównania z budżetem na dany rok i na poprzedni rok, z podziałem na miesiące oraz informację łączną;

19. jest zdania, że skrupulatne stosowanie tej metody powinno doprowadzić do lepszego zarządzania budżetem i finansami; wzywa Agencję do poinformowania organu udzielającego absolutorium o konkretnych wynikach osiągniętych w związku ze stosowaniem tej metody;

Zakres obowiązków dyrektora administracyjnego

20. przypomina, że dyrektor administracyjny Agencji jest rozliczany przez organ udzielający absolutorium z dochodów i wydatków budżetowych oraz za utworzenie struktury organizacyjnej, zarządzanie wewnętrzne i systemy kontroli, a także procedury niezbędne do sporządzenia ostatecznego sprawozdania finansowego pozbawionego błędów merytorycznych oraz za dopilnowanie, aby transakcje leżące u ich podstaw były zgodne z prawem i prawidłowe;

21. przyjmuje jednak do wiadomości uwagę Trybunału Obrachunkowego, że dyrektor administracyjny nie ponosi de facto odpowiedzialności za większość decyzji związanych z bieżącym zarządzaniem, które prowadzi Kolegium Agencji w oparciu o odpowiednie postanowienia decyzji 2002/187/WSiSW ustanawiającej Agencję; wzywa Agencję do podjęcia odpowiednich działań i do jak najszybszego skorygowania tej nieprawidłowości; zwraca uwagę, że jeżeli niejasności się utrzymają, to przewidziane nowe rozporządzenie dotyczące Agencji powinno zająć się tym brakiem strukturalnym;

22. konstatuje z oświadczenia Agencji, że jej Kolegium nie posiada możliwości ponownego zdefiniowania roli i zakresu odpowiedzialności, odpowiednio, dyrektora administracyjnego i Kolegium, w celu rozwiązania sporów kompetencyjnych, ale że wprowadzono środki mające na celu zagwarantowanie, że dyrektor administracyjny będzie mógł postępować zgodnie ze swoim zakresem odpowiedzialności;

Roczny program prac (RPP)

23. podkreśla znaczenie powiązania wskaźników Agencji z jej celami, budżetem i RPP, aby umożliwić zainteresowanym podmiotom dokonanie oceny wyników działania Agencji; wzywa zatem Agencję do poinformowania organu udzielającego absolutorium o kluczowych wskaźnikach przyjętych przez Agencję i powiązaniu ich z jej celami, budżetem i RPP;

24. uważa, że stosowana przez Agencję wewnętrzna procedura wspierająca ustalenie RPP ma duży wpływ na rzetelność informacji, które Agencja przekazuje zainteresowanym podmiotom i organowi udzielającemu absolutorium; w związku z tym wzywa Agencję do zachowania spójności w planowaniu, właściwych procedurach i wytycznych oraz do dostarczania odpowiedniej dokumentacji wspierającej RPP celem udzielenia informacji dotyczących wszystkich realizowanych działań i zasobów przewidzianych dla danego działania;

25. wyraża zaniepokojenie, że podział obowiązków związanych z przygotowaniem i przyjęciem RPP nie został określony w decyzji o 2002/187/WSiSW ustanawiającej Agencję; uważa, że może to doprowadzić do nieporozumień oraz braku odpowiedzialności za przygotowanie i przyjęcie RPP; w związku z tym wzywa Agencję do szybkiego usunięcia tego niedopatrzenia i powiadomienia organu udzielającego absolutorium o podjętych działaniach;

26. apeluje, aby Agencja podjęła działania gwarantujące, że podstawa prawna wykonania jej budżetu nie będzie kwestionowana oraz że RPP będzie kompletny i będzie uwzględniał wszystkie wymagane informacje (tzn. informacje dotyczące wszystkich działań prowadzonych przez Agencję oraz zasobów przewidzianych na realizację poszczególnych działań);

27. wzywa również Agencję do sporządzenia wieloletniego planu strategicznego w dziedzinie informatyki dla działań operacyjnych i wsparcia;

Audyt wewnętrzny

28. uznaje, że 12 „bardzo ważnych” zaleceń Służby Audytu Wewnętrznego nadal nie zostało zrealizowanych, w tym dwa, które Agencja zgłosiła jako wdrożone, i wzywa Służbę Audytu Wewnętrznego do wyjaśnienia, na jakim etapie wdrażania przez Agencję obecnie się one znajdują;

29. stwierdza, że wdrażanie ośmiu „bardzo ważnych” zaleceń przekroczyło termin określony przez Agencję w pierwotnym planie działania; stwierdza, że w przypadku sześciu z nich opóźnienie przekracza 12 miesięcy i że dotyczą one:

– przeglądu treści wykazu wyjątków i działań korygujących,

– rozwijania planu zarządzania zasobami ludzkimi,

– zwiększenia monitorowania działań dotyczących zasobów ludzkich,

– zmniejszenia liczby pracowników czasowych,

– zmiany organizacji działu zasobów ludzkich,

– wdrożenia zintegrowanego systemu informatycznego dla zasobów ludzkich;

30. apeluje do Agencji o właściwe uwzględnienie zaleceń wydanych przez Służbę Audytu Wewnętrznego i o poinformowanie organu udzielającego absolutorium o działaniach podjętych w tym zakresie;

31. zwraca uwagę na swoje zalecenia z poprzednich sprawozdań w sprawie absolutorium, o których mowa w załączniku do niniejszej rezolucji;

32. w odniesieniu do pozostałych uwag towarzyszących decyzji w sprawie absolutorium, które mają charakter przekrojowy, odsyła do swojej rezolucji z dnia 10 maja 2012 r. (⁷) w sprawie wyników, gospodarowania środkami finansowymi i kontroli agencji.

ZAŁĄCZNIK

ZALECENIA PARLAMENTU EUROPEJSKIEGO Z MINIONYCH LAT

Eurojust	2006	2007	2008	2009
Wyniki		nie dotyczy	Brak wskaźników, niedostateczny pomiar zadowolenia użytkowników oraz brak koordynacji między programem budżetowym a programem prac, na skutek czego trudno jest ocenić wyniki działania Eurojustu.	Wzywa Agencję do informowania organu udzielającego absolutorium o kluczowych wskaźnikach skuteczności działania przyjętych przez Agencję i powiązaniu ich z celami, budżetem i programem prac Agencji.
Środki przeniesione	Nieprzestrzeganie zasady jednoroczności i zasady specyfikacji w sposób ścisły: w ramach zarządzania budżetowego stwierdzono liczne przesunięcia środków między pozycjami w budżecie; w wielu przypadkach dokumentacja nie była wystarczająco szczegółowa	Nieprzestrzeganie zasady jednoroczności w sposób ścisły: wysoki poziom przeniesionych środków oraz uchybienia w programowaniu i monitorowaniu (budżet: 18 900 000 EUR; środki: 18 000 000 EUR; środki przeniesione: 5 200 000 EUR).	– Nieprzestrzeganie zasady jednoroczności w sposób ścisły: wysoki poziom środków przeniesionych z poprzedniego roku, a następnie anulowanych (1 000 000 EUR tj. 25 % przeniesionych środków). – Wzywa Komisję do utrzymywania zasobów pieniężnych Eurojustu na jak najniższym poziomie; Eurojust posiada trwale zawyżony poziom środków pieniężnych (w grudniu 2008 r.: 4 612 878,47 EUR).	– Trybunał Obrachunkowy nie komentuje poziomu środków przeniesionych lub anulowanych w 2009 r. – Wzywa Agencję do poinformowania organu udzielającego absolutorium o działaniach podjętych, aby zapobiec przenoszeniu środków, gdyż kwestia ta stale pojawiała się podczas poprzednich procedur udzielania absolutorium.
Procedury udzielania zamówień	Uchybienia w ramach procedury udzielania zamówień.	Uchybienia w ramach procedury udzielania zamówień, podobnie jak w dwóch wcześniejszych latach (tj. Agencja przedłużyła obowiązujące umowy w sposób niezgodny z przepisami).	Uchybienia w ramach procedury udzielania zamówień, podobnie jak w trzech wcześniejszych latach: w przypadku większości zamówień nie oszacowano wartości rynkowej przed wszczęciem procedury; uchybienia w ramach monitorowania umów i programowania udzielania zamówień; wzywa Agencję do informowania organu udzielającego absolutorium o tym, w jaki sposób planuje zmienić tę sytuację.	Gratuluje Eurojustowi wprowadzenia środków pozwalających na oszacowanie wartości rynkowej odnośnych produktów i usług przed rozpoczęciem procedury udzielania zamówień; uznaje tę inicjatywę za ważną praktykę, którą powinny stosować inne agencje; z zadowoleniem przyjmuje ponadto roczny plan Agencji dotyczący zamówień na 2009 r., który w znacznym stopniu pomógł jednostkom i służbom Eurojustu w zarządzaniu ofertami; uważa, że te inicjatywy przyczyniają się do udzielania przez urzędnika zatwierdzającego lepszych wskazówek i sprawowania przezeń skuteczniejszej kontroli.
Zasoby ludzkie	nie dotyczy	– Uchybienia w procedurach rekrutacyjnych. – Zmniejszenie liczby nieobsadzonych stanowisk z 34 % pod koniec 2007 r. do 25 % na koniec 2008 r. – Uchybienia w planowaniu procedur rekrutacyjnych.	– Uchybienia w planowaniu i przeprowadzaniu procedur rekrutacyjnych: 26 % stanowisk pozostaje nieobsadzonych. – Nieprzestrzeganie zasady specyfikacji przez Eurojust. – Wzywa Agencję do poinformowania organu udzielającego absolutorium o nowej procedurze rekrutacji.	– Trybunał Obrachunkowy odnotowuje uchybienia w planowaniu i przeprowadzaniu procedur rekrutacyjnych (24 % stanowisk pozostaje nieobsadzonych). – Wzywa Agencję do przyjęcia kompleksowego planu działań w zakresie rekrutacji w celu znacznego ograniczenia liczby nieobsadzonych stanowisk i poinformowania o nim organu udzielającego absolutorium. – Wzywa Agencję do zmniejszenia liczby pracowników tymczasowych do poziomu zalecanego przez IAS. – Wyraża zaniepokojenie, że Trybunał Obrachunkowy stwierdził, że trzy z sześciu stanowisk średniego szczebla kierowniczego w Agencji zostało obsadzonych tymczasowo przez dotychczasowych pracowników.
Audyt wewnętrzny	nie dotyczy	nie dotyczy	Wzywa Agencję do wdrożenia 26 z 26 zaleceń Służby Audytu Wewnętrznego; wzywa Agencję do bezzwłocznego wdrożenia następujących zaleceń dotyczących zarządzania zasobami ludzkimi: przygotowania krótkoterminowego do obsadzenia stanowisk; zmiany organizacji Działu Kadr; zmniejszenia liczby pracowników czasowych; ulepszenia procedury rekrutacyjnej; przyjęcia przepisów wykonawczych dotyczących przebiegu kariery; zapewnienia bezstronności członków komisji rekrutacyjnej; dopilnowania prawidłowego wdrażania procedur udzielania zamówień.	Wzywa Agencję do poinformowania organu udzielającego absolutorium o przyczynach opóźnienia w zastosowaniu zaleceń IAS z dnia 31 grudnia 2008 r. oraz do podjęcia natychmiastowych działań obejmujących usprawnienie procedury rekrutacji, zmniejszenie liczby pracowników czasowych, restrukturyzację działu zasobów ludzkich, opracowanie planu zarządzania zasobami ludzkimi, nasilenie monitorowania działań dotyczących zasobów ludzkich oraz przegląd zawartości wykazu wyjątków.