KOMISJA EUROPEJSKA,

uwzględniając Traktat o funkcjonowaniu Unii Europejskiej,

uwzględniając rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) nr 995/2010 z dnia 20 października 2010 r. ustanawiające obowiązki podmiotów wprowadzających do obrotu drewno i produkty z drewna (¹), w szczególności jego art. 6 ust. 2 i art. 8 ust. 8,

a także mając na uwadze, co następuje:

(1) Rozporządzenie (UE) nr 995/2010 zobowiązuje podmioty do korzystania z ramowych procedur i środków (zwanych dalej systemem zasad należytej staranności) w celu zminimalizowania ryzyka wprowadzenia nielegalnie pozyskanego drewna lub produktów wytworzonych z nielegalnie pozyskanego drewna na rynek wewnętrzny.

(2) Konieczne jest wyjaśnienie przypadków, w których należy dostarczyć informacji na temat pełnej naukowej nazwy gatunków drzew, regionu pozyskania drewna w danym kraju i zezwolenia na pozyskanie.

(3) Należy określić częstotliwość i charakter kontroli, które właściwe organy muszą przeprowadzać w odniesieniu do organizacji monitorujących.

(4) Ochrona osób fizycznych w odniesieniu do przetwarzania ich danych osobowych w ramach zakresu stosowania niniejszego rozporządzenia, w szczególności w odniesieniu do przetwarzania danych osobowych uzyskanych w kontekście kontroli, podlega wymogom ustanowionym w dyrektywie 95/46/WE Parlamentu Europejskiego i Rady z dnia 24 października 1995 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w zakresie przetwarzania danych osobowych i swobodnego przepływu tych danych (²) i wymogom rozporządzenia (WE) nr 45/2001 Parlamentu Europejskiego i Rady z dnia 18 grudnia 2000 r. o ochronie osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych przez instytucje i organy wspólnotowe i o swobodnym przepływie takich danych (³).

(5) Środki określone w niniejszym rozporządzeniu są zgodne z opinią Komitetu ds. Egzekwowania Prawa, Zarządzania i Handlu w Dziedzinie Leśnictwa,

PRZYJMUJE NINIEJSZE ROZPORZĄDZENIE:

Artykuł 1

Przedmiot

Niniejsze rozporządzenie ustanawia szczegółowe przepisy dotyczące systemu zasad należytej staranności oraz częstotliwość i charakter kontroli organizacji monitorujących.

Artykuł 2

Stosowanie systemu zasad należytej staranności

1. Podmioty stosują system zasad należytej staranności w odniesieniu do każdego szczególnego rodzaju drewna lub produktów z drewna dostarczonych przez konkretnego dostawcę w okresie nieprzekraczającym 12 miesięcy, pod warunkiem że gatunki drzew, kraj lub kraje pozyskania lub, w stosownych przypadkach, region(-y) danego kraju i zezwolenie(-a) na pozyskanie pozostają niezmienione.

2. Ustęp 1 pozostaje bez uszczerbku dla obowiązku podmiotu nakazującego mu utrzymać środki i procedury zapewniające dostęp do informacji, o których mowa w art. 6 ust. 1 lit. a) rozporządzenia (UE) nr 995/2010, w odniesieniu do każdej przesyłki drewna i produktów z drewna wprowadzanych na rynek przez podmiot.

Artykuł 3

Informacje dotyczące dostarczania drewna lub produktów z drewna przez dany podmiot

1. Informacje dotyczące dostarczania przez dany podmiot drewna lub produktów z drewna, o których mowa w art. 6 ust. 1 lit. a) rozporządzenia (UE) nr 995/2010, należy przedkładać zgodnie z ust. 2, 3 i 4.

2. Pełną nazwę naukową gatunków drzew, o której mowa w art. 6 ust. 1 lit. a) tiret pierwsze rozporządzenia (UE) nr 995/2010, podaje się w przypadkach, gdy nazwa zwyczajowa jest stosowana w sposób niejednoznaczny.

3. Informacje na temat regionu pozyskania w danym kraju, o którym mowa w art. 6 ust. 1 lit. a) tiret drugie rozporządzenia (UE) nr 995/2010, podaje się wówczas, gdy ryzyko nielegalnego pozyskiwania drewna jest różne w różnych regionach pozyskania w danym kraju.

4. Informacje na temat zezwolenia na pozyskanie, o którym mowa w art. 6 ust. 1 lit. a) tiret drugie rozporządzenia (UE) nr 995/2010, podaje się wówczas, gdy ryzyko nielegalnego pozyskiwania jest różne dla różnych zezwoleń na pozyskanie w danym kraju lub w regionie pozyskania w danym kraju.

Do celów pierwszego akapitu każde porozumienie przyznające prawo do pozyskania drewna w określonym obszarze uznaje się za zezwolenie na pozyskanie.

Artykuł 4

Ocena i ograniczanie ryzyka

Certyfikacja lub inne systemy zweryfikowane przez strony trzecie, o których mowa w art. 6 ust. 1 lit. b) akapit drugi tiret pierwsze i w art. 6 ust. 1 lit. c) rozporządzenia (UE) nr 995/2010, mogą być wzięte pod uwagę w ocenie ryzyka i procedurach ograniczających ryzyko, jeżeli spełniają następujące kryteria:

a) został utworzony i udostępniony stronom trzecim publicznie dostępny system wymogów, który obejmuje co najmniej wszystkie stosowne wymogi mającego zastosowanie ustawodawstwa;

b) przewidują one odpowiednie kontrole, w tym wizyty w terenie, przeprowadzane przez stronę trzecią w regularnych odstępach czasu nie dłuższych niż 12 miesięcy, w celu sprawdzenia, czy przepisy są przestrzegane;

c) przewidują one środki, zweryfikowane przez stronę trzecią, umożliwiające śledzenie drewna pozyskanego zgodnie z mającym zastosowanie ustawodawstwem oraz produktów wytworzonych z takiego drewna w dowolnym punkcie łańcucha dostaw, zanim takie drewno lub produkty z drewna zostaną wprowadzone do obrotu;

d) przewidują one kontrole, zweryfikowane przez stronę trzecią, mające zapewnić niewprowadzanie drewna lub produktów z drewna niewiadomego pochodzenia, lub drewna, które nie zostało pozyskane zgodnie z mającym zastosowanie ustawodawstwem lub produktów z takiego drewna, do łańcucha dostaw.

Artykuł 5

Zapisy prowadzone przez podmioty gospodarcze

1. Informacje dotyczące dostarczania drewna lub produktów z drewna przez dany podmiot, jak przewidziano w art. 6 ust. 1 lit. a) rozporządzenia (UE) nr 995/2010, oraz stosowanie procedur ograniczania ryzyka dokumentuje się przez prowadzenie odpowiednich zapisów, które są przechowywane przez okres 5 lat i udostępniane właściwemu organowi do kontroli.

2. Dzięki stosowaniu systemu zasad należytej staranności podmioty gospodarcze muszą być w stanie wykazać, w jaki sposób zgromadzone informacje zostały sprawdzone pod kątem kryteriów ryzyka, o których mowa w art. 6 ust. 1 lit. b) rozporządzenia (UE) nr 995/2010, w jaki sposób podjęto decyzję w sprawie środków ograniczających ryzyko oraz w jaki sposób podmiot określił stopień ryzyka.

Artykuł 6

Częstotliwość oraz charakter kontroli organizacji monitorujących

1. Właściwe organy dopilnowują, aby przeprowadzane w regularnych odstępach czasu kontrole, o których mowa w art. 8 ust. 4 rozporządzenia (UE) nr 995/2010, były przeprowadzane co najmniej raz na dwa lata.

2. Kontrole, o których mowa w art. 8 ust. 4 rozporządzenia (UE) nr 995/2010, przeprowadza się w szczególności w następujących przypadkach:

a) jeżeli właściwy organ wykrył podczas przeprowadzania kontroli podmiotów braki w zakresie skuteczności lub wdrożenia przez podmioty systemu zasad należytej staranności ustanowionego przez organizację monitorującą;

b) w przypadku gdy Komisja poinformowała właściwe organy, że organizacja monitorująca została poddana późniejszym zmianom zgodnie z art. 9 ust. 2 rozporządzenia delegowanego Komisji (UE) nr 363/2012 z dnia 23 lutego 2012 r. w sprawie zasad proceduralnych w odniesieniu do uznawania i cofania uznawania organizacji monitorujących zgodnie z rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (WE) nr 995/2010 ustanawiającym obowiązki podmiotów wprowadzających do obrotu drewno i produkty z drewna (⁴).

3. Kontrole przeprowadza się bez wcześniejszego uprzedzenia, z wyjątkiem sytuacji, kiedy wcześniejsze powiadomienie organizacji monitorującej jest konieczne dla zapewnienia skuteczności kontroli.

4. Właściwe organy przeprowadzają kontrole zgodnie z udokumentowanymi procedurami.

5. Właściwe organy przeprowadzają kontrole w celu zapewnienia zgodności z rozporządzeniem (UE) nr 995/2010; kontrole te obejmują, w szczególności oraz zależnie od sytuacji, następujące działania:

a) kontrole na miejscu, w tym badania terenowe;

b) analizę dokumentacji i zapisów organizacji monitorujących;

c) rozmowy z kadrami zarządzającymi i pracownikami organizacji monitorujących;

d) rozmowy z podmiotami gospodarczymi i handlowymi lub wszelkimi innymi istotnymi dla sprawy osobami;

e) analizę dokumentacji i zapisów podmiotów;

f) badanie próbek dostaw podmiotów stosujących system zasad należytej staranności danej instytucji monitorującej.

Artykuł 7

Sprawozdania z kontroli organizacji monitorujących

1. Właściwe organy sporządzają sprawozdania z poszczególnych kontroli, które zostały przez nie przeprowadzone, zawierające opis procesu i zastosowanych technik oraz ich ustalenia i wnioski.

2. Właściwe organy przedstawiają organizacji monitorującej, która została poddana kontroli, ustalenia i wnioski zawarte w projekcie sprawozdania. Organizacja monitorująca może przedstawić właściwym organom komentarze w terminie określonym przez te ostatnie.

3. Właściwe organy sporządzają sprawozdania, o których mowa w art. 8 ust. 4 rozporządzenia (WE) nr 995/2010, na podstawie sprawozdań z poszczególnych kontroli.

Artykuł 8

Wejście w życie

Niniejsze rozporządzenie wchodzi w życie dwudziestego dnia po jego opublikowaniu w Dzienniku Urzędowym Unii Europejskiej.

Niniejsze rozporządzenie wiąże w całości i jest bezpośrednio stosowane we wszystkich państwach członkowskich.

Sporządzono w Brukseli dnia 6 lipca 2012 r.