KOMISJA EUROPEJSKA,

uwzględniając Traktat o funkcjonowaniu Unii Europejskiej,

uwzględniając rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) nr 995/2010 z dnia 20 października 2010 r. ustanawiające obowiązki podmiotów wprowadzających do obrotu drewno i produkty z drewna (¹), w szczególności jego art. 8 ust. 7,

a także mając na uwadze, co następuje:

(1) Szczególnym celem rozporządzenia (UE) nr 995/2010 jest zmniejszenie ryzyka wprowadzania do obrotu nielegalnie pozyskanego drewna oraz produktów z niego pochodzących na rynku wewnętrznym. Zadaniem organizacji monitorujących jest wspieranie poszczególnych podmiotów w spełnieniu wymogów określonych w rozporządzeniu. W tym celu organizacje te powinny opracować system zasad należytej staranności, przyznać podmiotom prawo do korzystania z tego systemu oraz prowadzić weryfikację jego właściwego stosowania.

(2) Procedura uznawania organizacji monitorujących przez Komisję powinna być sprawiedliwa, zrozumiała i niezależna. W związku z tym wnioskodawcy powinni podlegać ocenie po konsultacjach z właściwymi organami w państwach członkowskich oraz po zgromadzeniu wystarczających informacji na ich temat. W razie konieczności gromadzenie informacji powinno obejmować wizyty w siedzibie wnioskodawcy.

(3) Konieczne jest określenie odpowiedniego zakresu wiedzy specjalistycznej oraz zdolności organizacji monitorujących niezbędnych w celu określenia stopnia zgodności drewna z odpowiednimi przepisami w kraju pozyskania oraz w celu zaproponowania środków oceny ryzyka związanego z wprowadzaniem do obrotu nielegalnie pozyskanego drewna oraz produktów z niego pochodzących. W przypadku kiedy wspomniane ryzyko nie jest nieznaczne, organizacja monitorująca powinna być w stanie zaproponować odpowiednie środki mające na celu jego skuteczne ograniczenie.

(4) Należy zadbać o to, by organizacje monitorujące wykonywały swoje zadania w sposób przejrzysty i niezależny, unikając konfliktów interesów wynikających z ich obowiązków oraz świadcząc usługi w sposób niedyskryminacyjny.

(5) Komisja powinna decydować o wycofaniu uznania zgodnie ze sprawiedliwą, zrozumiałą i niezależną procedurą. Przed podjęciem takiej decyzji Komisja powinna przeprowadzić konsultacje z właściwymi organami w państwach członkowskich oraz zgromadzić odpowiednie informacje, w razie konieczności również podczas kontroli na miejscu. Dana organizacja monitorująca powinna mieć możliwość przedstawienia uwag przed podjęciem decyzji przez Komisję.

(6) Zgodnie z zasadą proporcjonalności Komisja powinna mieć możliwość wycofania uznania tymczasowo lub warunkowo bądź na stałe; może się to okazać konieczne ze względu na poziom stwierdzonych niedociągnięć w sytuacji, kiedy organizacja monitorująca nie wykonuje już zadań lub nie spełnia wymogów określonych w art. 8 rozporządzenia (UE) nr 995/2010.

(7) Należy zadbać o to, by poziom ochrony osób fizycznych w odniesieniu do przetwarzania danych osobowych w zakresie niniejszego rozporządzenia, w szczególności przetwarzania danych osobowych podawanych we wnioskach o uznanie organizacji monitorującej, był zgodny z wymogami określonymi w dyrektywie 95/46/WE Parlamentu Europejskiego i Rady z dnia 24 października 1995 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w zakresie przetwarzania danych osobowych i swobodnego przepływu tych danych (²) oraz w rozporządzeniu (WE) nr 45/2001 Parlamentu Europejskiego i Rady z dnia 18 grudnia 2000 r. o ochronie osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych przez instytucje i organy wspólnotowe i o swobodnym przepływie takich danych (³),

PRZYJMUJE NINIEJSZE ROZPORZĄDZENIE:

Artykuł 1

Definicje

Do celów niniejszego rozporządzenia, poza definicjami określonymi w art. 2 rozporządzenia (UE) nr 995/2010, stosuje się następujące definicje:

1) „ właściwe organy, których to dotyczy” oznaczają właściwe organy w państwach członkowskich, w których organizacja monitorująca lub podmiot wnioskujący o uznanie jako organizacja monitorująca posiadają siedzibę lub w których świadczą lub zamierzają świadczyć usługi w rozumieniu dyrektywy 2006/123/WE Parlamentu Europejskiego i Rady (⁴);

2) „dokumenty potwierdzające posiadanie kwalifikacji” oznaczają dyplomy, świadectwa oraz inne dokumenty poświadczające pomyślne ukończenie kształcenia zawodowego wydawane przez organ w danym państwie wyznaczony na podstawie przepisów prawnych i administracyjnych tego państwa;

3) „doświadczenie zawodowe” oznacza przebieg faktycznego i zgodnego z prawem wykonywania danego zawodu.

Artykuł 2

Wniosek o uznanie organizacji monitorującej

1. Wniosek o uznanie jako organizacja monitorująca może złożyć do Komisji każdy podmiot publiczny lub prywatny – spółka, korporacja, firma, przedsiębiorstwo, instytucja lub organ – posiadający siedzibę na terytorium Unii Europejskiej.

Podmiot składa wniosek w jednym z języków urzędowych Unii Europejskiej wraz z dokumentami wymienionymi w załączniku.

2. W celu uznania jako organizacja monitorująca wnioskodawca wykazuje spełnienie wszystkich wymogów określonych w art. 8 ust. 2 rozporządzenia (UE) nr 995/2010 oraz w art. 5– 8 niniejszego rozporządzenia.

3. Komisja potwierdza otrzymanie wniosku i w ciągu 10 dni od daty otrzymania przydziela wnioskodawcy numer referencyjny.

Informuje również wnioskodawcę o przewidywanym terminie wydania decyzji w sprawie wniosku. Komisja informuje wnioskodawcę o wszelkich zmianach powyższego terminu spowodowanych koniecznością uzyskania dodatkowych informacji lub dokumentów potrzebnych do oceny wniosku.

4. Jeżeli po upływie trzech miesięcy od daty otrzymania wniosku przez Komisję lub ostatniego pisemnego zawiadomienia wnioskodawcy przez Komisję, w zależności od tego, co nastąpiło później, Komisja nie wydała decyzji o uznaniu organizacji monitorującej ani nie odrzuciła wniosku, Komisja informuje wnioskodawcę na piśmie o postępach w ocenie wniosku.

Akapit pierwszy może mieć wielokrotne zastosowanie w przypadku rozpatrywania jednego wniosku.

5. Komisja przekazuje kopię wniosku oraz dokumentów uzupełniających właściwym organom, których to dotyczy, które mogą przekazać swoje uwagi dotyczące wniosku w ciągu miesiąca od daty przekazania dokumentów.

Artykuł 3

Dodatkowe dokumenty i dostęp do lokali

1. Na prośbę Komisji wnioskodawca lub właściwe organy, których to dotyczy, udzielają wszelkich dodatkowych informacji lub przedkładają wszelkie dodatkowe dokumenty wymagane przez Komisję w określonym terminie.

2. Wnioskodawca umożliwia Komisji dostęp do swoich lokali w celu weryfikacji spełnienia wszystkich wymogów określonych w art. 8 rozporządzenia (UE) nr 995/2010 oraz w art. 5–8 niniejszego rozporządzenia. Komisja z wyprzedzeniem informuje wnioskodawcę o wizycie. Właściwe organy, których to dotyczy, mogą uczestniczyć w wizycie.

Wnioskodawca udziela wszelkiej pomocy koniecznej do umożliwienia tego rodzaju wizyt.

Artykuł 4

Decyzja o uznaniu organizacji monitorującej

W przypadku podjęcia decyzji o uznaniu organizacji monitorującej zgodnie z art. 8 ust. 3 rozporządzenia (UE) nr 995/2010 Komisja informuje o tym wnioskodawcę, którego to dotyczy, w terminie do 10 dni roboczych od daty przyjęcia wspomnianej decyzji.

Komisja również niezwłocznie wydaje wnioskodawcy świadectwo uznania oraz, zgodnie z art. 8 ust. 3 akapit drugi rozporządzenia (UE) nr 995/2010, informuje o swojej decyzji właściwe organy we wszystkich państwach członkowskich w terminie, o którym mowa w akapicie pierwszym.

Artykuł 5

Osobowość prawna oraz posiadanie siedziby na terytorium Unii

1. Jeżeli wnioskodawca posiada siedzibę w więcej niż jednym państwie członkowskim, przekazuje informacje dotyczące siedziby statutowej, administracji centralnej lub siedziby głównej na terytorium Unii, a także wszystkich biur, oddziałów lub jednostek zależnych działających na terytorium wszystkich państw członkowskich. Wnioskodawca deklaruje również, w których państwach członkowskich zamierza świadczyć usługi.

2. W przypadku wnioskodawcy stanowiącego instytucję państwa członkowskiego lub jej część nie ma konieczności potwierdzenia osobowości prawnej oraz posiadania siedziby na terytorium Unii Europejskiej.

Artykuł 6

Odpowiedni zakres wiedzy specjalistycznej

1. W celu zapewnienia prawidłowego wykonywania przez organizację monitorującą zadań zgodnie z wymogami art. 8 ust. 2 lit. b) rozporządzenia (UE) nr 995/2010 pracownicy wnioskodawcy posiadający kompetencje techniczne muszą spełniać następujące minimalne warunki, poświadczając je dokumentami potwierdzającymi posiadanie kwalifikacji oraz doświadczenia zawodowego:

a) wykształcenie zawodowe w dziedzinie związanej z zadaniami organizacji monitorującej;

b) w przypadku wyższych stanowisk technicznych przynajmniej pięcioletnie doświadczenie zawodowe w pracy związanej z zadaniami organizacji monitorującej.

Na potrzeby akapitu pierwszego lit. a) za właściwe uważa się dziedziny związane z leśnictwem, ochroną środowiska, prawem, zarządzaniem przedsiębiorstwem, zarządzaniem ryzykiem, handlem, audytem, kontrolą finansową lub zarządzaniem łańcuchem dostaw.

2. Wnioskodawca zachowuje dokumentację potwierdzającą zakres zadań i obowiązków swoich pracowników. Wnioskodawca stosuje procedury monitorowania efektywności oraz kompetencji technicznych pracowników.

Artykuł 7

Zdolność wykonywania zadań przez organizację monitorującą

1. Wnioskodawca wykazuje stosowanie:

a) struktury organizacyjnej zapewniającej prawidłowe wykonywanie zadań przez organizację monitorującą;

b) systemu zasad należytej staranności udostępnianego podmiotom i przez nie wykorzystywanego;

c) strategii i procedur umożliwiających ocenę i doskonalenie systemu zasad należytej staranności;

d) procedur i procesów służących weryfikacji prawidłowego stosowania systemu zasad należytej staranności przez podmioty;

e) procedur dotyczących działań naprawczych podejmowanych w przypadku nieprawidłowego stosowania systemu zasad należytej staranności przez podmiot.

2. Poza wymogami określonymi w ust. 1 wnioskodawca wykazuje zdolność finansową i techniczną do wykonywania zadań przez organizację monitorującą.

Artykuł 8

Brak konfliktu interesów

1. Sposób organizacji wnioskodawcy zapewnia obiektywność i bezstronność jego działalności.

2. Wnioskodawca gromadzi, analizuje oraz zachowuje dokumentację potwierdzającą wystąpienie ryzyka konfliktu interesu w wyniku wykonywania zadań przez organizację monitorującą, włącznie z wszelkiego rodzaju konfliktami wynikającymi z relacji z instytucjami powiązanymi lub podwykonawcami.

3. W przypadku rozpoznania ryzyka wystąpienia konfliktu interesów wnioskodawca stosuje ustanowione w formie pisemnej strategie oraz procedury mające zapobiec wystąpieniu konfliktu interesów na poziomie organizacji oraz pomiędzy poszczególnymi osobami. Ustanowione w formie pisemnej strategie oraz procedury są utrzymywane i realizowane. Mogą one obejmować audyt przeprowadzany przez stronę trzecią.

Artykuł 9

Informacje dotyczące kolejnych zmian

1. Organizacja monitorująca niezwłocznie informuje Komisję w przypadku, kiedy po jej uznaniu wystąpi którakolwiek z następujących sytuacji:

a) zmiana, która nastąpiła po uznaniu organizacji monitorującej i która może mieć wpływ na jej zdolność do spełnienia wymogów określonych w art. 5–8;

b) organizacja monitorująca otwiera inne biura, oddziały lub jednostki zależne w Unii niż te zadeklarowane we wniosku;

c) organizacja monitorująca postanawia świadczyć usługi w innych państwach członkowskich niż te zadeklarowane we wniosku lub w państwie członkowskim, w odniesieniu do którego deklarowała zaprzestanie świadczenia usług zgodnie z lit. d);

d) organizacja monitorująca przestaje świadczyć usługi w którymkolwiek państwie członkowskim.

2. Komisja przekazuje wszystkie informacje uzyskane zgodnie z ust. 1 właściwym organom, których to dotyczy.

Artykuł 10

Ponowne rozpatrzenie decyzji o uznaniu organizacji monitorującej

1. Komisja może w każdej chwili ponownie rozpatrzyć decyzję o uznaniu organizacji monitorującej.

Komisja ponownie rozpatruje taką decyzję w przypadku którejkolwiek z następujących sytuacji:

a) właściwy organ, którego to dotyczy, informuje Komisję, że według jego ustaleń organizacja monitorująca nie wykonuje już zadań określonych w art. 8 ust. 1 rozporządzenia (UE) nr 995/2010 lub nie spełnia już wymogów określonych w art. 8 ust. 2 rozporządzenia (UE) nr 995/2010, o których mowa w art. 5–8 niniejszego rozporządzenia;

b) Komisja posiada istotne informacje, w tym uzasadnione zastrzeżenia stron trzecich, według których organizacja monitorująca nie spełnia już wymogów określonych w art. 8 ust. 1 i 2 rozporządzenia (UE) nr 995/2010 oraz art. 5–8 niniejszego rozporządzenia;

c) organizacja monitorująca poinformowała Komisję o zmianach, o których mowa w art. 9 ust. 1 lit. a) niniejszego rozporządzenia.

2. W procedurze ponownego rozpatrzenia decyzji oraz przeprowadzenia kontroli Komisję wspiera zespół ds. oceny.

3. Wnioskodawca umożliwia zespołowi ds. oceny dostęp do swoich lokali w celu weryfikacji spełnienia wszystkich wymogów określonych w art. 8 rozporządzenia (UE) nr 995/2010 oraz w art. 5–8 niniejszego rozporządzenia. Właściwe organy, których to dotyczy, mogą uczestniczyć w tego rodzaju wizycie.

Wnioskodawca udziela wszelkiej pomocy koniecznej do umożliwienia tego rodzaju wizyt.

4. Zespół ds. oceny przygotowuje sprawozdanie z ustaleń. Do sprawozdania z ponownego rozpatrzenia decyzji dołączone zostają dowody potwierdzające.

Sprawozdanie z ponownego rozpatrzenia decyzji zawiera zalecenie w sprawie ewentualnego wycofania decyzji o uznaniu organizacji monitorującej.

Zespół ds. oceny przesyła sprawozdanie z ponownego rozpatrzenia decyzji właściwym organom, których to dotyczy. Organy te mogą przekazać swoje uwagi w terminie do trzech tygodni od daty przekazania sprawozdania.

Zespół ds. oceny udostępnia organizacji monitorującej, której to dotyczy, streszczenie ustaleń oraz wnioski zawarte w sprawozdaniu. Organizacja może przekazać swoje uwagi zespołowi ds. oceny w terminie do trzech tygodni od daty przekazania streszczenia.

5. W sprawozdaniu z ponownego rozpatrzenia decyzji zespół ds. oceny zaleca wycofanie uznania tymczasowo lub warunkowo albo na stałe, gdyż może się to okazać konieczne ze względu na poziom wykrytych niedociągnięć w sytuacji, kiedy stwierdza się, że organizacja monitorująca nie wykonuje już zadań lub nie spełnia wymogów określonych w art. 8 rozporządzenia (UE) nr 995/2010.

W innym przypadku zespół ds. oceny może zalecić Komisji wezwanie do podjęcia działań zaradczych, wydanie oficjalnego ostrzeżenia albo zaprzestanie dalszych działań.

Artykuł 11

Decyzja o wycofaniu uznania organizacji monitorującej

1. Uwzględniając sprawozdanie z ponownego rozpatrzenia decyzji, o którym mowa w art. 10, Komisja decyduje o wycofaniu bądź podtrzymaniu uznania organizacji monitorującej tymczasowo lub warunkowo albo na stałe.

2. Komisja może wezwać do podjęcia działań zaradczych bądź wydać oficjalne ostrzeżenie w przypadku, kiedy poziom wykrytych niedociągnięć nie prowadzi do stwierdzenia, zgodnie z art. 8 ust. 6 rozporządzenia (UE) nr 995/2010, że organizacja monitorująca nie wykonuje już zadań lub nie spełnia już wymogów określonych w art. 8 ust. 2 tego rozporządzenia.

3. Zgodnie z art. 8 ust. 6 rozporządzenia (UE) nr 995/2010 w terminie 10 dni roboczych od wydania decyzji o wycofaniu uznania organizacji monitorującej, wezwania lub ostrzeżenia, o których mowa w ust. 2, informuje się o tej decyzji organizację monitorującą oraz właściwe organy we wszystkich państwach członkowskich.

Artykuł 12

Ochrona danych

Niniejsze rozporządzenie stosuje się bez uszczerbku dla zasad dotyczących przetwarzania danych osobowych określonych w dyrektywie 95/46/WE oraz w rozporządzeniu (WE) nr 45/2001.

Artykuł 13

Przepisy końcowe

Niniejsze rozporządzenie wchodzi w życie dwudziestego dnia po jego opublikowaniu w Dzienniku Urzędowym Unii Europejskiej.

Niniejsze rozporządzenie wiąże w całości i jest bezpośrednio stosowane we wszystkich państwach członkowskich.

Sporządzono w Brukseli dnia 23 lutego 2012 r.

ZAŁĄCZNIK

Wykaz dokumentów uzupełniających

Osobowość prawna; posiadanie siedziby; świadczenie usług:

– uwierzytelnione kopie dokumentów zgodnie z odpowiednimi przepisami krajowymi,

– wykaz państw członkowskich, w których wnioskodawca zamierza świadczyć usługi.

Odpowiedni zakres wiedzy specjalistycznej:

– opis organizacji i struktury podmiotu,

– wykaz pracowników posiadających kompetencje techniczne wraz z kopiami CV,

– opis i podział zadań i obowiązków,

– szczegółowy opis procedur monitorowania efektywności i kompetencji pracowników posiadających kompetencje techniczne.

Zdolność wykonywania zadań przez organizację monitorującą:

Szczegółowy opis:

– systemu zasad należytej staranności,

– strategii i procedur oceny i doskonalenia systemu zasad należytej staranności,

– strategii i procedur rozpatrywania skarg skierowanych przez podmioty lub strony trzecie,

– procedur i procesów służących weryfikacji prawidłowego stosowania systemu zasad należytej staranności przez podmioty,

– procedur dotyczących działań naprawczych podejmowanych w przypadku nieprawidłowego stosowania systemu zasad należytej staranności przez podmiot,

– systemu rejestrów.

Zdolność finansowa:

– kopie sprawozdań finansowych za ostatni rok obrotowy, lub

– oświadczenie dotyczące obrotu ze sprzedaży, lub

– inne dokumenty uzupełniające, w przypadku kiedy wnioskodawca z ważnych powodów nie może złożyć dokumentów wymienionych powyżej,

– polisa ubezpieczeniowa od odpowiedzialności cywilnej.

Brak konfliktu interesów:

– oświadczenie o braku konfliktu interesów,

– opis ustanowionych w formie pisemnej strategii oraz procedur mających zapobiec wystąpieniu konfliktu interesów na poziomie organizacji oraz pomiędzy poszczególnymi osobami, włącznie z audytem przeprowadzanym przez stronę trzecią.

Podwykonawstwo:

– opis zadań zleconych podwykonawcy,

– dokumenty poświadczające, że wszyscy podwykonawcy lub wszystkie utworzone jednostki zależne spełniają odpowiednie wymogi, o których mowa powyżej.