1.

WPROWADZENIE

Niniejszy dokument stanowi przewodnik dotyczący tego, w jaki sposób wspólnotowy system ekozarządzania i audytu (EMAS) działa w przypadku organizacji posiadających jednostki zależne i obiekty znajdujące się w większej liczbie państw członkowskich i/lub w państwach trzecich, a także zawiera szczegółowe wytyczne dla państw członkowskich, weryfikatorów środowiskowych i organizacji, którzy mogą wykorzystać je do celów rejestracji. Niniejszy przewodnik opracowano na podstawie art. 46 ust. 4 rozporządzenia w sprawie EMAS (¹), który stanowi, że „Komisja we współpracy z forum organów właściwych opracowuje przewodnik dotyczący rejestracji organizacji poza Wspólnotą”, i art. 16 ust. 3, który stanowi, że „Forum organów właściwych opracowuje wytyczne w celu zapewnienia spójności procedur dotyczących rejestracji organizacji zgodnie z przepisami niniejszego rozporządzenia, w tym również procedur dotyczących odnowienia rejestracji i jej zawieszenia oraz usunięcia organizacji z rejestru, zarówno we Wspólnocie, jak i poza nią”.

Kiedy EMAS był wprowadzany w 1993 r., miał z założenia obejmować indywidualne obiekty należące do organizacji z branży przemysłowej i wytwórczej. Po jego pierwszym przeglądzie w 2001 r. EMAS II został otwarty dla wszystkich organizacji posiadających wiele obiektów (zlokalizowanych w państwie członkowskim UE i EOG, jak miało to miejsce w przeszłości). EMAS III otworzono jeszcze bardziej i jest on obecnie stosowany w przypadku organizacji w UE i poza jej granicami.

Otwarcie EMAS dla państw trzecich udostępnia organizacjom ze wszystkich sektorów narzędzie służące osiąganiu wysokiego poziomu efektów działalności środowiskowej, które mogą być publicznie uznane przez zainteresowane strony we Wspólnocie Europejskiej.

Państwa członkowskie mają swobodę podejmowania decyzji, czy ich właściwe organy krajowe będą zajmowały się rejestracją organizacji w państwach trzecich zgodnie z art. 11 ust. 1 rozporządzenia w sprawie EMAS.

Rejestracja

Ze względu na wzajemne powiązania między rejestracją organizacji posiadających obiekty znajdujące się w UE a rejestracją organizacji spoza UE istnieje wiele różnych sytuacji, które mogą mieć miejsce w praktyce. Niniejszy dokument zawiera ogólne wytyczne dotyczące sytuacji, z którymi mogą mieć do czynienia właściwe organy, weryfikatorzy środowiskowi oraz organizacje ubiegające się o rejestrację się w EMAS. Analizowane są trzy szczególne rodzaje przypadków:

– przypadek 1: Rejestracja organizacji, których obiekty znajdują się w więcej niż jednym państwie członkowskim UE (rejestracja zbiorowa w UE),

– przypadek 2: Rejestracja pojedynczych lub korporacyjnych organizacji, których obiekty znajdują się w państwach trzecich (rejestracja w państwach trzecich), oraz

– przypadek 3: Rejestracja organizacji, których obiekty znajdują się w zarówno w państwach członkowskich UE, jak i w państwach trzecich (rejestracja globalna).

We wszystkich tych trzech rodzajach procedur organizacje mogą ubiegać się o jedną rejestrację zbiorową wszystkich lub niektórych z tych obiektów. Wybór obiektów, które mają być objęte rejestracją, pozostaje w gestii organizacji ubiegającej się o rejestrację.

Uwaga:

Zwykły przypadek rejestracji zbiorowej obiektów organizacji w jej państwie członkowskim UE nie jest omawiany w niniejszych wytycznych.

Niniejsze wytyczne dotyczą następujących zagadnień:

– określenie właściwego organu,

– akredytacja lub licencjonowanie weryfikatorów środowiskowych działających poza UE,

– koordynacja tych procedur wśród państw członkowskich,

– zgodność z prawem w państwach trzecich,

– odnawianie, usuwanie i zawieszanie rejestracji zbiorowych.

Wymogi dotyczące tych trzech sytuacji są często podobne; jednak użycie odniesień między rozdziałami jest ograniczone do absolutnego minimum w celu poprawy czytelności tekstu. Dlatego też w przewodniku mogą wystąpić powtórzenia.

Dla wiarygodności EMAS ważne jest, aby rozporządzenie było stosowane w podobny sposób zarówno w UE, jak i poza jej granicami. W tym celu należy wziąć pod uwagę różnice i trudności we wdrażaniu niektórych konkretnych elementów EMAS, takich jak zgodność z prawem. W każdym państwie członkowskim właściwe organy odpowiedzialne za rejestrację w państwach trzecich przyjmują szczegółowe procedury zapewniające wprowadzenie równoważnych EMAS zarówno w UE, jak i poza jej granicami. Historyczne, gospodarcze i kulturowe więzi między państwami członkowskimi UE a państwami trzecimi mogą pomagać we wprowadzaniu EMAS w państwach trzecich i na poziomie międzynarodowym oraz mogą służyć do rozpowszechniania EMAS na całym świecie.

2.

TERMINOLOGIA

Do celów niniejszych wytycznych stosowana będzie następująca terminologia:

Siedziba główna oznacza podmiot zarządzający stojący na czele organizacji posiadającej wiele obiektów, który kontroluje i koordynuje główne funkcje organizacji, takie jak: planowanie strategiczne, komunikację, kwestie podatkowe, aspekty prawne, marketing, finanse i inne.

Centrum zarządzania oznacza obiekt, inny niż siedziba główna organizacji posiadającej wiele obiektów, specjalnie wyznaczony do celów rejestracji zgodnie z rozporządzeniem EMAS, w którym zapewniania jest kontrola i koordynacja systemu zarządzania środowiskowego.

Prowadzący właściwy organ oznacza właściwy organ odpowiedzialny za procedury rejestracji zbiorowej w UE, rejestracji w państwach trzecich oraz rejestracji globalnej.

Uwaga:

Określanie (prowadzącego) właściwego organu reguluje art. 3 ust. 3 rozporządzenia EMAS.

Określanie prowadzącego właściwego organu może się różnić w zależności od „przypadków” opisanych powyżej, w następujący sposób:

– W przypadku 1 (rejestracja zbiorowa w UE) prowadzącym właściwym organem jest właściwy organ państwa członkowskiego, na którego terytorium znajduje się siedziba główna lub centrum zarządzania organizacji ubiegającej się o rejestrację.

– W przypadku rejestracji w państwach trzecich i rejestracji globalnej właściwym organem jest właściwy organ państwa członkowskiego, które odpowiada za rejestrację organizacji spoza Wspólnoty oraz które wydało akredytację weryfikatorowi środowiskowemu. Innymi słowy, po pierwsze, państwo członkowskie powinno umożliwić rejestrację obiektów w państwach trzecich, a po drugie, muszą być dostępni weryfikatorzy posiadający akredytację lub licencję do weryfikacji w państwach trzecich, w których znajdują się obiekty, które mają być objęte rejestracją.

3.

REJESTRACJA ZBIOROWA W UE – REJESTRACJA ORGANIZACJI POSIADAJĄCYCH WIELE OBIEKTÓW W KILKU PAŃSTWACH CZŁONKOWSKICH

3.1.

Obowiązujące prawodawstwo i zgodność z prawem w państwach członkowskich UE

3.1.1.

Organizacje muszą zawsze przestrzegać unijnych i krajowych przepisów prawnych mających zastosowanie do obiektów objętych rejestracją w EMAS.

3.1.2.

Zgodnie z załącznikiem IV pkt B lit. g) do rozporządzenia w sprawie EMAS deklaracja środowiskowa organizacji zawiera odniesienie do mających zastosowanie wymagań prawnych dotyczących środowiska.

3.1.3.

W celu zapewnienia „dowodów rzeczowych lub dokumentów wykazujących, że organizacja spełnia wszystkie mające zastosowanie wymagania prawne” , o których mowa w art. 4 ust. 4 rozporządzenia w sprawie EMAS, organizacja może przedstawić oświadczenia właściwych organów egzekwowania prawa zapewniające, że nie ma dowodów na istnienie niezgodności i/lub że spółka nie jest przedmiotem odpowiednich procedur mających na celu egzekwowanie prawa, postępowań sądowych lub procedur składania skarg. Weryfikatorzy środowiskowi – w ramach procedury weryfikacji – sprawdzają wszystkie licencje lub zezwolenia środowiskowe mające zastosowanie do danej organizacji lub wszelkie inne rodzaje dowodów zgodnie z systemem prawnym obowiązującym w państwie członkowskim, w którym znajduje się obiekt.

3.2.

Zadania właściwych organów

3.2.1.

W przypadku rejestracji zbiorowej w UE lokalizacja siedziby głównej lub centrum zarządzania (w tej kolejności) organizacji jest decydująca przy określaniu prowadzącego właściwego organu.

3.2.2.

W przypadku rejestracji zbiorowej w UE prowadzący właściwy organ współpracuje wyłącznie ze wszystkimi właściwymi organami w państwach członkowskich, w których znajdują się obiekty objęte procesem rejestracji zbiorowej.

3.2.3.

Prowadzący właściwy organ jest odpowiedzialny za rejestrację i koordynuje procedury z innymi odpowiednimi właściwymi organami

Prowadzący właściwy organ nie rejestruje, zawiesza, usuwa lub odnawia rejestracji organizacji, jeżeli właściwy organ w innym państwie członkowskim, w którym znajdują się obiekty należące do organizacji objęte rejestracją, nie zgadza się na przedmiotową rejestrację, zawieszenie, usunięcie lub odnowienie (zob. pkt 3.4 i 3.6 niniejszych wytycznych). Jak określono w pkt 3.4.6, prowadzący właściwy organ może również zdecydować o przeprowadzeniu rejestracji zbiorowej w mniejszym zakresie (np. wyłączając kwestionowany obiekt).

3.2.4.

Właściwe organy powinny koordynować swoją działalność z jednostkami akredytującymi i jednostkami licencjonującymi w swoich państwach członkowskich, aby zagwarantować, że zarówno właściwy organ, jak i jednostka akredytująca lub jednostka licencjonująca są w stanie wykonywać swoje zadania w sposób skoordynowany.

3.2.5.

Zasady ogólne i szczegółowe procedury koordynacji między właściwymi organami powinny zostać określone i zatwierdzone przez forum właściwych organów w ciągu sześciu miesięcy od przyjęcia niniejszych wytycznych. Będą one przedłożone do przyjęcia zgodnie z procedurą regulacyjną połączoną z kontrolą, o której mowa w art. 48 ust. 2 i art. 49 ust. 3 rozporządzenia w sprawie EMAS.

3.2.6.

Forum właściwych organów opracuje znormalizowane formularze we wszystkich językach urzędowych Unii Europejskiej w celu wprowadzenia „procedur koordynacji” , o których mowa powyżej. W celu umożliwienia skutecznej komunikacji przy jednoczesnym zminimalizowaniu nieporozumień wynikających z trudności językowych znormalizowane formularze będą przede wszystkim zawierały pola do zaznaczenia i jedynie bardzo ograniczoną liczbę rubryk, w które można wpisywać komentarze. Na wypadek sporu między właściwymi organami należy przechowywać pisemne dowody prowadzonej korespondencji w postaci pism przesyłanych zwykłą pocztą, pocztą elektroniczną lub faksem.

Formularze, o których mowa powyżej, powinny zawierać wykaz opłat odnoszących się do wszystkich państw członkowskich w formie załącznika, który można aktualizować.

3.3.

Zadania akredytowanych lub licencjonowanych weryfikatorów

3.3.1.

Zasady ogólne stosowane w odniesieniu do weryfikatorów środowiskowych EMAS, ich akredytacji lub licencji oraz procesu weryfikacji zostały ustanowione w rozdziałach V i VI rozporządzenia w sprawie EMAS.

3.3.2.

Weryfikacja systemu zarządzania środowiskowego i zatwierdzanie deklaracji środowiskowej EMAS muszą być dokonywane przez weryfikatora środowiskowego w ramach EMAS, który jest akredytowany lub licencjonowany dla odpowiedniego zakresu zgodnie z kodami NACE (²).

3.3.3.

W przypadku rejestracji organizacji posiadającej wiele obiektów i prowadzącej wiele rodzajów działalności akredytacja weryfikatorów musi obejmować wszystkie kody NACE obiektów i rodzajów działalności organizacji. Jeżeli weryfikator środowiskowy nie jest akredytowany lub licencjonowany w odniesieniu do wszystkich odpowiednich kodów NACE, inni akredytowani weryfikatorzy środowiskowi powinni zostać zaangażowani we współpracę w stosownych przypadkach. Organizacja zamierzająca się zarejestrować może podjąć decyzję, czy chce zaangażować wielu akredytowanych weryfikatorów do celów art. 4 rozporządzenia w sprawie EMAS. Niezależnie od takich powodów jak brak weryfikatorów akredytowanych w odniesieniu do odpowiednich kodów NACE, organizacje mogą mieć również inne powody (np. doświadczenia na szczeblu lokalnym, znajomość języków obcych lub chęć połączenia weryfikacji EMAS z certyfikacją w odniesieniu do innych norm), aby zaangażować wielu weryfikatorów. Wszyscy współpracujący weryfikatorzy muszą podpisać oświadczenie, o którym mowa w art. 25 ust. 9 rozporządzenia w sprawie EMAS, i deklarację środowiskową EMAS. Każdy weryfikator jest odpowiedzialny za wyniki tej części weryfikacji, która dotyczy jego/jej obszaru wiedzy specjalistycznej (odnoszącego się do szczegółowych kodów NACE). Praktyka podpisywania tego samego oświadczenia przez wszystkich weryfikatorów umożliwia prowadzącemu właściwemu organowi identyfikację wszystkich zaangażowanych weryfikatorów. W związku z tym prowadzący właściwy organ może sprawdzić, za pośrednictwem współpracujących właściwych organów (które z kolei koordynują swoje działania z jednostkami akredytującymi i jednostkami licencjonującymi), czy wszyscy zaangażowani weryfikatorzy dopełnili obowiązku uprzedniego zgłoszenia, jak stwierdzono w art. 23 ust. 2 rozporządzenia w sprawie EMAS. Umożliwia to również prowadzącemu właściwemu organowi sprawdzenie, czy kody NACE zaangażowanych weryfikatorów obejmują kody przedmiotowych organizacji.

3.3.4.

Weryfikatorzy posiadający akredytację lub licencję w jednym państwie członkowskim mogą prowadzić działalność w innych państwach członkowskich. Weryfikatorzy przesyłają zgłoszenie jednostce akredytującej lub licencjonującej znajdującej się w państwie członkowskim/państwach członkowskich, w którym/których zamierzają prowadzić działalność, co najmniej cztery tygodnie przed rozpoczęciem swojej działalności.

3.3.5.

W przypadku problemów/negatywnych wyników jednostka akredytująca lub licencjonująca nadzorująca weryfikatorów działająca w danym państwie członkowskim przesyła pisemny raport z nadzoru właściwemu organowi w danym państwie członkowskim. Wspomniany właściwy organ następnie przekazuje raport z nadzoru prowadzącemu właściwemu organowi odpowiedzialnemu za rejestrację zbiorową w UE.

3.3.6.

Jeżeli weryfikator wykryje niezgodności podczas weryfikacji pierwszej rejestracji, nie podpisuje oświadczenia, o którym mowa w art. 25 ust. 9 rozporządzenia w sprawie EMAS, i deklaracji środowiskowej EMAS.

3.3.7.

Jeżeli weryfikator wykryje niezgodności w okresie ważności rejestracji lub w czasie jej odnawiania, może zgłosić (prowadzącemu) właściwemu organowi, że dana organizacja nie spełnia już wymagań EMAS. W czasie odnawiania rejestracji w EMAS weryfikator może podpisać oświadczenie, o którym mowa w art. 25 ust. 9, oraz zaktualizowaną deklarację środowiskową EMAS jedynie w przypadku, gdy organizacja wykaże, że podjęła działania (tj. we współpracy z organami egzekwowania prawa) w celu zagwarantowania przywrócenia zgodności z prawem. Jeśli organizacja nie podejmie wystarczających działań, aby rozwiązać problem dotyczący zgodności z prawem, weryfikator nie zatwierdzi zaktualizowanego oświadczenia i nie podpisze deklaracji środowiskowej EMAS. Innymi słowy, weryfikator środowiskowy EMAS podpisuje oświadczenie i zatwierdza deklarację środowiskową EMAS jedynie w przypadku pełnej zgodności z prawem.

3.4.

Proces rejestracji

3.4.1.

Ogólne zasady mające zastosowanie do rejestracji są ustanowione w rozdziałach II, III i IV rozporządzenia w sprawie EMAS.

3.4.2.

Organizacja powinna na wczesnym etapie kontaktować się z weryfikatorami i prowadzącym właściwym organem w celu wyjaśnienia zagadnień językowych w odniesieniu do dokumentów niezbędnych do rejestracji, mając na uwadze wymogi określone w art. 5 ust. 3 rozporządzenia w sprawie EMAS oraz pkt D załącznika IV do tego rozporządzenia.

3.4.3.

Prowadzący właściwy organ sprawdza informacje zawarte we wniosku i przekazuje je innym zaangażowanym właściwym organom. Oznacza to, że prowadzący właściwy organ jest informowany przez zaangażowane właściwe organy o prawidłowości informacji dotyczących odnośnych krajowych obiektów.

3.4.4.

Zaangażowane właściwe organy sprawdzają za pomocą swoich jednostek akredytujących i licencjonujących w odniesieniu do swoich odpowiednich państw członkowskich, czy weryfikatorzy uczestniczący w procedurze rejestracji posiadają akredytację lub licencję w odniesieniu do wszystkich kodów NACE, których dotyczy proces rejestracji. Oznacza to, że właściwy organ sprawdza, czy weryfikatorzy dokonali zgłoszenia w odpowiedniej formie i we właściwym czasie (co najmniej cztery tygodnie przed przystąpieniem do czynności weryfikacyjnych w państwie członkowskim) zgodnie z art. 24 ust. 1 rozporządzenia w sprawie EMAS. Co za tym idzie, właściwy organ przekazuje jednostce akredytującej lub licencjonującej swojego państwa członkowskiego w każdym przypadku wiadomość, że istnieją obiekty, które mają zostać zarejestrowane na podstawie czynności weryfikacyjnych i walidacyjnych weryfikatorów z innych państw członkowskich. Jeżeli kompetencje weryfikatora nie zostaną zatwierdzone przez jednostkę akredytującą lub licencjonującą, jednostka akredytująca lub licencjonująca może nakazać weryfikatorowi, aby zapewnił zgodność z odpowiednimi wymogami lub poinformować o problemie właściwy organ. Bez tej minimalnej komunikacji między właściwymi organami a jednostkami akredytującymi i licencjonującymi oraz między właściwymi organami a prowadzącym właściwym organem czynności związane z nadzorem mogłyby być zagrożone.

3.4.5.

Wszystkie właściwe organy zaangażowane w proces rejestracji będą stosowały swoje krajowe procedury w celu sprawdzenia, w odniesieniu do obiektów znajdujących się w ich państwie członkowskim, zgodności z rozporządzeniem w sprawie EMAS. Organy te poinformują prowadzący właściwy organ o swojej decyzji (możliwość rejestracji/brak możliwości rejestracji). W przypadku negatywnej decyzji właściwy organ informuje prowadzący właściwy organ o uzasadnieniu swojej decyzji w formie oświadczenia. Ze względu na to, że oświadczenie jest wiążące, prowadzący właściwy organ może albo podjąć decyzję o przerwaniu procedury rejestracji zbiorowej do czasu, gdy wymogi określone w rozporządzeniu zostaną spełnione (w tym przypadku żaden z obiektów nie zostanie zarejestrowany w EMAS), albo poinformować organizację, że może ona kontynuować procedurę rejestracji zbiorowej bez kwestionowanego obiektu.

3.4.6.

Po podjęciu decyzji o rejestracji prowadzący właściwy organ informuje wszystkie zaangażowane właściwe organy krajowe, które z kolei informują swoje odpowiednie organy egzekwowania prawa.

Uwaga:

Komisja Europejska zachęca zaangażowane właściwe organy do wymiany danych adresowych swoich odpowiednich organów egzekwowania prawa w celu ułatwienia wymiany informacji między właściwymi organami a organami egzekwowania prawa, jeśli te ostatnie nie są poinformowane o przypadkach niezgodności z prawem.

3.4.7.

Monitorowanie zgodności z prawem na poziomie krajowym prowadzone jest przez krajowe organy egzekwowania prawa oraz przez weryfikatorów podczas prowadzonego przez nich procesu weryfikacji. Jeśli organy te wykryją niezgodność z prawem, muszą poinformować o tym właściwy organ krajowy, który z kolei informuje prowadzący właściwy organ.

3.4.8.

Jeżeli właściwy organ w państwie członkowskim, w którym znajduje się obiekt należący do organizacji ubiegającej się o rejestrację zbiorową, znajdzie dowody naruszenia mających zastosowanie wymogów prawnych, skargi lub wszelkie inne istotne informacje w zakresie spełnienia wymogów dotyczących rejestracji, odnowienia, zawieszenia lub usunięcia, bezzwłocznie przekazuje prowadzącemu właściwemu organowi raport z nadzoru opisujący dany problem.

3.4.9.

Niektóre państwa członkowskie są zobowiązane do pobierania opłat zgodnie ze swoim ustawodawstwem krajowym. W związku z tym prowadzący właściwy organ nie może podejmować decyzji w sprawie opłat, które są ustalane zgodnie z ustawodawstwem innych państw członkowskich. Rola prowadzącego właściwego organu w odniesieniu do opłat ogranicza się jedynie do informowania organizacji o ich łącznej kwocie i o poszczególnych opłatach, które należy uiścić krajowym właściwym organom zaangażowanym w procedurę rejestracji. Prowadzący właściwy organ poinformuje również organizację, że wszystkie zaangażowane właściwe organy pobierają opłaty z tytułu rejestracji odnośnych krajowych obiektów uczestniczących w procedurze rejestracji zbiorowej bezpośrednio od odpowiednich krajowych obiektów organizacji ubiegającej się o rejestrację.

Wszystkie zaangażowane właściwe organy informują prowadzący właściwy organ, że opłaty zostały rzeczywiście uiszczone przed rejestracją, zgodnie z art. 5 ust. 2 lit. d) rozporządzenia w sprawie EMAS.

Uwaga:

Komisja Europejska zdecydowanie zachęca wszystkie państwa członkowskie do zbadania możliwości obniżenia opłat mających zastosowanie do organizacji ubiegających się o rejestrację zbiorową. W przypadku rejestracji zbiorowej tylko prowadzący właściwy organ będzie ponosić koszty administracyjne porównywalne do kosztów regularnej rejestracji, podczas gdy zaangażowane właściwe organy będą mieć mniej pracy i w związku z tym poniosą niższe koszty. Niższe opłaty zwiększą atrakcyjność systemu EMAS i rejestracji zbiorowej.

3.4.10.

Wszystkie zaangażowane właściwe organy powinny pobierać opłaty wynikające z rejestracji krajowych obiektów zaangażowanych w procedurę rejestracji zbiorowej bezpośrednio od odpowiednich krajowych obiektów organizacji ubiegającej się o rejestrację.

3.5.

Już zarejestrowane organizacje

3.5.1.

Jeśli już zarejestrowana organizacja zdecyduje się na rejestrację zbiorową w UE, prowadzący właściwy organ może, na wniosek przedmiotowej organizacji, rozszerzyć zakres istniejącej rejestracji, a tym samym utrzymać istniejący numer w rejestrze krajowym. Odpowiedni wpis powinien również zostać zarejestrowany z nowym numerem rejestracyjnym w rejestrze krajowym. W tych przypadkach wszystkie inne zaangażowane właściwe organy z państw członkowskich, w których organizacja ma już zarejestrowane obiekty, dopilnowują, aby istniejące rejestracje zostały zarejestrowane pod nowym numerem rejestracyjnym w ich odpowiednich rejestrach.

3.6.

Usuwanie i zawieszanie rejestracji

3.6.1.

Do tej szczególnej procedury mają zastosowanie ogólne zasady dotyczące zawieszania i usuwania określone w art. 15 rozporządzenia w sprawie EMAS.

3.6.2.

Wszelkie skargi dotyczące zarejestrowanej organizacji muszą zostać zgłoszone prowadzącemu właściwemu organowi.

3.6.3.

Każdy właściwy organ jest odpowiedzialny za procedury dotyczące obiektów organizacji w danym państwie członkowskim. W przypadku gdy organizacja musi zostać zawieszona lub usunięta z rejestru EMAS, współpracujący właściwy organ informuje o tym prowadzący właściwy organ, przedstawiając swój punkt widzenia. Oznacza to, że właściwe organy krajowe wydają oświadczenia jedynie w odniesieniu do swoich odpowiednich obiektów krajowych. Jeżeli jedno z tych oświadczeń potwierdza, że krajowy obiekt nie może być zarejestrowany, prowadzący właściwy organ wszczyna procedurę usunięcia lub zawieszenia, przestrzegając wymogów art. 15 rozporządzenia w sprawie EMAS. Przed podjęciem ostatecznej decyzji w sprawie usunięcia lub zawieszenia organizacji prowadzący właściwy organ powinien poinformować pozostałe współpracujące zaangażowane właściwe organy, aby wiedziały one, jakie są przyczyny zawieszenia/usunięcia przez jeden właściwy organ lub większą ich liczbę. Prowadzący właściwy organ powinien również poinformować siedzibę główną lub centrum zarządzania organizacji o decyzji i powodach proponowanego usunięcia lub zawieszenia. Następnie prowadzący właściwy organ umożliwia organizacji podjęcie decyzji, czy należy z rejestru EMAS usunąć całą organizację czy usunąć z zakresu rejestracji zbiorowej kwestionowane obiekty.

3.6.4.

Spory pomiędzy poszczególnymi właściwymi organami krajowymi uczestniczącymi w procedurze rejestracji zbiorowej rozstrzyga się w ramach forum właściwych organów. Spory pomiędzy prowadzącym właściwym organem a organizacją rozstrzyga się zgodnie z prawem krajowym państwa, w którym znajduje się prowadzący właściwy organ. Spory pomiędzy organizacją a poszczególnymi właściwymi organami, np. dotyczące zgodności z prawem w przypadku poszczególnych krajowych obiektów objętych procedurą rejestracji zbiorowej, będą rozstrzygane zgodnie z obowiązującym prawem krajowym danego państwa członkowskiego. Spory będą rozstrzygane zgodnie z wymogami art. 15 rozporządzenia w sprawie EMAS.

3.6.5.

Jeżeli nie można osiągnąć porozumienia między właściwymi organami uczestniczącymi w forum właściwych organów, procedura rejestracji może być kontynuowana z wyłączeniem kwestionowanych obiektów.

3.7.

Kwestie językowe

3.7.1.

Deklarację środowiskową EMAS oraz inne odpowiednie dokumenty należy składać w języku urzędowym (językach urzędowych) państwa członkowskiego, w którym znajduje się prowadzący właściwy organ (art. 5 ust. 3). Jeżeli organizacja przedstawia zbiorczą deklarację środowiskową wraz z informacjami na temat poszczególnych obiektów, informacje te powinny dodatkowo być przedstawione w języku urzędowym (językach urzędowych) państwa członkowskiego, w którym znajdują się przedmiotowe obiekty.

4.

REJESTRACJA W PAŃSTWACH TRZECICH – REJESTRACJA ORGANIZACJI POSIADAJĄCYCH JEDEN OBIEKT LUB WIELE OBIEKTÓW W PAŃSTWACH TRZECICH (PRZYPADEK 2)

Rejestracja w państwach trzecich w EMAS oznacza rejestrację w EMAS organizacji działającej w państwie trzecim lub większej liczbie państw trzecich. Na podstawie rozporządzenia w sprawie EMAS państwa członkowskie mają swobodę podejmowania decyzji, czy ich właściwe organy krajowe będą zajmowały się rejestracją organizacji w państwach trzecich zgodnie z art. 11 ust. 1 rozporządzenia w sprawie EMAS.

4.1.

Obowiązujące prawodawstwo i zgodność z prawem w państwach trzecich

4.1.1.

Organizacje muszą zawsze przestrzegać odpowiednich krajowych przepisów prawnych państw trzecich, w których znajdują się obiekty objęte rejestracją w EMAS.

4.1.2.

W celu utrzymywania przez EMAS wysokiego poziomu ambicji i wiarygodności pożądane jest, aby efekty działalności środowiskowej organizacji z państw trzecich osiągały poziom jak najbliższy poziomowi wymaganemu od organizacji z UE na podstawie odpowiednich przepisów prawa europejskiego i krajowego. W związku z tym wskazane jest, aby organizacje spoza Wspólnoty wymieniały w swojej deklaracji środowiskowej, oprócz odniesień do obowiązujących krajowych wymagań dotyczących środowiska, odniesienie do wymagań prawnych dotyczących środowiska mających zastosowanie do podobnych organizacji w państwie członkowskim, w którym dana organizacja zamierza ubiegać się o rejestrację (art. 4 ust. 4 rozporządzenia w sprawie EMAS). Wymagania dotyczące środowiska na tej liście powinny być wykorzystane jako punkt odniesienia przy ewentualnym ustalaniu wyższych dodatkowych celów w zakresie efektów działalności, lecz nie są one wiążące dla oceny zgodności z prawem danej organizacji.

4.1.3.

Zgodnie z załącznikiem IV pkt B lit. g) do rozporządzenia w sprawie EMAS deklaracja środowiskowa organizacji zawiera odniesienie do mających zastosowanie krajowych wymagań prawnych dotyczących środowiska.

4.1.4.

W odniesieniu do obiektów znajdujących się w państwach trzecich dokumenty poświadczające, o których mowa w art. 4 ust. 4 rozporządzenia w sprawie EMAS, powinny najlepiej obejmować:

– Oświadczenia organów egzekwowania prawa państwa trzeciego, w tym informacje na temat zezwoleń dotyczących środowiska mających zastosowanie do organizacji oraz stwierdzające, że brak jest dowodów na niezgodność z prawem i/lub że spółka nie jest przedmiotem procedur mających na celu egzekwowanie prawa, postępowań sądowych lub procedur składania skarg.

– Ponadto deklaracja środowiskowa powinna również w miarę możliwości zawierać tabele zawierające odsyłacze do prawodawstwa krajowego państwa trzeciego i prawodawstwa państwa, w którym organizacja składa wniosek o rejestrację, jak wspomniano w sekcji 4.1.2

4.2.

Akredytacja i licencjonowanie EMAS w państwach trzecich

4.2.1.

Państwa członkowskie podejmują decyzję o prowadzeniu rejestracji w państwach trzecich w zależności od swoich możliwości i procedur operacyjnych. W takim przypadku państwa członkowskie powinny zagwarantować, że ich krajowe jednostki akredytujące lub licencjonujące będą prowadzić akredytację lub licencjonowanie weryfikatorów środowiskowych w odniesieniu do EMAS w państwach trzecich. Jedynie państwa członkowskie, które akceptują zasadę „rejestracji w państwach trzecich” , są uprawnione do rejestracji organizacji działających w państwach trzecich.

4.2.2.

Jeżeli państwo członkowskie postanawia prowadzić rejestrację w państwach trzecich, zgodnie z art. 3 ust. 3 rozporządzenia w sprawie EMAS, możliwość uzyskania rejestracji od tego konkretnego państwa członkowskiego w praktyce zależy od dostępności akredytowanych weryfikatorów. Potencjalny weryfikator powinien być akredytowany w danym państwie członkowskim przewidującym rejestrację w państwach trzecich, w odniesieniu do konkretnego państwa trzeciego oraz konkretnych sektorów gospodarki (określonych w oparciu o kody NACE) w danej procedurze rejestracji.

Uwaga wyjaśniająca:

Oznacza to, że weryfikator, który przeprowadza weryfikację w danym państwie trzecim, musi być akredytowany w odniesieniu do tego konkretnego państwa trzeciego przez jednostkę akredytującą lub licencjonującą państwa członkowskiego, które przewiduje rejestrację w państwach trzecich i w którym organizacja zamierza się zarejestrować.

4.2.3.

Akredytacja lub licencja, którą weryfikatorzy mogą uzyskać w odniesieniu do państw trzecich, musi określać, w stosunku do których państw trzecich jest ważna, tak aby zezwolenie na rejestrację było zgodnie z postanowieniami art. 22 ust. 2 rozporządzenia w sprawie EMAS. W gestii państw członkowskich leży podjęcie decyzji, czy zamierzają wydawać oddzielne świadectwa dla każdego państwa trzeciego czy wystawić ogólne świadectwo akredytacyjne, do którego załączony będzie wykaz państw, w odniesieniu do których organy weryfikujące mogą prowadzić działalność na podstawie akredytacji.

Uwaga wyjaśniająca:

Z art. 22 „Dodatkowe wymogi dla weryfikatorów środowiskowych działających w państwach trzecich” wynika jasno, że akredytacja/licencjonowanie w odniesieniu do państw trzecich mogą być jedynie akredytacją/licencjonowaniem, które będą dodatkowe w stosunku do podstawowej akredytacji/licencjonowania w odniesieniu do Europy. Oznacza to, że akredytacja/licencjonowanie w odniesieniu do państw trzecich są przyznawane jako dodatkowy wymóg dotyczący ogólnej akredytacji/licencjonowania i mają określony zakres i wymogi. Co za tym idzie, akredytacja/licencjonowanie w odniesieniu do państw trzecich będą musiały obejmować akredytację/licencjonowanie udzielane w odniesieniu do jednego z państw członkowskich w określonym zakresie.

Po otrzymaniu akredytacji lub licencji w jednym państwie członkowskim weryfikator może prowadzić weryfikację w innych państwach członkowskich zgodnie z art. 24 rozporządzenia.

4.3.

Zadania właściwego organu

4.3.1.

Państwo członkowskie, które posiada więcej niż jeden właściwy organ, powinno określić, do którego właściwego organu należy kierować wnioski o rejestracje w państwach trzecich; powinien to być ten sam organ, który został wyznaczony zgodnie z sekcją 5.3.1.

4.3.2.

Wniosek o rejestrację w państwach trzecich składany przez organizację posiadającą obiekty znajdujące się wyłącznie w państwach trzecich składany jest do dowolnego właściwego organu wyznaczonego do tego celu w państwach członkowskich, w których spełnione są następujące warunki:

a) państwo członkowskie przewiduje rejestrację organizacji z państw trzecich;

b) akredytowani lub licencjonowani weryfikatorzy są dostępni do celów weryfikacji w państwach trzecich, w których znajdują się obiekty objęte rejestracją, oraz wspomniani weryfikatorzy posiadają uprawnienia w odniesieniu do odpowiednich kodów NACE (innymi słowy, decyzję o wyborze weryfikatora określa państwo członkowskie rejestracji i odwrotnie).

4.3.3.

Właściwe organy powinny koordynować swoją działalność z jednostkami akredytującymi i licencjonującymi w swoich państwach członkowskich, aby zagwarantować, że w przypadku gdy państwo członkowskie przewiduje rejestrację organizacji z państw trzecich, zarówno właściwy organ, jak i jednostka akredytująca lub licencjonująca są w stanie wykonywać swoje zadania w sposób skoordynowany.

4.4.

Zadania akredytowanych lub licencjonowanych weryfikatorów

4.4.1.

Zasady ogólne stosowane w odniesieniu do weryfikatorów środowiskowych EMAS, ich akredytacji lub licencji oraz procesu weryfikacji zostały ustanowione w rozdziałach V i VI rozporządzenia w sprawie EMAS.

4.4.2.

Państwa członkowskie, które zezwalają na rejestrację w państwach trzecich, muszą wprowadzić konkretny system dla akredytacji lub licencjonowania weryfikatorów w odniesieniu do państw trzecich. Akredytacja lub licencjonowanie weryfikatora będzie dotyczyło poszczególnych państw, jako uzupełnienie ogólnej akredytacji lub licencji zgodnie z warunkami opisanymi w niniejszej sekcji.

4.4.3.

Weryfikatorzy muszą być akredytowani lub licencjonowani w odniesieniu do wszystkich kodów NACE działalności organizacji związanej z obiektami należącymi do tej organizacji, które są objęte procedurą rejestracji. Ze względu na potencjalnie szeroki zakres działalności organizacje mają możliwość skorzystania z usług wielu akredytowanych weryfikatorów, jeśli uznają to za stosowne. W rzeczywistości wyznaczenie jednego weryfikatora w odniesieniu do wszystkich rodzajów działalności dużych organizacji może być trudne, jeśli nie niemożliwe. Jeżeli weryfikator nie jest akredytowany lub licencjonowany w odniesieniu do odpowiednich kodów NACE, inni akredytowani weryfikatorzy środowiskowi powinni zostać zaangażowani we współpracę w stosownych przypadkach. Organizacja zamierzająca się zarejestrować może podjąć decyzję, czy chce zaangażować wielu akredytowanych/licencjonowanych weryfikatorów do celów art. 4 rozporządzenia w sprawie EMAS. Niezależnie od powodów takich jak brak weryfikatorów akredytowanych w odniesieniu do odpowiednich kodów NACE organizacje mogą mieć również inne powody (np. doświadczenia na szczeblu lokalnym, znajomość języków obcych lub chęć połączenia weryfikacji EMAS z certyfikacją w odniesieniu do innych norm), aby zaangażować wielu weryfikatorów.

4.4.4.

Wszyscy współpracujący weryfikatorzy muszą podpisać oświadczenie, o którym mowa w art. 25 ust. 9 rozporządzenia w sprawie EMAS, i deklarację środowiskową EMAS. Każdy weryfikator jest odpowiedzialny za wyniki tej części weryfikacji, która dotyczy jego/jej obszaru wiedzy specjalistycznej (odnoszącego się do szczegółowych kodów NACE). Praktyka podpisywania tego samego oświadczenia przez wszystkich weryfikatorów umożliwia właściwemu organowi identyfikację wszystkich zaangażowanych weryfikatorów. W związku z tym właściwy organ może sprawdzić, za pośrednictwem jednostek akredytujących i jednostek licencjonujących, czy wszyscy zaangażowani weryfikatorzy dopełnili obowiązku uprzedniego zgłoszenia, jak stwierdzono w art. 23 ust. 2 rozporządzenia w sprawie EMAS. Umożliwia to również właściwemu organowi sprawdzenie, czy kody NACE zaangażowanych weryfikatorów obejmują kody przedmiotowej organizacji.

4.4.5.

Weryfikatorzy, którzy chcą prowadzić działalność w państwach trzecich, muszą uzyskać określoną akredytację lub licencję w odniesieniu do danego państwa jako uzupełnienie ogólnej akredytacji lub licencji zgodnie z warunkami określonymi w rozporządzeniu w sprawie EMAS. Oznacza to, że muszą posiadać:

a) określoną akredytację lub licencję w odniesieniu do kodów NACE mających zastosowanie do danej organizacji;

b) znajomość i zrozumienie wymogów ustawowych, wykonawczych i administracyjnych w dziedzinie środowiska obowiązujących w państwie trzecim, w odniesieniu do którego weryfikator ubiega się o akredytację lub licencję;

c) znajomość i zrozumienie języka urzędowego państwa trzeciego, w odniesieniu do którego weryfikator ubiega się o akredytację lub licencję.

4.4.6.

Weryfikatorzy – w ramach procedury weryfikacji – sprawdzają wszystkie licencje lub zezwolenia środowiskowe mające zastosowanie do danej organizacji lub wszelkie inne rodzaje dowodów zgodnie z systemem prawnym obowiązującym w państwach objętych wnioskiem o rejestrację.

4.4.7.

W państwach trzecich weryfikator powinien, oprócz swoich normalnych obowiązków, przeprowadzić w szczególności dogłębną kontrolę zgodności z prawem organizacji i jej obiektów objętych procesem rejestracji. Co za tym idzie, biorąc pod uwagę w szczególności treść art. 13 ust. 2 lit. c) rozporządzenia w sprawie EMAS, weryfikatorzy powinni sprawdzić, czy nie ma dowodów na niezgodność z przepisami dotyczącymi środowiska. Weryfikatorzy powinny korzystać z ustaleń organów egzekwowania prawa i w związku z tym powinni kontaktować się z tymi organami w celu uzyskania szczegółowych informacji na temat zgodności z prawem. Weryfikator musi uzyskać pewność co do zgodności z prawem, na podstawie otrzymanych dowodów rzeczowych, na przykład pisemnego sprawozdania właściwego organu egzekwowania prawa. Jeżeli nie zostaną znalezione dowody na brak zgodności z prawem, należy to zgłosić w deklaracji weryfikatora środowiskowego dotyczącej czynności weryfikacyjnych i walidacyjnych (załącznik VII do rozporządzenia w sprawie EMAS). Deklaracja ta musi zostać podpisana przez weryfikatora. Weryfikator ma obowiązek sprawdzić, czy wymogi rozporządzenia w sprawie EMAS są spełnione, za pomocą standardowych technik audytu, który ma być przeprowadzony zgodnie z rozporządzeniem w sprawie EMAS. W celu zagwarantowania takiego samego poziomu jakości rejestracji obiektów w państwach trzecich jak w przypadku podobnych obiektów w UE, weryfikator może rozważyć przeprowadzenie oceny ryzyka.

4.4.8.

Zgodnie z art. 13 ust. 2 lit. d) rozporządzenia w sprawie EMAS weryfikator powinien sprawdzić, czy zainteresowane strony złożyły zasadne skargi lub czy skargi te zostały pozytywnie rozwiązane.

4.4.9.

Państwa członkowskie, które przewidują rejestrację w państwach trzecich, powinny rozważyć wprowadzenie środków w celu udoskonalenia procesu akredytacji, aby zagwarantować, że weryfikatorzy akredytowani w odniesieniu do określonych państw trzecich posiadają poziom wiedzy konieczny do sprawdzenia przestrzegania przez organizację obowiązujących przepisów krajowych w danym państwie trzecim.

4.4.10.

Państwa członkowskie, które przewidują rejestrację w państwach trzecich, mogą rozważyć wprowadzenie fakultatywnych przepisów szczegółowych mających na celu wzmocnienie kontroli przestrzegania prawa oraz zagwarantowanie, że poziom procesu rejestracji jest podobny do unijnego. Państwa członkowskie mogą w szczególności rozważyć możliwość zawierania umów (umowy dwustronne, protokoły ustaleń itp.). Tego typu umowy mogą obejmować procedurę przekazywania informacji na temat zgodności z przepisami prawa między odpowiednimi organami egzekwowania prawa w państwie trzecim oraz w państwie członkowskim oraz na temat sposobów powiadamiania właściwego organu państwa członkowskiego o naruszeniach mających zastosowanie wymogów prawnych w czasie między pierwszą rejestracją lub jej odnowieniem a kolejnym odnowieniem.

4.4.11.

Weryfikator środowiskowy powiadamia jednostkę akredytującą lub jednostkę licencjonującą państwa członkowskiego, w którym organizacja zamierza wystąpić o rejestrację lub jest zarejestrowana, o szczegółach swojej akredytacji lub licencji oraz o dacie i miejscu przeprowadzenia weryfikacji lub zatwierdzania, przynajmniej sześć tygodni przed weryfikacją lub zatwierdzeniem w państwie trzecim. Właściwy organ państwa członkowskiego, w którym obiekty te mają być zarejestrowane, może również zostać powiadomiony.

4.4.12.

Jeżeli weryfikator wykryje niezgodność w chwili rejestracji, nie podpisuje deklaracji środowiskowej EMAS ani oświadczenia, o którym mowa w art. 25 ust. 9 rozporządzenia.

4.4.13.

Jeżeli weryfikator wykryje niezgodność w okresie ważności rejestracji lub w czasie jej odnawiania, może zgłosić właściwemu organowi, że dana organizacja nie spełnia już wymagań EMAS. Podczas odnawiania rejestracji weryfikator może podpisać oświadczenie, o którym mowa w art. 25 ust. 9, oraz zaktualizowaną deklarację środowiskową EMAS jedynie w przypadku, gdy organizacja wykaże, że podjęła odpowiednie działania (tj. we współpracy z organami egzekwowania prawa) w celu zagwarantowania przywrócenia zgodności z prawem. Jeśli organizacja nie jest w stanie wykazać weryfikatorowi, że podjęła wystarczające środki w celu przywrócenia zgodności z prawem, weryfikator nie zatwierdza zaktualizowanego oświadczenia i nie podpisuje deklaracji środowiskowej EMAS.

4.5.

Proces rejestracji

4.5.1.

Organizacja powinna na wczesnym etapie kontaktować się z weryfikatorami i właściwym organem w celu wyjaśnienia zagadnień językowych w odniesieniu do dokumentów niezbędnych do rejestracji, mając na uwadze wymogi określone w art. 5 ust. 3 rozporządzenia w sprawie EMAS oraz pkt D załącznika IV do tego rozporządzenia.

4.5.2.

Przed wysłaniem wniosku o rejestrację do właściwego organu organizacja przedstawia weryfikatorowi dowody rzeczowe lub dokumenty wykazujące, że nie ma dowodów na brak zgodności z obowiązującymi wymogami prawnymi dotyczącymi środowiska naturalnego, jak opisano w sekcji 4.1.4 niniejszych wytycznych.

4.5.3.

Po spełnieniu wymagań dotyczących EMAS, w szczególności tych, które mają zastosowanie do procesu rejestracji, wymienionych w załączniku II do rozporządzenia, i po zatwierdzeniu deklaracji środowiskowej EMAS przez akredytowanego lub licencjonowanego weryfikatora organizacja przesyła właściwemu organowi formularz wniosku oraz powiązane z nim dokumenty wraz z informacjami określonymi w załącznikach VI i VII, w celu rejestracji.

4.5.4.

Właściwy organ sprawdza informacje zawarte we wniosku oraz komunikuje się w tym celu z krajową jednostką akredytującą lub licencjonującą.

4.5.5.

Krajowa jednostka akredytująca lub licencjonująca ocenia kompetencje weryfikatora środowiskowego w świetle elementów określonych w art. 20, 21 i 22 rozporządzenia w sprawie EMAS. Jeżeli kompetencje weryfikatora nie zostaną zatwierdzone, jednostka akredytująca i jednostka licencjonująca mogą nakazać weryfikatorowi, aby zapewnił zgodność z odpowiednimi wymogami i poinformować właściwy organ o tym problemie. Podobnie właściwy organ musi w każdym przypadku przesłać jednostce akredytującej lub licencjonującej wiadomość, że otrzymał wniosek o rejestrację obiektów znajdujących się w państwach trzecich. Po otrzymaniu takiej wiadomości jednostka akredytująca i jednostka licencjonująca powinny przedstawić swoje ustalenia dotyczące zaangażowanych weryfikatorów właściwemu organowi. Ułatwi to ostateczne sprawdzenie przez właściwy organ, czy weryfikatorzy uczestniczący w procedurze rejestracji są akredytowani lub licencjonowani w odniesieniu do wszystkich kodów NACE, których dotyczy proces rejestracji. Bez tej minimalnej komunikacji między właściwym organem a jednostką akredytującą i jednostką licencjonującą czynności związane z nadzorem mogłyby być zagrożone.

4.5.6.

Właściwy organ odpowiedzialny za rejestrację będzie koordynować sprawdzanie zgodności z prawem na podstawie informacji, które organizacja dostarczyła weryfikatorowi. Jedynie w przypadku gdy państwo członkowskie wprowadziło specjalne umowy z państwami trzecimi, zawierające przepisy, które umożliwiają państwu członkowskiemu kontaktowanie się z organami egzekwowania prawa w państwach trzecich, może ono bezpośrednio kontaktować się z organami egzekwowania prawa w państwach trzecich w celu sprawdzenia zgodności z prawem. W przeciwnym wypadku właściwy organ otrzymuje dowody rzeczowe lub dokumenty wykazujące zgodność z obowiązującymi wymogami prawnymi od weryfikatora i/lub organizacji.

4.6.

Usuwanie i zawieszanie rejestracji

4.6.1.

Właściwy organ przestrzega ogólnych zasad w zakresie usuwania i zawieszania rejestracji ustanowionych w rozporządzeniu w sprawie EMAS.

4.6.2.

Wszelkie skargi dotyczące zarejestrowanej organizacji muszą zostać zgłoszone właściwemu organowi.

4.6.3.

Organizacje z państw trzecich, które dążą do rejestracji w EMAS i są gotowe do rozpoczęcia procedury rejestracji, muszą być przygotowane na to, że przed podjęciem jakiejkolwiek decyzji właściwy organ może poprosić weryfikatora o zweryfikowanie potencjalnych przyczyn usunięcia lub zawieszenia, które mogły mieć miejsce w państwie trzecim, w którym znajdują się obiekty. Organizacja współpracuje i odpowiada na wszystkie pytania dotyczące ewentualnych powodów zawieszenia i usunięcia zadawane przez weryfikatora lub właściwy organ. Organizacja musi być również gotowa na poniesienie kosztów pracy weryfikatora mającej na celu wyjaśnienie sytuacji.

4.6.4.

Umowy, które były podpisywane między państwem członkowskim odpowiedzialnym za rejestrację a danym państwem trzecim, mogą zawierać przepisy szczegółowe w celu zagwarantowania monitorowania przestrzegania prawa i aktywnego przekazywania właściwemu organowi informacji o naruszeniach przez organy egzekwowania prawa w państwie trzecim.

4.6.5.

We wszystkich przypadkach, nawet jeśli takie umowy istnieją, weryfikator jest odpowiedzialny za sprawdzanie zgodności z prawem. Potencjalne skargi i przypadki niezgodności, które mogą doprowadzić do usunięcia lub zawieszenia rejestracji, muszą zostać uwzględnione w kontrolach zgodności.

4.6.6.

Organizacje pozarządowe działające w państwie trzecim mogą być konsultowane i wykorzystywane jako źródło informacji. W każdym przypadku weryfikator przedstawia właściwemu organowi wszelkie istotne informacje uzyskane w trakcie procesu weryfikacji.

4.7.

Kwestie językowe

4.7.1.

Deklarację środowiskową EMAS oraz inne odpowiednie dokumenty do celów rejestracji należy składać w języku urzędowym (językach urzędowych) państwa członkowskiego, w którym znajduje się właściwy organ (art. 5 ust. 3). Jeżeli organizacja przedstawia zbiorczą deklarację środowiskową wraz z informacjami na temat poszczególnych obiektów znajdujących się w różnych państwach trzecich, informacje te powinny dodatkowo być przedstawione w języku urzędowym (językach urzędowych) państw trzecich, w których znajdują się przedmiotowe obiekty.

5.

REJESTRACJA GLOBALNA – ORGANIZACJA POSIADAJĄCA WIELE OBIEKTÓW W PAŃSTWACH CZŁONKOWSKICH I W PAŃSTWACH TRZECICH (PRZYPADEK 3)

Rejestracja globalna EMAS oznacza rejestrację organizacji posiadającej wiele obiektów w UE i poza nią, ubiegającej się o jedną rejestrację wszystkich obiektów lub ich części w państwie członkowskim, które przewiduje rejestrację w państwach trzecich.

Rejestracja wielu obiektów w państwach członkowskich i w państwach trzecich jest skomplikowanym procesem, który stanowi połączenie dwóch wcześniej opisanych procedur: rejestracji zbiorowej w UE i rejestracji w państwach trzecich. Niniejsza sekcja wyjaśnia aspekty, które różnią się od opisanych w sekcjach 3 i 4 niniejszych wytycznych.

5.1.

Obowiązujące prawodawstwo i zgodność z prawem w państwach członkowskich i państwach trzecich

5.1.1.

Organizacje muszą zawsze przestrzegać unijnych i krajowych przepisów prawnych mających zastosowanie do obiektów objętych rejestracją w EMAS.

5.1.2.

W celu utrzymywania przez EMAS wysokiego poziomu ambicji i wiarygodności pożądane jest, aby efekty działalności środowiskowej organizacji z państw trzecich osiągały poziom jak najbliższy poziomowi wymaganemu od organizacji z UE na podstawie odpowiednich przepisów prawa europejskiego i krajowego. W związku z tym wskazane jest, aby organizacje posiadające obiekty poza Wspólnotą wymieniały w swojej deklaracji środowiskowej, oprócz odniesień do obowiązujących krajowych wymagań dotyczących środowiska, odniesienie do wymagań prawnych dotyczących środowiska mających zastosowanie do podobnych organizacji w państwie członkowskim, w którym dana organizacja zamierza ubiegać się o rejestrację (art. 4 ust. 4 rozporządzenia w sprawie EMAS). Wymagania dotyczące środowiska na tej liście powinny być wykorzystane jako punkt odniesienia przy ustalaniu dodatkowych wyższych celów w zakresie efektów działalności, lecz nie dotyczą one oceny zgodności z prawem danej organizacji.

5.1.3.

W odniesieniu do obiektów znajdujących się w państwach trzecich dokumenty poświadczające, o których mowa w art. 4 ust. 4 rozporządzenia, powinny obejmować:

– Oświadczenia organów egzekwowania prawa państwa trzeciego, w tym informacje na temat zezwoleń dotyczących środowiska mających zastosowanie do organizacji oraz stwierdzające, że brak jest dowodów na niezgodność z prawem i/lub że spółka nie jest przedmiotem procedur mających na celu egzekwowanie prawa, postępowań sądowych lub procedur składania skarg.

– Ponadto deklaracja środowiskowa powinna również w miarę możliwości zawierać tabele zawierające odsyłacze do prawodawstwa krajowego państwa trzeciego i prawodawstwa państwa, w którym organizacja składa wniosek o rejestrację, jak wspomniano w sekcji 5.1.2.

5.2.

Akredytacja i licencjonowanie

5.2.1.

Zastosowanie mają przepisy opisane w sekcji 4.2 dotyczące akredytacji i licencjonowania EMAS w państwach trzecich.

5.3.

Zadania właściwych organów

5.3.1.

Państwo członkowskie, które posiada więcej niż jeden właściwy organ, powinno określić, do którego właściwego organu należy kierować wnioski o rejestrację globalną; powinien to być ten sam właściwy organ, który został wyznaczony zgodnie z sekcją 4.3.1.

5.3.2.

Wnioski o rejestrację globalną, tj. składane przez organizacje, których obiekty znajdują się w państwach członkowskich UE oraz w państwach trzecich, są składane do dowolnego właściwego organu wyznaczonego do tego celu w jednym z państw członkowskich, w przypadku gdy spełnione są następujące warunki:

a) państwo członkowskie przewiduje rejestrację organizacji spoza UE;

b) dostępni są akredytowani lub licencjonowani weryfikatorzy do przeprowadzania weryfikacji w państwach trzecich, w których znajdują się obiekty objęte rejestracją, a także akredytacja lub licencjonowanie wspomnianych weryfikatorów obejmuje odpowiednie kody NACE.

5.3.3.

Określenie państwa członkowskiego, w którym zlokalizowany będzie właściwy organ zajmujący się tą procedurą, odbywa się na podstawie warunków zgodnie z następującym porządkiem ważności:

1) jeżeli organizacja ma siedzibę główną w państwie członkowskim, które przewiduje rejestrację w państwach trzecich, wniosek należy składać do właściwego organu w tym państwie członkowskim;

2) jeżeli siedziba główna organizacji nie znajduje się w państwie członkowskim, które przewiduje rejestrację w państwach trzecich, lecz posiada tam centrum zarządzania, wniosek należy składać do właściwego organu w tym państwie członkowskim;

3) jeżeli organizacja, która ubiega się o rejestrację globalną, nie posiada ani siedziby głównej, ani centrum zarządzania w którymkolwiek państwie członkowskim przewidującym rejestrację w państwach trzecich, wówczas organizacja musi utworzyć centrum zarządzania ad hoc w państwie członkowskim, które przewiduje rejestrację w państwach trzecich, a wniosek należy składać do właściwego organu w tym państwie członkowskim.

5.3.4.

Jeżeli wnioskiem objęte jest więcej niż jedno państwo członkowskie, musi być przestrzegana procedura koordynacji między zaangażowanymi właściwymi organami, jak ustanowiono w sekcji 3.2. Następnie wspomniany właściwy organ będzie funkcjonować jako prowadzący właściwy organ na podstawie aspektów procedury rejestracji zbiorowej w UE.

5.4.

Zadania akredytowanych lub licencjonowanych weryfikatorów

5.4.1.

Zasady ogólne stosowane w odniesieniu do weryfikatorów środowiskowych EMAS, ich akredytacji lub licencji oraz procesu weryfikacji zostały ustanowione w rozdziałach V i VI rozporządzenia w sprawie EMAS.

5.4.2.

Państwa członkowskie, które zezwalają na rejestrację w państwach trzecich, muszą wprowadzić konkretny system dla akredytacji lub licencjonowania weryfikatorów w odniesieniu do państw trzecich. Akredytacja lub licencjonowanie weryfikatora będzie odbywało się na poziomie krajowym, jako uzupełnienie ogólnej akredytacji lub licencji zgodnie z warunkami opisanymi w niniejszej sekcji.

5.4.3.

W przypadku rejestracji globalnej organizacji posiadającej wiele obiektów i rodzajów działalności akredytacja weryfikatorów musi obejmować wszystkie kody NACE obiektów i rodzajów działalności organizacji. W przypadku obiektów znajdujących się w państwach trzecich weryfikatorzy muszą być akredytowani lub licencjonowani w odniesieniu do wszystkich państw trzecich i wszystkich kodów NACE wszystkich obiektów objętych rejestracją globalną w państwie członkowskim, w którym organizacja zamierza wystąpić o rejestrację. Ze względu na potencjalnie szeroki zakres działalności organizacje mają możliwość skorzystania z usług wielu akredytowanych weryfikatorów, jeśli uznają to za stosowne. W rzeczywistości wyznaczenie jednego weryfikatora w odniesieniu do wszystkich rodzajów działalności dużych organizacji może być trudne, jeśli nie niemożliwe. Jeżeli weryfikator nie jest akredytowany lub licencjonowany w odniesieniu do odpowiednich kodów NACE lub państw, inni akredytowani weryfikatorzy środowiskowi powinni zostać zaangażowani we współpracę w stosownych przypadkach. Organizacja zamierzająca się zarejestrować może podjąć decyzję, czy chce zaangażować wielu akredytowanych/licencjonowanych weryfikatorów do celów art. 4 rozporządzenia w sprawie EMAS. Niezależnie od powodów takich jak brak weryfikatorów akredytowanych w odniesieniu do odpowiednich kodów NACE organizacje mogą mieć również inne powody (np. doświadczenia na szczeblu lokalnym, znajomość języków obcych lub chęć połączenia weryfikacji EMAS z certyfikacją w odniesieniu do innych norm), aby zaangażować wielu weryfikatorów.

5.4.4.

Wszyscy współpracujący weryfikatorzy muszą podpisać oświadczenie, o którym mowa w art. 25 ust. 9 rozporządzenia w sprawie EMAS, i deklarację środowiskową EMAS. Każdy weryfikator jest odpowiedzialny za wyniki tej części weryfikacji, która dotyczy jego/jej obszaru wiedzy specjalistycznej (odnoszącego się do szczegółowych kodów NACE). Praktyka podpisywania tego samego oświadczenia przez wszystkich weryfikatorów umożliwia prowadzącemu właściwemu organowi identyfikację wszystkich zaangażowanych weryfikatorów. W związku z tym prowadzący właściwy organ może sprawdzić, za pośrednictwem współpracujących właściwych organów (które z kolei koordynują swoje działania z jednostkami akredytującymi i jednostkami licencjonującymi), czy wszyscy zaangażowani weryfikatorzy dopełnili obowiązku uprzedniego zgłoszenia, jak stanowi art. 23 ust. 2 rozporządzenia w sprawie EMAS. Umożliwia to również prowadzącemu właściwemu organowi sprawdzenie, czy kody NACE zaangażowanych weryfikatorów obejmują kody przedmiotowych organizacji.

5.4.5.

Weryfikatorzy, którzy chcą prowadzić działalność w państwach trzecich, muszą uzyskać określoną akredytację lub licencję w odniesieniu do danego państwa jako uzupełnienie ogólnej akredytacji lub licencji, zgodnie z warunkami określonymi w rozporządzeniu w sprawie EMAS. Oznacza to, że muszą posiadać:

a) określoną akredytację lub licencję w odniesieniu do kodów NACE mających zastosowanie do danej organizacji;

b) znajomość i zrozumienie wymogów ustawowych, wykonawczych i administracyjnych w dziedzinie środowiska obowiązujących w państwie trzecim, w odniesieniu do którego weryfikator ubiega się o akredytację lub licencję;

c) znajomość i zrozumienie języka urzędowego państwa trzeciego, w odniesieniu do którego weryfikator ubiega się o akredytację lub licencję.

5.4.6.

Weryfikatorzy – w ramach procedury weryfikacji – sprawdzają wszystkie licencje lub zezwolenia środowiskowe mające zastosowanie do danej organizacji lub wszelkie inne rodzaje dowodów zgodnie z systemem prawnym obowiązującym w państwach objętych wnioskiem o rejestrację.

5.4.7.

W państwach trzecich weryfikator powinien, oprócz swoich normalnych obowiązków, przeprowadzić w szczególności dogłębną kontrolę zgodności z prawem organizacji i jej obiektów objętych procesem rejestracji. Co za tym idzie, biorąc pod uwagę w szczególności treść art. 13 ust. 2 lit. c) rozporządzenia w sprawie EMAS, weryfikatorzy powinni sprawdzić, czy nie ma dowodów na niezgodność z przepisami dotyczącymi środowiska. Weryfikatorzy powinny korzystać z ustaleń organów egzekwowania prawa i w związku z tym powinni kontaktować się z tymi organami w celu uzyskania szczegółowych informacji na temat zgodności z prawem. Weryfikator musi uzyskać pewność co do zgodności z prawem, na podstawie otrzymanych dowodów rzeczowych, na przykład pisemnego sprawozdania właściwego organu egzekwowania prawa. Jeżeli nie zostaną znalezione dowody na brak zgodności z prawem, należy to zgłosić w deklaracji weryfikatora środowiskowego dotyczącej czynności weryfikacyjnych i walidacyjnych (załącznik VII do rozporządzenia w sprawie EMAS). Deklaracja ta musi zostać podpisana przez weryfikatora. Weryfikator ma obowiązek sprawdzić, czy wymagania rozporządzenia w sprawie EMAS są spełnione za pomocą standardowych technik audytu. W celu zagwarantowania takiego samego poziomu jakości rejestracji obiektów w państwach trzecich jak w przypadku podobnych obiektów objętych rejestracją w UE, weryfikator może rozważyć przeprowadzenie oceny ryzyka.

5.4.8.

Zgodnie z art. 13 ust. 2 lit. d) rozporządzenia w sprawie EMAS weryfikator powinien sprawdzić, czy zainteresowane strony złożyły zasadne skargi lub czy skargi te zostały pozytywnie rozwiązane.

5.4.9.

Państwa członkowskie, które przewidują rejestrację w państwach trzecich (a co za tym idzie rejestrację globalną), powinny rozważyć wprowadzenie środków w celu udoskonalenia procesu akredytacji, aby zagwarantować, że weryfikatorzy akredytowani w odniesieniu do określonych państw trzecich posiadają poziom wiedzy konieczny do sprawdzenia przestrzegania przez organizację obowiązujących przepisów krajowych w danym państwie trzecim.

5.4.10.

Państwa członkowskie, które przewidują rejestrację globalną, mogą rozważyć wprowadzenie fakultatywnych przepisów szczegółowych mających na celu wzmocnienie kontroli przestrzegania prawa oraz zagwarantowanie, że poziom procesu rejestracji jest podobny do unijnego. Państwa członkowskie mogą w szczególności rozważyć możliwość zawierania umów (umowy dwustronne, protokoły ustaleń itp.). Tego typu umowy mogą obejmować procedurę przekazywania informacji na temat zgodności z przepisami prawa między odpowiednimi organami egzekwowania prawa w państwie trzecim oraz w państwie członkowskim oraz na temat sposobów powiadamiania właściwego organu państwa członkowskiego o naruszeniach mających zastosowanie wymogów prawnych w czasie między pierwszą rejestracją lub jej odnowieniem a kolejnym odnowieniem.

5.4.11.

Weryfikator środowiskowy powiadamia jednostkę akredytującą lub jednostkę licencjonującą państwa członkowskiego, w którym organizacja zamierza wystąpić o rejestrację lub jest zarejestrowana, o szczegółach swojej akredytacji lub licencji oraz o dacie i miejscu przeprowadzenia weryfikacji lub zatwierdzania, przynajmniej sześć tygodni przed weryfikacją lub zatwierdzeniem w państwie trzecim. Ponadto weryfikatorzy powiadamiają o szczegółach swojej akredytacji lub licencji wszystkie jednostki akredytujące lub licencjonujące państw członkowskich, w których znajdują się przedmiotowe obiekty.

5.4.12.

Jeżeli weryfikator wykryje niezgodność w chwili rejestracji, nie podpisuje deklaracji środowiskowej EMAS ani oświadczenia, o którym mowa w art. 25 ust. 9 rozporządzenia.

5.4.13.

Jeżeli weryfikator wykryje niezgodność w okresie ważności rejestracji lub w czasie jej odnawiania, może zgłosić właściwemu organowi, że dana organizacja nie spełnia już wymagań EMAS. Podczas odnawiania rejestracji weryfikator może podpisać oświadczenie, o którym mowa w art. 25 ust. 9, oraz zaktualizowaną deklarację środowiskową EMAS jedynie w przypadku, gdy organizacja wykaże, że podjęła odpowiednie działania (tj. we współpracy z organami egzekwowania prawa) w celu zagwarantowania przywrócenia zgodności z prawem. Jeśli organizacja nie jest w stanie wykazać weryfikatorowi, że podjęła wystarczające środki w celu przywrócenia zgodności z prawem, weryfikator nie zatwierdza zaktualizowanego oświadczenia i nie podpisuje deklaracji środowiskowej EMAS.

5.5.

Proces rejestracji

5.5.1.

Organizacja powinna na wczesnym etapie kontaktować się z weryfikatorami i właściwym organem w celu wyjaśnienia zagadnień językowych w odniesieniu do dokumentów niezbędnych do rejestracji, mając na uwadze wymogi określone w art. 5 ust. 3 rozporządzenia w sprawie EMAS oraz pkt D załącznika IV do tego rozporządzenia.

5.5.2.

Organizacja dostarcza dowody rzeczowe wykazujące spełnienie przez nią obowiązujących wymagań prawnych, jak opisano w sekcji 5.1.3.

5.5.3.

Po spełnieniu wymagań dotyczących EMAS, w szczególności tych, które mają zastosowanie do procesu rejestracji, wymienionych w załączniku II do rozporządzenia, i po zatwierdzeniu deklaracji środowiskowej EMAS przez akredytowanego lub licencjonowanego weryfikatora organizacja przesyła (prowadzącemu) właściwemu organowi formularz wniosku oraz powiązane z nim dokumenty wraz z informacjami określonymi w załącznikach VI i VII, w celu rejestracji.

5.5.4.

Właściwy organ odpowiedzialny za rejestrację sprawdza informacje zawarte we wniosku i w tym celu komunikuje się z krajową jednostką akredytacyjną lub licencjonującą oraz, w stosownych przypadkach, z innymi zaangażowanymi właściwymi organami. W razie potrzeby weryfikator odpowiedzialny za weryfikację może brać udział w tej komunikacji. Komunikacja może być prowadzona przy użyciu zwykłej poczty, poczty elektronicznej lub faksu, przy czym należy przechowywać jej pisemne dowody.

5.5.5.

Krajowe jednostki akredytujące lub licencjonujące we wszystkich zainteresowanych państwach członkowskich oceniają kompetencje weryfikatora środowiskowego w świetle elementów określonych w art. 20, 21 i 22 rozporządzenia w sprawie EMAS. Jeżeli kompetencje weryfikatora nie zostaną zatwierdzone, jednostka akredytująca i jednostka licencjonująca mogą nakazać weryfikatorowi, aby zapewnił zgodność z odpowiednimi wymogami i poinformować krajowy właściwy organ o tym problemie. Podobnie właściwy organ musi w każdym przypadku przesłać jednostce akredytującej lub licencjonującej wiadomość, że otrzymał wniosek o rejestrację obiektów. Po otrzymaniu takiej wiadomości jednostka akredytująca i jednostka licencjonująca powinny przedstawić krajowemu właściwemu organowi swoje ustalenia dotyczące zaangażowanych weryfikatorów. Wszystkie zaangażowane właściwe organy krajowe z kolei informują o tym prowadzący właściwy organ. Ułatwi to ostateczne sprawdzenie przez zaangażowane właściwe organy i prowadzący właściwy organ, czy weryfikatorzy uczestniczący w procedurze rejestracji są akredytowani lub licencjonowani w odniesieniu do wszystkich kodów NACE, których dotyczy proces rejestracji. Bez tej minimalnej komunikacji między właściwymi organami a jednostką akredytującą i jednostką licencjonującą czynności związane z nadzorem mogłyby być zagrożone.

5.5.6.

Właściwy organ odpowiedzialny za rejestrację będzie koordynować sprawdzanie zgodności z prawem na podstawie informacji, które organizacja dostarczyła weryfikatorowi. Jedynie w przypadku, gdy państwo członkowskie wprowadziło specjalne umowy z państwami trzecimi, zawierające przepisy, które umożliwiają państwu członkowskiemu kontaktowanie się z organami egzekwowania prawa w państwach trzecich, może ono bezpośrednio kontaktować się z organami egzekwowania prawa w państwach trzecich w celu sprawdzenia zgodności z prawem. W przeciwnym wypadku właściwy organ otrzymuje dowody rzeczowe lub dokumenty wykazujące zgodność z obowiązującymi wymogami prawnymi od weryfikatora i/lub organizacji.

5.5.7.

W stosowanych przypadkach po podjęciu decyzji o rejestracji prowadzący właściwy organ informuje wszystkie zaangażowane właściwe organy krajowe, które z kolei informują swoje odpowiednie organy egzekwowania prawa.

5.5.8.

W przypadku gdy w procedurę rejestracji zaangażowanych jest kilka właściwych organów, zastosowanie mają warunki dotyczące opłat, jak opisano w sekcji 3.4.

5.6.

Usuwanie i zawieszanie rejestracji

5.6.1.

Właściwy organ przestrzega ogólnych zasad w zakresie usuwania i zawieszania rejestracji ustanowionych w rozporządzeniu w sprawie EMAS.

5.6.2.

Wszelkie skargi dotyczące zarejestrowanej organizacji muszą zostać zgłoszone właściwemu organowi.

5.6.3.

Organizacje z państw trzecich, które dążą do rejestracji w EMAS i są gotowe do rozpoczęcia procedury rejestracji, muszą być przygotowane na to, że przed podjęciem jakiejkolwiek decyzji właściwy organ może poprosić weryfikatora o zweryfikowanie potencjalnych przyczyn usunięcia lub zawieszenia, które mogły mieć miejsce w państwie trzecim, w którym znajdują się obiekty. Organizacja współpracuje i odpowiada na wszystkie pytania dotyczące ewentualnych powodów zawieszenia i usunięcia zadawane przez weryfikatora lub właściwy organ. Organizacja musi być również gotowa na poniesienie kosztów pracy weryfikatora mającej na celu wyjaśnienie sytuacji.

5.6.4.

We wszystkich przypadkach, nawet jeśli takie umowy istnieją, weryfikator jest odpowiedzialny za sprawdzanie zgodności z prawem. Potencjalne skargi i przypadki niezgodności, które mogą doprowadzić do usunięcia lub zawieszenia rejestracji, muszą zostać uwzględnione w kontrolach zgodności.

5.6.5.

Organizacje pozarządowe działające w państwie trzecim mogą być konsultowane i wykorzystywane jako źródło informacji. W każdym przypadku weryfikator przedstawia właściwemu organowi wszelkie istotne informacje uzyskane w trakcie procesu weryfikacji.

5.7.

Kwestie językowe

5.7.1.

Deklarację środowiskową EMAS oraz inne odpowiednie dokumenty należy składać w języku urzędowym (językach urzędowych) państwa członkowskiego, w którym znajduje się prowadzący właściwy organ (art. 5 ust. 3). Ponadto jeżeli organizacja przedstawia zbiorczą deklarację środowiskową wraz z informacjami na temat poszczególnych obiektów, informacje dotyczące obiektów znajdujących się w UE powinny być podane w języku urzędowym (jednym z języków urzędowych) państw członkowskich, w których znajdują się obiekty, a informacje dotyczące obiektów znajdujących się w państwach trzecich powinny być w miarę możliwości podane w języku urzędowym (jednym z języków urzędowych) odpowiednich państw trzecich.