I.

Wymogi i kryteria oceny dotyczące funkcji zarządzania

1.

Przywództwo – zaangażowanie w rozwój i wdrażanie systemu utrzymania organizacji oraz w ciągłe udoskonalanie jego efektywności

Organizacja musi posiadać procedury mające na celu:

a) ustanowienie polityki dotyczącej utrzymania, adekwatnej do typu organizacji i zakresu usług oraz zatwierdzonej przez dyrektora naczelnego organizacji lub jego przedstawiciela;

b) dopilnowanie, aby ustanowione zostały cele w zakresie bezpieczeństwa, stosownie do ram prawnych i zgodnie z typem organizacji, zakresem i odnośnym ryzykiem;

c) dokonywanie oceny ogólnych wyników działań w zakresie bezpieczeństwa w związku z jej celami w zakresie bezpieczeństwa;

d) opracowywanie planów i procedur mających na celu realizowanie jej celów dotyczących bezpieczeństwa;

e) zapewnienie dostępności zasobów niezbędnych do przeprowadzenia wszystkich procesów w celu spełnienia wymogów określonych w niniejszym załączniku;

f) określanie wpływu innych działań zarządczych na system utrzymania i zarządzanie nim;

g) dopilnowanie, aby kadra kierownicza wyższego szczebla była świadoma rezultatów monitorowania wyników działań i audytów oraz aby przyjęła ogólną odpowiedzialność za wprowadzanie zmian w systemie utrzymania;

h) dopilnowanie, aby personel i przedstawiciele personelu byli odpowiednio reprezentowani oraz by konsultowano się z nimi w sprawie określania, opracowywania, monitorowania i poddawania przeglądowi aspektów bezpieczeństwa wszystkich powiązanych procesów, w które może być zaangażowany personel.

2.

Ocena ryzyka – kompleksowe podejście ukierunkowane na ocenę ryzyka związanego z utrzymaniem wagonów towarowych, w tym ryzyka wynikającego bezpośrednio z procesów operacyjnych oraz działań innych organizacji lub osób, a także na określenie odpowiednich środków kontroli ryzyka

2.1.

Organizacja musi posiadać stosowne procedury mające na celu:

a) analizowanie ryzyka związanego z zakresem prowadzonych przez nią operacji, w tym ryzyka wynikającego z usterek i niezgodności konstrukcyjnych lub nieprawidłowości w całym cyklu eksploatacyjnym;

b) szacowanie ryzyka, o którym mowa w lit. a);

c) opracowywanie i wdrażanie środków kontroli ryzyka.

2.2.

Organizacja musi posiadać stosowne procedury i uzgodnienia w celu rozpoznawania potrzeb i zaangażowania we współpracę z posiadaczami, przedsiębiorstwami kolejowymi, zarządcami infrastruktury lub innymi zainteresowanymi stronami.

2.3.

Organizacja musi posiadać procedury w zakresie oceny ryzyka do celów zarządzania zmianami dotyczącymi wyposażenia, procedur, organizacji, obsady stanowisk lub interfejsów, a także stosowania rozporządzenia Komisji (WE) nr 352/2009 (¹).

2.4.

W przypadku dokonywania oceny ryzyka organizacja musi posiadać procedury mające na celu uwzględnienie potrzeby określenia, zapewnienia i utrzymania odpowiedniego środowiska pracy, zgodnego z prawodawstwem unijnym i ustawodawstwem krajowym, w szczególności z dyrektywą Rady 89/391/EWG (²).

3.

Monitorowanie – kompleksowe podejście ukierunkowane na zapewnienie wdrożenia środków kontroli ryzyka, prawidłowo działających i umożliwiających osiągnięcie celów organizacji

3.1.

Organizacja musi posiadać procedurę do celów regularnego gromadzenia, monitorowania i analizowania stosownych danych dotyczących bezpieczeństwa, w tym:

a) wydajności odpowiednich procesów;

b) wyników procesów (w tym wszystkich usług i produktów zleconych innym podmiotom);

c) efektywności uzgodnień w zakresie kontroli ryzyka;

d) informacji dotyczących doświadczenia, nieprawidłowości, usterek i napraw wynikających z codziennej eksploatacji i utrzymania.

3.2.

Organizacja musi posiadać procedury mające na celu zapewnienie zgłaszania, rejestrowania, badania i analizowania wypadków, incydentów, zdarzeń potencjalnie wypadkowych oraz innych niebezpiecznych zdarzeń.

3.3.

Na potrzeby okresowego przeglądu wszystkich procesów organizacja musi posiadać wewnętrzny system audytu, który jest niezależny i bezstronny oraz działa w przejrzysty sposób. W ramach wspomnianego systemu muszą być wdrożone procedury mające na celu:

a) opracowanie planu audytu wewnętrznego, który może być poprawiany w zależności od wyników poprzednich audytów oraz monitorowania wyników działań;

b) analizowanie i ocenę wyników audytów;

c) proponowanie i wdrażanie konkretnych działań lub środków naprawczych;

d) weryfikowanie efektywności wcześniejszych środków lub działań.

4.

Ciągłe udoskonalanie – kompleksowe podejście ukierunkowane na analizowanie informacji gromadzonych poprzez regularne monitorowanie i prowadzenie audytów lub informacji pochodzących z innych odpowiednich źródeł, a także na wykorzystywanie wyników do uczenia się i przyjmowania środków zapobiegawczych lub naprawczych w celu utrzymywania lub podnoszenia poziomu bezpieczeństwa

Organizacja musi posiadać procedury w celu dopilnowania, aby:

a) wykryte niedociągnięcia były korygowane;

b) nowe osiągnięcia w dziedzinie bezpieczeństwa były wdrażane;

c) ustalenia audytów wewnętrznych były wykorzystywane do wprowadzania udoskonaleń w systemie;

d) działania zapobiegawcze lub naprawcze były wdrażane, gdy to niezbędne, w celu zapewnienia zgodności systemu kolejowego z normami i innymi wymogami przez cały okres eksploatacyjny wyposażenia i operacji;

e) istotne informacje dotyczące dochodzenia i przyczyn wypadków, incydentów, zdarzeń potencjalnie wypadkowych oraz innych niebezpiecznych zdarzeń były wykorzystywane do uczenia się oraz – w stosownych przypadkach – przyjmowania środków ukierunkowanych na podniesienie poziomu bezpieczeństwa;

f) stosowne zalecenia ze strony krajowych organów ds. bezpieczeństwa i krajowych organów zajmujących się badaniem przyczyn wypadków oraz wynikające z dochodzeń branżowych lub wewnętrznych były oceniane i w stosownym przypadkach wykonywane;

g) stosowne sprawozdania i informacje ze strony przedsiębiorstw kolejowych, zarządców infrastruktury i posiadaczy lub pochodzące z innych odpowiednich źródeł były rozpatrywane i brane pod uwagę.

5.

Struktura i odpowiedzialność – kompleksowe podejście ukierunkowane na określenie zakresu odpowiedzialności jednostek i zespołów, co ma na celu niezawodną realizację celów organizacji w zakresie bezpieczeństwa

5.1.

Organizacja musi posiadać procedury mające na celu przydzielanie odpowiedzialności za wszystkie odpowiednie procesy w obrębie organizacji.

5.2.

Organizacja musi posiadać procedury mające na celu wyraźne określenie związanych z bezpieczeństwem obszarów odpowiedzialności, podział odpowiedzialności pomiędzy poszczególne związane z nimi funkcje, a także wzajemne oddziaływania między nimi. Obejmować to będzie określone powyżej procedury pomiędzy organizacją i posiadaczami oraz – w stosownych przypadkach – przedsiębiorstwami kolejowymi i zarządcami infrastruktury.

5.3.

Organizacja musi posiadać procedury mające na celu dopilnowanie, aby personel, któremu powierzono obowiązki w obrębie organizacji, posiadał uprawnienia, kompetencje i wystarczające zasoby do wykonywania swoich funkcji. Odpowiedzialność i kompetencje powinny być spójne i możliwe do pogodzenia z daną rolą, a powierzenie obowiązków musi mieć formę pisemną.

5.4.

Organizacja musi posiadać procedury mające na celu zapewnienie koordynacji działań związanych z odpowiednimi procesami w obrębie organizacji.

5.5.

Organizacja musi posiadać procedury mające na celu rozliczanie osób pełniących role w zakresie zarządzania bezpieczeństwem za ich skuteczność działania.

6.

Zarządzanie kompetencjami – kompleksowe podejście ukierunkowane na dopilnowanie, aby pracownicy posiadali kompetencje wymagane do osiągnięcia celów organizacji w sposób bezpieczny, efektywny i wydajny w każdych okolicznościach

6.1.

Organizacja musi utworzyć system zarządzania kompetencjami, zapewniający:

a) określenie stanowisk, które obejmują odpowiedzialność za prowadzenie w obrębie systemu wszystkich procesów niezbędnych do spełnienia wymogów określonych w niniejszym załączniku;

b) określenie stanowisk, w ramach których wykonywane są zadania związane z bezpieczeństwem;

c) przydzielanie personelowi odpowiednich kompetencji w odniesieniu do stosownych zadań.

6.2.

W obrębie systemu zarządzania kompetencjami istniejącego w organizacji muszą istnieć procedury w zakresie zarządzania kompetencjami personelu, które obejmują co najmniej:

a) określanie wiedzy, umiejętności i doświadczenia wymaganych w związku z zadaniami związanymi z bezpieczeństwem jako odpowiednie z punktu widzenia zakresu odpowiedzialności;

b) zasady selekcji, w tym podstawowy poziom wykształcenia, predyspozycje intelektualne i sprawność fizyczna;

c) wstępne szkolenie i kwalifikacje lub certyfikacja nabytych kompetencji i umiejętności;

d) zagwarantowanie, by wszyscy członkowie personelu byli świadomi istotności i wagi swoich działań oraz tego, w jaki sposób przyczyniają się do osiągnięcia celów w zakresie bezpieczeństwa;

e) bieżące szkolenia i okresowe aktualizowanie dotychczasowej wiedzy i umiejętności;

f) w stosownych przypadkach – okresowe kontrole kompetencji, predyspozycji intelektualnych i sprawności fizycznej;

g) w zależności od potrzeb – środki specjalne w razie wypadków lub incydentów, lub długiej nieobecności w pracy.

7.

Informacja – kompleksowe podejście ukierunkowane na dopilnowanie, aby istotne informacje były dostępne dla osób wydających opinie i decyzje na wszystkich szczeblach organizacji

7.1.

Organizacja musi posiadać procedury mające na celu określenie kanałów sprawozdawczych, dzięki którym w obrębie samego podmiotu oraz w ramach jego stosunków z innymi uczestnikami, w tym z zarządcami infrastruktury, przedsiębiorstwami kolejowymi i posiadaczami, informacje dotyczące wszystkich odpowiednich procesów będą w sposób należyty wymieniane oraz przedkładane osobie odgrywającej właściwą rolę zarówno w obrębie swojej własnej organizacji, jak i w innych organizacjach, niezwłocznie i w sposób jasny.

7.2.

Mając na względzie zapewnienie właściwej wymiany informacji, organizacja musi posiadać procedury w zakresie:

a) odbioru i przetwarzania określonych informacji;

b) określania, tworzenia i rozpowszechniania określonych informacji;

c) udostępniania wiarygodnych i aktualnych informacji.

7.3.

Organizacja musi posiadać procedury mające na celu dopilnowanie, aby najważniejsze informacje operacyjne były:

a) istotne i potwierdzone;

b) ścisłe;

c) kompletne;

d) odpowiednio zaktualizowane;

e) kontrolowane;

f) spójne i łatwe do zrozumienia (z uwzględnieniem używanego języka);

g) przekazane do wiadomości personelu przed ich wykorzystaniem;

h) łatwo dostępne dla personelu, któremu w razie potrzeby należy udostępnić kopie.

7.4.

Wymogi określone w pkt 7.1, 7.2 i 7.3 stosuje się w szczególności w odniesieniu do następujących informacji operacyjnych:

a) kontrole ścisłości i kompletności krajowych rejestrów pojazdów w zakresie identyfikowania (w tym środków) oraz rejestracji wagonów towarowych, które dana organizacja utrzymuje;

b) dokumentacja dotycząca utrzymania;

c) informacje dotyczące wsparcia udzielonego posiadaczom oraz – w stosownych przypadkach – innym stronom, w tym przedsiębiorstwom kolejowym lub zarządcom infrastruktury;

d) informacje dotyczące kwalifikacji personelu oraz późniejszego nadzoru sprawowanego w ramach rozwoju utrzymania;

e) informacje dotyczące eksploatacji (w tym przebiegu, typu i zakresu działań, zdarzeń lub incydentów) oraz wnioski przedsiębiorstw kolejowych, posiadaczy i zarządców infrastruktury;

f) zapisy dotyczące przeprowadzonego utrzymania, w tym informacje w sprawie usterek wykrytych podczas kontroli oraz działań naprawczych podjętych przez przedsiębiorstwa kolejowe lub przez zarządców infrastruktury, np. kontroli i monitorowania podjętych przed odjazdem pociągu lub podczas jazdy;

g) dopuszczenie do użytkowania i przywrócenie do eksploatacji;

h) zamówienia dotyczące utrzymania;

i) informacje techniczne przekazywane przedsiębiorstwom kolejowym, zarządcom infrastruktury oraz posiadaczom w odniesieniu do instrukcji utrzymania;

j) pilne informacje dotyczące sytuacji, w których możliwość poruszania się w bezpieczny sposób jest zagrożona; informacje te mogą obejmować:

(i) nakładanie ograniczeń na użytkowanie lub szczególne warunki eksploatacyjne w odniesieniu do wagonów towarowych, które dana organizacja utrzymuje, lub innych wagonów z tej samej serii, nawet jeżeli są utrzymywane przez inne podmioty odpowiedzialne za utrzymanie; wspomniane informacje należy także współdzielić ze wszystkimi zaangażowanymi stronami;

(ii) pilne informacje dotyczące kwestii związanych z bezpieczeństwem stwierdzonych w czasie utrzymania, np. usterek wykrytych w elemencie powszechnie używanym w szeregu typów lub serii pojazdów;

k) wszelkie istotne informacje lub dane potrzebne w celu przedłożenia rocznego sprawozdania z utrzymania organowi certyfikującemu oraz odpowiednim klientom (w tym posiadaczom); wspomniane sprawozdanie należy także udostępnić na żądanie krajowym organom ds. bezpieczeństwa.

8.

Dokumentacja – kompleksowe podejście ukierunkowane na zapewnienie identyfikowalności wszystkich istotnych informacji

8.1.

Organizacja musi posiadać odpowiednie procedury w celu dopilnowania, aby wszystkie odpowiednie procesy były w należyty sposób udokumentowane.

8.2.

Organizacja musi posiadać odpowiednie procedury w zakresie:

a) regularnego monitorowania i aktualizowania całej stosownej dokumentacji;

b) formatowania, tworzenia i rozprowadzania całej stosownej dokumentacji oraz zarządzania zmianami w niej;

c) odbioru, gromadzenia i archiwizowania całej stosownej dokumentacji.

9.

Działania w zakresie zlecania – kompleksowe podejście ukierunkowane na zapewnienie odpowiedniego zarządzania działaniami zleconymi podwykonawcom, tak by osiągnąć cele organizacji

9.1.

Organizacja musi posiadać procedury mające na celu dopilnowanie, aby produkty i usługi związane z bezpieczeństwem zostały zidentyfikowane.

9.2.

W przypadku korzystania z wykonawców lub dostawców w odniesieniu do produktów i usług związanych z bezpieczeństwem organizacja musi posiadać procedury mające na celu sprawdzanie w czasie selekcji, czy:

a) wykonawcy, podwykonawcy i dostawcy posiadają odpowiednie kwalifikacje;

b) wykonawcy, podwykonawcy i dostawcy posiadają odpowiedni i udokumentowany system utrzymania i zarządzania.

9.3.

Organizacja musi posiadać procedurę mającą na celu określenie wymogów, które muszą spełniać wspomniani wykonawcy i dostawcy.

9.4.

Organizacja musi posiadać procedury mające na celu monitorowanie wiedzy dostawców lub wykonawców na temat ryzyka, jakie ich działania pociągają za sobą w odniesieniu do operacji prowadzonych przez organizację.

9.5.

W przypadku gdy system utrzymania lub zarządzania danego wykonawcy lub dostawcy jest certyfikowany, proces monitorowania określony w pkt 3 może być ograniczony do wyników zleconych procesów operacyjnych, o których mowa w pkt 3.1 lit. b).

9.6.

Należy wyraźnie określić, znać i przydzielić w umowie pomiędzy kontrahentami co najmniej podstawowe zasady dotyczące przedstawionych poniżej procesów:

a) zakres odpowiedzialności i zadania związane z kwestiami bezpieczeństwa kolei;

b) obowiązki związane z przekazywaniem istotnych informacji pomiędzy obiema stronami;

c) identyfikowalność dokumentów dotyczących bezpieczeństwa.

II.

Wymogi i kryteria oceny w odniesieniu do funkcji rozwoju utrzymania

1.

Organizacja musi posiadać procedurę mającą na celu określenie wszystkich działań związanych z utrzymaniem, wywierających wpływ na bezpieczeństwo oraz na elementy istotne ze względów bezpieczeństwa, oraz zarządzanie takimi działaniami.

2.

Organizacja musi posiadać procedury mające na celu zagwarantowanie spełnienia zasadniczych wymagań w zakresie interoperacyjności, w tym aktualizacje w ciągu całego cyklu eksploatacyjnego, poprzez:

a) zapewnienie zgodności ze specyfikacjami dotyczącymi podstawowych parametrów interoperacyjności, podanymi w odpowiednich technicznych specyfikacjach interoperacyjności (TSI);

b) weryfikowanie we wszystkich okolicznościach spójności dokumentacji utrzymania z zezwoleniem na dopuszczenie do użytkowania (w tym z ewentualnymi wymogami krajowego organu ds. bezpieczeństwa), deklaracjami zgodności z TSI, deklaracjami weryfikacji oraz dokumentacją techniczną;

c) zarządzanie wszelkiego rodzaju wymianami w ramach utrzymania zgodnie z wymogami dyrektywy 2008/57/WE oraz odpowiednich TSI;

d) określanie potrzeby przeprowadzenia oceny ryzyka co do ewentualnego wpływu przedmiotowej wymiany na bezpieczeństwo systemu kolei;

e) zarządzanie konfiguracją wszystkich zmian technicznych wywierających wpływ na integralność systemu pojazdu.

3.

Organizacja musi posiadać procedurę w zakresie projektowania i wspierania wdrożenia instalacji, wyposażenia i narzędzi niezbędnych do przeprowadzania utrzymania i specjalnie opracowanych do tego celu. Organizacja musi posiadać procedurę kontroli, czy te instalacje, wyposażenie i narzędzia są używane, przechowywane i utrzymywane zgodnie ze swoim harmonogramem utrzymania oraz stosownie do wymogów związanych z ich utrzymaniem.

4.

W przypadku rozpoczynania eksploatacji wagonów towarowych organizacja musi posiadać procedury mające na celu:

a) uzyskanie wstępnej dokumentacji oraz zgromadzenie wystarczających informacji na temat planowanej eksploatacji;

b) przeprowadzenie analizy wstępnej dokumentacji oraz przekazanie pierwszej dokumentacji utrzymania, biorąc także pod uwagę obowiązki zawarte we wszystkich powiązanych gwarancjach;

c) zapewnienie prawidłowego wdrożenia pierwszej dokumentacji utrzymania.

5.

Aby zapewnić aktualność dokumentacji utrzymania przez cały cykl eksploatacyjny wagonu towarowego, organizacja musi posiadać procedury mające na celu:

a) gromadzenie przynajmniej istotnych informacji dotyczących:

(i) rodzaju i zakresu faktycznie przeprowadzonych operacji, w tym między innymi zdarzeń eksploatacyjnych, które mogą ewentualnie wywierać wpływ na integralność bezpieczeństwa wagonu towarowego;

(ii) typu i zakresu planowanej eksploatacji;

(iii) faktycznie przeprowadzonego utrzymania;

b) określenie potrzeby dokonywania aktualizacji, przy uwzględnieniu wartości dopuszczalnych w odniesieniu do interoperacyjności;

c) składanie wniosków dotyczących zmian i ich realizacji oraz ich zatwierdzanie, z zamiarem podjęcia decyzji opartej na wyraźnie określonych kryteriach, przy uwzględnieniu ustaleń z oceny ryzyka;

d) zapewnienie prawidłowego wdrożenia zmian.

6.

W przypadku stosowania procesu w zakresie zarządzania kompetencjami w ramach funkcji rozwoju utrzymania należy uwzględnić co najmniej wymienione poniżej działania wywierające wpływ na bezpieczeństwo:

a) ocena znaczenia zmian w dokumentacji utrzymania oraz proponowanych wymian w ramach utrzymania;

b) dziedziny inżynieryjne wymagane do celów zarządzania opracowanie dokumentacji utrzymania i jej zmianami oraz rozwojem, oceną, walidacją oraz zatwierdzeniem wymian w ramach utrzymania;

c) techniki łączenia (w tym spawanie i klejenie), systemy hamulcowe, zestawy kołowe i urządzenia cięgłowe, techniki badania nieniszczącego oraz działania związane z utrzymaniem w odniesieniu do poszczególnych elementów wagonów towarowych, przeznaczonych do przewozu towarów niebezpiecznych, takich jak zbiorniki i zawory.

7.

W przypadku stosowania procesu w zakresie dokumentacji w ramach funkcji rozwoju utrzymania należy zagwarantować identyfikowalność przynajmniej następujących elementów:

a) dokumentacja dotycząca rozwoju, oceny, walidacji i zatwierdzania wymiany w ramach utrzymania;

b) konfiguracja pojazdów, co obejmuje między innymi elementy związane z bezpieczeństwem;

c) zapisy dotyczące przeprowadzonego utrzymania;

d) wyniki badań dotyczących korzyści z doświadczenia;

e) wszystkie kolejne wersje dokumentacji utrzymania, w tym ocena ryzyka;

f) sprawozdania w sprawie kompetencji i nadzoru w zakresie przeprowadzania utrzymania oraz zarządzania utrzymaniem taboru;

g) informacje techniczne przekazywane w celu udzielenia wsparcia posiadaczom, przedsiębiorstwom kolejowym i zarządcom infrastruktury.

III.

Wymogi i kryteria oceny dotyczące funkcji zarządzania utrzymaniem taboru

1.

Organizacja musi posiadać procedurę umożliwiającą sprawdzenie kompetencji, dostępności i zdolności podmiotu odpowiedzialnego za przeprowadzanie utrzymania przed złożeniem zleceń dotyczących utrzymania. Oznacza to, że warsztaty utrzymaniowe muszą posiadać należyte kwalifikacje do podejmowania decyzji w sprawie wymogów dotyczących kompetencji technicznych w ramach funkcji przeprowadzania utrzymania.

2.

Organizacja musi posiadać procedurę w zakresie tworzenia pakietu roboczego oraz wystawienia i złożenia zlecenia dotyczącego utrzymania.

3.

Organizacja musi posiadać procedurę umożliwiającą odesłanie wagonów towarowych do utrzymania w odpowiednim czasie.

4.

Organizacja musi posiadać procedurę umożliwiającą zarządzanie wycofywaniem wagonów towarowych z eksploatacji w związku z utrzymaniem lub w przypadku stwierdzenia usterek.

5.

Organizacja musi posiadać procedurę umożliwiającą określenie niezbędnych środków kontroli stosowanych do przeprowadzonego utrzymania oraz do dopuszczenia wagonów towarowych do użytkowania.

6.

Organizacja musi posiadać procedurę umożliwiającą wydanie zawiadomienia o przywróceniu do eksploatacji, przy uwzględnieniu dokumentacji dopuszczenia do użytkowania.

7.

W przypadku stosowania procesu w zakresie zarządzania kompetencjami w ramach funkcji zarządzania utrzymaniem taboru należy uwzględnić co najmniej przywrócenie do eksploatacji.

8.

W przypadku stosowania procesu w zakresie informacji w ramach funkcji zarządzania utrzymaniem taboru należy zapewnić co najmniej następujące elementy w odniesieniu do funkcji przeprowadzania utrzymania:

a) stosowne reguły i specyfikacje techniczne;

b) plan utrzymania w odniesieniu do każdego wagonu towarowego;

c) wykaz części zamiennych, w tym wystarczająco szczegółowy opis techniczny każdej części w celu umożliwienia zastąpienia jej identyczną lub podobną częścią przy zapewnieniu takich samych gwarancji;

d) wykaz materiałów, w tym wystarczająco szczegółowy opis ich zastosowania oraz niezbędne informacje dotyczące BHP;

e) dokumentacja, w której określono specyfikacje w odniesieniu do działań wywierających wpływ na bezpieczeństwo i która zawiera interwencyjne oraz użytkowe ograniczenia w odniesieniu do elementów;

f) wykaz elementów lub systemów, które są objęte wymogami prawnymi, a także wykaz tych wymogów (co dotyczy także zbiorników hamulcowych oraz zbiorników do przewozu towarów niebezpiecznych);

g) wszelkie dodatkowe istotne informacje związane z bezpieczeństwem, zgodnie z oceną ryzyka przeprowadzoną przez organizację.

9.

W przypadku stosowania procesu w zakresie informacji w ramach funkcji zarządzania utrzymaniem taboru należy przekazać zainteresowanym stronom co najmniej informacje o przywróceniu do eksploatacji, w tym ograniczenia użytkowania istotne z punktu widzenia użytkowników (przedsiębiorstw kolejowych i zarządców infrastruktury).

10.

W przypadku stosowania procesu w zakresie dokumentacji w ramach funkcji zarządzania utrzymaniem taboru należy zarejestrować co najmniej następujące elementy:

a) zlecenia dotyczące utrzymania;

b) przywrócenie do eksploatacji, w tym ograniczenia użytkowania istotne z punktu widzenia przedsiębiorstw kolejowych i zarządców infrastruktury.

IV.

Wymogi i kryteria oceny w odniesieniu do funkcji przeprowadzania utrzymania

1.

Organizacja musi posiadać procedury umożliwiające:

a) sprawdzenie kompletności i adekwatności informacji dostarczonych w ramach funkcji zarządzania utrzymaniem taboru w odniesieniu do zleconych działań;

b) kontrolowanie wykorzystania wymaganych, stosownych dokumentów dotyczących utrzymania oraz innych norm mających zastosowanie do świadczenia usług w zakresie utrzymania zgodnie ze zleceniami dotyczącymi utrzymania;

c) zapewnienie dostępności wszelkich odpowiednich specyfikacji dotyczących utrzymania, zawartych w zleceniach dotyczących utrzymania, dla całego zaangażowanego personelu (np. są one zawarte w wewnętrznych instrukcjach roboczych);

d) zapewnienie dostępności wszelkich odpowiednich specyfikacji dotyczących utrzymania, określonych w stosownych regulacjach oraz w szczególnych normach, zawartych w zleceniach dotyczących utrzymania, dla całego zainteresowanego personelu (np. są one zawarte w wewnętrznych instrukcjach roboczych).

2.

Organizacja musi posiadać procedury w celu dopilnowania, aby:

a) elementy (w tym części zamienne) oraz materiały były wykorzystywane w sposób określony w zleceniach dotyczących utrzymania oraz w dokumentacji dostawcy;

b) elementy i materiały były przechowywane, traktowane i przewożone w sposób zapobiegający zużyciu i uszkodzeniu, i określony w zleceniach dotyczących utrzymania oraz w dokumentacji dostawcy;

c) wszystkie elementy i materiały, także te dostarczone przez klienta, były zgodne z odpowiednimi przepisami krajowymi i międzynarodowymi, jak również z wymogami odpowiednich zleceń dotyczących utrzymania.

3.

Organizacja musi posiadać procedury mające na celu określenie, zidentyfikowanie, zapewnienie, zaewidencjonowanie i udostępnianie odpowiednich i właściwych instalacji, wyposażenia oraz narzędzi, które umożliwią jej świadczenie usług w zakresie utrzymania zgodnie ze zleceniami dotyczącymi utrzymania oraz z innymi stosownymi specyfikacjami, przy zapewnieniu:

a) bezpiecznego przeprowadzania utrzymania, z uwzględnieniem BHP personelu odpowiedzialnego za utrzymanie;

b) ergonomii i ochrony zdrowia, w tym także interfejsów pomiędzy użytkownikami i systemami informatycznymi lub wyposażeniem diagnostycznym.

4.

Jeżeli jest to konieczne dla zapewnienia wiarygodnych wyników, organizacja musi posiadać procedury w odniesieniu do swoich przyrządów pomiarowych, w celu dopilnowania, aby były one:

a) kalibrowane lub weryfikowane w określonych odstępach czasu lub przed użyciem, zgodnie z międzynarodowymi, krajowymi lub branżowymi normami dotyczącymi pomiarów; w przypadku gdy takie normy nie istnieją, należy zarejestrować podstawę zastosowaną do celów kalibracji lub weryfikacji;

b) wyregulowane lub powtórnie wyregulowane, w zależności od potrzeb;

c) zidentyfikowane, tak by możliwe było określenie statusu kalibracji;

d) zabezpieczone przed regulacjami, które doprowadziłyby do unieważnienia wyniku pomiaru;

e) chronione przed uszkodzeniem i pogorszeniem stanu w czasie obsługi, utrzymania i przechowywania.

5.

Organizacja musi posiadać procedury w celu dopilnowania, aby wszystkie instalacje, wyposażenie i narzędzia były właściwie wykorzystywane, kalibrowane, konserwowane i utrzymywane zgodnie z udokumentowanymi procedurami.

6.

Organizacja musi posiadać procedury w celu sprawdzenia, czy wykonane czynności utrzymaniowe są zgodne ze zleceniami oraz w celu wydania zawiadomienia o dopuszczeniu do użytkowania, z zaznaczeniem ewentualnych ograniczeń dotyczących użytkowania.

7.

W przypadku stosowania procesu w zakresie oceny ryzyka (a w szczególności pkt 2.4 sekcji I) w ramach funkcji przeprowadzania utrzymania, środowisko pracy obejmuje nie tylko warsztaty, w których przeprowadza się utrzymanie, ale także tory poza budynkami warsztatów oraz wszystkie miejsca, w których prowadzone są działania związane z utrzymaniem.

8.

W przypadku stosowania procesu w zakresie zarządzania kompetencjami w ramach funkcji przeprowadzania utrzymania należy uwzględnić co najmniej następujące działania wywierające wpływ na bezpieczeństwo:

a) techniki łączenia (w tym spawanie i klejenie);

b) badania nieniszczące;

c) ostateczne badania pojazdu i dopuszczenie do użytkowania;

d) działania związane z utrzymaniem w odniesieniu do systemów hamulcowych, zestawów kołowych i urządzeń cięgłowych, a także działania związane z utrzymaniem w odniesieniu do poszczególnych elementów wagonów towarowych przeznaczonych do przewozu towarów niebezpiecznych, takich jak zbiorniki, zawory itp.;

e) inne określone obszary specjalistyczne wywierające wpływ na bezpieczeństwo.

9.

W przypadku stosowania procesu w zakresie informacji w ramach funkcji przeprowadzania utrzymania należy zapewnić co najmniej następujące elementy w odniesieniu do funkcji zarządzania utrzymaniem taboru oraz rozwoju utrzymania:

a) prace wykonane zgodnie ze zleceniami dotyczącymi utrzymania;

b) wszelkie ewentualne wady lub usterki w zakresie bezpieczeństwa, wykryte przez organizację;

c) dopuszczenie do użytkowania.

10.

W przypadku stosowania procesu w zakresie dokumentacji w ramach funkcji przeprowadzania utrzymania należy zarejestrować co najmniej następujące elementy:

a) wyraźne określenie wszystkich instalacji, wyposażenia oraz narzędzi związanych z działaniami wywierającymi wpływ na bezpieczeństwo;

b) wszystkie wykonane prace w zakresie utrzymania, w tym wykorzystywany personel, narzędzia, wyposażenie, części zapasowe oraz materiały, z uwzględnieniem:

(i) stosownych przepisów krajowych obowiązujących w miejscu, gdzie organizacja ma swoją siedzibę;

(ii) wymogów określonych w zleceniach dotyczących utrzymania, w tym wymogów w zakresie ewidencjonowania;

(iii) ostatecznych badań i decyzji w sprawie dopuszczenia do użytkowania;

c) środki kontroli wymagane w ramach zleceń dotyczących utrzymania oraz dopuszczenia do użytkowania;

d) wyniki kalibracji i weryfikacji, przy czym w przypadku gdy do monitorowania i pomiaru określonych wymogów wykorzystuje się oprogramowanie komputerowe, należy przed pierwszym użyciem potwierdzić jego przydatność do danego zadania, a w razie potrzeby zweryfikować ją ponownie;

e) wiarygodność poprzednich wyników pomiarów w przypadku stwierdzenia, że instrument pomiarowy nie spełnia wymogów.