PARLAMENT EUROPEJSKI,

— uwzględniając ostateczne roczne sprawozdania finansowe Europejskiego Kolegium Policyjnego za rok budżetowy 2008,

— uwzględniając sprawozdanie Trybunału Obrachunkowego na temat rocznego sprawozdania finansowego Europejskiego Kolegium Policyjnego za rok budżetowy 2008, wraz z odpowiedziami Kolegium (¹),

— uwzględniając zalecenie Rady z dnia 16 lutego 2010 r. (5827/2010 – C7-0061/2010),

— uwzględniając decyzję z dnia 5 maja 2010 r. (²) odraczającą udzielenie absolutorium za rok budżetowy 2008, jak również odpowiedzi dyrektora Europejskiego Kolegium Policyjnego,

— uwzględniając art. 276 Traktatu WE oraz art. 319 Traktatu o funkcjonowaniu Unii Europejskiej,

— uwzględniając rozporządzenie Rady (WE, Euratom) nr 1605/2002 z dnia 25 czerwca 2002 r. w sprawie rozporządzenia finansowego mającego zastosowanie do budżetu ogólnego Wspólnot Europejskich (³), w szczególności jego art. 185,

— uwzględniając decyzję Rady 2005/681/WSiSW z dnia 20 września 2005 r. ustanawiającą Europejskie Kolegium Policyjne (CEPOL) (⁴), w szczególności jej art. 16,

— uwzględniając rozporządzenie Komisji (WE, Euratom) nr 2343/2002 z dnia 19 listopada 2002 r. w sprawie ramowego rozporządzenia finansowego dotyczącego organów określonych w artykule 185 rozporządzenia Rady (WE, Euratom) nr 1605/2002 (⁵), w szczególności jego art. 94,

— uwzględniając art. 77 Regulaminu i załącznik VI do Regulaminu,

— uwzględniając drugie sprawozdanie Komisji Kontroli Budżetowej (A7-0253/2010),

A. mając na uwadze, że Kolegium powstało w 2001 r. i że z dniem 1 stycznia 2006 r. zostało przekształcone w organ Wspólnoty, w rozumieniu art. 18 5 ogólnego rozporządzenia finansowego, do którego to organu zastosowanie ma ramowe rozporządzenie finansowe dotyczące agencji,

B. mając na uwadze, że Europejski Trybunał Obrachunkowy w swoim sprawozdaniu dotyczącym rocznego sprawozdania finansowego Kolegium za rok budżetowy 2006 zgłosił zastrzeżenie co do legalności i prawidłowości transakcji leżących u podstaw sprawozdania, stwierdzając, że procedury udzielania zamówień nie były zgodne z przepisami rozporządzenia finansowego,

C. mając na uwadze, że Trybunał Obrachunkowy w swoim sprawozdaniu dotyczącym sprawozdania finansowego Kolegium za rok budżetowy 2007 zgłosił zastrzeżenia co do wiarygodności sprawozdania, jak i legalności i prawidłowości transakcji leżących u jego podstaw,

D. mając na uwadze, że Trybunał Obrachunkowy w swoim sprawozdaniu dotyczącym sprawozdania finansowego Kolegium za rok budżetowy 2008 położył nacisk na kwestię wiarygodności sprawozdania, nie formułując wyraźnie zastrzeżeń co do niej, oraz wydał opinię z zastrzeżeniami, jeżeli chodzi o legalność i prawidłowość transakcji leżących u jego podstaw,

E. mając na uwadze, że decyzją z dnia 5 maja 2010 r. Parlament postanowił odroczyć udzielenie absolutorium z wykonania budżetu Kolegium za rok budżetowy 2008,

Uwagi ogólne

Powtarzalność głównych mankamentów Kolegium

1. uznaje za nie do przyjęcia, iż od czasu powstania Kolegium jako agencji (2006 r.), boryka się ono z trudnościami w osiągnięciu norm dobrego administrowania, jakich oczekuje się od agencji regulacyjnej; podkreśla, że od 2006 r. kolejne kontrole audytowe zwracały uwagę na problemy z przestrzeganiem przez Kolegium przepisów rozporządzeń finansowego i pracowniczego, systemu rachunkowości, jak również na niedociągnięcia w zarządzaniu budżetem, w zakresie zasobów ludzkich, procedur udzielania zamówień i przepisów mających zastosowanie do wydatków na kursy; jest świadom, że nastąpienia poprawy w zarządzaniu Kolegium można się spodziewać dopiero w 2014 r., kiedy to ma zostać wdrożony wieloletni plan Kolegium (zatwierdzony przez zarząd w maju 2010 r.); nie jest zatem gotów, by zaakceptować, iż Kolegium potrzeba co najmniej 9 lat (2006-2014), by osiągnąć zadowalające normy dobrego administrowania, jakich oczekuje się od agencji regulacyjnej;

Zarządzenie Kolegium w latach 2006-2009

2. uznaje za niedopuszczalny brak odpowiedzialności i profesjonalizmu ze strony byłego dyrektora odpowiedzialnego przed Parlamentem za wdrożenie budżetu Kolegium za 2008 r.; podkreśla następujące aspekty, o których doniosła czeska prezydencja dnia 18 maja 2009 r.:

— złe zarządzanie Kolegium: w związku z doniesieniami Służby Audytu Wewnętrznego, Komisja zaoferowała Kolegium pomoc, ale jego dyrektor nigdy nie zwrócił się ani do DG JLS, ani do DG BUDG;

— komunikacja w obrębie sekretariatu: brak komunikacji i zaufania między dyrektorem a pracownikami doprowadził do przedłużających się sporów;

— brak przejrzystości: zamiast zwracać uwagę na problemy i prosić zarząd lub Komisję o udzielenie wskazówek, dyrektor nie dzielił się informacjami, które następnie przypadkowo odkrywano;

— dyrektor odpowiedzialny przed zarządem Kolegium: dyrektor nie respektował decyzji zarządu;

3. ubolewa, że zarząd Kolegium nie dopełnił obowiązków, będąc świadkiem błędów w zarządzaniu popełnianych przez byłego dyrektora, aby nie zaszkodzić wizerunkowi agencji;

4. nie może zaakceptować, że zarząd nie zastosował kar dyscyplinarnych, w tym z powodu możliwości odwołania, z jakiej mógł skorzystać były dyrektor;

5. w związku z tym z naciskiem podkreśla odpowiedzialność zarządu Kolegium i sugeruje wprowadzenie zmian, by podobna sytuacja nie powtórzyła się w przyszłości; wzywa do ponownego rozważenia pozycji Komisji poprzez przyznanie jej w zarządzie Kolegium oraz pozostałych agencji unijnych prawa głosu oraz mniejszości blokującej w odniesieniu do decyzji dotyczących zarządzania budżetem oraz zarządzania finansowego i administracyjnego agencją;

Mankamenty strukturalne

6. stawia ponadto pod znakiem zapytania zdolność Kolegium do pełnego przezwyciężenia problemów strukturalnych, jeśli chodzi o:

— niewielki rozmiar Kolegium, gdyż podważa on jego zdolność do skutecznego radzenia sobie ze złożonością rozporządzenia finansowego i regulaminu pracowniczego UE;

— umiejscowienie sekretariatu Kolegium w Bramshill, około 70 km od Londynu - niekorzystne, między innymi jeżeli chodzi o nabór do niego i brak transportu publicznego;

— koszty zarządzania Kolegium - niebagatelne, zważywszy że personel Kolegium stanowią 24 osoby (dane na początek roku budżetowego 2008), zarząd zaś liczy 27 członków;

7. sugeruje zatem zbadanie możliwości przyłączenia Kolegium do Europolu, w celu rozwiązania jego strukturalnych i chronicznych problemów; sugeruje również, aby Trybunał Obrachunkowy przeprowadził szeroko zakrojony przegląd agencji regulacyjnych w celu zbadania, między innymi, stosunku między kosztami operacyjnymi, zarządzania i funkcjonowania i oceny metod rozwiązywania problemów strukturalnych i innych, z myślą o uzupełnieniu przygotowywanej przez Komisję oceny agencji regulacyjnych;

Stanowisko Trybunału Obrachunkowego

8. odnotowuje, że Trybunał Obrachunkowy nie jest gotowy wydać szybko opinię w formie listu oceniającą ustanowienie planu działań Kolegium, o którą Parlament wnioskował w ust. 23 rezolucji (⁶), która stanowi integralną część decyzji z dnia 5 maja 2010 r. w sprawie absolutorium za rok 2008; bierze jednak pod uwagę oświadczenie Trybunału Obrachunkowego, iż Trybunał przedstawił już szczegółowo w swych rocznych sprawozdaniach za lata 2006-2008 problemy, jakie odnotowano w Kolegium;

Plan działań Kolegium na lata 2010-2014

9. odnotowuje, że nowy dyrektor Kolegium przedstawił na czas plan działań, jakiego domagał się Parlament w ust. 22 ww. rezolucji z dnia 5 maja 2010 r.; ubolewa jednak nad brakiem dokładności w opisie szczegółowych działań podejmowanych przez Kolegium; ubolewa również, że większość proponowanych przez Kolegium wskaźników jest nieprecyzyjna i nie zawsze stanowi jasną pomoc w ocenie wdrożenia jego celów;

10. odnotowuje, że na wniosek Parlamentu, by przyjąć plan działania, dyrektor Kolegium oraz jego zarząd oszacowali realistyczny czteroletni okres (tj od 2010 do 2014), w którym zamierzają osiągnąć cele określone w załączniku do ww. rezolucji Parlamentu z dnia 5 maja 2010 r.; nie jest zatem gotowy, by zaakceptować, iż Kolegium potrzebuje 4 lat więcej, by osiągnąć zadowalające normy dobrego administrowania, jakich oczekuje się od agencji regulacyjnej;

11. domaga się, by dyrektor Kolegium co sześć miesięcy informował władzę udzielającą absolutorium z wykonania budżetu o postępach we wdrożeniu planu działania;

Uwagi szczegółowe

Poświadczenie zasadności procedur finansowych i nowy system rachunkowy (art. 43 ramowego rozporządzenia finansowego)

12. wyraża zaniepokojenie, że napotkane w 2008 r. trudności związane z przejściem ze starego systemu księgowania do systemu ABAC oraz opóźnione wdrożenie odpowiedniego systemu księgowania nadal zagrażają jakości informacji finansowych dotyczących przenoszenia środków z poprzedniego roku, wykorzystaniu dochodów przeznaczonych na określony cel oraz powiązaniu z niektórymi pozycjami w bilansie za 2007 r.; wyraża swe poważne zaniepokojenie faktem, że działania Kolegium zostały obecnie wstrzymane do 2011 r. z powodu ustąpienia ze stanowiska dwóch kluczowych w obiegu finansowym osób: księgowego i urzędnika odpowiedzialnego za finanse i budżet;

13. podkreśla, że przeprowadzona przez Trybunał Obrachunkowy kontrola próby zobowiązań (zob. pkt 15 sprawozdania Trybunału Obrachunkowego na temat rocznego sprawozdania finansowego Kolegium) wykazała, że w trzech przypadkach nie było ścieżki audytu pozwalającej odtworzyć ich wykonanie finansowe, w związku z tym niemożliwe było uzgodnienie ich sald zamknięcia w sprawozdaniu na dzień 31 grudnia 2008 r.;

14. podkreśla, że już w swym specjalnym sprawozdaniu rocznym za 2006 r. Trybunał Obrachunkowy wspomniał, że Kolegium nie ustanowiło koniecznych systemów i procedur, które umożliwiłyby mu przygotowanie sprawozdania finansowego zgodnego z wymogami ramowego rozporządzenia finansowego mającego zastosowanie do agencji;

Programowanie budżetowe i monitoring

15. wyraża zaniepokojenie słabością programowania i monitorowania wdrożenia budżetu przez Kolegium; odnotowuje w szczególności, że 31 % ogólnej kwoty budżetu Kolegium musiało zostać przeniesione na 2008 r.; uznaje za niedostateczne i mało precyzyjne środki, jakie Kolegium proponuje przyjąć w tym względzie;

16. odnotowuje, że już w budżecie na rok 2007 anulowano przeszło 20 % (0,5 min EUR) środków Kolegium przeniesionych z poprzedniego roku;

Zarządzanie finansowe pracę Kolegium

17. wyraża zaniepokojenie tym, jak Kolegium prowadzi zarządzanie finansowe swoją pracą; odnotowuje w szczególności, że za rok 2008 Trybunał stwierdził brak:

— zobowiązań prawnych w trzech przypadkach, na całkowitą wartość 39 500 EUR;

— zobowiązań budżetowych poprzedzających zobowiązania prawne w dziewięciu przypadkach, na całkowitą wartość 244 200 EUR;

oraz uznaje za niedostateczne i mało precyzyjne środki, jakie Kolegium proponuje przyjąć w tym względzie;

Kontrola udzielania zamówień

18. wyraża zaniepokojenie utrzymującym się w Kolegium brakiem zgodności z rozporządzeniem finansowym odnośnie do przepisów dotyczących zamówień publicznych; zauważa w szczególności nieprawidłowości w procedurze udzielania zamówień publicznych w przypadku umowy z usługodawcą o wartości około 2 % wydatków operacyjnych w 2008 r.;

19. podkreśla, że już w swoich specjalnych sprawozdaniach rocznych za lata 2006 i 2007 Trybunał Obrachunkowy skrytykował Kolegium za nieposiadanie dostępnej dokumentacji, która uzasadniałaby potrzebę zakupu określonych artykułów i wyjaśniłaby odwołanie się do danego dostawcy;

Poświadczenia zasadności wydatków

20. podkreśla fakt, że Trybunał Obrachunkowy stwierdził w 2008 r. dużą liczbę przypadków naruszenia obowiązujących przepisów administracyjnych i finansowych mających zastosowanie do wydatków na organizację kursów i seminariów, które stanowiły znaczącą część (64 %) wydatków operacyjnych Kolegium; przyjmuje do wiadomości, że nieprawidłowości te dotyczą głównie: braku uzasadnień poniesionych kosztów, braku potwierdzeń obecności na zajęciach, jak również oryginałów faktur i dokumentów niezbędnych do zwrotu kosztów zakwaterowania, niewymagania od ekspertów informacji dotyczących kosztów podróży; wzywa Kolegium do przyjęcia środków mających na celu zapewnienie właściwej zdolności dokonywania oceny ex–ante i ex–post;

21. wyraża zaniepokojenie faktem, że już w swych specjalnych rocznych sprawozdaniach z 2006 i 2007 r. Trybunał Obrachunkowy zauważył, że środki budżetowe nie zostały wykorzystane zgodnie z zasadą należytego zarządzania finansami (art. 25 rozporządzenia finansowego Kolegium);

Środki wykorzystane na finansowanie prywatnych wydatków

22. ubolewa, że zewnętrzna kontrola audytowa dotycząca wykorzystywania środków na finansowanie prywatnych wydatków, którą zapowiedziało Kolegium, a którą miała przeprowadzić zewnętrzna firma, wciąż nie została rozpoczęta; niepokoi się zatem opóźnieniem, które z pewnością nie ułatwi pracy firmie zewnętrznej;

23. odnotowuje, że w następstwie przesłuchania z dnia 25 stycznia 2010 r. ówczesny dyrektor Kolegium udzielił odpowiedzi, w której zapewnił członków Komisji Kontroli Budżetowej, że środki zostały odzyskane; zauważa jednak, iż wygląda na to, że wciąż nie odzyskano kwoty 2 320,77 funtów, którą w 2007 r. przeznaczono na koszty transportu i taksówki;

24. zauważa również, że wciąż pozostaje do wyjaśnienia kwota środków przeznaczonych dla pracowników na korzystanie z telefonów komórkowych i samochodów;

25. podkreśla fakt, że już w swym specjalnym sprawozdaniu rocznym za 2007 r. Trybunał Obrachunkowy sygnalizował, że audytorzy nie mogą prowadzić przeglądu wszystkich płatności dokonanych w 2007 r., gdyż niemożliwe jest ilościowe określenie zarówno kwot nielegalnie wydanych na prywatne cele, jak i wszystkich rodzajów poniesionych prywatnych wydatków;

Zarządzanie zasobami ludzkimi: uciekanie się do obsadzania newralgicznych stanowisk pracownikami tymczasowymi

26. jest zaniepokojony faktem, że jak dotąd zadania finansowe powierzane są pracownikom tymczasowym; stwierdza, że Kolegium dopiero w 2009 r. opublikowało ogłoszenie o naborze na stanowisko koordynatora standardów kontroli wewnętrznej i że rozmowy z kandydatami na to stanowisko zostały zaplanowane na początek 2010 r.; wyraża zaniepokojenie faktem, że dwie kluczowe osoby w obiegu finansowym (księgowy i urzędnik odpowiedzialny za finanse i budżet) niedawno ustąpiły ze swoich stanowisk;

27. jeżeli chodzi o inne uwagi towarzyszące decyzji o udzieleniu absolutorium, które mają charakter przekrojowy, odsyła do swojej rezolucji z dnia 5 maja 2010 r. (⁷) w sprawie wyników, zarządzania finansami i kontroli agencji.