D.

mając na uwadze, że wkład Wspólnoty na rzecz agencji zdecentralizowanych – z wyjątkiem zamkniętej już Europejskiej Agencji Odbudowy (EAR) – zwiększył się w latach 2000–2010 o około 610 % z 94 700 000 EUR do 578 874 000 EUR, zaś liczba pracowników zwiększyła się o około 271 % z 1 219 do 4 794; zauważa jednak, że liczba agencji zdecentralizowanych wzrosła z 11 w 2009 r. do 29 w 2010 r., co odpowiada 0,102 % całkowitego budżetu UE na rok 2000 i 0,477 % na 2010 r.;

I.

WSPÓLNE WYZWANIA DOTYCZĄCE ZARZĄDZANIA FINANSAMI

Przeniesienie i anulowanie środków operacyjnych

1.

stwierdza, że w przypadku szeregu agencji Trybunał Obrachunkowy wskazał w roku budżetowym 2008 na wysoki poziom przenoszenia i anulowania środków operacyjnych; podkreśla, że sytuacja ta świadczy często o nieprawidłowościach w systemie planowania zasobów agencji; w związku z powyższym uważa, że agencje te muszą ustanowić:

— skuteczny system planowania i kontroli stałych terminów umownych,

— proces oceny ryzyka związanego z prowadzoną przez nie działalnością, umożliwiający w rezultacie jej dokładną kontrolę,

— system środków zróżnicowanych w przyszłych budżetach przeznaczonych na subwencje, aby uniknąć anulowania środków w kolejnych latach budżetowych;

2.

stwierdza ponadto, że niektóre agencje nie radzą sobie z zarządzaniem znacznie zwiększonym budżetem; dlatego uważa, że by zapewnić większą odpowiedzialność, organy budżetowe powinny być w przyszłości ostrożniejsze przy podejmowaniu decyzji o zwiększeniu budżetów niektórych agencji, mając na uwadze czas niezbędny do realizacji nowych zadań; wzywa w związku z tym agencje, w przypadku których często występuje ten problem, do przedstawiania władzy budżetowej bardziej szczegółowych informacji na temat wykonalności spoczywających na nich zobowiązań;

Środki pieniężne w kasie

3.

przyjmuje do wiadomości, że wiele agencji trwale dysponuje wysoką kwotą środków pieniężnych w kasie; wzywa Komisję i agencje do opracowania możliwych opcji zmniejszenia ilości środków pieniężnych w kasie do rozsądnych poziomów; w tym kontekście prosi Komisję o zbadanie również alternatywnych, wspólnych koncepcji efektywnego zarządzania środkami pieniężnymi w kasie oraz o opracowanie propozycji w celu zmiany prawodawstwa pod kątem efektywniejszego zarządzania środkami pieniężnymi w kasie; odnotowuje jednak też, że agencje otrzymują płatności po zakończeniu zatwierdzonych prac i zapłaceniu za nie (np.: prace wykonywane przez sprawozdawców) i dlatego pewne środki pieniężne w kasie są konieczne w każdym przypadku;

Uchybienia w zakresie procedur udzielania zamówień publicznych

4.

wyraża ubolewanie z powodu ponownego stwierdzenia przez Trybunał Obrachunkowy w odniesieniu do szeregu agencji uchybień w procedurach udzielania zamówień; jest szczególnie zaniepokojony stwierdzeniem Trybunału Obrachunkowego, według którego w 2008 r. przed uruchomieniem procedury nie dokonano oceny wartości rynkowej, a ponadto stwierdzono powtarzające się poważne uchybienia na poziomie monitorowania realizacji zamówień i programowania procedur przetargowych; podkreśla, że sytuacja ta świadczy o poważnym braku zdolności do współpracy między poszczególnymi służbami biorącymi udział w procedurze w każdej ze wskazanych agencji;

Zasoby kadrowe

5.

wyraża zaniepokojenie wobec faktu, że Trybunał Obrachunkowy ponownie stwierdził, że w niektórych agencjach wystąpiły nieprawidłowości w zakresie planowania i przeprowadzania procedur naboru pracowników; w szczególności podkreśla konieczność zmniejszenia rozbieżności między stanowiskami obsadzonymi a stanowiskami figurującymi w planie zatrudnienia agencji; ma świadomość trudności wynikających z wdrażania regulaminu pracowniczego UE, w szczególności w przypadku agencji zdecentralizowanych; nawołuje agencje między innymi do zapewnienia większej przejrzystości i braku dyskryminacji w traktowaniu kandydatów zewnętrznych i wewnętrznych;

Porozumienia w sprawie siedziby

6.

stwierdza, że zawierane między agencjami i państwami przyjmującymi porozumienia w sprawie siedziby często są niedostatecznie dobrze sformułowane i powodują w następstwie problemy w zakresie skuteczności (jak na przykład wysoki koszt transportu do danej agencji, problemy związane z budynkami wynajmowanymi przez agencje, integracja społeczna pracowników itp.); dlatego domaga się, by przy podejmowaniu przez Radę decyzji o lokalizacji siedziby agencji państwa członkowskie przedstawiały bardziej szczegółowe i korzystniejsze dla agencji porozumienia w sprawie siedziby; opowiada się również za ewentualnym przeniesieniem siedziby agencji, w przypadku gdy porozumienia w sprawie siedziby powodują znaczne obniżenie skuteczności prowadzonych przez nią działań; zwraca się do międzyinstytucjonalnej grupy roboczej ds. agencji, aby zajęła się tą kwestią i określiła w miarę możliwości wspólne normy dotyczące porozumień w sprawie siedziby;

Audyt wewnętrzny

7.

sprzeciwia się zatrudnianiu pracowników czasowych do zadań finansowych uznawanych za szczególnie istotne;

8.

zwraca się do zarządów agencji, by przyjęły, a następnie zastosowały zalecenia służby audytu wewnętrznego Komisji, aby jak najszybciej wprowadzić środki w celu usunięcia stwierdzonych nieprawidłowości;

9.

uważa, że komitet ds. audytu utworzony przez Europejski Urząd ds. Bezpieczeństwa Żywności w 2006 r. odgrywa ważną rolę, wspierając zarząd w zapewnianiu właściwej pracy służb audytu wewnętrznego Komisji i działu audytu wewnętrznego Urzędu i w należytym jej uwzględnianiu przez zarząd i dyrektora wykonawczego; jest w związku z tym przekonany, że komitet ds. audytu w ramach Urzędu może posłużyć za przykład dla innych agencji;

II.

ZARZĄDZANIE AGENCJAMI

Uzasadnienie istnienia agencji

10.

stwierdza, że zakres kompetencji niektórych agencji jest bardzo zbliżony; dlatego zwraca się do międzyinstytucjonalnej grupy roboczej ds. agencji, by przeanalizowała możliwość zbliżenia między pewnymi agencjami, a nawet ich połączenia;

11.

ponadto stwierdza, że małe agencje (zatrudniające mniej niż 75 pracowników, jak Europejskie Kolegium Policyjne, Europejska Agencja ds. Bezpieczeństwa Sieci i Informacji, Europejska Agencji Bezpieczeństwa i Zdrowia w Pracy, Agencja Praw Podstawowych Unii Europejskiej czy Organu Nadzoru Europejskiego GNSS) muszą sprostać poważnym ograniczeniom utrudniającym skuteczność działań; w związku z powyższym zwraca się do międzyinstytucjonalnej grupy roboczej ds. agencji, aby rozważyła możliwość ustanowienia masy krytycznej decydującej o istnieniu agencji oraz by oceniła możliwość zorganizowania wspólnych służb, np. w zakresie wsparcia w procedurach przetargowych, procedurach dotyczących zasobów ludzkich czy w procedurze budżetowej;

Procedury dyscyplinarne

12.

przypomina, że Parlament w swych rezolucjach o udzieleniu absolutorium na rok 2006 i 2007 wezwał agencje do rozważenia możliwości utworzenia międzyagencyjnej rady dyscyplinarnej; zwraca uwagę na nadal występujące trudności w realizacji tego projektu, w szczególności z powodu problemów ze znalezieniem pracowników znajdujących się na odpowiednim szczeblu hierarchii zawodowej, którzy mogliby zostać członkami rady dyscyplinarnej; nawołuje jednak agencję koordynującą sieć agencji do ustanowienia sieci pracowników znajdujących się na odpowiednim szczeblu hierarchii zawodowej, by zostać członkami rady dyscyplinarnej;

Zarządy agencji

13.

zaznacza, że w zarządach większości agencji objętych procedurą udzielenia absolutorium za rok 2008 zasiadają przedstawiciele wszystkich państw członkowskich; uważa w szczególności, że kosztów zarządzania małymi agencjami nie można uznać za niemające znaczenia, jak w przypadku Europejskiego Kolegium Policyjnego, w którego zarządzie zasiada 27 członków, natomiast zatrudnione są jedynie 24 osoby (sytuacja na początku roku budżetowego 2008), lub w przypadku Europejskiej Agencji ds. Bezpieczeństwa i Ochrony Zdrowia, w której zarząd liczy 84 członków, zaś personel agencji stanowi 64 pracowników (w roku budżetowym 2008);

14.

domaga się, by zarządy agencji Unii Europejskiej osiągały jak największą zbieżność pomiędzy planowaniem zadań i planowaniem zasobów (finansowych i ludzkich) poprzez wprowadzenie budżetu i zarządzania zadaniowego (metody ABB/ABM) oraz podkreśla, że agencje podlegają zasadzie należytego zarządzania finansowego i dyscypliny budżetowej;

15.

dlatego zwraca się do międzyinstytucjonalnej grupy roboczej ds. agencji, by rozważyła możliwość przyznania Komisji mniejszości blokującej podczas głosowań przeprowadzanych w zarządzie, tak by mogła ona wprowadzać decyzje techniczne właściwe dla agencji;

Rola dyrektorów agencji

16.

zwraca się do międzyinstytucjonalnej grupy roboczej ds. agencji, by przeanalizowała cechy i kompetencje niezbędne do skutecznego sprawowania funkcji dyrektora agencji oraz by korzystała, od chwili powołania agencji, ze wsparcia ekspertów w dziedzinie unijnych przepisów budżetowych;

Rola Komisji

17.

zachęca Komisję do zwiększenia wysiłków na rzecz zapewnienia stosunkowo małym, a w szczególności nowo utworzonym agencjom, wszelkiej niezbędnej pomocy administracyjnej;

III.

WYNIKI

18.

kładzie nacisk na konieczność sporządzania przez agencję wieloletnich programów prac zgodnie z wieloletnią strategią Unii w danej dziedzinie; uważa, że w celu dokonania oceny wyników w rocznym programie pracy należy ustalić cele SMART i wskaźniki RACER; podkreśla, że w każdym programie prac agencji należy również przestrzegać ograniczeń budżetu agencji w formie zatwierdzonej przez władzę budżetową; zachęca zatem agencje do rozważenia wprowadzenia wykresu Gantta do programowania każdego ze swych działań operacyjnych, aby szybko określić ilość czasu, jaką każdy pracownik poświęcił danemu projektowi oraz by wzmocnić podejście ukierunkowane na osiąganie rezultatów;

19.

ocenia jako korzystne wprowadzenie przez Europejski Urząd ds. Bezpieczeństwa Żywności procedury oceny ryzyka, który w roku 2009 powinien wzmocnić działalność naukową i administracyjną Urzędu oraz umożliwić jej dokładną kontrolę; dlatego nawołuje pozostałe agencje do stosowania tego dobrego rozwiązania wprowadzonego przez Urząd;

20.

uznaje za dobre rozwiązanie inicjatywę Europejskiej Agencji Ochrony Środowiska, która dla lepszego nadzoru nad wynikami opracowała zintegrowany system zarządzania i kontroli, który łączy różne informatyczne programy zarządzania, umożliwiając kierownictwu Agencji śledzenie postępów w realizacji projektów i wykorzystanie zasobów w czasie rzeczywistym; stwierdza w szczególności, że zintegrowany system zarządzania i kontroli łączy w sobie następujące aplikacje:

(i) aplikacje finansowe dostarczające informacji na temat stopnia wykorzystania środków na zobowiązania i na płatności;

(ii) aplikację służącą do zarządzania cyklem kariery umożliwiającą potwierdzenie spójności między opisami stanowisk, indywidualnymi osiągnięciami pracowników i zastosowaniem środków zaradczych;

(iii) system rejestracji czasu pracy;

(iv) system monitorowania publikacji łączący każdy produkt z działaniem zapisanym w programie prac;

21.

uważa, że inicjatywa Europejskiej Fundacji na rzecz Poprawy Warunków Życia i Pracy polegająca na opracowaniu systemu śledzenia przekazywanych przez nią informacji stanowi dobre rozwiązanie; podkreśla w szczególności, że system ten służy ocenie wykorzystania informacji przesyłanych przez agencję wybranym podmiotom i ich wpływ na proces podejmowania decyzji przez instytucje unijne i partnerów społecznych;

22.

podkreśla, że w procesie udzielania absolutorium ważne jest dokonanie oceny wyników agencji, którą udostępnia się komisji Parlamentu odpowiadającej za dane agencje; dlatego też nawołuje Trybunał Obrachunkowy do poruszenia tej kwestii w przyszłych sprawozdaniach dotyczących działalności agencji;

23.

w związku z powyższym zwraca się do agencji o przedstawienie w tabeli, która będzie dołączana do kolejnych sprawozdań Trybunału Obrachunkowego, zestawienia porównawczego działań zrealizowanych w roku objętym rozważaną decyzją w sprawie absolutorium oraz działań zrealizowanych w poprzednim roku budżetowym, aby umożliwić organowi udzielającemu absolutorium dokonanie lepszej oceny działalności agencji na przestrzeni lat;

24.

ponadto nawołuje agencje do dostarczenia organowi udzielającemu absolutorium „matrycy logicznych”, które powinny zostać przedstawione podczas audytu wyników agencji, w celu określenia i pogrupowania potrzeb społeczno-ekonomicznych, które należy brać pod uwagę podczas prowadzenia działalności, ustalania i realizacji celów, a także oceny skutków, ponieważ wyniki osiągnięte przez agencje są istotne i należy nadać im większą widoczność;

IV.

MIĘDZYINSTYTUCJONALNY DIALOG W SPRAWIE WSPÓLNYCH RAM PRAWNYCH DLA AGENCJI

25.

wyraża zadowolenie z utworzenia międzyinstytucjonalnej grupy ds. agencji, której zadaniem jest przeanalizowanie i, w razie potrzeby, ustanowienie minimalnych standardów wspólnotowych dla zdecentralizowanych agencji;

26.

zobowiązuje swojego przewodniczącego do przekazania niniejszej rezolucji agencjom objętym obecną procedurą udzielania absolutorium, Radzie, Komisji i Europejskiemu Trybunałowi Obrachunkowemu.