PARLAMENT EUROPEJSKI,

— uwzględniając ostateczne roczne sprawozdania finansowe Europejskiej Agencji ds. Bezpieczeństwa na Morzu za rok budżetowy 2006(¹),

— uwzględniając sprawozdanie Trybunału Obrachunkowego na temat ostatecznych rocznych sprawozdań finansowych Europejskiej Agencji ds. Bezpieczeństwa na Morzu za rok budżetowy 2006, wraz z odpowiedziami Agencji(²),

— uwzględniając zalecenie Rady z dnia 12 lutego 2008 r. (5843/2008 – C6-0084/2008),

— uwzględniając Traktat WE, w szczególności jego art. 276,

— uwzględniając rozporządzenie Rady (WE, Euratom) nr 1605/2002 z dnia 25 czerwca 2002 r. w sprawie rozporządzenia finansowego mającego zastosowanie do budżetu ogólnego Wspólnot Europejskich(³), w szczególności jego art. 185,

— uwzględniając rozporządzenie (WE) nr 1406/2002 Parlamentu Europejskiego i Rady z dnia 27 czerwca 2002 r. ustanawiające Europejską Agencję ds. Bezpieczeństwa na Morzu(⁴), w szczególności jego art. 19,

— uwzględniając rozporządzenie Komisji (WE, Euratom) nr 2343/2002 z dnia 19 listopada 2002 r. w sprawie ramowego rozporządzenia finansowego dotyczącego organów określonych w art. 185 rozporządzenia Rady (WE, Euratom) nr 1605/2002(⁵), w szczególności jego art. 94,

— uwzględniając art. 71 regulaminu, jak również załącznik V do regulaminu,

— uwzględniając sprawozdanie Komisji Kontroli Budżetowej oraz opinię Komisji Transportu i Turystyki (A6-0115/2008),

A. mając na uwadze, że Trybunał Obrachunkowy oświadczył, iż uzyskał wystarczającą pewność, że sprawozdanie finansowe za rok budżetowy 2006 jest wiarygodne oraz że transakcje leżące u podstaw sprawozdania zostały przeprowadzone legalnie i prawidłowo,

B. mając na uwadze fakt, że w dniu 24 kwietnia 2007 r. Parlament Europejski udzielił dyrektorowi wykonawczemu Europejskiej Agencji ds. Bezpieczeństwa na Morzu absolutorium z wykonania budżetu Agencji za rok budżetowy 2005(⁶), a także fakt, że w rezolucji załączonej do decyzji o absolutorium Parlament między innymi

- zauważył, że na wykonanie budżetu na rok budżetowy 2005 wpływ miały opóźnienia w rekrutacji personelu oraz że ta sytuacja miała konsekwencje dla wykorzystania środków na wydatki administracyjne,

- zauważył, że dokumentacja transakcji, warunek wstępny istnienia wiarygodnego systemu kontroli wewnętrznej, wykazała pewne niedoskonałości oraz że dokumenty dotyczące zobowiązań i płatności były często niekompletne lub niejasne,

- zauważył ponadto liczne niedoskonałości w zarządzaniu zamówieniami publicznymi i nalegał, by Agencja przestrzegała wszystkich wymogów prawnych;

Kwestie ogólne, które odnoszą się do zagadnień horyzontalnych dotyczących agencji UE, a tym samym mają znaczenie także dla procedur udzielania absolutorium poszczególnym agencjom

1. zauważa, że w 2006 r. budżety 24 agencji i innych organów zdecentralizowanych skontrolowanych przez Trybunał Obrachunkowy wyniosły ogółem 1080,5 mln EUR (największym budżetem, w wysokości 271 mln EUR, dysponowała Europejska Agencja Odbudowy, a budżetem najmniejszym, wynoszącym 5 mln EUR – Europejskie Kolegium Policyjne (CEPOL));

2. zaznacza, że do zewnętrznych organów UE podlegających procedurze kontroli i udzielania absolutorium należą obecnie nie tylko tradycyjne agencje regulacyjne, lecz również agencje wykonawcze utworzone w celu realizacji konkretnych programów, a w najbliższej przyszłości będą to także wspólne przedsięwzięcia ustanowione w formie partnerstw publiczno-prywatnych (wspólne inicjatywy technologiczne);

3. zauważa, że w przypadku Parlamentu liczba agencji podlegających procedurze udzielania absolutorium zmieniała się w sposób następujący: rok budżetowy 2000: 8; 2001: 10; 2002: 11; 2003: 14; 2004: 14; 2005: 16; 2006: 20 agencji regulacyjnych i 2 agencje wykonawcze (nie licząc 2 agencji kontrolowanych przez Trybunał Obrachunkowy, lecz podlegających wewnętrznej procedurze udzielania absolutorium);

4. stwierdza zatem, że proces kontroli/udzielania absolutorium stał się uciążliwy i nieproporcjonalny, biorąc pod uwagę względną wysokość budżetów agencji/organów zdecentralizowanych; zobowiązuje właściwą komisję parlamentarną do przeprowadzenia szeroko zakrojonego przeglądu procesu udzielania absolutorium agencjom i organom zdecentralizowanym z myślą o opracowaniu prostszego i bardziej racjonalnego podejścia, uwzględniając fakt, że w przyszłych latach trzeba będzie sporządzać oddzielne sprawozdania z udzielenia absolutorium coraz większej liczbie organów;

Rozważania podstawowe

5. zwraca się do Komisji, aby przed utworzeniem nowej agencji lub reformą agencji istniejącej przedstawiała jednoznaczne informacje dotyczące następujących aspektów: rodzaj agencji, cele agencji, wewnętrzna struktura zarządzania, produkty, usługi, główne procedury, grupa docelowa, klienci agencji i zainteresowane strony, oficjalne stosunki z podmiotami zewnętrznymi, odpowiedzialność za budżet, planowanie finansowe oraz polityka kadrowa;

6. nalega, aby prace każdej agencji regulowane były sporządzaną przez agencję i właściwą DG roczną umową dotyczącą działalności, która powinna zawierać główne cele na nadchodzący rok, ramy finansowe oraz jasne wskaźniki umożliwiające pomiar wyników;

7. nalega, aby działalność agencji podlegała regularnej kontroli (oraz kontroli ad hoc) Trybunału Obrachunkowego lub innego niezależnego audytora; uważa, że kontrole te nie powinny ograniczać się do tradycyjnych elementów zarządzania finansami i właściwego wykorzystania finansów publicznych, lecz powinny dotyczyć również efektywności i skuteczności administracji oraz obejmować ocenę każdej agencji pod kątem zarządzania finansami;

8. jest zdania, że w przypadku agencji, które stale zawyżają swe potrzeby budżetowe, należy zastosować potrącenia techniczne w oparciu o liczbę nieobsadzonych stanowisk; wyraża opinię, że w perspektywie długoterminowej doprowadzi to do zmniejszenia dochodów przeznaczonych dla agencji, a więc również obniżki kosztów administracyjnych;

9. za poważny problem uznaje fakt krytykowania niektórych agencji za nieprzestrzeganie przepisów dotyczących zamówień publicznych, rozporządzenia finansowego, regulaminu pracowniczego itd.; uważa, że główną tego przyczyną jest fakt, że przepisy i rozporządzenie finansowe są dostosowane do większych instytucji, a większość mniejszych agencji nie dysponuje masą krytyczną umożliwiającą spełnienie wymogów regulacyjnych; dlatego zwraca się do Komisji o szybkie znalezienie rozwiązania w celu poprawy efektywności poprzez połączenie funkcji administracyjnych rozmaitych agencji, co pozwoli osiągnąć masę krytyczną (przy uwzględnieniu niezbędnych zmian podstawowych przepisów regulujących agencje i ich budżetową niezależność) lub o pilne opracowanie odpowiednich przepisów dla agencji (w szczególności przepisów wykonawczych), które umożliwią agencjom pełne przestrzeganie wymogów;

10. nalega, aby podczas opracowywania wstępnego projektu budżetu Komisja uwzględniała wyniki wykonania budżetu przez poszczególne agencje w poprzednich latach, zwłaszcza w roku n-1, oraz dokonywała odpowiedniej rewizji budżetu wnioskowanego przez poszczególne agencje; zwraca się do właściwej komisji o honorowanie tej rewizji, a jeśli Komisja jej nie dokona, o wprowadzenie zmian w omawianym budżecie, tak aby odpowiadał on realistycznej kwocie dostosowanej do możliwości wykonania budżetu przez odnośną agencję;

11. przypomina o swojej decyzji w sprawie absolutorium za rok budżetowy 2005, w której zwrócił się do Komisji z prośbą o przedstawianie co pięć lat analizy wartości dodanej każdej działającej agencji; zachęca wszystkie właściwe instytucje, aby w przypadku negatywnej oceny wartości dodanej agencji podjęły niezbędne kroki, zmieniając mandat tej agencji lub ją likwidując; zwraca uwagę, że w 2007 r. Komisja nie przeprowadziła ani jednej oceny; nalega, aby Komisja przedstawiła przynajmniej pięć takich ocen przed podjęciem decyzji w sprawie absolutorium za rok budżetowy 2007, zaczynając od najstarszych agencji;

12. uważa, że należy szybko wprowadzić zalecenia Trybunału Obrachunkowego, aby poziom subsydiów wypłacanych agencjom był zgodny z ich faktycznymi potrzebami finansowymi; uważa ponadto, że poprawki do ogólnego rozporządzenia finansowego powinny być zawarte w ramowym rozporządzeniu finansowym agencji i w ich różnych indywidualnych rozporządzeniach finansowych;

Sposób przedstawienia danych sprawozdawczych

13. zauważa, że agencje nie stosują jednego standardowego podejścia, jeśli chodzi o sposób przedstawienia ich działalności w przedmiotowym roku budżetowym oraz ich rachunków i sprawozdań w sprawie zarządzania budżetem i finansami, ani jeśli chodzi o wskazanie, czy dyrektor agencji powinien sporządzić poświadczenie wiarygodności; zauważa, że nie wszystkie agencje dokonują wyraźnego rozróżnienia pomiędzy a) przedstawieniem pracy agencji społeczeństwu a b) sprawozdaniami technicznymi z zarządzania budżetem i finansami;

14. zauważa, że chociaż stałe instrukcje Komisji dotyczące przygotowywania sprawozdań z działalności nie wymagają jednoznacznie od agencji sporządzenia poświadczenia wiarygodności, wielu dyrektorów poświadczenia te sporządziło w odniesieniu do roku 2006, a w jednym przypadku zostało wniesione istotne zastrzeżenie;

15. przypomina ust. 26 swojej rezolucji z dnia 12 kwietnia 2005 r.(⁷), w którym zachęcał dyrektorów agencji, aby odtąd do swojego rocznego sprawozdania z działalności, które jest przedstawiane razem z informacjami finansowymi i na temat zarządzania, dołączali poświadczenie wiarygodności dotyczące zgodności z prawem i prawidłowości operacji, podobne do oświadczeń podpisywanych przez dyrektorów generalnych Komisji;

16. zwraca się do Komisji o wprowadzenie odpowiednich zmian do jej stałych instrukcji dla agencji;

17. proponuje ponadto, aby Komisja podjęła współpracę z agencjami w celu sporządzenia zharmonizowanego modelu, który obowiązywałby wszystkie agencje i organy zdecentralizowane i zawierał wyraźne rozróżnienie pomiędzy

- przeznaczonym dla ogółu czytelników sprawozdaniem rocznym z działalności, pracy i osiągnięć danego organu,

- sprawozdaniami finansowymi i sprawozdaniem z wykonania budżetu,

- sprawozdaniem z działalności podobnym do sprawozdań z działalności dyrektorów generalnych Komisji,

- poświadczeniem wiarygodności podpisywanym przez dyrektora organu, wraz z ewentualnymi zastrzeżeniami lub uwagami, które dyrektor uzna za warte uwzględnienia przez organ udzielający absolutorium;

Ogólne ustalenia Trybunału Obrachunkowego

18. zwraca uwagę na ustalenie Trybunału (sprawozdanie roczne, pkt 10.29(⁸), zgodnie z którym transfer środków na subsydia dokonywany przez Komisję z budżetu wspólnotowego nie jest oparty na wystarczająco uzasadnionych oszacowaniach potrzeb finansowych agencji oraz że fakt ten w połączeniu z wysokością środków przeniesionych prowadzi do dysponowania przez agencje znacznymi zasobami finansowymi; ponadto zwraca uwagę na zalecenie Trybunału, aby poziom subsydiów wypłacanych agencjom był zgodny z ich faktycznymi potrzebami;

19. zauważa, że na koniec 2006 r. 14 agencji wciąż nie wprowadziło systemu księgowego ABAC (sprawozdanie roczne, przypis do pkt 10.31);

20. odnotowuje uwagę Trybunału (sprawozdanie roczne, pkt 1.25) dotyczącą rozliczeń międzyokresowych biernych za niewykorzystane urlopy, które są uwzględniane przez niektóre agencje; zaznacza, że w poświadczeniu wiarygodności Trybunał zgłosił zastrzeżenia w przypadku trzech agencji (Europejskie Centrum Rozwoju Kształcenia Zawodowego (CEDEFOP), CEPOL i Europejska Agencja Kolejowa) w odniesieniu do roku 2006 (2005 r.: CEDEFOP, Europejski Urząd ds. Bezpieczeństwa Żywności, Europejska Agencja Odbudowy);

Kontrola wewnętrzna

21. przypomina, że zgodnie z art. 185 ust. 3 rozporządzenia finansowego audytor wewnętrzny Komisji jest również audytorem wewnętrznym agencji regulacyjnych, które otrzymują dotacje pokrywane z budżetu UE; zaznacza, że audytor wewnętrzny podlega zarządowi i dyrektorowi danej agencji;

22. zwraca uwagę na zastrzeżenie zawarte w rocznym sprawozdaniu z działalności audytora wewnętrznego za 2006 r. o następującej treści:

"Audytor wewnętrzny Komisji nie może właściwie wypełnić określonych w art. 185 rozporządzenia finansowego obowiązków wewnętrznego audytora organów wspólnotowych z powodu braku zasobów kadrowych";

23. przyjmuje jednak do wiadomości uwagę audytora wewnętrznego, który w rocznym sprawozdaniu z działalności za 2006 r. stwierdza, że od 2007 r. wszystkie agencje regulacyjne będą corocznie podlegały kontroli wewnętrznej przeprowadzanej przez Służbę Audytu Wewnętrznego (IAS) dysponującą dodatkowymi zasobami kadrowymi przyznanymi przez Komisję;

24. zwraca uwagę na coraz większą liczbę agencji regulacyjnych i wykonawczych oraz wspólnych przedsięwzięć, które na mocy art. 185 rozporządzenia finansowego podlegają kontroli przeprowadzanej przez IAS; zwraca się do Komisji o poinformowanie właściwej komisji parlamentarnej, czy zasoby kadrowe, którymi dysponuje IAS, będą wystarczające do przeprowadzania corocznych kontroli wszystkich takich organów w przyszłych latach;

25. zauważa, że zgodnie z wymogiem określonym w art. 72 ust. 5 rozporządzenia (WE, Euratom) nr 2343/2002 każdego roku każda agencja przesyła organowi udzielającemu absolutorium oraz Komisji sprawozdanie sporządzone przez dyrektora, podsumowujące liczbę i rodzaj kontroli wewnętrznych przeprowadzonych przez audytora wewnętrznego oraz zalecenia i działania podjęte odnośnie do tych zaleceń; zwraca się do agencji o sprecyzowanie, czy wymaganie to jest spełniane, a jeśli tak – to w jaki sposób;

26. w odniesieniu do zdolności do przeprowadzania kontroli wewnętrznych – zwłaszcza w mniejszych agencjach – zwraca uwagę na propozycję, którą w dniu 14 września 2006 r. audytor wewnętrzny przedstawił właściwej komisji parlamentarnej, a która dotyczy zezwolenia mniejszym agencjom na zakup usług z zakresu kontroli wewnętrznej od sektora prywatnego;

Ocena agencji

27. przypomina wspólne oświadczenie Parlamentu, Rady i Komisji(⁹) uzgodnione na posiedzeniu pojednawczym przed posiedzeniem Rady ECOFIN ds. budżetu w dniu 13 lipca 2007 r., w którym apelowano o (i) spis agencji, które Komisja zamierza ocenić, oraz (ii) spis już ocenionych agencji wraz z podsumowaniem najważniejszych ustaleń;

Procedury dyscyplinarne

28. zauważa, że ze względu na swoją wielkość poszczególne agencje mają trudności z tworzeniem rad dyscyplinarnych ad hoc złożonych z pracowników znajdujących się na odpowiednim szczeblu hierarchii zawodowej oraz że IDOC (Biuro Dochodzeń i Postępowań Dyscyplinarnych) Komisji nie jest organem właściwym dla agencji; wzywa agencje do rozważenia możliwości utworzenia międzyagencyjnej rady dyscyplinarnej;

Projekt porozumienia międzyinstytucjonalnego

29. przypomina przedstawiony przez Komisję projekt porozumienia międzyinstytucjonalnego w sprawie utworzenia ram prawnych dla europejskich agencji regulacyjnych (COM(2005) 59), którego celem było ustanowienie horyzontalnych ram dla tworzenia, struktury, funkcjonowania, oceny i kontroli europejskich agencji regulacyjnych; zauważa, że projekt ten stanowi pożyteczną inicjatywę w ramach wysiłków zmierzających do racjonalizacji tworzenia i działania agencji; zwraca uwagę na stwierdzenie Komisji zawarte w sprawozdaniu podsumowującym za 2006 r. (pkt 3.1, COM(2007) 274), że chociaż po opublikowaniu projektu postępy w negocjacjach utknęły w martwym punkcie, pod koniec 2006 r. ponownie podjęto merytoryczną dyskusję, tym razem na forum Rady; wyraża ubolewanie w związku z faktem, że dalsze postępy w kierunku przyjęcia projektu nie były możliwe;

30. w związku z tym z zadowoleniem przyjmuje zobowiązanie Komisji do przedstawienia komunikatu w sprawie przyszłości agencji regulacyjnych w roku 2008;

Agencje samofinansujące się

31. przypomina, że w przypadku dwóch agencji samofinansujących się absolutorium dyrektorowi udziela rada administracyjna; zauważa, że obydwie agencje odnotowują wysokie skumulowane nadwyżki z przychodów z opłat przeniesionych z lat ubiegłych:

- Urząd Harmonizacji Rynku Wewnętrznego – środki pieniężne i ekwiwalenty środków pieniężnych: 281 mln EUR(¹⁰),

- Wspólnotowy Urząd Ochrony Odmian Roślin – środki pieniężne i ekwiwalenty środków pieniężnych: 18 mln EUR(¹¹);

Kwestie szczegółowe

32. odnotowuje, że z budżetu ogólnego Unii Europejskiej na rok budżetowy 2006 Agencja otrzymała 44,738 mln EUR w środkach na zobowiązania oraz 44,738 mln EUR w środkach na płatności;

33. wyraża zaniepokojenie ustaleniem zawartym w sprawozdaniu Trybunału Obrachunkowego za 2006 r., że na koniec 2006 r. konieczne było anulowanie ponad 43 % środków na płatności, a ponadto w ostatnim kwartale roku wystąpiło nagromadzenie transakcji, czyli budżetowa zasada rzetelności nie była ściśle przestrzegana;

34. zwraca ponadto uwagę na ustalenie Trybunału, że procedury ustalania budżetu i planu zatrudnienia nie były wystarczająco rygorystyczne, co spowodowało wysoką liczbę przesunięć budżetowych, niewłaściwe planowanie rekrutacji pracowników oraz nieprawidłową prezentację budżetu;

35. zwraca uwagę na niski stopień wykorzystania środków na płatności w odniesieniu do działań związanych ze zwalczaniem zanieczyszczeń na morzu (67,7 %), pomimo nieustannego wspierania przez Parlament tych działań w procedurze prowadzącej do przyjęcia budżetu; wobec niemożności użycia w 2006 i 2007 r. statku usuwającego zanieczyszczenia na obszarze Łuku Atlantyckiego obejmującym wybrzeże Galicji i Zatokę Biskajską, wzywa Komisję i Agencję do wzmożenia wysiłków na rzecz osiągnięcia tego celu w 2008 r. w ramach rozporządzenia (WE) nr 2038/2006 Parlamentu Europejskiego i Rady dnia 18 grudnia 2006 r. w sprawie wieloletniego finansowania działań Europejskiej Agencji Bezpieczeństwa Morskiego w zakresie reagowania na zanieczyszczenie spowodowane przez statki(¹²);

36. uznaje jednak, że – jak Agencja wspomniała w swoich odpowiedziach – skutki budżetowe, jakie pociągało za sobą przeniesienie Agencji w 2006 r. z Brukseli do Lizbony, w tym odejście ponad 20 % pracowników zatrudnionych na umowy o pracę, były trudne do przewidzenia;

37. odnotowuje uwagi Trybunału, że zaciągnięto zobowiązania prawne przed odpowiadającymi im zobowiązaniami budżetowymi oraz że niektóre umowy przewidywały 100 % prefinansowania;

38. zwraca się do Agencji o podjęcie pilnych działań w celu rozwiązania problemu wskazanego przez Trybunał, który ustalił, że system inwentaryzacji wykazuje uchybienia i zapisy w systemie nie umożliwiają fizycznego zlokalizowania wszystkich artykułów, a w szczególności że sprzęt komputerowy nie jest umieszczony w spisie;

39. zwraca uwagę, że w bilansie Agencji podano kwotę środków pieniężnych i ekwiwalentów środków pieniężnych w wysokości 11,6 mln EUR oraz skumulowaną nadwyżkę wynoszącą 7,18 mln EUR;

40. zwraca uwagę na oświadczenie księgowego Agencji, który w sprawozdaniu w sprawie zarządzania budżetem i finansami stwierdza, że pomimo szczególnie istotnych starań podejmowanych przez Agencję w zakresie rekrutacji w ciągu całego roku 2006, na plan zatrudnienia i związane z nim wykonanie budżetu niekorzystny wpływ miały liczne przypadki rezygnacji pracowników spowodowane przeniesieniem Agencji do Lizbony;

41. na podstawie sprawozdania z zarządzania budżetem i finansami z zainteresowaniem zauważa, że z myślą o wycofaniu systemu SI2 w 2007 r., Agencja wystąpiła o status projektu pilotażowego dotyczącego nowej generacji systemów finansowych zwanych ABAC (system rachunkowości memoriałowej) i od kwietnia 2006 r. na zasadzie zlecania usług na zewnątrz korzysta z tych samych systemów finansowych co Komisja, przy czym za działanie i utrzymanie wszystkich systemów odpowiada DG Komisji DIGIT;

42. uważa, że należy dodatkowo zbadać, czy stworzenie wspólnych systemów i usług dla agencji jest wykonalne, gdyż mogłoby to być szczególnie korzystne dla mniejszych agencji, którym brak masy krytycznej, lub nowych agencji w okresie rozpoczynania działalności;

43. zwraca uwagę na zawarte w sprawozdaniu rocznym Agencji stwierdzenie, że zwrot kosztów podróży coraz liczniejszych uczestników jej spotkań jest procesem pracochłonnym oraz że Agencja zajmuje się obecnie usprawnianiem odpowiednich procedur; zwraca się do Trybunału o to, by w następnych sprawozdaniach dotyczących agencji poświęcił uwagę ogólnej kwestii zwrotu przez nie kosztów podróży.