RADA UNII EUROPEJSKIEJ,

uwzględniając Traktat ustanawiający Wspólnotę Europejską, w szczególności jego art. 207 ust. 3,

uwzględniając decyzję Rady 2004/338/WE, Euratom z dnia 22 marca 2004 r. w sprawie przyjęcia Regulaminu Rady (¹), w szczególności jej art. 24,

a także mając na uwadze, co następuje:

(1) Artykuł 2 ust. 1 decyzji 2001/264/WE (²) stanowi, że Sekretarz Generalny/Wysoki Przedstawiciel zastosuje właściwe środki w celu zagwarantowania, że podczas korzystania z informacji niejawnych UE przepisy Rady dotyczące bezpieczeństwa są przestrzegane w ramach Sekretariatu Generalnego Rady (SGR) oraz, między innymi, przez wykonawców zewnętrznych SGR.

(2) Artykuł 2 ust. 2 decyzji 2001/264/WE stanowi, że Państwa Członkowskie zastosują właściwe środki, zgodnie z rozwiązaniami krajowymi, w celu zagwarantowania, że podczas korzystania z informacji niejawnych UE przepisy Rady dotyczące bezpieczeństwa są przestrzegane w ramach ich służb i siedzib, między innymi przez wykonawców zewnętrznych Państw Członkowskich.

(3) Decyzja 2001/264/WE w chwili obecnej nie mówi nic o sposobie stosowania jej podstawowych zasad i minimalnych norm, w przypadku gdy SGR na podstawie umowy powierza podmiotom zewnętrznym zadania obejmujące informacje niejawne UE, wiążące się z takimi informacjami lub je zawierające.

(4) Konieczne jest zatem włączenie szczególnych wspólnych minimalnych norm w tym zakresie do decyzji 2001/264/WE.

(5) Również Państwa Członkowskie powinny stosować wspomniane wspólne minimalne normy w odniesieniu do stosowanych środków, zgodnie z rozwiązaniami krajowymi, w przypadku powierzania, na podstawie umowy, zadań obejmujących informacje niejawne UE, wiążących się z takimi informacjami lub je zawierających, podmiotom zewnętrznym, o których mowa w art. 2 ust. 2 decyzji 2001/264/WE.

(6) Te wspólne minimalne normy powinny mieć zastosowanie bez uszczerbku dla odpowiednich aktów prawnych, w szczególności dyrektywy 2004/18/WE (³), rozporządzenia (WE, Euratom) nr 1605/2002 (⁴) i szczegółowych zasad jego wykonania oraz porozumienia WTO w sprawie zamówień publicznych (GPA),

STANOWI, CO NASTĘPUJE:

Artykuł 1

Do pkt 8 części I Załącznika do decyzji 2001/264/WE dodaje się następujące zdanie:

„Takie minimalne normy obejmują również minimalne normy, które mają zastosowanie, w przypadku gdy SGR na podstawie umowy powierza zadania obejmujące informacje niejawne UE, wiążące się z takimi informacjami lub je zawierające podmiotom prowadzącym działalność przemysłową lub inną: takie wspólne minimalne normy zawarte są w sekcji XIII części II.”.

Artykuł 2

Tekst zawarty w Załączniku do niniejszej decyzji dodaje się jako sekcję XIII części II Załącznika do decyzji Rady 2001/264/WE.

Artykuł 3

Niniejszą decyzję stosuje się z dniem jej publikacji w Dzienniku Urzędowym Unii Europejskiej.

Sporządzono w Brukseli, dnia 20 grudnia 2005 r.

ZAŁĄCZNIK

„SEKCJA XIII

WSPÓLNE MINIMALNE NORMY W ZAKRESIE BEZPIECZEŃSTWA PRZEMYSŁOWEGO

1) Niniejsza sekcja dotyczy aspektów bezpieczeństwa działalności przemysłowej specyficznych dla negocjowania i zawierania umów, w których powierza się zadania obejmujące informacje niejawne UE, wiążące się z takimi informacjami lub je zawierające, oraz specyficznych dla wykonywania tych umów przez podmioty prowadzące działalność przemysłową lub inną, włącznie z udostępnianiem lub uzyskiwaniem dostępu do informacji niejawnych UE podczas przeprowadzania procedury zamówień publicznych (okres przetargowy oraz negocjacje poprzedzające zawarcie umowy).

DEFINICJE

2) Do celów niniejszych wspólnych minimalnych norm zastosowanie mają następujące definicje:

a) „umowa niejawna”: każda umowa dotycząca dostawy towarów, wykonania prac lub świadczenia usług, której wykonanie wymaga dostępu do informacji niejawnych UE lub wytwarzania takich informacji bądź obejmuje dostęp do nich lub ich wytwarzanie;

b) „niejawna umowa podwykonawcza”: umowa zawierana przez wykonawcę z innym wykonawcą (tj. podwykonawcą) na dostawę towarów, wykonanie prac lub świadczenie usług, której wykonanie wymaga dostępu do informacji niejawnych UE lub wytwarzania takich informacji bądź obejmuje dostęp do nich lub ich wytwarzanie;

c) „wykonawca”: osoba fizyczna lub prawna posiadająca zdolność prawną do zawierania umów;

d) „wyznaczona władza bezpieczeństwa (WWB)”: instytucja odpowiedzialna wobec krajowej władzy bezpieczeństwa (KWB) Państwa Członkowskiego UE, odpowiadająca za przekazywanie podmiotom prowadzącym działalność przemysłową lub inną informacji dotyczących krajowej polityki we wszelkich kwestiach związanych z bezpieczeństwem przemysłowym oraz za udzielanie wskazówek i pomocy w jej realizacji. Zadania WWB może wykonywać KWB;

e) „świadectwo bezpieczeństwa przemysłowego (ŚBP)”: stwierdzenie przez KWB/WWB w drodze administracyjnej, że z punktu widzenia bezpieczeństwa dany podmiot jest w stanie zapewnić właściwą ochronę informacji niejawnych UE o określonej klauzuli tajności oraz że jego pracownicy, którzy mają uzyskać dostęp do informacji niejawnych UE, zostali właściwie sprawdzeni pod względem bezpieczeństwa oraz przeszkoleni w zakresie odpowiednich wymogów bezpieczeństwa niezbędnych do uzyskania dostępu do informacji niejawnych UE i do ich ochrony;

f) „podmiot prowadzący działalność przemysłową lub inną”: podmiot zajmujący się dostawą towarów, wykonywaniem prac lub świadczeniem usług; pojęcie to może obejmować podmioty prowadzące działalność przemysłową, handlową, usługową, naukową, badawczą, edukacyjną lub rozwojową;

g) „bezpieczeństwo przemysłowe”: stosowanie środków i procedur ochrony, w celu zapobiegania utracie informacji niejawnych UE bądź narażaniu na szwank ich bezpieczeństwa, wykrywania takich zdarzeń oraz likwidowania ich skutków w odniesieniu do informacji niejawnych znajdujących się w dyspozycji wykonawcy lub podwykonawcy w trakcie negocjacji poprzedzających zawarcie umowy oraz w trakcie wykonywania umowy;

h) „krajowa władza bezpieczeństwa (KWB)”: instytucja rządowa Państwa Członkowskiego UE ostatecznie odpowiedzialna za ochronę informacji niejawnych UE;

i) „ogólna klauzula tajności umowy”: określenie klauzuli tajności całej umowy na podstawie klauzuli tajności informacji lub materiałów, które mają lub mogą być wytwarzane, udostępniane lub do których może być uzyskany dostęp na mocy któregokolwiek elementu całej umowy. Ogólna klauzula tajności umowy nie może być niższa niż najwyższa klauzula tajności któregokolwiek z jej elementów, ale może ona być wyższa w związku z efektem kumulacji;

j) „dokument określający aspekty bezpieczeństwa (DAB)”: zbiór specjalnych warunków dotyczących umowy, wydany przez instytucję zlecającą, stanowiący integralną część umowy niejawnej obejmującej dostęp do informacji niejawnych UE lub ich wytwarzanie, określający wymogi bezpieczeństwa lub wskazujący te elementy umowy, które wymagają ochrony;

k) „przewodnik nadawania klauzul (PNK)”: dokument opisujący niejawne elementy programu lub umowy, określający mającą zastosowanie klauzulę tajności. PNK może być rozszerzany w okresie trwania programu lub umowy, a klauzule tajności dla części informacji mogą zostać zmienione lub obniżone. PNK musi stanowić część DAB.

ORGANIZACJA

3) Sekretariat Generalny Rady (SGR) może na podstawie umowy powierzyć zadania obejmujące informacje niejawne UE, wiążące się z takimi informacjami lub je zawierające, podmiotom prowadzącym działalność przemysłową lub inną, zarejestrowanym w Państwie Członkowskim.

4) SGR odpowiada za to, by wszystkie wymogi wynikające z niniejszych minimalnych norm były spełnione przy zawieraniu umów niejawnych.

5) Państwa Członkowskie odpowiadają za to, by ich KWB posiadała właściwe struktury umożliwiające stosowanie niniejszych minimalnych norm w zakresie bezpieczeństwa przemysłowego. Struktury te mogą obejmować jedną lub kilka WWB.

6) Ostateczna odpowiedzialność za ochronę informacji niejawnych UE w podmiotach prowadzących działalność przemysłową lub inną spoczywa na ich kierownictwie.

7) W przypadku zawierania umowy lub umowy podwykonawczej podlegającej niniejszym minimalnym normom SGR lub, w stosownych przypadkach, KWB/WWB niezwłocznie powiadomi o tym fakcie KWB/WWB Państwa Członkowskiego, w których wykonawca lub podwykonawca jest zarejestrowany.

UMOWY NIEJAWNE

8) Przy określaniu klauzuli tajności umów niejawnych muszą zostać uwzględnione następujące zasady:

a) SGR określa, w stosownych przypadkach, aspekty umowy, które wymagają ochrony, oraz odpowiednią klauzulę tajności; czyniąc to, musi brać pod uwagę oryginalną klauzulę tajności przyznaną przez wytwórcę informacji wytworzonej przed zawarciem umowy;

b) ogólna klauzula tajności umowy nie może być niższa niż najwyższa klauzula któregokolwiek z jej elementów;

c) informacjom niejawnym UE wytworzonym w ramach działalności objętej umową nadaje się klauzule tajności zgodnie z PNK;

d) w stosownych przypadkach SGR odpowiada za dokonanie zmiany, w porozumieniu z wytwórcą, ogólnej klauzuli tajności umowy lub klauzuli tajności któregokolwiek jej elementu oraz za poinformowanie o tym wszystkich zainteresowanych stron;

e) informacje niejawne udostępnione wykonawcy lub podwykonawcy lub wytworzone w ramach działalności objętej umową nie mogą być wykorzystywane w innych celach, niż cele określone w umowie niejawnej i nie mogą być ujawniane stronom trzecim bez uprzedniej pisemnej zgody wytwórcy.

9) KWB/WWB Państw Członkowskich odpowiadają za dopilnowanie, by wykonawcy lub podwykonawcy, z którymi zawarto umowy niejawne obejmujące informacje oznaczone klauzulą CONFIDENTIEL UE lub SECRET UE, stosowali wszelkie właściwe środki w celu zabezpieczania informacji niejawnych UE im udostępnianych lub wytwarzanych przez nich w toku wykonywania umowy niejawnej, zgodnie z krajowymi przepisami ustawowymi i wykonawczymi. Niestosowanie się do wymogów bezpieczeństwa może skutkować rozwiązaniem umowy.

10) Wszystkie podmioty prowadzące działalność przemysłową lub inną będące stronami umów obejmujących dostęp do informacji oznaczonych klauzulą CONFIDENTIEL UE lub SECRET UE muszą posiadać krajowe ŚBP. ŚBP przyznawane jest przez KWB/WWB Państwa Członkowskiego w celu potwierdzenia, że dany podmiot jest w stanie zapewnić właściwą ochronę informacji niejawnych UE odpowiednio do określonego poziomu klauzuli tajności.

11) KWB/WWB odpowiada za wydawanie, zgodnie z przepisami krajowymi, poświadczenia bezpieczeństwa osobowego (PBO) wszystkim osobom zatrudnionym w podmiotach prowadzących działalność przemysłową lub inną, zarejestrowanych w tym Państwie Członkowskim, których obowiązki wymagają dostępu do informacji UE oznaczonych klauzulą CONFIDENTIEL UE lub SECRET UE objętych umową niejawną.

12) Umowy niejawne muszą zawierać DAB, jak określone w pkt 2 lit. j). DAB musi zawierać PNK.

13) Przed rozpoczęciem negocjacji umowy niejawnej SGR skontaktuje się z KWB/WWB Państwa Członkowskiego, w którym zarejestrowane są dane podmioty prowadzące działalność przemysłową lub inną, w celu otrzymania potwierdzenia, że posiadają one ważne ŚBP odpowiednie do klauzuli tajności umowy.

14) Instytucja zlecająca nie powinna zawierać umowy niejawnej z wybranym uczestnikiem przetargu przed uzyskaniem ważnego certyfikatu ŚBP.

15) Nie wymaga się ŚBP dla umów obejmujących informacje oznaczone klauzulą RESTREINT UE, chyba że wymagają tego krajowe przepisy ustawowe i wykonawcze Państw Członkowskich.

16) W przypadku przetargów dotyczących umów niejawnych zaproszenia do przetargu muszą zawierać klauzulę zastrzegającą, że uczestnik przetargu, który nie złoży oferty lub który nie zostanie wybrany, będzie zobowiązany do zwrotu w określonym terminie wszystkich dokumentów.

17) Istnieje możliwość, że wykonawca będzie musiał negocjować niejawne umowy podwykonawcze z podwykonawcami na różnych poziomach. Wykonawca odpowiada za zapewnienie, by wszystkie czynności podwykonawcze były podejmowane zgodnie ze wspólnymi minimalnymi normami zawartymi w niniejszej sekcji. Jednakże wykonawca nie może przekazywać podwykonawcy informacji lub materiałów niejawnych UE bez uprzedniej pisemnej zgody wytwórcy.

18) Warunki, na których wykonawca może zawrzeć umowę z podwykonawcą, muszą zostać określone w specyfikacji przetargowej oraz w umowie. Nie można zawrzeć żadnej umowy podwykonawczej z podmiotami zarejestrowanymi w państwie niebędącym członkiem UE bez wyraźnego pisemnego upoważnienia SGR.

19) W czasie trwania umowy odpowiednia KWB/WWB we współpracy z SGR będzie sprawowała kontrolę nad przestrzeganiem wszystkich przepisów bezpieczeństwa zawartych w umowie. Powiadamianie o wydarzeniach istotnych ze względu na bezpieczeństwo podlega raportowaniu zgodnie z przepisami określonymi w części II sekcji X niniejszych przepisów dotyczących bezpieczeństwa. SGR oraz każda KWB/WWB, którą powiadomiono o ŚBP, są natychmiast informowane o zmianie lub cofnięciu tego ŚBP.

20) W przypadku rozwiązania umowy niejawnej lub niejawnej umowy podwykonawczej SGR lub, w stosownym przypadku, KWB/WWB niezwłocznie powiadomi o tym fakcie KWB/WWB Państwa Członkowskiego, w którym zarejestrowany jest wykonawca lub podwykonawca.

21) Po rozwiązaniu lub zakończeniu umowy niejawnej lub niejawnej umowy podwykonawczej w dalszym ciągu zastosowanie znajdują wspólne minimalne normy zawarte w niniejszej sekcji, a wykonawcy i podwykonawcy nadal utrzymują w tajemnicy informacje niejawne.

22) Przepisy szczególne dotyczące niszczenia informacji niejawnych po zakończeniu umowy określone zostaną w DAB lub innych odpowiednich przepisach określających wymogi bezpieczeństwa.

WIZYTY

23) Wizyty pracowników SGR w tych podmiotach prowadzących działalność przemysłową lub inną w Państwach Członkowskich, które wykonują umowy niejawne UE, muszą zostać uzgodnione z odpowiednią KWB/WWB. Wizyty pracowników podmiotów prowadzących działalność przemysłową lub inną w ramach umowy niejawnej UE muszą zostać uzgodnione pomiędzy właściwymi KWB/WWB. Jednakże KWB/WWB zaangażowane w umowę niejawną UE mogą wyrazić zgodę na procedurę, zgodnie z którą wizyty pracowników podmiotów prowadzących działalność przemysłową lub inną mogą być uzgadniane bezpośrednio.

PRZESYŁANIE I PRZEWÓZ INFORMACJI NIEJAWNYCH UE

24) W odniesieniu do przesyłania informacji niejawnych UE zastosowanie mają przepisy rozdziału II sekcji VII części II oraz w stosownych przypadkach przepisy sekcji XI niniejszych przepisów dotyczących bezpieczeństwa. Jako uzupełnienie tych przepisów zastosowanie będą miały wszelkie istniejące procedury obowiązujące między Państwami Członkowskimi.

25) Międzynarodowy przewóz materiałów niejawnych UE w ramach umów niejawnych odbywa się zgodnie z krajowymi procedurami Państw Członkowskich. Przy analizie uzgodnień dotyczących bezpieczeństwa przewozu międzynarodowego będą miały zastosowanie następujące zasady:

a) bezpieczeństwo zapewnia się na wszystkich etapach przewozu oraz we wszelkich okolicznościach, począwszy od miejsca wyjazdu do ostatecznego miejsca przeznaczenia;

b) przesyłka podlega ochronie przewidzianej dla najwyższej klauzuli tajności materiału, który się w niej znajduje;

c) firmy świadczące usługę przewozu w stosownych przypadkach uzyskują ŚBP. W takich przypadkach pracownicy przewożący przesyłkę podlegają sprawdzeniu pod względem bezpieczeństwa zgodnie ze wspólnymi minimalnymi normami zawartymi w niniejszej sekcji;

d) przejazdy są w miarę możliwości bezpośrednie i trwają nie dłużej, niż jest to konieczne ze względu na okoliczności;

e) jeżeli jest to możliwe, trasy powinny przebiegać wyłącznie przez Państwa Członkowskie UE. Trasy przebiegające przez państwa niebędące członkami UE mogą zostać ustalone pod warunkiem zatwierdzenia przez KWB/WWB zarówno państwa nadawcy, jak i państwa odbiorcy;

f) przed jakimkolwiek przemieszczeniem materiałów niejawnych UE nadawca sporządza plan przewozu, podlegający zatwierdzeniu przez odpowiednie KWB/WWB.”