SEKCJA I

ORGANIZACJA BEZPIECZEŃSTWA W RADZIE UNII EUROPEJSKIEJ

Sekretarz Generalny/Wysoki Przedstawiciel

1. Sekretarz Generalny/Wysoki Przedstawiciel:

a) realizuje politykę Rady dotyczącą bezpieczeństwa;

b) rozpatruje problemy przedstawione mu przez Radę lub jej właściwe organy;

c) bada kwestie wprowadzania zmian w polityce Rady dotyczącej bezpieczeństwa, przy ścisłej współpracy z Organami Bezpieczeństwa Narodowego (lub innymi właściwymi organami) Państw Członkowskich (zwanymi dalej „OBN”). Dodatek 1 zawiera wykaz tych organów.

2. W szczególności Sekretarz Generalny/Wysoki Przedstawiciel jest odpowiedzialny za:

a) koordynowanie wszystkich spraw związanych z bezpieczeństwem odnoszących się do działalności Rady;

b) występowanie z wnioskiem do wszystkich Państwa Członkowskie o ustanowienie centralnego rejestru TRÈS SECRET EU/EU TOP SECRET i wymaganie, w odpowiednim przypadku, aby taki rejestr został ustanowiony w zdecentralizowanych agencjach UE;

c) zwracanie się do wyznaczonych organów Państw Członkowskich z wnioskiem o przeprowadzenie przez OBN postępowania sprawdzającego w odniesieniu do pracowników zatrudnionych w SGR, zgodnie z sekcją VI;

d) przeprowadzanie dochodzeń lub zlecanie ich przeprowadzenia w przypadku każdego wycieku informacji niejawnych UE, który, na podstawie dowodów na pierwszy rzut oka, miał miejsce w SGR lub w którejkolwiek ze zdecentralizowanych agencji UE;

e) występowanie z wnioskiem do właściwych organów bezpieczeństwa dotyczącym wszczęcia dochodzenia w przypadku pojawienia się wycieku informacji niejawnych UE poza SGR lub zdecentralizowanymi agencjami UE, oraz koordynację postępowań, jeżeli w sprawę zaangażowany jest więcej niż jeden organ bezpieczeństwa;

f) przeprowadzanie, wspólnie i w porozumieniu z zainteresowanym OBN, okresowych kontroli uzgodnień w dziedzinie bezpieczeństwa dotyczących ochrony informacji niejawnych UE w Państwach Członkowskich;

g) utrzymywanie ścisłej współpracy ze wszystkimi zainteresowanymi organami bezpieczeństwa, w celu osiągnięcia całkowitej koordynacji działań w zakresie bezpieczeństwa;

h) dokonywanie stałego przeglądu procedur i polityki bezpieczeństwa Rady, oraz, jeżeli jest to niezbędne, przygotowanie właściwych zaleceń. W tym względzie, przedstawia Radzie roczny plan kontroli, opracowany przez Biuro ds. Bezpieczeństwa SGR.

Komitet Rady ds. Bezpieczeństwa

3. Powołuje się Komitet ds. Bezpieczeństwa. Składa się on z przedstawicieli OBN wszystkich Państw Członkowskich. Przewodniczy mu Sekretarz Generalny/Wysoki Przedstawiciel lub jego/jej delegat. Do uczestnictwa w pracach Komitetu mogą również zostać zaproszeni przedstawiciele zdecentralizowanych agencji UE, jeżeli dyskutowane kwestie ich dotyczą.

4. Komitet ds. Bezpieczeństwa zbiera się, zgodnie z instrukcjami Rady, na wniosek Sekretarza Generalnego/Wysokiego Przedstawiciela lub OBN. Komitet ma prawo do badania i oceny wszystkich kwestii dotyczących bezpieczeństwa i odnoszących się do działań Rady, oraz, jeżeli jest to niezbędne, przedstawiania zaleceń Radzie. W odniesieniu do działań SGR, Komitet ma prawo formułowania zaleceń w kwestiach dotyczących bezpieczeństwa sekretarzowi generalnemu/wysokiemu przedstawicielowi.

Biuro ds. Bezpieczeństwa Sekretariatu Generalnego Rady

5. W celu wypełnienia obowiązków wymienionych w akapicie 1 i 2, Sekretarz Generalny/Wysoki Przedstawiciel posiada do dyspozycji Biuro ds. Bezpieczeństwa SGR koordynujące, nadzorujące i wykonujące środki bezpieczeństwa.

6. Szef Biura ds. Bezpieczeństwa SGR jest głównym doradcą Sekretarza Generalnego/Wysokiego Przedstawiciela w zakresie spraw dotyczących bezpieczeństwa oraz występuje jako sekretarz Komitetu ds. Bezpieczeństwa. W tym względzie kieruje on uaktualnianiem przepisów dotyczących bezpieczeństwa i koordynuje, wraz z właściwymi organami Państw Członkowskich oraz, gdzie właściwe, wraz z międzynarodowymi organizacjami powiązanymi z Radą porozumieniami dotyczącymi bezpieczeństwa, środki bezpieczeństwa. W tym celu działa on/ona jako oficer łącznikowy.

7. Szef Biura ds. Bezpieczeństwa SGR jest odpowiedzialny za akredytację systemów i sieci IT w SGR. Szef Biura ds. Bezpieczeństwa SGR oraz właściwe OBN wspólnie decydują, w odpowiednim przypadku, w sprawie akredytacji systemów i sieci IT obejmujących SGR, Państwa Członkowskie, zdecentralizowane agencje UE i/lub strony trzecie (państwa lub organizacje międzynarodowe).

Zdecentralizowane agencje UE

8. Każdy dyrektor zdecentralizowanej agencji UE jest odpowiedzialny za wprowadzanie w życie zasad bezpieczeństwa w ramach swojej instytucji. Nominuje on/ona zwykle swojego pracownika jako osobę odpowiedzialną przed nim/nią w tej dziedzinie. Pracownik ten jest mianowany na urzędnika do spraw bezpieczeństwa.

Państwa Członkowskie

9. Każde Państwo Członkowskie wyznacza OBN odpowiedzialny za bezpieczeństwo informacji niejawnych UE(¹).

10. W ramach administracji każdego z Państw Członkowskich, odpowiednie OBN powinny być odpowiedzialne za:

a) utrzymanie bezpieczeństwa informacji niejawnych UE przechowywanych przez jakiekolwiek służby krajowe, organ lub instytucję, publiczną lub prywatną, w kraju lub zagranicą;

b) upoważnienie do ustanowienia rejestrów TRÈS SECRET UE/UE TOP SECRET (to upoważnienie może zostać przekazane urzędnikowi ds. kontroli centralnego rejestru TRÈS SECRET UE/UE TOP SECRET);

c) okresową kontrolę uzgodnień w dziedzinie bezpieczeństwa dotyczących ochrony informacji niejawnych UE;

d) zapewnienie, że wszyscy obywatele, jak również obcokrajowcy, zatrudnieni w służbach krajowych, organach lub instytucjach, którzy mogą mieć dostęp do rejestrów TRÈS SECRET EU/EU TOP SECRET, SECRET UE i CONFIDENTIEL UE podlegają postępowaniu sprawdzającemu;

e) opracowanie takich planów bezpieczeństwa, jakie są niezbędne w celu uniemożliwienia dostania się informacji niejawnych UE w niepowołane ręce.

Wspólne kontrole bezpieczeństwa

11. Okresowe kontrole uzgodnień w dziedzinie bezpieczeństwa dotyczące ochrony informacji niejawnych EU w SGR i w stałych przedstawicielstwach Państw Członkowskich w Unii Europejskiej, jak również w siedzibach Państw Członkowskich w budynkach Rady, są przeprowadzane wspólnie, za obopólną zgodą(²), przez Biuro ds. Bezpieczeństwa SGR oraz dany OBN.

12. Okresowe kontrole uzgodnień w dziedzinie bezpieczeństwa dotyczących ochrony informacji niejawnych UE w zdecentralizowanych agencjach UE, są przeprowadzane przez Biuro ds. Bezpieczeństwa SGR lub, na wniosek sekretarza generalnego, przez OBN przyjmującego Państwa Członkowskiego.

SEKCJA II

KLASYFIKACJE I OZNACZENIA

POZIOMY KLASYFIKACJI(³)

Informacje są klasyfikowane według następujących klauzul:

1. TRÈS SECRET UE/UE TOP SECRET: tę klauzulę stosuje się wyłącznie do informacji i materiałów, których nieuprawnione ujawnienie mogłoby spowodować wyjątkowo poważną szkodę dla podstawowych interesów Unii Europejskiej lub jednego lub kilku jej Państw Członkowskich;

2. SECRET UE: tę klauzulę stosuje się do informacji i materiałów, których nieuprawnione ujawnienie mogłoby poważnie zaszkodzić podstawowym interesom Unii Europejskiej lub jednego lub kilku jej Państw Członkowskich;

3. CONFFIDENTIEL UE: tę klauzulę stosuje się do informacji i materiałów, których nieuprawnione ujawnienie mogłoby zaszkodzić podstawowym interesom Unii Europejskiej lub jednego lub kilku jej Państw Członkowskich;

4. RESTREINT UE: tę klauzulę stosuje się do informacji i materiałów, których nieuprawnione ujawnienie mogłoby być niekorzystne dla interesów Unii Europejskiej lub jednego lub kilku jej Państw Członkowskich.

OZNACZENIA

5. Oznaczenie zastrzegające może być używane do określenia dziedziny objętej dokumentem lub szczególnego podziału na zasadzie „potrzeby niezbędnej wiedzy ”.

6. Oznaczenie ESDP/PESD jest stosowane w odniesieniu do dokumentów i ich kopii dotyczących bezpieczeństwa i obrony Unii lub jednego lub kilku jej Państw Członkowskich, bądź dotyczących wojskowego lub nie-wojskowego zarządzania kryzysami.

7. Niektóre dokumenty odnoszące się do systemów technologii informacyjnych (IT) mogą nosić dodatkowe oznaczenia powodujące zastosowanie dodatkowych środków bezpieczeństwa określonych we właściwych rozporządzeniach.

PRZYZNAWANIE KLAUZULI I OZNACZEŃ

8. Klasyfikacje i oznaczenia stosuje się w sposób następujący:

a) na dokumentach RESTREINT UE – przy pomocy urządzeń mechanicznych lub elektronicznych;

b) na dokumentach CONFIDENTIEL UE – przy pomocy urządzeń mechanicznych oraz ręcznie lub poprzez nadruk na zarejestrowanych drukach, uprzednio ostemplowanych;

c) na dokumentach SECRET/TRÈS SECRET EU/EU TOP SECRET – przy pomocy urządzeń mechanicznych oraz ręcznie.

SEKCJA III

ZARZĄDZANIE W ZAKRESIE KLASYFIKOWANIA

1. Informacje poddaje się klasyfikacji jedynie wtedy, gdy jest to niezbędne. Zaklasyfikowanie jest wyraźnie i poprawnie wskazane i jest utrzymywane jedynie tak długo, jak długo informacja wymaga ochrony.

2. Odpowiedzialność za klasyfikowanie informacji oraz za późniejsze obniżanie klasyfikacji lub jej deklasyfikację(⁴) spoczywa wyłącznie na autorze informacji.

Urzędnicy i inni pracownicy SGR klasyfikują, obniżają klasyfikację lub deklasyfikują informacje zgodnie z instrukcją lub za zgodą ich Dyrektora-Generalnego.

3. Szczegółowe procedury dotyczące traktowania dokumentów niejawnych zostały sformowane w taki sposób, aby zapewnić, że podlegają one ochronie właściwej do charakteru informacji, które zawierają.

4. Liczba osób upoważnionych do tworzenia dokumentów TRÈS SECRET UE/EU TOP SECRET jest ograniczona do minimum, a nazwiska tych osób umieszcza się na liście sporządzonej przez SGR, każde Państwo Członkowskie, oraz w odpowiednim przypadku, przez każdą ze zdecentralizowanych agencji UE.

STOSOWANIE KLASYFIKACJI

5. Klasyfikację dokumentu ustala się w zależności od poziomu sensytywności jego zawartości, zgodnie z definicją podaną w sekcji II ust. 1-4. Ważne jest, aby klasyfikacja została zastosowana poprawnie i z umiarem. Stosuje się to w szczególności w odniesieniu do klauzuli TRÈS SECRET UE/EU TOP SECRET.

6. Autor dokumentu, który podlega klasyfikacji, ma na uwadze przepisy określone powyżej oraz powstrzymuje się przed zawyżeniem lub zaniżeniem klasyfikacji.

Chociaż wyższa klasyfikacja może, na pierwszy rzut oka, wydawać się gwarancją większej ochrony, jednak rutynowe zawyżanie klasyfikacji może spowodować spadek zaufania do ważności systemu klasyfikowania.

Z drugiej strony, nie zaniża się klasyfikacji dokumentów w celu uniknięcia ograniczeń związanych z ochroną,.

Praktyczny przewodnik po klasyfikacji znajduje się w dodatku 3.

7. Poszczególne strony, ustępy, sekcje, załączniki, dodatki, załączone dokumenty i uzupełnienia danego dokumentu mogą wymagać różnych klasyfikacji i zostają odpowiednio oznaczone. Za klasyfikację dokumentu jako całości uznaje się najwyższą klasyfikację nadaną jednej z jego części.

8. Zaklasyfikowanie listów lub notatek zawierających załączniki jest na takim poziomie jak najwyższa klasyfikacja nadana ich załącznikom. Autor powinien wyraźnie wskazać poziom, na który powinno się je klasyfikować po oddzieleniu od załączników.

OBNIŻENIE KLASYFIKACJI I DEKLASYFIKACJA

9. Obniżenia klasyfikacji lub deklasyfikacji dokumentów niejawnych UE można dokonać jedynie za zgodą autora, oraz, jeżeli to niezbędne, po uzgodnieniu z innymi zainteresowanymi stronami. Obniżenie klasyfikacji lub deklasyfikacja zostają pisemnie potwierdzone. Instytucja, będąca źródłem dokumentu, Państwo Członkowskie, biuro, organizacja sukcesyjna lub organ wyższy jest odpowiedzialny za powiadomienie adresatów o zmianie, a te z kolei są odpowiedzialne za powiadomienie o zmianie dalszych adresatów, którym przesłano dokument lub jego kopię.

10. Jeżeli jest to możliwe, autorzy określają na dokumentach niejawnych datę lub okres, z upływem których można obniżyć klasyfikację lub zdeklasyfikować zawartość dokumentu. W przeciwnym razie, dokonują przeglądu dokumentów przynajmniej co pięć lat, w celu uzyskania pewności, że pierwotnie przyznana klasyfikacja jest nadal konieczna.

SEKCJA IV

BEZPIECZEŃSTWO FIZYCZNE

PRZEPISY OGÓLNE

1. Głównym celem środków fizycznego bezpieczeństwa jest uniemożliwienie uzyskania dostępu do informacji i/lub materiałów niejawnych UE osobie nieupoważnionej.

WYMOGI BEZPIECZEŃSTWA

2. Wszystkie siedziby, strefy, budynki, biura, pomieszczenia, systemy łączności i informacji itd., w których przechowywane są i/lub przetwarzane informacje i materiały niejawne UE, podlegają ochronie przy zastosowaniu właściwych środków bezpieczeństwa fizycznego.

3. Przy określaniu niezbędnego stopnia ochrony bezpieczeństwa fizycznego, uwzględnia się wszystkie stosowne czynniki, takie jak:

a) klasyfikację informacji i/lub materiałów;

b) ilość i formę (np. kopia trwała, komputerowe nośniki danych) przechowywanych informacji;

c) ocenę lokalnego zagrożenia dokonaną przez służby wywiadowcze, na jakie narażone jest Unia Europejska, Państwa Członkowskie i/lub inne instytucje lub strony trzecie przechowujące informacje niejawne UE, mianowicie sabotażu, terroryzmu i innych działań wywrotowych i/lub przestępczych.

4. Zastosowane środki bezpieczeństwa fizycznego są przeznaczone do:

a) uniemożliwienia, dyskretnego lub dokonanego przy użyciu siły, wtargnięcia intruza;

b) zapobiegania, udaremnienia i ujawniania działań nielojalnych pracowników (w tym szpiegów);

c) zapobiegania, by urzędnicy i inni pracownicy SGR, służb rządowych Państw Członkowskich i/lub innych instytucji lub stron trzecich, którzy nie mają potrzeby niezbędnej wiedzy , mieli dostęp do informacji niejawnych UE.

ŚRODKI BEZPIECZEŃSTWA FIZYCZNEGO

Strefy bezpieczeństwa

5. Strefy, gdzie informacje oznaczone klauzulą CONFIDENTIEL EU lub wyższą są przetwarzane i przechowywane posiadają taką organizację i strukturę, aby odpowiadać jednej z poniższych charakterystyk:

a) Strefa bezpieczeństwa klasy I: strefa, gdzie dokumenty oznaczone klauzulą CONFIDENTIEL lub wyższą są przetwarzane i przechowywane w taki sposób, że wejście do strefy, w każdym praktycznie celu, stanowi dostęp do informacji niejawnych. Taka strefa wymaga:

(i) wyraźnie określonych i chronionych granic, na których wszystkie wejścia i wyjścia są kontrolowane;

(ii) systemu kontroli wejść, który dopuszcza tylko osoby należycie sprawdzone i specjalnie upoważnione do wejścia na teren strefy;

(iii) specyfikacji klasyfikacji informacji niejawnych, zwykle przechowywanych w strefie, tzn. informacji, do których uzyskuje się dostęp wraz z wejściem do strefy.

b) Strefa bezpieczeństwa klasy II: strefa, gdzie dokumenty oznaczone klauzulę CONFIDENTIEL EU lub wyżej są przetwarzane i przechowywane w taki sposób, że mogą być chronione przed dostępem osób nieupoważnionych środkami wewnętrznie ustanowionych kontroli, tzn. są to obiekty posiadające biura, w których dokumenty oznaczone klauzulą CONFIDENTIEL EU lub wyżej są regularnie przetwarzane i przechowywane. Taka strefa wymaga:

(i) wyraźnie określonych i chronionych granic, na których wszystkie wejścia i wyjścia są kontrolowane;

(ii) systemu kontroli wejść, który dopuszcza bez eskorty jedynie osoby należycie sprawdzone i specjalnie upoważnione do wejścia na teren strefy. W odniesieniu do wszystkich innych osób, zostają wprowadzone przepisy wymagające posiadania eskorty lub objęcia równoważną kontrolą, w celu uniemożliwienia nieupoważnionego dostępu do informacji niejawnych UE i niekontrolowanego wejścia do stref podlegających kontrolom bezpieczeństwa technicznego.

Te strefy, w których pracownicy nie pracują w systemie całodobowym, są poddawane kontroli niezwłocznie po normalnych godzinach pracy w celu zapewnienia, że informacje niejawne UE są właściwie zabezpieczone.

Strefa administracyjna

6. Wokół stref bezpieczeństwa klasy I i II lub na drogach dojazdowych do nich można ustanowić strefę administracyjną o niższym poziomie zabezpieczeń. Taka strefa wymaga widocznie oznaczonych granic, na których istnieje możliwość kontroli pracowników i pojazdów. W strefach administracyjnych są przetwarzane i przechowywane jedynie informacje RESTREINT UE.

Kontrole wejść i wyjść

7. Wejście na teren stref bezpieczeństwa klasy I i klasy II podlega kontroli na podstawie przepustki lub systemu rozpoznawania osób. Ustanowiony zostaje również system sprawdzania gości mający na celu uniemożliwienie nieupoważnionego dostępu do informacji niejawnych UE. System przepustek może być wspomagany systemem automatycznej identyfikacji, który jest traktowany jako uzupełnienie, ale nie całkowite zastąpienie strażników. Zmiana oceny stopnia zagrożenia może pociągnąć za sobą wzmocnienie środków kontroli wejścia i wyjścia, na przykład podczas wizyt ważnych osobistości.

Patrole strażników

8. Patrole w strefach bezpieczeństwa klasy I i II odbywają się poza normalnymi godzinami pracy i maja na celu ochronę aktywów UE przed ujawnieniem, zniszczeniem lub utratą. Częstotliwość patroli będzie ustalana zależnie od warunków lokalnych, ale wytyczną jest, aby były przeprowadzane co dwie godziny.

Pojemniki bezpieczeństwa i wzmocnione pomieszczenia

9. Do przechowywania informacji niejawnych UE są wykorzystywane trzy klasy pojemników:

– Klasa A: pojemniki zatwierdzone na szczeblu krajowym do przechowywania informacji TRÈS SECRET UE/UE TOP SECRET na terenie strefy bezpieczeństwa klasy I i II;

– Klasa B: pojemniki zatwierdzone na szczeblu krajowym do przechowywania informacji SECRET UE i CONFIDENTIEL UE na terenie strefy bezpieczeństwa klasy I i II;

– Klasa C: mebel biurowy nadający się do przechowywania jedynie informacji RESTREINT UE.

10. W odniesieniu do wzmocnionych pomieszczeń zbudowanych na terenie strefy bezpieczeństwa klasy I i klasy II, i w odniesieniu do wszystkich stref bezpieczeństwa klasy I, gdzie informacje oznaczone klauzulą CONFIDENTIEL UE i wyżej są przechowywane na otwartych półkach lub znajdują się na wykresach, mapach itd., ściany, podłogi, sufity, drzwi z zamkami są zatwierdzane przez OBN jako zapewniające równoważną ochronę do klasy pojemnika ochronnego zatwierdzonego do przechowywania informacji o tej samej klasyfikacji.

Zamki

11. Zamki używane do zamykania pojemników ochronnych i wzmocnionych pomieszczeń, w których przechowywane są informacje niejawne UE spełniają następujące normy:

– Grupa A: zatwierdzone na szczeblu krajowym dla pojemników klasy A;

– Grupa B; zatwierdzone na szczeblu krajowym dla pojemników klasy B;

– Grupa C: odpowiednie jedynie dla mebli biurowych klasy C.

Kontrola kluczy i kombinacji szyfrowych

12. Klucze do pojemników ochronnych nie mogą być wynoszone poza budynek biurowy. Kombinacje szyfrowe do pojemników ochronnych są zapamiętywane przez osoby, które muszą je znać. W celu użycia w nagłym wypadku, urzędnik do spraw bezpieczeństwa danej instytucji jest odpowiedzialny za przechowywanie kluczy zapasowych i wszystkich kombinacji szyfrowych w formie pisemnej; te ostatnie są przechowywane w oddzielnych, opieczętowanych i nieprzezroczystych kopertach. Używane klucze, zapasowe klucze bezpieczeństwa oraz kombinacje szyfrowe są przechowywane w oddzielnych pojemnikach ochronnych. Te klucze i kombinacje szyfrowe powinny podlegać ochronie niemniej rygorystycznej niż materiały, do których umożliwiają dostęp.

13. Znajomość kombinacji szyfrowych do pojemników ochronnych jest ograniczona do możliwie jak najmniejszej ilości osób. Kombinacje szyfrowe są zmieniane:

a) w przypadku otrzymania nowego pojemnika;

b) w każdym przypadku, gdy następuje zmiana pracowników;

c) w każdym przypadku, gdy następuje ujawnienie lub podejrzenie ujawnienia;

d) najlepiej w odstępach sześciu miesięcy, lub co najmniej raz na 12 miesięcy.

Urządzenia do wykrywania intruzów

14. Jeżeli systemy alarmowe, telewizja przemysłowa i inne urządzenia elektryczne są wykorzystywane do ochrony informacji niejawnych UE, udostępnia się awaryjne źródło energii elektrycznej zapewniające ciągłą obsługę systemu, jeżeli nastąpi przerwa w dostawie energii z głównego źródła zasilania. Innym podstawowym wymogiem jest zapewnienie, by nieprawidłowe działanie lub manipulacja przy takim systemie powodowały uruchomienie alarmu lub w inny niezawodny sposób ostrzegały pracowników nadzoru.

Zatwierdzone wyposażenie

15. OBN utrzymują aktualne wykazy, sporządzane we własnym zakresie lub pochodzącego ze źródeł dwustronnych, rodzajów i modeli wyposażenia bezpieczeństwa, które zatwierdziły do bezpośredniej lub pośredniej ochrony informacji niejawnych w różnych szczególnych okolicznościach i warunkach. Biuro ds. Bezpieczeństwa SGR utrzymuje podobny wykaz, oparty, między innymi, na informacjach pochodzących z OBN. Zdecentralizowane agencje UE, przed dokonaniem zakupu takiego wyposażenia, zasięgają opinii Biura ds. Bezpieczeństwa SGR i odpowiednio OBN ich przyjmującego Państw Członkowskiego.

Fizyczna ochrona urządzeń kopiujących i telefaksowych

16. Urządzenia kopiujące i telefaksowe są chronione fizycznie w zakresie niezbędnym do zapewnienia, że wyłącznie osoby upoważnione ich używają oraz, że wszystkie produkty niejawne podlegają właściwym kontrolom.

OCHRONA PRZECIWKO PODGLĄDOWI I PODSŁUCHOWI

Podgląd

17. Podejmuje się wszelkie właściwe środki, zarówno w dzień jak i w nocy, w celu zapewnienia, że informacje niejawne UE nie są oglądane, nawet przypadkowo, przez jakąkolwiek osobę nieupoważnioną.

Podsłuch

18. Pomieszczenia biurowe lub strefy, w których regularnie omawia się informacje oznaczone klauzulą SERCRET UE lub wyżej, są chronione przed biernym i czynnym podsłuchem, w przypadku gdy istnieje takie zagrożenie. Ocena stopnia zagrożenia takimi aktami jest obowiązkiem właściwego organu bezpieczeństwa po konsultacji, gdy to niezbędne z OBN.

19. W celu ustalenia środków ochrony, jakie należy podjąć w pomieszczeniach narażonych na bierny podsłuch (np. izolacja ścian, drzwi, podłóg i sufitów, pomiar emisji dźwięku) i czynny podsłuch (np. poszukiwanie mikrofonów), Biuro ds. Bezpieczeństwa SGR może wnioskować o pomoc ze strony ekspertów z OBN. Urzędnik do spraw bezpieczeństwa zdecentralizowanych agencji UE może wnioskować o przeprowadzenie kontroli technicznych przez Biuro ds. Bezpieczeństwa SGR i/lub o pomoc ze strony ekspertów z OBN.

20 Podobnie, jeśli wymagają tego okoliczności, urządzenia telekomunikacyjne oraz wyposażenie elektryczne lub elektroniczne wyposażenie biura wszelkiego rodzaju, używane podczas posiedzeń na poziomie SECRET UE lub wyższym, mogą, na wniosek właściwego urzędnika do spraw bezpieczeństwa, zostać poddane kontroli przez technicznych specjalistów do spraw bezpieczeństwa OBN.

STREFY BEZPIECZEŃSTWA TECHNICZNEGO

21. Niektóre strefy mogą być wyznaczone na strefy bezpieczeństwa technicznego. Wykonuje się specjalną kontrolę przy wjeździe. Takie strefy są zamykane przy użyciu zatwierdzonych metod, jeżeli nikt w nich nie przebywa, i wszystkie klucze są traktowane jako klucze bezpieczeństwa. Takie strefy podlegają regularnym fizycznym kontrolom, które będą podejmowane w następstwie nieupoważnionego wejścia lub podejrzenia o takim wejściu.

22. W celu kontroli przemieszczania, przechowuje się szczegółowy spis wyposażenia i umeblowania. Żadnego elementu umeblowania lub wyposażenia nie można wnieść na teren takiej strefy, zanim nie zostanie poddany starannej kontroli dokonanej przez specjalnie przeszkolony personel bezpieczeństwa, wyznaczony do wykrywania wszelkich urządzeń podsłuchowych. Zgodnie z ogólnie przyjętą zasadą, powinno się unikać instalowania linii komunikacyjnych w strefach bezpieczeństwa technicznego.

SEKCJA V

OGÓLNE REGUŁY DOTYCZĄCE ZASADY POTRZEBY NIEZBĘDNEJ WIEDZY ORAZ POSTĘPOWANIE SPRAWDZAJĄCE

1. Do dostępu do informacji niejawnych UE zostaną upoważnione jedynie osoby, które mają potrzebę uzyskania wiedzy do wykonywania swoich obowiązków lub misji. Do dostępu do informacji TRÈS SECRET UE/EU TOP SECRET i CONFIDENTIEL UE zostaną upoważnione jedynie osobom, które posiadają właściwe poświadczenie bezpieczeństwa.

2. Odpowiedzialność za określenie „potrzeby niezbędnej wiedzy ” zależnie od wymogów zadań, spoczywa na SGR, zdecentralizowanych agencjach UE, urzędzie lub wydziale Państwa Członkowskiego, w którym zainteresowana osoba ma zostać zatrudniona.

3. Za przeprowadzenie postępowania sprawdzającego pracownika na podstawie właściwych stosowanych procedur, odpowiedzialny jest jego pracodawca. W odniesieniu do urzędników i innych pracowników SGR, procedura postępowania sprawdzającego jest przewidziana w sekcji VI.

Wynikiem powyższego jest wydanie „poświadczenia bezpieczeństwa” określającego stopień tajności informacji, do których dostęp może mieć sprawdzona osoba oraz datę wygaśnięcia jego ważności.

Poświadczenie bezpieczeństwa dla danej klasyfikacji może dać również jego posiadaczowi dostęp do informacji o niższej klasyfikacji.

4. Osoby inne niż urzędnicy lub inni pracownicy SGR lub Państw Członkowskich, na przykład członkowie, urzędnicy lub pracownicy instytucji UE, z którymi dyskusja może być niezbędna, lub którym niezbędne jest pokazanie informacji niejawnych UE, muszą posiadać poświadczenie bezpieczeństwa w odniesieniu do informacji niejawnych UE i zostać powiadomieni o ich odpowiedzialności za bezpieczeństwo. Ta sama reguła jest stosowana, w podobnych okolicznościach, do zewnętrznych wykonawców, ekspertów i konsultantów.

SZCZEGÓLNE REGUŁY DOTYCZĄCE DOSTĘPU DO INFORMACJI TRÈS SECERT UE/EU TOP SECRET

5. Wszystkie osoby, które mają mieć dostęp do informacji TRÈS SECRET UE/EU TOP SECRET muszą uprzednio zostać sprawdzone w celu uzyskania dostępu do takich informacji.

6. Wszystkie osoby, które są zobowiązane do posiadania dostępu do informacji TRÈS SECRET UE/EU TOP SECRET zostają wyznaczone przez szefa ich służby, a ich nazwiska są przechowywane w rejestrach TRÈS SECRET UE/EU TOP SECRET.

7. Przed uzyskaniem dostępu do informacji TRÈS SECRET UE/EU TOP SECRET, wszystkie osoby podpisują oświadczenie stwierdzające, że zostały powiadomione o procedurach Rady dotyczących bezpieczeństwa oraz że w pełni rozumieją swoją szczególną odpowiedzialność za zabezpieczenie informacji TRÈS SECRET UE/EU TOP SECRET i konsekwencje przewidziane w przepisach UE i prawa krajowego oraz przepisach administracyjnych, w przypadku przedostania się informacji niejawnych w ręce osób nieupoważnionych, na skutek działania rozmyślnego lub wskutek zaniedbania.

8. W przypadku osób posiadających dostęp do informacji TRÈS SECRET UE/EU TOP SECRET podczas posiedzeń itp., właściwy urzędnik ds. kontroli służby lub organu, w którym dana osoba jest zatrudniona, powiadamia organ zwołujący posiedzenie, że zainteresowane osoby posiadają takie upoważnienie.

9. Nazwiska wszystkich osób, które przestają być zatrudnione na stanowiskach wymagających dostępu do informacji TRÈS SECRET UE/UE TOP SECRET są usuwane z listy TRÈS SECRET UE/EU TOP SECRET. Dodatkowo, należy zwrócić uwagę wszystkich tych osób na ich szczególną odpowiedzialność za zabezpieczenie informacji TRÈS SECRET UE/EU TOP SECRET. Podpisują one także deklarację stwierdzającą, że nigdy nie użyją i nie przekażą nikomu posiadanych informacji TRÈS SECRET UE/EU TOP SECRET.

SZCZEGÓLNE REGUŁY DOTYCZĄCE DOSTĘPU DO INFORMACJI SECRET UE I CONFIDENTIEL UE

10. Wszystkie osoby, które mają mieć dostęp do informacji SECRET UE lub CONFIDENTIEL UE muszą uprzednio zostać sprawdzone w sposób odpowiedni do właściwego stopnia tajności.

11. Wszystkie osoby, które mają mieć dostęp do informacji SECRET UE lub CONFIDENTIEL UE zapoznają się z właściwymi przepisami bezpieczeństwa i są powiadamiane o konsekwencjach zaniedbań.

12. W przypadku osób posiadających dostęp do informacji oznaczonych klauzulą SECRET UE lub CONFIDENTIEL UE w czasie posiedzeń, itp., właściwy urzędnik ds. kontroli służby lub organu, w którym dana osoba jest zatrudniona, powiadamia organ zwołujący posiedzenie, że zainteresowane osoby posiadają takie upoważnienie.

SZCZEGÓLNE REGUŁY DOTYCZĄCE DOSTĘPU DO INFORMACJI RESTREINT UE

13. Osoby posiadające dostęp do informacji RESTREINT UE zostaną powiadomione o niniejszych przepisach bezpieczeństwa i o konsekwencjach zaniedbań.

PRZENIESIENIA

14. Jeżeli pracownik zostaje przeniesiony ze stanowiska wymagającego korzystanie z materiałów niejawnych UE, registratura nadzoruje przeniesienie tych materiałów od urzędnika odchodzącego do urzędnika przychodzącego.

INSTRUKCJE SPECJALNE

15. Osoby, które są zobowiązane do przetwarzania informacji niejawnych UE, powinny być, podczas pierwszego obejmowania obowiązków, a następnie okresowo, powiadomione o:

a) zagrożeniu dla bezpieczeństwa wynikającym z prowadzenia niedyskretnych rozmów;

b) środkach ostrożności, jaką należy podejmować w kontaktach z prasą;

c) zagrożeniu, jakie wiąże się z działalnością służb wywiadowczych, których celem są Unia Europejska i Państwa Członkowskie w odniesieniu do informacji niejawnych i działalności UE;

d) obowiązku niezwłocznego sprawozdawania właściwym organom bezpieczeństwa o każdym działaniu lub posunięciu, które wzbudzają podejrzenia o działalności szpiegowskiej lub o każdych niezwykłych okolicznościach dotyczących bezpieczeństwa.

16. Wszystkie osoby narażone na częsty kontakt z przedstawicielami państw, których służby wywiadowcze interesują się Unią Europejską i Państwami Członkowskimi w odniesieniu do niejawnych informacji i działalności UE, są powiadamiane o znanych technikach stosowanych przez różne służby wywiadowcze.

17. Nie istnieją żadne przepisy Rady w zakresie bezpieczeństwa dotyczące prywatnych podróży do dowolnego miejsca przeznaczenia pracowników upoważnionych do dostępu do informacji niejawnych UE. Jednakże, właściwe organy bezpieczeństwa powiadamiają urzędników i innych pracowników przed nimi odpowiedzialnych o przepisach dotyczących podróży, którym mogą podlegać. Obowiązkiem urzędników ds. bezpieczeństwa będzie organizacja zebrań utrwalających wiedzę o tych specjalnych instrukcjach dla pracowników.

SEKCJA VI

PROCEDURY SPRAWDZAJĄCE W ZAKRESIE BEZPIECZEŃSTWA DLA URZĘDNIKÓW SGR I INNYCH PRACOWNIKÓW

1. Jedynie urzędnicy i inni pracownicy SGR, lub osoby pracujące w SGR, które ze względu na swoje obowiązki oraz z uwagi na wymagania służbowe, muszą posiadać wiedzę zawartą w niejawnych informacjach przechowywanych przez Radę lub z niej korzystać, posiadają dostęp do takich informacji.

2. W celu posiadania dostępu do informacji oznaczonych klauzulą „TRÈS SECRET UE/EU TOP SECRET”, „SECRET UE i CONFIDENTIEL UE”, osoby określone w ust. 1 muszą zostać upoważnione zgodnie z procedurą określoną w ust. 4 i 6.

3. Upoważnienie przyznaje się tylko osobom, które zostały poddane procedurze sprawdzającej w zakresie bezpieczeństwa przez właściwe organy krajowe Państw Członkowskich (OBN) zgodnie z procedurą określoną w ust. 6-10.

4. Organ mianujący w rozumieniu art. 2 pierwszy akapit regulaminu pracowniczego jest odpowiedzialny za przyznanie upoważnienia, określonego w ust. 1, 2 i 3

Organ mianujący przyznaje upoważnienie po uzyskaniu opinii właściwych organów krajowych Państwa Członkowskiego na podstawie procedury sprawdzającej w zakresie bezpieczeństwa przeprowadzonej zgodnie z ust. 6-12.

5. Upoważnienie, które jest ważne przez okres pięciu lat, nie może przekraczać czasu wykonywania zadań, na których podstawie zostało przyznane. Może zostać odnowione przez organ mianujący zgodnie z procedurą określoną w ust. 4.

Upoważnienie zostaje wycofane przez organ mianujący, w przypadku gdy uznaje on, że istnieją ku temu uzasadnione podstawy. O każdej decyzji o wycofaniu upoważnienia powiadamia się właściwy organ krajowy oraz zainteresowaną osobę, która może wystąpić z wnioskiem o wysłuchanie przez organ mianujący.

6. Celem procedury sprawdzającej w zakresie bezpieczeństwa jest ustalenie, że nie ma przeszkód na zezwolenie danej osobie na dostęp do informacji niejawnych przechowywanych przez Radę.

7. Procedura sprawdzająca w zakresie bezpieczeństwa jest przeprowadzana przy udziale zainteresowanej osoby, oraz na wniosek organu mianującego, przez właściwe organy krajowe Państwa Członkowskiego, którego obywatelem jest osoba ubiegająca się o upoważnienie. Jeżeli zainteresowana osoba ma miejsce zamieszkania na terytorium innego Państwa Członkowskiego, odnośne organy krajowe mogą zapewnić współpracę z organami państwa zamieszkania.

8. Jednym z wymogów procedury sprawdzającej w zakresie bezpieczeństwa jest wypełnienie formularza osobowego.

9. Organ mianujący określa w swoim wniosku rodzaj i poziom zaklasyfikowanej informacji, które zostają udostępnione danej osobie, tak aby właściwe organy krajowe mogły przeprowadzić procedurę sprawdzającą w zakresie bezpieczeństwa i wydać właściwą opinię dotyczącą stopnia upoważnienia, który mógłby zostać przyznany danej osobie.

10. Cały proces procedury sprawdzającej w zakresie bezpieczeństwa wraz z uzyskanymi wynikami podlega właściwym regułom i przepisom obowiązującym w danym Państwie Członkowskim, włączając te dotyczące odwołań.

11. W przypadku gdy właściwe organy krajowe Państwa Członkowskiego wydają pozytywną opinię, organ mianujący może przyznać upoważnienie zainteresowanej osobie.

12. O negatywnej opinii wydanej przez właściwe organy krajowe powiadamia się zainteresowaną osobę, która może wystąpić z wnioskiem o wysłuchanie przez organ mianujący. Organ mianujący, jeżeli uzna to za konieczne, może wystąpić do właściwych organów krajowych o dostarczenie wszelkich dalszych wyjaśnień. Jeżeli negatywna opinia zostaje potwierdzona, upoważnienia się nie przyznaje.

13. Wszystkie osoby, którym przyznano upoważnienie w rozumieniu ust. 4 i 5, w chwili przyznania upoważnienia, o następnie w regularnych odstępach czasu, otrzymują wszelkie niezbędne instrukcje dotyczące ochrony informacji niejawnych i środków zapewniających taką ochronę. Takie osoby podpisują oświadczenie stwierdzające otrzymanie instrukcji i zobowiązanie do ich przestrzegania.

14. Organ mianujący podejmuje wszelkie niezbędne środki w celu wykonania przepisów niniejszej sekcji, szczególnie w odniesieniu do zasad regulujących dostęp do list upoważnionych osób.

15. W drodze wyjątku, jeśli wymagają tego obowiązki służbowe, organ właściwy do udzielenia może, po powiadomieniu właściwych organów krajowych i pod warunkiem braku ich reakcji w ciągu miesiąca, przyznać tymczasowe upoważnienie na okres nieprzekraczający sześciu miesięcy, w zależności od wyników procedury sprawdzającej w zakresie bezpieczeństwa określonej w ust. 7.

16. Prowizoryczne i tymczasowe upoważnienia, przyznane w ten sposób, nie dają prawa dostępu do informacji TRÈS SECRET UE/EU TOP SECRET; taki dostęp jest ograniczony do urzędników, którzy zostali skutecznie poddani procedurze sprawdzającej w zakresie bezpieczeństwa z wynikiem pozytywnym, zgodnie z ust. 7. Do czasu uzyskania wyniku procedury sprawdzającej w zakresie bezpieczeństwa, urzędnicy, którzy zgodnie z wnioskiem mają być poddani takiej procedurze na poziomie TRÈS SECRET UE/EU TOP SECRET, mogą zostać upoważnieni prowizorycznie i tymczasowo do dostępu do informacji zaklasyfikowanej do poziomu łącznie z SECRET UE.

SEKCJA VII

PRZYGOTOWANIE, ROZPOWSZECHNIANIE, PRZEKAZYWANIE, PRZECHOWYWANIE ORAZ NISZCZENIE MATERIAŁÓW NIEJAWNYCH UE

Spis treści

Przepisy ogólne

Rozdział I

Przygotowanie i rozpowszechnianie dokumentów niejawnych UE

Rozdział II

Przekazywanie dokumentów niejawnych UE

Rozdział III

Elektryczne i inne środki technicznego przekazu

Rozdział IV

Dodatkowe egzemplarze, tłumaczenia oraz wyciągi z dokumentów niejawnych UE

Rozdział V

Przeglądy i kontrole, przechowywanie i niszczenie dokumentów niejawnych UE

Rozdział VI

Szczególne reguły mające zastosowanie do dokumentów przeznaczonych dla Rady

Przepisy ogólne

Niniejsza sekcja wyszczególnia środki odnoszące się do przygotowania, rozpowszechniania, przekazywania, przechowywania i niszczenia dokumentów niejawnych UE, jak określono w ust. 3 lit. a) podstawowych zasad i minimalnych norm bezpieczeństwa, wymienionych w części I niniejszego załącznika. Należy je wykorzystywać jako odniesienie do przyjęcia tych środków dla innych materiałów niejawnych UE, zgodnie z ich rodzajem i na zasadzie jednostkowych przypadków.

SEKCJA VIII

REJESTRY TRÈS SECRET UE/EU TOP SECRET

1. Celem rejestrów TRÈS SECRET UE/EU TOP SECRET jest zapewnienie, że ewidencja, korzystanie i rozpowszechnianie dokumentów TRÈS SECRET UE/EU TOP SECRET odbywa się zgodnie z przepisami bezpieczeństwa. Szef rejestru TRÈS SECRET UE/EU TOP SECRET, odpowiednio w każdym Państwie Członkowskim, w SGR oraz, gdzie właściwe, w zdecentralizowanych agencjach UE, będzie urzędnikiem ds. kontroli dokumentów TRÈS SECRET UE/EU TOP SECRET.

2. Centralne rejestry będą działać w charakterze głównych organów odpowiedzialnych za odbiór i rozsyłanie dokumentów w Państwach Członkowskich, w SGR oraz w zdecentralizowanych agencjach UE, w których takie rejestry zostały powołane, jak również, gdzie właściwe, w innych instytucjach UE, organizacjach międzynarodowych i państwach trzecich, z którymi Rada podpisała porozumienia w sprawie procedur bezpieczeństwa w odniesieniu do wymiany informacji niejawnych.

3. Jeżeli jest to niezbędne, powołuje się rejestry pomocnicze, odpowiedzialne za wewnętrzne zarządzanie dokumentami TRÈS SECRET UE/EU TOP SECRET; takie rejestry prowadzą bieżąca ewidencję obiegu każdego dokumentu za który jest odpowiedzialny.

4. Rejestry pomocnicze TRÈS SECRET UE/EU TOP SECRET powołuje się jak określono w Sekcji I, w odpowiedzi na długoterminowe potrzeby i podlegają centralnym rejestrom TRÈS SECRET UE/EU TOP SECRET. Jeżeli istnieje potrzeba tylko okresowego i doraźnego konsultowania dokumentów TRÈS SECRET UE/EU TOP SECRET, mogą one być wydawane bez potrzeby powoływania rejestru pomocniczego, pod warunkiem ustanowienia reguł w celu zapewnienia, że te dokumenty pozostają pod kontrolą właściwego rejestru TRÈS SECRET UE/EU TOP SECRET oraz, że są przestrzegane środki bezpieczeństwa oraz dotyczące pracowników.

5. Rejestry pomocnicze nie mogą przekazywać dokumentów TRÈS SECRET UE/EU TOP SECRET bezpośrednio innym rejestrom pomocniczym w ramach tego samego centralnego rejestru TRÈS SECRET UE/EU TOP SECRET bez wyrażenia zgody tego ostatniego.

6. Każda wymiana dokumentów TRÈS SECRET UE/EU TOP SECRET między rejestrami pomocniczymi nie podlegającymi temu samemu centralnemu rejestrowi odbywa się za pośrednictwem centralnych rejestrów TRÈS SECRET UE/EU TOP SECRET.

CENTRALNE REJESTRY TRÈS SECRET UE/EU TOP SECRET

7. Szef centralnego rejestru TRÈS SECRET UE/EU TOP SECRET, jako urzędnik ds. kontroli, jest odpowiedzialny za:

a) przekazywanie dokumentów TRÈS SECRET UE/EU TOP SECRET zgodnie z przepisami określonymi w sekcji VII;

b) utrzymywanie wykazu wszystkich podlegających mu rejestrów pomocniczych TRÈS SECRET UE/EU TOP SECRET, wraz z nazwiskami i podpisami powołanych urzędników ds. kontroli oraz ich upoważnionych zastępców;

c) przechowywanie potwierdzeń odbioru z rejestrów w odniesieniu do wszystkich dokumentów TRÈS SECRET UE/EU TOP SECRET udostępnianych przez centralny rejestr;

d) prowadzenie ewidencji dokumentów TRÈS SECRET UE/EU TOP SECRET przechowywanych i udostępnianych;

e) utrzymywanie aktualnego wykazu wszystkich centralnych rejestrów TRÈS SECRET UE/EU TOP SECRET, z którymi normalnie utrzymuje korespondencję, wraz z nazwiskami i podpisami powołanych urzędników ds. kontroli oraz ich upoważnionych zastępców;

f) ochronę fizyczną wszystkich dokumentów TRÈS SECRET UE/EU TOP SECRET przechowywanych w rejestrze zgodnie z przepisami zawartymi w sekcji IV.

REJESTRY POMOCNICZE TRÈS SECRET UE/EU TOP SECRET

8. Szef rejestru pomocniczego TRÈS SECRET UE/EU TOP SECRET, jako urzędnik ds. kontroli, jest odpowiedzialny za:

a) przekazywanie dokumentów TRÈS SECRET UE/EU TOP SECRET zgodnie z przepisami zawartymi w sekcji VII oraz w ust. 5 i 6 w sekcji VIII;

b) utrzymywanie aktualizowanej listy wszystkich podległych mu osób upoważnionych do dostępu do informacji TRÈS SECRET UE/EU TOP SECRET;

c) udostępnianie dokumentów TRÈS SECRET UE/EU TOP SECRET zgodnie z instrukcjami autora lub na podstawie zasady potrzeby niezbędnej wiedzy , po uprzednim sprawdzeniu, że adresat posiada wymagane poświadczenie bezpieczeństwa;

d) prowadzenie bieżącej ewidencji wszystkich dokumentów TRÈS SECRET UE/EU TOP SECRET, przechowywanych lub będących w obiegu, które są pod jego kontrolą lub które zostały przekazane do innych rejestrów TRÈS SECRET UE/EU TOP SECRET oraz przechowywanie wszystkich odpowiadających potwierdzeń odbioru;

e) utrzymywanie aktualnego wykazu rejestrów TRÈS SECRET UE/EU TOP SECRET, z którymi jest uprawniony do wymiany dokumentów oznaczonych klauzulą TRÈS SECRET UE/EU TOP SECRET, wraz z nazwiskami i podpisami urzędników ds. kontroli oraz ich upoważnionych zastępców;

f) ochronę fizyczną wszystkich dokumentów TRÈS SECRET UE/EU TOP SECRET przechowywanych w rejestrze pomocniczym zgodnie z przepisami określonymi w sekcji IV.

INWENTARYZACJA

9. Co dwanaście miesięcy, każdy rejestr TRÈS SECRET UE/EU TOP SECRET przeprowadza szczegółową inwentaryzację wszystkich dokumentów TRÈS SECRET UE/EU TOP SECRET, za które jest odpowiedzialny. Dokument uważa się za zaksięgowany, jeżeli rejestr fizycznie przegląda dokument, lub przechowuje potwierdzenie odbioru z rejestru TRÈS SECRET UE/EU TOP SECRET, do którego dokument został przekazany, lub świadectwo zniszczenia tego dokumentu, lub instrukcje obniżenia lub zniesienia stopnia tajności tego dokumentu.

10. Rejestry pomocnicze przesyłają wyniki corocznych inwentaryzacji centralnemu rejestrowi, któremu podlegają, w terminie wyznaczonym przez ten ostatni.

11. OBN, jak również te instytucje UE, organizacje międzynarodowe i zdecentralizowane agencje UE, w których zostały powołane centralne rejestry TRÈS SECRET UE/EU TOP SECRET, przesyłają wyniki corocznych inwentaryzacji przeprowadzonych w centralnych rejestrach TRÈS SECRET UE/EU TOP SECRET Sekretarzowi Generalnemu/Wysokiemu Przedstawicielowi nie później niż do dnia 1 kwietnia każdego roku.

SEKCJA IX

ŚRODKI BEZPIECZEŃSTWA STOSOWANE W CZASIE NADZWYCZAJNYCH POSIEDZEŃ ODBYWAJĄCYCH SIĘ POZA SIEDZIBĄ RADY I DOTYCZĄCE KWESTII WYSOKO SENSYTYWNYCH

PRZEPISY OGÓLNE

1. Jeżeli posiedzenia Rady Europejskiej, Rady, posiedzenia na szczeblu ministerialnym lub inne ważne posiedzenia odbywają się poza siedzibami Rady w Brukseli i Luksemburgu, oraz w przypadku gdy jest to uzasadnione szczególnymi względami bezpieczeństwa odnoszącymi się do wysokiej wrażliwości poruszanych kwestii lub informacji, należy podejmować środki bezpieczeństwa opisane poniżej. Środki te dotyczą wyłącznie ochrony informacji niejawnych UE; mogą zostać przewidziane inne środki bezpieczeństwa.

ZAKRES OBOWIĄZKÓW

Przyjmujące Państwo Członkowskie

2. Państwo Członkowskie, na którego terytorium ma odbyć się posiedzenie (przyjmujące Państwo Członkowskie) powinno być odpowiedzialne, wspólnie z Biurem ds. Bezpieczeństwa SGR, za bezpieczeństwo posiedzeń Rady Europejskiej, Rady, posiedzeń na szczeblu ministerialnym lub innych ważnych posiedzeń oraz za bezpieczeństwo fizyczne głównych delegatów i ich pracowników.

W odniesieniu do zapewnienia bezpieczeństwa, powinno ono w szczególności zapewniać:

a) opracowanie planów działania w sytuacjach zagrożenia bezpieczeństwa i podczas zdarzeń związanych z bezpieczeństwem, danych środków obejmujących w szczególności bezpieczne przechowywanie dokumentów niejawnych UE w pomieszczeniach biurowych;

b) podjęcie środków zapewniających umożliwienie dostępu do systemu łączności Rady w celu odbierania i przekazywania informacji niejawnych UE. Przyjmujące Państwo Członkowskie zapewni również dostęp, jeżeli jest wymagany, do bezpiecznych systemów telefonicznych.

Państwa Członkowskie

3. Organy Państw Członkowskich powinny podjąć niezbędne kroki w celu zapewnienia tego, aby:

a) właściwe poświadczenie bezpieczeństwa zostały zapewnione ich krajowym delegatom, jeżeli jest to niezbędne, za pomocą sygnału lub faksu, bezpośrednio urzędnikowi do spraw bezpieczeństwa posiedzenia lub za pośrednictwem Biura ds. Bezpieczeństwa SGR;

b) o każdym szczególnym zagrożeniu zostały powiadomione władze przyjmującego Państwa Członkowskiego oraz odpowiednio Biuro ds. Bezpieczeństwa SGR, tak aby mogły zostać podjęte właściwe działania.

Urzędnik do spraw bezpieczeństwa posiedzenia

4. Należy powołać urzędnika do spraw bezpieczeństwa posiedzenia, który powinien być odpowiedzialny za ogólne przygotowanie i kontrolę ogólnych środków bezpieczeństwa wewnętrznego oraz za koordynację z innymi zainteresowanymi organami bezpieczeństwa. Środki przez niego/nią podjęte powinny zasadniczo odnosić się do:

a) (i) środków ochrony w miejscu posiedzenia, w celu zapewnienia, że posiedzenie zostaje przeprowadzone bez zaistnienia żadnych zdarzeń, które mogłyby doprowadzić do ujawnienia jakichkolwiek informacji niejawnych UE, które mogą być tam wykorzystywane;

(ii) kontrola pracowników, którzy mają pozwolenie na dostęp do miejsca posiedzenia, stref przebywania delegatów i sal konferencyjnych, oraz kontrola całego wyposażenia;

(iii) ciągłego współdziałania z właściwymi władzami przyjmującego Państwa Członkowskiego oraz z Biurem ds. Bezpieczeństwa SGR.

b) włączenia instrukcji bezpieczeństwa do dokumentacji posiedzenia z należytym uwzględnieniem wymogów wymienionych w tych przepisach dotyczących bezpieczeństwa, jak również wszelkich innych, uznanych za niezbędne, instrukcji bezpieczeństwa.

Biuro ds. Bezpieczeństwa SGR

5. Biuro ds. Bezpieczeństwa SGR powinno działać jako organ doradczy w kwestiach bezpieczeństwa przy organizacji posiedzeń; powinno być reprezentowane na miejscu w celu pomocy i doradztwa urzędnikowi ds. bezpieczeństwa posiedzenia oraz delegacjom, jeżeli jest to niezbędne.

6. Każda delegacja na posiedzenie powinna wyznaczyć urzędnika do spraw bezpieczeństwa, który będzie odpowiedzialny za kwestie bezpieczeństwa w ramach swojej delegacji oraz za utrzymywanie łączności z urzędnikiem do spraw bezpieczeństwa posiedzenia, jak również, jeżeli jest to niezbędne, z przedstawicielem Biura ds. Bezpieczeństwa SGR.

ŚRODKI BEZPIECZEŃSTWA

Strefy bezpieczeństwa

7. Należy ustanowić następujące strefy bezpieczeństwa:

a) strefa bezpieczeństwa klasy II, obejmująca sale, w których odbywają się posiedzenia robocze, biura SGR, urządzenia reprograficzne, a także pomieszczenia biurowe delegacji, gdzie właściwe;

b) strefa bezpieczeństwa klasy I obejmująca sale konferencyjne oraz kabiny tłumaczy i inżynierów dźwięku;

c) strefy administracyjna obejmujące miejsca wydzielone dla prasy oraz te części miejsca posiedzenia, które są wykorzystywane do celów administracyjnych, gastronomicznych oraz zakwaterowania, jak również strefy bezpośrednio sąsiadujące z centrum prasowym i miejscem posiedzenia.

Przepustki

8. Urzędnik do spraw bezpieczeństwa posiedzenia, na wniosek delegacji i zgodnie z ich potrzebami, powinien wydać odpowiednie identyfikatory. W przypadku gdy jest to wymagane, może zostać wprowadzone rozróżnienie identyfikatorów, w zależności od dostępu do różnych stref bezpieczeństwa.

9. Instrukcje bezpieczeństwa dotyczące posiedzenia powinny posiadać wymóg, żeby wszystkie zainteresowane osoby nosiły identyfikatory w widocznym miejscu w każdym czasie w trakcie posiedzenia, aby mogły być, w razie potrzeby, sprawdzone przez pracowników do spraw bezpieczeństwa.

10. Oprócz uczestników posiadających identyfikatory, do miejsca posiedzenia powinno dopuszczać się jak najmniej osób. Delegacje krajowe, które w trakcie posiedzeń chciałyby przyjmować gości, powinny powiadomić o tym urzędnika do spraw bezpieczeństwa. Każda odwiedzająca osoba powinna otrzymać identyfikator gościa. Odwiedzająca osoba powinna wypełnić formularz przepustki, podając w niej nazwisko swoje oraz osoby, którą odwiedza. Odwiedzającym osobom powinien cały czas towarzyszyć strażnik lub osoba odwiedzana. Formularz przepustki osoby odwiedzającej przechowuje osoba odwiedzana, która zwraca go, wraz z identyfikatorem gościa, pracownikom do spraw bezpieczeństwa w chwili, gdy osoba odwiedzająca opuszcza miejsce posiedzenia.

Kontrola sprzętu fotograficznego i audio

11. Na teren strefy bezpieczeństwa klasy I nie wolno wnosić kamer ani sprzętu nagrywającego, z wyjątkiem sprzętu wniesionego przez fotografów i inżynierów dźwięku, należycie upoważnionych przez urzędnika do spraw bezpieczeństwa posiedzenia.

Kontrola walizek, komputerów przenośnych i paczek

12. Osoby posiadające przepustki upoważniające do przebywania na terenie strefy bezpieczeństwa mogą zwykle wnosić swoje walizki i komputery przenośne (wyłącznie z własnym źródłem zasilania) bez przeprowadzania kontroli. W przypadku paczek dla delegacji, które delegacje mogą przyjmować, zostaną one albo skontrolowane przez urzędnika do spraw bezpieczeństwa wyznaczonego przez delegację albo prześwietlone przy użyciu specjalnych urządzeń albo otwarte w celu kontroli przez pracowników do spraw bezpieczeństwa. Jeżeli urzędnik do spraw bezpieczeństwa posiedzenia uznaje to za niezbędne, mogą zostać ustanowione bardziej rygorystyczne środki kontroli walizek i paczek.

Bezpieczeństwo techniczne

13. Sala obrad może zostać technicznie zabezpieczona przez personel do spraw bezpieczeństwa technicznego, który może również sprawować obsługę elektroniczną podczas posiedzenia.

Dokumenty delegacji

14. Delegacje powinny być odpowiedzialne za wnoszenie i wynoszenie dokumentów niejawnych na i z posiedzeń. Powinny być również odpowiedzialne za weryfikację i bezpieczeństwo tych dokumentów podczas ich wykorzystywania w pomieszczeniach przydzielonych tym delegacjom. Można wnioskować do przyjmującego Państwa Członkowskiego o pomoc w przewozie dokumentów niejawnych do i z miejsca posiedzenia.

Bezpieczne przechowywanie dokumentów

15. Jeśli SGR, Komisja lub delegacje nie są w stanie przechowywać swoich dokumentów niejawnych zgodnie z zatwierdzonymi normami, mogą, za potwierdzeniem odbioru, złożyć te dokumenty w zapieczętowanej kopercie urzędnikowi do spraw bezpieczeństwa posiedzenia, który przechowuje je zgodnie z zatwierdzonymi normami.

Kontrola pomieszczeń biurowych

16. Urzędnik do spraw bezpieczeństwa posiedzenia organizuje kontrolę pomieszczeń biurowych delegacji i SGR, na koniec każdego dnia roboczego w celu zapewnienia, że wszystkie dokumenty niejawne UE znajdują się w bezpiecznym miejscu; w przeciwnym razie powinien podjąć odpowiednie środki.

Usuwanie niepotrzebnych materiałów niejawnych UE

17. Wszystkie niepotrzebne materiały powinny być traktowane jako niejawne UE; delegacjom i SGR należy udostępnić kosze i worki na te niepotrzebne materiały. Przed opuszczeniem zajmowanych pomieszczeń, delegacje i pracownicy SGR, powinni przekazać te odpady urzędnikowi do spraw bezpieczeństwa posiedzenia, który organizuje ich zniszczenie zgodnie z przepisami.

18. Na koniec spotkania, wszystkie dokumenty będące w posiadaniu delegacji i SGR, które nie są już im potrzebne, powinny traktowane być jak niepotrzebne materiały. Pomieszczenia zajmowane przez SGR i delegacje, przez zniesieniem środków bezpieczeństwa przyjętych na czas trwania posiedzenia, należy gruntownie przeszukać. Dokumenty, które zostały wydane za potwierdzeniem odbioru, należy, w granicach obowiązujących przepisów, zniszczyć w sposób określony w sekcji VII.

SEKCJA X

Naruszenie zasad bezpieczeństwa i NIEUPRAWNIONE UJAWNIENIE informacji niejawnych

1. Naruszenie zasad bezpieczeństwa powstaje w wyniku działania lub zaniechania, sprzecznego z przepisami Rady dotyczącymi bezpieczeństwa lub krajowymi przepisami dotyczącymi bezpieczeństwa, które może narazić na niebezpieczeństwo lub nieuprawnione ujawnienie informacji niejawnej UE.

2. Nieuprawnione ujawnienie informacji niejawnej ma miejsce, gdy taka informacja, w całości lub w części wpada w ręce osób nieupoważnionych, tzn. osób, które albo nie posiadają właściwego poświadczenia bezpieczeństwa albo potrzeby niezbędnej wiedzy albo jeżeli istnieje przypuszczenie, że takie zdarzenie miało miejsce.

3. Nieuprawnione ujawnienie informacji niejawnej może nastąpić w wyniku niedbalstwa, zaniedbania obowiązków, niedyskrecji, jak również w wyniku działań służb których celem jest UE lub jej Państwa Członkowskie, w odniesieniu do informacji niejawnych lub działalności UE lub w wyniku działań organizacji wywrotowych,

4. Ważne jest, aby wszystkie osoby, które są zobowiązane do korzystania z informacji niejawnych UE zostały dokładnie poinstruowane o procedurach bezpieczeństwa, zagrożeniach związanych z niedyskretną rozmową i relacjach z prasą. Takie osoby powinny być świadome znaczenia niezwłocznego sprawozdawania organowi bezpieczeństwa Państwa Członkowskiego, instytucji lub agencji, w których są zatrudnione, na temat wszelkich naruszeń zasad bezpieczeństwa, o których im wiadomo.

5. Jeżeli organy bezpieczeństwa odkrywają lub zostają powiadomione o naruszeniu zasad bezpieczeństwa odnoszących się do informacji niejawnych EU lub stracie bądź zniknięciu materiałów niejawnych UE, podejmują niezwłoczne działania, w celu:

a) ustalenia stanu faktycznego;

b) dokonania oceny i zminimalizowania zaistniałych szkód;

c) uniemożliwienia zaistnienia takiego samego naruszenia w przyszłości;

d) powiadomienia właściwych organów o skutkach naruszenia zasad bezpieczeństwa;

W tym kontekście, należy dostarczyć następujących informacji:

(i) charakterystykę informacji, której sprawa dotyczy, łącznie z jej stopniem tajności, numerem referencyjnym i numerem egzemplarza, datą, oznaczeniem autora informacji, przedmiotem i zakresem;

(ii) krótkiego opisu okoliczności, w jakich doszło do naruszenia, wraz z datą i okresem, podczas którego informacja była narażona na nieuprawnione ujawnienie;

(iii) oświadczenia, czy powiadomiono autora informacji.

6. Obowiązkiem każdego organu bezpieczeństwa, kiedy tylko uzyskuje powiadomienie, że takie naruszenie zasad bezpieczeństwa miało miejsce, jest niezwłoczne złożenie sprawozdanie z tego faktu przy zastosowaniu następującej procedury: rejestr pomocniczy EU TOP SECRET zdaje sprawozdanie w sprawie do Biura ds. Bezpieczeństwa SGR za pośrednictwem swojego centralnego rejestru EU TOP SECRET; w przypadku nieuprawnionego ujawnienia informacji niejawnej UE, w obrębie jurysdykcji Państwa Członkowskiego, sprawozdanie zdaje się do Biura ds. Bezpieczeństwa SGR, jak określono zgodnie z ust. 5 i za pośrednictwem właściwego OBN.

7. O przypadkach dotyczących informacji oznaczonych klauzulą RESTREINT UE, powiadamia się jedynie wtedy, gdy towarzyszą im nadzwyczajne okoliczności.

8. Sekretarz Generalny/Wysoki Przedstawiciel po powiadomieniu o naruszeniu zasad bezpieczeństwa:

a) powiadamia organ, który wytworzył daną informację niejawną;

b) zwraca się do właściwych organów bezpieczeństwa o wszczęcie dochodzenia;

c) w przypadku gdy sprawa dotyczy więcej niż jednego organu, koordynuje ich działania;

d) przyjmuje sprawozdanie zawierające charakterystykę okoliczności, w których doszło do naruszenia, datę lub okres, w trakcie którego mogło do niego dojść i kiedy zostało odkryte, wraz ze szczegółowym opisem zawartości i stopnia tajności danego materiału. W sprawozdaniu powinno się także uwzględnić informacje na temat szkód wyrządzonych interesom UE lub jednemu lub więcej jej Państw Członkowskich oraz działań podjętych w celu uniemożliwienia zaistnienia takiego samego naruszenia w przyszłości.

9. Organ wytwarzający informację powiadamia adresatów i udziela im właściwych instrukcji.

10. Każda osoba, która jest odpowiedzialna za nieuprawnione ujawnienie informacji niejawnej UE, podlega postępowaniu dyscyplinarnemu zgodnie z właściwymi regułami i przepisami. Takie postępowanie nie narusza żadnych działań prawnych.

SEKCJA XI

OCHRONA INFORMACJI PRZETWARZANYCH ZA POŚREDNICTWEM TECHNOLOGII INFORMACYJNYCH ORAZ SYSTEMÓW ŁĄCZNOŚCI

Spis treści

Rozdział I

Wprowadzenie

Rozdział II

Definicje

Rozdział III

Odpowiedzialność w zakresie bezpieczeństwa

Rozdział IV

Nietechniczne środki bezpieczeństwa

Rozdział V

Techniczne środki bezpieczeństwa

Rozdział VI

Bezpieczeństwo podczas korzystania

Rozdział VII

Zakup

Rozdział VIII

Korzystanie tymczasowe lub sporadyczne

SEKCJA XII

UDOSTĘPNIANIE INFORMACJI NIEJAWNYCH PAŃSTWOM TRZECIM ORAZ ORGANIZACJOM MIĘDZYNARODOWYM

ZASADY REGULUJĄCE UDOSTĘPNIANIE INFORMACJI NIEJAWNYCH UE

1. Udostępnienie informacji niejawnych UE państwom trzecim lub organizacjom międzynarodowym będzie podlegać decyzji Rady, podejmowanej na podstawie:

– charakteru i treści takich informacji,

– zasady „niezbędnej wiedzy” otrzymującego,

– skali korzyści dla UE.

Państwo Członkowskie będące autorem informacji niejawnej UE zostanie poproszone o wyrażenie zgody na jej udostępnienie.

2. Decyzje te będą podejmowane indywidualnie w każdym przypadku, w zależności od:

– pożądanego poziomu współpracy z danymi państwami trzecimi lub organizacjami międzynarodowymi,

– zaufania, jakim można je obdarzyć, które wynika z poziomu ochrony, który byłby stosowany w odniesieniu do informacji niejawnych UE powierzonych tym państwom lub organizacjom oraz od poziomu spójności przepisów dotyczących bezpieczeństwa stosowanych tam oraz w UE; Komitet ds. Bezpieczeństwa Rady przedstawi Radzie swoją opinię techniczną w tym względzie.

3. Przyjęcie przez państwa trzecie lub organizacje międzynarodowe informacji niejawnych UE spowoduje zobowiązanie, że informacje nie będą wykorzystywane w celach innych niż te uzasadniające udostępnienie lub wymianę informacji, oraz że zapewnią one ochronę zgodną z wymogami Rady.

POZIOMY

4. Po podjęciu decyzji o możliwości udostępnienia lub wymiany informacji niejawnych z danym państwem lub organizacją międzynarodową, Rada zdecyduje o możliwym poziomie współpracy. Będzie to zależało w szczególności od polityki i przepisów dotyczących bezpieczeństwa stosowanych przez to państwo lub organizację.

5. Istnieją trzy poziomy współpracy:

Poziom 1

Współpraca z państwami trzecimi lub organizacjami międzynarodowymi, których polityka i przepisy dotyczące bezpieczeństwa są bardzo zbliżone do obowiązujących w UE.

Poziom 2

Współpraca z państwami trzecimi lub organizacjami międzynarodowymi, których polityka i przepisy dotyczące bezpieczeństwa znacznie różnią się od obowiązujących w UE.

Poziom 3

Okazjonalna współpraca z państwami trzecimi lub organizacjami międzynarodowymi, których polityka i przepisy dotyczące bezpieczeństwa nie mogą zostać ocenione.

6. W odniesieniu do każdego poziomu współpracy ustali się przepisy dotyczące bezpieczeństwa, przeredagowane w poszczególnych przypadkach w świetle opinii technicznej Komitetu ds. Bezpieczeństwa Rady, które otrzymujący informacje niejawne zobowiążą się zastosować w celu ochrony informacji im udostępnionych. Takie procedury i przepisy dotyczące bezpieczeństwa są wyszczególnione w dodatkach 4, 5 i 6.

UMOWY

7. Z chwilą, gdy Rada stwierdza, że istnieje stała i długoterminowa potrzeba wymiany informacji niejawnych między UE a państwami trzecimi lub innymi organizacjami międzynarodowymi, sporządzi z nimi „umowy w sprawie procedur bezpieczeństwa w odniesieniu do wymiany informacji niejawnych”, określające cel współpracy oraz wzajemne reguły dotyczące ochrony wymienianych informacji.

8. W przypadku okazjonalnej współpracy na poziomie 3, która z definicji jest ograniczona w czasie i co do celu, zamiast „umowy w sprawie procedur bezpieczeństwa w odniesieniu do wymiany informacji niejawnych” można zastosować zwykły protokół ustaleń, określający charakter informacji niejawnych będących przedmiotem wymiany oraz wzajemne zobowiązania dotyczące tych informacji, pod warunkiem, że nie są one oznaczone klauzulą wyższą niż RESTREINT UE”.

9. Projekty umów w sprawie procedur bezpieczeństwa lub protokołów ustaleń zostaną zatwierdzone przez Komitet ds. Bezpieczeństwa Rady, przed ich przedstawieniem, celem podjęcia decyzji, Radzie.

10. OBN udzielą wszelkiej niezbędnej pomocy Sekretarzowi Generalnemu/Wysokiemu Przedstawicielowi w celu zapewnienia, że informacje, które mają zostać udostępnione, są wykorzystywane i chronione zgodnie z przepisami porozumień w sprawie procedur bezpieczeństwa lub Protokołów ustaleń.

SEKCJA XIII

WSPÓLNE MINIMALNE NORMY W ZAKRESIE BEZPIECZEŃSTWA PRZEMYSŁOWEGO

1) Niniejsza sekcja dotyczy aspektów bezpieczeństwa działalności przemysłowej specyficznych dla negocjowania i zawierania umów, w których powierza się zadania obejmujące informacje niejawne UE, wiążące się z takimi informacjami lub je zawierające, oraz specyficznych dla wykonywania tych umów przez podmioty prowadzące działalność przemysłową lub inną, włącznie z udostępnianiem lub uzyskiwaniem dostępu do informacji niejawnych UE podczas przeprowadzania procedury zamówień publicznych (okres przetargowy oraz negocjacje poprzedzające zawarcie umowy).

DEFINICJE

2) Do celów niniejszych wspólnych minimalnych norm zastosowanie mają następujące definicje:

a) „umowa niejawna”: każda umowa dotycząca dostawy towarów, wykonania prac lub świadczenia usług, której wykonanie wymaga dostępu do informacji niejawnych UE lub wytwarzania takich informacji bądź obejmuje dostęp do nich lub ich wytwarzanie;

b) „niejawna umowa podwykonawcza”: umowa zawierana przez wykonawcę z innym wykonawcą (tj. podwykonawcą) na dostawę towarów, wykonanie prac lub świadczenie usług, której wykonanie wymaga dostępu do informacji niejawnych UE lub wytwarzania takich informacji bądź obejmuje dostęp do nich lub ich wytwarzanie;

c) „wykonawca”: osoba fizyczna lub prawna posiadająca zdolność prawną do zawierania umów;

d) „wyznaczona władza bezpieczeństwa (WWB)”: instytucja odpowiedzialna wobec krajowej władzy bezpieczeństwa (KWB) Państwa Członkowskiego UE, odpowiadająca za przekazywanie podmiotom prowadzącym działalność przemysłową lub inną informacji dotyczących krajowej polityki we wszelkich kwestiach związanych z bezpieczeństwem przemysłowym oraz za udzielanie wskazówek i pomocy w jej realizacji. Zadania WWB może wykonywać KWB;

e) „świadectwo bezpieczeństwa przemysłowego (ŚBP)”: stwierdzenie przez KWB/WWB w drodze administracyjnej, że z punktu widzenia bezpieczeństwa dany podmiot jest w stanie zapewnić właściwą ochronę informacji niejawnych UE o określonej klauzuli tajności oraz że jego pracownicy, którzy mają uzyskać dostęp do informacji niejawnych UE, zostali właściwie sprawdzeni pod względem bezpieczeństwa oraz przeszkoleni w zakresie odpowiednich wymogów bezpieczeństwa niezbędnych do uzyskania dostępu do informacji niejawnych UE i do ich ochrony;

f) „podmiot prowadzący działalność przemysłową lub inną”: podmiot zajmujący się dostawą towarów, wykonywaniem prac lub świadczeniem usług; pojęcie to może obejmować podmioty prowadzące działalność przemysłową, handlową, usługową, naukową, badawczą, edukacyjną lub rozwojową;

g) „bezpieczeństwo przemysłowe”: stosowanie środków i procedur ochrony, w celu zapobiegania utracie informacji niejawnych UE bądź narażaniu na szwank ich bezpieczeństwa, wykrywania takich zdarzeń oraz likwidowania ich skutków w odniesieniu do informacji niejawnych znajdujących się w dyspozycji wykonawcy lub podwykonawcy w trakcie negocjacji poprzedzających zawarcie umowy oraz w trakcie wykonywania umowy;

h) „krajowa władza bezpieczeństwa (KWB)”: instytucja rządowa Państwa Członkowskiego UE ostatecznie odpowiedzialna za ochronę informacji niejawnych UE;

i) „ogólna klauzula tajności umowy”: określenie klauzuli tajności całej umowy na podstawie klauzuli tajności informacji lub materiałów, które mają lub mogą być wytwarzane, udostępniane lub do których może być uzyskany dostęp na mocy któregokolwiek elementu całej umowy. Ogólna klauzula tajności umowy nie może być niższa niż najwyższa klauzula tajności któregokolwiek z jej elementów, ale może ona być wyższa w związku z efektem kumulacji;

j) „dokument określający aspekty bezpieczeństwa (DAB)”: zbiór specjalnych warunków dotyczących umowy, wydany przez instytucję zlecającą, stanowiący integralną część umowy niejawnej obejmującej dostęp do informacji niejawnych UE lub ich wytwarzanie, określający wymogi bezpieczeństwa lub wskazujący te elementy umowy, które wymagają ochrony;

k) „przewodnik nadawania klauzul (PNK)”: dokument opisujący niejawne elementy programu lub umowy, określający mającą zastosowanie klauzulę tajności. PNK może być rozszerzany w okresie trwania programu lub umowy, a klauzule tajności dla części informacji mogą zostać zmienione lub obniżone. PNK musi stanowić część DAB.

ORGANIZACJA

3) Sekretariat Generalny Rady (SGR) może na podstawie umowy powierzyć zadania obejmujące informacje niejawne UE, wiążące się z takimi informacjami lub je zawierające, podmiotom prowadzącym działalność przemysłową lub inną, zarejestrowanym w Państwie Członkowskim.

4) SGR odpowiada za to, by wszystkie wymogi wynikające z niniejszych minimalnych norm były spełnione przy zawieraniu umów niejawnych.

5) Państwa Członkowskie odpowiadają za to, by ich KWB posiadała właściwe struktury umożliwiające stosowanie niniejszych minimalnych norm w zakresie bezpieczeństwa przemysłowego. Struktury te mogą obejmować jedną lub kilka WWB.

6) Ostateczna odpowiedzialność za ochronę informacji niejawnych UE w podmiotach prowadzących działalność przemysłową lub inną spoczywa na ich kierownictwie.

7) W przypadku zawierania umowy lub umowy podwykonawczej podlegającej niniejszym minimalnym normom SGR lub, w stosownych przypadkach, KWB/WWB niezwłocznie powiadomi o tym fakcie KWB/WWB Państwa Członkowskiego, w których wykonawca lub podwykonawca jest zarejestrowany.

UMOWY NIEJAWNE

8) Przy określaniu klauzuli tajności umów niejawnych muszą zostać uwzględnione następujące zasady:

a) SGR określa, w stosownych przypadkach, aspekty umowy, które wymagają ochrony, oraz odpowiednią klauzulę tajności; czyniąc to, musi brać pod uwagę oryginalną klauzulę tajności przyznaną przez wytwórcę informacji wytworzonej przed zawarciem umowy;

b) ogólna klauzula tajności umowy nie może być niższa niż najwyższa klauzula któregokolwiek z jej elementów;

c) informacjom niejawnym UE wytworzonym w ramach działalności objętej umową nadaje się klauzule tajności zgodnie z PNK;

d) w stosownych przypadkach SGR odpowiada za dokonanie zmiany, w porozumieniu z wytwórcą, ogólnej klauzuli tajności umowy lub klauzuli tajności któregokolwiek jej elementu oraz za poinformowanie o tym wszystkich zainteresowanych stron;

e) informacje niejawne udostępnione wykonawcy lub podwykonawcy lub wytworzone w ramach działalności objętej umową nie mogą być wykorzystywane w innych celach, niż cele określone w umowie niejawnej i nie mogą być ujawniane stronom trzecim bez uprzedniej pisemnej zgody wytwórcy.

9) KWB/WWB Państw Członkowskich odpowiadają za dopilnowanie, by wykonawcy lub podwykonawcy, z którymi zawarto umowy niejawne obejmujące informacje oznaczone klauzulą CONFIDENTIEL UE lub SECRET UE, stosowali wszelkie właściwe środki w celu zabezpieczania informacji niejawnych UE im udostępnianych lub wytwarzanych przez nich w toku wykonywania umowy niejawnej, zgodnie z krajowymi przepisami ustawowymi i wykonawczymi. Niestosowanie się do wymogów bezpieczeństwa może skutkować rozwiązaniem umowy.

10) Wszystkie podmioty prowadzące działalność przemysłową lub inną będące stronami umów obejmujących dostęp do informacji oznaczonych klauzulą CONFIDENTIEL UE lub SECRET UE muszą posiadać krajowe ŚBP. ŚBP przyznawane jest przez KWB/WWB Państwa Członkowskiego w celu potwierdzenia, że dany podmiot jest w stanie zapewnić właściwą ochronę informacji niejawnych UE odpowiednio do określonego poziomu klauzuli tajności.

11) KWB/WWB odpowiada za wydawanie, zgodnie z przepisami krajowymi, poświadczenia bezpieczeństwa osobowego (PBO) wszystkim osobom zatrudnionym w podmiotach prowadzących działalność przemysłową lub inną, zarejestrowanych w tym Państwie Członkowskim, których obowiązki wymagają dostępu do informacji UE oznaczonych klauzulą CONFIDENTIEL UE lub SECRET UE objętych umową niejawną.

12) Umowy niejawne muszą zawierać DAB, jak określone w pkt 2 lit. j). DAB musi zawierać PNK.

13) Przed rozpoczęciem negocjacji umowy niejawnej SGR skontaktuje się z KWB/WWB Państwa Członkowskiego, w którym zarejestrowane są dane podmioty prowadzące działalność przemysłową lub inną, w celu otrzymania potwierdzenia, że posiadają one ważne ŚBP odpowiednie do klauzuli tajności umowy.

14) Instytucja zlecająca nie powinna zawierać umowy niejawnej z wybranym uczestnikiem przetargu przed uzyskaniem ważnego certyfikatu ŚBP.

15) Nie wymaga się ŚBP dla umów obejmujących informacje oznaczone klauzulą RESTREINT UE, chyba że wymagają tego krajowe przepisy ustawowe i wykonawcze Państw Członkowskich.

16) W przypadku przetargów dotyczących umów niejawnych zaproszenia do przetargu muszą zawierać klauzulę zastrzegającą, że uczestnik przetargu, który nie złoży oferty lub który nie zostanie wybrany, będzie zobowiązany do zwrotu w określonym terminie wszystkich dokumentów.

17) Istnieje możliwość, że wykonawca będzie musiał negocjować niejawne umowy podwykonawcze z podwykonawcami na różnych poziomach. Wykonawca odpowiada za zapewnienie, by wszystkie czynności podwykonawcze były podejmowane zgodnie ze wspólnymi minimalnymi normami zawartymi w niniejszej sekcji. Jednakże wykonawca nie może przekazywać podwykonawcy informacji lub materiałów niejawnych UE bez uprzedniej pisemnej zgody wytwórcy.

18) Warunki, na których wykonawca może zawrzeć umowę z podwykonawcą, muszą zostać określone w specyfikacji przetargowej oraz w umowie. Nie można zawrzeć żadnej umowy podwykonawczej z podmiotami zarejestrowanymi w państwie niebędącym członkiem UE bez wyraźnego pisemnego upoważnienia SGR.

19) W czasie trwania umowy odpowiednia KWB/WWB we współpracy z SGR będzie sprawowała kontrolę nad przestrzeganiem wszystkich przepisów bezpieczeństwa zawartych w umowie. Powiadamianie o wydarzeniach istotnych ze względu na bezpieczeństwo podlega raportowaniu zgodnie z przepisami określonymi w części II sekcji X niniejszych przepisów dotyczących bezpieczeństwa. SGR oraz każda KWB/WWB, którą powiadomiono o ŚBP, są natychmiast informowane o zmianie lub cofnięciu tego ŚBP.

20) W przypadku rozwiązania umowy niejawnej lub niejawnej umowy podwykonawczej SGR lub, w stosownym przypadku, KWB/WWB niezwłocznie powiadomi o tym fakcie KWB/WWB Państwa Członkowskiego, w którym zarejestrowany jest wykonawca lub podwykonawca.

21) Po rozwiązaniu lub zakończeniu umowy niejawnej lub niejawnej umowy podwykonawczej w dalszym ciągu zastosowanie znajdują wspólne minimalne normy zawarte w niniejszej sekcji, a wykonawcy i podwykonawcy nadal utrzymują w tajemnicy informacje niejawne.

22) Przepisy szczególne dotyczące niszczenia informacji niejawnych po zakończeniu umowy określone zostaną w DAB lub innych odpowiednich przepisach określających wymogi bezpieczeństwa.

WIZYTY

23) Wizyty pracowników SGR w tych podmiotach prowadzących działalność przemysłową lub inną w Państwach Członkowskich, które wykonują umowy niejawne UE, muszą zostać uzgodnione z odpowiednią KWB/WWB. Wizyty pracowników podmiotów prowadzących działalność przemysłową lub inną w ramach umowy niejawnej UE muszą zostać uzgodnione pomiędzy właściwymi KWB/WWB. Jednakże KWB/WWB zaangażowane w umowę niejawną UE mogą wyrazić zgodę na procedurę, zgodnie z którą wizyty pracowników podmiotów prowadzących działalność przemysłową lub inną mogą być uzgadniane bezpośrednio.

PRZESYŁANIE I PRZEWÓZ INFORMACJI NIEJAWNYCH UE

24) W odniesieniu do przesyłania informacji niejawnych UE zastosowanie mają przepisy rozdziału II sekcji VII części II oraz w stosownych przypadkach przepisy sekcji XI niniejszych przepisów dotyczących bezpieczeństwa. Jako uzupełnienie tych przepisów zastosowanie będą miały wszelkie istniejące procedury obowiązujące między Państwami Członkowskimi.

25) Międzynarodowy przewóz materiałów niejawnych UE w ramach umów niejawnych odbywa się zgodnie z krajowymi procedurami Państw Członkowskich. Przy analizie uzgodnień dotyczących bezpieczeństwa przewozu międzynarodowego będą miały zastosowanie następujące zasady:

a) bezpieczeństwo zapewnia się na wszystkich etapach przewozu oraz we wszelkich okolicznościach, począwszy od miejsca wyjazdu do ostatecznego miejsca przeznaczenia;

b) przesyłka podlega ochronie przewidzianej dla najwyższej klauzuli tajności materiału, który się w niej znajduje;

c) firmy świadczące usługę przewozu w stosownych przypadkach uzyskują ŚBP. W takich przypadkach pracownicy przewożący przesyłkę podlegają sprawdzeniu pod względem bezpieczeństwa zgodnie ze wspólnymi minimalnymi normami zawartymi w niniejszej sekcji;

d) przejazdy są w miarę możliwości bezpośrednie i trwają nie dłużej, niż jest to konieczne ze względu na okoliczności;

e) jeżeli jest to możliwe, trasy powinny przebiegać wyłącznie przez Państwa Członkowskie UE. Trasy przebiegające przez państwa niebędące członkami UE mogą zostać ustalone pod warunkiem zatwierdzenia przez KWB/WWB zarówno państwa nadawcy, jak i państwa odbiorcy;

f) przed jakimkolwiek przemieszczeniem materiałów niejawnych UE nadawca sporządza plan przewozu, podlegający zatwierdzeniu przez odpowiednie KWB/WWB.

Dodatek 1

Wykaz krajowych władz bezpieczeństwa

BELGIA/BELGIË

Nationale veiligheidsoverheid/

Autorité nationale de sécurité

FOD Buitenlandse Zaken, Buitenlandse Handel en Ontwikkelingssamenwerking/SPF affaires étrangères, commerce extérieur et coopération au développement

Karmelietenstraat 15/Rue des Petits Carmes 15

B-1000 Brussel/B-1000 Bruxelles

Tel. secretariaat/secrétariat: (32-2) 501 45 42

Fax (32-2) 501 45 96

BUŁGARIA

Държавна комисия по сигурността на информацията

ул. Ангел Кънчев 1

София 1000

България

Телефон: (359-2) 921 59 11

Факс: (359-2) 987 37 50

State Commission on Information Security

1 Апgеl Каnchev Str.

BG-1000 Sofia

Телефон: (359-2) 921 59 11

Факс: (359-2) 987 37 50

REPUBLIKA CZESKA

Národní bezpečnostní úřad

(National Security Authority)

Na Popelce 2/16

CZ-150 06 Praha 56

Tel.: (420) 257 28 33 35

Fax: (420) 257 28 31 10

DANIA

Politiets Efterretningstjeneste

Klausdalsbrovej 1

DK-2860 Søborg

Telefon (45) 33 14 88 88

Fax (45) 33 43 01 90

Forsvarets Efterretningstjeneste

Kastellet 30

DK-2100 København Ø

Telefon (45) 33 32 55 66

Fax (45) 33 93 13 20

NIEMCY

Bundesministerium des Innern

Referat IS 4

Alt-Moabit 101 D

D-11014 Berlin

Telefon (49-1) 88 86 81 15 26

Fax (49-1) 888 68 15 15 26

ESTONIA

Estonian National Security Authority

Security Department

Ministry of Defence of the Republic of Estonia

Sakala 1

EE-15094 Tallinn

Tel: + 372/7170 077, + 372/7170 030

Faks: + 372/7170 213

GRECJA

Γενικό Επιτελείο Εθνικής Αμύνης (ΓΕΕΘΑ)

Διακλαδική Διεύθυνση Στρατιωτικών Πληροφοριών (ΔΔΣΠ)

Διεύθυνση Ασφαλείας και Αντιπληροφοριών

ΣΤΓ 1020

Χολαργός – Αθήνα

Ελλάδα

Τηλέφωνα:	(30-210) 657 20 09 (ώρες γραφείου)
	(30-210) 657 20 10 (ώρες γραφείου)
Φαξ	(30-210) 642 64 32
	(30-210) 652 76 12

Hellenic National Defence General Staff (HNDGS)

Military Intelligence Sectoral Directorate

Security Counterintelligence Directorate

GR-STG 1020

Holargos – Athens

Τηλέφωνα:	(30-210) 657 20 09 (ώρες γραφείου)
	(30-210) 657 20 10 (ώρες γραφείου)
Φαξ	(30-210) 642 64 32
	(30-210) 652 76 12

HISZPANIA

Autoridad Nacional de Seguridad

Oficina Nacional de Seguridad

Avenida Padre Huidobro s/n

Carretera Nacional Radial VI, km 8,5

E-28023 Madrid

Tel. (34) 913 72 57 07

(34) 913 72 50 27

Fax (34) 913 72 58 08

FRANCJA

Secrétariat général de la défense nationale

Service de sécurité de défense (SGDN/SSD)

51, boulevard de la Tour-Maubourg

F-75700 Paris 07 SP

Tél. (33) 171 75 81 77

Fax (33) 171 75 82 00

IRLANDIA

National Security Authority

Department of Foreign Affairs

80 St Stephens Green

Dublin 2

Telephone: + 353-1-478 08 22

Fax + 353-1-478 14 84

WŁOCHY

Presidenza del Consiglio dei Ministri

Autorità Nazionale per la Sicurezza

Cesis III Reparto (UCSi)

Via di Santa Susanna, 15

I-1187 Roma

Tel. (39) 06 61 17 42 66

Fax (39) 06 488 52 73

CΥΡR

Υπουργείο Άμυνας

Στρατιωτικό Επιτελείο του Υπουργού

Εθνική Αρχή Ασφάλειας (ΕΑΑ)

Υπουργείο Άμυνας

Λεωφόρος Εμμανουήλ Ροΐδη 4

1432 Λευκωσία

Κύπρος

Τηλέφωνα: (357-22) 80 75 69, (357-22) 80 76 43, (357-22) 80 77 64, (357) 99 35 80 00

Φαξ (357-22) 30 23 51

Ministry of Defence

Minister's Military Staff

National Security Authority (NSA)

4 Emanuel Roidi street

CY-1432

Τηλέφωνα: (357-22) 80 75 69, (357-22) 80 76 43, (357-22) 80 77 64, (357) 99 35 80 00

Φαξ (357-22) 30 23 51

ŁOTWA

National Security Authority of Constitution Protection

Bureau of the Republic of Latvia

Miera iela 85 A

LV-1001 Rīga

Tālrunis: (371) 702 54 18

Fakss: (371) 702 54 54

LITWA

National Security Authority of the Republic of Lithuania

Gedimino pr. 40/1 LTL-2600 Vilnius

Telefonas: (370) 5 266 32 05

Faksas: (370) 5 266 32 00

LUKSEMBURG

Autorité nationale de sécurité

Boîte postale 2379

L-1023 Luxembourg

Tél. (352) 47 82 210 central

(352) 47 82 253 direct

Fax (352) 47 82 243

WĘGRY

Nemzeti Biztonsági Felügyelet

Pf.: 2

H-1357 Budapest

Telefon: (36-1) 346 96 52

Fax: (36-1) 346 96 58

MALTA

Ministeru tal-Ġustizzja u l-Affarijiet Interni

P.O. Box 146

MT-Valletta

Telefown: +356/21 24 98 44

Fax + 356/25 69 53 21

NIDERLANDY

Ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties

Postbus 20010

NL-2500 EA Den Haag

Telefoon: + 31/70/320 44 00

Fax 31/70/320 07 33

Ministerie van Defensie

Beveiligingsautoriteit

Postbus 20701

NL-2500 ES Den Haag

Telefoon: + 31/70/318 70 60

Fax 31/70/318 75 22

AUSTRIA

Informationssicherheitskommission

Bundeskanzleramt

Ballhausplatz 2

A-1014 Wien

Telefon (43-1) 531 15 25 94

Fax (43-1) 531 15 26 15

POLSKA

Agencja Bezpieczeństwa Wewnętrznego – ABW

Departament Ochrony Informacji Niejawnych

ul. Rakowiecka 2 A

00-993 Warszawa

Polska

Tel.: (48-22) 585 73 60

Faks: (48-22) 585 85 09

Służba Kontrwywiadu Wojskowego

Biuro Ochrony Informacji Niejawnych

ul. Oczki 1

02-007 Warszawa

Polska

Tel.: (48-22) 684 12 47

Faks: (48-22) 684 10 76

PORTUGALIA

Presidência do Conselho de Ministros

Autoridade Nacional de Segurança

Avenida Ilha da Madeira, 1

P-1400-204 Lisboa

Tel.: (+351) 21 301 17 10

Fax: (+351) 21 303 17 11

RUMUNIA

Romanian ANS – ORNISS

Strada Mureş nr. 4

RO-012275 Bucureşti

Telefon: (40-21) 224 58 30

Fax: (40-21) 224 07 14

SŁOWENIA

Urad Vlade RS za varovanje tajnih podatkov

Gregorčičeva 27

SI-1000 Ljubljana

Tel. (386-1) 478 13 90

Faks (386-1) 478 13 99

SŁOWACJA

Národný bezpečnostný úrad

(National Security Authority)

Budatínska 30

P.O. Box 16

850 07 Bratislava 57

Slovenská republika

Tel.: (421-2) 68 69 23 14

Fax: (421-2) 63 82 40 05

FINLANDIA

Kansallinen turvallisuusviranomainen

Ulkoasiainministeriö/Turvallisuusyksikkö

Kanavakatu 3 A

PL 176

FI-00161 Helsinki

P. (358-9) 16 05 55 10

F. (358-9) 16 05 55 16

SZWECJA

Utrikesdepartementet

SSSB

S-103 39 Stockholm

Telefon (46-8) 405 54 44

Fax (46-8) 723 11 76

ZJEDNOCZONE KRÓLESTWO

UK National Security Authority

PO Box 49359

GB-London SW1P 1LU

Telephone: +44-020 7930 8768

Fax +44-020 7821 8604