KOMISJA WSPÓLNOT EUROPEJSKICH,

uwzględniając art. 20 regulaminu wewnętrznego Komisji(¹),

a także mając na uwadze, co następuje:

(1) Rozporządzenie Rady (WE, Euratom) nr 1605/2002 z dnia 25 lipca 2002 r. w sprawie rozporządzenia finansowego mającego zastosowanie do budżetu ogólnego Wspólnot Europejskich(²), zwanego dalej „rozporządzeniem finansowym”, określa ramy ustanawiania nowego rodzaju urzędu administracyjnego.

(2) Wytyczne Komisji z dnia 13 grudnia 1999 r. dotyczące polityki eksternalizacji(³) i Biała Księga dotycząca reformy administracyjnej(⁴) określiła wstępnie nową politykę eksternalizacji opartą na wizji administracji skoncentrowanej na swoich podstawowych zadaniach i działaniach.

(3) Wyniki analizy podjętej przez Grupę ds. Planowania i Koordynacji Eksternalizacji, po dokonaniu kwerendy w zakresie sytuacji w Komisji i na poziomie międzyinstytucjonalnym w wielu dziedzinach, podkreślają główne korzyści, które utworzenie urzędów Komisji może przynieść oraz dziedziny, w których potrzebna jest szczególna uwaga, takie jak, na przykład, potrzeba zapewnienia, aby działania w różnych lokalizacjach były spójne oraz potrzeba określenia minimalnych wymiarów każdego urzędu.

(4) Rodzaj wybranego urzędu składa się z jednostek administracyjnych mających na celu wspieranie działań innych departamentów Komisji i/lub potencjalnie innych instytucji Wspólnoty.

(5) Analiza przeprowadzona bardziej szczegółowo w dziedzinie infrastruktury i logistyki przedstawia korzyści powierzenia jednej strukturze realizacji decyzji obejmującej wsparcie administracyjne. Struktura ta jest szczególnie odpowiednia, jeśli chodzi o sprawne i oszczędne wykorzystanie zasobów przy jednoczesnej poprawie zauważalności świadczonych usług, zmianie kierunku efektywnych obowiązków operacyjnych oraz nadążaniu za potrzebami użytkowników.

(6) Ten rodzaj urzędu jest odpowiednim narzędziem do osiągnięcia pożądanego przeniesienia na poziom międzyinstytucjonalny, w zakresie którym zainteresowanie wyrażały już inne instytucje Wspólnoty.

(7) Jako urząd administracyjny Komisji, istotne jest aby był on ustanowiony wyraźnie przy dyrekcji generalnej zgodnie z wytycznymi przyjętymi przez Komisję dnia 28 maja 2002 r.(⁵) Urząd ma być zatem ustanowiony przy Dyrekcji Generalnej ds. Kadr i Administracji.

(8) Należy określić zadania i działanie Urzędu.

(9) Zgodnie z wytycznymi Komisji, należy ustanowić komitet zarządzający, którego główną rolą, z upoważnienia Kolegium Komisji, będzie nadzorowanie działalności Urzędu, określenie zakresu jego uprawnień oraz zapewnienie, aby były one prawidłowo wykonywane. Niezbędne jest zatem ustalenie dokładnego składu komitetu zarządzającego, zgodnie z wytycznymi, jak również jego zadań i organizacji wewnętrznej.

(10) Niezbędne jest ustanowienie reguł mianowania pracowników Urzędu i zapewnienie, aby reguły i procedury, które mają zastosowanie do Urzędu były takie same, jak te, które mają zastosowanie do Komisji.

(11) W odniesieniu do Urzędu Komisja powinna określić kompetencje przyznane na mocy regulaminu pracowniczego w zakresie organu właściwego do mianowania, a na mocy warunków zatrudnienia innych pracowników - w zakresie organu właściwego do zawierania umów.

(12) Należy ustanowić zasady dotyczące obowiązków dyrektora Urzędu, zarówno w odniesieniu do pracowników Urzędu jak i w odniesieniu do działalności Urzędu.

(13) Dyrektor Urzędu powinien być zobowiązany do przedstawienia komitetowi zarządzającemu jego celów, jak również wynikających stąd regularnych sprawozdań i rocznego sprawozdania zarządu.

(14) Konsekwencją wymagań finansowych jest stosowanie do Urzędu tytułu V części drugiej rozporządzenia finansowego, zgodnie z ogólną zasadą, że osobą odpowiedzialną za negocjowanie z Dyrekcję Generalną ds. Budżetu wniosków o środki powinien być urzędnik zatwierdzający, któremu przekazano odpowiednie kompetencje.

(15) Dyrekcja Generalna, przy której ustanowiony jest Urząd powinna wspierać komitet zarządzający, odpowiadać za utrzymywanie regularnych kontaktów ze wszystkimi urzędami i zapewnić spójność funkcjonowania różnych urzędów. Ta rola jest szczególnie istotna do zapewnienia, aby faza przejściowa przebiegała płynnie.

(16) Decyzja Komisji z dnia 18 września 2002 r. stanowi uzupełniającą i zmieniającą notę do wstępnego projektu budżetu na rok 2003 i tworzy ramy budżetowe ustanowienia Urzędu,

PRZYJMUJE NINIEJSZĄ DECYZJĘ:

ROZDZIAŁ I

USTANOWIENIE, CEL I ZADANIA, LOKALIZACJA

Artykuł 1

Ustanowienie Urzędu

Ustanawia się Urząd Infrastruktury i Logistyki w Brukseli, zwany dalej „Urzędem”.

Dyrekcją Generalną przy której ustanowiony jest Urząd jest Dyrekcją Generalną ds. Kadr i Administracji.

Urząd rozpoczyna działalność od dnia 1 stycznia 2003 r.

Artykuł 2

Cel

1. Urząd zapewnia, wykonywanie wszystkich działań związanych z zakwaterowaniem pracowników, zarządzaniem infrastrukturą opieki społecznej oraz logistyką instytucji, jak określono w art. 3.

2. Urząd realizuje swój cel zgodnie z przepisami administracyjnymi obowiązującymi Komisję.

3. Działając z inicjatywy Dyrekcji Generalnej ds. Kadr i Administracji lub na wniosek Urzędu w porozumieniu z tą Dyrekcją Generalną, Komisja przyjmuje odpowiednio nowe zasady lub niezbędne zmiany.

Komitet zarządzający Urzędu opracowuje szczegóły procedury wspólnie z Dyrekcją Generalną ds. Kadr i Administracji.

4. Urząd może działać na wniosek i w imieniu innego organu lub agencji ustanowionej na podstawie Traktatów i za zgodą komitetu zarządzającego.

Artykuł 3

Zadania

1. Urząd odpowiada, szczególnie w odniesieniu do lokalizacji brukselskiej, za:

a) zarządzanie nabywaniem, wynajmowaniem i utrzymaniem mienia ruchomego i nieruchomego Komisji wraz z odnoszącymi się do niego zapasami i załatwianiem spraw dotyczących podatku VAT;

b) organizowanie przeprowadzek i organizację przestrzeni;

c) administrowanie:

(i) usługami transportowymi dotyczącymi pracowników i towarów do celów wewnętrznych;

(ii) pocztą przychodzącą i wychodzącą oraz wewnętrznym rozdziałem dokumentów do dyrekcji generalnych Komisji;

(iii) usługami w zakresie powielania;

(iv) zaopatrzeniem biurowym;

d) przepisy wykonawcze odnoszące się do fizycznego zabezpieczenia budynków, na podstawie instrukcji Dyrekcji ds. Bezpieczeństwa Dyrekcji Generalnej ds. Kadr i Administracji, w szczególności administrowanie „umową o bezpieczeństwie” (contrat gardiennage);

e) administrowanie infrastrukturą opieki społecznej zapewnionej pracownikom instytucji Wspólnoty, takich jak restauracje, stołówki samoobsługowe, sklepy dla pracowników i ośrodki sportowe;

f) świadczenie usług dla instytucji, obejmujące niektóre składniki infrastruktury opieki społecznej takie jak żłobki i opieka nad dziećmi po godzinach szkolnych.

g) przyjęcie środków niezbędnych do zapewnienia zgodności z wymogami bezpieczeństwa i higieny pracy w budynkach Komisji.

2. Urząd może wykonywać dodatkowe usługi odpłatne zgodnie z procedurą przewidzianą w art. 7 ust. 8.

Artykuł 4

Lokalizacja

Urząd znajduje się w Brukseli.

ROZDZIAŁ II

KOMITET ZARZĄDZAJĄCY

Artykuł 5

Zakres uprawnień

Komitet zarządzający działa na podstawie przekazania kompetencji przez Komisję, wobec której jest odpowiedzialny w zakresie swoich uprawnień oraz pod kierownictwem osoby odpowiedzialnej za kadry i administrację.

Artykuł 6

Skład

1. Komitet zarządzający składa się z:

a) Sekretarza Generalnego Komisji;

b) dyrektora generalnego Dyrekcji Generalnej ds. Kadr i Administracji;

c) dyrektora generalnego Dyrekcji Generalnej ds. Budżetu;

d) dyrektora generalnego Dyrekcji Generalnej ds. Stosunków Zewnętrznych;

e) dyrektora generalnego Dyrektoriatu Generalnego ds. Zatrudnienia i Spraw Społecznych;

f) dwóch przedstawicieli pracowników;

g) przedstawiciela innej instytucji Wspólnoty.

2. Przewodniczącym komitetu zarządzającego jest dyrektor generalny Dyrekcji Generalnej ds. Kadr i Administracji.

3. Sekretarz generalny i każdy dyrektor generalny może mianować zastępcę, pod warunkiem, że jest on/ona urzędnikiem stopnia A1 w tych samych służbach.

4. Dwóch przedstawicieli pracowników jest mianowanych przez Komitet ds. Kadr. Nie uczestniczą oni w decyzjach dotyczących zarządzania, organizacji ani funkcjonowania Urzędu i nie są uprawnieni do głosowania w sprawach odnoszących się do infrastruktury opieki społecznej. Niniejszy przepis pozostaje bez uszczerbku dla istniejących procedur dialogu społecznego.

5. Przedstawiciele innych instytucji Wspólnoty są mianowani przez Grupę Szefów Administracji. Przedstawiciele ci mogą głosować tylko w sprawach administrowanych międzyinstytucjonalnie.

6. Komitet zarządzający może zapraszać ekspertów do pomocy w wykonywaniu jego obowiązków.

Artykuł 7

Obowiązki

1. Działając na wniosek dyrektora Urzędu, zwanego dalej „dyrektorem”, komitet zarządzający zatwierdza strukturę organizacyjną Urzędu, zgodnie z istniejącymi procedurami Komisji.

2. Działając na wniosek dyrektora, komitet zarządzający zatwierdza reguły dotyczące funkcjonowania i organizacji Urzędu, i może, jeśli to konieczne, proponować zmiany tych reguł, w szczególności w celu zapewnienia spójności działania między urzędami administracyjnymi składającymi sprawozdania Dyrekcji Generalnej ds. Kadr i Administracji.

3. Działając na wniosek dyrektora, komitet zarządzający określa kierunki polityki w zakresie działalności Urzędu.

4. Przed dniem 31 stycznia każdego roku, komitet zarządzający przyjmuje program pracy dyrektora. Program pracy obejmuje w szczególności ramy finansowe, omówienie regularnych sprawozdań i przewidywanych skutków (oparte na celach operacyjnych i wskaźnikach wykonania). Komitet zarządzający może dokonywać dostosowań szczegółów programu pracy.

5. Komitet zarządzający zatwierdza oszacowania dochodów i wydatków Urzędu i wszelkie niezbędne dostosowania wprowadzone do wykazu etatów.

6. W pierwszym kwartale każdego roku, komitet zarządzający sporządza i przesyła do Kolegium Komisji opinię dotyczącą wszystkich działań oraz zarządzania Urzędem, na podstawie sprawozdań przedstawionych przez dyrektora zgodnie z art. 13.

7. W odniesieniu do procedur mianowania kadry zarządzającej szczebla wyższego i średniego, komitet zarządzający działa zgodnie z art. 14.

8. Komitet zarządzający zatwierdza rodzaj dodatkowych usług odpłatnych, które Urząd może wykonywać na podstawie art. 2 ust. 4 i art. 3 ust. 2 oraz warunków, zgodnie z którymi może je wykonywać. Działając na wniosek dyrektora komitet zarządzający ustala rodzaj i stawki pobierane za usługi, które Urząd może wykonywać dla instytucji oraz rozdział dochodów uzyskanych w ten sposób, w ramach budżetu Urzędu.

9. Komitet zarządzający podejmuje decyzje w każdej zasadniczej kwestii wpływającej na funkcjonowanie Urzędu, która nie jest wyraźnie przewidziana w niniejszej decyzji.

Artykuł 8

Organizacja wewnętrzna

Komitet zarządzający przyjmuje swój regulamin wewnętrzny. Regulamin ten w szczególności obejmuje następujące kwestie:

a) posiedzenia: częstotliwość i procedura zwoływania i organizowania posiedzeń;

b) sekretariat: jego rola i powiązania organizacyjne;

c) reguły przesyłania dokumentów.

Artykuł 9

Głosowanie

W przypadku gdy komitet zarządzający podejmuje decyzję, każdy członek uprawniony do głosowania ma jeden głos. W przypadku równowagi głosów, głos przewodniczącego jest decydujący.

Wszystkie decyzje podejmowane są zwykłą większością głosów.

ROZDZIAŁ III

DYREKTOR

Artykuł 10

Mianowanie

1. Urząd jest administrowany przez dyrektora (stopnia A 1 lub A 2) mianowanego przez Komisję po wydaniu pozytywnej opinii przez Komitet Doradczy ds. Mianowań (ACA) na podstawie art. 14 ust. 1.

2. Dyrektor jest mianowany na okres trzech lat, który może być przedłużony na kolejny okres nie dłuższy niż dwa lata.

3. Kolegium Komisji może podjąć decyzję, po uzyskaniu opinii komitetu zarządzającego, o odwołaniu dyrektora i mianowaniu dyrektora tymczasowego.

Artykuł 11

Kompetencje

Dyrektor jest organem właściwym do mianowania w odniesieniu do Urzędu oraz organem upoważnionym do zawierania umów zgodnie z obowiązującymi regułami w Komisji, w granicach kompetencji przyznanych jemu lub jej przez Komisję.

Artykuł 12

Obowiązki

1. Przed dniem 31 grudnia każdego roku, dyrektor przedstawia komitetowi zarządzającemu swój program pracy na następny rok, którego treść musi być zatwierdzona przez Komitet.

2. Dyrektor odpowiada za sprawne funkcjonowanie Urzędu. W zakresie odpowiedzialności określonej przez Kolegium Komisji, działała on lub ona pod kierownictwem Kolegium. Dyrektor zapewnia również spójne działanie poszczególnych ośrodków Urzędu. Dyrektor składa komitetowi zarządzającemu sprawozdania dotyczące wykonywania swoich obowiązków i przedstawia temu komitetowi wszelkie sugestie w zakresie sprawnego funkcjonowania Urzędu.

3. Dyrektor przedstawia swoje propozycje komitetowi zarządzającemu zgodnie z art. 7 ust. 1, 2, 3 i 8.

4. Dyrektor powiadamia komitet zarządzający o mianowaniach na podstawie art. 14 ust. 3.

Artykuł 13

Sprawozdawczość

Dyrektor przedstawia komitetowi zarządzającemu:

1. regularne sprawozdanie z działalności, którego struktura i częstotliwość jest ustalona przez komitet zarządzający;

2. roczne sprawozdanie zarządu w pierwszym kwartale każdego roku następującego po roku sprawozdawczym, którego struktura jest ustalona przez komitet zarządzający.

ROZDZIAŁ IV

PRACOWNICY URZĘDU

Artykuł 14

Kadra zarządzająca wyższego i średniego szczebla

1. Działając na wniosek komitetu zarządzającego, Komisja opracowuje zawiadomienie o wakacie na stanowisko dyrektora Urzędu. Komitet zarządzający opracowuje opinię dla Komisji dotyczącą kandydatów wybranych przez ACA.

2. Zanim Komisja podejmie ostateczną decyzję, komitet zarządzający wydaje opinię w sprawie kandydatów wybranych przez ACA zgodnie z procedurami stosowanymi w Komisji do stanowisk kierowniczych szczebla wyższego (stopień A 2) oraz średniego (stopień A 3).

3. Komitet zarządzający zostaje powiadomiony przez dyrektora o mianowaniach na inne stanowiska kierownicze szczebla średniego (stopnie A 4 i A 5), które muszą być dokonywane zgodnie z regułami i procedurami obowiązującymi w Komisji.

Artykuł 15

Pracownicy

1. Wszystkie procedury i praktyki administracyjne odnoszące się do zarządzania personelem są realizowane na takich samych warunkach jak w odniesieniu do urzędników i innych pracowników Komisji.

2. Zgodnie z art. 4 regulaminu pracowniczego, pracownicy instytucji są powiadamiani o wakujących stanowiskach w Urzędzie gdy organ właściwy do mianowań zdecyduje, że należy obsadzić te stanowiska.

3. Zgodnie z art. 90 regulaminu pracowniczego, skargi i wnioski odnoszące się do wykonywania kompetencji przyznanych dyrektorowi na mocy art. 11 niniejszej decyzji są składane Dyrekcji Generalnej ds. Kadr i Administracji. Każde odwołanie w tym zakresie jest wnoszone przeciwko Komisji.

ROZDZIAŁ V

PRZEPISY FINANSOWE

Artykuł 16

Sprawy finansowe

1. Stosuje się tytuł V części drugiej rozporządzenia finansowego.

2. Działając na wniosek komitetu zarządzającego, Komisja, w odniesieniu do środków przyznanych w budżecie które mają być zrealizowane przez Urząd jako część jego zadań i działań, przekazuje kompetencje urzędnika zatwierdzającego dyrektorowi i określa limity i warunki mające zastosowanie do tego przekazania uprawnień.

ROZDZIAŁ VI

KOORDYNACJA I PRZEGLĄD

Artykuł 17

Koordynacja

1. Jednostka koordynacyjna ustanowiona w ramach Dyrekcji Generalnej ds. Kadr i Administracji ma następujące zadania:

a) wspieranie komitetu zarządzającego w zakresie przygotowywania i przebiegu posiedzeń oraz wspieranie przewodniczącego Komitetu w regularnym monitorowaniu relacji z dyrektorem;

b) wspieranie dyrektora w wykonywaniu jego obowiązków przestrzegając jego kompetencji i prerogatyw, w szczególności w relacjach z Dyrekcją Generalną ds. Kadr i Administracji;

c) zapewnianie spójności działania Urzędu z innymi urzędami administracyjnymi Dyrekcji Generalnej ds. Kadr i Administracji i resztą Komisji, w szczególności w odniesieniu do ich organizacji i polityki kadrowej;

d) zapewnianie, aby reguły i praktyki obowiązujące w Komisji w zakresie polityki kadrowej były stosowane spójnie i jednolicie w ramach Urzędu.

2. Jako część swoich zadań, jednostka koordynacyjna składa sprawozdania Komitetowi Zarządzającemu na jego wniosek.

Artykuł 18

Przegląd

Najpóźniej sześć miesięcy po zakończeniu trzeciego pełnego roku funkcjonowania Urzędu, Przewodniczący komitetu zarządzającego przekazuje Kolegium Komisji, z upoważnienia osoby odpowiedzialnej za kadry i administrację, wszechstronną analizę działania Urzędu w tym okresie. Analiza ta może zawierać propozycje zmian do niniejszej decyzji, tam gdzie jest to stosowne.

Sporządzono w Brukseli, dnia 6 listopada 2002 r.